INSTRUCTIVO SISTEMA ACREDITACION CENTRALIZADA DE TRABAJADORES DE EMPRESA CONTRATISTAS PARA INGRESO A PLANTAS CMPC CELULOSA S.A.

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1 INSTRUCTIVO SISTEMA ACREDITACION CENTRALIZADA DE TRABAJADORES DE EMPRESA CONTRATISTAS PARA INGRESO A PLANTAS CMPC CELULOSA S.A. MODULO PROVEEDORES (Extranet) SAT CONTRATISTAS Versión: septiembre 2015.

2 Tabla de contenido INGRESO AL SISTEMA... 3 MENU PRINCIPAL... 4 Mis Trabajadores... 5 Ingreso de un nuevo trabajador... 7 Modificación de los datos de un contratista Ingreso de documentación para acreditación Finiquito Anticipado de un trabajador Fechas Documentos Anexos Correo de aviso de documentos por vencer Correo de aviso de documentos vencidos

3 INGRESO AL SISTEMA Para entrar al sistema la empresa requiere de una cuenta especial, para ello debe ingresar vía portal de CMPC Celulosa ( seleccionando del menú inferior derecho la opción de proveedores. Al seleccionar esta opción se desplegara una nueva página en donde el usuario deberá ingresar el Rut de la empresa y su clave de usuario, una vez conectado deberá seleccionar la opción SAT Contratistas para ingresar al sitio. 3

4 MENU PRINCIPAL Al ingresar al sistema se presenta una pantalla con noticias publicadas por CMPC con la finalidad de generar un canal de comunicaciones con las empresas contratistas. En esta página se presentan un menú con 2 opciones de disponibles, Mis Trabajadores y Fechas Documentos. En la primera opción se administran los trabajadores de la empresa, permitiendo su registro, ingreso de documentos y finiquito, y en la segunda opción se presenta una visión general de los vencimientos de las documentaciones presentadas para cada uno de los trabajadores de la empresa. 4

5 Mis Trabajadores Esta opción permite revisar, registrar y mantener trabajadores asociados a la empresa, en esta página deben registrar a sus trabajadores en conjunto con la documentación requerida para acreditarlos. En Esta página por defecto se presenta la información de todos los trabajadores con contrato vigente por la empresa, sin embargo se cuenta con un conjunto de filtros que le permitirán poder encontrar a uno o más trabajadores que cumplan con el criterio seleccionado. Para ello debe seleccionar las características a filtrar o ingresar valores en los campos de ingreso como Nombres y luego presionar el botón consultar. Con esta acción se visualizaran bajo el sector de filtros una grilla con los trabajadores que cumplen con los criterios seleccionados. En esta página es posible determinar si un trabajador tiene documentos vencidos por que aparecerá de color rojo y además en la columna bajo el símbolo documentos tiene vencidos. se indicara cuantos Si el trabajador aparece con color naranjo significa que tiene documentación próxima a vencer. En el caso que el trabajador aparezca con en color negro significa que los documentos que han sido ingresados se encuentran vigentes. Adicionalmente bajo las columnas de Acceso a plantas, se indicará con un semáforo en rojo que el trabajador no tiene acceso autorizado a una determinada planta, con color negro que está autorizado su ingreso por la planta con autorización especial y con verde si está autorizado su ingreso en condiciones normales. 5

6 En lo que respecta al estado en que puedan encontrarse los trabajadores dentro del sistema, estos pueden ser: Estado Descripción Ingresado : Trabajador que se encuentra asociado a una empresa y presenta alguna de las siguientes situaciones: No posee documentos asociados Posee sus documentos ingresados Se ha solicitado la revisión de sus documentos a la unidad de acreditación Ha perdido su acreditación por vencimiento de a lo menos un documento (Ante esta situación el trabajador se presenta en color rojo y en caso que hubiese estado activado para ingresar a planta, su acceso se deshabilitará, volviendo los colores del semáforo a color rojo) Rechazado : Trabajador que posee documentos, los cuales luego de ser enviados a la revisión por parte de la central de acreditación, han sido rechazados por algún motivo Acreditado : Trabajador al cual han sido validados por parte de la unidad de acreditación, la totalidad de los documentos exigibles por CMPC Celulosa y se encuentra en condiciones de ser activado en planta para ingresar Con respecto a la vigencia de los documentos que presentan los trabajadores, el sistema automáticamente genera correos de alerta en las siguientes situaciones: Documentos próximo a vencer : este mensaje será enviado con el objetivo de informar aquellos trabajadores que poseen documentos que se encuentran próximos a vencer, de modo que, se prepare la documentación necesaria para su acreditación Vencimiento de un documento: este mensaje se envía para informar que se ha cumplido el plazo de vigencia de los documentos y no se ha normalizado esta situación, por lo que el trabajador perderá su acreditación volviendo al estado ingresado. El detalle de los correos automáticos indicados anteriormente se presenta en la sección anexos de este documento. 6

7 Ingreso de un nuevo trabajador Esta grilla permite el ingreso de un nuevo trabajador presionando en la parte superior izquierda de la grilla el botón con esta acción se visualiza una zona de ingreso de datos en donde se deberá llenar los datos requeridos. Aquí se pueden dar algunas situaciones que serán alertadas por el sistema: 1.- Si un trabajador ya se encontraba ingresado en la base de datos, aunque perteneciera a otra empresa (siempre y cuando estuviese finiquitado) rescatará los datos y los presentará en la pantalla, usted deberá modificar lo que corresponda y presionar el botón Grabar trabajador. 2.- Si el trabajador se encuentra ingresado pero pertenece a otra empresa sin estar finiquitado, se genera un mansaje que alerta esta situación, en este caso el trabajador no podrá ser ingresado hasta que se regularice su situación. 3.- Si al momento de grabar se detecta que el trabajador tiene menos de 18 años, el sistema alertará de esta situación. Por definición un menor de 18 años requerirá una autorización adicional que debe ser otorgado por CMPC Celulosa SA. Una vez ingresados los datos se debe presionar el botón Grabar Trabajador para que los datos queden almacenados y registrados bajo su empresa. 7

8 Una vez realizada esta acción el trabajador será incorporado en la grilla de trabajadores de la empresa con estado ingresado y estará disponible para que se le incorporen los documentos requeridos pata la acreditación. Modificación de los datos de un contratista. Esta grilla permite consultar por el detalle de cada trabajador y modificar sus datos a través del icono de lápiz que aparece a la izquierda de cada trabajador. Al presionar este icono se abrirá la grilla bajo el trabajador seleccionado y podrán modificarse los datos básicos ingresados directamente en el casillero correspondiente, no se debe olvidar de presionar el botón se perderán. para que los cambios queden registrados, de lo contrario estos campos 8

9 Ingreso de documentación para acreditación. En la página antes mencionada, además se visualiza una nueva grilla a través de la cual se permite el ingreso de la documentación requerida para cada trabajador, cabe destacar que esta documentación tiene una componente estándar que es válida para todos los trabajadores contratistas y otra que dependerá de la ocupación de cada trabajador, las que aparecerán indistintamente en la grilla. Para incorporar un documento, primero debe seleccionar el tipo de documento que ingresará, por ejemplo si se trata del contrato deberá presionar en el icono de lápiz que se encuentra ubicado inmediatamente a la izquierda del tipo de documento, con lo que se visualizará la siguiente información. En este recuadro se debe ingresar primero la fecha de inicio de la vigencia del documento, la fecha de finalización de la vigencia del documento o como para el caso del contrato marcarlo 9

10 como indefinido lo que implicará que se asuma una fecha de vigencia hasta el 31 de diciembre del Una vez ingresadas las fechas se debe anexar el documento escaneado legible el cual debe estar en un archivo único y con formato pdf, los que se encuentran definidos en la pantalla debajo del cuadro subir archivo. Para anexar el documento se debe presionar el botón examinar desplegará la pantalla que le permitirá seleccionar el archivo a subir. con lo que se En esta pantalla usted deberá seleccionar el archivo y luego presionar el botón abrir, con esta acción debiera poder tener la siguiente visualización: En donde se presenta un semáforo en verde si el archivo se subió correctamente y rojo si no lo está correcto. Posterior a ello y para consolidar la información deberá presionar el botón grabar documento. 10

11 Se debe mencionar en este punto que los documentos tienen configurada una vigencia máxima, por lo tanto la fecha de término de vigencia no puede exceder al plazo establecido, lo que será informado en el sistema con el siguiente mensaje. Esto no es válido para los documentos como el contrato que pueden tener carácter de indefinido. Una vez guardados los documentos, en la grilla podrá visualizar la fecha de vigencia (inicio y término) del documento y bajo el icono se indicará que existe un archivo adjunto. Si desea revisar el documento adjunto, modificar la información ingresada e incluso reemplazar el documento esto lo puede realizar presionando nuevamente el icono de lápiz ubicado a la izquierda del documento. Para visualizar el documento ingresado solo debe hacer click en el nombre del archivo y este se abrirá directamente en la pantalla, por el contrario si desea modificar un dato o el archivo debe hacerlo igual como se definió para el ingreso recordando siempre presionar el botón grabar documento. Estos pasos deben ser repetidos para cada uno de los documentos solicitados en el sistema independiente si son comunes o son por ocupación. 11

12 A medida que son ingresados los documentos, estos van sufriendo cambios en su estado los cuales indican: Estado Descripción No : No se han registrado las fechas de vigencia de un documento y/o no se ha ingresado adjuntado el documento digital (se presentan en la grilla con color negro) Ingresado : Se han registrado las fechas de vigencia de un documento y se anexa el documento digital (se presentan en la grilla con color negro) Enviado : Los documentos han sido enviados a revisión por parte de la unidad acreditadora y se espera por su validación (se presentan en la grilla con color negro) Validado : Los documentos han sido aprobados por la unidad acreditadora (El cumplimiento de la totalidad de documentos validados para un trabajador permita la acreditación de este) Rechazado : Los documentos han sido revisados por la unidad acreditadora pero no han sido aceptados por esta, ya que se detecta una situación anómala, ya sea en las fechas de vigencias o visibilidad del documento. (Los documentos en este estado se visualizarán con color rojo) Adicionalmente, el sistema en la grilla de documentos del trabajador indica por medio de colores el estado en que estos se encuentran, para así apoyar y facilitar la distinción de los documentos que requerirán de atención. Color Rojo Naranjo Negro Descripción : Documentos en estado rechazado o vencido : Documentos próximos a vencer : Documentos cumplen con los requisitos de fecha de vigencia y adjunción del archivo Una vez que los documentos han sido ingresados o modificados, estos no quedaran visibles para la unidad acreditadora hasta que sean envíen enviados los documentos a revisión. 12

13 Esto se logra presionando el botón enviar a revisión derecha de la sección de filtros. ubicado en la esquina inferior Importante: serán enviados a revisión solo los trabajadores que sean nuevos o hubiesen sufrido cambios en la información o documentos anexos, siempre y cuando no tengan documentos vencidos, y se hubiesen incorporado todos los documentos obligatorios. Al enviar la informacion para su acreditacion debera aceptar la declaracion que indica que los documentos enviados son copia fiel de los docuemntos originales. Luego se desplegará un mensaje indicando la cantidad de documentos enviados a acreditación. En caso de que no se hubiesen cargado todos los documentos, que se encuentre un documento vencido o de que solo se incorporen las fechas de inicio y términos de vigencia, sin subir el archivo, el sistema presentará un mensaje indicando que no hay documentos para enviar a revisión, ya que la información debe ser completa y válida para ser enviada. 13

14 Importante: La unidad acreditadora tendrá la facultad para revisar la veracidad y validez de cada uno de los documentos enviados, si detecta algún problema en uno de ellos lo que implique que no se cumplan las normas para aceptarlo como un documento válido, será rechazado, lo que será informado vía correo para su corrección. Al recibir este correo usted deberá ingresar a la aplicación y visualizara el estado del trabajador como Rechazado. Al ingresar al detalle del trabajador podrá visualizar claramente cuál fue el documento rechazado (el motivo solo se presenta en el correo). 14

15 Usted deberá entonces al igual que lo especificado anteriormente, realizar la corrección de la información del documento y/o anexar el documento corregido grabar la información y enviar nuevamente a revisión. Si la unidad acreditadora acepta y valida los documentos entonces el trabajador aparecerá con estado Acreditado, lo que significa que está en condiciones de que sea autorizado a realizar trabajos e ingresar a las plantas de CMPC a la cuales sea requerido. Importante: el que un trabajador este acreditado, no autoriza su ingreso automático a una planta, la activación de la tarjeta asignada al trabajador será realizada por la misma unidad acreditadora, quienes asociaran al trabajador con el servicios adjudicado a la empresa contratista (donde se indica el período de tiempo en que el trabajador se debe ingresar), dando en definitiva la autorización de ingreso a las plantas. El trabajador acreditado mantendrá su acreditación hasta que se le venza algún documento o sea finiquitado por la empresa. 15

16 Finiquito Anticipado de un trabajador. En el detalle de un trabajador, específicamente al lado derecho del ingreso de documentos existe una sección que permite registrar el finiquito de un trabajador. Para registrar el finiquito se debe seleccionar el switch Finiquitar/Desactivar lo que hará que la sección se active para el ingreso de datos, aquí usted deberá ingresar la fecha real del finiquito, la observación de porque se está realizando el finiquito y adjuntar el documento del finiquito propiamente tal. Y luego deberá presionar el botón Finiquitar para consolidar la información, con lo que se desplegara un mensaje de confirmación y además recibirá un correo informativo del registro del finiquito. 16

17 Al utilizar esta opción el trabajador perderá automáticamente su acreditación y se bloquearan los accesos que pudiese tener habilitado a cualquiera de las plantas de CMPC. Además, ya no se visualizará como personal de la empresa y quedará disponible para que pueda ser contratado por otra empresa contratista. 17

18 Fechas Documentos Esta opción permite consultar en forma general el estado de los documentos y vencimientos de los trabajadores de la empresa. Para ello presenta en su parte superior un filtro que permite restringir la información a desplegar. Al presionar el botón consultar se despliega una grilla con la información de los trabajadores de la empresa, las fechas de vencimiento de su documentación y su estado. En la parte inferior izquierda de la grilla se presenta un icono de Excel el cual le permitirá realizar la exportación de los datos a Excel para sus gestiones. 18

19 Al abrir el documento generado podrá visualizar la misma información que se visualiza en pantalla pero directamente en el archivo Excel y por lo tanto tendrá las facilidades de esta herramienta para operar sobre los datos. Se incorporó el doble asterisco (**) para indicar documento vencido y el triple asterisco (***) para indicar documentos por vencer en caso de querer realizar una impresión de la información en impresoras blanco y negro. 19

20 Anexos Correo de aviso de documentos por vencer. El sistema genera correos automáticos, informando que existen documentos por vencer de los trabajadores que se encuentran en esa condición. 20

21 Correo de aviso de documentos vencidos. El sistema genera correos automáticos, informando que existen documentos vencidos de los trabajadores que se encuentran en esa condición. 21