MANUAL PARA EL ADMINISTRADOR

Transcripción

1 MANUAL PARA EL ADMINISTRADOR

2 Con el apoyo de: ComunidadFeliz, es un software que te permitirá administrar de manera clara, segura y económica tus edificios y condominios. Más que ayudarte a mejorar la administración de gastos comunes, mejoramos la calidad de vida de tu comunidad. Providencia, Santiago. Septiembre Comunidad Feliz Calle Santa Beatriz #91, of 102. Providencia Santiago, Chile. Fono: Celular: [email protected] Web: 2

3 1 RESUMEN DE FUNCIONALIDADES p PANEL COPROPIETARIOS RECAUDACIONES INGRESOS EXTRAORDINARIOS CARGOS EGRESOS MEDIDORES REMUNERACIONES GASTOS COMUNES p.6 p.18 p.22 p.36 p.38 p.43 p.55 p.58 p.76 CONTACTO p.84 3

4 RESUMEN DE FUNCIONALIDADES 4

5 1. RESUMEN DE FUNCIONALIDADES CARGOS ADICIONALES REGISTRO DE EGRESOS REGISTRO RECAUDACIONES GESTIONAR MEDIDORES INGRESA LA COMUNIDAD REVISAR CARGO COMÚN Nuevo Copropietario Ingresa los datos de cada copropietario, su nombre, apellido, , teléfono e información de su propiedad. Así podrás almacenar su historial y buscarlos por nombre o departamento. Registra los pagos, monitorea y controla la morosidad de gastos comunes. Permite importar datos desde excel, y también descargar en el mismo formato o en PDF. Registra y gestiona los cargos específicos de cada copropietario. Los montos pueden ser registrados en las boletas de gastos comunes o como un cargo extraordinario. Registra egresos. Ya sean prorrateados dentro de la comunidad, cobrados en montos iguales para todos o directamente al fondo de reserva. También puedes registrar los egresos para el cálculo de agua caliente u otros. Permite gestionar los medidores utilizados dentro de la Comunidad, generalmente el Agua Caliente. La información necesaria para crear uno corresponde a: nombre, unidad de medida y descripción. Calcula automáticamente los gastos comunes. Revisa el monto que se cobrará en la siguiente boleta una vez que se cierre el mes. En esta vista se resume el monto recaudado y pendiente por el periodo, entre otras cosas. 5

6 PANEL 6

7 2. PANEL Primera opción es Panel. Acá encontrarás un resumen del estado de cuenta de la comunidad y de cada copropietario si corresponde. Además podrás enviar mensajes a la comunidad, controlar las mantenciones de los inmuebles y revisar el estado de la conciliación bancaria (próximamente). 7

8 CREAR PUBLICACIÓN En el Muro de la Comunidad, haciéndo click en el botón Crear publicación, podrás subir y publicar archivos importantes para los copropietarios, tales como actas, reglamentos de la comunidad, notificaciones de asamblea, futuros arreglos, etc. Al crear una publicación podrás adjuntar un archivo por cada publicación. Esto te permitirá a futuro tener un registro más ordenado de cada uno. 8

9 ESTADO DE LA COMUNIDAD La sección Estado de la Comunidad es visible tanto para el administrador como para copropietarios y permite visualizar información general del sistema, particularmente: ver un resumen de egresos de la comunidad, total de pagos y estado de morosidad. En el módulo Egresos del Período, podrás ver un resumen general y en detalle de los egresos de las comunidades, tales como: sueldos, servicios financieros, servicios básicos, remuneraciones, egreso de uso y consumo, servicios de la comunidad. En la sección Total Recaudado puedes revisar el total de recaudaciones por los pagos efectuados de parte de los copropietarios de la comunidad. Además podrás tener un detalle por cada medio de pago efectuado. En el módulo de Morosidad podrás revisar el estado de morosidad general de la comunidad y específico por cada copropietario, el cual puedes ver en orden de mayor a menor deuda. 9

10 EDITAR COMUNIDAD Dentro del módulo Estado de Comunidad, puedes acceder a la sección Editar Comunidad, en dónde podrás cambiar los ajustes de las publicaciones que hagas a la comunidad, tales como boletas de pago, tasas de interés, correos, remuneraciones y cheques. En la sección General del módulo de Ajustes de la Comunidad podrás modificar los datos de la información general de tus comunidades, tales como Nombre de la comunidad, Rut, dirección en donde está ubicada, el día de vencimiento del gasto común, el nombre del banco afiliado, el número y correo electrónico al cual podrán contactarte tus copropietarios, comuna, región y además, en seleccionar archivo podrás subir una foto del logo de la comunidad, tal como se muestra en la imagen de arriba. 10

11 En la sección Fondos, podrás modificar el porcentaje y el tipo de fondo de reserva. Además, podrás agregar los fondos adicionales de la comunidad. Si es prorrateable se debe poner el monto total a repartir. Si es monto igualitario, se debe poner el monto de la cuota que se cobrará directamente a los copropietarios. Si es porcentual se debe colocar el porcentaje (%). Estos fondos adicionales se agregan a la boleta de todos los copropietarios. En la sección Interés, podrás modificar el valor del interés fijo, la tasa de interés porcentual, el tipo de tasa, y el monto sobre el cual se calculará el interés. En Intereses - Monto fijo, puedes modificar el valor del interés por sobre el capital atrasado. En Intereses - Porcentual, puedes ajustar la tasa de interés, el tipo de tasa (diaria, mensual, anual) y el monto base para calcular el interés (Gasto común, Gasto Común + Fondos + Cargos/Multas + Provisiones. 11

12 En la sección Boleta, podrás rellenar o modificar los datos de las boletas de gastos comunes a emitir a los copropietarios. Acá podrás escribir un mensaje con datos relevantes que desees informar, adjuntar una firma personal, subir el logo de la administración o la comunidad, modificar la posición de la firma, incluir o no el código de barra de la boleta, si deseas mostrar o no el gráfico evolutivo de los gastos comunes, mostrar o no la fecha de pago de los egresos, la posición del detalle de propiedades, los metros cuadrados del edificio o condominio y algún otro mensaje opcional que se mostrará al final de la boleta. 12

13 VISTA PREVIA DE LA BOLETA DE GASTO COMÚN. 13

14 En la sección Correos, podrás editar los mensajes que se enviarán a los copropietarios al momento de emitir al gasto común, cuando se notifica un comprobante de pago y cuando existe morosidad en un cierto tiempo (opcional). Para generar los correos puedes usar el mail de contacto editable en la sección General. 14

15 En la sección Remuneraciones, puedes editar el nombre de la Mutual de tus trabajadores, la tasa de la mutual, el bono de colación y movilización (mensual o diario) y si deseas mostrar o no las liquidaciones anuladas. En la sección Configuración, podrás hacer una modificación general del cobro de gasto común, editando el tipo de gasto común, el acceso de los copropietarios al software, habilitar o deshabilitar la modificación de folios y editar/crear transacciones de la comunidad sólo durante el primer mes o permanentemente. El tipo de gasto común puede ser: según egresos e ingresos, por monto fijo igualitario o por monto total a prorratear. Puedes editar el tipo de acceso que quieres que tengan los copropietarios al sistema. Así podrás decidir si deseas que los copropietarios no puedan entrar al software, si deseas que tengan acceso total al software o si quieres que sólo vean el panel principal con el resumen de los ingresos, egresos y morosidad de la comunidad. 15

16 Dentro de la sección Imprimir cheque, podrás configurar paso a paso la impresión del comprobante de egresos junto a los cheques de pago. Además puedes activar o desactivar la opción de imprimir cheque en el botón visar egresos de la sección Egresos. 16

17 MANTENCIONES Dentro del Panel puedes acceder al sub-módulo de Mantenciones, en donde podrás ver el estado de las instalaciones de la comunidad, tales como ascensores, piscinas, bombas de agua, etc. Esto te permitirá llevar un registro continuo de las mantenciones realizadas y pendientes por cada instalación, además de agendar próximas mantenciones junto con el detalle de las tareas a realizar por cada una. Para agregar una nueva instalación o planificar mantenciones, haz click en el botón +Nueva Instalación. Para crear una Nueva Instalación, debes ingresar el nombre o tipo de instalación (Bomba de Agua, Asensor, etc) y alguna descripción que dé detalles relevantes de ésta. En Crear Planificación de Mantenciones podrás agendar las mantenciones de cada instalación, ingresando la fecha de la primera instalación, cada cuánto tiempo se realizará, la cantidad de mantenciones a realizar y el proveedor que realizará la mantención. 17

18 COPROPIETARIOS 18

19 3. COPROPIETARIOS En el módulo de Copropietarios, ingresa los datos de cada copropietario, su nombre, apellido, , teléfono e información de su propiedad. Así podrás almacenar su historial y buscarlos por nombre o departamento. Se pueden visualizar los datos de contacto, además de: editar el perfil, desactivar un copropietario, descargar la última boleta de gastos comunes, ver la cartola del copropietario y descargar el último comprobante de pago. Mantén historial de copropietarios pasados. Es posible volver a activar un copropietario, el cual sería reincorporado a los actuales. Acá podrás descargar en Excel la lista con el nombre, y teléfono de todos los copropietarios de la comunidad. 19

20 PROPIEDADES En el módulo de Copropietarios, haciendo click en el botón Propiedades, podrás ingresar al módulo Propiedades de la Comunidad, que verás a continuación, el cual te permitirá ver la cantidad de propiedades de la comunidad, los datos de cada una de éstas (nº de la propuedad, porcentaje de prorrateo, balance total y usuarios activos de la comunidad), editar y desactivar sus datos. Agrega una nueva propiedad haciéndo click en la casilla Nueva Propiedad. 20

21 NUEVO COPROPIETARIO En la barra de Copropietarios acuales, puedes agregar un nuevo copropietario haciéndo click en el botón +Nuevo Copropietario, en éste módulo tienes que llenar cada casilla: Nombre y apellido del copropietario, y teléfono. Además podrás agregar una foto de perfil del copropietario y en la sección Información de la Propiedad, el número de la unidad o departamento. Al finalizar no olvides guardar. 21

22 RECAUDACIONES 22

23 4. RECAUDACIONES En el módulo de Recaudaciones, podrás registrar los pagos, monitorear y controlar la morosidad de gastos comunes. Además podrás importar datos desde excel, y también descargar en el mismo formato o en PDF. Barra Superior: Resume resultado de recaudaciones totales durante un periodo. Buscar: Permite encontrar las recaudaciones por fecha, estado y número de departamento. 23

24 IMPORTAR DESDE EXCEL En la opción Importar desde Excel podrás hacer una carga masiva de recaudaciones. Esta opción es muy útil cuando quieres registrar muchos pagos en 1 solo click. Debes hacer click en Descargar excel del ejemplo y el programa te da la opción de ver una plantilla de ejemplo para que entiendas como debes llenar la información. Una vez entendido ésto, debes hacer click en Descargar excel para la carga de datos, para llenar todos los datos requeridos en la boleta. Así, cuando tengas todos los datos recopilados en tu documento excel simplemente debes subirlo haciendo click en el botón Examinar para elegir el archivo y luego en Subir archivo. En la sección historial de importaciones el programa te indica que cargas masivas has realizado. 24

25 TODAS LAS BOLETAS Descarga un PDF con todas las boletas de gastos comunes dentro del período que se esté visualizando para una comunidad. Ideal para realizar la impresión de estas en 1 solo click. 25

26 BOLETAS CORTAS Descarga un PDF con el resumen de todas las boletas de gastos comunes en una página por copropietario, es decir, se omite todo el detalle de cada boleta, lo que permite un mayor ahorro de papel al momento de imprimir. 26

27 HISTORIAL DE PAGOS Revisa el historial de pagos efectuados no anulados por cada copropietario. Para mejorar la búsqueda puedes acotar la información ingresando la fecha de inicio y final para visualizar los datos. Además, también puedes importar y descargar la información en excel. 27

28 La barra Recaudaciones de Gastos Comunes, corresponde a la zona inferior de la vista del módulo de recaudaciones y sirve para obtener y registrar información de los pagos efectuados por Copropietarios. La información que podrás obtener en esta sección es: Unidad: Número de la propiedad. Cobro: Monto total a Recaudar. Esto incluye la deuda pendiente con sus respectivos intereses, multas u otros cargos especiales, provisiones y el gasto común correspondiente al período. Pagado: Monto cancelado durante el período. Saldo Pendiente: Diferencia entre cobro y pagado. Es lo que falta a recaudar en el período. Una vez que se cierra el gasto común, este monto pasa a ser deuda pendiente para el siguiente período. Saldo a favor: Es el saldo a favor que presenta el copropietario en caso de que haya pagado más de lo que debe. Por lo tanto este monto siempre es cero si el saldo pendiente es distinto de cero y viceversa. Este monto se le resta al cobro (columna 2) del siguiente período una vez que se cierra el gasto común. Estado: Indica si el monto a recaudar está pagado o pendiente. Último pago: Muestra la fecha en que el administrador registró el último pago. Tipo de Pago: Registra el medio de pago en que se registró el último pago. Este puede ser efectivo, cheque, transferencia o ajuste. Nº Doc: Acá puedes registrar el número de la transferencia o cheque u otro número de respaldo por el pago. (opcional) Acciones: En esta barra encontrarás 2 botones. Pagos y descarga de boleta de gastos comunes. El botón Pagos permite visualizar el registro de pagos asociados a este mes y realizar nuevos pagos. 28

29 PAGOS Al hacer click en el botón Pagos puedes ingresar un nuevo pago y también acceder a la información del registro de pagos de la copropiedad: fecha de último pago, fecha de notificación de próximo pago, monto a pagar, folio, medio de pago, número de documento y además, en un sólo click puedes descargar la boleta, dividir la boleta (cuando dos copropietarios son dueños de una misma unidad), notificar el gasto común, descargar la cartola de gastos comunes y pagos del copropietario, la cartola de intereses y la información de la estructura de la deuda. Al hacer click en el botón Pagos, puedes registrar un nuevo pago de manera fácil y rápida. Ingresando los siguientes datos: fecha de pago, monto cancelado, medio de pago, número de documento y algún comentario, como por ejemplo: gasto común, pago de multa, abono, etc. Al terminar haz click en Guardar. Descargar Comprobante de Pago: Permite descargar un PDF con el comprobante de cada pago efectuado. Anular pago: No contabiliza el pago, pero mantiene el registro (lo marca con una raya). Editar: Puedes cambiar toda la información del pago excepto el monto. Esto se debe a una medida de seguridad del sistema. Si deseas modificar el monto debes anular el pago y volver a registrarlo. Notificar pago: Envía por correo el comprobante de pago registrado. Asignación del pago: Acá puedes ver el detalle de el monto asignado a cada deuda cancelada por el copropietario, como se muestra a continuación: 29

30 COMPROBANTE DE PAGO Descarga el comprobante del pago que desees almacenar haciéndo click en el botón Comprobante de pago, de la sección pagos dentro del módulo de Remuneraciones. 30

31 DESCARGAR BOLETA Desde la sección de Pagos, descarga un PDF con la boleta de gasto común del mes emitido. Ideal para realizar la impresión de estas en 1 solo click. 31

32 DIVIDIR BOLETA Cuando existen dos copropietarios que comparten la misma unidad, puedes ingresar a la opción Dividir Boleta, la que te permitirá repartir el monto a pagar entre ambos. En ésta casilla tienes la opción de asignar el monto a pagar por el otro copropietario. 32

33 CARTOLA DE GASTOS COMUNES Y PAGOS Revisa la Cartola de gastos comunes y pagos de la propiedad haciéndo click en el botón que se muestra a continuación. Allí podrás ver fechas de pago, cargos, abonos, descripción de los pagos y saldos a pagar. Haciéndo click en este botón, descarga un excel con toda la informacion de la cartola. 33

34 CARTOLA DE INTERESES Revisa la Cartola de interses de la propiedad haciéndo click en el botón que se muetsra a continuación. Allí podrás ver si se aplica intereses durante el mes en curso y el detalle de los intereses ya facturados: Descripción del interés, origen de la deuda, inicio y término del cobro del interés, los días de atraso, el monto de la deuda, la tasa de interés diario, el monto cobrado de interés y el monto pagado. 34

35 ESTRUCTURA DE DEUDA Revisa la Estructura de deuda de la propiedad haciéndo click en el botón que se muetsra a continuación. Allí podrás ver un gráfico con el cobro de cada mes, en el que podrás distinguir entre las deudas actuales (azul) y anteriores (negra). Además podrás revisar una tabla con el detalle por propiedad, la descripción de la deuda, el monto adeudado, el monto pagado, saldo restante, fecha de expiración y meses de atraso. 35

36 INGRESOS EXTRAORDINARIOS 36

37 5. INGRESOS EXTRAORDINARIOS En el módulo Ingresos Extraordinarios puedes registrar todos los ingresos que no sean parte de los gastos comunes, como por ejemplo: arriendo de espacio para antena, arriendo de espacio para oficinas o comercios, etc. Asimismo, existen dos tipos de ingresos extraordinarios, los que se van directamente al fondo de reserva de la comunidad, los que se descuentan del gasto común y los que se utilizan para reducir el fondo de reserva a cobrar en la boleta de gasto común. Para agregar un nuevo ingreso extraordinario, debes hacer click en el botón +Nuevo Ingreso, con el cual se desplegará la siguiente ventana: Para seleccionar la opción de ingreso extraordinario, debes marcar una de éstas casillas. Puedes decidir si el ingreso descontará directamente el monto a pagar en el gasto común, o si el ingreso se utilizará para reducir el monto del fondo de reserva a cobrar en el gasto común. Si no marcas alguna opción, por defecto el ingreso se sumará al fondo de reserva de la comunidad. 37

38 CARGOS 38

39 6. CARGOS En el módulo Cargos, registra y gestiona los cargos específicos de cada copropietario. Los montos pueden ser registrados en las boletas de gastos comunes o como un cargo extraordinario. En esta vista es posible buscar por copropietario, gestionar nuevos cargos y gestionar plantillas para recurrentes. 39

40 CREAR NUEVO CARGO Para crear un nuevo cargo debes indicar el departamento al que quieres generarle el cargo, el nombre del cargo, el total a cobrar y el período en que quieres generar el cargo. Opcionalmente puedes agregar una descripción más detallada. También, es posible generar un cargo que se muestre en la boleta del gasto común o uno que no se muestre. Esto es útil cuando los cargos se pagan en el momento o de manera aparte a la boleta, y por ende solo quieres que exista el registro, pero que no aparezca en la deuda pendiente del corpopietario asociado a la boleta. Para crear un nuevo cargo, debes hacer click en +Nuevo cargo y el programa te redireccionará al panel de nuevos cargos, como el que se muestra a continuación. 40

41 GESTIONAR PLANTILLAS Gestionar Plantilla: Esta opción es muy útil cuando quieres generar un tipo de cargo recurrentemente a varios propietarios, por ejemplo: multas de estacionamientos, servicios de lavandería, entre otros. Al hacer click en gestionar plantilla, se despliega la siguiente vista: Crear una nueva plantilla: Para ello es necesario hacer click en nueva plantilla y definir los siguientes campos: Nombre, Descripción, precio y moneda (peso, UF y UTM, actualizadas diariamente). Luego haces click en Guardar y esta nueva plantilla se agrega a la lista de las plantillas ya creada. 41

42 Creación de un nuevo Cargo usando plantillas: Si tu cargo es recurrente, y generaste una plantilla para ello, estas apareceran en una lista desplegable en el módulo Nuevo cargo. Si seleccionas una plantilla, se llenaran todos los campos del cargo automáticamente y solo tendrás que seleccionar el departamento al que quieras asignarle el cargo y la cantidad de cargos a generar. Esto agiliza el proceso de aplicar cargos. Importar desde excel: Esta opción permite hacer una carga masiva de cargos, al igual que en el módulo de recaudaciones. Es muy útil cuando quieres registrar muchos pagos en 1 solo click. Las instrucciones son las mismas que para el módulo de recaudaciones, con la salvedad que el excel es ligeramente distinto. Descargar excel: Al igual que el módulo de recaudación, esta opción permite descargar un excel con toda la información recopilada en el módulo de cargos. 42

43 EGRESOS 43

44 7. EGRESOS Módulo para registro de Egresos. Pueden ser prorrateados dentro de la comunidad, cobrados en montos iguales para todos o cobrados directamente al fondo de reserva. En este módulo también se registran los egresos necesarios para el cálculo de agua caliente u otros similares. En la barra superior se resume el resultado de egresos totales durante un periodo. 44

45 CREAR NUEVO EGRESO Para crear un nuevo egreso, debes hacer click en el botón +Nuevo Egreso, ahí te aparecerá la siguiente ventana: Para crear un egreso se deben llenar los siguientes campos: razón social, rut del proveedor, la categoría correspondiente, descripción del egreso, monto, estado de pago, fecha de pago si corresponde y el periodo en el cual se cobrará a los copropietarios. Los egresos se agruparán automáticamente en la misma categoría que otros egresos que compartan el mismo nombre. Gasto Común o contra fondo: puedes seleccionar entre cobrar los egresos sobre el fondo de reserva o sobre los gastos comunes.tampoco aparecerá el egreso y su cobro en la boleta. 45

46 La forma de prorratear es necesaria definirla cuando se quiere registrar un pago para la cuenta de un medidor, como lo es, el Agua Caliente. Por ejemplo, un factor del agua se cobra por prorrateo normal y otro se cobra en el agua caliente, supongamos que sea 40% y 60% respectivamente. Significa que el 60% de la boleta se distribuirá según el consumo de agua caliente de los copropietarios y el otro 40% según alícuota o prorrateo común (por metro cuadrado). Esto se puede hacer para una cantidad ilimitada de medidores y egresos. La opción Agregar documentación de respaldo? Permite respaldar de manera virtual un egreso, es posible subir información de comprobante de egreso (boleta/factura/contrato) y del comprobante de pago. 46

47 Egresos Gastos Común: Visualiza los egresos prorrateables según alicuota de los copropietarios. Egresos Consumo Individual: Visualiza los egresos cobrados según consumo individual de los copropietarios (ej: m3 de agua) Egresos fondo reserva: Visualiza los egresos que se aplican contra el fondo de reserva (los marcados al generar el egreso). 47

48 DESCARGAR EXCEL Visor Egreso/ Descarga Excel: Es posible descargar toda la información seleccionada a Excel y emitir un documento para visar egresos, recomendado para presentarlos al comité. Se pueden seleccionar múltiples egresos para ser visados en un solo documento. 48

49 Vista previa de la Boleta del comprobante de egreso. 49

50 PROVEEDORES Dentro del módulo de Egresos, podrás encontrar el submódulo Proveedores, en el cual podrás agregar, revisar y agrupar, por nombre y rut, a los proveedores de tus comunidades. Al hacer click en el botón Proveedores, ingresarás al submódulo de Proveedores Registra un nuevo proveedor ingresando su nombre, rut y algún comentario que complemente la descripción de éste. Al finalizar no olvides guardar. 50

51 VER CADA PROVEEDOR EN DETALLE Ver: Permite visualizar el listado de egresos por proveedor, tal como se muestra a continuación: Editar: Permite modificar un egreso específico. Es posible modificar el monto de ese egreso en particular, el período, nº de folio, fecha de pago, entre otras cosas. Borrar: Permite eliminar un egreso. Este será saltado. No se desplazan hacia atrás o adelante las restantes. Descarga a excel: Al igual que el módulo de recaudación y cargos, esta opción permite descargar un excel con toda la información recopilada en el módulo de 51

52 PROVISIONES Dentro del módulo de Egresos, podrás encontrar el submódulo Proveedores, para generación de provisiones de gastos especiales. Este módulo en general se usa para gastos que son muy grandes para realizarlos en una sola cuota. El objetivo entonces de esta sección es planificar egresos que se cobrarán en cuotas antes de realizar el gasto. La barra superior permite resumir el resultado de recaudaciones totales durante un periodo. Al hacer click en el botón Provisiones, ingresarás al submódulo de Provisiones. 52

53 CREAR NUEVA PROVISIÓN Nueva Provisión: Permite crear una nueva provisión, en ella se requieren los siguientes campos: nombre, monto a alcanzar, número de cuotas, tipo de cuota (alternativas: prorrateada por m2 o un monto fijo y equitativo para cada copropietario). Por último cuando empieza la primera cuota. 53

54 VER CADA PROVISIÓN EN DETALLE. Ver: Permite visualizar el listado de egresos por proveedor, tal como se muestra a continuación: Editar: Permite modificar una cuota específica de la provisión. Es posible modificar el monto de esa provisión en particular, entre otras cosas. Borrar: Permite eliminar una cuota. Esta será saltada. No se desplazan hacia atrás o adelante las restantes. Agregar Cuota: Este botón permite agregar una nueva cuota de manera de poder extender el plazo y el monto total de la provisión. Descarga a excel: Al igual que el módulo de recaudación y cargos, esta opción permite descargar un excel con toda la información recopilada en el módulo de Proviciones. 54

55 MEDIDORES 55

56 8. MEDIDORES Módulo para registrar las lecturas de medidores. Estas serán utilizadas para distribuir los costos, generar agua caliente u otro tipo de egresos similares. Gestionar medidores: Permite gestionar los medidores utilizados dentro de la Comunidad, generalmente el Agua Caliente. La información necesaria para crear uno corresponde a: nombre, unidad de medida y descripción. NOTA IMPORTANTE: Mucho cuidado al eliminar un medidor, ya que se mantendrá el registro de los egresos relacionados, pero no será posible editar las lecturas. NOTA: Nuevamente esta vista permite importar y exportar con excel. 56

57 Lecturas: Al modificar la lectura final de mes y hacer click en guardar (importante), el sistema automáticamente calculará el consumo respecto a la última lectura. Prorrateo: Despliega la lista completa de copropietarios según el medidor, donde se específica el porcentaje consumido por el copropietario y cuanto le corresponde pagar por este concepto. 57

58 REMUNERACIONES 58

59 9. REMUNERACIONES Módulo para gestionar las Remuneraciones de cada trabajador de la comunidad. Creación de liquidaciones, finiquitos y cálculos automáticos usando información de Previred. Busca trabajadores activos o inactivos ingresando sólo su nombre Revisa un resumen del total de sueldos brutos o liquidos, liquidaciones generadas y finiquitos. 59

60 PERFIL, CONTRATO Y LIQUIDACIONES En esta sección revisa todos los datos del empleado (nombre, correo, nº de teléfono, cargo, etc), el sueldo base del trabajador, el finiquito vigente, historial de modificaciones y liquidaciones de sueldo. Además puedes revisar los avances que se le han realizado, el libro de vacaciones, editar o desactivar el perfil y descargar documentos relevantes. En la barra superior puedes ver los avances que se han realizado, el libro de vacaciones y editar el perfil del trabajador. Anula y descarga el finiquito del trabajador en formato pdf. Descarga las liquidaciones de sueldo de tu trabajador. 60

61 EDITAR PERFIL Haciéndo click en el botón Editar, de la ventana del trabajador, dentro del módulo de Remuneraciones o en la barra superior del perfil del empleado, puedes acceder a la sección Editar empleado. Dentro de ésta ventana, puedes editar el nombre completo del trabajador, Rut, Cargo, dirección de residencia, , teléfono de contacto, fecha de nacimiento, fecha de ingreso a la comunidad, sexo y nacionalidad. Haciéndo click en Seleccionar archivo, sube una foto de tu empleado para identificarlo mejor. 61

62 GENERA UNA NUEVA LIQUIDACIÓN Genera nuevas liquidaciónes de sueldo. Para crear una nueva liquidación de sueldo, debes ingresar desde el perfil de cada trabajador, haciéndo click en el botón +Generar Liquidación de Sueldo. Acá debes llenar todos los datos de la liquidación, desde remuneraciones, comisiones, bonos hasta descuentos. Finalmente, una vez que hayas terminado, debes guardar y si lo deseas, puedes descargar la liquidación de sueldo desde el perfil del trabajador. 62

63 VISTA PREVIA DE HOJA DE LIQUIDACIÓN DE SUELDO 63

64 AVANCES Dentro del Perfil del empleado, haciéndo click en el botón $ Avances, ubicado en la barra superior de la ventana, podrás ingresar al Libro de avances del trabajador, con la fecha de cada adelanto, el período al que pertenece, monto y algún comentario para completarla información. Además puedes descargar el comprobante de la Declaración Jurada del avance efectuado, subir una copia del decumento firmado, editar los datos del avance y agregar un nuevo avance. Busca los avances realizados por mes y año. Agrega un nuevo avance haciéndo click en éste botón. Para subir un documento firmado por el trabajador, debes hacer click en Seleccionar archivo, buscar el archivo que deseas subir, hacer click en aceptar y luego en el botón Subir. Edita los datos de algún avance haciéndo click en el lápiz o elimínalo haciéndo click en el basurero. 64

65 NUEVO AVANCE En la ventana del Libro de avances del trabajador, encontrarás el botón +Nuevo Avance, donde podrás agregar un nuevo avance del empleado. Al agregar un nuevo avance, debes ingresar la cantidad de dinero adelantado, la fecha de pago, el período a descontar, algún comentario extra y si lo deseas, subir el comprobante de adelanto con la firma del trabajador y el empleador. 65

66 EDITAR AVANCE Podrás editar los avances ingresados haciéndo click en el lápiz ubicado en la última columna del libro de avances. Acá podrás editar el monto del adelanto realizado, la fecha de pago del adelanto, el período a descontar, agregar un comentario extra y subir el archivo de comprobante de adelanto. 66

67 COMPROBANTE DE DECLARACIÓN JURADA Al hacer click en Declaración Jurada, podrás visualizar y descargar el documento firmado dónde se declara haber recibido conforme el adelanto realizado por el empleador, así como se muestra a continuación. 67

68 LIBRO DE VACACIONES Dentro del Perfil del empleado, puedes ingresar al sub-módulo de Libro de Vacaciones, haciéndo click en el botón Libro de Vacaciones, ubicado en la barra superior de la ventana. Acá podrás revisar todas las vacaciones que se ha tomado cada trabajador, con el registro de la fecha en que se tomó las vacaciones, los días tomados, descargar el combrobante de vacaciones, subir el documento firmado de la salida de vacaciones, además de editar y eliminar el registro de éstas. Agrega un nuevo registro de vacaciones haciéndo click en el botón Crear registro Visualiza y descarga el Comprobante de Declaración Jurada de la toma de vacaciones del trabajador. Para adjuntar un documento firmado de la toma de vacaciones, primero debes hacer click en Seleccionar Archivo y luego en Subir. Si no haces click primero en Subir, te saldrá error. Haciéndo click en el lápiz, puedes editar el registro de vacaciones. Allí puedes modificar el nombre y adjuntar el comprobante de vacaciones, pero no puedes editar la fecha y los días tomados. Una vez que creas el registro ya no lo puedes cambiar. 68

69 CREAR REGISTO En la barra superior del Libro de Vacaciones del trabajador, puedes crear un nuevo registro de vacaciones haciéndo click en el botón Crear Registro. Acá accederás a la ventana Nuevo Registro de Vacaciones, dónde deberás llenar los siguientes datos: Nombre de las vacaciones, fecha de inicio, fecha de término y además agregar el comprobante firmado de vacaciones. Finalmente no olvides guardar. 69

70 COMPROBANTE DE VACACIONES Al hacer click en Comprobante, podrás visualizar y descargar el documento firmado dónde se declara haber tomado las vacaciones tal como se indica en el registro, así como se muestra a continuación. 70

71 GENERAR FINIQUITO Dentro del Perfil del empleado, puedes ingresar al sub-módulo de Generar Finiquito, haciéndo click en el botón Generar Finiquito, ubicado en la barra superior de la ventana. Acá deberás llenar todos los datos que son necesarios para la generación del finiquito del empleado, tales como: causal, vacaciones, indemnización si corresponde, fecha de inicio de contrato, fecha de término, etc. Además deberás determinar si incluyes el finiquito en el cobro de gasto común y sobre qué mes será cobrado. 71

72 Importante: Para generar un finiquito, deben haber registrados por lo menos tres meses de liquidaciones de sueldo, ya que el sistema saca un promedio de éstos para el pago del finiquito. Si las liquidaciones son fijas, no importa cuántos meses se ingresen, ya que se mantiene siempre igual. 72

73 DESCARGA EL FINIQUITO 73

74 CRÉDITOS SOCIALES Lleva un registro, crea, edita y descarga los créditos de consumo pedidos a la Mutual o Cajas de compensación, por cada trabajador, ingresándo al sub-módulo Créditos Sociales ubicado en la barra Empleados de la comunidad del módulo Remuneraciones. En esta columna revisa el monto total de cada crédito pedido por los trabajadores. En esta columna revisa la cuota mensual pagada del total de cada crédito pedido por los trabajadores. 74

75 NUEVO CRÉDITO En la barra superior de Créditos Sociales puedes encontrar el botón +Agregar Crédito, en el cual puedes ingresar un nuevo crédito con un sólo click. Acá puedes determinar cuánto es lo que se descontará por planilla por cada crédito, la caja de compensación a la que se pedirá el crédito, el nombre del empleado, el mes inicial en el que se cobrará el crédito (posterior al último gasto común), monto a cobrar por cada cuota y la cantidad de cuotas. Finalmente no olvides guardar. 75

76 GASTOS COMUNES 76

77 10. GASTOS COMUNES Módulo de cálculo automático de gastos comunes. Indica el monto que se cobrará en la siguiente boleta de gastos comunes una vez que se cierre el mes (columna total cobrado ). En esta vista se resume el monto recaudado y pendiente por periodo, entre otras cosas. Revisa y actualiza las fechas importantes de pago de gasto común: Fecha de expiración del gasto común en curso y fecha de facturación de deudas vencidas Recalcula los gastos comunes, si es que se efectuó algún cambio en los ingresos o egresos del mes. Finaliza el mes de gasto común y envía la boleta con el cobro calculado a los copropietarios. Permitirá que descargues esta misma información en formato Excel 77

78 GASTO COMÚN Revisa el total de gastos comunes de la sumatoria de todos los copropietarios de la comunidad con y sin saldo pendiente. Además puedes revisar el saldo a favor por cada uno, prorrateo, fondo de reserva según porcentaje asignado, consumo individual, provisiones y cargos. 78

79 GASTO COMÚN POR USUARIO Revisa en detalle el cálculo de gasto común de cada propiedad agrupados por copropietario. Aquí encontrarás información sobre: Nº de unidad, prorrateo, saldo a favor, gasto común, fondo de reserva, consumo individual, provisiones, cargos, total del mes, capital atrasado, intereses, abonos, total cobrado y saldo a favor. 79

80 RESUMEN Entrega una sumatoria final que logra resumir todos los módulos completados con anterioridad. Total de Egresos: Suma del Prorrateo Gasto Común + Prorrateo Consumo individual Descarga un excell con el reporte de los gastos comunes de los últimos 12 meses Total del mes: Prorrateo Gasto Común + Fondo de Reserva + Prorrateo Consumo individual + Provisiones + Cargos Total a recaudar = Total del mes + Capital Atrasado + Intereses Abonos 80

81 FINALIZAR GASTOS COMUNES Al hacer click en el botón Finalizar Gastos Comunes... Felicitaciones! Estás listo para emitir las boletas de gastos comunes de los copropietarios pertenecientes a tu comunidad. Si deseas ver un ejemplo de la boleta de gastos comunes, tan solo debes hacer click en Haz click aquí para ver un ejemplo de la boleta generada. Esto te permitirá identificar algún error antes de emitir el gasto común. 81

82 Si quieres imprimir las boletas de gasto común, ahorra papel y dinero marcando la casilla que se indica acá en Crear boletas en el menor número de páginas posible. Fechas importantes: modifica la fecha de expiración del gasto común a emitir y la fecha de facturación del interés, éste último implica hasta qué fecha se cobrará el interés, la cual puede ser hasta la fecha de hoy: se cobrará el interés a la fecha de hoy, quienes tengan deudas ya vencidas se seguirá cobrando interés en los próximos días, el cual se verá reflejado en el siguiente gasto común. O sino, la fecha de facturación puede ser igual a la fecha de expiración: se cobrará por adelantado el interés hasta la fecha de expiración, la deuda se mantendrá igual hasta ese día, luego se continuará cobrando interés. En caso de pagar antes de la fecha de expiración, se generará una compensación por el interés cobrado por adelantado. Para finalizar, haz click en el botón Emitir. Este botón permite generar las boletas de gastos comunes en pdf. Este proceso requiere unos minutos antes que estén todas listas. 82

83 BOLETAS DE GASTOS COMUNES Desde el módulo de Recaudaciones, descarga un PDF con todas las boletas de gastos comunes del mes emitido. Ideal para realizar la impresión de estas en 1 solo click. 83

84 CONTACTO 84

85 11. CONTACTO.COM Fono: Celular: Web: Calle Santa Beatriz #91, of 102. Providencia, Santiago, Chile. 85