Correo electrónico INSTITUTO ARAGONÉS DE EMPLEO. Internet, correo electrónico y redes sociales. Plan de formación para el empleo de Aragón.

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1 INSTITUTO ARAGONÉS DE EMPLEO Plan de formación para el empleo de Aragón Internet, correo electrónico y redes sociales Módulo 2 Correo electrónico Organizado por:

2 Correo electrónico El correo electrónico es uno de los servicios de Internet más utilizados. Tiene utilidad en todos los ámbitos: laboral, académico, personal. La posibilidad de tener una cuenta de correo gratuita, utilizarla desde cualquier ordenador, no requerir de formalismos ni estructuras preestablecidas, lo hace asequible a la mayoría de las personas, ya que no necesitarían, ni siquiera, tener un ordenador personal. Durante los últimos años se ha implementado la cultura de las gestiones telemáticas. Desde cursos hasta trámites oficiales requieren de una cuenta de correo electrónico. Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de: Aprender a crear cuentas de correo. Conocer los distintos elementos disponibles en un correo electrónico. Aprovechar los recursos disponibles para una mejor organización de los correos electrónicos. CORREO ELECTRÓNICO 1

3 Introducción El correo electrónico podría definirse en su forma más simple como un servicio en el que se envían y se reciben mensajes a través de la red. Fue una solución a la necesidad de compartir información de forma más eficiente. También fue Tomlinson el que incorporó en la dirección de correo electrónico, para separar el usuario del servidor. En inglés la arroba se lee como at, por consiguiente en español el correo se leería usuario en servidor. Es una forma de comunicación rápida, fluida e informal. No tiene los convencionalismos ni las formalidades de una carta de correo convencional, ni sus demoras. Fue Ray Tomlinson quien en 1971, tal vez sin imaginarse el alcance que tendría, inventó el correo electrónico o . En ese momento era difícil imaginar el impacto que tendría en la sociedad el correo electrónico. Ray Tomlinson La importancia del correo electrónico La importancia de tener una cuenta de correo electrónico radica en facilitar un medio digital de contacto continuo con todo aquel que lo requiera. El número de cuentas de correo electrónico en el mundo supera los 4 billones, siendo más de 2.5 billones el número de usuarios de correo electrónico, incluyendo tanto negocios y clientes como usuarios. El correo electrónico en la empresa El correo electrónico en la empresa es importante ya que es la forma más sencilla de compartir información con los demás miembros de una empresa u organización. De esta manera tanto las empresas y profesionales como sus clientes reducen los gastos en correo, faxes y llamadas telefónicas a sólo lo imprescindible. Además, el correo electrónico nos permite comunicarnos con varias personas a la vez, enviándoles la información al mismo tiempo, sin tener que repetirla, ahorrando así tiempo y recursos. El correo electrónico, proporciona una serie de herramientas adicionales que nos pueden ser muy útiles en el trabajo, algunas de las más importantes son: Planificación de reuniones. Podemos organizar reuniones y enviarles la notificación al resto de asistentes, para que estén informados y confirmen o no su asistencia. Organización del calendario. En él podemos consultar las reuniones programadas y añadir las actividades que queramos, recibiendo notificaciones cuando la fecha se acerque. Control de tareas pendientes. Podemos anotar las tareas que tenemos pendientes, asignándoles una fecha de finalización y controlarlas. CORREO ELECTRÓNICO 2

4 marketing La cantidad de usuarios que utilizan el correo electrónico a diario lo ha convertido en uno de los mejores medios para realizar campañas de marketing. El marketing es una de las herramientas fundamentales del marketing online y de las más usadas y eficaces, tanto para la captación de clientes, como para el incremento de tráfico hacia nuestra web. No se trata únicamente de enviar un correo con nuestra oferta comercial, sino del envío personalizado de propuestas coordinadas. Se puede llevar a cabo a través de la base de datos de clientes ya existentes en la empresa, con el fin de fidelizar y/o premiar a nuestros ya clientes. O por el contrario obtener una nueva base de datos a través de la cual intentaremos la captación de un público potencial. Esta herramienta nos ofrece además, la posibilidad de segmentar el envío de nuestras propuestas vía , bien por la edad del destinatario, por el lugar de residencia, etc. Y personalizar en la medida deseada ese mensaje que queremos hacer llegar. Una herramienta útil para realizar marketing es MailChimp ( Tiene una parte gratuita que nos permitirá enviar hasta correos por mes a un máximo de suscriptores. MailChimp tiene 2 partes sobre las que debemos trabajar; por un lado las listas (usuarios a los que irá dirigido un mail y las segmentaciones que nos interesen hacer), y por otro lado las campañas (el contenido que enviaremos a los usuarios). CORREO ELECTRÓNICO 3

5 Crear una cuenta de correo Para poder hacer uso del correo electrónico es necesario tener una cuenta con algún proveedor de correo, bien sea de pago o gratuito. Algunos proveedores de Internet ofrecen como parte del servicio una cuenta de correo. También existen las cuentas de correo propias, por ejemplo las de empresa. En el caso de los proveedores de correo gratuitos algunos ofrecen versiones de pago con más prestaciones. Elegir uno u otro depende del usuario. Hay entre ellos algunas diferencias como el espacio de almacenamiento, capacidad para los archivos adjuntos y posibilidad de configuración en un cliente de correo. Algunos de los más utilizados actualmente son: Gmail: Outlook: Yahoo: Para el desarrollo de la lección y la realización de las prácticas vamos a elegir Gmail. 1. Entra en la página de Gmail y haz clic en el botón Crear una cuenta. 2. Se cargará un formulario que debes rellenar. Al completarlo haz clic en el botón Siguiente paso y después acepta los términos de privacidad y condiciones. Verás una página de Bienvenida. 3. Haz clic en el botón Ir a Gmail y estarás dentro de la cuenta de correo que acabas de crear. 4. Como podrás observar tienes 3 correos en la carpeta Recibidos, han sido enviados de forma automática por el equipo de Gmail. 5. Para abrir cualquier correo haz un clic sobre él. CORREO ELECTRÓNICO 4

6 Enviar un correo Elementos de un mensaje de correo electrónico Para comenzar a utilizar el correo vamos a enviar uno. En el área de la izquierda haz clic en el botón Redactar. Aparecerá una plantilla, a la derecha, para mandar un correo. Las partes de esta plantilla son: Para: donde introduciremos la dirección de correo electrónico del destinatario. Podemos introducir todas las direcciones que queramos separadas por comas. Añadir Cc: Al hacer clic en este enlace aparecerá otro campo, similar al Para. Las letras Cc identifican la frase Copia de carbón (Carbon Copy), denominada también Con copia. Se utilizar para introducir la dirección o direcciones de las personas a las que queramos enviar copia del mensaje, aun sin ser ellos los destinatarios del mismo. Estos no tendrían obligación de responder el mensaje, simplemente se les hace conocedores de él. En este caso todos saben a quién va dirigido el mensaje y quienes han recibido copia. Añadir Cco: Al hacer clic en este enlace aparecerá otro campo. Las letras CCO identifican la frase Copia de carbón oculta (Blind Carbon Copy, en inglés BCC), denominada también Con copia oculta. Como en el Cc, se utiliza para poner copia de un mensaje pero en este caso ninguno de ellos sabrá quién más ha recibido copia. Este recurso es muy útil e importante cuando se envía un mismo mensaje a varias personas para no dar a conocer sus direcciones de correo electrónico, entre otras cosas para evitar los spam. Nota Con Gmail es posible introducir las direcciones directamente en los campos Cc o CCO, sin necesidad de rellenar Para. En el caso de correos que no permitan dejar vacío el campo Para, una buena alternativa es rellenarlo con la misma dirección del remitente. Asunto: Este espacio está destinado a escribir una frase que resuma el contenido del mensaje. Cuerpo del mensaje: Es donde se redacta el mensaje. A través de los botones que aparecen en la pantalla podemos dar formato al texto, así como adjuntar imágenes y añadir enlaces o iconos. En Gmail, los correos que escribimos se guardan como borradores automáticamente si no los enviamos. Si decidimos no enviar el correo y no queremos que se guarde, podemos hacerlo pulsando el botón de Descartar borrador (la papelera). Si cerramos pulsando la x de la esquina superior derecha, el mensaje no se enviará, pero se guardará en la carpeta de Borradores. CORREO ELECTRÓNICO 5

7 Una vez que hemos terminado de escribir el correo, sólo tenemos que pulsar el botón Enviar. Correo recibido Al abrir un correo electrónico recibido aparecen otra serie de botones y enlaces: : Este botón permite volver a la carpeta Recibidos. : Mueve el mensaje de la carpeta Recibidos a Todos. Para poder acceder al mensaje nuevamente hay que ver el contenido de la carpeta Todos. : Permite marcar un correo basura para que sea reconocido como Spam. : Con este botón se eliminan mensajes. Los mensajes eliminados van a la carpeta Papelera, esto hace posible que se puedan recuperar en caso de eliminarlos de forma accidental. En Gmail la papelera se vacía de forma automática periódicamente, también puede ser vaciada de forma manual. : Despliega un menú con varias carpetas a las que se mover el correo. Se pueden crear carpetas personalizadas para poder organizar el correo de forma más cómoda para cada usuario. : Las etiquetas son como carpetas pero con la ventaja de poder asignar varias etiquetas a una misma conversación. : Este botón muestra una serie de acciones adicionales que pueden aplicarse al mensaje. : Haciendo clic en este botón se abre la plantilla de enviar mensajes rellenando automáticamente la casilla Para con la dirección del remitente del correo. Reenviar: Permite enviar un correo electrónico recibido a otra u otras personas. En este caso el campo Para queda vacío. Se muestra el texto original, al cual podemos añadir cualquier comentario. Responder a todos: A diferencia de la opción Responder incluye todas las direcciones de los destinatarios del mensaje. En algunos clientes o proveedores de correo esta opción no está habilitada, por razones de seguridad, en aquellos correos que se reciben como CCO. CORREO ELECTRÓNICO 6

8 Contactos Los contactos representan una lista con direcciones de correo electrónico que queremos conservar para ser utilizadas en cualquier momento. Estas direcciones podemos organizarlas por grupos. Para cada contacto se crea una ficha en la que se puede añadir información adicional como teléfono, dirección, cumpleaños, imagen, entre otros. Crear contactos Para crear un contacto haz clic en el desplegable de Gmail que aparece en el menú de la izquierda y a continuación en Contactos. Accederás a la página de tus contactos. Para crear uno nuevo deberás pulsar el botón Añadir nuevo contacto y rellenar los datos que quieras. Para finalizar hay que pulsar el botón Guardar. Puedes observar que al escribir el nombre sale una lista de personas debajo, son personas registradas en Google+ que puedes añadir a tus contactos. Grupos de contactos Es posible crear grupos con los contactos. Para ello lo primero es crear el grupo. Haz clic en la opción Grupos > Grupo nuevo del menú de la izquierda, dentro de la página de contactos. Se abrirá la ventana Grupo nuevo. Introduce un nombre para el grupo, por ejemplo, Curso. Haz clic en el botón Crear grupo. Para añadir contactos al grupo sigue estos pasos: Para contactos existentes: Selecciona de la lista de contactos aquellos que formarán parte del grupo. Haz clic en el botón Cambiar grupos de arriba a la derecha y elige el grupo correspondiente. Cuando se crea un contacto nuevo: Al rellenar la ficha con los datos del contacto, una vez guardado, puedes añadirlo a un grupo en la parte inferior. Usar los contactos Una de las utilidades de los contactos es no tener que recordar ni escribir las direcciones de los correos electrónicos; por ello al escribir un mensaje es posible recurrir a los contactos para rellenar los campos Para, Cc y CCO. CORREO ELECTRÓNICO 7

9 Al redactar un mensaje puedes hacer clic en cualquiera de los enlaces Para, Cc y CCO, se abrirá una ventana con la lista de contactos. Haz un clic en aquellos a los que quieras enviar el mensaje. Al terminar haz clic en el botón Listo: Otra forma de utilizar los contactos es que escribas las primeras letras del contacto, en unos segundos se mostrará un desplegable con los contactos que tienes esas primeras letras, haz clic en el que buscabas. CORREO ELECTRÓNICO 8

10 Organización del correo Existen recursos que facilitan el trabajo de organizar los correos electrónicos, lo cual resulta muy útil cuando se reciben y almacenan muchos correos. Un par de recursos disponibles en Gmail para la organización de los correos son las etiquetas y los filtros. Etiquetas Las etiquetas funcionan como carpetas pero con la ventaja añadida de que se pueden utilizar varias etiquetas en una misma conversación. Puedes organizar y crear etiquetas desde el menú de la izquierda, pulsando en Crear etiqueta nueva o Administrar etiquetas. Anidar una etiqueta es como hacerla depender de otra; crear una estructura jerárquica con ellas. La etiqueta que se crea quedará disponible en el menú de la izquierda. Filtros Los filtros son un recurso muy útil para organizar los mensajes. Por medio de los filtros es posible, entre otras, archivar, eliminar, reenviar automáticamente un correo; todo esto de acuerdo al texto del asunto, el remitente, palabras claves Para crear un filtro haz clic en la flecha Mostrar opciones de búsqueda, de la parte superior, a la izquierda del botón de la lupa. Rellena los campos según los criterios de búsqueda que determinarán las acciones que se realizarán al llegar un mensaje. Cuando establezcas los criterios haz clic en crear un filtro con estos criterios de búsqueda. CORREO ELECTRÓNICO 9