Guía Técnica para la Elaboración y Actualización de Manuales de Organización Específicos

Transcripción

1 Guía Técnica para la Elaboración y Actualización de Manuales de Organización Específicos Oficialía Mayor Dirección General de Desarrollo Humano y Profesionalización Noviembre 2011

2 2 Índice Presentación... 3 Fundamento Legal... 3 Descripción del contenido... 3 Capítulo I... 4 Criterios generales para la elaboración, contenido, especificaciones de formato, dictaminación, autorización, certificación, difusión, vigencia y actualización del Manual de Organización Específico... 4 Elaboración... 4 Contenido... 4 Especificaciones de Formato... 4 Dictaminación... 5 Autorización... 5 Certificación... 5 Difusión... 5 Vigencia... 6 Actualización... 6 Capítulo II... 7 Manual de Organización Específico... 7 Estructura del Manual de Organización Específico... 7 Portada... 7 Índice... 7 Introducción... 8 Antecedentes... 8 Marco jurídico-administrativo... 8 Atribuciones... 9 Misión.9 Visión..9 Estructura Orgánica Organigrama Objetivos y Funciones Glosario de términos Hoja de Autorización CAPÍTULO III Enlaces Firmas de emisión...14

3 3 Presentación La presente Guía Técnica, definida como un lineamiento a seguir, surge con el propósito de servir como guía y base a los responsables de elaborar el Manual de Organización Específico (MOE) de cada Unidad Responsable (UR) de la Secretaría, esto con la finalidad de homogeneizar la presentación y calidad en el contenido de la información, respecto a la organización, tanto en sus funciones como en su estructura orgánica. El Manual de Organización Específico, tiene como objetivo el describir la estructura orgánica, los objetivos y las funciones encomendadas de acuerdo al nivel jerárquico y la relaciones de autoridad, mismas que delimitan las responsabilidades, evitando duplicidad y detectando omisiones, asimismo, contribuyen a la correcta ejecución de las actividades encomendadas al personal, permiten el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo y sirven como orientación y consulta al personal de nuevo ingreso facilitando su inducción a las distintas Unidades Responsables (UR s) adscritas a la Secretaría. Fundamento Legal Artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y el artículo 18 fracción XVI del Reglamento Interior de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, D.O.F.10-VII-2001, y reformas y adiciones.. Por lo anterior expuesto, ésta Guía Técnica abroga a la Guía para la elaboración y presentación del Manual de Organización expedida en mayo del Descripción del contenido La está dividida en los siguientes capítulos: En el Capítulo I se establecen los criterios generales que deberán ser observados para la elaboración, contenido, especificaciones de formato, dictaminación, autorización, certificación, difusión, vigencia y actualización del Manual de Organización Específico. En los Capítulos II se describen los apartados que debe contener el Manual de Organización Específico. En el Capítulo III se presentan los servidores públicos responsables de brindar la asesoría requerida a las UR s para la elaboración y/o actualización del Manual de Organización Específico y las Firmas de emisión.

4 4 Capítulo I Criterios generales para la elaboración, contenido, especificaciones de formato, dictaminación, autorización, certificación, difusión, vigencia y actualización del Manual de Organización Específico. Elaboración La elaboración del MOE, así como la información contenida en el mismo, será competencia de cada UR. Los Titulares de las UR s deberán designar mediante oficio dirigido al Titular de la Dirección General de Desarrollo Humano y Profesionalización (DGDHP) al o los servidores públicos que fungirán como responsables de la elaboración del MOE. La DGDHP, a través de la Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal (UCPyMP) proporcionará la asesoría y el apoyo necesario que las UR s soliciten para la elaboración o actualización del Manual de Organización Específico. Contenido Las Unidades Responsables deberán considerar las atribuciones conferidas en el Reglamento Interior vigente de la SAGARPA, la estructura orgánica autorizada por la Oficialía Mayor o Autoridad responsable y registrada ante la Secretaría de la Función Pública, y de ser el caso la información publicada en la página institucional. Especificaciones de Formato EL MOE deberá redactarse en un lenguaje claro y sencillo, utilizando el procesador de textos Microsoft Word con las características siguientes: 1. Tamaño de papel: Carta 2. Orientación: a. Texto del Manual Vertical b. Organigrama Horizontal 3. Margen izquierdo: 2 cm. 4. Margen derecho: 2 cm. 5. Margen superior: 2 cm. 6. Margen inferior: 2 cm. 7. Sangrías y tabuladores: 1.5 cm. 8. Tipo de letra: Arial 9. Tamaño de letra: a. Títulos (apartados del manual): b. Subtítulos y contenido: 12 pts. con negritas 11 pts. sin negritas 10. Texto Mayúsculas y minúsculas 11. Interlineado: Sencillo 12. Uso de viñetas Redondas

5 5 Para la elaboración del MOE, las UR s utilizarán los archivos electrónicos del modelo de manual que serán proporcionados por la DGDHP a través de la UCPyMP. Dictaminación Las Unidades Responsables presentarán su proyecto de Manual de Organización Específico mediante oficio dirigido al Titular de la DGDHP para su revisión, análisis y validación anexando el archivo electrónico del mismo. El Manual, deberá presentar las características técnicas y metodológicas mencionadas en la presente Guía Técnica, en caso de detectar inconsistencias en la integración del proyecto del manual, la DGDHP enviará la Cédula de observaciones y comentarios a la UR para su atención y modificación a fin de hacer una nueva revisión hasta emitir la opinión favorable del proyecto presentado y la versión entregable para la Coordinación General Jurídica (CGJ). La DGDHP, enviará y solicitará la opinión del proyecto del MOE, ya dictaminado por la misma, a la CGJ, con el objetivo de que sea revisado y se emita una opinión al respecto, en caso de detectar inconsistencias en la integración del proyecto del Manual, la CGJ enviará las observaciones detectadas a la DGDHP la cual turnara a la Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal las observaciones para que se den a conocer a la UR correspondiente para su atención a fin de hacer una nueva revisión hasta obtener la versión final. Autorización Una vez que se cuente con la opinión favorable de la Coordinación General Jurídica del proyecto de Manual de Organización Específico, la DGDHP, enviará el proyecto del manual correspondiente a la Oficialía Mayor para gestionar la firma de autorización del C. Secretario. Es importante considerar que el Manual de Organización Específico será de carácter oficial a partir de la fecha de autorización del C. Secretario del Ramo. Certificación Toda vez que se cuente con la firma de autorización por parte del C. Secretario, la DGDHP expedirá la certificación del manual. Es responsabilidad de la UCPyMP tener bajo su custodia el original del MOE y proporcionar copia fiel certificada de la misma a la UR solicitante y creadora del Manual. Difusión La Unidad Responsable será la encargada de difundir su Manual de Organización Específico debidamente autorizado, entre el personal de su adscripción.

6 6 La Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal, gestionará ante la Dirección de Capacitación y Desarrollo, la difusión del MOE autorizado, en la Normateca Institucional de la SAGARPA. Vigencia La vigencia del MOE será de dos años, a partir de la fecha de autorización por parte del C. Secretario o bien, cuando se sitúe en alguna o algunas de las hipótesis previstas en el apartado de Actualización. En caso de no existir modificación alguna en el MOE, la UR que creo dicho manual, por única ocasión, deberán solicitar una prórroga de vigencia máxima de un año, del manual autorizado y expedido por el C. Secretario del Ramo, mediante oficio dirigido al Director General de Desarrollo Humano y Profesionalización, el cual deberá incluir la justificación de dicha solicitud. Actualización Las UR s de la Secretaría, en el proceso de actualización de su manual, deberán observar y aplicar los puntos descritos anteriormente. La actualización del MOE debe ser justificada por alguno o algunos de los siguientes motivos: 1. Cuando se modifiquen sus atribuciones en el Reglamento Interior el cual hace referencia a sus atribuciones. 2. Cuando se modifique su estructura autorizada, objetivos o funciones. 3. Cuando existan observaciones o requerimientos de instancias fiscalizadoras. 4. Cuando hayan pasado dos años desde su última actualización

7 7 Capítulo II Manual de Organización Específico Estructura del Manual de Organización Específico El manual de organización específico, deberá contener los apartados siguientes: Portada Índice Introducción Antecedentes Marco jurídico-administrativo Atribuciones Misión Visión Estructura Orgánica Organigrama Objetivo y Funciones Glosario de términos Hoja de Autorización Portada Es la identificación del Manual de Organización Específico y deberá contener los datos siguientes: Título del documento Manual de Organización Específico seguido del nombre de la Unidad Responsable que elabora el manual (tipo de letra Arial Black, 24 pts. y centrado) Fecha de autorización del Manual (Apartado exclusivo de la DGDHP) En caso de que la UR tenga logotipo, se colocara junto al logotipo de SAGARPA, en el lado superior derecho. (la portada, será proporcionado por la UCPyMP) Índice Es la presentación ordenada de los apartados que integran la estructura del Manual de Organización Específico. Cada apartado se enlistara y numerará progresivamente con números romanos, la referencia de la página que contiene dicha información se anotará de manera paralela en el extremo derecho de la hoja con números arábigos. La paginación del documento deberá ser continua y con numeración arábiga, tomando la portada como la pagina 1, sin que el número de la página sea señalada en la portada, a efecto de uniformar la presentación de estos documentos.

8 8 Introducción Es la presentación al usuario sobre el contenido del manual, utilidad, fines y propósitos que se pretenden cumplir con la elaboración, actualización y difusión del mismo, también se incluye información acerca del ámbito de aplicación del documento, prever quienes son los destinatarios o usuarios del Manual de Organización Específico. Antecedentes Es el resumen cronológico del origen y evolución organizacional de la Unidad Responsable, destacando los principales cambios y transformaciones de la misma, hasta llegar a la estructura actual, indicando las disposiciones jurídico-administrativas que hayan dado origen y/o modificado aspectos de su organización. En caso de tratarse de una actualización, mencionar la fecha de autorización del manual de organización al cual sustituye. Marco jurídico-administrativo Es la base legal y administrativa que fundamenta el ejercicio de las atribuciones de la UR y regula la operación y funcionamiento de la misma. En este apartado se mencionan las disposiciones u ordenamientos jurídicos relacionados por orden jerárquico descendente que dan origen a las mismas, establecen su creación y sus atribuciones. Los documentos jurídico-administrativos se deberán listar jerárquicamente como se muestra a continuación: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución política local Disposiciones Jurídicas Internacionales Leyes Estatutos Códigos Reglamentos Decretos Acuerdos Programas Planes, Normas, Lineamientos, Bases Manuales Generales de Organización o Procedimientos Reglas y Políticas Oficios y Circulares Guías Técnicas de procedimientos Convenios Documentos Normativo-Administrativos ( Normas, Instructivos, Avisos, entre otros). Otras disposiciones (se anotarán los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la clasificación anterior)

9 9 Se deberán indicar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos y administrativos y citar su fecha de publicación o expedición en el Diario Oficial de la Federación, la redacción de los ordenamientos incluirá las siglas D.O.F. se mencionaran en su caso las reformas y adiciones. Cada apartado a su vez será organizado descendentemente de manera cronológica tomando como referencia el documento de fecha más antigua. Atribuciones Son aquellas que el Reglamento Interior de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación vigente, confiere a la Unidad Responsable, por lo que se deberán transcribir textualmente la referencia completa del ordenamiento, artículo o artículos y las fracciones que se citan. Misión Es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de la UR, responde a las preguntas Qué pretende cumplir? Para quién lo va a hacer? En caso de que se cuente con página institucional, deberá transcribirse textualmente la misión que aparece en la misma. Visión Es la representación de un escenario altamente deseado por la UR, define y describe la situación futura tomando en cuenta los valores institucionales y responde a las preguntas Qué se quiere que sea la UR en los próximos años? En que se cree y como son? Que se quisiera alcanzar en un periodo de mediano y/o largo plazo? En caso de que se cuente con página institucional, deberá transcribirse textualmente la visión que aparece en la misma. Estructura Orgánica Este apartado solo se menciona en el índice y se le asigna la página en la que inicie el listado de la estructura orgánica, posteriormente se realizara un subíndice dentro de la estructura orgánica, el cual señalara la paginación de los objetivos y funciones de cada área. La estructura orgánica se deberá presentar el listado de forma ordenada por jerarquía de las áreas que conforman la Unidad Responsable, mismas que deben corresponder a su organigrama autorizado vigente y a las citadas en el Manual de Organización Específico, tanto en lo referente al nombre del puesto como al nivel jerárquico. La presentación del listado debe seguir el orden del organigrama que deberá iniciar de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha hasta nivel de jefatura de departamento y utilizar la Determinante que identifica a la Unidad Responsable, se deberán usar los tres dígitos que

10 10 identifica al área de nivel superior, seguido de dos dígitos que indican el nivel jerárquico inmediato inferior del área correspondiente y así sucesivamente. Se deberán presentar en primer lugar las áreas sustantivas y a continuación las operativas. Ejemplo: 511 Dirección General de área Dirección de área Subdirección de área Jefatura de Departamento Dirección área Subdirección de área...23 Organigrama Es la representación gráfica que muestra la estructura orgánica y la relación ordenada de las áreas que conforman la Unidad Responsable, su integración, niveles jerárquicos y líneas de mando. El organigrama que se incluya para los efectos del manual deberá contener los puestos del organigrama autorizado y registrado por la Oficialía Mayor o el responsable de autorizar dicho organigrama, el cual se debe mostrar sin niveles salariales y respetando los especificaciones de formato mencionadas a continuación. 1. Se utilizará la figura del rectángulo. 2. El tamaño de los rectángulos deberá ser siempre el mismo sin importar los niveles jerárquicos. 3. Las figuras se colocarán con base a los diferentes niveles jerárquicos, (igual nivel jerárquico, igual posición vertical). 4. Los puestos que se consideren de apoyo, deberán colocarse perpendicularmente a la autoridad principal que asesoran independientemente del nivel que tengan. 5. Los puestos de carácter sustantivo deberán representarte en la parte izquierda del organigrama. 6. Los puestos de carácter administrativo deberán representarte en la parte derecha del organigrama. 7. La relación de subordinación deben ser indicada con una línea continua, sin cruces y sin flechas. Objetivo y Funciones Cada área que conforma la estructura orgánica de la UR deberá de contener un objetivo y un máximo de diez funciones.

11 11 Objetivo Para la redacción del objetivo se debe responder a las siguientes preguntas: Qué se va hacer? Cómo se va hacer? Para qué se va hacer? Los objetivos deberán: Definir el propósito que se pretende alcanzar mediante la realización de las funciones que tiene asignadas cada área. Iniciar con un verbo en infinitivo (ejemplo: Elaborar, Determinar, Planear, Dirigir). No utilizar adjetivos calificativos, ni abreviaturas (en caso de que no se haya descrito el significado la primera vez que se cite), y enfatizar la jerarquía de cada nivel que se observa en el mismo. Funciones Las funciones son las que en conjunto servirán a alcanzar el objetivo. Para el caso de las funciones se deberá describir el conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar el objetivo por área. Las funciones deberán: Derivarse y ser congruentes con las atribuciones conferidas a la Unidad Responsable en el Reglamento Interior vigente de la SAGARPA y al perfil del puesto. Cubrir el marco legal, sin exceder el ámbito de competencia conferido al área. Incluir las más representativas de cada cargo, debiendo reflejar íntegramente un conjunto de actividades a desarrollar. Jerarquizarse y relacionarse en orden de importancia, eliminando toda posibilidad de duplicidades. Iniciar con un verbo en infinitivo (ejemplo: Elaborar, Determinar, Planear, Dirigir). Incluir un máximo de 10 funciones. En la parte final de la descripción del objetivo y las funciones de cada área, se deberá agregar el enlace del responsable de la misma, en un cuadro como el siguiente: Nombre Puesto Teléfono Conmutador Ext.

12 12 Glosario de términos En este apartado se debe incluir una lista por orden alfabético de los términos técnicos y siglas con su respectivo significado, que fueron empleados más comúnmente a lo largo del manual de organización, la definición debe ser redactar de manera sencilla y con un mínimo de terminología técnica. Hoja de Autorización Se utiliza para recabar el nombre y firma del C. Secretario de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, el cual será quien expida el Manual de Organización Específico.

13 13 CAPÍTULO III Enlaces Servidores Públicos responsables de brindar asesoría Para cualquier asesoría o consulta, favor de acudir a la Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal, sita en Av. Municipio Libre No. 377 Piso 9 Ala A, Col. Santa Cruz Atoyac, Delegación Benito Juárez, CP , o bien, comunicarse vía telefónica o por correo electrónico con los servidores públicos que se mencionan a continuación: Corresponde a la Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal interpretar para efectos administrativos la presente normatividad y resolver los casos no previstos en la misma. Nombre Lic. Felipe E. Seldner Ávila Lic. María Skarleth Atenea Carrales Escobedo C. José Francisco Hernandez Garcia Puesto Titular de la Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal Subdirectora de Dictámenes Organizacionales Jefe de Departamento de Análisis y Dictámenes Teléfono Conmutador Nombre feseldner@sagarpa.gob.mx skarleth.carrales@sagarpa.gob.mx jhernandez.dgdhp@sagarpa.gob.mx C. Jaime Vázquez Rivera Analista B jvazquez@sagarpa.gob.mx C. Julio Cesar Vázquez Paydón Técnico Superior jvazquez.dgpecs@sagarpa.gob.mx

14 14 Firma de emisión Con fundamento en el artículo 18, fracción XVI del Reglamento Interior de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, se emite la presente Guía Técnica para la Elaboración y Actualización de Manuales, misma que estará vigente a partir del día 23 de noviembre del año 2011.

15 15 APENDICE

16 de Organización Específicos Proceso General para la Dictaminación, Autorización, Certificación y Difusión del Manual de Organización Específico. Unidad Responsable solicitante Dirección General de Desarrollo Humano y Profesionalización (UCPyMP) Coordinación General Jurídica (CGJ) Oficialía Mayor Oficina del C. Secretario Inicio 1 2 Presenta proyecto de Manual de Organización Específico (MOE) mediante oficio al Titular de la DGDHP. Revisa, analiza y valida el MOE en base a la Guía Técnica Vigente. 4 3 SI Dictaminación Atiende y modifica el proyecto de MOE a fin de hacer una nueva revisión. En caso de detectar Envía observaciones cedula de observacio nes NO 5 6 Envía proyecto de MOE, ya dictaminado Revisa en base a la normatividad por la UCPyMP a la CGJ con el objeto vigente y envío de observaciones de que se emita una opinión al respecto detectadas a la DGDHP. Atiende y modificara las observaciones emitidas por la CGJ y turna a la DGDHP para su seguimiento. 4 5 f 9 8 Recibe y turna a la UR las observaciones detectadas por la CGJ para las modificaciones correspondientes. 7 Envía oficio con observacio nes SI En caso detectar observaciones 11 NO 10 Recibe oficio de opinión favorable por parte de la CGJ. Envía oficio, opinión favorable del proyecto de MOE a la DGDHP Autorización y certificación Recibe la copia certificada del MOE autorizado para su difusión entre el personal de su adscripción. 18 Envía el proyecto de MOE a la Oficialía Recibe y prepara el proyecto del MOE Mayor para gestionar la firma de para gestionar la firma de autorización autorización del C. Secretario. del C. Secretario Recibe el MOE autorizado y expide la Recibe de la Oficina del C. Secretario el certificación del mismo. MOE autorizado y turna al la DGDHP para su certificación y difusión 17 Custodia el MOE original y envía copia fiel certificada a la UR solicitante. Recibe el MOE validado y recaba la firma en la hoja de autorización del C. Secretario. 19 Difusión Envía a la Dirección de Capacitación y Desarrollo el MOE autorizado para su difusión en la Normateca Institucional de la SAGARPA. Fin

17 17 FORMATOS

18 18 CARATULA DE LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS O PARAESTATALES Logotipo del Órgano Desconcentrado o la Paraestatal Nombre completo del Órgano Desconcentrado o Paraestatal Fecha de emisión del MOE *Este formato será proporcionado por la Unidad de Control de Plazas y Movimientos de Personal al área solicitante

19 19 PLANTILLA DE MANUAL

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21 Pág:2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO DE (NOMBRE DE LA UR u OD o Paraestatal) Autorización:.. Próxima revisión.. ÍNDICE I. Introducción.. 3 II. III. IV. Antecedentes..4 Marco jurídico-administrativo 5 Atribuciones 6 V. Misión....7 VI. VII. VIII. Visión 8 Estructura orgánica....9 Organigrama.. 10 IX. Objetivo y Funciones por área X. Glosario de términos..18 XI. Hoja de Autorización 19

22 Pág:3. MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO DE (NOMBRE DE LA UR u OD o Paraestatal) Autorización:.. Próxima revisión.. I. Introducción II. Antecedentes III. Marco jurídico-administrativo IV. Atribuciones

23 Pág:4. MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO DE (NOMBRE DE LA UR u OD o Paraestatal) Autorización:.. Próxima revisión.. V. Misión VI. Visión VII. Estructura Orgánica 511 Dirección General de área Dirección de área Subdirección de área Jefatura de Departamento Dirección área Subdirección de área...23

24 MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO DE (NOMBRE DE LA UR u OD o Paraestatal) Pág:5. Autorización:.. Próxima revisión.. VIII. Organigrama (Nombre del puesto de mayor jerarquía inmediato al puesto que encabeza el organigrama) (Nombre del puesto que encabeza el organigrama)

25 Pág:6. MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO DE (NOMBRE DE LA UR u OD o Paraestatal) Autorización:.. Próxima revisión.. IX. Objetivo y Funciones 511. Dirección General Objetivo Funciones Nombre Puesto Teléfono Conmutador Ext.

26 Pág:7. MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO DE (NOMBRE DE LA UR u OD o Paraestatal) Autorización:.. Próxima revisión.. X. Glosario de términos

27 Pág:8. MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO DE (NOMBRE DE LA UR u OD o Paraestatal) Autorización:.. Próxima revisión.. XI. Hoja de Autorización Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y el artículo 6, Fracción X, del Reglamento Interior de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, se expide el presente Manual de Organización Específico de la << nombre de la Unidad Administrativa, Delegación u Órgano Administrativo Desconcentrado de la SAGARPA, >> el cual contiene información referente a la estructura orgánica y tiene como objetivo servir de instrumento de consulta. La vigencia del presente manual será a partir del día de mes del año y deja sin efecto a los expedidos anteriormente. El Secretario de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación << Nombre del C. Secretario del Ramo >>