Gran Baile de Velitas

Transcripción

1 Gran Baile de Velitas Sábado 7 de diciembre de 2013 ORQUESTAS SERGIO VARGAS CHECO ACOSTA PETER MANJARRES EDDY RODRÍGUEZ Y SU ORQUESTA Covers BAILE DE VELITAS 2013 Socio Hijo de Socio Acompañante de Hijo de Socio Invitado No residente y Socio en canje Vestuario Caballeros: Saco y Corbata Damas: Cóctel Aforo del Salón: personas. Incluye, 1er. Piso y 2do. Piso Inscripciones Inscripciones: A partir del lunes 18 de noviembre en el Lobby. Lugar de las inscripciones: Lobby del Club Cierre de Inscripciones: Lunes 2 de diciembre. Rifa de mesas de socios Rifa de mesas: Jueves 5 de diciembre Salón Puerta de Oro 5 p.m. 1. Políticas de la fiesta Los hijos de socio podrán traer acompañante, siempre y cuando cumplan con el requisito de la edad. Se exigirá documento de identidad del acompañante, para la compra del cover y para ingresar al salón Edad: 18 años cumplidos dentro de Aplica para socios, hijos(as) de socio, acompañantes de hijo de socio, acompañante de socio principal, invitados no residentes en el Dpto. del Atlántico y socio en canje. 2. Categorías de asistentes para inscripciones de mesas

2 2.1. Socio (a) y/o cónyuge. Cónyuge, debidamente inscrito(a) en el club Hijo (a) de socio (a). Debidamente registrado (a) en el Club Acompañante de hijo (a) de socio(a). Se entenderá como acompañante a una persona del sexo opuesto al hijo o hija de socio Acompañante de socio(a) principal. Se entenderá como acompañante a una persona del sexo opuesto al socio o socia principal. Un socio no puede inscribir un(a) acompañante cuando su estado civil sea casado(a) Invitados No residentes en el Dpto. del Atlántico. Invitado (a) de socio (a) No residente en el Dpto. del Atlántico Socio en canje. Socio (a) principal e hijo(a) de un club de Colombia con el que el Country Club tenga convenio de canje vigente. 3. Requisitos y categorías para inscripciones de mesas Definiciones: Socio Principal: socios ordinarios, decanos, viudas, damas afiliadas Mesas de Socios: Mínimo el 50% de los integrantes de una mesa deberán ser Socios principales del Club (con pareja en el caso de Socio Principal Soltero, o cónyuge o Socio Principal sin pareja). Lo importante es que cumpla con el 50% anteriormente mencionado. El otro 50% restante puede estar conformado por Hijos (as) de Socio (a), Socios en Canje, invitados No residentes en el Dpto. del Atlántico y/o acompañantes de Hijo de Socio. Para inscribir y luego entregar los covers de los invitados, el socio que invita debe estar registrado en el formato de inscripción y debe asistir a la fiesta. Mesas inscritas por socios principales con más del 50% de invitados no residentes en el Dpto. del Atlántico, entraran en una segunda opción de rifa Mesas de Socios mayores de 65 años: Para esta categoría de socios y/o mesas, la primera condición es que cumplan con el 60%-40%. Para que una mesa se considere mayor de 65 años, debe estar conformada como mínimo con el 60% de socios (as) principales mayores de 65 años. La mesa no podrá exceder el número de 8 parejas (16 personas) Mesa de Hijos de Socios: Se considera mesa de hijos de socios aquellas conformadas por mínimo el 50% de hijos de socio o más.

3 3.4. Mesas de socios en Canje: Se considerará mesa de socios en canje, aquellas que estén conformadas por socios (as), cónyuges de estos, hijos (as) de socios (as) en canje. (Ver Categorías de asistentes 2.6.) Cabe anotar que el socio(a) en canje o en su defecto el hijo(a) de socio (a) en canje no podrá traer invitados en el caso de socio(a) principal, como tampoco acompañante si se tratare de un hijo (a) de socio (a). Este derecho es exclusivo para los socios del Country Club de Barranquilla. Los socios en canje que deseen abrir una mesa, podrán hacerlo a través del formato de inscripción, deberán marcar la casilla que le corresponde como socio en canje y presentar dicha inscripción en el término de inscripciones. Los socios en canje deberán solicitar al club de origen su tarjeta de canje y presentarla en la oficina del Country Club (Garita de entrada principal) para legalizar el mismo. Una vez se haya legalizado, podrá adquirir su cover. El cover podrá ser cancelado en efectivo o con tarjeta de crédito en la caja general del Club y anexar el recibo de caja al formato de inscripción. Los socios en canje deben presentar su documento de identidad para ingresar al salón. 4. Generalidades 4.1 Se contemplarán inscripciones extemporáneas de socios e invitados, siempre y cuando no se haya completado el aforo. Las mesas se asignarán después del sorteo general Los formatos de inscripción estarán disponibles en el sitio de inscripciones (Lobby Principal) de lunes a viernes de 9 a.m. a 6:30 p.m., sábados de 9 a.m. a 4:30 p.m. y en nuestro Web site Con el formato de inscripción se entregará una carta de aceptación de cargos que deberá firmar cada socio, autorizando cargar a su cuenta mensual el valor correspondiente al (los) covers de la fiesta. También podrá especificar en la misma, el número de cuotas en que desea que se le cargue dicho valor. Si firma un vaucher sobra la carta de autorización El formato de inscripción deberá estar completamente diligenciado, con el nombre del socio principal, nombre de su cónyuge, número de cupo del socio. La cabeza de grupo y su cónyuge o acompañante deberá incluirse en el listado. En el caso de los invitados, deben registrarse con el número de cupo del socio que está invitando y deben registrar el número de su documento de identidad. Cada nombre debe registrarse de forma individual. Ejemplo:

4 CÓDIGO: F03 / PPM A VERSIÓN:04 Pagina 1 de 1 FECHA: 06 AGOSTO 2013 FORMATO DE INSCRIPCIÓN FIESTAS INSTITUCIONALES Baile de Velitas / Fiesta de San Silvestre EVENTO BAILE DE VELITAS AÑO 2013 Nombre Cabeza de Grupo PEDRO PEREZ PEREZ No. Socio Dirección: Calle 120 # Telefono: Celular: No. de pperez9999@country.com.co Integrantes. 4 Unicamente si hace parte de las políticas de la fiesta: Clasifica para grupos mayores de 65 años? NOTA: Para clasificar a grupos mayores de 65 años, el 80% de los integrantes deben tener 65 años o más de 65. No. Socio Nombre PEDRO PEREZ PEREZ X Marque con una X la calidad de Socio y/o invitado (Consultar si aplica para la politica de la fiesta). Socio Cónyuge MARIA DE PEREZ X CARLOS PEREZ X Hijo Socio CECILIA OROZCO X SI Acomp. Socio soltero o H. S. NO Invitado NO Residente en el Dpto. Socio en canje Formato que no esté debidamente diligenciado y con las cartas de aceptación de cargos por el valor del o los covers correspondientes, no se recibirá La cabeza de grupo deberá registrar una dirección de correo electrónico a través de la cual establezcamos comunicación sobre el evento La administración del club, revisará el correcto diligenciamiento del formato y que la inscripción de las personas que allí figuren, se ajusten a los estatutos y reglamentos de la corporación Ninguna persona puede aparecer registrada en más de una lista Realizada la inscripción, no se permitirá aumento o disminución en el número de inscritos. Después de la rifa de mesas, no se permitirá aumento de puestos en una mesa. A vía de excepción solamente se podrán aumentar puestos siempre y cuando la solicitud de cupos no exceda el límite de la categoría en que fue inscrita la mesa para el sorteo. En su defecto las personas extemporáneas podrán adquirir su cover y se les asignará una mesa si hubiere el espacio para abrirla y sujeto al cupo del aforo. Si el aforo del salón ya se hubiere cumplido y no se contara con espacios para el montaje de mesas adicionales, el club se reservará el derecho a no expedir más boletas de ingreso Todos los integrantes de la mesa deben estar a Paz y Salvo con el Club.

5 4.5. El sistema de inscripción de mesas solamente podrá habilitar la misma, siempre y cuando la totalidad de los inscritos hayan autorizado cargar a su cuenta el valor del (los) covers, mediante firma registrada en la carta de aceptación de cargos La cabeza de grupo será responsable de la legitimidad de las firmas que hayan sido registradas en la carta de aceptación de cargos Las inscripciones de mesas, deben ajustarse a los rangos o categorías establecidos por el club. Asimismo deberán cumplir con la política del porcentaje de invitados en cada mesa Los covers de invitados deben firmarlos el socio principal responsable de la invitación, a través de la carta de aceptación de cargos. 5. Categorías de mesas: 6-8 * * * * * * Instrucciones para el sorteo de mesas Las únicas mesas reservadas y no sometidas a sorteo: mesa de la Junta Directiva, Capitana de Solteros, padres reina del carnaval, capitana de solteros e invitados especiales Se dispondrá de una máquina de balotas, con el número de bolas enumeradas desde el 01 hasta el número de mesas que resultaren inscritas En la medida que vaya llegando el representante del grupo, se le irá entregando una lista completa de los grupos inscritos, los cuales tendrán al lado un número de sorteo y la categoría a la que pertenecen Antes de iniciarse el sorteo, un fiscal procederá a leer la lista de los grupos inscritos, con el fin de que ningún grupo previamente inscrito haya quedado por fuera de ella. Esta misma lista la tendrá en su poder cada cabeza de grupo, con el número de sorteo asignado previamente Finalizado este acto se procederá con el sorteo de mesas. 7. Orden del Sorteo Socios mayores de 65 años Socios Hijos de Socio y de socios que no cumplieron con el 50% de socios principales en la mesa y el 50% (Otros: Ver requisitos y categoría de mesas socios. 3.1.) Socios en canje Mesas extemporáneas (Si las hubiera) 7.1. Un fiscal pondrá a funcionar la máquina de balotas, el sorteo, será de acuerdo a la balota enumerada que vaya arrojando la máquina a la superficie. La balota que saliere

6 se mostrará al público presente y se leerá el número favorecido, el grupo a quien corresponda y la categoría a que pertenece El club tendrá el plano del Jumbo con las mesas registradas, de acuerdo a cada categoría con que fueron inscritas Cada categoría tendrá un color diferente Cuando salga el número favorecido en la balota, el representante del grupo, pasará al plano a escoger su mesa El representante del grupo contará con un periodo máximo de un (1) minuto para escoger su mesa, si vencido dicho término no ha escogido la misma, pierde su turno y vuelve a entrar en el sorteo Escogida la mesa por parte del representante del grupo, un funcionario del club le hará entrega inmediata de la copia del plano señalándole la mesa seleccionada por el mismo Si no llegase a estar presente el representante del grupo que saliere favorecido, la balota se volverá a introducir en la máquina, dándole oportunidad a la cabeza de grupo que se haga presente, esperando a que su número correspondiente salga en su oportunidad. INFORMACIÓN IMPORTANTE Sin excepciones, al momento de ingresar al salón, se exigirá carné a los socios, hijos de socio y personas a cargo de socios, y documento de identidad a los invitados, acompañantes de socios solteros, acompañantes de hijo de socio, socios en canje, etc. Tráigalo consigo y evítese incomodidades. El covers es personal e intransferible. Los covers se entregarán en el Lobby principal del Club los días 4, 5 y 6 de diciembre en el siguiente horario: 9: a.m. a 6:30 p.m. el sábado 7 de 9 a.m. hasta las 11 p.m. Los covers serán entregados directamente al socio inscrito y deberá presentar el carné en el momento de reclamar los mismos. El socio invitante se hace solidariamente responsable de la conducta y gastos de los invitados dentro del Club. El valor o valores de covers empezarán a cargarse en la cuenta del mes de enero de No se aceptará devolución de covers.