La gestión de documentos como elemento sustancial para la transparencia. Alfonso Diaz-Rodríguez Gobierno de Asturias - España

Transcripción

1 La gestión de documentos como elemento sustancial para la transparencia. Alfonso Diaz-Rodríguez Gobierno de Asturias - España

2 TRANSPARENCIA Y VERDAD NO SON SINÓNIMOS

3 La transparencia resulta ser una necesidad constante de la sociedad con el fin de conocer las reglas, normas y procedimientos de quienes actúan en la esfera del sector público, en sus diferentes cargos, convirtiéndose en los últimos años en tendencia, es casi podríamos afirmar una moda.

4 el planteamiento sobre transparencia no es correctivo, ni tan siquiera paliativo, sino que resulta ser preventivo.

5 La transparencia es algo muy sencillo de entender, simplemente es dar noticia de algo (RAE, 2014). desde un punto de vista técnico, el de archiveros y gestores de documentos, se define a este término como el conjunto de datos a los que se ha dado valor a partir de la recopilación, análisis, e interpretación, de los mismos. Quédense con algunos conceptos del término transparencia: recoger, analizar, interpretar, y anunciar, (publicar).

6 gestión de documentos conjunto de funciones, actividades y procesos que en una organización se aplican a los documentos a lo largo de su vida para garantizar su producción, su autenticidad, su integridad, su conservación, su fiabilidad y su disponibilidad (Heredia, 2011, 118)

7 transparencia activa, conjunto de informaciones cuyo conocimiento sea relevante para garantizar la transparencia de actividades relacionadas con el funcionamiento y control de la actuación pública

8 transparencia pasiva conjunto de informaciones o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación del régimen jurídico y que hayan sido producidos o adquiridos en el ejercicio de sus funciones

9 Procesos transversales de gestión de documentos Diseño de tipos de documentos comprende el conjunto de operaciones destinadas a analizar la función, el contenido informativo, la estructura y el contexto de los documentos

10 Procesos transversales de gestión de documentos Captura proceso de entrada de los documentos en un sistema de gestión administrativa.

11 Procesos transversales de gestión de documentos Registro legal de documentos proceso de control, paralelo al de la captura y establecido como un requisito legal, por el que se genera el correspondiente asiento registral de los documentos,

12 Procesos transversales de gestión de documentos Clasificación de documentos conjunto de operaciones encaminadas a agrupar los documentos y expedientes, que se generan en el ejercicio de cada actividad administrativa

13 Procesos transversales de gestión de documentos Descripción se entiende por descripción el proceso de identificar, organizar y registrar aquella información que representa el contenido de los documentos y su contexto

14 Procesos transversales de gestión de documentos Acceso a los documentos proceso mediante el cual las personas ejercen su derecho a localizar, recuperar y utilizar la información contenida en los documentos

15 Procesos transversales de gestión de documentos Calificación de los documentos conjunto de operaciones encaminadas a establecer los criterios concretos que permitirán o no el acceso a los documentos, tanto a nivel de series de documentos, como de los documentos simples que forman parte de un expediente

16 Procesos transversales de gestión de documentos Determinación de los documentos esenciales se entiende por documentos esenciales aquellos que resultan fundamentales para asegurar la ejecución de las obligaciones legales, administrativas y financieras de la organización

17 Procesos transversales de gestión de documentos Valoración de documentos y determinación de plazos de conservación proceso de análisis del contexto y de las características administrativas, legales e informativas de los documentos, que dará como resultado el establecimiento de los períodos de conservación, transferencia o eliminación

18 Procesos transversales de gestión de documentos Conservación de los documentos conjunto de operaciones que se requieren para asegurar el mantenimiento del contenido, contexto y componentes de los documentos, así como su valor probatorio a lo largo del tiempo

19 Procesos transversales de gestión de documentos Destrucción o eliminación Comprende el conjunto de operaciones realizadas sobre los documentos para el borrado de la información, incluidos los metadatos asociados y, en su caso, la destrucción física del soporte

20 CONCLUSION los procesos de gestión de documentos tienden a reforzar jurídicamente el contenido del derecho de acceso a la información pública y los instrumentos para ejercerlo

21 Sin documentos no hay acceso a la información, y mucho menos transparencia(g. Maldonado, BUAP, México, 2014)

22 Muchas gracias