Semana Elementos 8de la administración Excel como herramienta contable

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1 Semana Elementos 8de la administración Semana 7 Empecemos! Después de haber conocido en el semestre anterior los programas informáticos, vamos a indagar un poco más en uno que nos sirve como herramienta contable y a desarrollar nuestra área administrativa: el programa Excel! Qué sabes de...? Desde tu experiencia y conocimientos previos crees que Excel pueda ayudarte en el desarrollo contable-administrativo? El reto es... Para conocer Excel y todos sus beneficios para el área contable administrativa, construye una lluvia de ideas tomando en cuenta, además de Excel, otras herramientas tecnológicas que den respuesta rápida y certera. Vamos al grano Microsoft Excel es una herramienta de vital importancia para todo profesional de la contabilidad, ya que brinda múltiples funciones de cálculos que son de uso cotidiano en toda rutina contable. Este software ha sido creado para diversas profesiones, sin embargo, cabe señalar que en la contabilidad ha sido una herramienta de uso indispensable para todo contador. Independientemente de que exista un software especializado para los registros contables, en todo momento o circunstancia se tiene que usar el programa Excel y sus hojas de cálculo para poder analizar o procesar información financiera, matemática o de cualquier otra naturaleza, que un programa de contabilidad no genere. 321

2 Semana 8 La potencialidad de Microsoft Excel para ayudarnos en la realización de tareas relacionadas con la contabilidad y la administración es muy amplia. Podremos hasta construir un verdadero sistema contable basado en Excel al utilizar una hoja de cálculo donde se introduzcan los asientos contables y una gran cantidad de validaciones de datos, para mantener la integridad de la información y realizar resúmenes. Si nos embarcamos en el desarrollo de la creación de un sistema contable valiéndonos de Excel, debemos tener en cuenta algunas consideraciones específicas que nos salvarán de varios inconvenientes al momento de ponerlo en práctica. Entre ellas, podemos mencionar: La inclusión de controles que nos permitan asegurar el balanceo de los asientos, para que no tengamos problemas cuando queramos obtener un balance de sumas y saldos. La mejor manera es utilizar hojas diferentes para cada una de las tareas: la carga de asientos, el resumen de la información, la obtención de mayores, el cálculo de los estados contables, etc. Utilizar celdas y hojas con cálculos auxiliares. Utilizar validaciones para eliminar la posibilidad de errores. Realizar los resúmenes de la información a través de tablas dinámicas. De esta forma podremos, rápidamente, modificar la información que estamos visualizando y manipular los datos según lo que necesitemos. Ya sea que contemos con un sistema contable o que hayamos desarrollado con los tips anteriores una alternativa utilizando Excel, vamos a necesitar construir los estados contables básicos. Las opciones serán muchas y todo dependerá de cómo obtengamos la información de base. La mayoría de los sistemas contables permiten definir una estructura de balance y cuenta de resultado que, en los mejores casos, podemos exportar directamente a Excel o, al menos, como un archivo de texto. Como podemos observar, Excel es un programa completo y amplio con el que se puede realizar fácilmente el proceso contable (facturas, análisis de datos, agendas de clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc.). Además de permitir la creación de tablas y/o gráficos estáticos o dinámicos, hasta macros. Es una herramienta muy completa que, con una buena utilización, resuelve muchos de los problemas que se presentan en una empresa, siendo especialmente útil para el análisis cuantitativo y la toma de decisiones. 322 Excel es ampliamente utilizado por las empresas, agencias de servicios, grupos de voluntarios, organizaciones del sector privado, científicos, estudiantes, educadores, formadores, investigadores, periodistas, contadores y otros, por lo que se ha convertido en un elemento básico de los usuarios finales y profesionales del negocio.

3 Semana 8 Las fórmulas de Excel nos ayudan con toda el área administrativa y, con un solo clic, puedes obtener resultados increíbles. Para saber más Para complementar tus saberes en cuanto al tema estudiado, te recomendamos observar el video que encontrarás en la siguiente dirección web: Aplica tus saberes Realiza en Excel una relación e ingresos y egresos guiándote por el modelo que a continuación se presenta y entrégalo en digital a tu facilitador. 1. INGRESOS Relación de ingresos y egresos 1.1. Aporte 9.000,oo 1.2. Donaciones 1.3. Intereses 1.4. Aporte semestre anterior 1.525, Ingreso por venta de franelas 7.896,oo 1.6. Depósito en tránsito años ant ,oo TOTAL INGRESOS ,29 323

4 Semana 8 2. EGRESOS 2.1. Colaboración de orientadores 7.509,oo 2.2. Colaboración colegio 321, Refrigerios voluntariado 2.4. Materiales de oficina 2.5. Materiales imprenta y reprod Gastos en elaboración de franelas 8.250,oo 2.7. Conservación y mtto. de equipos 268, Relaciones sociales 800,oo 2.9. Publicidad y propaganda Depósitos erróneos 110,oo Comisiones bancarias 59,50 TOTAL EGRESOS ,74 Total ingresos-egresos 3.169,55 Comprobemos y demostremos que Elabora un formato de un libro de tres columnas en Excel, el cual será tu libro de banco y llénalo con los datos (tabla 1) emitidos por el banco en este corte de cuenta. 324

5 Semana 8 Tabla 1 Fecha Descripción Debe Haber Saldo 01/07/ Saldo inicial ,72 01/07/ Comisión 4, ,22 01/07/ Cheque 5.505, ,18 01/07/ Depósito 20, ,18 01/07/ Depósito 20, ,18 01/07/ Depósito 20, ,18 01/07/ Depósito 20, ,18 01/07/ Depósito 20, ,18 01/07/ Depósito 20, ,18 01/07/ Depósito 20, ,18 02/07/ Depósito 20, ,18 03/07/ Cheque 387, ,66 03/07/ Cheque 212, ,66 04/07/ Cheque 290, ,66 04/07/ Depósito 527, ,66 04/07/ Depósito 426, ,66 04/07/ Depósito 20, ,66 04/07/ Depósito 527, ,66 07/07/ Cheque 543, ,66 07/07/ Depósito 527, ,66 07/07/ Depósito 40, ,66 07/07/ Depósito 20, ,66 08/07/ Depósito 530, ,66 08/07/ Depósito 50, ,66 08/07/ Depósito 527, ,66 325