Área de Asistencia Social. Instructivo para la Activación de Áreas Funcionales

Transcripción

1 Área de Asistencia Social Instructivo para la Activación de Áreas Funcionales Documento simplificado del Plan Cantonal de Emergencia, elaborado por las instituciones que integran el COE Jipijapa, en el marco del Proyecto Reducción de riesgos por desastres en el Sur de Manabí V Plan de Acción DIPECHO Capitulo Ecuador Jipijapa diciembre de 2008

2 by CRIC-TERRANUEVA, 2008 Centro Regionale di Intervento per la Cooperazione (CRIC), de Italia La Floresta, Francisco Salazar E y Mallorca, Quito-Ecuador cricecua@punto.net.ec TERRANUEVA, de Ecuador. La Floresta, Francisco Salazar E y Mallorca, Quito-Ecuador te@terranueva.org El presente documento simplificado del Plan de Emergencia y Modelo Operativo de Respuesta, fue realizado en el marco del Proyecto DIPECHO Reducción de riesgos por desastres en el Sur de Manabí con la participación de las instituciones que integran el COE Cantonal Jipijapa. V Plan de Acción DIPECHO-Capitulo Ecuador Contrato ECHO/DIP/BUD/2007/03007 Con la con la contribución financiera de la Comisión Europea. Esta no se hace responsable de las opiniones aquí recogida, no reflejan su posición oficial. Su contenido es responsabilidad del CRIC y TERRANUEVA. Se autoriza la reproducción total o parcial del documento citando la fuente. Asesoramiento técnico y elaboración del documento final: Julio Celorio Saltos Técnico en Fortalecimiento Institucional y Gestión de Riesgos csarcelorio@yahoo.es Revisión: Yina Quintana Zurita: Giovanna De Ioanni: Isabella Giunta: Juan Pablo Muñoz: Coordinadora Local Coordinadora Europea Representante CRIC- Ecuador Director Ejecutivo Terranueva Coordinación: Unidad Provincial de Gestión de Riesgos de Manabí Comité de Operaciones de Emergencia Jipijapa Concepto, diseño y diagramación: Julio Celorio Saltos Técnico en Fortalecimiento Institucional y Gestión de Riesgos Impreso en Portoviejo-Manabí-Ecuador Versión 1.0/Jipijapa, diciembre de 2008.

3 Contenidos Introducción... 4 El Área de Asistencia Social Coordinador del Área.. 5 Integrantes y Funciones. 5 Activación del Área. 5 Convocatoria de las Comisiones Especiales.. 6 Activación de protocolos y aplicación de procedimientos operativos 7 Indicaciones para la lectura de los flujogramas de la respuesta. 11 Flujograma de la Pre-crisis 13 Flujograma de la Crisis Flujograma de la Post-crisis.. 15 Responsable de la activación del plan. 16 Criterios que determinan la activación del plan.. 16 Criterios de prioridad operativa. 16 Organigrama funcional del COE.. 17 Tablas Tabla 1: Directorio de contactos institucionales.. 6 Tabla 2: Información complementaria Comisión de Censo a la población afectada o en riesgo 6 Tabla 3: Información complementaria Comisión de Administración de Alojamiento Temporales. 6 Tabla 4: Información complementaria Comisión de abastecimiento y administración de centros de acopio.. 7 Tabla 5: Protocolo N 19: Alojamientos temporales Tabla 6: Protocolo N 21: Censo a la población y trabajo social... 9 Tabla 7: Protocolo N 25: Abastecimiento y provisiones

4 Introducción Considerando que para la respuesta a emergencias se necesitan instrumentos funcionales y operativos, el instructivo de Asistencia Social brinda las orientaciones para que se realice una adecuada canalización de las necesidades básicas de la población afectada o damnificada, con la finalidad de que cada responsable institucional que integra el Área de Asistencia Social y tenga una responsabilidad en el Comité de Operaciones de Emergencia Cantonal (COE-C), cuente con un documento simplificado a manera de instructivo. Por lo tanto, el presente documento busca facilitar la planificación estratégica de la respuesta, la coordinación interinstitucional, el manejo de la información, y la intervención segura en campo de las comisiones especiales que conforman el área. Para esto se tendrá que cumplir con los protocolos y procedimientos operativos definidos en varios talleres por los representantes técnicos y operativos de las instituciones que integran el COE Cantonal Jipijapa. Para facilitar el uso en emergencia deberán cumplirse con los siguientes pasos: 1. Activación del Área. 2. Convocatoria de las Comisiones Especiales. 3. Activación de protocolos y aplicación de procedimientos operativos. Es posible que el instructivo nunca llegue a ser utilizado. Pero si un evento previsible o súbito finalmente ocurre, le proveerá de valiosos elementos para una respuesta rápida y eficaz, que de ser aplicados correctamente salvara vidas. Para que esto ocurra las autoridades que integran el Área, deberán comenzar a implementar los protocolos y procedimientos operativos una vez sea presentado y aprobado en su versión 1.0. Debido a la flexibilidad y adaptabilidad del instructivo simplificado, los procedimientos operativos podrán ser actualizados cuando las autoridades locales en coordinación con el organismo rector de la Gestión de Riesgos en el país, la Secretaria Técnica de Gestión de Riesgos lo consideren pertinente para el Cantón. 4

5 INSTRUCTIVO PARA LA ACTIVACIÓN DEL ÁREA DE ASISTENCIA SOCIAL El Área de Asistencia Social: El Área de Asistencia Social en emergencias o desastres es la responsable de canalizar y cubrir las necesidades básicas de la población afectada o damnificada. Su intervención deberá estar orientada a realizar el censo y diagnóstico de la población afectada, la identificación de sus necesidades básicas, la adecuación de alojamientos temporales, y la ayuda humanitaria de emergencia. Coordinador del Área: Institucionalmente le corresponde al Patronato Municipal. Integrantes y Funciones: Integrantes Coordinadora del Patronato Municipal. Delegado/a del MIES. Responsable de Riesgos del INFA. Presidente Federación de Barrios. Presidente Unión de Barrios. Presidente de UPOCAM. UDOMOJ, FOCAZUM. Presidente Cámara de Comercio. Fundaciones de Ayuda Social. Funciones generales Mantener contacto con los sectores afectados para coordinar las ayudas necesarias para la población damnificada y afectada. Mantener una base de datos actualizada de los lugares de mayor riesgo, identificados en todo el territorio cantonal. Definir e implementar alojamientos temporales en zonas seguras, y mejorar los existentes. Determinar e implementar los centros de acopio en zonas seguras. Garantizar la distribución equitativa y en el menor tiempo posible de las ayudas, tomando en consideración las necesidades identificadas. Realizar el monitoreo permanente de las necesidades básicas de la población afectada y destinar las ayudas correspondientes de acuerdo a su disponibilidad. Vigilar la distribución y optimización de los suministros, canalizando su entrega sólo a través de las instancias autorizadas para tal efecto. Activación del Área: Paso 1 El Área se deberá activar cuando el Alcalde en calidad de Presidente del Comité de Operaciones de Emergencia Cantonal (COE-C) o en su ausencia un delegado/a, declare una alerta amarilla para cualquier evento previsible y disponga a cada área funcional mantenga reuniones permanentes de coordinación y planificación dirigidas a reducir los efectos que el evento en proceso pueda producir. Si la emergencia se presenta de manera súbita el responsable de Área deberá activar automáticamente las comisiones especiales que se consideren necesarias para atender la emergencia, en este caso el detonante será la ocurrencia de emergencia misma. En los dos casos el responsable de área deberá solicitar a cada una de las instituciones que integran las comisiones especiales activen los grupos operativos para la intervención directa en campo y disponga se coordine con el Puesto de Mando Unifica (PMU) las actividades de respuesta. 5

6 Convocatoria de las Comisiones Especiales: Paso 2 Las comisiones especiales son las responsables de realizar la intervención directa en las zonas afectadas, o en las que se encuentren en la ruta de afectación, con el objetivo de desarrollar de manera conjunta y estratégica las actividades específicas de respuesta. Por lo tanto el responsable de área convocara a cada comisión, de acuerdo a las necesidades o problemas a resolver que se presenten. Directorio de contactos institucionales: Institución Nombre Teléfono Coordinadora del Patronato Municipal. Delegado/a del MIES. Responsable de Riesgos del INFA. Presidente Federación de Barrios. Presidente Unión de Barrios. Presidente de UPOCAM. UDOMOJ, FOCAZUM. Presidente Cámara de Comercio. Fundaciones de Ayuda Social. Comisión de Censo a la población afectada o en riesgo: Integrantes Problemas a resolver en emergencia Protocolo asignado Coordinadora del Patronato Municipal. Responsable de Riesgos del INFA. Presidente Federación de Barrios. Presidente Unión de Barrios. Presidente de UPOCAM. Recopilación de la información familiar con referencia a los daños y pérdidas. Establecer conexión permanente con las familias afectadas y garantizar su enlace cada vez que sean requeridas. Facilitar la ubicación de las familias afectadas en casas de parientes o amigos como primera instancia para apoyar las labores de recuperación post-evento. 21 Es prioritaria la labor que realizan los grupos EDAN de identificación de la población afectada y damnificada, así como el registro de la afectación. Pero para facilitar la asistencia humanitaria de emergencia y para dar inicio a los procesos de recuperación de la población damnificada, esta comisión deberá levantar un registro de personas y familias relacionadas las perdidas y sus condiciones post-evento. Comisión de Administración de Alojamiento Temporales: Integrantes Problemas a resolver en emergencia Protocolo asignado Delegado/a del MIES. Coordinadora del Patronato Municipal. Responsable de Riesgos del INFA. Dotación de alojamientos temporales a quienes perdieron o sufrieron serias afectaciones en sus viviendas. 1 Adecuar los espacios físicos identificados en el mapa operativo Tomado de la publicación Recopilación de protocolos, procedimientos operativos y estructuras funcionales utilizadas para la atención de los efectos de las inundaciones en el litoral ecuatoriano 2008/Ministerio del Litoral-PNUD-PMA. 6

7 Coordinadora del Área de Salud N 4. Plan de Emergencia Cantonal Simplificado Establecer la estructura para la administración del alojamiento temporal. 2 Garantizar el retorno seguro al hogar de los damnificados. 3 A pesar de que los alojamientos temporales en el País están a cargo del Ministerio de Inclusión Económica y Social (MIES), en el cantón esta comisión deberá coordinar con la Dirección Provincial de Inclusión Económica y Social para la adecuación e instalación de los espacios físicos destinados para alojamientos temporales, con el fin de suplir en el menor tiempo posible, esta necesidad básica de la población damnificada. Comisión de abastecimiento y administración de centros de acopio: Integrantes Problemas a resolver en emergencia Protocolo asignado Delegado/a del MIES. Coordinadora del Patronato Municipal. Responsable de Riesgos del INFA. Coordinadora del Área de Salud N 4. Presidente Cámara de Comercio. Fundaciones de Ayuda Social. Adecuar los centros de acopio que se consideren necesarios de acuerdo con la magnitud de la emergencia. Coordinar con el Nivel Directivo del COE las necesidades de los alojamientos y los damnificados. Garantizar logística para distribuir las ayudas en el menor tiempo posible desde los centros de acopio hasta su destino. Vigilar la distribución y optimización de los suministros, canalizando su entrega sólo a través de las instancias autorizadas para tal efecto. 25 Es la responsable de mantener un control respecto al proceso de asistencia a la población afectada y damnificada, debiendo cubrir durante un tiempo definido, las necesidades en alimento, vestimenta, aseo personal, agua segura, salud, entre otras. Si por la magnitud de la emergencia se recibe apoyo externo, la comisión deberá orientar a las agencias donantes respecto al tipo de ayuda que se requiere para los sectores afectados del cantón. Activación de protocolos y aplicación de procedimientos operativos: Paso 3 Convocada las comisiones especiales, el coordinador de área deberá activar los protocolos correspondientes al momento de la respuesta (pre-crisis, crisis, post-crisis) como se indica en los flujogramas de la respuesta. Por lo tanto ningún protocolo funciona en forma aislada, todos están relacionados de alguna manera ya sea bajo un vínculo de apoyo o de dependencia. 2-3 Tomado de la publicación Recopilación de protocolos, procedimientos operativos y estructuras funcionales utilizadas para la atención de los efectos de las inundaciones en el litoral ecuatoriano 2008/Ministerio del Litoral-PNUD-PMA. 7

8 PROTOCOLO N 19: ALOJAMIENTOS TEMPORALES Responsable Entes de Fase de Comisiones que intervienen de la activación coordinación ejecución Responsable área de Asistencia Social PMU COE Pre-crisis Crisis Rehabilitación de líneas vitales Control del orden publico Saneamiento básico Vigilancia epidemiológica Alojamientos Temporales 1. Coordinar con las entidades prestadoras de servicios públicos, la disposición de redes y sus posibilidades de adecuación a los sectores definidos. 2. Conformar los comités internos como apoyo de la comisión de Alojamientos Temporales. 3. Con las familias afectadas establecer mecanismos de uso diario para el buen funcionamiento del alojamiento como: PROCEDIMIENTOS Un manual de convivencia en alojamientos temporales Planes para el manejo de los servicios públicos, el uso de áreas comunes y el manejo de residuos sólidos. Programas de prevención de incendios. Normas de seguridad para el uso y manipulación de materiales combustibles utilizados en la preparación de alimentos. Un plan interno de seguridad para el control de posibles situaciones de orden público dentro y fuera de los alojamientos. Iniciar el trabajo comunitario con la población afectada para el retorno a la normalidad. 4. Establecer una línea de comunicación entre la sala de situación del COE y los alojamientos temporales. 5. Evaluar permanentemente la situación interna de los alojamientos temporales en torno a: Condiciones de salud Calidad de alimentos y agua Cantidad y necesidades en alimentos Suministros médicos y otros aspectos de trámite interno con la comunidad. 6. Elabora los informes consolidados de las familias alojadas para su remisión a la sala de situaciones del COE: 8

9 PROTOCOLO N 21: CENSO A LA POBLACIÓN Y TRABAJO SOCIAL Responsable Entes de Fase de Comisiones que intervienen de la activación coordinación ejecución Responsable área de Asistencia Social PMU COE Pre-crisis Crisis Censos a la población Alojamientos temporales Abastecimientos y provisiones Atención psico-social 1. Establecer contacto con los líderes comunitarios de las zonas afectadas y solicitarle su participación en la identificación de los núcleos familiares. 2. Recopilar la información familiar y elaborar un inventario aproximado de pérdidas por familia. PROCEDIMIENTOS 3. Priorizar los niveles de apoyo, identificando los casos que requieran ayuda humanitaria de emergencia, de conformidad con el nivel de pérdidas observado. 4. Remitir a la Sala de Situaciones del COE, la información de campo recopilada, identificando los casos que requieren ayuda humanitaria de emergencia en orden de prioridad. 5. Realizar vigilancia y monitoreo en los sectores de uso colectivo (alojamientos temporales) y asegurar el cumplimiento de las normas de convivencia. 6. Facilitar la distribución de los suministros y verificar la correcta destinación de los mismos. 9

10 PROTOCOLO N 25: ABASTECIMIENTO Y PROVISIONES Responsable Entes de Fase de Comisiones que intervienen de la activación coordinación ejecución Responsable área de Asistencia Social PMU Sala de Situación Pre-crisis Crisis Control del orden público Saneamiento ambiental Vigilancia epidemiológica Censos a la población Alojamientos temporales Abastecimientos 1. Coordinar con el sub-área de censo a la población el número de familias: Damnificadas que requieren asistencia humanitaria en alimentos, agua, vestimenta, medicina, menaje de cocina y descanso. Afectadas que requieren asistencia humanitaria en alimento, medicina y agua PROCEDIMIENTOS 2. Instrumenta el SUMA para el manejo de suministros de emergencia. 3. Coordinar con la comisión de control del orden público, el apoyo en seguridad para la entrega de los suministros a las familias damnificadas. 4. Lleva un inventario permanente de recepción y entregas. 5. Canalizar los recursos y ayudas que sean destinadas a la atención de la población afectada con los líderes comunitarios. 6. Determinar los mecanismos necesarios para el suministro permanente de agua a los afectados. 7. Realiza un análisis continúo de necesidades básicas para suplir las comunidades afectadas. 8. Elabora los informes consolidados de familias alojadas para su remisión a la sala de situaciones del COE. 10

11 Indicaciones para la lectura de los flujogramas de la respuesta: Plan de Emergencia Cantonal Simplificado 1. Cada flujograma está constituido por líneas de actividad generales, las cuales toman lugar en el esquema gráfico de acuerdo al orden en el que deben ser ejecutadas; esto quiere decir que la lectura de los flujogramas se realiza de arriba hacia abajo; sin embargo, esto no es una regla que se pueda generalizar, ya que algunas de las actividades tienen carácter de simultaneidad y mientras se realiza una acción, en simultánea pueden desarrollarse otras. 2. Las flechas en el flujograma indican la dirección en la que fluye el proceso y el color del cuadro corresponde al Área responsable de ejecutar cada protocolo. Relación entre protocolos, sin que exista dependencia entre ellos. Secuencialidad: significa el orden en el que se da la activación y refleja la dependencia entre protocolos Interdependencia: significa relación bi-direccional entre protocolos Continuidad en operaciones: significa que el protocolo ha sido activado en un primer momento. 3. Cada protocolo tiene número, nombre y un color que esta relacionado con las Áreas Funcionales del COE, lo cual indica que ese protocolo deberá ser ejecutado por el área que corresponda. ACTIVACIÓN DE LA ALARMA Protocolos relacionados con acciones generales que involucran a varias áreas Protocolos relacionados con las unidades de coordinación COE-PMU ÁREAS FUNCIONALES Infraestructura y Servicios Seguridad y Salvamento Salud y Saneamiento Asistencia Social 11

12 4. En emergencias deberán señalarse sobre el flujograma, los protocolos que están activos, según el tipo de evento registrado; lo cual permite tener una visión panorámica de los escenarios de operación que se están desarrollando en la zona de impacto. 12

13 PREVISIÓN 1 VERIFICACIÓN Y DECLARATORIA DE ALERTA 2 ACTIVACIÓN DE LA ALARMA 3 ACTIVACIÓN OPERATIVA DE LA SALA DE SITUACIONES 7 ACTIVACIÓN DEL COE 4 MEDIOS DE COMUNICACIÓN 8 ALISTAMIENTO PREVENTIVO 5 COORDINACIÓN LOGÍSTICA 9 ACTIVACIÓN DE PMU 11 EVALUACIÓN Y MONITOREO DE LA ZONA 13 EVACUACIÓN 17 CENSOS A LA POBLACIÓN Y TRABAJO SOCIAL 21 SEGURIDAD 15 ALOJAMIENTOS TEMPORALES ABASTECIMIENTOS ATENCIÓN EN SALUD 26 FLUJOGRAMA DE LA PRE-CRISIS

14 VERIFICACIÓN Y DECLARATORIA DE ALERTA 2 ACTIVACIÓN DEL COE EVALUACIÓN PRELIMINAR HABILITACIÓN DE VÍAS 6 10 ACTIVACIÓN DE PMU 11 EVALUACIÓN DE DAÑOS 12 CONTROL DE EVENTOS SECUNDARIOS 14 EVALUACIÓN Y MONITOREO DE LA ZONA 13 ATENCIÓN A PERSONAS SEGURIDAD EVACUACIÓN INSTALACIÓN MEC 18 CENSOS A LA POBLACIÓN Y TRABAJO SOCIAL 21 ATENCIÓN HOSPITALARIA 20 Evacuados No Evacuados Estructuras Infraestructura MANEJO DE PERSONAS FALLECIDAS ALOJAMIENTOS TEMPORALES REHABILITACIÓN DE LÍNEAS VITALES ATENCIÓN EN SALUD 26 ABASTECIMIENTOS 25 MANEJO DE ESCOMBROS 27 FLUJOGRAMA DE LA CRISIS

15 EVALUACIÓN Y MONITOREO DE LA ZONA 13 ACTIVACIÓN DEL COE 4 ACTIVACIÓN DE PMU 11 ASISTENCIA EXTERNA 24 CONTROL DE EVENTOS SECUNDARIOS 14 SEGURIDAD 15 EVALUACIÓN DE DAÑOS 12 CENSOS A LA POBLACIÓN Y TRABAJO SOCIAL 21 Estructuras Infraestructuras ATENCIÓN HOSPITALARIA 20 ALOJAMIENTOS TEMPORALES 18 REHABILITACIÓN DE LÍNEAS VITALES 23 ATENCIÓN EN SALUD 26 ABASTECIMIENTOS 25 MANEJO DE ESCOMBROS 27 FLUJOGRAMA DE LA POST-CRISIS

16 Responsable de la activación del plan.- Este se activara cuando se cumpla alguno de los criterios que se presentan en el siguiente punto. Por lo tanto el responsable de que el plan sea activado y con el, todos sus componentes estructurales, es el Presidente del COE (Alcalde) o en su ausencia la Vicepresidenta del mismo (Jefa Política). En el caso de que el Presidente y la Vicepresidenta del COE no se encuentren en el cantón, el plan deberá ser activado por la persona que el Alcalde en calidad de Presidente del COE nombre para dicha responsabilidad. Criterios que determinan la activación del plan.- El Comité de Operaciones de Emergencia Ampliado del Cantón Jipijapa, es la instancia responsable de desarrollar las acciones de alerta, alistamiento, respuesta y recuperación en caso de emergencias o desastres, e intervendrá cuando una o más de las siguientes situaciones se presenten: Cuando se declare la activación de una de las alertas, sea por eventos de carácter previsible o de aparición súbita. Cuando se declare alistamiento preventivo para las Áreas de trabajo del COE y unidades de campo de las diferentes instituciones del cantón. Cuando una amenaza de cualquier origen se materialice en emergencia o desastre, o cuando esta misma amenaza cambien de un estado de alerta a otro de mayor probabilidad de ocurrencia. Cuando los COPAGERI o los Comité Barriales de Emergencia soliciten apoyo por la magnitud del evento. Cuando un sector rural o urbano del cantón no puede afrontar todas las necesidades que la emergencia demanda y solicita colaboración directa al COE. Criterios de prioridad operativa.- Partiendo del supuesto caso, que durante la evolución de cualquier amenaza se pueden ver comprometida con un gran nivel de afectación, personas, infraestructuras importantes, vienes, y servicios indispensables para la pronta respuesta. Los criterios de prioridad dependiendo de la evolución y complejidad de la amenaza, permitirán proteger y preservar la vida, garantizar la seguridad y eficiencia operativa, salvaguardar las infraestructuras importantes, los vienes y los servicios indispensables para la pronta respuesta. Tómese en cuenta, que las prioridades que implican obras de ingeniería como la protección de un puente de acceso principal, de una sub-estación eléctrica o de los tanques de almacenamiento y distribución de agua, deberán ser aplicadas con anterioridad como acciones compensatorias o de mitigación. Los criterios de prioridad que se deben tomar en consideración son los siguientes: Proteger y preservar la vida humana en peligro por la emergencia, evitando comprometer a más personas con las actividades de respuesta. Monitorear y controlar los eventos secundarios que desencadene un evento principal. Salvaguardar los elementos que por su ubicación estratégica puedan poner en peligro la vida o bienes de terceros. Proteger las infraestructuras importantes, vienes y servicios, que se encuentre en riesgo y sean indispensables para la respuesta a emergencias. Identificar y cubrir las necesidades básicas de las personas que hallan resultado afectadas o damnificadas. Rehabilitar los servicios básicos y de salud que resulten afectados por la ocurrencia de un evento. Reestructurar los servicios educativos, sociales y económicos. 16

17 ORGANIGRAMA COE JIPIJAPA Nivel Directivo o Centro de Comando Presidente Vice-Presidente Sala Situacional Provincial Secretaría del COE Nivel Operativo o Centro de Operaciones Sala Situacional Apoyo Logístico Equipos EDAN Información Pública Nivel Estratégico o Áreas Funcionales Infraestructura Seguridad y Salud Asistencia Salvamento Social Comisiones Especiales PMU La presente estructura esta sujeta a los cabios que por parte de la Secretaria Técnica de Gestión de Riesgos desde el nivel Nacional, se dispongan. Este es un aporte a la realidad local en el mientras se establece la estructura organizativa final desde la STGR. 17