Ajuntament de Balaguer

Transcripción

1 ANNEX II REGLAMENT INTERN DEL REGISTRE DE FACTURES I CGRO Article 1.Òrgan responsable L òrgan responsable de la gestió del registre de factures i altres documents emesos pels contractistes serà (+) que de forma genèrica indica al conjunt de titulars de la, Secretaria- i òrgans responsables de la comptabilitat. Article 2.Funcions A la (+) li correspon l assentament informàtic en el Registre i actuacions derivades, custodiar la còpia de la factura i de la relació valorada registrada, facilitar a la Tresoreria la informació comptable que afecti a terminis i dades de pagament, efectuar els requeriments a l Òrgan responsables del reconeixement de l obligació (en endavant CGRO) i la formació de relacions que s incorporen a l Informe de Tresoreria. Article 3.Concepte de factures i altres documents emesos pels contractistes 3.1.La factura és el document, amb efectes fiscals, emés pel creditor derivat d una operació de compravenda o d una prestació de serveis o realització d obres i que expressa l obligació de pagament del deutor. No són factures: - L albarà és el document que acredita la recepció d un subministrament. - La factura proforma no és una obligació de pagament sinó un compromís d adquisició, no té efectes fiscals i la seva pràctica ha sorgit en conceptes subvencionables o per a sol licitar previ finançament bancari. - Els documents substitutius de les factures (arts. 4 i 7 del RD 1496/2003) com són els tiquets però que no poden ser admesos per l Administració ja que, en tot cas s han d emetre factures, en aplicació de l article 2.2 lletra f). 3.2.Per altres documents emesos pels contractistes a efectes de justificar les prestacions realitzades són les relacions valorades d obres que emeten els contractistes ja que les certificacions d obres les emet l Administració. Article 4.Condicions d accés al registre 4.1.De factures: Queden exceptuades de ser registrades en el Registre de Factures: a) aquelles que siguin presentades pels adjudicataris de subvencions de l Administració local com justificants de subvencions. b) les que es tramitin a través de Comptes de Bestretes de Caixa i Pagaments a Justificar que es registraran després de la seva justificació pel responsable. c) Altres en les que no sigui el destinatari l Administració receptora de la mateixa, per exemple, les referents a obres de Plans Provincials executats pels Ajuntaments per delegació de les Diputacions. La (+) tindrà que comprovar per a accedir al seu registre: a) que la factura compleix els requisits fiscals exigibles per la normativa tributària (en l actualitat art. 6 ó 7 del RD 1496/2003, de 28 de novembre) i que es presenta acompanyada d altra marginada com còpia (art. 2.2.f).

2 Un requisit que afecta a terminis mereix ser observat amb especial atenció i és si ha transcorregut el termini màxim de trenta dies des de la data de recepció efectiva de les mercaderies o prestació dels serveis (Art. 4.2 de la Llei 30/2004 i arts. 6.i) i 9 i 11 factures recapitulatives- del RD 1496/2003) fins l expedició de la factura, ja que és obligació tributària per l art. 6.1.i) exigir que en el text de la factura hagi expressament d indicar la data en que s hagin efectuat les operacions que es documenten. Si no els compleix haurà de ser rectificada (art. 13 RD 1496/2003) i se li tindrà que atorgar termini per a la seva subsanació de conformitat amb la Llei 30/92 però advertint que s interromp el còmput a efecte de terminis de pagament. En l Annex s adjunta un model de document de devolució de la factura/relació valorada. b) Si ha transcorregut el termini de 30 dies des de la seva expedició a la seva presentació davant el Registre d, es pot registrar d entrada però haurà d advertir-se la infracció dels arts. 4.2 Llei 3/2004 i article 15 RD 1496/2003 i per ser aquesta demora imputable al contractista se l advertirà que la data d inici del còmput per al pagament és la del registre a. 4.2.D altres documents emesos pels contractistes: Són les relacions valorades dels contractistes. Aquesta novetat del seu Registre ha de permetre una adaptació important dels programes informàtics del registre de factures ja que en la majoria d ells s inicia el registre amb la certificació d obres pel que s hauria d agregar un estat anterior per a les relacions valorades que ha d anar-se actualitzant amb les certificacions d obres i finalment amb la factura que es rebi després del seu abonament (1). Article 5. Òrgan responsable del reconeixement de l Obligació (CGRO) 5.1.La gestió de les factures i de les relacions valorades s encomana a l Òrgan responsable del reconeixement de l obligació (en endavant CGRO). Un cop assentada la factura i/o la relació valorada, la Llei 15/2010, de 5 de juliol, per la que s estableixen mesures de lluita contra la morositat en les operacions comercials indica que les mateixes siguin remeses al CGRO. 5.2.L òrgan gestor responsable de l obligació econòmica pot ser unipersonal o una Unitat Gestora. Però en tot cas, s haurà d identificar un titular i, almenys un suplent i qualsevol canvi posterior haurà de ser objecte de comunicació immediata a amb objecte de tenir permanent actualitzada la informació. Si s optés per més d un òrgan gestor es tindrà que establir en el cas de que no es pugui identificar per la Unitat que hagués de gestionar la factura, que en el seu defecte té caràcter residual. 5.3.El CGRO és qui formarà l expedient per al reconeixement de l obligació que l inicia quan se li remet la relació valorada registrada per (+) i que, com a mínim, haurà d incloure: - la certificació d obres (ha d abandonar-se la pràctica tradicional de coincidència en la redacció i en les dates de la relació valorada i la certificació d obres però en que la seva signatura de facto és, en molts casos, molt posterior). - Còpia de la mateixa s haurà de remetre al Registre de Factures per al seu emparellament amb la relació valorada, actualització de dades i comunicació a Tresoreria per a les seves previsions de liquides. - l exercici de la funció fiscalitzadora per (el seu titular potser que no sigui coincident amb el responsable del registre de factures en el supòsit d òrgan comptable) (2). - les tramitacions necessàries per a l existència de consignació pressupostària adequada i suficient.

3 - l acte administratiu del reconeixement de l obligació. - la notificació del mateix a la (+) per a la seva comptabilització. - el requeriment al contractista, després del pagament que li comunicarà la Tresoreria, de la factura i còpia que hauran de ser entregades en el Registre d per a tancar l assentament registral de la mateixa El CGRO establirà un circuit de gestió de factures i documents acreditatius que garantitzi el compliment dels terminis legals de pagament, concretant responsables, responsabilitats i terminis Es configuren com estats de tramitació bàsics previs al reconeixement de l obligació respecte als que es rendirà la informació al Ple i que en el seu defecte hauran de ser introduïts en el programa de gestió de factures els següents: - Registrada. - Conformada sense crèdit. - Disconforme. - Justificada l absència de tramitació. - Junta de Govern (JG): Pendent de tramitació per Secretaria. - Verificada (V): Decretada però sense número d operació Reclamacions Art. 217 TRLCSP: Caldrà determinar el responsable de respondre de les reclamacions que puguin formular els proveïdors per impagament doncs si no tàcitament transcorregut un mes s entendrà reconegut el venciment del termini de pagament amb les conseqüències gravoses per la inactivitat de l Administració. 5.7.Posteriorment, la (+) comptabilitzarà la fase de reconeixement de l obligació amb els justificants que concretin les Bases d Execució del Pressupost (art. 58 i ss. RD 500/1990). Tot l anterior, sense perjudici de la funció fiscalitzadora de la que pot no coincidir amb l òrgan comptable responsable del Registre d. Article 6. Requeriment al Centre Gestor (CGRO): 6.1.D acord amb l establert en l article 5.3 de la Llei 15/2010, transcorregut un mes des de l anotació en el registre de la factura o document justificatiu sense que el centre gestor hagi procedit a tramitar l oportú expedient de reconeixement de l obligació, derivat de l aprovació de la respectiva certificació d obra o acte administratiu conforme amb la prestació realitzada, la o l òrgan de l Entitat Local que tingui atribuïda la funció de comptabilitat requerirà a aquest òrgan gestor per a que justifiqui per escrit la falta de tramitació d aquest expedient. 6.2.El requeriment és similar als informes en virtut de l article 222 TRLRHL i haurà: a) Sol licitar es justifiqui per escrit en el termini de 10 dies. b) Advertir dels terminis legals de pagament, conseqüències per incompliment i les conseqüències pressupostàries si comptablement no es reconeixen les obligacions a 31 de desembre de cada exercici. c) Ser actualitzable pel CGRO si s avança a través dels estats previs al reconeixement dins del termini de tres mesos ja que sota aquest esquema es configurarà la informació agregada a rendir al Ple. 6.3.El còmput del termini d un mes: a) Data d inici: És des de l anotació en el Registre d (+) pel que aquesta ha de quedar-se amb la còpia però donar trasllat de l original immediatament al CGRO en virtut de la Llei 15/2010 en el seu article 5.2. b) Data final: la notificació a (+) de l acte administratiu del reconeixement de l obligació.

4 Article 7.Modificacions posteriors: Aquest Reglament intern precisa esser desenvolupat i ampliat, pel que la tramitació de la seva modificació serà la mateixa que per a la seva aprovació inicial, és a dir, per Decret d Alcaldia. Article 8. Entrada en vigor: L entrada en vigor d aquest reglament intern serà a partir de l 1 de gener de (1) Hi ha consultes vinculants de l AEAT sobre el meritament de l IVA segons hagi recepció parcial o total de l obra segons les quals el reconeixement de l obligació es faria amb la certificació d obres i fins que no es pagui per anticipat no hi hauria obligació del contractista d expedir la factura (2) És cert que les normes de fiscalització prèvia de la IGAE, que són una referència, exigeixen la factura per al reconeixement de l obligació però això és anterior a la modificació de la normativa de l IVA precisament per alleugeriment dels contractistes

5 Annex-Document de devolució de la factura/relació valorada DOCUMENT DE DEVOLUCIÓ DE LA FACTURA/RELACIÓ VALORADA DE: REGISTRE D INTERVENCIÓ A:... Per la present, procedim a tornar-li la factura/relació valorada que ha presentat en aquest Registre: DADES DE LA FACTURA QUE ES TORNA: Núm. Fra... Data... Import... MOTIUS DE LA DEVOLUCIÓ (S assenyalen amb una X) No consta persona que ha efectuat l encàrrec Falta algun dels requisits obligatoris de normativa tributària, que és... No consta en el text la data de la prestació Altres motius: Li preguem que substitueixi la factura per una amb nova data d emissió que incorporarà la subsanació dels defectes trobats. Si desitja enviar-la per correu haurà de dirigir-la expressament al Registre de factures,, Plaça Mercadal, 1. Agraint-li la seva col laboració, Responsable del Registre de Factures