GANTT, PERT y CPM. Figura 5.3: Carta GANTT 3.

Transcripción

1 GANTT, PERT y CPM Características Conseguir una buena programación es un reto, no obstante es razonable y alcanzable. Ella debe tener el compromiso del equipo al completo, para lo cual se recomienda que cada miembro o grupo del equipo determine las tareas a realizar y el tiempo para cumplirlas. La programación para grandes proyectos usualmente comprende un programa máster, mostrando principales actividades e hitos y dejando el detalle en subprogramas. La forma más común de presentar un programa es una carta GANTT que muestra las actividades contra una escala de tiempo horizontal (figura 5.3). Las cartas GANTT son herramientas populares para comprender y facilitar la creación y revisión del programa. Esto da lugar a una red de programa que muestra las interrelaciones. Figura 5.3: Carta GANTT 3. Estas inter-relaciones se muestran habitualmente como redes PERT (Program Evaluation Review Technique, figura 5.4) y CPM (critical path method). Ambos métodos son bastante similares en el uso de flujogramas, grafos o redes de dependencia para mostrar las inter-relaciones.

2 Figura 5.4: PERT 4. Otra ventaja de las redes de programación (schedule networks) es que pueden usarse para identificar y seguir el camino crítico del proyecto. Todas estas técnicas de representación, son instancias de un diagrama de precedencias. Ventajas y desventajas de los gráficos Gantt "La ventaja principal del gráfico de Gantt radica en que su trazado requiere un nivel mínimo de planificación, es decir, es necesario que haya un plan que ha de representarse en forma de gráfico. La técnica descrita de este capítulo representa y al mismo tiempo ayuda a la elaboración del plan de trabajo. Los gráficos de Gantt se revelan muy eficaces en las etapas iniciales de la planificación. Sin embargo, después de iniciada la ejecución de la actividad y cuando comienza a efectuarse modificaciones, el gráfico tiende a volverse confuso. Por eso se utiliza mucho la representación gráfica del plan, en tanto que los ajustes (replanificación) requieren por lo general de la formulación de un nuevo gráfico. Para superar esa deficiencia se crearon dispositivos mecánicos, tales como cuadros magnéticos, fichas, cuerdas, etc., que permite una mayor flexibilidad en las actualizaciones. Aún en términos de planificación, existe todavía una limitación bastante grande en lo que se refiere a la representación de planes de cierta complejidad. El Gráfico de Gantt no ofrece condiciones para el análisis de opciones, ni toma en cuenta factores como el costo. Es fundamentalmente una técnica de pruebas y errores. No permite, tampoco, la visualización de la relación entre las actividades cuando el número de éstas es grande 5 ".

3 Diferencia entre PERT y CPM "La diferencia entre PERT y CPM es la manera en que se realizan los estimados de tiempo. El PERT supone que el tiempo para realizar cada una de las actividades es una variable aleatoria descrita por una distribución de probabilidad. El CPM por otra parte, infiere que los tiempos de las actividades se conocen en forma determinísticas y se puede variar cambiando el nivel de recursos utilizados 6 ". Comparación de los Gráficos Pert y Gantt "Estos gráficos se presentan frecuentemente como herramientas de gestión de proyectos mutuamente excluyentes. Normalmente, se recomienda PERT para grandes proyectos con alta dependencia entre las tareas: Gantt, por su parte, se recomienda para proyectos más sencillos. Todos los proyectos de desarrollo de sistemas tienen algunas dependencias entre tareas y ofrecen la ocasión de solapar tareas. Por consiguiente, los gráficos PERT y Gantt deberían utilizarse como herramientas complementarias para planear, programar, evaluar y controlar los proyectos de desarrollo de sistemas. Por lo general los directores de proyectos de sistemas de información prefieren los gráficos Gantt por su sencillez y su capacidad para mostrar el calendario de un proyecto. En los paquetes de software de gestión de proyectos reúnen las mejores características de PERT (sobre todo, el análisis del camino critico) incorporadas en gráficos de Gantt. Cuando se introducen las tareas, se incluyen también su duración y sus dependencias. Las barras de Gantt se planifican en el tiempo de manera que tengan en cuenta sus dependencias. Por lo general el camino critico se resalta con mayor intensidad. Además, también se destaca la cantidad de tiempo muerto apreciada en las tareas de caminos no críticos. Esta presentación puede probar su utilidad cuando se decida que tareas se retrasarán con objeto de conseguir recuperar el tiempo en las tareas que superan los plazos previstos 7 ". Diagrama de precedencias Este es un método de elaborar un diagrama en red del proyecto usando nodos, que representan las actividades, conectados mediante flechas, que muestran las dependencias (figura 5.5): el método del diagrama de precedencias. Esta técnica se denomina también actividades en los nodos y es el método utilizado en la mayoría de los programas de software para la gestión de proyectos. El método del diagrama de precedencias se puede realizar manualmente o mediante ordenador. Figura 5.5: Diagrama de precedencias.

4 El método incluye cuatro tipos de dependencias o relaciones de precedencia: Terminación-a-comienzo: la actividad inicial debe terminar antes de que la actividad final pueda comenzar; Terminación-a-terminación: la actividad inicial debe terminar antes de que la actividad final pueda terminar; Comienzo-a-comienzo: la actividad inicial debe comenzar antes de que la actividad final pueda comenzar; y, Comienzo-a-terminación: la actividad inicial debe comenzar antes de que la actividad final pueda terminar. En el método del diagrama de precedencias, el tipo más habitual de relación lógica es el terminación-a-comienzo. Las relaciones comienzo-a-terminación se utilizan rara vez y cuando se utilizan, es únicamente por ingenieros de programación profesionales. Usar las relaciones comienzo-a-comienzo, terminación-aterminación o comienzo-a-terminación con el software para gestión de proyectos puede producir resultados no esperados, ya que estos tipos de relaciones no han sido suficientemente probados. Otros métodos similares son: Método del diagrama de flechas. Este es un método de elaboración de un diagrama en red del proyecto que utiliza flechas para representar las actividades y las conecta a nodos que muestran las dependencias (figura 5.6). Esta técnica también se denomina actividades en las flechas y, aunque menos corriente que el método del diagrama de precedencias, es la técnica que se elige en algunas áreas de aplicación. El método del diagrama de flechas utiliza solamente dependencias terminación-acomienzo y puede necesitar el uso de actividades ficticias para definir correctamente todas las relaciones lógicas. El método del diagrama de flechas se puede realizar manualmente o mediante ordenador. Reglas para construir el diagrama de flechas: 1. Cada actividad está representada por una y un solo una flecha en la red. Ninguna actividad puede representarse dos veces en la red.

5 2. Dos actividades diferentes no pueden identificarse por el mismo evento terminal y de inicio. 3. Al fin de asegurar la relación de precedencia correcta el diagrama de flechas, las siguientes preguntas deben responderse cuando se agrega cada actividad a la red: - Qué actividad debe terminarse inmediatamente antes de que esta actividad pueda comenzar? - Qué actividades deben seguir a esta actividad? - Qué actividades deben efectuarse simultáneamente? 8 Métodos de diagramas condicionales. Las técnicas de diagramas tales como los modelos GERT (Técnica de Revisión y Evaluación Gráfica) y sistemas dinámicos, permiten tratar actividades no secuenciales tales como lazos (por ejemplo una prueba que se debe repetir más de una vez) o condicionadas (por ejemplo, una actualización del diseño que sea solamente necesaria si la inspección detecta errores). Ni el método del diagrama de precedencias ni el método del diagrama de flechas permiten tratar lazos o actividades condicionadas. Redes patrón. Se pueden utilizar redes normalizadas para facilitar la preparación de los diagramas en red del proyecto. Pueden incluir un proyecto completo o solamente una parte de él. A las partes de una red se las suele denominar subredes o fragmentos de redes. Las subredes son especialmente útiles cuando un proyecto incluye varias partes idénticas o casi idénticas, como las plantas de un edificio alto de oficinas, los ensayos clínicos en un proyecto de investigación farmacéutica, o los módulos del programa en un proyecto de software. Camino crítico El camino crítico del proyecto es el conjunto de actividades que toma mayor tiempo completarlo. En esencia, el camino crítico determina cuando el proyecto terminará. Las tareas en el camino crítico requieren atención especial de la gestión debido a que no dejan espacios libres u holguras en la programación, de hecho no puede atrasarse bajo ningún concepto. Debe hacerse notar que un proyecto puede tener muchos caminos críticos y que las variaciones en la duración de las tareas puede ir de un camino a otro. El camino critico resulta también de utilidad para identificar programaciones de riesgo. El camino crítico es una técnica análisis matemático que comprende el cálculo teórico para el comienzo y terminación, con mayor antelación y mayor retraso, de

6 todas las actividades del proyecto sin tener en cuenta las limitaciones del conjunto de recursos. Las fechas resultantes no son el programa, sino que indican los periodos de tiempo dentro de los que la actividad debe ser programada, dadas las limitaciones de los recursos y otras restricciones conocidas. En esencia, el Método del Camino Crítico es un método de optimización que calcula una fecha de comienzo y terminación, la de mayor adelanto y la de mayor retraso, para cada actividad, basándose en la secuencia de relaciones lógicas ya especificada y en la simple estimación de duraciones. El objetivo del método del camino crítico es calcular el margen con el fin de determinar qué actividades tienen la menor flexibilidad de programación. Los algoritmos del método del camino crítico se utilizan a menudo en otros tipos de análisis matemático. Algunas variaciones ocurren respecto de un GERT y un PERT. GERT. Permite el tratamiento probabilístico tanto de las relaciones lógicas como de las estimaciones de la duración de las actividades (por ejemplo, algunas actividades pueden no desarrollarse, otras se pueden desarrollar solamente en parte, y otras pueden desarrollarse más de una vez). PERT. Utiliza las relaciones lógicas secuenciales y una media ponderada de la estimación de duraciones para calcular la duración del proyecto. Aunque hay diferencias superficiales, el PERT difiere del GERT principalmente en que utiliza el concepto de distribución (valor esperado) en lugar de la estimación más probable originalmente utilizada en este último (figura 5.7). El PERT en sí mismo apenas se usa hoy en día, aunque las estimaciones realizadas para el PERT se usan frecuentemente en los cálculos del CPM. Figura 5.7: Cálculo de la duración de un proyecto mediante PERT. Un caso especial de análisis matemático es la reducción de plazos, que busca la manera de reducir el programa del proyecto sin alterar su alcance (por ejemplo,

7 lograr las fechas impuestas u otros objetivos del programa). La reducción de plazos incluye técnicas tales como: - Crashing. Es una técnica en la que se analizan el coste y los cambios del programa para determinar cómo obtener la mayor reducción posible con el menor incremento de costes. El crashing no siempre produce una alternativa viable y da lugar, frecuentemente, a un incremento de los costes. - Camino acelerado. Consiste en realizar actividades en paralelo que normalmente se realizarían en serie (por ejemplo, empezar a codificar en un programa de software antes de completar su diseño, comenzar a construir las cimentaciones para una refinería de petróleo antes dé realizar el 25 por ciento de la labor de ingeniería, o empezar a comprar hardware sin tener definida la infraestructura e-business). Normalmente esta técnica conduce a repetir tareas y frecuentemente incrementa el riesgo. Programa del proyecto El programa del proyecto 9 incluye al menos las fechas planeadas de comienzo y las previstas de terminación para cada actividad. El programa del proyecto se puede presentar en forma de resumen (el "programa básico") o en detalle. Aunque puede presentarse en forma de tabla, es más frecuente presentarlo gráficamente, utilizando uno o más de los siguientes formatos: - Diagramas en red del proyecto con información añadida sobre fechas. Estos diagramas normalmente muestran la lógica del proyecto y las actividades del camino crítico del proyecto. - Diagramas de barras, también llamados diagramas de GANTT. Muestran las fechas -de comienzo y terminación de las actividades así como las duraciones esperadas, pero normalmente no muestran las dependencias. Son relativamente fáciles de interpretar y se usan frecuentemente en los informes de dirección. - Diagramas de hitos. Son similares a los diagramas de barras (figura 5.8), pero identifican el comienzo o la terminación programados de las principales entregas y las conexiones externas clave. Figura 5.8: Diagrama de hitos 10.