Manual de usuario de la Aplicación de Reservas de Aulas

Transcripción

1 Manual de usuario de la Aplicación de Pág. 1 de 14

2 Control de Cambios Versión Fecha Autor Comentarios /09/2011 Rafael García Creación documento Pág. 2 de 14

3 ÍNDICE 1. Introducción Funcionamiento Acceso a la aplicación Ver la disponibilidad de las aulas Ver la información del equipamiento de las aulas Solicitar una reserva Notificar incidencias sobre las aulas Pág. 3 de 14

4 1. Introducción El objetivo de este informe es describir el funcionamiento de la Aplicación de ofrecida por los Servicios Informáticos de la Escuela de Ingeniería Aeronáutica y del Espacio (en adelante EIAE) y que gestiona el personal de Jefatura de Estudios de la EIAE. El objetivo de dicha aplicación es facilitar la gestión de reservas de aulas al personal docente y de administración y servicios de la EIAE. Pág. 4 de 14

5 2. Funcionamiento 2.1. Acceso a la aplicación Para acceder a la Aplicación de, debe acceder desde un navegador a la siguiente URL: Una vez accedido, el sistema le mostrará una pantalla como la siguiente: Figura 1: Pantalla de la aplicación del Sistema de de la EIAE El acceso al servidor está restringido a las direcciones IP que tienen los ordenadores del personal docente y de administración y servicios de la EIAE, así como desde las direcciones que asigna el servidor VPN de la UPM. Una vez accedido, el sistema le permitirá hacer lo siguiente: Ver la disponibilidad de las aulas Solicitar la reserva de un aula Ver la información del equipamiento de las aulas Notificar incidencias sobre las aulas Veamos con más detalle cada una de estas opciones. Pág. 5 de 14

6 2.2. Ver la disponibilidad de las aulas Para ver la disponibilidad de las aulas, debe seguir los siguientes pasos: 1. Acceda a la aplicación de, 2. Seleccione la opción Ver Agenda, tal y como se muestra en la siguiente pantalla. Figura 2: Opción Ver Agenda 3. Una vez seleccionado la opción de Ver Agenda, el sistema le mostrará una pantalla como la siguiente: Pág. 6 de 14

7 Figura 3: Pantalla de visualización de la disponibilidad de las aulas La reserva de un aula durante una franja horaria viene determinado por la franja de color gris o azul oscuro, tal y como se muestra en la figura anterior. Por ejemplo, en la figura anterior y rodeada en color rojo se muestra la reserva del Aula 2 desde las 8:30 h. hasta las 13 h. El sistema le muestra la ocupación de las aulas organizadas por fechas y agrupados por los edificios donde se encuentra el aula. Para poder visualizar la ocupación de las distintas aulas, debemos seleccionar el edificio donde se encuentre el aula en el desplegable Ver Agenda, tal y como se muestra en la siguiente figura: Pág. 7 de 14

8 Figura 4: Desplegable Ver Agenda para visualizar la agrupación de las aulas en la EIAE Pág. 8 de 14

9 2.3. Ver la información del equipamiento de las aulas Para poder ver el equipamiento del que se dispone en las aulas, debe seguir los siguientes pasos: 1. Acceda a la aplicación de, 2. Seleccione la opción Ver Agenda, 3. Acceda a la opción Ver recursos, tal y como se muestra en la siguiente pantalla. Figura 5: Opción Ver recursos 4. Una vez seleccionado Ver recursos, el sistema le mostrará la siguiente pantalla en el que se muestra el equipamiento de cada una de las aulas, sólo tiene que seleccionar el aula indicando el tipo de aula y el edifico donde se encuentra. Pág. 9 de 14

10 Figura 6: Selección de Tipo de Aula y Edificio Pág. 10 de 14

11 2.4. Solicitar una reserva Para solicitar una reserva, debe seguir los siguientes pasos: 1. Acceda a la aplicación de Reserva de Aulas, 2. Seleccione la opción Ver Agenda, 3. Acceda a la opción Ver recursos 4. Seleccione el aula que quiere reservar. Recuerde que debe comprobar que dicha aula está disponible en la franja horaria que quiere reservar y, que dispone de todos los medios que necesita. 5. Seleccione Reservar Aula. Figura 7: Selección de Reservar Aula 6. Una vez seleccionado, el sistema le mostrará una pantalla como la siguiente en la que debe rellenar todos los campos obligatorios del formulario que le muestra. Pág. 11 de 14

12 Figura 8: Formulario de reserva de aula 7. Una vez que finalice de rellenar los datos del formulario, pulse en Reservar Aula, como muestra la figura anterior. 8. Esta petición de solicitud se enviará por correo electrónico a la dirección de correo electrónico aula.aeroespacial@upm.es. Dicha dirección de correo la gestiona el personal encargado de realizar las reservas, los cuales se pondrán en contacto con usted para informarle sobre el estado de la solicitud. Pág. 12 de 14

13 2.5. Notificar incidencias sobre las aulas Si desea notificar alguna anomalía que se haya encontrado al utilizar un aula, puede enviar un mensaje a los encargados del mantenimiento de aulas a través del sistema de notificación de incidencias de la aplicación. Para ello, debe seguir los siguientes pasos: 1. Acceda a la aplicación de, 2. Seleccione la opción Ver Agenda, 3. Acceda a la opción Ver recursos 4. Seleccione el aula de la que quiere enviar una incidencia. 5. Seleccione Enviar Incidencia. Figura 9: Opción de Enviar Incidencia 6. Una vez seleccionado, el sistema le mostrará una pantalla como la siguiente en la que debe rellenar todos los campos obligatorios del formulario que le muestra. Pág. 13 de 14

14 Figura 10: Formulario de Enviar Incidencia 7. Una vez que finalice de rellenar los datos del formulario, pulse en Enviar Incidencia Pág. 14 de 14