OFICINA DE ATENCION DE PUBLICO VENTANILLA UNICA

Transcripción

1 OFICINA DE ATENCION DE PUBLICO VENTANILLA UNICA

2 OFICINA DE ATENCION DE PUBLICO VENTANILLA UNICA La oficina de atención de público "VENTANILLA UNICA, tuvo su inicio en nuestra municipalidad el 23 de Enero del año Fue un desafío que la Administración se propuso implementar para que nuestra comunidad se vea beneficiada con una atención de calidad y personalizada.

3 MODULO DE ATENCION DE PUBLICO VENTANILLA UNICA ADMINISTRACION SECRETARIA MUNICIPAL MODULO DE ATENCION DE PUBLICO Y CENTRAL TELEFONICA DEPARTAMENTOS MUNICIPALES

4 PERSONAL DE VENTANILLA UNICA ENCARGADA: SRA MARIA ESTER SALAZAR ARANCIBIA SECRETARIA MUNICIPAL ATENCION DE PUBLICO: ESTEFANI TAPIA BLANCO. FRANCISCA OLEA HELEN HAUYON GAJARDO

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6 ENCARGADA Y FUNCIONARIAS VENTANILLA UNICA

7 VENTANILLA UNICA Cabe destacar que este nuevo desafío, hace que los funcionarios a cargo serán la cara visible del Municipio y tendrán la gran responsabilidad de atender y destribuir el orden de llegada para los diferentes trámites que se realizan en el municipio.

8 ATENCION DE OFICINA DE VENTANILLA UNICA RECEPCION DEL USUARIO, SE SOLICITA CON MUCHO RESPETO Y COORDIALIDAD CEDULA DE IDENTIDAD PARA PODER INGRESAR A SISTEMA COMPUTACIONAL DE DERIVACION

9 FUNCIONES De acuerdo al proyecto, se han instalados programas computacionales para realizar una base de datos de los usuarios que ingresan a la I. Municipalidad de Pichidegua, donde se solicita al usuario su cedula de identidad y algunos datos como es el nombre y dirección de esta forma automáticamente se lleva un historial de las atención de la persona.

10 FUNCIONES BASICAS DE ATENCION EN VENTANILLA UNICA Se entrega información de actividades que realiza el municipio, horarios y lugares de reuniones, cursos de capacitación, entre otras. Entrega de Certificado de Ficha deprotección Social. Entrega dirección de paginas web de Organismos públicos donde los usuarios puedan orientarse con los diferentes beneficios que el estado entrega.

11 CENTRAL TELEFONICA La Central telefónica, es unos de los servicios más importantes del Municipio, ya que nuestros usuarios, Empresas y otros Organismos Públicos deben ser bien orientados y atendidos con una voz agradable y segura. A cargo de la central se encuentra la Sra. Violeta Muñoz, quien tiene experiencia en el tema de comunicación central.

12 FICHA DE IDENTIFICACION DEL USUARIO

13 FICHA DE DERIVACION AL FUNCIONARIO CORRSPONDIENTE

14 ESTADISTICAS APROXIMADAS EN ATENCION DE PUBLICO A CONTAR DEL 28 DE MAYO DEL 2012, DONDE SE INSTALA EL SISTEMA COMPUTACIONAL PARA EL REGISTRO DE USUARIOS SE LLEVA A LA FECHA UN TOTAL DE: 8100 USUARIOS ES IMPORTANTE INFORMAR QUE LOS USUARIOS QUE INGRESAN A PRODESAL O JUZGADO DE POLICIA LOCAL NO SE INGRESAN EL SISTEMA.

15 ESTADISTICAS ATENCION DE PUBLICO EN VENTANILLA UNICA MESES CANT. DE USUARIOS ENERO 825 FEBRERO 2235 MARZO 3018 ABRIL 2281 MAYO 2030 TOTAL CANT. DE USUARIOS CANT. DE USUARIO

16 ATENCION CENTRAL TELEFONICA

17 FUNCIONES DE CENTRAL TELEFONICA Atención de consultas y derivación de estas. Información de reuniones, cursos de capacitación y atención otros organismos. Comunicar solicitudes telefónicas de funcionarios del municipio. Tener un conocimiento de una diversidad de números telefónicos. Estar actualizada de los diferentes cambios de números telefónicos

18 FUNCIONES DE CENTRAL TELEFONICA Se entrega información correspondiente a las actividades municipales, reuniones y atención de otros organismos dentro de la comuna. Se realiza envió y recibo de fax. Se confecciona base de datos tipo paginas amarillas donde podamos encontrar contactos frecuentes de usuarios que solicitan información al municipio.

19 OFICINA DE PARTES Es una de las tareas y funciones más importantes que existe en el organismo publico, ya que desde ese minuto comienza el conducto regular de las diferentes solicitudes, reclamos, felicitaciones, invitaciones entre otras, que se realizan hacia el municipio.

20 FUNCIONES La correspondencia recibida ya sea por via correos de Chile, en forma directa como solicitudes de actividades de organizaciones comunitarias, libro de reclamo y otros, deben registrarse en oficina de partes, la cual por medio del timbre de recepción se hace efectiva la fecha y hora de llegada del documento.

21 LA OFICINA DE PARTES, SE ENCUENTRA UBICADA EN LA VENTANILLA UNIA DEL MUNICIPIO, ESTA COMENZA A FUNCIONAR CON FECHA.. JUNTO AL PROGRAMA COMPUTACIONAL SICDOC, EL CUAL SE ESCANEA E INGRESA LA INFORMACION PARA EL MUNICIPIO Y SERVICIOS TRASPASADOS SECRETARIA MUNICIPAL ESE ENCUENTRA A CARGO DE ESTA OFICINA, LA QUE CUMPLE UNA DE LAS FUNCIONES MAS IMPORTANTES DEL MUNICIPIO RAZON POR LA CUAL SE REQUIRIO DE UN TIEMPO PARA SU TRAMITACION LA CORRESPONDENCIA POR LO GENERAL PRESENTA LA SIGUIENTE SECUENCIA CORRESPONCIA RECIBIDA CORREOS DE CHILE COMIENZA EL PROCESO ABRIENDO Y ESCANEANDO CAA DOCUMENTO SE INGRESA A SIC DOC, DONDE SE DIGITA LA MAYORIA DEDE LOS DOTOS SOLICITADOS POR EL SISTEMA SE REALIZA LA DERIVACION A ADMINISTRACION, SERVICIOS GENERALES, FINANZAS, CONTROL Y SERVICIOS TRASPASADOS EL DPTO DE FINANZAS ESTA A CARGO DE LAS FACTURAS POR LICITACIONES, ESTADOS DE PAGO DE EMPRESAS POR PROYECTOS,TRANSPORTES JARDINES INFANTILES A TRAVEZ DEL SISYEMA DE ESTAFETA SERVICIOS GENERALES RECIBE BOLETAS Y FACTURAS DE SERVICIOS BASICOS (AGUA, LUZ, COMBUSTIBLE POR MEDIO DE ESTALETA CORRESPONDENCIA RECIBIDA EN VENTANILLA INICA EL PROCESO COMIENZA CON EL TIMBRE DEL DOCUMENTO Y DATOS DEL USUARIO QUE TRAE DICHI DOCUMENTO Y LUEGO SE ESCANEA SE HACE INGRESO AL SISTEMA DE SIC DOC, DONDE SE INFORMA LA URGENCIA Y SE COMENTO AL USUARIO EL PROCESO SE DERIVA POR SISTEMA AL FUNCIONARIO CORRESPONDIENTE Y LUEGO SE HACE ENTREGA DEL DOCUMENTO POR ESTAFETA LOS PERMISOS TIENEN UN PLAZO DE 5 DIAS HABILES PARA SER RESUELTOS Y DEBEN SER RECEPCIONADOS EN LA OFICINA DE PARTERS CON LAS FIRMAS COORRESPONDIENTES CORRESPONDENCIA RECIBIDA SE RECIBE DIFERENTES TIPOS DE CORRESPONDENCIA (CHILEEZPRESS, TNT, ENTRE OTROS) SE INGRESA AL SISTEMA SIC DOC UNA VEZ ESCANEADO

22 La Administración ha instalado un programa computacional llamado SICDOC, el cual se implemento en los diferentes departamentos para llevar un control de la correspondencia recibida.

23 Se recibe correspondencia, comenzando el ingreso a las 14: 00hrs, debido a que durante la mañana se realiza atención de público. Se escanea toda la correspondencia, esto se refiere a lo municipal y lo que corresponde a Servicios Traspasados. Se ingresa al Sistema Documental, el cual solicita varios datos para poder ser registrado.

24 Se deriva la correspondencia al Sr. Administrador, departamentos y Servicios Traspasados. Se realiza entrega en forma física la documentación para su tramitación y respuestas.

25 Es importante destacar que el tramite de la correspondencia se realiza con carácter de urgente cada día, habiendo circunstancia fortuitas en el proceso que impiden esta rapidez, por ejemplo, desconexión del sistema, cortes de luz, demanda espontanea de publico o capacitaciones.

26 Con esta presentación se espera la colaboración y coordinación de un trabajo en equipo, donde con mucho esfuerzo este desafío ha entregado buenos frutos y es muy importante la participación de todos.