2º Curso: SERVICIOS DE RESTAURACIÓN

Transcripción

1 Módulo: SERVICIOS EN BAR-CAFETERÍA Tema 5. Realización de Facturación y Cobro de los servicios ofrecidos a la clientela reconociendo los elementos de una Factura 2º Curso: SERVICIOS DE RESTAURACIÓN 1

2 1. EL PROCESO DE FACTURACIÓN La facturación incluye una serie de procesos administrativos que tienen como fin último el control de la producción diaria y la elaboración de las facturas destinadas a los clientes. Este proceso está encomendado al cajero/facturista cuyas funciones específicas son las siguientes: a) Sellar el original de las comandas y guardar la primera copia para utilizarla en la elaboración de las facturas. b) Elaborar la factura destinada al cliente, ya sea por medios manuales o mecánicos. e) Cobrar la factura al cliente mediante las distintas formas de pago (metálico, tarjetas de crédito, cheques, etc). c) Confeccionar la caja del día y cuadrar el arqueo de caja. e) Elaborar la liquidación del restaurante, así como cualquier otro informe que establezca la dirección del establecimiento (diario de producción, informe de ventas, etc). 2

3 Diagrama del proceso de facturación - 2. LA COMANDA El proceso de facturación comienza con la toma de la comanda por parte del personal de sala. Dado que ésta sirve como soporte documental básico para que el proceso se realice correctamente, es fundamental que el personal de sala ponga especial cuidado en su confección. 3

4 La comanda está compuesta por un original y dos copias y en ella deben aparecer los siguientes concentos: El número de mesa. El número de personas. El número de habitación ( si se trata de un hotel y el cliente está alojado en él) La fecha y la firma de la persona que la confeccionó. Una vez que el primer maitre ha tomado nota de los servicios solicitados por los clientes, el recorrido de la comanda es el siguiente: 1. El jefe de sector lleva a facturación el original y la primera copia. 2. El original es sellado por facturación y posteriormente entregado al departamento encargado de servir los productos (cocina, bodega, etc.). Este departamento no debe entregar ningún producto si el original de la factura no viene sellado por facturación. De esta manera se puede controlar que todos los géneros entregados han sido cargados en la factura del cliente. 3. La primera copia permanece en facturación y basándose en ella el cajero (facturista) elabora las facturas de clientes y demás documentos establecidos por la dirección. 4. La segunda copia permanece en poder del jefe de sector para realizar el servicio. Existen determinadas situaciones que pueden afectar a este proceso de facturación, siendo las más comunes las siguientes: a) Que una vez tomada la comanda de una mesa se incorpore un nuevo comensal. En este caso el primer maitre debe elaborar una nueva comanda para ese comensal; en esta comanda debe aparecer la suite. El proceso que sigue en esta nueva comanda es al anterior. b) También se usa la palabra Suite (que designa a aquellos comensales que se incorporaron una vez tomada la comanda o cuando se solicita una nuevo plato) cuando un cliente al que ya se le ha tomado la comanda solicita un nuevo plato, pero a diferencia del anterior caso el número de personas de la mesa no varía. c) Cuando un cliente devuelve un plato, se confecciona una comanda en la que aparece el término Retour (este término indica en la nueva comanda la devolución de un plato). En este caso, la comanda sigue el mismo proceso administrativo, realizando las oportunas modificaciones en la factura del cliente. 4

5 Modelo de Comanda - Diagrama del recorrido de la comanda - 5

6 3. LA FACTURA La factura es el documento que el restaurante entrega al cliente como justificante de pago de los servicios consumidos por éste en el establecimiento. Existen diferentes formatos de facturas, aunque en todos ellos deben aparecer como mínimo los siguientes conceptos: Datos del establecimiento: nombre comercial, dirección, teléfono, DNI/Código de Identificación Fiscal (CIF) y categoría del establecimiento. Número de factura. Datos del cliente: nombre, número de mesa, número de personas y fecha. Descripción de los servicios consumidos por el cliente, con especificación de la cantidad y el precio unitario de cada uno de ellos. Subtotal o suma del importe total de los servicios. IVA, que puede o no estar incluido en los precios fijados por el establecimiento. En cualquier caso este punto se hace constar claramente en las facturas. Total factura, que se obtiene por la suma del total más el IVA correspondiente, o bien mediante la suma de los servicios consumidos si los precios fijados incluyen el IVA. Existen también la posibilidad de diferenciar los distintos importes en función del departamento que preste el servicio (cocina, bodega o bar). Para la elaboración de la factura, el cajero/facturista parte de la copia de la comanda entregada por el personal de sala, en la cual deben aparecer todos y cada uno de los servicios consumidos por el cliente. 6

7 Modelo de factura - El proceso de facturación puede realizarse por medios manuales o mecanizados. En la actualidad la facturación mecanizada (ya sea mediante la utilización de facturadoras o de programas informáticos) se ha impuesto en la gran mayoría de los restaurantes de mediano o gran tamaño, debido a que este tipo de facturación ofrece una serie de ventajas importantes. 7

8 a) Permite una mayor fiabilidad en todos los cálculos matemáticos de proceso, eliminando posibles errores humanos. b) Posibilita la realización de todo tipo de correcciones o modificaciones en las facturas, mejorando la presentación de estas al cliente. c) Facilita la elaboración de todo tipo de informes y resúmenes de producción, liberando al personal de un costoso trabajo administrativo. d) Simplifica todo el proceso administrativo de control de economatos, consumos de los distintos departamentos, etc. Sistema de cobro: contado y crédito Cuando el cliente solicita la cuenta de los servicios consumidos en el establecimiento, el cajero/facturista cierra la factura de la mesa y la pasa al personal de sala, el cual a su vez se la entrega al cliente para su cobro. Una vez que el cliente recibe la factura, hay dos formas básicas de cancelar el importe de la misma: Contado. El cliente hace efectivo el pago de la factura abonándola en metálico, divisas, tarjeta de crédito o cualquier otro medio de pago aceptado por el establecimiento. Algunas empresas consideran determinados medios de pago como crédito, es el caso de las tarjetas de crédito. Una vez que el cliente efectúa el pago al contado, se le entrega el original de la factura como justificante de dicho pago. Crédito. A diferencia del caso anterior, el cliente no abona la factura, sino que simplemente la firma. El crédito se produce básicamente en tres situaciones: a) Cuando el cliente tiene crédito personal en el establecimiento, ya sea a nivel particular o bien a nivel de empresa. b) Cuando el cliente acude al establecimiento con un bono, ya sea de agencia o no, que cubre el pago de la factura por los servicios consumidos. c) Cuando se trata de un establecimiento hotelero y el cliente permanece alojado en el mismo. En este caso, la factura del restaurante o bar debe pasarse al departamento de facturación del hotel para que sea anotada en la factura general del cliente. En cualquier caso, el original de la factura no se le entrega al cliente, ya que sirve como justificante para el cobro de los servicios prestados, por lo que le original de la factura debe estar siempre en manos del establecimiento. El importe de la factura puede ser cancelado por abono al contado o mediante el crédito. 8

9 4. CIERRE DE FACTURAS Y PRESENTACIÓN AL CLIENTE En la actualidad, se ha sustituido el sistema manual de facturación por el ordenador, que realiza los cargos instantáneamente, con el ahorro considerable de tiempo que esto conlleva. El procedimiento a seguir para el cierre de facturas y su posterior presentación es el siguiente: 1. Se tendrá especial cuidado de no presentar una factura al cliente antes que la haya solicitado. 2. Una vez solicitada, el Jefe de Rango mandará a su ayudante a facturación para que dé la orden de cerrar la factura de la mesa correspondiente. 3. Cuando la cajera haya cerrado la factura, se la pasará al ayudante sobre una bandejita, y doblada de tal forma que no se vea el importe, pero sí el anagrama. 4. El Jefe de Rango pasará la factura: al cliente que se la ha solicitado, por su derecha, retirándose a continuación. 5. Una vez que el cliente ha depositado en la bandeja el importe de la factura, bien en metálico o con tarjeta de crédito, el Jefe de Rango la retira y abona en caja. 6. El caso que el cliente haya abonado el importe con tarjeta, el Jefe de Rango volverá con la tarjeta, el impreso con copia que acredita dicho pago, y. un bolígrafo para la firma del original. 5. LIQUIDACIONES Este de documentación es más frecuente en los establecimientos hoteleros, donde cada departamento, al final del día, debe presentar una liquidación de todos los servicios prestados, facturados y cobrados (ya sea por crédito o por contado). El impreso utilizado para realizar las liquidaciones difiere de unos establecimientos a otros. Un ejemplo sería la liquidación conjunto para los tres servicios que presta el restaurante (desayuno, almuerzo y comida), y si bien existe la posibilidad de realizar una liquidación para cada uno de los servicios 9

10 Para confeccionar el impreso, el cajero/facturista parte de las facturas de cada una de las mesas, anotando los importes producidos en cada uno de los conceptos. Este formato distingue claramente entre la facturación en concepto de menú y la producida en concepto de carta. En los restaurantes de los hoteles se debe conocer el número exacto de clientes propios y de pasantes. Si un cliente acuda al restaurante del hotel sin estar alojado en él, la casilla utilizada para el número de habitación debe quedar en blanco, de esta manera se puede saber el número exacto de cliente propios y de pasantes. Esta liquidación se entrega a la persona responsable de la facturación del general hotel (normalmente el departamento de caja/recepción) junto con la caja del día. Evidentemente la suma de los conceptos de contado y crédito debe cuadrar con la suma de la producción total de cada uno de los servicios. Así mismo la suma de la columna «contado» de la liquidación debe cuadrar con lo realmente cobrado por el cajero/facturista de comedor y que se refleja en la caja del día. Modelo de impreso de liquidación de restaurante - 10

11 6. CIERRE DE CAJA Al finalizar el turno, cada uno de los cajeros debe realizar la actividad más importante, que consiste en cerrar administrativamente el turno o servicio, según las circunstancias, y organización de la empresa. En esta actividad, se debe hacer una lectura de todas las teclas-cuentas que tiene el cajero o máquina registradora. Si el sistema de trabajo es manual, se deberá confeccionar en primer lugar un cuadro de liquidación, verificando las copias de todas las facturas que tendrán, al mismo tiempo, las copias de las comandas. Se repasará si todo lo que figura en éstas ya está incluido en las facturas, si están bien valoradas, si la suma es correcta y, por supuesto, si todas están Incluidas en la liquidación, ya sea en el apartado de contados o en el apartado de créditos. El impreso Caja del día se utiliza como resumen de lo cobrado y pagado por el cajero durante el día. Al igual que en el resto de los documentos, existe una gran variedad de formatos posibles, si bien en todos ellos suelen aparecer los datos reflejados en el ejemplo. En este impreso se deben anotar todos los cobros y pagos realizados por el cajero, especificando en el resumen de caja el importe total de los cobros por cada uno de los conceptos posibles. La diferencia entre lo cobrado y lo pagado es el total de caja. El arqueo de caja se utiliza para que el cajero pueda especificar cómo entrega a la administración del establecimiento todo lo cobrado durante el día. Evidentemente el arqueo de caja y el total de caja deben coincidir. 11

12 Modelo de impreso para la elaboración de la caja del día - Nota: Otros registros que no vamos a describir sería el Diario de producción y el informe de ventas 12