Consigna 1) Defina qué son las comunicaciones internas para una empresa y cuáles son las herramientas que comúnmente se utilizan.

Transcripción

1 Consigna 1) Defina qué son las comunicaciones internas para una empresa y cuáles son las herramientas que comúnmente se utilizan. Descríbalas según los autores de la bibliografía. 2) Defina qué es comunicación externa para una empresa y cuáles son las herramientas que comúnmente se utilizan. Descríbalas según los autores de la bibliografía. 3) Medios de difusión internos y externos: buscar tres ejemplos de cada uno de los medios de difusión (House organ y Newsletter) que se hacen referencia. 4) Conclusiones de elementos preponderantes. 1

2 1) COMUNICACIONES INTERNAS La comunicación permanente entre las personas que integran el personal de una empresa es básica para el éxito de ésta. Sin comunicación no es posible ir todos en una misma dirección. Toda empresa, para una buena gestión, ha de funcionar con planes y objetivos a lograr. Aplicará, después, todos los recursos humanos, materiales y económicos necesarios para conseguir alcanzar esos objetivos fijados. Por tanto, la comunicación interna es imprescindible para que todo el personal de la empresa, al nivel que sea necesario, conozca cuales son esos planes, esos objetivos a alcanzar y su grado de participación y esfuerzo en esa tarea. Si no existe comunicación interna o ésta no es la adecuada, el personal no sabrá la ruta a seguir y que se espera aporte cada cual. Esta situación, normalmente, inviabilizará los planes y oscurecerá los objetivos a alcanzar. Es, en consecuencia, evidente que la Dirección ha de promover acciones eficaces para lograr una buena comunicación interna, vertical y horizontal, en todas las estructuras orgánicas de la empresa. Esta comunicación deberá ser bidireccional, es decir de arriba abajo y viceversa, y de unos a otros en niveles iguales. La Dirección debe mantener canales abiertos de esa comunicación para informar, promover, estimular y dar a conocer toda clase de contenidos, relativos a sus planes, objetivos y acciones a realizar a su personal. También, debe de utilizar esos cauces o canales de comunicación para conocer, informarse, pulsar las opiniones y sugerencias de su personal. Despreciar esta faceta de la comunicación interna, es despreciar una herramienta siempre de utilidad. El personal, tiene mucho que recibir en cuanto a información y datos, pero también tiene mucho que aportar en información, opiniones y sugerencias de todo tipo. Herramientas de comunicación interna: REUNIONES EN GRUPO Una reunion es un foro abierto siempre a la información, al debate y a la 2

3 exposición de las opiniones de los asistentes. REUNIONES INDIVIDUALES Los encuentros o reuniones, formales o informales, entre alguien de la dirección de la empresa con algún empleado, o de mandos intermedios con sus subordinados, propician cauces muy eficaces de comunicación interna. PUBLICACIONES INTERNAS Si una empresa cuenta con una revista o boletín periódico interno, puede aprovecharlo como cauce de comunicación de aquella información, derivada de su gestión, que a la Dirección interese transmitir. CIRCULARES INTERNAS La circular interna de la empresa, entendida como un escrito o memorandum en el que la Dirección comunica algo a todo el personal o una parte del mismo, es relativamente frecuente en empresas grandes. No se utiliza prácticamente en las PYMES. Es únicamente unidireccional de arriba abajo. TABLÓN DE ANUNCIOS Se considera así a aquellos existentes en muchas empresas, estratégicamente colocados para poder ser leídos, en los que la Dirección de la empresa coloca escritos, cuadros, gráficos, fotografías, carteles o similares. Se trata de lugares de visualización y lectura de información facilitada por la Dirección. Es un sistema de información unidireccional descendente. CARTELES Se trata de elementos gráficos de información de alguna cuestión concreta, dotada de un diseño que pretende atraer la atención del personal de la empresa, para que éste capte, en forma de mensaje, dicha información. VIDEOS Se trata de producciones audiovisuales desarrolladas por la empresa para transmitir información, aprovechando las posibilidades de estos medios. Estas informaciones pueden ser generales sobre la empresa y sus actividades, productos o servicios o pueden ser formativas. ENCUESTA A LOS EMPLEADOS Es un elemento de comunicación interna unidireccional, pero ascendente. Permite recabar la opinión de los empleados sobre algun aspecto de la gestión 3

4 de la empresa o de sus actividades o procesos e, igualmente, recibir sugerencias de éstos. BUZÓN DE SUGERENCIAS Se usa para recabar opiniones y sugerencias de los empleados. CORREO ELECTRÓNICO En aquellas empresas con utilización masiva de computadoras, es cada vez más frecuente el establecimiento de direcciones de correo personalizadas a diversos mandos y empleados de la empresa. VIDEOCONFERENCIA La videoconferencia permite que varios asistentes, ubicados en lugares o poblaciones distintas, puedan conectarse por video y sonido, para conversar o escucharse entre si o a un conferenciante, en tiempo real. PÁGINA WEB O PORTAL EN INTERNET Puede ser utilizada para la comunicación interna en la empresa. Definición de comunicación interna según diversos autores Según Andrade, las comunicaciones internas son El conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización, para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación, que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales Según el Lic. Manuel Tessi Parisi, Director del Centro de Comunicación para América Latina y Presidentede Inside, consultora de comunicación interna estratégica, la comunicación interna tiene influencia estratégica en una organización cuando se desarrolla básicamente en tres dimensiones comunicativas: una dimensión masiva, de carácter institucional, compuesta por mensajes unívocos a toda la organización y en la que priman los mensajes escritos, en medios gráficos, digitales o audiovisuales. La dimensión interpersonal que hace referencia a la comunicación que se genera en las distintas áreas de la organización, fundamentalmente en los equipos de trabajo 4

5 y en donde predomina la palabra oral. Por último, la dimensión intrapersonal que se refiere a la comunicación generada por los integrantes de la organización que tienen roles de conducción y se centra en el proceso de codificación de mensajes que hacen los líderes antes de emitir sus directivas a la organización, siendo dominante la palabra pensada. La Comunicación Interna comienza a ser estratégica a partir del momento en que un profesional de la comunicación que pertenece a la organización genera un Plan Anual de Comunicaciones que contempla,al menos, una Estrategia de Medios y Cronogramas con una frecuencia periódica de emission de mensajes especialmente alineados a los intereses generales de la organización Según Capriotti, una correcta política de la comunicación en una organización (y su adecuada planificación y gestión) solamente es posible si se comprende en toda su magnitud el concepto básico de la Comunicación Interna. La Comunicación Interna es contar a la Organización lo que la Organización está haciendo. Esta noción tiene un marcado carácter informacional, ya que es una perspectiva en la que se busca informar al personal de las noticias que suceden en la empresa. No se intenta la participación de los miembros de la empresa, sino que solamente se tiene la intención de transmitirles informaciones (las que el área responsable de comunicación interna considere como interesantes). Esta concepción de la comunicación interna tiene un claro matiz dirigista, en el cual la comunicación, o mejor dicho, la transmisión de la información es sólo descendente, desde los niveles directivos hacia los subalternos. 5

6 Este concepto de comunicación interna es el que domina en la actualidad, y suele reflejarse en una gestión de la comunicación interna en la que se priorizan los medios informativos (revista de la empresa, boletín informativo, etc.) por encima de las comunicaciones interpersonales. Así, en muchos casos, la comunicación interna termina asociándose a la implantación de diversos medios informativos, como hacer una revista interna o poner un tablón de anuncios. Por otra parte, podemos conceptualizar la Comunicación Interna como contar con la Organización para lo que la Organización está haciendo. Esta noción, implica un vuelco radical sobre el concepto anterior. En este caso, la idea central es la participación, hacer partícipes a todos los miembros de la organización de lo que la organización hace, instándoles a colaborar, a sugerir, a comentar; en una palabra: involucrar a todos los miembros de la organización en la comunicación. De esta manera, el intercambio de información se vuelve bidireccional, de forma ascendente, descendente y horizontal, facilitando la interacción por medio del Diálogo -es decir, la participación de las dos partes en la comunicación-, adoptando así un verdadero carácter comunicativo. Esta perspectiva es mucho más comprometida y más difícil que la anterior, e implica reconocer la importancia de la comunicación directa y personal entre los miembros de la organización, y la participación de los empleados en las sugerencias y en la puesta en marcha de las iniciativas comunicativas y de relación. En muchos casos las organizaciones no están preparadas para ponerla en práctica. 6

7 Así pues, a partir de esta última idea, podríamos definir la Comunicación Interna como el intercambio de información entre todos los niveles de una organización. Por último Capriotti destaca que No hay ningún sistema de comunicación eficaz si no se convierte en un estado de espíritu para todos los integrantes de la compañía. Hay que generar conciencia de comunicación. Es necesaria la voluntad política de comunicar. 2) COMUNCACIONES EXTERNAS La comunicación externa: gestiona la imagen que la empresa quiere ofrecer al mercado y la sociedad. Herramientas de comunicación externa Relación con los medios: redactar notas de prensa, organizar ruedas de prensa, ser portavoz Gestión de la publicidad Gestión de contenidos de internet Gestión de Responsabilidad Social Relaciones institucionales (cámaras, fundaciones, lobby) Patrocinio Organización de eventos Apoyo a marketing (diseño de envases, promoción) Definición de comunicación interna según diversos autores Con el fin de estudiar el concepto de comunicación externa de una empresa, se analizarán los conceptos dados por cuatro autores diferentes, dos de los cuales la entienden como un proceso de intercambio de información/acción y los dos restantes, la entienden como un proceso unidireccional donde la empresa es el ente generador de la información y el entorno y/o público funciona como receptor. 7

8 Según Kreps la comunicación externa en las organizaciones implica dar y recibir información entre las organizaciones y sus entornos relevantes. La comunicación ayuda a los miembros a lograr las metas individuales y de organización, al permitirles interpretar el cambio de la organización y finalmente coordinar el cumplimiento de sus necesidades personales con el logro de sus responsabilidades evolutivas en la organización. Kreps entonces indica que la comunicación externa se utiliza para proporcionar información persuasiva a los representantes del entorno acerca de las actividades, productos o servicios de la organización. La información enviada por medio de canales externos puede utilizarse para influir sobre las actividades de los individuos y de los grupos en el entorno relevante. Kreps agrega que la información es la variable mediadora que conecta la comunicación con la organización. La comunicación es un proceso de recolección, envío e interpretación de mensajes, que permite a las personas comprender sus experiencias. Pero no es un proceso de una sola vía, dar y recibir son dos actividades comunicativas importantes e interrelacionadas, pues envía información de la organización a los representantes del entorno relevante y busca información pertinente del entorno relevante para la organización. Bartoli expresa que la organización y la comunicación se encuentran estrechamente vinculadas para el funcionamiento de la empresa que busca resultados. Afirma además que dicho vínculo posee dos componentes: el político (son medios de una estrategia global en la que influyen) y el sociocultural (los valores, las representaciones y fenómenos de poder pesan para la organización y la comunicación). Agrega que la comunicación implica realizaciones concretas a definir en función del objetivo que se tiene. Desde otro punto de vista y si bien, para Pascale la comunicación también tiene una concepción persuasiva, esta consiste en enviar información (el mensaje como proyecto de empresa) en forma unidireccional desde un emisor (empresa) a un receptor (entorno y consumidores). Esta es claramente una visión informativa, unidireccional y persuasiva del proceso de comunicación, 8

9 prácticamente no admite interacciones comunicativas ni influencias mutuas con otros sectores o públicos de la institución. Weil explica que el objetivo de la comunicación externa es dar a conocer la voluntad de la empresa de ser una colectividad que se dirige a su entorno y suscitar la adhesión a su proyecto. Lo que importa para la autora, es la identidad global que la imagen transmite a través de los procesos de comunicación. Estos difunden los mensajes y a la vez presentan la identidad de la institución que los emite. 9

10 3) Ejemplos de newsletter 10

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14 Ejemplos de house organ 14

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16 4) CONCLUSIÓN Tanto la comunicación interna, como la externa, son fundamentales para que haya un buen entendimiento en las compañías. Por su parte, la comunicación interna, es aquella información dirigida al público interno, al trabajador. Es fundamental que las empresas motiven a su personal haciéndolos sentir como entes fundamentales y reconocidos. Así, la comunicación interna permite que los trabajadores se identifiquen con la identidad de la empresa y que se desarrollen en un clima de confianza. Las empresas deben delimitar sus objetivos, expresar los logros obtenidos, informar, escuchar y reunirse periódicamente con el personal, generando así un equipo de trabajo que sepa la ruta a seguir y que se espera que aporte cada cual. Cuando hay un alto sentido de pertenencia y los empleados se sienten identificados con la empresa, mejoran las relaciones laborales y esto a su vez transmite una imagen positiva hacia afuera. La comunicación externa tiene que ver con la difusión y trasmisión de lo que la empresa realiza. Son los mensajes que pretenden mantener, mejorar y reforzar el vínculo con el público para exhibir una imagen favorable de la compañia o promover actividades, productos y servicios. Mediante la comunicación externa nos damos a conocer en el mercado, pudiendo mostrar en que nos diferenciamos, nuestras cualidades y fortalezas. Es fundamental que las empresas lleven una buena comunicación externa, ya que esta será la imagen que tendrán nuestros clientes de nuestra organización. Existen diversos medios de comunicación para difundir la información empresarial, algunos de ellos son las webs, blogs, newsletters, páginas personalizadas en redes sociales, publicación de artículos y notas de prensa. 16

17 FUENTES culturacomunicativa.wordpress.com books.google.com.ar relatoscorporativos.com