Factura Electrónica: La importancia del formato en la Facturación n Electrónica

Transcripción

1 Factura Electrónica: La importancia del formato en la Facturación n Electrónica Vocal Responsable División Nuevas Tecnologías Delegación Especial A.E.A.T. Andalucía, Ceuta y Melilla

2 Contenido e-contratación y e-facturación. Antecedentes sobre la Factura Electrónica. Pluralidad de formatos de Facturas Electrónicas. Obligatoriedad de la Factura Electrónica: Formato estándar. Formato Facturae. Facilidades y utilidades relacionadas con el Facturae. Proyectos a corto plazo. 2

3 e-contratación n y e-facturacie Facturación CONTRATACIÓN N CON EL SECTOR PÚBLICOP MEDIOS TRADICIONALES MEDIOS ELECTRÓNICOS Carácter voluntario-obligatorio contrataciondelestado.es 3

4 La Factura Electrónica Ley 56/2007, de 28 de diciembre: Aquel documento electrónico que además de cumplir con los requisitos que legal y reglamentariamente son exigibles a las facturas, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que conlleva que el emisor no pueda repudiarla. Características: Generación. Transmisión. Conservación (con excepciones). Autenticidad. Integridad. 4

5 Innumerables ventajas para los usuarios EMISOR Y RECEPTOR Simplifica y agiliza los flujos de información Reducción de costes Eficacia en los procesos administrativos (Liberalización de tareas administrativas) Automatización en la expedición, envío y recepción (Fiabilidad al evitar el error humano) Rapidez de acceso a la información Ahorro de tiempo Confidencialidad Agilidad en la toma de decisiones Disminuye la probabilidad de falsificación Ahorro de espacio destinado almacenamiento Eliminación de costes sociales 5

6 Pluralidad de formatos de facturas Libertad de formatos informáticos a efectos tributarios: A TENER EN CUENTA Estructura del fichero (gran variedad de formatos) Estructura de la firma electrónica (PKCS7, XadES, PDF, ) Firma attached-detached. 6

7 Pluralidad de formatos de facturas Libertad de formatos informáticos a efectos tributarios: LO RECOMENDABLE Destinatarios/ Consumidores finales Para automatizar procesos En entornos EDI 7

8 Formatos estándar de facturas Procesamiento de los datos de forma manual o mediante OCR. El mero hecho de enviar una factura en formato fichero mediante correo electrónico, no confiere la condición de factura electrónica. extensible Markup Language: estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas. Sencillo de entender su estructura y fácil de procesar, lo que mejora la compatibilidad entre aplicaciones (interoperabilidad). Sistemas de Intercambio Electrónico de Datos (EDI), de acuerdo con lo previsto en el artículo 2 de la Recomendación 1994/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de

9 Obligatoriedad de la e-facturae Cada unidad administrativa actuaba de forma diversa. Utilizaban en ocasiones formularios incompatibles entre sí. Determinó las condiciones técnicas de las efacturas destinadas a la AGE y sus organismos públicos. Homogeniza el funcionamiento en la AGE obligando a la utilización de un formato único Facturae. Determina su utilización con firma avanzada (XAdES). 9

10 Operadores obligados a utilizar el formato Facturae En los supuestos en que el destinatario de las facturas sea: La Administración General del Estado, y Organismos Públicos Vinculados o dependientes de aquella. En los supuestos de presentación ante la Administración General del Estado, o sus organismos públicos vinculados o dependientes, de facturas expedidas entre particulares: Afecta a facturas expedidas entre empresas que hayan de aportarse ante AGE con motivo de algún procedimiento administrativo (solicitud de subvenciones, ayudas, etc.) 10

11 Plazos para la exigencia de la obligatoriedad Orden PRE/2971/ LCSP (L-30/2007) LMISI (L-56/2007) /7/2008 Entrada en vigor (L-30/2007) 6 meses Encargo a MTyC y MEH para que establezca normas sobre formatos estructurados estándares de efacturas que faciliten la interoperabilidad. 6 meses 1 año máximo Aprobación de las normas de desarrollo que hagan posible la efactura en la contratación (DF 9ª LCSP) Obligatoriedad de la efactura para las empresas que no puedan utilizar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias Abreviada (DF 9ª LCSP). 3 meses 18 meses Obligatoriedad de la efactura para el resto de empresas que deban contratar con el sector público, salvo en los supuestos de contratos menores. 11

12 Plazos para la exigencia de la obligatoriedad Orden PRE/2971/ LCSP (L-30/2007) LMISI (L-56/2007) /7/2008 Entrada en vigor (L-30/2007) 6 meses Encargo a MTyC y MEH para que establezca normas sobre formatos estructurados estándares de efacturas que faciliten la interoperabilidad. 6 meses 1 año máximo Aprobación de las normas de desarrollo que hagan posible la efactura en la contratación (DF 9ª LCSP) Obligatoriedad de la efactura para las empresas que no puedan utilizar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias Abreviada (DF 9ª LCSP). 3 meses 18 meses Obligatoriedad de la efactura para el resto de empresas que deban contratar con el sector público, salvo en los supuestos de contratos menores. 12

13 Plazos para la exigencia de la obligatoriedad Orden PRE/2971/ LCSP (L-30/2007) LMISI (L-56/2007) /7/2008 Entrada en vigor (L-30/2007) 6 meses Encargo a MTyC y MEH para que establezca normas sobre formatos estructurados estándares de efacturas que faciliten la interoperabilidad. 6 meses 1 año máximo Aprobación de las normas de desarrollo que hagan posible la efactura en la contratación (DF 9ª LCSP) Obligatoriedad de la efactura para las empresas que no puedan utilizar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias Abreviada (DF 9ª LCSP). 3 meses 18 meses Obligatoriedad de la efactura para el resto de empresas que deban contratar con el sector público, salvo en los supuestos de contratos menores. 13

14 Plazos para la exigencia de la obligatoriedad Orden PRE/2971/ LCSP (L-30/2007) LMISI (L-56/2007) /7/2008 Entrada en vigor (L-30/2007) 6 meses Encargo a MTyC y MEH para que establezca normas sobre formatos estructurados estándares de efacturas que faciliten la interoperabilidad. 6 meses 1 año máximo Aprobación de las normas de desarrollo que hagan posible la efactura en la contratación (DF 9ª LCSP) Obligatoriedad de la efactura para las empresas que no puedan utilizar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias Abreviada (DF 9ª LCSP). 3 meses 18 meses Obligatoriedad de la efactura para el resto de empresas que deban contratar con el sector público, salvo en los supuestos de contratos menores. 14

15 Obligatoriedad de la e-facturae Las empresas que no puedan utilizar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias Abreviada El resto de empresas que deban contratar con el sector público, salvo en los supuestos de contratos menores

16 Formato Facturae Evolución de un antiguo formato de firma electrónica utilizado por las entidades bancarias y la AEAT (CCI). Está basado (en la actualidad): En el lenguaje XML, para la estructura del fichero. En XadES para el de la firma electrónica. Mantenido y garantizado por la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información: Garantiza su accesibilidad, integridad y no alteración del formato. Uno de los principales impulsores del formato Facturae ha sido la AEAT, que incluso antes de la aprobación de la Orden PRE/2971/200, era el único formato de factura electrónica que admitía a sus proveedores. Esta doble previsión legal, por la vía de facto, lo ha convertido en un formato estándar dentro de la factura electrónica. 16

17 Características del formato Facturae Cumplimiento de los requisitos legales vigentes y de las condiciones ones establecidas por la A.E.A.T. para la facturación n telemática. tica. Universal: pueden utilizarlo todas las entidades y sus clientes. De libre uso: su utilización y posterior modificación no está sujeta al pago de cánones o a la autorización previa de una organización ajena al sector. Gratuito: se puede distribuir gratuitamente a las entidades y a sus clientes. Incluye extensiones: a nivel de línea, de factura o de lote de facturas, con información específica de determinados sectores económicos. Garantía a de convergencia con los formatos que se definan en foros europeos. 17

18 Información n contenida en Facturae El fichero de factura electrónica se divide en bloques:, cuyos datos se subdividen en Grupos y éstos a su vez en Campos y Subcampos. Los datos del bloque se dividen en Grupos y éstos a su vez en Campos y Subcampos. Para cada Campo/Subcampo se detalla: Definición: texto breve. Valores que puede tomar. Dato obligatorio u optativo. Un campo puede ser optativo, pero si está presente, puede tener Subcampos obligatorios. Dato numérico, alfanumérico o alfabético. Número de posiciones que tiene. Observaciones: texto breve con comentarios, referidos a un grupo, campo o subcampo. 18

19 Cabecera de fichero Datos generales Tercero Lote Datos cesión n (Factoring) Diseño o del formato Facturae Datos comunes para el lote (sujetos) Emisor Receptor Datos comunes para un documento Cabecera de factura Emisión n factura Impuestos repercutidos Impuestos retenidos Totales Detalle de operaciones facturadas Detalle del bien o servicio facturado Extensiones Firma de la factura 19

20 Ejemplo de factura en formato Facturae 20

21 Ejemplo de factura en formato Facturae 21

22 Situación n actual del formato Facturae 16/10/2007 Universal Business Language 16/10/

23 Evolución n realizada sobre el formato Facturae Facturae 4.0 Facturae 4.0 surge ante la necesidad de migrar a estándares europeos según normativa 23

24 La Administración n como receptora de Facturas Precisa otorgamiento del consentimiento expreso: Art. 2.1 Orden 962/2007 de 10 de Abril Art. 3 Orden PRE/2971/2007 de 5 de Octubre Manifestación de dicho consentimiento: Dicho consentimiento se hará público mediante Disposición (Art. 3 Orden PRE/2971/2007). Orden Ministerial. Resolución del Director General (AEAT). La Disposición deberá hacer constar los formatos en que se admitirán facturas electrónicas. Tal consentimiento tendrá carácter general y se extenderá a todos los supuestos en que sea destinatario de facturas. 24

25 Directorios de empresas y entidades que admiten Facturae MEH y MITyC: Directorio de emisores y receptores de facturas electrónicas Paginas/mityc.aspx AEAT: Directorio de entidades relacionadas con el formato Facturae Emisores y receptores. Prestadores de servicios. Desarrolladores. Inicio» Acceda directamente» Campañas» e-factura» Entidades relacionadas con el formato Facturae Guía a efactura de ASIMELEC (hoy AMETIC): Directorio de empresas receptoras de factura electrónica. 25

26 Facilitar la emisión n de facturas en formato Facturae Consejo de Ministros: Adoptará las medidas necesarias para facilitar la emisión de facturas electrónicas a las personas y entidades que contraten con el sector público estatal. Garantizará la gratuidad de los servicios de apoyo que establezca. Apdo. 5 Disp. Final 9ª LCSP 26

27 Programa de ayuda de Facturae Aplicación gratuita, abierta y competitiva. Desarrollada para Internet y con firma electrónica. Garantizada por la AEAT y la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la S.I. Mantenimiento por la Administración. Adecuación a la normativa vigente. Adaptación a los estándares internacionales. Colaboración con EE.FF. 27

28 Programa de ayuda de Facturae Versión de demostración y versión de producción. Entre sus funcionalidades destaca: Búsquedas de facturas por todos los campos de la factura. Ayuda en línea. Importación y exportación de clientes y proveedores. Generación de informes estadísticos por tipo de factura. Gestión de documentación asociada a la factura. Plantillas para facturas pro-forma y presupuestos. Envío de Facturas de forma digital (a través de correo electrónico) y de forma convencional. Conexión vía OCSP para comprobación del estado del certificado usado en la firma. Listados normalizados para generación del libro del IVA. 28

29 Otras utilidades informáticas relacionadas con Facturae Iniciativa pública: Aplicación web de conversión n de facturas Facturae entre las distintas versiones del formato Facturae (Facturae.es): Soporta las versiones 3.0, 3.1 y 3.2 e-facil: Aplicación que extiende al ámbito local: El formato oficial de factura electrónica (facturae), y El Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE), que permite constituir una empresa de forma telemática reduciendo los plazos. Integrada en el paquete de soluciones de la Plataforma Avanza Local Soluciones (PALS) Iniciativa privada: Add-In Factoffice y OffInvoice para Microsoft y 29

30 Proyectos a corto plazo Consejo de Ministros de 19 de agosto de 2011: Creación durante 2011 un Servicio Central de Gestión n de la Facturación Electrónica que, entre otros, incluirá: Será el medio único para la recepción y distribución de facturas electrónicas. contrataciondelestado.es Podrá proporcionar funciones de almacenamiento y custodia de las facturas electrónicas. 30

31 Proyectos a corto plazo Comisión Permanente del Consejo Superior de Administración Electrónica (CSAE): 25 de marzo de 2009: Acordó, a propuesta del MEH, la constitución de un grupo de trabajo sobre la arquitectura general de facturación electrónica en la Administración General del Estado. El objeto y alcance del grupo de trabajo: Análisis y elaboración de una propuesta de arquitectura general para la recepción de facturas electrónicas en la AGE y organismos autónomos, y en la definición de las interfaces de las plataformas de facturación con los servicios de facturación de los proveedores. Conclusiones y documento final: 25 de noviembre de 2009: pdf?iniciativa=126 31

32 Proyectos a corto plazo Escenarios de la arquitectura e interfaces de facturación electrónica en la AGE: e=es&iniciativa=126 Escenario I: I El organismo receptor de facturas dispone de su propia plataforma de recepción de facturas electrónicas y solicita al proveedor que le envíe directamente las facturas a dicha plataforma. Escenario II: El organismo receptor de facturas dispone de su propia plataforma de recepción de facturas electrónicas, pero la recepción y consulta de estado de las facturas se realiza a través del punto único PGEFe. Escenario III Escenario III: El organismo receptor de facturas no dispone de su propia plataforma de recepción de facturas electrónicas. En este caso, se utiliza la Plataforma Central de Facturación AGE. 32

33 Muchas