LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL USO Y CONTROL DEL PARQUE VEHICULAR DEL INSTITUTO NACIONAL DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA

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1 LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL USO Y CONTROL DEL PARQUE VEHICULAR DEL INSTITUTO NACIONAL DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA Junio, 2015.

2 ÍNDICE PÁGINA Introducción 01 Objetivo I. Disposiciones II. Lineamientos II.1 Uso y Mantenimiento de Vehículos II.2 Dotación de Combustible II.3 Estacionamientos II.4 Asignación y Resguardo II.5 Responsabilidades II.6 Usuarios II.7 Siniestros II.8 Pago de Deducibles.. 12 III. Sanciones Anexos Glosario... 17

3 INTRODUCCIÓN: Con el propósito de contar con un instrumento normativo que permita regular el uso de los vehículos propiedad del INIFED y los contratados en arrendamiento, que responda a la necesidad de controlar y proteger los bienes patrimoniales directa o indirectamente del INIFED, se realizó el documento Lineamientos Generales para el Uso y Control la Infraestructura Física Educativa, en el cual se describen los procedimientos que deberán ser aplicados en el uso y control de los vehículos, buscando siempre la optimización de los servicios, destinados a las actividades y operación del INIFED. OBJETIVO: Disponer de Lineamientos aplicables al uso y control de los vehículos propiedad del INIFED y los contratados en arrendamiento, con el propósito de resguardar y proteger los bienes patrimoniales directa o indirectamente del INIFED; y enmarcar su asignación, resguardo y responsabilidades para su observancia. I. DISPOSICIONES GENERALES. Las disposiciones contenidas en estos Lineamientos son de interés general y de observancia obligatoria, y regulan el uso y control de vehículos utilitarios y asignados a los servidores públicos y demás personal que por la necesidad de sus actividades de carácter oficial y de las operaciones, utilicen o tengan bajo su resguardo vehículos propiedad del INIFED o contratados en arrendamiento. Por tratarse de bienes propiedad del INIFED o de bienes contratados en arrendamiento, los efectos de este documento será indistinto en ambos casos y todos los vehículos asignados y utilitarios deberán destinarse al uso oficial, 1

4 por lo que el uso indebido de estos vehículos, podría iniciar un procedimiento de responsabilidad en contra del infractor de estas disposiciones. II. LINEAMIENTOS. II.1.- USO Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS. El titular de la Unidad Administrativa a la que se asigne un vehículo, deberá firmar el resguardo (ANEXO UNO) y el inventario físico de vehículos oficiales (ANEXO DOS), siendo directamente el responsable de su conservación y uso que se le dé, el cual deberá ser exclusivamente para las actividades propias e inherentes a su cargo y/o de acuerdo con las funciones especializadas que desarrollen. Los vehículos oficiales por ningún motivo podrán ser transferidos, ponerse a disposición o conceder el uso de los mismos a favor de persona alguna, candidatos, partidos políticos y organizaciones políticas, cualquiera que sea su naturaleza, ya sea a título de comisión, préstamo, comodato o de otro título. Los vehículos oficiales deberán pernoctar en los estacionamientos del INIFED durante los fines de semana y días no hábiles, salvo las excepciones que a continuación se mencionan, siempre que se cuente con las debidas condiciones de seguridad en espacios que garanticen el resguardo de dichos vehículos: Estancia del vehículo en taller, debido a mantenimiento o reparación por siniestro, incluye la excepción de pernocta al vehículo oficial que se preste en forma temporal en sustitución del registrado. Comisión foránea que implique el uso de un vehículo oficial, la cual deberá 2

5 ser solicitada y justificada mediante el Formato Único de Solicitud de Servicios. (FUSS) o en su caso tarjeta informativa. Los asignados a Coordinadores Regionales del Programa Escuelas Dignas y otros Programas que requieran de su traslado a las Entidades Federativas. Los asignados a las Coordinadores Estatales del Programa Escuelas Dignas y otros Programas que se encuentren en el interior de la República Mexicana. En caso de requerirse la asignación de vehículos, para el desarrollo de labores sustantivas y/o emergentes de Directores, Gerentes, Subgerentes o demás personal, previa autorización del titular de la Dirección de Administración, se permitirá que no pernocten en las instalaciones del INIFED entre semana (lunes - viernes) pero invariablemente pernoctarán en éstas durante el fin de semana (sábado - domingo). Si algún vehículo utilitario, no pernoctó en las instalaciones del INIFED y no cuenta con la autorización correspondiente, se solicitará la justificación respectiva. En caso de que no exista justificación se procederá a dar aviso al Órgano Interno de Control, acompañado de los elementos documentales que reflejen el uso indebido del vehículo y el presunto responsable. Será responsabilidad del Departamento de Contratos y Servicios, elaborar un calendario para el pago de tenencias, así como solicitar su trámite de pago a la Gerencia de Finanzas, verificando que todos los vehículos cuenten con dicho requisito para su libre circulación. Es obligación del usuario confirmar con el Departamento de Contratos y Servicios, que el vehículo oficial cuente con el mantenimiento y verificación correspondiente, a efecto de evitar contratiempos o multas por la falta de verificación vehicular. 3

6 La Subgerencia de Materiales y Servicios conjuntamente con el Departamento de Contratos y Servicios verificarán periódicamente que los vehículos oficiales se encuentren en buen estado. Las composturas o arreglos del vehículo No Programadas, se realizarán previa autorización de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios En los casos en que por infracciones de tránsito se deriven, arrastre de grúa y corralón, se compruebe que el motivo fue imputable al usuario, las multas y/o pagos que se originen serán con cargo a este. El costo de las reposiciones de las licencias de manejo correrá a cargo del usuario. II.2.- DOTACIÓN DE COMBUSTIBLE. Los titulares de las unidades administrativas que tengan asignado un vehículo, contarán con una dotación mensual de combustible, mediante el sistema CHIP Y/O TAG, colocado en el parabrisas del vehículo. De acuerdo a las especificaciones siguientes: Área Monto Máximo Mensual Dirección General. $8, Coordinador Técnico, Órgano Interno de $4, Control y Directores. Gerentes, Coordinador Regional y/o De $1, a $2, Coordinador Estatal. Subgerentes (En su caso) De $1, a $2, Servicios De $ a $2,

7 Sindicato. $1, La Dirección de Administración, realizará las actualizaciones de la dotación de gasolina que estime necesarias, de acuerdo a las necesidades del INIFED, dando aviso a los usuarios de los vehículos, a través de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Todos los vehículos oficiales, llevarán un registro mensual en la bitácora de consumo de gasolina. No habrá cargas adicionales a los montos antes establecidos, salvo causas debidamente justificadas y autorizadas por la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Para el caso de comisiones de trabajo o préstamo de vehículos utilitarios, se realizarán cargas adicionales a los montos autorizados para llegar a su destino, previa autorización de la Cuando la comisión de trabajo sea en el interior de la República, deberán programar viáticos ante la Gerencia de Finanzas, con el fin de cubrir el suministro del combustible requerido. Será responsabilidad del usuario, proporcionar copia de los gastos de combustible utilizados en dicha comisión al Departamento de Contratos y Servicios, con el propósito de llevar el control de consumo del combustible. El Departamento de Contratos y Servicios, será responsable de informar a los usuarios, la ubicación de los centros de carga de combustible autorizados. 5

8 II.3.- ESTACIONAMIENTOS. La Generales, será la responsable de autorizar el acceso al estacionamiento del INIFED y en su caso de la asignación de cajones; en caso necesario y/o justificado podrá revocar dicha asignación. El Departamento de Contratos y Servicios, será el encargado de llevar el control del acceso al mismo. El INIFED, es el propietario de todos los cajones de estacionamiento, por lo que en cualquier momento podrá utilizarlos y en caso necesario y justificado podrá revocar dicha asignación. Cuando el usuario deje de prestar sus servicios al INIFED, deberá entregar el tarjetón al Departamento de Contratos y Servicios; en caso de cambio de área de adscripción deberá de informar a la El INIFED, no se hará responsable por daños parciales o totales a los vehículos particulares, así como del robo total o parcial de los mismos. El usuario que requiera del servicio de estacionamiento fuera del horario y de los días regulares de labores, podrá tener acceso siempre y cuando la Gerencia de Recurso Materiales y Servicios Generales reciba y autorice el FUSS, emitido por las unidades administrativas que lo soliciten. No se permitirá el acceso al estacionamiento a los vehículos, cuyo usuario este bajo la influencia del alcohol, psicotrópico o estupefaciente. 6

9 En el caso de que los usuarios del estacionamiento del INIFED, por circunstancias ajenas a su proceder requieran estacionarse en doble fila u obstaculizando la salida de algún vehículo particular u oficial, deberán proporcionar al personal de vigilancia lo siguiente: Nombre Completo. Área de Adscripción. Extensión Telefónica. Llave del vehículo. Notificarle sobre las pertenecías de valor para su cuidado. En caso de que un cajón este ocupado por un vehículo oficial, deberá acudir con el personal de vigilancia para que le asigne un lugar provisional alterno. II.4.- ASIGNACIÓN Y RESGUARDO. Corresponde a la Dirección General y/o al Director de Administración, la autorización para la asignación de los vehículos a los titulares de las unidades administrativas, para el ejercicio de sus funciones de acuerdo a su cargo y/o funciones especializadas que desarrollen, permitiendo atender oportunamente toda clase de asuntos y trámites relacionados con la operación del INIFED. La Generales, asignará los vehículos autorizados por el Director General y/o el Director de Administración a los titulares de las unidades administrativas. Asimismo, será responsable de autorizar el préstamo de los vehículos utilitarios para los usuarios. La Subgerencia de Materiales y Servicios a través del Departamento de Contratos y Servicios, controlará el parque vehicular y atenderá la solicitud para el uso de 7

10 vehículos utilitarios mediante el FUSS correspondiente. Los titulares de las áreas, en el momento de recibir el vehículo asignado deberán firmar el resguardo del vehículo oficial, así como requisitar el formato de inventario físico correspondiente. El formato de inventario físico deberá contener específicamente las características del vehículo, estado físico y operativo, herramientas y documentación legal, los cuales se detallan en dicho formato. En los casos de cancelación de resguardos por reasignación o separación laboral del servidor público, el Departamento de Contratos y Servicios será el responsable de verificar que la unidad se reciba en las condiciones que se entregó, tomando en cuenta, el desgaste normal por el uso del vehículo. En caso de existir faltantes de herramientas, accesorios, refacciones o documentación, así como desperfectos imputables al usuario, la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales determinará el monto y solicitará resarcir los daños y/o faltantes al usuario. II.5.- RESPONSABILIDADES. Son obligaciones de la Generales a través de la Subgerencia de Materiales y Servicios, las siguientes: I. Supervisar la conservación, mantenimiento y reparación de los vehículos. II. Vigilar que el Departamento de Contratos y Servicios, lleve al día el registro y control de los vehículos que se encuentran en servicio, indicando los que estén fuera del INIFED y sus causas (ANEXO TRES). 8

11 III. Vigilar que el Departamento de Contratos y Servicios, elabore un expediente por cada uno de los vehículos, mismos que deberá contener invariablemente los documentos siguientes: Copia de Factura. Pagos de Tenencia. Constancia de Verificación Vehicular. Póliza de Seguro, Copia de Tarjeta de Circulación. Bitácora de Servicio Preventivo y Correctivo. Orden de Servicio y Copia de la Factura del Proveedor que realice los servicios que requiere el vehículo. IV. Supervisar que el Departamento de Contratos y Servicios, asigne claves y número de inventario a todo el parque vehicular del INIFED. V. Vigilar que el Departamento de Contratos y Servicios, tramite la documentación necesaria para la circulación de los vehículos (placas, tarjeta de circulación, refrendos, impuestos, pólizas de seguros, etc.). VI. VII. VIII. Supervisar que el Departamento de Contratos y Servicios, controle y actualice los registros correspondientes de los movimientos de alta, baja y cambio de los vehículos asignados a los servidores públicos. Vigilar que el Departamento de Contratos y Servicios, opere y mantenga actualizado el banco de datos, así como el sistema de control de inventarios del parque vehicular. Proponer al superior jerárquico, la baja de aquellos vehículos, que por el uso se encuentran deteriorados o bien cuando su costo de reparación o mantenimiento resulte incosteable (35% del valor comercial). IX. Supervisar que el Departamento de Contratos y Servicios, revise constantemente que los usuarios, cuenten con licencia de manejo acorde y vigente. X. Vigilar que el Departamento de Contratos y Servicios, gestione ente las autoridades y empresas correspondientes, la solución a todo tipo de percance que sufra algún vehículo. 9

12 II.6.- USUARIOS. Son obligaciones de los usuarios, respecto de los vehículos que tienen asignados, las siguientes: I. La observancia de las disposiciones contenidas en los presentes lineamientos. II. III. IV. Cuidar y mantener en buen estado el vehículo oficial, garantizando su limpieza y presentación. Asimismo, revisar los niveles de agua, lubricantes, presión y temperatura del motor. No transportar en el vehículo oficial a personas que no estén cumpliendo asuntos de carácter oficial, ni destinarlo a servicios particulares. Abstenerse de desprender o cambiar cualquier parte del vehículo oficial, así como de circular con el vehículo fuera de los límites de la ciudad, salvo autorización expresa, o cuando la naturaleza del servicio así lo amerite. V. Responder de los daños que cause el vehículo oficial que conduzca y de los daños a terceros en su persona o sus bienes, en caso de que el servidor público sea el responsable. VI. VII. VIII. IX. Contar con la licencia vigente para conducir vehículos, expedida por la autoridad competente. Cumplir con todas las disposiciones de las leyes y reglamentos de tránsito Municipales, Estatales y Federales en vigor y para los casos en que incurran en la comisión de infracciones viales, serán responsables de cubrir los pagos que se originen y demás consecuencias legales. Reportar oportunamente al Departamento de Contratos y Servicios las fallas mecánicas que presente el vehículo oficial a su cargo, caso contrario serán responsables del pago por causas del mayor deterioro que sufra el vehículo. Presentar de acuerdo al Programa de Verificación, el vehículo oficial para su revisión y mantenimiento; las fallas o descomposturas que sufra el vehículo oficial por no cumplir con el calendario de mantenimiento, serán reparadas con costo a cargo del resguardante. 10

13 X. Presentar el vehículo oficial ante la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, para atender situaciones extraordinarias de operación del INIFED. XI. Firmar de aceptación la orden de mantenimiento vehicular y el presupuesto, una vez realizados los servicios. (ANEXO CUATRO). II.7.- SINIESTROS. El Departamento de Contratos y Servicios, auxiliará a los usuarios al ocurrir un accidente, siempre y cuando, se encuentren en servicio y utilizando los vehículos propiedad del INIFED o los contratados en arrendamiento y que no se encuentren en estado de ebriedad, bajo influencia de algún psicotrópico o estupefaciente, por imprudencia, negligencia o responsabilidad evidente. En los casos de siniestro, robo o colisión del vehículo oficial, el usuario deberá realizar lo siguiente: I. Notificar de inmediato a la compañía de seguros responsable de este servicio sobre el siniestro y obtener la declaratoria del mismo e informar ante el Ministerio Público de los hechos para su intervención. Prosiguiendo a levantar el acta correspondiente; e informar inmediatamente al Departamento de Contratos y Servicios. II. III. Queda estrictamente prohibido al usuario, celebrar convenios con los conductores o propietarios de vehículos o propiedades que se dañen por motivo de accidente vial, en el que implique el reconocimiento de su responsabilidad y que éste se traduzca en erogación para el INIFED. Por lo tanto, todo convenio que se suscriba a este respecto, solo podrá autorizarse por la Generales previa validación de la Gerencia de Asuntos Jurídicos. En todos los casos en que algún vehículo, se vea involucrado en accidente o robo y no cuente con causa justificada para su uso o se encuentre fuera de los horarios de trabajo, espacios físicos o cualquier otro que se señala en el presente ordenamiento, será total responsabilidad del usuario todos los gastos que se originen por pago de daños, reparaciones, deducibles o reposición de la unidad. 11

14 IV. Si el siniestro, robo o colisión ocurriese en circunstancias no imputables para el usuario, los gastos de ejecución y resarcimiento de daños serán cubiertos por el INIFED. V. Queda prohibido reparar los vehículos en talleres que no sean autorizados por la compañía de seguros. II.8.- PAGO DE DEDUCIBLES. El pago del deducible con motivo de siniestro, robo o colisión o, en su defecto, la reparación del vehículo oficial, será autorizado a cuenta del INIFED, siempre y cuando no concurran las condiciones que se mencionan a continuación: I. Cuando sean manejados por un tercero que no sea el responsable autorizado por el INIFED. II. III. IV. Cuando éstos no ocurran en el desarrollo de actividades oficiales. Cuando se maneje en estado de ebriedad o bajo el influjo de algún psicotrópico o estupefaciente. Por infringir el reglamento de tránsito o cualquier otra ley o reglamento. V. Por daños causados con premeditación. VI. VII. Por destinarlo a uso o servicio diferente al que se autoriza, y Por arrastre de remolques no autorizados. En caso de presentarse alguna de las condiciones antes señaladas, el usuario pagará los gastos que se generen. III.- DE LAS SANCIONES La inobservancia de las disposiciones de estos Lineamientos, dará lugar a la aplicación de las sanciones administrativas correspondientes que se encuentran previstas en la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. 12

15 ANEXO UNO RESGUARDO DE VEHÍCULO OFICIAL RESPONSABLE RESGUARDANTE 13

16 ANEXO DOS INVENTARIO FÍSICO DE VEHÍCULOS OFICIALES 14

17 ANEXO TRES FORMATO ÚNICO DE SALIDAS DE VEHÍCULOS OFICIALES 15

18 ANEXO CUATRO. ORDEN DE MANTENIMIENTO VEHICULAR 16

19 GLOSARIO INIFED y/o Instituto: Instituto Nacional de. Bitácora de mantenimiento: Memoria documental en la que se asientan a detalle las acciones desplegadas en cada uno de los vehículos. Deducible: Cuantía que paga el asegurado en cada siniestro. Depreciación: Reducción del valor de los objetos o activos fijos como consecuencia de su deterioro, uso o por el solo transcurso del tiempo. Guía EBC o Libro Azul: Libro oficial del mercado automovilístico mexicano. Instrumento administrativo que sirve de orientación y apoyo para obtener valores de compra y venta de vehículos usados. Lineamientos: Al presente documento para el uso y control del parque vehicular. Unidades Administrativas: Dirección General, Coordinación Técnica, Dirección de Infraestructura, Dirección de Administración, Gerencias del Instituto Nacional de la Infraestructura Física Educativa. Inventario: Relación de los bienes y accesorios que conforma cada vehículo. Parque vehicular: Vehículos propiedad del INIFED y los contratados en arrendamiento. Resguardo: Documento mediante el cual se asigna al titular de la Unidad Administrativa responsable de los vehículos. Seguro: Contrato que se establece entre una aseguradora y el INIFED, con la condición de que el segundo pague una prima anual para cubrir la póliza. La aseguradora se obliga a resarcir un daño mediante el pago en especie o suma de 17

20 dinero al verificarse la eventualidad prevista en el contrato, sea ésta sobre la persona del asegurado o sobre los bienes predeterminados por éste. Usuario: Personal del INIFED, responsable de uso de un vehículo asignado o utilitario. Siniestro: El acontecimiento de daños del que resulta una reclamación bajo un contrato de seguro y del que habrá de responder el asegurador en función de las garantías prestadas por la póliza y la causa del mismo. Vehículo Asignado: Vehículo que es autorizado para su asignación por el Director General y/o el Director de Administración a los servidores públicos, para el ejercicio de sus funciones de acuerdo a su cargo y/o funciones especializadas que desarrollen. Vehículo Utilitario: Vehículo que se asigna a servicios generales para atender necesidades de carácter oficial de las Unidades Administrativas. Vehículo(s) Oficial(es): Vehículo asignado y/o utilitario. FUSS: Formato Único de Solicitud de Servicios. Control Vehicular: El Departamento de Contratos y Servicios adscrito a la Subgerencia de Materiales y Servicios Generales, dependientes de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios 18