SISTEMA ADMINISTRATIVO DE PAGOS DE CONDOMINIO (SAPCO) TUTORIAL

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1 SISTEMA ADMINISTRATIVO DE PAGOS DE CONDOMINIO (SAPCO) TUTORIAL Octubre 2014

2 2 INDICE Contenido Página 1. Bienvenida Conoce como usar el sistema Cómo ingresar al módulo de usuario? Cómo reportar los pagos? Cómo adjuntar el soporte? Conoce la cuota del mes, el estatus administrativo de la torre

3 Bienvenida 3 Estimado vecino, Colocamos a su disposición el Sistema Administrativo de Pagos de Condominio (SAPCO), el cual permite llevar un control automatizado, sencillo y detallado de los ingresos y los egresos del condominio. Este sistema ya lo vienen usando los vecinos de la torre B y C con buenos resultados. Cálculo automático de las cuotas de condominio; notificación online por parte de los propietarios una vez realizados sus pagos, así como revisar los ya procesados; posibilidad de consultar desde cualquier computador con Internet la información sobre lo disponible en banco, ingresos y egresos del conjunto residencial; además de la emisión del comprobante de pago; son algunos de los beneficios que ofrece este sistema. Este sistema fue configurado para nuestra torre desde el cierre de julio de 2014, por lo tanto, todos los pagos efectuados desde el 1ro de agosto deben ser notificados por esta vía, aunque ya lo hayan realizado vía correo electrónico. En este sentido, algunos vecinos conseguirán una primera cuota por cobrar expresada como saldo de condominio al 31 de julio, la cual indica el saldo que adeudaba por concepto de cuotas no pagadas hasta esta fecha. Luego verán las dos cuotas correspondientes al cierre de los meses de julio y agosto que fueron notificadas en el mes de septiembre. Finalmente tendrán la cuota correspondiente al cierre del mes de septiembre. Para cualquier duda con respecto al manejo de este sistema pude escribir al correo torrea@plazajardin.com.ve creado para gestionar todo tipo de problemas y/o consultas sobre el sistema. Si usted tiene alguna observación sobre las cuotas pendientes antes del 31 julio deben ser tramitadas directamente con la Junta de Condominio a través del correo plazajardintorrea@gmail.com.

4 4 Cómo ingresar a tu módulo de usuario? 1. Para ingresar al Sistema de Administración de Pagos de Condominio debes ir a la dirección 2. Al ingresar a SAPCO conseguirás la página inicial donde deberán agregar sus datos y clave. 3. Cuando ingresas por primera vez sólo debes agregar el número de cédula y número de apartamento del propietario. Al hacer click en ingresar los llevará a una página donde configurarán su clave de acceso.

5 4. Una vez configurada la clave podrás ingresar a tu módulo de usuario 5

6 En tu módulo de usuario puedes ver tus datos y actualizar tus teléfonos y/o correos. Además, notificarás cada uno de los pagos que realizas a la cuenta del condominio y agregar la imagen digitalizada del soporte de pago para fines de control; consultar los pagos procesados, consultar las cuotas de condominio mensual; conocer el balance mensual de ingresos y egresos de la cuenta bancaria del condominio; y realizar reservaciones del salón de fiestas e imprimir contrato de alquiler (próximamente). 6

7 Cómo reportar los pagos? 7 1. Para realizar la notificación de un pago, debes dirigirte a la sección Pagos notificados 2. En esta sección debes indicar en la primera casilla el número de depósito o transacción, seguido de la fecha, forma de pago, banco y el monto

8 8 Te puedes ayudar con el calendario para seleccionar la fecha de la transacción Al indicar la forma de pago se desplegará un submenú en el cual debes seleccionar el tipo de transacción: depósito en efectivo; depósito en cheque; depósito efectivo y cheque; o transferencia. Seguidamente indica el banco (el sistema coloca Banesco por defecto), el monto y se hace click al botón ubicado al lado derecho que indica Notificar INICIALMENTE APARECÍA BANCO, AHORA PIDE LA CÉDULA DE IDENTIDAD DEL DEPOSITANTE YA QUE ES LA INFORMACIÓN QUE SE REFLEJA EN LOS ESTADOS DE CUENTA Y ES LA DATA QUE PERMITE EFECTUAR LA CONCILIACIÓN.

9 9 Una vez notificada la transacción se desplegará un campo con la información subministrada Una vez realizada la respectiva conciliación este reporte pasará a la sección Pagos Notificados y se emitirá un recibo el cual será impreso. Las conciliaciones y, por ende, las respectivas actualización de los reportes en el sistema se realiza dos veces al mes. Cualquier duda te puedes comunicar a través del correo torrea@plazajardin.com.ve

10 Cómo adjuntar el soporte? Una vez realizada la notificación del pago, y luego que se despliega la información con la información subministrada, verás del lado derecho de tu pago la opción SOPORTE. Debes hacer click al botón Sel. para poder adjuntar el archivo, el cual debe estar en formato de imagen (.jpg,.png,.gif,.tiff ) 2. Te desplegará la siguiente pantalla: Para seleccionar el archivo debes hacer click al botón Choose file. Una vez lo cargues debes dar click al botón enviar. Para salir de esta pantalla haz click en Regresar.

11 Conoce la cuota del mes, el estatus administrativo de la torre En la opción Información de interés conseguirás toda la información correspondiente a: cuota del mes, el estatus de apartamentos al día y los que se encuentran morosos, así como la información sobre el balance administrativo de la torre.

12 2. Cálculo de cuotas: puedes consultar y descargar las cuotas mensuales de condominio y lo correspondiente a tu inmueble. Para ello sólo debes abrir el submenú que esta opción te presenta y elegir el mes que desees consultar. 12 Por ejemplo, si elijes el mes de septiembre 2014 se desplegará la siguiente ventana con la información detallada sobre los gastos de ese mes y su distribución por alícuota 3. Saldos en línea: en esta opción puedes consultar el estatus de pago de la torre, es decir, la información correspondiente a los apartamentos al día como los que se encuentran en morosidad. 4. Balance mensual: en este menú puedes desplegar la información correspondiente a los ingresos y los egresos ocurridos en la cuenta bancaria del condominio. Igualmente pueden conocer el saldo correspondiente al cierre de cada mes. 5. Cuotas por cobrar: en esta sección puedes consultar la información referente a las cuentas cobrar, es decir, lo esperado por cobrar mensualmente y lo que oficialmente ha ingresado por pagos de condominio; así como el porcentaje de morosidad.