Intranet de la Oficina de Vivienda

Transcripción

1 Intranet de la Oficina de Vivienda Diseño de un espacio virtual de conocimiento

2 Introducción La Oficina de Vivienda surgió como respuesta a una Resolución del Pleno de la Asamblea de Madrid, en la sesión ordinaria celebrada el día 3 de junio de Destaca por su amplitud de horarios y su multicanalidad. Desde su inauguración, el 18 de febrero de 2005, la Oficina de Vivienda ha atendido cerca de 1,7 millones de atenciones. Como punto centralizado de información en materia de vivienda de la Comunidad de Madrid, ha recibido más de 34 millones de visitas en su Web Actualmente se ha puesto en marcha el nuevo Portal de Vivienda, más atractivo y visual para el ciudadano, tiene entidad propia dentro del Portal de la Comunidad de Madrid, permite actualizar los contenidos diariamente y en tiempo real, favorece la participación activa del ciudadano y fomenta e impulsa la implantación de una Administración electrónica y el uso de nuevas tecnologías.

3 Soporte Documental de la Oficina de Vivienda La Oficina de Vivienda dispone de un rico soporte documental que sirve para: Apoyar a los agentes en sus labores informativas. Homogeneizar la información que se presta a través de cualquiera de los canales. Facilitar al ciudadano la comprensión de los conceptos en materia de vivienda. Conocer la realidad del mercado de la vivienda en tiempo real. Elaborar informes en materia de vivienda La documentación es un elemento clave en la Oficina de Vivienda, ya que permite proporcionar la información más completa y actual en materia de vivienda, tanto a los trabajadores de la Oficina como al usuario final, que no es otro que el ciudadano que contacta con ella.

4 La Intranet Introducción La Intranet es una nueva aplicación informática que contiene toda la documentación y la información circulante en la Oficina de Vivienda y que sirve de apoyo y complemento a los trabajadores a la hora de acceder y gestionar la información que manejan para realizar su trabajo. La Intranet es un complemento a la Web, al Gestor Documental y a SAC-Siebel. Su objetivos son: Permitir la fluidez de la información en un ámbito tan cambiante como es el concerniente a la materia de vivienda. Obtener el conocimiento a partir de la información que generan los propios trabajadores / usuarios.

5 La Intranet Introducción

6 La Intranet Personal implicado La Intranet implica a todos los activos de la organización, así como organismos externos y ciudadanos. Es una aplicación en la que existe una continua comunicación interdepartamental. Equipo responsable: 1 persona en el diseño de la aplicación. 2 personas en su mantenimiento. 1 documentalista encargado de tramitar las sugerencias y peticiones que se realizan a través de un Buzón de Sugerencias.

7 La Intranet Características Características de la Intranet: Herramienta intuitiva y accesible, que mantiene la ordenación temática de la página Web. Tiene un espacio reservado para todos los Departamentos de la Oficina. Dentro de cada área temática, el soporte documental está organizado por tipo de documento. Cuenta con accesos diferenciados en función del perfil del usuario. Retroalimentación y gestión del conocimiento Buzón de Sugerencias.

8 La Intranet Estructura Se combina una estructura de acceso por áreas con una estructura temática. El perfil del usuario determina el acceso a las áreas y estipula que se pueda descargar un formato de documento u otro. Agentes: PDF Documentalista: formatos originales. Los Documentalistas gestionan la documentación y el conocimiento y lo distribuyen en el Área de Contenidos en el siguiente orden: Guías Documento de Información Interna (DII) Documento de Información Externa (DIE) Aplicaciones Manuales de Formación Modelos Publicaciones Comunicados de Funcionamiento Interno (CFI)

9 La Intranet Estructura La herramienta está estructurada, para una navegación más eficiente e intuitiva, en tres áreas: Menú de navegación (1). Accesos directos (2). Área contenidos (3)

10 La Intranet Menú de Navegación Consta de tres áreas: Oficina de Vivienda, acceso temático a la información para todos los perfiles de la Oficina. Gestión Documental, acceso a los contenidos por carpeta para cada departamento, por lo tanto se trata de un área restringida a determinados perfiles. Novedades, espacio destinado a la colocación de las novedades que acontecen en la oficina. En este espacio se dispondrán tanto de las últimas novedades documentales como de los acontecimientos relevantes que vayan surgiendo en la oficina.

11 La Intranet Accesos directos, banners Zona destinada a un grupo de contenidos específicos y que se considera que, por su especial relevancia y grado de utilización, deben estar accesibles a los trabajadores. En el acceso a banners se representan todas las áreas informativas que existen en la Oficina pero está restringida en función del perfil del usuario.

12 La Intranet Área Contenidos Es el apartado central de la aplicación en el que se encuentran los contenidos específicos de cada área temática del menú de navegación. Es en este área donde se diferencian los formatos de los documentos a los que van a tener acceso los trabajadores.

13 Conclusiones mapa conceptual creado por y para los trabajadores de la Oficina de Vivienda y es, en este sentido, el activo más importante con el que cuentan los trabajadores. Son ellos los que detectan sus necesidades y, por ende, la de los ciudadanos, convirtiendo esta herramienta en el centro de la gestión del conocimiento de la Oficina de Vivienda.