APROVISIONAMIENTO INTERNO DE MATERIAS PRIMAS PROCEDIMIENTOS PARA SU EJECUCIÓN Y DISTRIBUCIÓN CIRCUITOS DE DOCUMENTOS

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1 APROVISIONAMIENTO INTERNO DE MATERIAS PRIMAS PROCEDIMIENTOS PARA SU EJECUCIÓN Y DISTRIBUCIÓN CIRCUITOS DE DOCUMENTOS AUTORIA Jose Maria Rodriguez Ares TEMÁTICA DIDACTICA DE LAS ÁREAS ETAPA FORMACIÓN PROFESIONAL Palabras clave: Aprovisionamiento interno de materias primas. Procedimientos para su ejecución y distribución. Circuitos documentales. Inventarios. 1- INTRODUCCIÓN En este tema vamos a estudiar la distribución interna de las materias primas en los diferentes departamentos, como organizar el trabajo en función de las previsiones y como aplicar los instrumentos de control, desde la llegada de mercancía hasta su transformación y servicio a los clientes. 2- APROVISIONAMIENTO INTERNO DE MATERIAS PRIMAS a. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO EN FUNCION DE LAS PROVISIONES -ORDEN DE TRABAJO DIARIO EN: 1- ECONOMATO BODEGA La función de control que ejerce el economato es triple: entrada de géneros, almacenamiento y salida de géneros o mercancías. Según el tipo de establecimiento se puede dar los siguientes casos:

2 Entrada de géneros directamente al comedor, sin pasar por cocina, procedentes de economato. Entrada de géneros directamente al comedor, sin pasar por cocina ni economato. Entrada de géneros a economato, cocina y luego a comedor. Entrada directamente a cocina, sin pasar por economato. Resulta difícil realizar un control sobre estos movimientos, ya que ciertas mercancías no pasan por el economato. Para realizar un buen control, es preferible que todas las mercancías pasen por control de economato, y después se distribuya a los diferentes departamentos. Lo que se gana en control se pierde en tiempo de distribución, pero si lo primordial es el control de mercancías, es preferible que todo pase por economato. La orden de trabajo diario del economato-bodega es la siguiente: Se inicia la jornada con la recepción de proveedores. Esta recepción se realiza comprobando si el albarán de entrega coincide con la hoja de pedido a proveedores, y comprobar la mercancía para asegurarse de que no existe ningún tipo de anomalía. En algunos casos se rellenara la ficha de control a proveedores (figuran datos referentes a hora de entrega, embalaje, transporte, temperatura, fecha de caducidad, etc.). A continuación se procederá a la distribución de mercancías de los diferentes departamentos, previa entrega de los vales de pedidos correspondientes. Los encargados de recoger las mercancías son los pinches o ayudantes de los diferentes departamentos. La principal función del economato es atender las demandas de los diferentes departamentos, por lo que en los turnos de tarde-noche, las necesidades estarán cubiertas por personal de guardia. Dicho personal realizará otras tareas que le sean encomendadas durante la guardia (registro y recepción de documentos, control de stock, etc.). La jornada laboral termina cuando los diferentes servicios de la noche han sido abastecidos. 2- COCINA La planificación del trabajo dependerá del tipo de sistema y características del establecimiento: restaurante que trabaja a la carta, menú, buffet, etc., pasando por hotel que trabaja desayunos, almuerzo, cena, eventos especiales, personal, room-service, etc. En caso de hotel, todos los datos tienen que ser conocidos por el jefe de cocina. El documento que le informa es el estadillo de ocupación y previsión, que se lo facilita recepción. Los datos que figuran son: ocupación, régimen de pensión alimenticia, eventos especiales, etc. El orden de trabajo se puede resumir de la siguiente forma: El jefe de cocina planifica la jornada la víspera, realizando el relevé y analizando el estadillo de ocupación y previsión; con estos datos realiza la petición de compras a proveedores y los vales de pedido a economato.

3 A la mañana siguiente entrará la brigada de desayuno, que realizará la mice en place y dará el servicio. Los siguientes en entrar son los pinches y ayudantes, que son los encargados en poner en funcionamiento los generadores de calor, levantar fondos y retirar géneros de economato. Cuando esté todo el personal al completo, comienza la mice en place de todas las partidas; se empieza a generar movimientos de géneros desde las zonas de almacenamiento o conservación a los diferentes puntos de trabajo, al movimiento de géneros entre partidas con los vales o transfers, etc. Una vez terminada la mice en place, el personal se dirige a comer. Después de la comida empieza el servicio, cumpliendo los horarios de apertura y cierre establecidos por la dirección. Terminado el servicio, el jefe hará el recuento de las comandas, anotando el relevé o parte de consumo y supervisará la mice en place de cierre. Para el servicio de cena se sigue el mismo procedimiento. 3- RESTAURANTE BAR El maître de hotel, recibe de recepción el estadillo de ocupación o previsión, para que este departamento planifique el trabajo con suficiente antelación. En las tareas de mice en place se realizará las siguientes actividades: Limpieza del local y mobiliario (por el departamento encargado) Distribución de mesas, sillas, aparadores, etc. Repaso de material Reposición de géneros Montaje Planificación del servicio Servicio propiamente dicho Mise en place de cierre En función del tipo de servicio u oferta, la orden de trabajo será la siguiente: - Desayunos Este tipo de servicio irá acorde con la categoría del establecimiento, pudiendo dar servicio de buffet para grupos, tradicional para clientes de paso o alojados y room-service. La responsabilidad del servicio puede delegar en el 2º maître o en un jefe de sector, en cuanto a planificación, montaje y servicio. Una vez

4 terminado el servicio, con las comandas se hace el releve para que posteriormente el maître realice la propuesta de pedidos a mercado y a economato. En el caso de room-service puede encargarse el mayordomo de pisos o la brigada de restaurante. Para agilizar el servicio existe las ordenes de desayunos, que las envía recepción, o los mismos clientes pueden llamar al servicio de room-service. Al termino del servicio, se procede a la mice en place de cierre, para poder realizar el relevé. A continuación se realizará la propuesta de pedido a mercado y vales de economato. - Almuerzo y cena Su orden de trabajo diario puede resumirse en: Por la mañana, a la llegada de la plantilla; se retira de lencería por medio de vale la ropa necesaria, y de economato la mercancía o géneros correspondientes. Repaso del material para el montaje. Montaje propiamente dicho, y preparación de carros, buffet, etc. Comida de personal. Servicio propiamente dicho El servicio se da por terminado con la mise en place de cierre y las previsiones necesarias para el servicio de cena, que se desarrollará de la misma manera que el almuerzo, realizando al final de la jornada un estudio de las comandas para hacer el releve diario de comedor. Con estos datos se hacen los pedidos a economato y las propuestas a proveedores. - Banquetes Hoy día estos servicios se han extendido en los restaurantes y hoteles de diferentes categorías. Estos servicios se le ofrecen al cliente ya conformados y ajustados de precio, pudiéndose modificar a gusto de la clientela, y en función del tipo de celebración. Las funciones de responsabilidad en cuanto a mice en place y servicio delega normalmente en el 2º maître. La mice en place se tiene que realizar de forma muy exhaustiva, ya que la cantidad de material que hay que utilizar es elevada y de muy diferente naturaleza: tableros de diferentes formas, tiras, manteles, cubertería, pedidos especiales a bodega, etc. La orden de trabajo se puede resumir en: El 2º maître recibe el documento con la orden de banquete, donde se especifica fecha y hora, tipo de celebración, número de comensales, tipo de montaje, menú, decoración, y demás extras. El responsable hará el vale de pedido a lencería, que será retirado por un ayudante. Se procede a la distribución de mesas y sillas, tirar manteles, montaje, repaso de material, colocación de mesas auxiliares y mise en place de todo lo necesario para el servicio. Llegada la hora el servicio se dará en colaboración con cocina, según proceda.

5 3- PROCEDIMIENTOS PARA SU EJECUCIÓN Y DISTRIBUCIÓN La coordinación entre departamentos se tiene que desarrollar de una forma rápida y correcta, para realizar el trabajo de forma eficaz. Desarrollaremos los instrumentos que utilizan los diferentes departamentos: 1- ECONOMATO BODEGA Recibe: Vales de cocina, restaurante, cafetería, bar, room-service. Albaranes de proveedores Emite: Pedidos a mercado Vales-transfers entre departamentos Archiva y tramita: Reporte de compras diarias Fichas de inventario permanentes Parte de consumos Inventarios 2- COCINA Recibe: Vales-transfers entre partidas, de comedor y otros departamentos Comandas de restaurante, room-service, cafetería Albaranes de proveedores Parte de ocupación diaria de la recepción del hotel Emite: Hojas de pedido a mercado directamente a proveedores, Dpto. compras.. Vales-transfers a otros departamentos Tramita o controla: Ficha técnica de alimentos Escandallos Relevé Parte diario de consumo Inventarios

6 3- RESTAURANTE BAR Recibe: Vales-transfers de diferentes departamentos Comandas del comedor, bar, terrazas. Parte diario de ocupación de recepción Albaranes de proveedores Emite: Hojas de pedido a mercado a proveedores Vales-transfers de cocina, lencería, almacén, economato. Tramita o controla: Inventarios Facturas en coordinación 4- CIRCUITOS DE DOCUMENTOS 1- COCINA Pedidos a proveedores El jefe de cocina realiza el pedido y lo traslada al departamento de compras; este centraliza todos los pedidos, y los destina a los diferentes proveedores. Cuando el pedido llega, es recepcionado y revisado por la persona encargada, comprobando el albarán de entrega con la petición de pedido y anotando datos en la ficha de recepción de mercancías. El albarán se destina al departamento de compras para que lo revise y lo archive. Cuando el proveedor entrega la factura, el departamento de compras la comprueba con el albarán antes de dar el visto bueno al departamento de administración para que efectúe el pago correspondiente. Vales a economato El jefe de cocina rellena el vale con los géneros o mercancías que necesitan en cocina y este es trasladado a economato. El encargado de economato prepara el pedido. El vale es archivado en economato para realizar el parte de consumo diario y el reporte de compras diarias. Transfers a otros departamentos Este documento se utiliza para controlar el movimiento de géneros entre las diferentes partidas o departamentos, y lo rellena la persona responsable del área o departamento, y es destinado al

7 departamento que nos tiene que suministrar el producto. Este documento es archivado para justificar la salida de la mercancía. Comandas El original de la comanda llega a cocina para que preparen la petición del cliente. Una vez que han salido las peticiones, es archivada para que el jefe realice el parte diario de consumo o relevé; con estos datos podrá realizar el pedido a proveedores y vales de economato. Parte diario de ocupación El jefe de cocina recibe el parte diario de ocupación de la recepción del hotel para que pueda hacer las previsiones compras, pedidos y trabajo con una mayor exactitud. Escandallos, ficha técnica del alimento, relevé e inventario Son documentos internos del departamento de cocina, que no siguen ningún circuito, sino que sirven como herramientas de control de mercancías y géneros. 2- RESTAURANTE-BAR Pedidos a proveedores El procedimiento y recorrido de los documentos es el mismo que en los pedidos en cocina. Vales a economato y transfers El procedimiento y recorrido de los documentos es el mismo que en el departamento de cocina. Comandas La comanda se confecciona por triplicado. La copia original es para cocina; la primera copia es para facturación y la tercera para el jefe de rango. Durante el servicio, la copia del jefe de rango le sirve como herramienta de trabajo; después es archivada para realizar el parte de consumo diario y poder reponer los géneros consumidos. Facturación utiliza la copia de la comanda para hacer la factura al cliente, que puede ser abonada o firmada por este, para mandarla a recepción para que la cargue en la cuenta del cliente. Parte diario de ocupación Este documento lo remite el departamento de recepción a restaurante para que realice las previsiones de compras o trabajo con la mayor exactitud posible. 3- ECONOMATO-BODEGA Vales de pedidos Los vales, una vez han sido repartidos los géneros, son archivados para hacer el parte diario de consumo. Reporte de compras diarias Con los vales y albaranes se realiza el reporte de compras diarias. Este lo hace el departamento de compras y sirve para controlar los gastos de cada departamento.

8 Inventarios permanentes Es un documento interno que nos permite controlar el stock máximo y mínimo. 4- DEPARTAMENTO DE LENCERÍA Y REGIDURÍA DE PISOS Pedidos a proveedores Se realiza del mismo modo que en otros departamentos. Vales y transfers Se realiza del mismo modo que en otros departamentos 5- INVENTARIOS: CLASES Y PROCEDIMIENTOS DE EJECUCIÓN a. CLASES DE INVENTARIOS Se entiende por inventario el recuento de todo el material, utensilios, mobiliario y géneros que tiene el establecimiento. Por norma general cada departamento tiene un modelo propio que le permite realizarlo de forma rápida y sencilla. Los inventarios pueden realizarse sobre: Artículos de larga duración Artículos de economato-bodega 1- ARTICULOS DE LARGA DURACIÓN Se incluyen en este inventario todos los materiales fungibles, desde mobiliario, utensilios, herramientas, maquinaria, etc. Cada departamento cuenta con un inventario inicial, que lo irá actualizando con la frecuencia que marque la empresa. Este inventario se realizará fuera del horario de servicio y por término medio una o dos veces al año. Se anotarán las altas y bajas que se produzcan. El departamento de administración llevará todo lo referente a valoración y gastos producidos por las altas y bajas, para analizar los costes y beneficios. 2- ARTICULOS DE ECONOMATO Y BODEGA

9 Se incluyen en este inventario todos los géneros consumibles, normalmente no perecederos. Por norma general en el inventario se detalla todos los artículos que se pueden consumir en un mes; de esta forma se puede controlar los gastos de manera más eficaz. Existe otros tipos de inventarios, como la ficha de inventario permanente, que sirve para controlar el stock de máximos y mínimos; el inventario de cierre o apertura, que nos permite controlar los géneros que han quedado para el siguiente servicio, etc. b. PROCEDIMIENTOS DE EJECUCIÓN Las cantidades a comprar de cada producto se deben de realizar en consonancia con el stock máximo, mínimo y de seguridad, que fije la empresa. 1- TIPOS DE STOCKS Stock mínimo La cantidad mínima de género que debe de quedar en el almacén para cubrir la demanda hasta el momento de su reposición. Stock máximo Es la cantidad máxima que se tiene que almacenar de un producto, para evitar su deterioro y provocar los mínimos costes. Stock de seguridad Este porcentaje está por debajo del stock mínimo, y puede producirse por un retraso en el aprovisionamiento o por un consumo inesperado. 2- TIPOS DE VALORACIONES DE SALIDA El stock influye en el coste global de un producto. En los géneros perecederos y no perecederos es muy común la subida o bajada de precios, por lo que la fijación del precio unitario será la que venga reflejada en el albarán o factura. Para la valoración de las salidas utilizaremos otros procedimientos: Lifo La última entrada será la primera salida. Consiste en valorar las salidas al precio de las últimas entradas en almacén. Fifo Primera entrada primera salida. Si se realiza salida de géneros de diferentes entradas, se valorará cada lote con su correspondiente precio de entrada.

10 Nifo La próxima entrada será la primera salida. Este sistema es muy poco utilizado. Las salidas se valorarán al precio de la entrada. Media ponderada El precio de la entrada se suma al precio de las existencias y se divide por 2, dando el precio de salida. Este sistema varía de precio cada vez que entra mercancía. Precio medio Se suma el precio de un artículo según valla variando y luego se divide por las veces que haya variado, y el resultado es el precio de salida. Revaloración periódica Cada artículo se revaloriza periódicamente al ritmo del coste de la vida. Fundamentación Bibliográfica: Larousse Gastronomique Recepción y selección de materias primas y productos auxiliares Preparación del Puesto de trabajo, Seguridad, Higiene y Salud lab oral y Condiciones Medioambientales; Guía de Prevención de riesgos y medio ambiente para el Elaborador de Poroductos Cárnicos. vv.aa. Autoría Jose Maria Rodriguez Ares Cádiz,(Cádiz) Jussepe78@hotmail.com