Manual Archivo Digital Docencia Investigación (ADDI) Trabajo de Fin de Grado (TFG)

Transcripción

1 Manual Archivo Digital Docencia Investigación (ADDI) Trabajo de Fin de Grado (TFG) Escuela Universitaria de Estudios Empresariales Curso 2014/15 Adaptado de la Guía para completar un TFG en ADDI (29 enero de 2014) de la Oficina Técnica del repositorio de la Biblioteca Universitaria (UPV/EHU) [ 1

2 INDICE 1. INTRODUCCION 3 2. ACCES OADDI. 4 MedianteLDAP. 4 Mediantecontraseñanueva PERFILALUMNADO 5 4. PERFILTUTOR 8 2

3 1. INTRODUCCION El Archivo Digital para la Docencia y la Investigación (ADDI) es un repositorio de la biblioteca de la UPV/EHU que será utilizada por la Escuela Universitaria de Estudios Empresariales para la gestión de los Trabajos de Fin de Grado (TFG) durante el curso 2014/15. Esta plataforma permite que: - El alumno suba el TFG para la revisión por parte del tutor. - Una vez revisado el tutor acepte o solicite modificaciones sobre la versión - El TFG sea enviado a los miembros del tribunal para su evaluación - Cuando el TFG sea avaluado con más de un 8/10 se publique para su consulta por otros alumnos o profesionales. Nota importante: para acceder a la plataforma ADDI desde un ordenador que no sea de la universidad, será necesario conectarse a través del Acceso VPN. Las instrucciones para hacerlo se pueden encontrar en la siguiente página: Cuando los datos del TFG (Nombre alumno, título provisional del trabajo y nombre del tutor) son trasladados de GAUR a ADDI (se trasladan desde el Servicio de Secretaría cuando el estudiante solicita la defensa nunca antes) tanto el alumno como el tutor reciben la siguiente notificación en su correo institucional (remitente dspace@noreplay ). Alumno: Subject: DSpace: Se ha creado su proyecto fin de carrera Estimado/a Firstname of the author, Se ha creado su proyecto fin de carrera en ADDI-interno y ya está disponible para que pueda cumplimentarlo. El proyecto se ha creado con las siguientes caracteristicas: Título: Title of submission Colección: Name of collection Enviado por: submitter's name Tutor: Advisor's name Tan pronto como realice el envío, se lo notificaremos a su tutor. Muchas gracias! El equipo de ADDI-interno Tutor: Subject: DSpace: Se le ha asignado un nuevo proyecto fin de carrera El siguiente proyecto fin de carrera se le ha asignado: Título: Title of submission Coleccion: Name of collection Enviado por: submitter's name Tan pronto como el alumno envíe el proyecto, se lo notificaremos. Entonces podrá visitar la pagina de "My DSpace" para reclamarlo y revisarlo. page: link to 'my DSpace' page Muchas gracias! El equipo de ADDI-interno 3

4 2. ACCESO ADDI Desde el momento en que se recibe el notificando el alta del TFG en la plataforma se puede acceder a ella utilizando la siguiente dirección: y hacer clic en Entrar La siguiente pantalla dará al alumno la opción de identificarse mediante LDAP o crear una contraseña asociada a su correo electrónico Mediante LDAP Mediante contraseña nueva Si se utiliza la opción Introducir nombre y contraseña DSpace la primera vez es necesario crear una contraseña, para ello clickamos en olvido su contraseña? 4

5 Teclear la dirección de correo oficial y pulsar otra vez en el botón olvido su contraseña? Se recibe este mensaje: Se recibe en el correo electrónico institucional un con la siguiente url: Donde se accede para introducir la contraseña. Una vez obtenida se vuelve a Mi DSpace. 3. PERFIL ALUMNADO Subir el Trabajo Se debe acceder a Mi DSpace donde aparece el registro del TFG. Al pulsar abrir se visualizan los datos que describen el proyecto. Algunos proceden de GAUR, y otros los debe rellenar el alumno. Nota importante: No pulsar comenzar un nuevo envío 5

6 Datos a rellenar por el alumno para describir el trabajo: Título: aparece por defecto el título de la propuesta inicial introducida en GAUR. Debe cambiarse por el título final del trabajo. Descriptores: palabras clave que definen el trabajo y permitan encontrarlo. Resumen: debe incluir el objetivo, metodología y conclusiones de forma breve en el idioma o idiomas que elija el alumno. El ID de matrícula de proyecto de GAUR no se puede modificar. Una vez realizada la descripción del trabajo, se debe enviar el Trabajo en pdf y en un solo fichero. Si después de la revisión el tutor sugiere modificaciones el alumno debe subir un nuevo fichero pdf con estás. Antes de subir el nuevo fichero es necesario borrar el anterior. Nota importante: la plataforma genera otro archivo automáticamente que no se debe borrar ni intentar abrir. 6

7 Reserva de derechos: no es obligatorio indicar si el trabajo tiene copyright o licencias creativecommons para subir el TFG a ADDI, pero sí es recomendable. Una vez decididos qué derechos se van a reservar se deben poner los símbolos en la portada, abajo a la izquierda. Si se decide reservar todos los derechos (copyright), escribir año y nombre. En Word esa c se transformará directamente en el símbolo de copyright. Si se decide utilizar licencias creativecommons, visitar su página, decidir qué derechos se reservan y copìar y pegar los símbolos que derivan de ellos. No es necesario registrar el trabajo. Para añadir más ficheros, pulsar el botón correspondiente Una vez subido a ADDI el fichero, pulsar en siguiente y verificar todos los datos. Si no son correctos, la plataforma permite ir hacia atrás donde se necesite para modificarlos. Para terminar, el programa pide aceptar la licencia que autoriza a ADDI a difundir el documento cuando toda su gestión esté realizada. Si en GAUR se indica que existe una cláusula de confidencialidad, el trabajo se archiva, pero no se difunde públicamente. 7

8 Una vez finalizado el envío, se genera automáticamente un correo para el tutor del TFG, informándole de ello, para que proceda a su revisión. Nota importante: se debe tener en cuenta que una vez aceptada la versión final del documento por parte del tutor, el sistema niega la posibilidad de editarlo tanto al autor como al alumno. Tras la defensa, se hacen públicos en la plataforma únicamente aquellos TFG que han superado 8/10 en la calificación si el alumno no ha indicado lo contrario, mientras que los que no han superado esa nota quedan archivados en el repositorio privado. 4. PERFIL TUTOR/ DIRECTOR Cuando el alumno sube el TFG el tutor recibe un correo de ADDI notificándole que tiene una tarea por realizar. Es entonces cuando debe conectarse a ADDI a través de la url: e introducir su contraseña para poder acceder al fichero subido en su carpeta Mi DSpace. Aparece sin pulsar nada. Nota importante: No pulsar comenzar un nuevo envío Pulsando el botón Realizar esta tarea aparece la siguiente pantalla: 8

9 Pulsando visualizar el documento se puede abrir el TFG y tras su revisión se permiten 4 acciones: Si la versión está lista para su defensa, elegir ACEPTAR. Si debe modificarse, se debe RECHAZAR el envío y escribir las razones para rechazar el envío (modificaciones a realizar): Se pueden corregir los datos del TFG si no son correctos. Dejar la decisión para otro momento. La última opción no tiene validez en esta gestión. El alumno es informado de la decisión del director, mediante un correo electrónico generado automáticamente desde la plataforma. Nota importante: Se debe tener en cuenta que una vez aceptada la versión final del documento, el sistema niega la posibilidad de editarlo tanto al tutor como al alumno. Una vez constituidos los tribunales y aceptadas las defensas desde GAUR, cada miembro del tribunal recibe un automático de ADDI con los links a los trabajos que debe evaluar. 9

10 Tras la defensa, se hacen públicos en la plataforma únicamente aquellos TFG que han superado 8/10 en la calificación si el alumno no ha indicado lo contrario, mientras que los que no han superado esa nota quedan archivados en el repositorio privado. 10