Manual de instalación y configuración de IdeaInvoiceXML. Elaborado por: IdeaSys 06 de Febrero del 2013 Departamento de documentación

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1 Manual de instalación y configuración de IdeaInvoiceXML Elaborado por: IdeaSys 06 de Febrero del 2013 Departamento de documentación

2 Índice Índice... 2 Acerca del manual... 2 Descargando IdeaInvoiceXML... 3 Instalando la base de datos para IdeaInvoiceXML... 4 Configurando la conexión ADO... 6 Registrando IdeaInvoiceXML... 7 Conociendo el entorno de trabajo... 8 Configurando un documento electrónico Acerca del manual Este manual describe cómo descargar, instalar y configurar IdeaInvoiceXML, para generar y dar formato a facturas a partir de un archivo XML. El uso y procesamiento de la información queda bajo responsabilidad del usuario. Con el objetivo de simplificar, este manual se refiere a los sistemas operativos Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Vista y Microsoft Windows 7 simplemente como "Windows". De igual forma Microsoft SQL Server 2005, Microsoft SQL Server 2008 y Microsoft SQL Server 2010 será referido como SQL Server. Windows y su paquetería son marcas comerciales registradas de Microsoft Corporation en EE. UU. y en otros países. Para mayor información relacionada con IdeaSys o IdeaReports contáctenos en los teléfonos (33) , (33) , (33) , o visite nuestro sitio web 2

3 Descargando IdeaInvoiceXML Nota importante: Es necesario contar con una versión de SQL Server 2005 o superior. Para obtener los archivos requeridos para la instalación debemos acudir al siguiente sitio web: Una vez dentro del sitio mencionado procederemos a navegar a la sección de actualizaciones, ubicada en la parte superior derecha de la página web, daremos Click sobre la liga llamada IdeaInvoiceXML.zip ; como se muestra en la figura 1. Figura 1. Al finalizar la descarga, será necesario extraer los archivos en la siguiente ruta: C:\Program Files\IdeaSys\IdeaInvoiceXML De no existir las carpetas será necesario crearlas e incluir dentro de la carpeta IdeaInvoiceXML dos nuevos directorios llamados Entrada y Salida, que albergaran las facturas por procesar y las procesadas. 3

4 Instalando la base de datos para IdeaInvoiceXML Nota: El procedimiento indicado en esta sección es para una instalación nueva, no realizar el procedimiento de instalación de base de datos en una instalación existente. El primer paso de la instalación consiste en ingresar a SQL Server Management Studio y crear una nueva base de datos; la cual nombraremos IdeaInoviceXML, realizado esto, procederemos a dar Click derecho sobre la base de datos creada y seleccionar la opción Tareas > Restaurar > Base de datos. Ver figura 2. Figura 2. Al realizar la operación anterior se presentara una venta en la cual especificaremos la fuente y la ubicación de la copia de seguridad para restaurar, seleccionamos desde el dispositivo como lo muestra la figura 3 y procederemos a buscar la carpeta IdeaInvoiceXML, seleccionando el archivo nombrado Idea.bak. Figura 3. 4

5 Hecho lo anterior habilitaremos la base de datos IdeaInvoice como se muestra en la figura 4. Figura 4. Realizada la selección acudiremos a la parte superior izquierda de la ventana y seleccionaremos el apartado Opciones, el cual nos desplegara una ventana como se muestra en la figura 5, en este apartado únicamente hay que marcar la casilla que dice Sobre escribir la base de datos existente y dar Click sobre el botón Ok, SQL Server nos indicara que la operación se ha realizado con éxito. Figura 5. 5

6 Configurando la conexión ADO Realizar la configuración de la conexión ADO es un proceso muy sencillo, pero es necesario saber el nombre de la instancia de SQL Server donde se realizo la restauración de la base de datos. Teniendo en cuenta el dato anterior nos ubicaremos dentro de la carpeta IdeaInoviceXML y abriremos el archivo ConeccionADO.udl, hecho esto se presentara una venta con varias pestañas; nos situaremos en la primera llamada Proveedor, seleccionaremos el proveedor llamado Microsoft OLE DB Provider for SQL Server, haremos Click en el botón Siguiente, el cual nos dirigirá a la segunda pestaña llamada Conexión en la cual colocaremos en el apartado 1. ; el nombre de nuestra instancia SQL Server, el apartado 2., lo dejaremos como viene predefinido y en el 3., seleccionaremos la base de datos que creamos anterior mente. Ver figura 6. Una vez terminado de configurar presionaremos el botón Probar conexión el cual nos indicara con una alerta que la conexión es satisfactoria. Figura 6. 6

7 Registrando IdeaInvoiceXML El registro es muy sencillo, antes de comenzar es necesario tener una conexión a internet; ya que la validación de la licencia se realiza en línea. Contemplando lo anterior basta con ejecutar el archivo llamado IdeaInvoiceXML.exe como administrador ( Click derecho sobre el archivo > Ejecutar como Administrador) hecho esto se presentara la ventana de registro como muestra la figura 7, basta con llenar los campos con la información requerida y dar click en Registrar para finalizar el registro. Figura 7. Realizado lo anterior el sistema nos notificara la ruta del directorio de datos y del traductor, bastara con presionar el botón OK en ambos casos como lo muestra la figura 8 y 9. Figura 8 y 9. 7

8 Conociendo el entorno de trabajo IdeaInvoiceXM contiene 3 menús principales; Sistema, Documentos y Reportes. Estos a su vez albergan apartados mediante los cuales se pueden determinar ciertas configuraciones o realizar algunos procesos en específico. Figura 10. El menú Sistema contiene los siguientes apartados: Documentos: En este apartado podemos configurar los tipos de documentos electrónicos con los cuales estaremos trabajando (facturas), definir procesos de generación en automático así como el envió por correo electrónico y sus detalles. Correos: Por medio de esta sección podemos dar de alta correos electrónicos de nuestros clientes asociándolos por RFC con el fin de enviar su factura cada vez que se procese un documento electrónico. Generar log: Por medio de esta opción podemos generar un archivo de texto plano el cual almacenara una bitácora de todos los procesos ejecutados dentro de IdeaInvoiceXML en caso de existir un inconveniente. Actualiza BD: Permite actualizar la base de datos. Revocación de licencia: Desvincula la licencia de IdeaInvoiceXML con su equipo, permitiendo la activación de su licencia en otro equipo. Mantenimiento: Sección reservada. 8

9 Dentro del menú Documentos contamos con los apartados: Generar: Permite realizar el procesamiento de un documento electrónico definiendo el tipo de documento a procesar e indicando la ruta del archivo con extensión XML que se desea procesar, una vez procesado se generara un nuevo XML y un archivo PDF los cuales se encontraran en el directorio de salida que definamos en la configuración de documentos. Imprimir: Mediante esta opción podemos realizar la impresión de un archivo con extensión XML. Todos: Procesa todos los archivos XML en el directorio de entrada, generando su PDF y XML en el directorio de salida. El menú Reportes consiste en un único apartado denominado Seguimientos en el cual podemos encontrar un concentrado de los documentos electrónicos ordenados por su respectiva razón social y empresa, además contiene información que especifica los movimientos de dicho documento; ya sea que se halla enviado por correo electrónico o subido a un servidor ftp. Como se puede apreciar en las páginas anteriores, el uso y administración de IdeaInvoiceXML es bastante sencillo. Las siguientes páginas albergaran un contenido más detallado para la configuración de los tipos de documentos, envíos por correo y procesamientos en automático. 9

10 Configurando un documento electrónico Para realizar la configuración inicial es necesario abrir el sistema IdeaInvoiceXML y acudir al menú Sistema situado en la esquina superior izquierda del programa una vez ubicado lo presionaremos y seleccionaremos el submenú Documentos el cual nos mostrara la ventana de configuración de documentos electrónicos. Ver figura 11. Figura

11 A continuación se explicara de forma breve la función de cada uno de las opciones que incluye la configuración de documentos. Documento: Define el tipo de documento a realizar, por ejemplo una factura. Directorio de entrada: Especifica la ruta donde se depositaran los archivos con extensión XML para su posterior procesamiento. Directorio de salida: Contiene la ruta de la carpeta donde se generaran de forma automática los documentos electrónicos procesados; con extensión PDF y XML. Incluir en proceso automático: Los archivos XML en el directorio de entrada se procesaran automáticamente al marcar esta opción. IdeaInvoiceXML buscara nuevos archivos XML cada N segundos, N se especifica en la variable del registro Milisegundos y esta es configurada la primera vez que se ejecuta el IdeaInvoiceXML. Servidor SMTP: Alberga la dirección del servidor de correo electrónico. Puerto SMTP: Define el puerto del servidor de correo electrónico. Requiere SSL: Protocolo de conexión segura. Correo electrónico usado para enviar los documentos procesados. Usuario SMTP: Usuario definido por el servidor de correo electrónico. Password SMTP: Contraseña definida por el servidor de correo electrónico. Con copia para: Correo electrónico a donde se enviara una copia de los documentos generados. Asunto: Asunto que contendrá el correo electrónico. Mensaje Mail: Cuerpo del correo electrónico. Envió por correo: Indica si se desean enviar vía correo electrónico los documentos electrónicos generados. Preguntar Mail manual: Si esta opción esta seleccionada, se preguntara el correo electrónico del cliente en caso de no existir en la base de datos local de correos electrónicos, el correo del cliente es buscado por RFC, y en caso de no existir se preguntara por medio de una ventana emergente y el programa no continuara hasta que se capture el correo electrónico del cliente. Preguntar Mail automático: Si esta opción esta seleccionada, se preguntara el correo electrónico del cliente en el proceso automático en caso de no existir en la base de datos local de correos electrónicos, el correo del cliente es buscado por RFC, y en caso de no existir se preguntara por medio de una ventana emergente y el programa no continuara hasta que se capture el correo electrónico del cliente. Envió a impresora: Habilita la impresión de cada documento al generarse. Impresora: Define que impresora realizara las impresiones. No copias: Cantidad de copias que se imprimirán. Vista previa manual: Habilita la vista previa en la generación manual. 11

12 Vista previa automático: Habilita la vista previa en la generación en automático. IdeaWeb: Habilita el envió de cada documento generado a IdeaWeb 1. Empresa IdeaWeb: Define la empresa IdeaWeb donde se realizara la carga de los documentos 1. FTP: Habilita la subida de archivos a un servidor FTP. Servidor FTP: Define el servidor FTP a usar. Puerto FTP: Puerto del FTP a utilizar. Usuario FTP: Usuario del servidor FTP. Password FTP: Contraseña del servidor FTP. Directorio FTP: Carpeta en el servidor FTP donde se guardaran los documentos. 1 El servicio de IdeaWeb es opcional y tiene costo adicional, este le permitirá mantener un respaldo de sus documentos electrónicos en la nube, además contara con la posibilidad de darle un acceso a sus clientes para descarguen sus documentos. 12