COMBINAR CORRESPONDENCIA (Usando CALC)

Transcripción

1 COMBINAR CORRESPONDENCIA (Usando CALC) La herramienta Combinar correspondencia permite crear (e imprimir): Múltiples copias de un mismo documento, pero personalizadas para cada uno de los destinatarios de una lista (carta modelo). Etiquetas postales. Sobres. Para ello se deben seguir los siguientes pasos: Crear y registrar una fuente de datos (donde estén almacenados los datos de los destinatarios). Imprimir o guardar cualquiera de los elementos anteriores en un fichero editable. Crear y registrar una fuente de datos Una fuente de datos suele ser una base de datos que contiene los datos de las personas a las que queremos crear la correspondencia. LibreOffice puede acceder a diversas fuentes de datos: hojas de cálculo, archivos de texto, bases de datos MySQL, Adabas y bases de datos que acepten conexiones ODBC. Vamos a LibreOffice Calc y vamos a Archivo > Abrir. Creamos una tabla con los datos del problema (Nombres.ods), tal como se muestra a continuación: Vamos a LibreOffice Writer y vamos a Archivo > Abrir. Ingresamos la información que necesitamos combinar, en la imagen siguiente aparece el texto del documento y resaltados los campos que necesitamos incluir y que se encuentran en la hoja de cálculo.

2 El paso siguiente es registrar la fuente de datos, en el documento donde vamos a combinar la correspondencia: Ver > Orígenes de datos o presionamos la tecla F4,

3 Se muestran las posibles fuentes de datos registradas. Se selecciona la tabla que contenga los datos a incluir en la combinación (en nuestro casa la hoja de cálculo Nombres y seleccionamos Hoja1 ): Ahora tomamos con el mouse el nombre del campo y lo movemos al lugar donde deba ir el campo en el documento donde combinaremos la correspondencia. Una vez ubicados los campos en el documento salimos del asistente presionando la tecla F4. Para realizar la construcción de los documentos vamos al asistente para combinar correspondencia: Herramientas --> Asistente para combinar correspondencia

4 Aquí, en el asistente, podemos pasar directamente a la opción 6 Editar documento para darle algunos retoques finales (por ejemplo centrar la frase que contiene los campos de la hoja de cálculo). Y salimos presionando el botón Volver al asistente para combinar correspondencia Presionamos la opción 7 Personalizar documento, para generar la impresión de los documentos individuales. Finalmente vamos a la opción 8 para guardar el documento generado, para ello presionamos el botón Guardar documento inicial y pinchamos el botón Finalizar. El resultado lo podremos encontrar en el archivo Resultado_Correspondencia_CALC_ odt. COMBINAR CORRESPONDENCIA (Usando BASE) Para trabajar la correspondencia con LibreOffice BASE debemos crear la base de datos, y la tabla Nombres tal como se hizo en clase. Creamos un documento con la correspondencia a enviar (Correspondencia_CALC_ odt) Una vez en el documento, vamos a Herramientas --> Combinar correspondencia: Presionamos el botón Siguiente.

5 Seleccionamos la opción tipo de documento Carta y presionamos el botón Siguiente :

6 Resaltamos la opción 2 y pinchamos el botón Mas Podemos trabajar con el bloque de direcciones que viene previamente escogido; si los atributos que aparecen en el bloque no coinciden con los que tenemos definidos en la base de datos de BASE, pinchamos el botón Editar. Utilizando las flechas podemos retirar o incluir o desplazar hacia arriba o hacia abajo el atributo para ubicarlos en el orden correcto. Observe que pueden presentarse en el área de previsualización, valores de no coincide todavía, los cuales debemos reparar en el paso siguiente. Pinchamos el botón Aceptar. En la ventana llamada Seleccione el Bloque de Dirección pinchamos el botón Aceptar. Dentro del paso 3, vamos a la opción Correspondencia de Campos y buscamos en la cual es el campo de la tabla Nombres de la base de datos que coincide con el campo a publicar:

7 Luego pinchamos el botón Aceptar. El paso 4 permite incluir en el documento un saludo con la opción Crear Saludo. El paso 5 Ajustar diseño permite ubicar el recuadro del saludo en el documento. En el paso 6 Editar documento, movemos loas atributos al lugar del documento donde se requiera.

8 Pinchamos la opción Editar el Documento... Después de editar el documento presionamos la opción Volver al Asistente para combinar correspondencia, para En la ventana de combinación de correspondencia, damos siguiente, para genera el documento de salida (la correspondencia combinada). Luego y presionamos el botón Siguiente, pasando al paso 8 Guardar, imprimir o enviar. Presionamos el botón Guardar documento inicial. El asistente automáticamente crea el documento de correspondencia (Sin título 1.odt), pero se le puede modificar el nombre (como Resultado_Correspondencia_BASE_ odt).