GUÍA DE APRENDIZAJE. PROCESO DE DISCIPLINA OPERATIVA Calidad. Aprendizaje sin fronteras

Transcripción

1 GUÍA DE APRENDIZAJE PROCESO DE DISCIPLINA OPERATIVA Calidad 1

2 ÍNDICE 1. PROPÓSITO 3 2. OBJETIVO CONSIDERACIONES PARA OBTENER UN PROCEDIMIENTO CON CALIDAD 4 4. GUÍA PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS 6 5. SECCIÓN A FORMATO PORTADA RECUADRO DE INFORMACIÓN HOJA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE RELACIÓN Y FIRMAS DEL PERSONAL QUE PARTICIPA EN LA ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO SECCIÓN B CONTENIDO SECCIÓN C ANEXOS MAPA CONCEPTUAL 23 2

3 1. Propósito El propósito en la etapa de Calidad del Proceso de Disciplina Operativa, es asegurar que el contenido de los procedimientos cumpla con todos los criterios establecidos para su aplicación, así como su vigencia. 2. Objetivos A continuación, te presentamos los objetivos a cubrir en la etapa de Calidad. Ser claros y concretos, resaltando los puntos críticos y los límites de la actividad que describen. Reflejar el estado actual de los procesos. Actualizar los procedimientos con la frecuencia requerida incorporando las modificaciones en equipos, funciones y mejores formas de ejecución. A continuación, te indicamos como lograr tales objetivos!... Los objetivos se logran Aplicando la guía que mas adelante te presentamos! Esta guía, te permitirá definir el contenido general de los procedimientos, cubriendo lo necesario para elaborarlos y mantenerlos actualizados. Lo establecido en esta guía, no es limitativo; sin embargo, deberá ser cubierto como información mínima necesaria. Es importante que siempre tomes en cuenta, que esta guía deberá ser aplicada tanto a los nuevos procedimientos como a los que están en la fase de revisión! La guía para Definir el Contenido General de los Procedimientos está dirigida a todo aquel personal encargado de desarrollar, revisar y/o actualizar cualquier procedimiento. Lo establecido aquí será de aplicación general, y será responsabilidad de cada Gerencia o Centro de Trabajo implantarla gradualmente durante sus procesos de emisión, revisión y actualización de procedimientos. Es importante, tengas en cuenta las siguientes consideraciones para obtener un procedimiento con calidad!... 3

4 3. Consideraciones para obtener un procedimiento con calidad CLARIDAD Los procedimientos deben estar escritos de tal manera que puedan ser entendidos por todo el personal involucrado y se deben evitar tecnicismos en su redacción. CONGRUENCIA Todo lo descrito en el procedimiento: equipos, accesorios e instalaciones, deben coincidir con lo que existe en el área físicamente en cuanto a identificación y localización. ESPECIFICACIÓN Deben evitarse ambigüedades al hablar de variables involucradas; se deben señalar los valores de las variables específicamente así como sus unidades, las cuales deberán coincidir con las existentes en los instrumentos de medición y control. ACTUALIZACIÓN Los procedimientos deben ser revisados en forma periódica, para asegurar que cuando haya cambios en la instalación o en la forma de llevar a cabo las actividades, éstos se actualicen y no sean obsoletos. SEGURIDAD, SALUD y PROTECCIÓN AMBIENTAL Un aspecto fundamental para tener procedimientos, obedece primordialmente a la necesidad de evitar que sucedan eventos no deseados en el desempeño de una actividad que pudiera dar lugar a lesiones, derrames, emisiones, o alto impacto en la línea de negocios de la empresa. Todo procedimiento deberá contener medidas específicas de Seguridad, Salud y Protección Ambiental tales como: Peligros y medidas de control. Como actuar en casos de fugas, incendios, derrames o emisiones. Requerimientos de equipo de protección personal y su empleo. Precauciones en manejo y alimentación de materiales. Manejo de residuos (neutralización y disposición). Orden y limpieza. Por qué es importante la calidad del contenido de los procedimientos?...porque: Permite colocar a Pemex Exploracion y Produccion en el plano de las empresas petroleras de clase mundial. Es una excelente herramienta para el desarrollo del personal. Nos permite tener bases sólidas para realizar una actividad de manera uniforme por diferentes personas. Agregar valor al personal que realiza las actividades. La uniformidad en la realización de las actividades, va a repercutir en una alta productividad, con calidad consistente y costos efectivos. Nos permite alertar al personal sobre los posibles riesgos involucrados en las actividades en el cómo prevenirlos y evitarlos. 4

5 Recuerda! Todo procedimiento deberá ser elaborado con el formato establecido en el: Procedimiento para elaborar procedimientos e instructivos de trabajo en PEMEX EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN. Clave: PG-NO-OP A continuación, te presentamos una guía para elaborar procedimientos la cual se basa en el procedimiento indicado anteriormente, mismo que deberás consultar para conocer el detalle de los puntos que se presentarán!... 5

6 4. Guía para elaborar procedimientos La guía para elaborar procedimientos cuenta con el siguiente esquema general dividido en tres secciones: A. Formato. B. Contenido. C. Anexos. 5. Sección A Formato Se describe la información, que deberá contener el procedimiento en esta sección. Portada. Recuadro de información (deberá estar incluido en todas las hojas, con excepción de la portada). Hoja de autorización. Hoja de relación y firmas del personal que elabora el procedimiento. 6

7 5.1 Portada 1. Logotipo de Pemex Exploracion y Produccion 2. Nombre de la Subdirección del área generadora del procedimiento. 3. Nombre del procedimiento. Se refiere al nombre del procedimiento, con objeto de facilitar la identificación y sistematización de estos documentos. 4. Clave del Procedimiento. Es la identificación dentro del sistema de control de procedimientos, que será asignada por la SSIPAC. 7

8 5. Área Generadora. Es la Subdirección, Gerencia, Activo, Coordinación, Departamento o cualquier Unidad Administrativa que elabora y actualiza un procedimiento. Es la responsable de mantener la custodia del documento autorizado. 6. Fecha de emisión. Indica el mes y año en que se emitió el procedimiento. 7. Versión. Indica las veces que se ha revisado y/o actualizado el procedimiento. 8

9 5.2 Recuadro de Información Este recuadro deberá estar ubicado en la parte superior de todas las hojas, incluyendo los anexos y control de actualización del procedimiento, a excepción de la portada. En el recuadro se debe incluir lo siguiente: 1. Logotipo de Pemex Exploracion y Produccion. 2. Nombre de la Subdirección a la que pertenece el área generadora. 3. Nombre del Área Generadora, misma que puede omitirse si coincide con la Subdirección mencionada en el inciso anterior. 4. Clave del Procedimiento asignado por la SSIPAC. 5. Número de página actual / número de página total. 6. Fecha de emisión en formato mes y año con sus cuatro dígitos. 7. Versión del procedimiento. 8. Nombre y firma de los responsables de la elaboración y revisión del procedimiento. 9. Nombre del manual al que pertenece el procedimiento. 10. Titulo del procedimiento. 9

10 5.3 Hoja de Autorización Presenta los responsables involucrados en la formalización el procedimiento. 1. Propone. Indica el nombre, firma, y puesto de la persona responsable de mantener la custodia del documento autorizado. 2. Conforme. Indica el nombre, firma, y puesto de la persona de la que depende el área generadora. 3. Autoriza. Indica el nombre, firma, y puesto del funcionario de Pemex Exploracion y Produccion con la máxima autoridad en el ámbito de aplicación del procedimiento. 10

11 5.4 Hoja de relación y firmas del personal que participa en la elaboración del procedimiento 1. Relación y firmas del personal que desarrolla el procedimiento. Indicar nombre, área de adscripción y firma del personal que participó en la elaboración del procedimiento. 11

12 6. Sección B Contenido Se describe la información, que se debe incluir en el procedimiento: Índice Incluye la relación de capítulos y páginas que constituyen la estructura básica del procedimiento. 1. Objetivo 2. Ámbito de Aplicación o Alcance y Responsabilidades. 3. Revisión y Actualización. 4. Marco Normativo. 5. Definiciones. 6. Requisitos de Seguridad, Salud y Protección Ambiental. 7. Descripción Detallada de las Actividades. 8. Diagrama de Flujo. 9. Anexos. 10. Control de Actualización del Procedimiento 11. Verificación de que el procedimiento cumple con el procedimiento PG-NO-OP

13 1. Objetivo. Anotar explícitamente el objetivo de lo que se desea lograr al aplicar el procedimiento. 2. Ámbito de Aplicación o Alcance, y responsabilidades. Especificar, las áreas o dependencias que obligatoriamente deben aplicar el procedimiento, estableciendo los límites claramente indicando las obligaciones de las áreas de Pemex Exploracion y Produccion que lo utilizarán. Ámbito de Aplicación o Alcance. Se deben establecer los límites de aplicación del procedimiento. Responsabilidad. Se deben especificar las obligaciones de cada una de las áreas o unidades administrativas involucradas en la emisión, difusión, aplicación, control, administración, actualización y verificación del cumplimiento del procedimiento. 13

14 3. Revisión y Actualización Se deben señalar los periodos para su revisión y/o actualización del procedimiento y quiénes la deban realizar, además de indicar la dirección a donde se enviarán las sugerencias y recomendaciones de cambio. 4. Marco Normativo. Se deben mencionar las principales disposiciones legales y reglamentarias, así como la normatividad en la que estrictamente se fundamenta el procedimiento. 5. Definiciones. Indicar únicamente los términos más relevantes, técnicos, especializados o poco comunes, que se utilicen en el procedimiento. 14

15 6. Requisitos de Seguridad, Salud y Protección Ambiental. - Indicar que antes de aplicar el procedimiento, todo usuario del procedimiento debe conocer y comprender cada una de las actividades descritas en el mismo. - Indicar el uso obligatorio del equipo de protección personal, equipo de seguridad y de protección ambiental para el desarrollo de las actividades. - Identificar y anexar, cuando apliquen las listas de verificación, análisis de trabajo seguro, permiso de trabajo con riesgo la competencia requerida del personal involucrado así como la instrumentación, equipos, herramientas, materiales, accesorios, y dispositivos de seguridad. 15

16 7. Descripción Detallada de las Actividades. - Describir en forma secuencial cada una de las actividades.* - Las actividades deben numerarse de forma consecutiva. Se debe tener especial cuidado de que el número de cada actividad corresponda al número que se representa con un símbolo en el diagrama de flujo. - La redacción de cada actividad debe empezar con un verbo en infinitivo, emplear el modo indicativo en tiempo presente. * Ver Procedimiento para elaborar procedimientos e instructivos de trabajo en PEMEX EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN (PG-NO-OP , Febrero 2007, Versión: Tercera) 16

17 8. Diagrama de Flujo. * Es un apoyo visual para dar soporte y claridad al desarrollo de actividades del procedimiento, presenta gráficamente el procedimiento y da una descripción breve de la secuencia y la correlación de sus actividades. Nota: La redacción de las actividades deberán iniciar con un verbo en infinitivo. *Ver Procedimiento para elaborar procedimientos e instructivos de trabajo en PEMEX EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN (PG-NO-OP , febrero 2007, Versión: Tercera)*. 17

18 9. Anexos. Su objetivo es apoyar con información y documentos adicionales, a las actividades del procedimiento para hacerlo de más fácil utilización. Se pueden incluir figuras, gráfica, diagramas, tablas, formatos e instructivos de llenado, entre otros.* *Ver Procedimiento para elaborar procedimientos e instructivos de trabajo en PEMEX EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN (PG-NO-OP , febrero 2007, Versión: Tercera)*. 18

19 10. Control de Actualización de Procedimientos. Es un formato con el historial de las actualizaciones y/o modificaciones del procedimiento. Así mismo, establece la fecha de la próxima actualización. 11. Verificación de que el Procedimiento Cumple con el Procedimiento. Una vez que se revise y verifique que el procedimiento cumple con el procedimiento PG-NO- OP lo debe firmar el funcionario de máxima jerarquía del área de normatividad de SIPAC en el ámbito de aplicación de procedimiento, o el representante de los sectores o coordinaciones de SIPAC para el caso de procedimientos específicos de Gerencias, Activos, Unidades Operativas, o de Instalaciones. 19

20 7. Sección C Anexos* En esta sección de la guía, el PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE TRABAJO EN PEMEX EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN lo considera como uno de los artículos en el contenido del procedimiento. *Ver Procedimiento para elaborar procedimientos e instructivos de trabajo en PEMEX EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN (PG-NO-OP , febrero 2007, Versión: Tercera)*. 20

21 A continuación se presenta la Tabla DO-CAL-01 la cual muestra los criterios para definir la Frecuencia de Revisión que requieren los Procedimientos. En la Tabla DO-CAL-01, en la columna 1 se indica la clave en el que el tipo de riesgo, la columna 2 muestra el tipo de riesgo en el que los procedimientos son clasificados (Riesgo Alto, Riesgo Moderado y Bajo Riesgo), la columna 3 indica la frecuencia de revisión de acuerdo al tipo de riesgo en el que se clasifican los procedimientos y la columna 4 describe los riesgos que implican la ejecución de las actividades. Nota: Si presenta un cambio importante en las condiciones de operación, ejecución o diseño en sus instalaciones, los procedimientos deberán ser revisados y actualizados antes de la frecuencia indicada A continuación se presenta el Formato DO-CAL-01, el cual es una Guía para Verificar la Calidad de los Procedimientos. En el Formato DO-CAL-01, la columna 1 indica los 10 parámetros que deben de revisarse para verificar la calidad de los procedimientos, la columna 2 especifica los 3 valores con los que se califican a cada uno parámetros al realizarse su revisión y en la columna 3 se anota la calificación que obtuvo el parámetro al ser revisado. Nota: Este Formato debe ser llenado para cada uno de los procedimientos a los que se les verificará la calidad. 21

22 A continuación se presenta el Formato DO-CAL-02, en el cual se registran los Resultados de la Evaluación de la Calidad de los Procedimientos. En el Formato DO-CAL-02, se registran todos los procedimientos por área o departamento, y los resultados obtenidos para cada parámetro, al efectuarse la revisión para verificar la calidad en los mismos, (formato DO-CAL-01). 22

23 8. MAPA CONCEPTUAL 23

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