Rev.0 IR Consulting S.A.

Transcripción

1 Rev.0 IR Consulting S.A. Manual de Acreditación: Instructivo de acreditación para contratistas. El siguiente documento describe y detalla el procedimiento que deben seguir los contratistas que se acrediten por medio de IR Consulting S.A. Este procedimiento es a través del portal web SISCCOL, aquí debe subir la documentación y ver los resultados e informes generados por el proceso. Nota: El contenido de este documento es de propiedad de IR Consulting S.A. prohibido divulgar y copiar sin expresa autorización de la compañía. Responsable: Cristian Ojeda Maudier Aprobado por: Juan Garrido Méndez IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 1

2 Tabla de contenido Tabla de contenido Introducción Proceso de Acreditación de Empresas y Trabajadores Recepción de Carta Pasos Previos proporcionar información base Generar listados y edición de datos Enviar documentos Subir Archivos Revisión de reportes Acta de Recepción Carpeta del aaaa- mm- dd Resumen de acreditación de la empresa Resumen global por trabajador Vencimiento de Acreditaciones Provisorias Vencimiento de exámenes y cursos Actualización y levantamiento de pendientes IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 2

3 1.- Introducción. La Acreditación consta de la definición de un Plan de Acreditación que define los elementos a inspeccionar a las empresas contratistas y/o subcontratista de la empresa mandante. Posteriormente se procede a la revisión de la documentación y finalmente se establece un resultado de esta determinando si la empresa y sus trabajadores están acreditados para prestar servicios a la empresa mandante. El siguiente documento describe y detalla el procedimiento que deben seguir los contratistas que se acrediten por medio de IR Consulting S.A. Este procedimiento es a través del portal web SISCCOL, aquí debe subir la documentación y ver los resultados e informes generados por el proceso. IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 3

4 2.- Proceso de Acreditación de Empresas y Trabajadores Recepción de Carta. El contratista recibirá una notificación por medio de un correo electrónico donde se le hará saber que será sometido al proceso de acreditación, en este documento se detallan los requisitos y por ende la documentación vigente que debe presentar la empresa. Adjunto también en esta carta se encuentra el link al portal web de SISCCOL: y el usuario y contraseña que debe usar el contratista para ingresar y llevar a cabo el proceso Pasos Previos proporcionar información base. Iniciar sesión. El contratista debe ingresar al portal SISCCOL e identificarse con el usuario y contraseña indicados en la carta. Al entrar a aparecerá una web solicitando sus credenciales: Como contratista debe proporcionar la información completa de su empresa solicitada en la FBE (Ficha básica de empresa) y la información de cada trabajador perteneciente a su firma. El proceso es detallado a continuación: IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 4

5 Primero debe ingresar a la pestaña de Ingreso de datos y seleccionar una de las opciones desplegada (vea figura a) figura a: Menú de opciones del contratista Ingreso de datos. Los datos de la FBE correspondientes a la empresa se detallan en la figura b figura b: Ficha básica de empresa (FBE). IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 5

6 Importante señalar los Subcontratistas que estén ligados a su empresa haciendo click en el botón seleccionar contratistas que desplegará un lista con las demás empresas de la misma división, de esta forma puede seleccionar sus subcontratistas, lo que posteriormente le permitirá ver sus reportes y listar la información correspondiente. Debe también ingresar los beneficios pactados con sus trabajadores, señalando el mes del beneficio, el monto (en caso de ser fijo para todos los trabajadores), solo debe hacer click en Ingresar Beneficios Pactados y rellenar un formulario emergente como el que se muestra en la figura c a continuación: figura c: Detalle de los beneficios pactados con trabajadores. Los datos correspondientes a cada contrato comercial relacionado al mandante, incluidos sus subcontratos que realicen operaciones en las faenas de su mandante en la figura d: IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 6

7 figura d: Ingreso de un nuevo contrato comercial. Al ingresar un nuevo contrato se agregarán a la lista de contratos vigentes como se muestra a continuación en la figura e: figura e: Listado de contratos comerciales vigentes. Datos correspondientes a cada trabajador, figura f IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 7

8 figura f: Datos del trabajador. *importante: Las opciones de Jornada laboral y de Contrato comercial al que pertenece son dadas según los datos anteriormente ingresados en la FBE y los contratos comerciales. Al hacer click en el botón de Beneficios pactados se desplegará la ventana anteriormente llenada (en la FBE) en donde debe seleccionar los beneficios que le corresponden a este trabajador. *importante: Las cifras decimales deben ser ingresadas con un punto (.) como separador decimal. Todo trabajador ingresado posteriormente será verificado por los auditores y contrastada su información con los papeles que lo acrediten, de esta forma el trabajador pasará de un estado de no- valido a validado, estado en el cual es posible auditarlo. IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 8

9 2.2.2 Generar listados y edición de datos Una vez poblada la base de datos de SISCCOL con divisiones, contratistas y trabajadores es posible revisar toda la información correspondiente a su empresa mediante el menú de Generar listado como muestra la figura a figura a: selección del listado a mostrar Al elegir una de las tres opciones a listar aparecerá una interfaz de especificación de búsqueda separada en tres partes, Ordenar, Buscar y Generar Listado: (Vea Figura b) Figura b: opciones de filtrado Ordenar: Seleccione el elemento por el cual desea ordenar la lista y luego si desea en orden ascendente o descendente. ej: Listar Contratistas ordenados por nombre en orden ascendente. Buscar: Si desea buscar empresas o trabajadores específicos, o filtrar la lista para obtener resultados más precisos use la herramienta de búsqueda haciendo click en + para desplegar las opciones como se muestra en la figura c IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 9

10 Figura c: opciones de listado Buscar De esta manera puede especificar un campo y el criterio de búsqueda. ej: Listar Trabajadores buscar por contratista IR Consulting. como resultado mostrará una lista de trabajadores que pertenezcan a la empresa IR Consulting. Si desea añadir más criterios de búsqueda solo vuelva a presionar + y así puede generar un listado cada vez mas especifico. Generar listado: Ingrese el número de elementos por páginas que desea ver (si no ingresa ninguno por defecto muestra 20 resultados por página) y luego seleccione uno de los botones con las dos opciones permitidas, generar un listado, o generar un archivo Excel descargable con la lista filtrada. Al seleccionar generar un listado mostrará los resultados bajo el cuadro de listar como el de la figura d IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 10

11 figura d: ejemplo de listado importante: al mostrar el listado el cuadro de especificaciones de búsqueda se oculta para generar más espacio para la lista, si desea verlo nuevamente haga click en [Ocultar / Mostrar] El Listado generado tiene una columna dedicada a las herramientas, es decir, acciones adicionales que puede realizar para cada elemento de la tabla, tales como Editar los datos, ver el número de ID correspondiente al sistema, ver una ficha de resumen imprimible o mirar las ultimas auditorias y sus documentos correspondientes (ver reportes se explicará con detalle en el punto 4.4 de este manual). Si mantiene el cursor de su Mouse sobre los iconos aparecerá una leyenda con indicaciones o explicaciones de estos Enviar documentos Subir Archivos Ingresando correctamente los datos entrará al sistema y podrá ver las opciones que tiene en la parte superior bajo el logo de IR Consulting. IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 11

12 Debe seleccionar la opción Envío de documentos bajo el menú herramientas, al hacer click aparecerá una ventana emergente o pop- up donde puede subir el/los documento/s solicitados En el primer recuadro debe hacer click en el botón Examinar donde debe buscar en los archivos de su computador el documento que desea subir al portal, una vez seleccionado debe hacer click en aceptar. Si desea subir mas de un documento haga click en el icono + que se encuentra en la parte superior derecha del recuadro, esto generará mas espacios para buscar archivos y subirlos al sistema repitiendo el paso descrito anteriormente. Una vez seleccionados los archivos a subir haga click en Subir Archivos para comenzar la carga del sistema Nota: el tiempo de espera dependerá de su conexión a internet y de la cantidad de archivos y el peso que estos tengan. IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 12

13 Terminada la carga la ventana se actualizará y mostrará los archivos subidos en la tabla de la parte inferior documentos subidos Para finalizar haga click en Cerrar esta ventana. Los archivos deben ser legibles y en los formatos especificados a continuación: Toda la documentación de un trabajador debe encontrarse en formato PDF y en un mismo archivo. Se recomienda usar una resolución de escaneo de documentos entre los 150 y 200dpi. La documentación de la empresa debe ser comprimida en un solo documento. Los archivos no deben pesar más de 10MB, de lo contrario comprimir en partes e indicar claramente en el nombre del archivo que parte es. Comprimir en formato *.rar o *.zip Los archivos de imagen para fotografía de los trabajadores deben ser en formato.jpg,.png con un máximo de 1mb de peso para el archivo y en formato carnet: de frente, del busto hacia arriba. Nombrar los archivos de la siguiente manera: o Apellido_Nombre pdf o Nombre_Empresa nombre_documento.pdf Revisión de reportes. El proceso de Acreditación de empresas y contratistas genera en el sistema reportes que indican el estado de la acreditación y los detalles de esta, adicionalmente entrega herramientas que muestran los documentos pendientes y vigencias de documentos. Una vez en el sistema el contratista debe seleccionar la opción ver reportes en el menú auditorías Esta acción abrirá una ventana emergente o pop- up que tiene cuatro opciones de reportes, debe hacer click en la opción Acreditación. IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 13

14 Aquí tendrá acceso a todos los reportes de acreditación, los detalles de cada uno se especifican a continuación: Acta de Recepción Carpeta del aaaa- mm- dd Una vez enviado los documentos (detallado en el punto anterior) el auditor a cargo de la acreditación recibirá un correo notificándole que la empresa contratista ha subido documentación al portal y este procederá a generar un acta de recepción que detalla todos los documentos recibidos. Este documento se habilita para el contratista y marca el inicio del proceso de acreditación Resumen de acreditación de la empresa Documento que muestra los documentos y exigibles relacionados con la empresa y su estado de evaluación. Los ítems están separados por documentos críticos (o necesarios para la acreditación provisoria) y la documentación general (requerida en conjunto a la crítica para acreditación final) Resumen global por trabajador Este resumen muestra el listado de todos los trabajadores que han sido sometidos al proceso de acreditación y su estado: Acreditado, No Acreditado, Acreditación Provisoria. Adicionalmente muestra para cada trabajador la documentación pendiente. De esta manera el contratista puede saber con exactitud cuales son los documentos que debe hacer llegar para lograr la acreditación Vencimiento de Acreditaciones Provisorias IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 14

15 Listado de los trabajadores con acreditaciones provisorías y las fechas de vencimiento, este resumen marca las fechas que se encuentran próximas a vencer en 60 días o menos en color amarillo y las acreditaciones ya vencidas en color rojo Vencimiento de exámenes y cursos Muestra los trabajadores y los cursos o exámenes exigidos con su respectiva fecha de vencimiento, el sistema marca las fechas que se encuentran próximas a vencer en 60 días o menos en color amarillo y las acreditaciones ya vencidas en color rojo Actualización y levantamiento de pendientes. Cada vez que el contratista desee levantar pendientes debe repetir el proceso detallado en el punto 2.2, es decir, subir la información al portal y luego revisar los resúmenes correspondientes. El mismo proceso es reiterado si el contratista desea actualizar documentación por vencer. IR Consulting S.A. Instructivo de acreditación para contratistas. Página 15