Cálculo de precios de venta, compra y descuentos. Caso práctico

Transcripción

1 Cálculo de precios de venta, compra y descuentos. Caso práctico Jaime ha decidido abrir una tienda de comestibles, pero tiene muchas dudas sobre varias cuestiones. En principio trabajará él y un empleado y será una tienda pequeñita. Se pregunta cómo debe organizarla, cómo planificará las tareas a realizar. Para su tienda, piensa, será necesario comprar alguna maquinaria y mobiliario y también los productos que quiere vender. Dos tareas claras, por tanto, ha de realizar: comprar y vender sus productos. Pero una cuestión le surge de inicio, qué deberá calcular para hallar el precio al que ha de vender sus productos? En esta primera unidad te vas a situar en el contexto de la empresa de forma general, incidiendo en la forma de organización y desarrollando principalmente la organización comercial (compras y ventas). Continuarás con el aprendizaje de los conceptos más utilizados en la compraventa y su aplicación práctica en la empresa mediante cálculos comerciales, que te servirán para confeccionar en la próxima unidad los modelos utilizados en las operaciones de compraventa.

2 Página 1 de 44 16/03/2012 Tramitación de cobros y pagos. Caso práctico Una fase importante en el proceso de compraventa es la negociación de los cobros y los pagos con los clientes y los proveedores. Jaime lo sabe, y aunque la negociación no es su fuerte, está decidido a esforzarse por el bien de su empresa. Va a intentar aplazar sus pagos todo lo posible, al tiempo que intentará cobrar a sus clientes al contado, o a un breve plazo de tiempo. Su objetivo es poder afrontar sus deudas con el dinero que vaya cobrando a sus clientes, así no tendrá que buscar otro medio de financiarse.

3 Página 2 de 44 16/03/ Medios de cobro y pago usuales. Documentos de cobro y pago. Caso práctico Jaime ha negociado con una proveedora el pago aplazado de la mercancía. En un primer momento, pensó que su palabra de que pagaría la deuda en el plazo acordado sería una garantía de pago suficiente, sin embargo su proveedora le advierte que extenderá una letra de cambio para que Jaime la acepte, es decir, la firme, y con ello reconozca que la deuda existe y que se compromete a su pago cuando llegue el momento. La negociación con el proveedor suele ser compleja, un "tira y afloja" entre las dos partes para obtener las mejores condiciones posibles. Se negocia el precio, la calidad de los productos, los descuentos, los plazos de entrega, la forma y momento del pago, etcétera. La negociación de la forma y momento de pago es trascendental para el buen funcionamiento de cualquier negocio. Previamente a la negociación, ambas partes, cliente y proveedor, han tenido que preparar una línea de actuación, decidiendo si van a mantener una posición exigente, o, por el contrario, van a esperar a que la otra parte proponga la forma y plazo de pago que prefiere antes de actuar. El interés del cliente será el de aplazar el pago lo máximo posible, mientras que el del proveedor será el de cobrar al contado, o lo antes posible. Reflexiona Según datos del Instituto Nacional de Estadística, en 2010 el 21,8%% de las empresas españolas se financió con los pagos que aplazó a sus proveedores. Y el 19,3% se financió con los cobros adelantados de sus clientes.

4 Página 3 de 44 16/03/ Pago al contado. Sabías que el final de toda operación de compra, o de venta de bienes, es el cobro o pago del mismo?, Y sabías, además, que las empresas disponen de diversos medios para realizar esos pagos o cobros? Si no era así, a lo largo de esta unidad podrás ver un análisis de los distintos medios de pago, sus ventajas e inconvenientes. Las empresas realizan habitualmente operaciones que generan una obligación de pago, no sólo a proveedores, sino también a sus trabajadores, a la Seguridad Social, etc.; o de cobro, a clientes, Administraciones Públicas, etc. La obligación de pago se puede afrontar partiendo de distintas posibilidades: 1. Que el pago se realice en el momento de la entrega del bien o de la prestación del servicio, lo que se denomina pago al contado. 2. Que se posponga el pago, lo que se denomina pago aplazado o pago a crédito. El aplazamiento de un pago puede generar intereses, que aumentan la cantidad de la deuda. Todos los pagos, igual que el resto de operaciones que realizan las empresas, se representan en documentos. En el caso de que el pago se realice al contado, las opciones son: Pago en efectivo. Cheque. Tarjeta bancaria, o tarjeta comercial. Ingreso en la cuenta corriente del proveedor, trabajador, etc. Domiciliación del pago. Transferencia. Giro postal, que consiste en el envío de dinero a otra persona, el beneficiario, a través del servicio postal de Correos. El pago al contado presenta el inconveniente de que el pagador tiene que disponer del dinero en ese mismo momento, pero presenta la ventaja de que no tendrá que pagar intereses por el aplazamiento del pago, y además, podrá beneficiarse, si así lo negocia con el vendedor, de descuentos por pronto pago. Autoevaluación Indica cuáles de las siguientes afirmaciones son correctas: El comprador tiene más posibilidades de beneficiarse de descuentos por pronto pago cuando paga en el momento de la compra. La empresa tiene una obligación de pago con sus clientes. El pago con tarjeta bancaria es una forma de pago a crédito. El aplazamiento de una deuda puede dar lugar, si así se negocia, al pago de intereses. Mostrar Información

5 Página 4 de 44 16/03/ El pago en efectivo. Has pensado cuál o cuáles de los sistemas anteriores utilizas habitualmente para pagar tus compras? El pago en efectivo es el pago en dinero, ya sea en monedas o billetes. Se tiene que hacer en la moneda pactada por las partes, que normalmente será la moneda oficial del país del cobrador. La entrega del dinero tiene que estar justificada documentalmente, de modo que el pagador tenga en su poder una prueba de que ésta se ha llevado a cabo. En los pagos en efectivo, la justificación del pago se representa: 1. Si se trata de una compra, en la propia factura de compra, cuando el vendedor la firma o la sella, indicando "recibí", "pagado", o algo similar. 2. Si se trata del pago de la nómina a los trabajadores, en la propia nómina, con la firma del trabajador. 3. Etc. En cualquier caso se puede realizar mediante un recibo que emite el vendedor, y que supone el reconocimiento de que el pago se ha realizado. En el documento se tiene que indicar el concepto, es decir a qué corresponde ese pago, quién lo realiza, el importe pagado, y la fecha en que ha tenido lugar. Reflexiona Cuál es la finalidad de que el vendedor emita un recibo cuando el comprador realiza un pago?

6 Página 5 de 44 16/03/ El recibo. Antes de leer este punto, imagina que eres un vendedor al que un cliente acaba de pagarte los bienes que te ha comprado. Piensa cómo elaborarías un documento que le entregases y que le sirviese como justificante de que ha realizado ese pago, y luego compáralo con el que te presentamos. El recibo es un documento que emite quien cobra una cantidad de dinero, y que se entrega al pagador, como justificante de que se ha recibido esa cantidad. No existe un formato estándar de recibo, aunque existen talonarios de recibos que son muy prácticos, al constar cada recibo de dos partes, el recibo en sí, que se entrega al pagador, y una matriz que queda en el talonario. El contenido del recibo y de la matriz coincide, y es: Número de recibo. Nombre o razón social de quien realiza la entrega del dinero. Importe en cifra y letra. Concepto, o causa del pago. Lugar y fecha de expedición del recibo. El recibo, además, contiene la firma y sello de quien lo emite. En el caso de ser personas jurídicas tanto el librado como el librador, el firmante será el representante de la misma, y deberá acompañar su firma de la expresión P.P.(Por poderes), o P.A. (Por autorización). Ejercicio resuelto Don Antonio González Leal ha comprado mercancía a la empresa DDD, SA; pagando, el día 15 de febrero del año 2011, en efectivo, la factura de compra correspondiente, que es la número 17, y que asciende a 895 euros, IVA incluido. El CIF de la empresa vendedora es A y está situada en el Polígono Los Arcos, calle 3, nave nº 2, de Azuqueca de Henares, Guadalajara. Rellena el modelo de recibo correspondiente, que se corresponde con el número 32.

7 Página 6 de 44 16/03/ El cheque. Has cobrado alguna vez un cheque?, Recuerdas si estaba a tu nombre, o lo podía cobrar cualquiera? El cheque, al igual que el dinero, es un medio de pago. Es un documento que contiene una orden de pago de una cantidad de dinero, a su presentación, en la entidad de crédito (banco, caja de ahorros, etc.) donde el emisor del documento tiene dinero disponible. Para saber más El cheque está regulado en la Ley 19/1985 de 16 de Julio, denominada Ley Cambiaria y del Cheque. En el siguiente enlace tienes acceso a todos los contenidos de la Ley: La Ley Cambiaria y del Cheque. El vendedor podrá cobrar el cheque en la entidad de crédito donde el comprador tiene abierta su cuenta bancaria o en la entidad donde tiene su propia cuenta bancaria, ya que los bancos emplean un sistema denominado " compensación bancaria", por la que pagan cheques que proceden de cuentas abiertas en otros bancos, a la vez que los otros bancos realizan la misma operación. Los bancos compensan los pagos que han realizado con los pagos que han realizado las otras entidades, pagándose la diferencia. Requisitos que debe contener un cheque: La denominación de "páguese por este cheque" inserta en el documento. El mandato, en letra y en número, de pagar una cantidad determinada de dinero. El nombre del obligado al pago, denominado librado, y que será la entidad de crédito donde el pagador tiene la cuenta. La fecha de emisión del cheque. La firma de la persona que emite el cheque y da la orden de pago (y que se denomina librador). Estos requisitos son esenciales para la validez del documento. Para otros datos como lugar de emisión y lugar de pago, la ley prevé que, en el caso de omitirse, se considerarán el que aparezca junto a la firma del librador, y el que figure junto al nombre del librado, respectivamente. Un cheque puede estar avalado, lo que significa que una tercera persona, que se denomina avalista, garantiza que realizará el pago si no lo hace el principal obligado, que será desde ese momento el avalado. El aval se realiza en la parte posterior del cheque, que se denomina reverso, con la expresión "por aval" y firmado por el avalista. Otra acción que permite el cheque es el endoso. Por el endoso una persona (endosante) transmite el cheque a otra (endosatario), que pasa a ser el que tiene todos los derechos sobre el cheque, entre ellos el derecho a cobrarlo. Para que un cheque se pueda transmitir por endoso no puede llevar inserta en él la mención "no a la orden" El endoso se realiza en la parte posterior del cheque, indicando quien es el endosatario, y teniendo que ir firmado por el endosante.

8 Página 7 de 44 16/03/ Clases de cheques. Sabías que se pueden emitir cheques distintos, que presentan características diferentes? Cheque nominativo. Cheque al portador. Cheque a la orden. Cheque no a la orden. Cheque para abonar en cuenta. Cheque cruzado. Cheque conformado. Cheque bancario. Cheque de ventanilla. Debes conocer El siguiente enlace te permitirá acceder a un documento en el que se han definido los distintos cheques, así como sus características. Clases de cheques

9 Página 8 de 44 16/03/ El pago del cheque. Sabías que, aunque en un cheque se indique una fecha de emisión que todavía no ha llegado, se puede cobrar en cualquier momento desde que el tomador lo tiene en su poder? El cheque es un documento pagadero a la vista, lo que significa que se cobra en el momento en que se presenta al cobro. Para que el tenedor del cheque pueda beneficiarse de todos los efectos del cheque debe presentarlo al cobro en los plazos legales. A continuación podrás ver una tabla que recoge los plazos de presentación de los cheques según el lugar en el que fueron emitidos: Plazos de presentación de los cheques. Según el lugar de emisión Plazo de presentación Cheque emitido y pagadero en España. 15 días naturales. Cheque emitido en Europa y pagadero en España. Cheque emitido fuera de Europa y pagadero en España. 20 días naturales. 60 días naturales. El plazo empieza a computar desde el día siguiente a la fecha de emisión del cheque. Si el cheque se presenta al cobro fuera de los plazos recogidos en la tabla, el tenedor del mismo puede encontrarse con: Que el librador revoque la orden de pago, y, por tanto, el cheque no se pueda cobrar. Que el tenedor no pueda exigir el pago a los endosantes del cheque, aunque sí al librador. Que no haya fondos en la cuenta. Si los fondos de la cuenta son insuficientes, el banco realizará un pago parcial, quedando el cheque, en el que se ha indicado el pago parcial, en poder del tenedor hasta que se pueda cobrar totalmente. Los cheques pueden presentarse al cobro en una entidad bancaria antes de la fecha que consta en el mismo como fecha de emisión. Se denominan cheques postdatados, y se pueden cobrar en el momento de su presentación. Cuando un cheque no se paga, el librado puede ejercer la acción de regreso contra el librador, para exigirle el pago, o contra los endosantes si los hubiese, o los avalistas. El ejercicio de la acción de regreso requiere que se justifique que el cheque se ha presentado al cobro en el plazo, y que no se ha pagado, mediante alguno de los medios siguientes: a. Mediante el acta de un notario dando fe del hecho. Se denomina protesto notarial. b. Mediante una declaración de impago del banco librado en el reverso del cheque. Mediante una declaración de una cámara o sistema de compensación bancaria

10 Página 9 de 44 16/03/2012 Autoevaluación De entre las siguientes afirmaciones, marca las que sean correctas: El último día legal de presentación al cobro de un cheque emitido y pagadero en Barcelona el 10 de Marzo es el 10 de Abril. El último día legal de presentación al cobro de un cheque emitido en Francia y pagadero en Barcelona el 10 de Marzo es el 10 de Abril. El último día legal de presentación al cobro de un cheque emitido en Italia y pagadero en Valencia el 10 de Marzo es el 30 de Marzo. El último día legal de presentación al cobro de un cheque emitido en Canadá y pagadero en Bilbao el 10 de Marzo es el 9 de Mayo. Mostrar Información

11 Página 10 de 44 16/03/ Tarjeta bancaria o tarjeta comercial. Eres de la clase de personas que lo paga todo con tarjeta?, O por el contrario eres de los que prefieren pagar en efectivo? Las tarjetas bancarias. Son muy habituales, por la comodidad de su uso para obtener dinero en cajeros, pagos en tiendas, etcétera. Se las conoce también como dinero de plástico. Tienen una banda magnética que identifica al titular de la tarjeta y la cuenta asociada a la misma. Están protegidas con una clave o pin, para que sólo la pueda utilizar su titular. Pueden ser: De débito: Sólo se puede disponer del dinero que haya en la cuenta bancaria asociada a la tarjeta. Las disposiciones de dinero se hacen de forma inmediata en la cuenta. Por ejemplo la tarjeta Visa Electrón. De crédito: Permiten obtener dinero de los cajeros automáticos y realizar compras de igual forma que con las tarjetas de débito, con la ventaja de que el cargo del importe no se hace de forma inmediata en la cuenta bancaria, sino que se aplaza, generalmente, a los primeros días del mes siguiente a aquel en el que se ha realizado el gasto. Estas tarjetas permiten disponer de más dinero del que hay en la cuenta, en concreto hasta un máximo acordado con la entidad financiera, es decir, pueden disponer de dinero a crédito. Cuando llega el momento de realizar el cargo, si el usuario de la tarjeta, y obligado al pago, no dispone de saldo suficiente en su cuenta, puede solicitar al banco el aplazamiento del pago, de acuerdo a las condiciones pactadas con la entidad en el momento de solicitar la tarjeta. La entidad financiera cobrará intereses por ese aplazamiento. Las tarjetas bancarias son Visa, Master-Card, American Express, etcétera. Monederos electrónicos: Son una modalidad de tarjeta que no está asociada a una cuenta bancaria, como ocurre en las anteriores. Se emplean a la hora de realizar compras, fundamentalmente a través de Internet. Se recargan con el importe que se desee en cada momento. Estas tarjetas, además, presentan la ventaja de poder ser utilizadas en otros países. Lo que aconsejan los expertos es, cuando se viaje, llevar consigo una tarjeta de crédito, en lugar de una de débito, ya que ofrece más posibilidades de ser admitida en los establecimientos del país al que vayamos, pues ofrece más garantías de cobro. Las más admitidas son la Visa y la American Express. Las tarjetas comerciales. No son emitidas por las entidades bancarias, sino por grandes grupos comerciales (como El Corte Inglés, Carrefour o Zara). Estas tarjetas permiten realizar compras aplazadas o poder beneficiarse de descuentos y promociones en los establecimientos que los expiden. Otra técnica de marketing de los grandes establecimientos comerciales es la de emitir tarjetas de fidelización a sus clientes, para premiar su fidelidad. Por ejemplo, premiando con kilómetros gratis a los clientes habituales de las aerolíneas, con puntos que se cajean por regalos para los clientes de las entidades bancarias, descuentos, etcétera.

12 Página 11 de 44 16/03/2012 Autoevaluación Relaciona cada clase de tarjeta con la o las características que la definen: Ejercicio de relacionar Tarjeta Relación Característica Tarjeta de débito. Tarjeta de crédito Monedero electrónico. 1. La emite un grupo comercial, para el uso en sus establecimientos. 2. La emite un banco, pero no está asociada a una cuenta bancaria. 3. Sólo permite disponer de dinero si hay fondos en la cuenta. Tarjeta comercial. 4. Premia a los clientes con regalos y premios. Tarjeta de fidelización 5. Se utiliza aun cuando no haya fondos en la cuenta. Enviar Reflexiona El uso de la tarjeta tiene sus ventajas: No tienes que llevar dinero encima cuando vas a comprar, puedes disfrutar de descuentos y otras ventajas cada vez que la usas, puedes aplazar el pago, etcétera; pero, Crees que tiene algún inconveniente?

13 Página 12 de 44 16/03/ Domiciliación bancaria e ingresos en cuenta. Cuando nos llega a casa una factura de la luz, o del teléfono, etcétera, Te has fijado que la persona a la que va dirigida se limita a echarle un vistazo, pero no va a la empresa eléctrica, o telefónica, a pagarla?. Tampoco va al banco a pagarla, entonces, Es que no se paga? Domiciliación bancaria: Las domiciliaciones bancarias pueden ser de pago o de cobro. Las domiciliaciones de pago son autorizaciones que da un cliente a su entidad financiera para que realice determinados pagos, desde su cuenta, a un tercero, cuando éste presente un recibo, en la entidad, para su cobro. Con esta autorización la entidad abonará cada recibo que le llegue de esta persona, sin que esta tenga que preocuparse de hacer directamente los pagos. Suelen domiciliarse los pagos de luz, teléfono, agua, comunidad de vecinos, impuestos, etcétera. Las domiciliaciones de cobro son órdenes que dan terceras personas a favor del titular de la cuenta para que se le ingresen en su cuenta determinadas cantidades, correspondientes a nóminas, pensiones, devolución de impuestos, etcétera. Generalmente este servicio es gratuito para el titular de la cuenta, que es quien ordena las domiciliaciones de pago o recibe las domiciliaciones de cobro. Las domiciliaciones son una práctica cada vez más extendida y más fomentada desde las entidades financieras, ya que suponen una ventaja para el cliente y para la entidad. El cliente no se tiene que desplazar a su oficina bancaria cada vez que tenga que realizar un pago, y la entidad ahorra tiempo al no tener a una persona empleada en estas operaciones, además de lograr retener a sus clientes (pues una vez que tienen domiciliados todos sus pagos y sus cobros en una entidad se lo pensarán más antes de cambiarse a otra). Ingresos en cuenta: Los ingresos en una cuenta corriente, cuando se hacen en efectivo, se llaman Abonos en cuenta; mientras que las salidas de dinero de una cuenta corriente, cuando son en efectivo, se llaman Cargos en cuenta. Autoevaluación Relaciona cada operación con la característica que la define: Ejercicio de relacionar Operación Relación Característica Domiciliaciones de pago. Domiciliaciones de cobro Cargos en cuenta. 1. Salidas de efectivo de una cuenta. 2. La entidad bancaria paga un recibo cuando un tercero lo presenta al cobro. 3. Orden de un tercero de ingresar una cantidad de dinero en una cuenta para que se cobren determinados conceptos, como nóminas Abonos en cuenta. 4. Entradas de efectivo en una cuenta. Enviar

14 Página 13 de 44 16/03/ Transferencia. La transferencia es una operación de traslado de fondos de una cuenta a otra de una entidad diferente. Las cuentas que intervienen pueden ser del mismo titular o de distinto. En ella intervienen el ordenante y el beneficiario. El ordenante es quien da la orden a su entidad para que se trasladen fondos de su cuenta a la de otra persona o entidad. El beneficiario es quien va a recibir esos fondos, que le serán ingresados en su cuenta bancaria. Cuando la transferencia se realiza entre cuentas de un mismo titular, ordenante y beneficiario coinciden. La orden de transferencia se tiene que realizar por escrito, en el impreso que para este efecto tenga la entidad bancaria. Una operación similar a la transferencia es el traspaso. El traspaso es el traslado de fondos de una cuenta a otra del mismo titular, o de distinto, cuando las dos están abiertas en la misma entidad financiera. El cliente de la entidad bancaria puede solicitar la transferencia por teléfono, fax, internet, etc. La transferencia por Internet: Realizar transferencias a través de Internet es una manera cómoda y segura de hacerlas. Para poder realizarlas debes solicitar tu clave electrónica a la entidad bancaria donde tengas la cuenta abierta, y, una vez en tu poder, tienes que acceder a la página web de la entidad, y seguir el proceso planteado para tal fin. No existe un formato estándar de orden de transferencia, depende de si se solicita por teléfono, en la propia entidad, por Internet, etcétera. Un formato, para que te puedas hacer una idea, sería: Ejercicio resuelto La empresa DDD, SA realiza una transferencia a Don Bernardino Valiente Gómez, con domicilio en la Avenida de la Marina, 14, de Cartagena (Murcia), en su cuenta del Banco Marinero. El concepto de la transferencia es el pago de la factura número 207, por importe de euros. La fecha de la transferencia es el día 19 de Noviembre de 2011.Rellena el correspondiente formulario de la transferencia.

15 Página 14 de 44 16/03/2012 Debes conocer En la siguiente presentación podemos ver cómo se realizaría paso a paso una transferencia a través de Internet: Resumen textual alternativo

16 Página 15 de 44 16/03/ Pago aplazado. Dejas a deber alguna vez algo para pagarlo cuando ha transcurrido un período de tiempo? En tal caso, estás realizando un pago aplazado. También se denomina pago a crédito. En este tipo de pagos transcurre un tiempo desde la entrega del bien o la prestación del servicio que origina la obligación, hasta que se hace efectivo el pago. Una variedad es el pago fraccionado, que consiste en pagar fracciones de la deuda en distintos momentos de tiempo. Un ejemplo podría ser fraccionar un pago en tres partes iguales, una con vencimiento a 30 días, otra a 60 días, y otra a 90 días. El pago aplazado puede conllevar el pago de intereses. Con el cobro de esos intereses el vendedor compensa el dinero del que no va a disponer por el aplazamiento del pago que ha acordado con el comprador. Los documentos en los que se materializa el pago aplazado son: La letra de cambio. El pagaré. El recibo normalizado. Y se conocen por la denominación de efectos comerciales. Hay que distinguir el recibo que te hemos presentado en el punto , y que se emite como justificante de que se ha realizado un pago, del recibo normalizado que se emite cuando surge un pago aplazado. El recibo normalizado no presenta un formato estándar como la letra, sino que cada empresa emite su propio modelo de recibo. A continuación podrás ver un formato de recibo normalizado: Como se ha comentado, este documento de pago no está tipificado legalmente, y por lo tanto carece de algunas de las acciones que se permiten realizar a las letras de cambio, los cheques y los pagarés, como la de tener efectos ejecutivos. El recibo lo emite la empresa vendedora, y se utilizan para cobros frecuentes que el pagador domicilia en una cuenta bancaria. El pagador da orden en su banco o caja de ahorros de que atiendan el pago cada vez que les llegue un recibo. Este sistema lo emplean habitualmente las empresas suministradoras de energía, de telefonía, de suscripciones a publicaciones, etcétera. Veremos a continuación las operaciones que permiten la letra de cambio y el pagaré, y que también se admiten para los recibos.

17 Página 16 de 44 16/03/ La letra de cambio. Has tenido alguna vez entre tus manos una letra de cambio?, Sabrías cómo conseguir una y cuándo utilizarla? La letra de cambio es un documento por el que el emisor ordena a una persona pagar a otra una cantidad de dinero determinada en el momento de su vencimiento. En una operación de compra o venta de bienes en la que se emite una letra intervienen: Librador: Es la persona que emite la letra de cambio y que ordena el pago (el vendedor). Librado: Es la persona a la que se dirige la orden de pago (el comprador). Tenedor o tomador: Quien tiene en su poder la letra (generalmente la entidad bancaria de la que es cliente el vendedor). Aceptante: Es el término que se da al librado cuando firma la letra, y acepta con este gesto la obligación de pagarla en su vencimiento. Endosante: Es la persona que transmite la letra a otra persona, que es el endosatario, mediante el endoso. Endosatario: Quien recibe la letra mediante endoso. Avalista: Es la persona que garantiza que hará efectivo el importe de la letra en su día de vencimiento si el obligado al pago no lo hace. A continuación vamos a ver las relaciones que surgen con la emisión de una letra de cambio: Quien emite la letra de cambio es el librador (vendedor), en el momento de realizar la venta o en un momento cualquiera posterior. Emitir una letra es lo mismo que girar o librar una letra. La letra de cambio se presenta en un modelo oficial, como verás en el siguiente apartado, y es un papel timbrado. Eso significa que al comprar la letra se está pagando un impuesto, el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados. El importe del timbre aparece en la esquina superior derecha de la letra, y será diferente según el importe de la deuda. Para saber más Aquí encontrarás un enlace a un documento que recoge, en una tabla, la escala de timbres de las letras de cambio, según cuál sea el importe de la letra. Escala de timbres de las letras de cambio.

18 Página 17 de 44 16/03/2012 La letra puede estar aceptada o no estarlo. En caso de estarlo, como ya has visto, el aceptante es el librado. Que el librado acepte la letra significa que reconoce que tiene esa deuda pendiente con el librador de la letra. El pago de la letra sin aceptar sólo puede exigirse por el procedimiento judicial ordinario, y el librador tendrá que acreditar su derecho a reclamar el cobro de la letra mediante las facturas, albaranes, etcétera, porque la letra en sí, al no haber sido aceptada, no es una garantía de que el librado está obligado al pago. Otra característica de las letras es que pueden contener alguna cláusula. Éstas son condiciones de obligado cumplimiento, como: Cláusula no a la orden o no endosable. La letra no puede transmitirse por endoso. Cláusula sin gastos. El tenedor de la letra no está obligado a reclamarla en caso de impago. Si no se indica nada en la letra, se considerará sin gastos. Cláusula con gastos. El tenedor de la letra, normalmente el banco, debe reclamar, mediante el protesto o declaración equivalente, el pago si este no se ha producido al vencimiento. Los gastos correrán a cargo del librado, y si este no responde, del librador.

19 Página 18 de 44 16/03/ Cumplimentación de la letra de cambio. La letra está impresa por ambas caras. El anverso de la letra contiene la mayor parte de la información: 1. Lugar de emisión o de libramiento. 2. Moneda: Con carácter general será el euro. 3. Importe: Es el nominal de la deuda, la cantidad pendiente de pago expresada en números. 4. Fecha de libramiento: Fecha de emisión de la letra. 5. Vencimiento: Fecha en la que la letra se puede presentar a su cobro. 6. Mandato de pagar una suma determinada de dinero, generalmente se indica el banco en que se va a cobrar. 7. La cantidad expresada en letras. En caso de discrepancia entre la cantidad en letras y en números, se toma la cantidad expresada en letras. 8. Nombre y datos del tenedor de la letra (el banco del librador). 9. Lugar en que se va a efectuar el pago, normalmente es la cuenta bancaria del librado. 10. Fecha en la que el librado acepta la letra, y su firma. 11. Se indicará las cláusulas, si existieran. 12. Nombre y datos del librado. 13. Firma, nombre y domicilio del librador. El reverso contiene la información respecto al aval y al endoso.

20 Página 19 de 44 16/03/2012 Para saber más En la siguiente presentación podemos ver cómo se rellenaría paso a paso un modelo de letra:

21 Página 20 de 44 16/03/ El pagaré. El pagaré es un documento que contiene una promesa de quien lo emite, que es el firmante, de pagar una determinada cantidad de dinero a otra persona que se denomina "beneficiario" o "tenedor", en el momento que se fije en el documento. El pagaré no necesita aceptación, ya que se supone, al estar firmado por el obligado al pago. Los requisitos exigidos al pagaré para que sea válido son: 1. Tiene que contener la denominación de pagaré en el texto. 2. Tiene que contener el compromiso del emisor de pagar una cantidad de dinero en euros. 3. La persona a la que se le va a hacer el pago. 4. Indicar el lugar concreto de pago. 5. Fecha de vencimiento. 6. Firma del emisor del pagaré. El pagaré admite las mismas operaciones que la letra de cambio: el endoso, el aval y el protesto. En el pagaré, igual que en el cheque y el resto de efectos comerciales, si la cantidad en números no coincide con la cantidad en letras prevalecerá la cantidad en letras. Ejercicio resuelto Don Antonio Leal, cliente habitual de la empresa DDD, SA, ha acordado con ésta el pago aplazado de la última mercancía que se ha llevado, en Teruel, con fecha 4 de Agosto de 2011, mediante la entrega un pagaré. El importe de la mercancía asciende a 2.468,23 euros. El pago se hará efectivo el día 4 de Octubre de Rellenar el documento de pago correspondiente, sabiendo que el número de pagaré es el , y que el número de cuenta es el , abierta en el Banco Pinares (C/ Marqués de Naves, nº 15, Teruel).

22 Página 21 de 44 16/03/ Procesos administrativos de cobro y pago. Caso práctico Jaime ha comenzado a utilizar la opción de cobro de recibos de su programa de gestión. Con esta opción lleva un libro de efectos comerciales a cobrar y otro de efectos comerciales a pagar en el propio programa, y en él anota los pagarés, letras de cambio y recibos que le llegan para cobrarlos al vencimiento, y los que firma para realizar los pagos por las deudas que ha asumido con sus compras. De esta forma lleva un control exhaustivo de los mismos, y no se le escapa ninguno de los cobros o pagos pendientes. Una vez recibida la factura de compra, las empresas suelen registrarla en sus programas informáticos de facturación, anotando en él todos los datos relevantes de la factura: datos del proveedor, productos adquiridos, cantidades, importes, descuentos, importe de IVA, formas de pago y vencimientos. El objetivo es tener informatizadas todas las operaciones que se realizan, y poder así disponer de la información cuando sea necesario. E igual ocurre con las facturas de las ventas que realizan las empresas. Como ya te dijimos anteriormente, el programa de facturación más conocido es FacturaPlus, de la empresa Sage. Esta aplicación tiene una opción de gestión de pagos, consistente en una base de datos que recoge directamente la información de las facturas recibidas, pendientes de pago, y registradas anteriormente en el programa; información sobre importes, formas de pago y plazos. Y otra opción de gestión de cobros, donde se recoge la información relativa a los cobros pendientes. Estas opciones permiten agrupar toda la información relativa a cobros y pagos pendientes, con la ventaja de que la información se introduce directamente al registrar las facturas.

23 Página 22 de 44 16/03/2012 Para saber más En el siguiente enlace podemos ver cómo se registran los recibos pendientes de pago de una empresa en el programa FacturaPlus, y cómo se gestiona dicho pago:

24 Página 23 de 44 16/03/ La gestión del pago. La gestión del pago se realiza de forma diferente si el pago es al contado o aplazado. Ya hemos adelantado algo de esto en los puntos anteriores. Si el pago se realiza en el momento de la entrega de la mercancía o en un plazo posterior muy corto se dice que es un pago al contado. Si el pago es en efectivo, se hará generalmente en el lugar de la entrega de la mercancía. Se emitirá un recibo como justificante del pago; aunque también basta la firma del cobrador, o la mención "pagado", "abonado", o algo similar, en la factura que se lleva el pagador, o en el documento indicativo de la existencia de la deuda. Si el pago se realiza mediante cheque, tan solo tendremos que esperar a que el beneficiario del cheque lo presente al cobro, y nos realicen el cargo del importe en nuestra cuenta bancaria. Si el pago es con tarjeta y no tenemos aplazado el pago, se cargará en ese momento; y si está aplazado se cargará el importe de la deuda en la fecha establecida. Si el pago es con un ingreso en cuenta deberemos acudir a la entidad bancaria del cobrador, e ingresar el dinero en su cuenta bancaria. Si el pago está domiciliado no tendremos que realizar ninguna actuación, tan sólo esperaremos a que el banco cargue el recibo en nuestra cuenta. Si realizamos el pago mediante transferencia tendremos que dar la orden a nuestro banco para que realice el tránsito del dinero de nuestra cuenta a la del cobrador. Si es mediante giro postal, acudiremos a una oficina de Correos para realizar el envío del dinero. Si se trata de un pago aplazado, es decir, el pago se realiza con posterioridad a la entrega de los bienes, y se hace mediante letra de cambio o pagaré el trámite será el mismo: el tenedor podrá esperar al vencimiento y cobrar el efecto comercial en gestión de cobro, llevándolo al banco; o podrá cobrarlo mediante descuento comercial, llevando el efecto al banco en cualquier momento desde el libramiento hasta el vencimiento. En ambos casos el banco cobrará los gastos de gestión de la operación, y además en el descuento cobrará intereses por anticipar el cobro al tenedor del efecto comercial (en definitiva estos gastos se cobran siempre a la persona o entidad que cobra el efecto comercial, por lo general el vendedor (salvo caso de endoso)). Al vendedor, en todo caso, se le cargará el importe adeudado, en el momento del vencimiento expresado en el efecto comercial.

25 Página 24 de 44 16/03/2012 Autoevaluación Relaciona cada instrumento de pago con la característica que mejor defina su gestión: Ejercicio de relacionar Instrumento de pago Relación Característica Tarjeta. 1. Tendrás que dar la orden a tu banco. Transferencia. 2. Podrán llevarla al banco a descontarla. Letra de cambio 3. El cobrador te entregará un recibo. Efectivo. Cheque. 4. Te cargan el importe en tu cuenta cuando lo presentan al cobro. 5. Si el pago no es aplazado te cargarán el importe en ese momento. Enviar

26 Página 25 de 44 16/03/ Libros registro de cobros y pagos. Recuerdas que en la unidad 3 comentamos que las empresas pueden llevar, de forma voluntaria, libros registro de los cobros y pagos que realizan? Los libros que recogerán los cobros y pagos que se realizan al contado son los libros de caja y de bancos; mientras que los libros que recogerán los cobros y pagos aplazados serán los libros de efectos comerciales a cobrar y a pagar. El libro de caja se emplea para anotar cronológicamente todos los cobros y pagos que se hacen en efectivo, en monedas y billetes; así como los cheques en poder de la empresa y pendientes de ser cobrados. Dispone de una columna de debe, donde se anotan los ingresos en la caja, y otra columna de haber, donde se anotan los pagos realizados. Finalmente dispone de una columna de saldo, que refleja el dinero que va quedando en la caja de la empresa en cada momento. Periódicamente se comprueba que el dinero que hay en la caja realmente coincide con el saldo de la cuenta contable, y que los movimientos que se han anotado se corresponden con las facturas, tiques, etcétera. Esta operación de comprobación se llama arqueo de caja. El libro de bancos se emplea para anotar los movimientos de ingresos y de pagos que se realicen en cada una de las cuentas bancarias que tenga abiertas la empresa (habrá un libro de bancos para cada cuenta bancaria). El libro presenta el mismo formato que el libro de caja. Periódicamente también se realizará la comprobación de las anotaciones realizadas, comparándolas con las anotaciones que el banco haya realizado, y que nos envía en forma de extractos bancarios. Esta operación de comprobación se llama punteo de bancos. El libro de efectos comerciales a cobrar, donde se anotan las letras de cambio y los pagarés en poder de la empresa, pendientes de cobrar. El fin de este libro es llevar un control de los efectos comerciales pendientes de cobro, del librado, del momento en el que se deben presentar al cobro. Anotaremos si se han descontado o se han presentado al cobro en el vencimiento, etcétera. El libro de efectos comerciales a pagar, donde se anotan las letras de cambio y los pagarés en poder de nuestros proveedores y acreedores que se encuentran pendientes de pago. En el libro se indica quién es el librador, cuál es el importe de la deuda, su vencimiento, etcétera.

27 Página 26 de 44 16/03/ Financiación de documentos de cobro y pago. Caso práctico Jaime ha realizado muchas ventas en los últimos meses, por lo que piensa que el negocio le va bien; pero cuando mira los extractos de las cuentas bancarias se da cuenta de que dispone de poca liquidez para hacer frente a los pagos que le vienen. Cómo ha podido ocurrir esto? Las empresas, como hemos planteado en puntos anteriores, en un alto porcentaje, organizan el sistema de cobros y de pagos de forma que les ayuden en su financiación. Sin embargo, a veces, se negocian vencimientos difíciles de asumir por las empresas. Para estos casos éstas intentan adelantar los cobros y atrasar los pagos de los documentos que están en su poder. En este punto veremos los sistemas de financiación de documentos de cobro y pago más habituales.

28 Página 27 de 44 16/03/ El descuento comercial. Caso práctico Jaime necesita liquidez para poder pagar la nómina a su trabajador. No tiene dinero en efectivo, pero tiene una línea de descuento con el banco y también tiene varios clientes que le han girado letras de cambio de 1200 euros, 700 euros, y 1000 euros, con vencimiento dentro de 15, 30, y 60 días, respectivamente. Qué posibles soluciones tiene Jaime? Cuando una empresa necesita liquidez puede llevar los efectos comerciales, que son las letras de cambio, los pagarés y los recibos normalizados, que tenga en su poder y estén pendientes de cobro, a una entidad financiera de la que es cliente, para su descuento. Con el descuento, la entidad financiera adelanta a la empresa el importe de los efectos antes de su vencimiento, y, a cambio, cobra unos intereses y unas comisiones. Es una práctica muy habitual en las empresas, ya que éstas, frecuentemente, pueden tener efectos comerciales pendientes de cobro a los que aún les falta tiempo hasta su vencimiento, y al mismo tiempo, tener la necesidad urgente de hacer pagos inmediatos. La entidad financiera recupera el importe entregado a la empresa en el momento del vencimiento del efecto, cuando lo presenta al cobro en la entidad financiera de la persona o entidad obligada al pago. Las empresas necesitan tener contratada una línea de descuento en su banco habitual para poder descontar efectos. La línea de descuento es un contrato establecido con la entidad financiera, en el cual se establece el límite máximo de la cuantía total a descontar, de forma que dicha entidad financiera se compromete a descontar todos los efectos que la empresa le vaya mandando (salvo excepciones indicadas en el contrato), pero sin que la suma de los importes de los efectos enviados pueda superar el límite máximo concedido; de forma que llegado a ese máximo la empresa no podrá descontar más efectos hasta que alguno de los ya descontados venza y la entidad financiera lo cobre. Como ya habrás sospechado por lo dicho anteriormente, las empresas pueden descontar un solo efecto o varios. Cuando son varios los efectos que se descuentan a la misma vez, se conoce como remesa de efectos. Si la empresa no solicita a la entidad financiera el cobro anticipado de los efectos comerciales, es decir, no los descuenta, sino que espera al vencimiento para su cobro, se dice que presenta los efectos comerciales en gestión de cobro. La gestión de cobro es una opción muy empleada en el cobro de efectos comerciales. Consiste en la presentación a través de nuestra entidad financiera, y en la entidad bancaria del vendedor, de los efectos comerciales (letras de cambio, pagarés o recibos normalizados) para su cobro al vencimiento. Nuestra entidad financiera nos cobrará comisiones y otros gastos de gestión en la realización de la operación; sin embargo, no cobrará intereses como en el descuento de efectos, ya que no está adelantando dinero. Las empresas sólo podrán cobrar los efectos comerciales en gestión de cobro en el momento del vencimiento del efecto, pero no antes.

29 Página 28 de 44 16/03/ Cálculo del descuento comercial. Es la hora de sacar la calculadora y ponerte a operar, Cómo se te da el cálculo matemático? Con esta operación de descuento las empresas obtienen efectivo para sus pagos más inmediatos. A continuación vamos a ver los elementos que intervienen en un descuento: El nominal. Es el importe que aparece en el efecto. Lo vamos a denominar "N". El valor líquido. Es el importe que recibirá quien lleva uno o varios efectos a descontar al banco, y que se obtiene como resultado de restar al nominal de los efectos, los intereses, comisiones y otros gastos derivados de la operación. Tipo de descuento. Es el tipo de interés aplicado en el descuento por la entidad financiera, expresado en tanto por ciento. Lo vamos a denominar "i". Intereses del descuento. Son los que cobra la entidad financiera como consecuencia de adelantar a la empresa una cantidad de dinero. Es una compensación por el tiempo que va a transcurrir sin que la entidad financiera pueda disponer del dinero que adelanta a la empresa. Los intereses se calculan como un porcentaje del valor nominal, y dependerán del tiempo que falte hasta que los efectos venzan; cuanto más tiempo falte, más intereses habrá que pagar. Lo vamos a denominar "Dc" o descuento comercial. Comisiones. Son cantidades que cobra el banco por las gestiones realizadas, pueden ser cantidades fijas, calcularse sobre el nominal de los efectos, o combinar ambas posibilidades, y son independientes del tiempo que falte para el vencimiento de los mismos. Otros gastos. Como los gastos de correo, etcétera. La operación de descuento se realiza utilizando la fórmula matemática del descuento comercial simple o descuento bancario: Dc es el descuento comercial o intereses del descuento. N el nominal del efecto. n son los días del descuento, es decir los días que faltan desde que se realiza el descuento hasta que vence el efecto. i es el tipo de interés de descuento que se le aplica a la operación. Hay que recordar que tipo de interés y días del descuento tienen que estar en la misma unidad de tiempo. Si realizamos el cálculo utilizando un tipo de interés anual, dividiremos los días del descuento entre 360 días para calcular ese período en años. Ejercicio resuelto Jaime decide descontar la primera de las tres letras que tiene de sus clientes para poder hacer frente al pago de la nómina. Calcula el líquido que percibirá Jaime si el banco le cobra unos intereses de descuento del 3% nominal anual, una comisión fija de 6 euros y unos gastos de correo de 1 euro. Jaime ha pensado que también va a llevar al descuento la segunda letra. Con las mismas condiciones. Podrías realizar tú los cálculos para saber el líquido que le queda? Nominal de la letra 700 euros, días de descuento 30, tipo de interés o descuento 3% nominal anual.

30 Página 29 de 44 16/03/ El factoring. Crees que las empresas dedican mucho, o poco tiempo a la tarea de control y gestión de sus pagos? La gestión de los cobros puede ser una tarea muy trabajosa para una empresa, porque requiere tiempo, un buen control de los vencimientos de los créditos, etcétera, por lo que hay empresas dedicadas a gestionar el cobro a los clientes de otras empresas. Estas empresas se llaman empresas o sociedades de factoring. Las sociedades de factoring suelen ser entidades financieras que, aunque su función principal es la de cobrar las deudas de sus clientes, también los asesoran, asumen los riesgo de impago, anticipan los cobros, etcétera. El funcionamiento del factoring es el siguiente: a. La empresa que contrata el factoring presenta a la empresa factor su cartera de clientes, para que ésta analice los sistemas de cobro establecidos (facturas pendientes de cobrar, cheques, pagarés pendientes de vencimiento, etc.) y la solvencia de cada uno de los deudores. b. Una vez realizado el análisis, la empresa de factoring presentará una propuesta, en la que indicará de qué deudores está dispuesto a comprar los derechos de cobro. El coste para la empresa se calculará en función de las cantidades a cobrar, los vencimientos, y el riesgo de impago de los mismos. c. Si la empresa cliente acepta la propuesta, deberá ponerse en contacto con cada uno de los clientes indicándoles que deberán pagar a la empresa factor, quien presentará los recibos al cobro en el tiempo y forma establecidos. Las ventajas para las empresas clientes son: Consiguen liquidez de forma anticipada, aunque este servicio es opcional. Es una garantía frente a la insolvencia de los deudores, ya que al ceder los derechos de cobro, la entidad de factoring asume el riesgo de quiebra, impago, fraude, etcétera. Evitan los costes de tiempo y personal que conllevan los cobros. Esta operación también tiene inconvenientes: Por un lado, los costes económicos de contratar a una sociedad de factoring. Y por otro lado, que la empresa factor no se hace responsable de todos los cobros, sino que seleccionará, de la cartera de clientes, qué derechos de cobro quiere asumir y cuáles no. La empresa o empresario cliente y la entidad especializada firman un contrato de factoring. La sociedad de factoring se denomina cesionario, mientras que el empresario o profesional recibe el nombre de cedente. El factoring es una fuente de financiación para una empresa, y funciona, en muchos casos, como si fuera un descuento de una letra, ya que se abona al cliente el importe de los derechos de cobro, menos las comisiones por la gestión. El factoring puede ser con recurso o sin recurso. Si se trata de un factoring sin recurso, la entidad de factoring no asume los riesgos de impagos; por el contrario si el factoring es con recurso, la entidad asumirá todos los riesgos de la operación. Para saber más Es posible que quieras profundizar un poco más en las características del factoring. En Internet tienes mucha información al respecto. A continuación tienes un enlace a una página que puede resultarte de interés: Qué es el factoring?

31 Página 30 de 44 16/03/ El confirming. El término confirming suena a algo novedoso e interesante, Sabrías decir algo sobre él? Es un servicio ofrecido generalmente por entidades financieras, que consiste en gestionar los pagos de una empresa a sus proveedores nacionales, ofreciendo a estos proveedores la posibilidad de cobrar facturas con anterioridad a la fecha de vencimiento. El confirming es un factoring inverso, ya que quien lo inicia es el cliente, y no el proveedor. El confirming se refleja en un contrato que firman la empresa de confirming (que como hemos dicho es generalmente una entidad financiera) y el cliente (generalmente una empresa, que tiene pagos pendientes a sus proveedores). Por este contrato la entidad de confirming se compromete a gestionar los pagos del cliente, a cambio de una comisión. La entidad, además, también puede negociar con los proveedores de su cliente, adelantándoles el pago de esos cobros pendientes, a través de un descuento comercial, si no quieren esperar a su vencimiento. Este sistema de pago a proveedores tiene ventajas tanto para el cliente, como para sus proveedores y la entidad factor. 1. Ventajas para el cliente: Simplifica los trámites administrativos, al no tener que realizar, él mismo, la gestión de pagos. Mejora la imagen ante los proveedores, ya que éstos tienen la posibilidad de cobrar antes, y, además, los pagos están avalados por la empresa de confirming. Mejora su tesorería, ya que permite al cliente alargar el momento del pago. Evita los costes de emisión de cheques, pagarés, letras, y otros medios de pago más costosos. 2. Ventajas para el proveedor: Tiene la posibilidad de cobrar anticipadamente, sin necesidad de endeudarse con préstamos u otros medios de financiación. Se elimina el riesgo de impagados, pues las deudas del cliente están avaladas. 3. Ventajas para la entidad de confirming: Cobra comisiones al cliente por la gestión de los pagos. Cobra intereses al proveedor por el anticipo de los cobros, además de comisiones. El inconveniente para el cliente, como acabas de ver, es el pago de comisiones a la entidad que gestiona los pagos; y el del proveedor es el del pago de intereses y comisiones, además de que el cliente es el que elige la entidad con la que se va a realizar la operación de confirming, obligando al proveedor a trabajar con ella. Para saber más Si tienes interés en conocer más cosas referentes a las operaciones de factoring y confirming, te indicamos a continuación un enlace a la página web de la Asociación de Factoring y Confirming Soluciones de factoring y confirming para las empresas.

32 Página 31 de 44 16/03/ Los costes del pago. Cualquier aplazamiento del pago de una deuda puede conllevar el pago de intereses. Esos intereses se negocian entre deudor y acreedor. Aunque pudiera parecer que el pago aplazado sin intereses sería la posibilidad más ventajosa de afrontar una deuda, la realidad es que este sistema de pago también conllevaría un coste, y es el coste de oportunidad, puesto que al aplazar el pago se pierde la posibilidad de disfrutar de descuentos por pronto pago que ofreciera el vendedor en el caso de pago al contado.. Los intereses que puede llevar el aplazamiento del pago se pueden calcular mediante dos leyes financieras: Interés simple, en el caso de que se trate de operaciones a corto plazo, es decir, a menos de un año; como por ejemplo el cálculo de los intereses que se generan en el pago aplazado de una deuda comercial, ya que la Ley de Morosidad establece que la cancelación de estas deudas no se puede alargar más de 75 días, durante 2012, y 60 días a partir de Interés compuesto, en el caso de que se trate de operaciones a largo plazo, es decir, a un año o más. Un ejemplo de un caso en el que se emplea la fórmula del cálculo de intereses compuestos suele ser en el pago de las cuotas de devolución de préstamos, ya que éstos, generalmente, se pactan a más de un año. Es importante tener en cuenta que las entidades bancarias ofrecen líneas de crédito, que son un producto financiero que consiste en poner a disposición del cliente de la entidad, y en una cuenta nueva, una cantidad de dinero que se denomina límite de crédito. El cliente sólo saca de la cuenta el dinero que le hace falta, y sólo se pagan intereses por las cantidades dispuestas. El tipo de interés suele ser variable, es decir que puede cambiar según cambien otras variables que se toman como referencia (por ejemplo el Euribor), y, actualmente, puede ser inferior al que se pague en el aplazamiento del pago de una deuda comercial. Es aconsejable, por tanto, analizar si resulta más beneficioso utilizar una línea de crédito para pagar las deudas, antes que pagar intereses de aplazamiento, o perderse el derecho a disfrutar el descuento por pronto pago. Para resolver esta cuestión habría que realizar los cálculos de los correspondientes intereses y descuentos. Los intereses los pagaremos, casi inevitablemente, al utilizar cualquier medio de financiación que suponga un aplazamiento del pago, pero, además, cada medio que se utilice supone el pago de unos costes adicionales: El confirming supone el pago de comisiones a la entidad que gestiona los pagos a proveedores. La línea de crédito conlleva también pago de comisiones, gastos de estudio, etc. Ejercicio resuelto Jaime ha encontrado un nuevo proveedor de productos lácteos para su tienda. Le ofrece muy buen precio, y unas condiciones de entrega a tener en cuenta. El inconveniente que Jaime encuentra es que cobra intereses si el pago es aplazado. Están negociando una compra por importe de euros, a pagar en 2 meses. Su proveedor le propone unos intereses del 10% anual. Vamos a calcular a cuánto ascenderían los intereses.

33 Página 32 de 44 16/03/ Los costes del cobro. Como ya has estudiado en el punto 3.1 y 3.2, existen algunas opciones de cobro anticipado de deudas; como el descuento de efectos o el factoring. Ambas opciones conllevan el pago de intereses. También puede ocurrir que se cobren deudas anticipadamente sin que conlleve pago de intereses, simplemente renegociando con el deudor el pago antes de lo pactado en un primer momento. Los anticipos del cobro, además de intereses llevan consigo otros pagos por parte del cobrador: Como hemos visto, el descuento de efectos conlleva, además, el pago de comisiones y otros gastos, como son los gastos de correo. El factoring conlleva el pago de las cantidades que se negocien con la sociedad factor, como pago por las gestiones que ésta realice. En ocasiones, las empresas reciben cobros anticipados a cuenta de futuras compras, es decir, reciben dinero antes de entregar el bien o prestar el servicio. Esto puede tener un inconveniente, y es que puede ocurrir que en el momento de la entrega del bien o la prestación del servicio, el precio de mercado de ese bien sea inferior al precio que se pactó por él en el momento del anticipo. Autoevaluación De entre las siguientes operaciones, marca aquellas cuyo cobro genere costes: Factoring. Descuento de efectos. Confirming. Mostrar Información

34 Página 33 de 44 16/03/ La gestión de impagados. Caso práctico Jaime ha realizado muchas ventas, pero casi todas a crédito. Ahora se encuentra con que le está resultando difícil cobrar a algunos clientes, circunstancia con la que no contaba. Les ha telefoneado varias veces, para recordarles que tienen pagos pendientes, unos le dan largas, y otros abiertamente reconocen que tienen problemas para afrontar sus deudas porque sus clientes, a su vez, tampoco les pagan. Jaime no sabe qué más puede hacer. Para saber más El Instituto Nacional de Estadística ofrece información mensual sobre impagos de efectos comerciales, aportando datos sobre número de efectos impagados por provincias, importes medios, comparativas con meses y años anteriores, etcétera. A continuación te ofrecemos un enlace a la página del INE, y al informe de efectos comerciales impagados en el mes de Noviembre de 2011: Estadísticas de efectos comerciales impagados en Noviembre de (0.11 MB)

35 Página 34 de 44 16/03/ Prevención de impagados. Ya sabes que la mayoría de las empresas venden a crédito, es decir, dejan que sus clientes opten por el pago aplazado; en la mayoría de los casos se permite por la relación de confianza entre ambos. Para la empresa sería recomendable realizar un estudio de cada cliente antes de iniciar la relación comercial, que permita conocerlos bien antes de darles la mercancía a crédito, pero esto no es siempre posible. Otra opción posible para evitar los impagados podría ser vender al contado al principio de la relación con los clientes, hasta que se tenga garantías de que cumplen con sus pagos. Existen, a disposición de las empresas, y para las relaciones comerciales, seguros de crédito y seguros de caución. Los seguros de crédito garantizan, al que lo contrata, el cobro de créditos cuando el deudor no cumple con su obligación de pago; en el caso de los seguros de caución, lo que se asegura es el incumplimiento de la empresa de sus obligaciones de pago, de forma que si el asegurado no cumple con esas obligaciones, el seguro correrá con la responsabilidad del pago. Estos seguros se emplean en la prevención de los impagos, pero son costosos, y casi imposibles para pequeñas empresa. Aunque muchas aseguradoras trabajan este tipo de productos, hay empresas que se dedican exclusivamente a los seguros de crédito y de caución, son las empresas de crédito y caución, que se van a encargar de investigar a los posibles futuros clientes de la empresa que la contrata, para determinar si son solventes, y por tanto de si ofrecen garantías de cobro. Estas empresas también determinarán el importe máximo de la mercancía que se puede vender con garantías, y asumirán el pago de las mercancías, hasta ese importe máximo, si sus previsiones son equivocadas y finalmente ese cliente no paga. Un consejo que suelen dar los expertos en estas cuestiones, es el de ser inflexibles con las demoras en las fechas estipuladas para pagar. Cuando comienzan las dilaciones, toreos y alargamientos de los plazos de pago, la empresa se encuentra frente a una situación de morosidad que rompe sus esquemas de tesorería. Es aconsejable llevar un control estricto de fechas de cobros, así es posible saber cuándo un cliente se está retrasando en la fecha de pago concertada. Una forma de dar fuerza jurídica a los cobros pendientes es documentarlos en efectos comerciales (letras de cambio o pagarés), ya que la Ley cambiaria y del cheque dota a dichos efectos de acciones contra el impago de las mismas. Si la letra de cambio resulta impagada, antes de ejercer ninguna acción judicial, es aconsejable la negociación de una nueva fecha de pago con el cliente, generalmente con una nueva letra de cambio, que se verá incrementada con los gastos que ha ocasionado ese impago de la letra.

36 Página 35 de 44 16/03/2012 Autoevaluación Relaciona cada sistema de garantía de cobro con la o las características que lo define: Ejercicio de relacionar Sistema de garantía de cobro Relación Característica Seguros de caución. 1. Investigan a los futuros clientes. Seguro de crédito. Documentación mediante efectos comerciales. Vender al contado hasta conocer al cliente Empresa de crédito y caución. 2. Lo contrata la empresa para que cubra sus propios impagos a terceros. 3. Se contrata para poder cobrarlo si el deudor no paga. 4. Con el respaldo de poder ejercer las acciones contra los deudores que recoge la Ley cambiaria 5. Para asegurarse de que es buen pagador y se le puede conceder créditos comerciales. Enviar

37 Página 36 de 44 16/03/ Impago del cheque. Como pudiste ver en un punto anterior, cuando analizábamos el impago de un cheque, el librado puede ejercer la denominada acción de regreso contra el librador, los endosantes y/o los avalistas del cheque para exigirles judicialmente que paguen su importe. Ya dijimos en su momento que para ejercer la acción de regreso se ha de acreditar la presentación dentro del plazo y la falta de pago por alguno de los medios siguientes: Protesto notarial. Declaración bancaria de impago equivalente al protesto. Mediante una declaración fechada de una cámara o sistema de compensación. El protesto notarial y la declaración de impago, ha de realizarse con anterioridad a la finalización del plazo de presentación del cheque, o en los dos días hábiles siguientes si se presentó el último día del plazo. El tenedor del cheque dispone de seis meses desde la finalización del plazo de presentación del cheque al pago para realizar la acción de regreso. Junto con el importe del cheque se pueden reclamar todos los gastos a los que haya tenido que hacer frente el tenedor, que serían el importe del cheque no pagado, gastos de protesto, otros gastos, indemnizaciones por daños y perjuicios, etc. Puede darse el caso de que en la cuenta bancaria no haya fondos suficientes para realizar el pago completo, pero la Ley Cambiaria y del Cheque permite el pago parcial del cheque, en este caso el cheque sigue en poder del tenedor, es decir, quien todavía tiene cantidades pendientes de cobro, pero se anotará en el mismo cheque la suma que ya se ha pagado en ese pago parcial. Para saber más Si estás interesado o interesada en conocer más cosas sobre el impago del cheque, puedes acceder en el siguiente enlace a un documento de la entidad financiera BBVA donde se indican los distintos costes de un protesto notarial y de una declaración bancaria de impago:. Gastos de protesto y declaración de impago de efectos comerciales. (33,48 kb)

38 Página 37 de 44 16/03/ Impago de la letra de cambio. Cuando la letra de cambio resulta impagada a su vencimiento, se pueden llevar acciones directas o de regreso contra los obligados cambiarios. Acción directa, la promueve el tenedor, en caso de falta de pago, y consiste en solicitar directamente el pago al aceptante o sus avalistas; es decir, consiste en ir contra los que reconocieron, al firmar la letra, que tenían una obligación de pago; reclamando, sin necesidad de protesto, el importe de la letra, los intereses y los gastos ocasionados. Esa reclamación se puede hacer en vía ejecutiva, o en vía judicial ordinaria. Acción de regreso. El tenedor (generalmente el banco) puede solicitar el pago que no ha realizado el librado a los endosantes, el librador, avalista o los demás obligados cambiarios. Para poder realizar la acción de regreso tiene que haberse ejercitado el protesto de la letra una vez vencida, o antes del vencimiento, cuando hay certeza de que no se va a poder cobrar. Esta reclamación también se puede hacer en vía ejecutiva o judicial, y es el instrumento más eficaz para el cobro de una letra, ya que, como hemos dicho, en esta acción el tenedor de la letra puede exigir el pago a cualquiera de los obligados. Para ejercer esta acción de regreso hay que demostrar que la letra ha sido presentada y no pagada, se puede hacer de tres formas: Protesto notarial, ha de hacerse dentro de los ocho días hábiles siguientes al del vencimiento, el notario hará una notificación del protesto, que es un acta en la que certifica el impago, y se la entrega al librado en el plazo de los dos días hábiles siguientes al fijado para la aceptación o el pago. El interesado puede examinarla y pagarla, o hacer las manifestaciones que considere oportunas en la notaría. Declaración equivalente, si las letras están domiciliadas en el banco, para ser cobradas en esa entidad financiera, y no en el domicilio del librado, éste puede hacer una declaración sustitutiva del protesto, al dorso de la letra. Declaración del librado, escrita en la propia letra, firmada y fechada en la que deniega el pago. También se pueden reclamar, no sólo el importe de la letra sino también intereses por la demora en el pago, los gastos de reclamación, incluidos protesto y comunicaciones, y todos los gastos ocasionados por el impago. Reflexiona Jaime ha presentado al cobro la tercera letra de cambio, para su sorpresa ha resultado impagada, el banco le ha cargado en su cuenta unos gastos de devolución de 30 euros. Lo primero que ha hecho es llamar al cliente, y preguntarle por qué no ha hecho frente al pago, éste le comenta que le ha resultado imposible pagarla. Ambos negocian una nueva letra, con un nuevo vencimiento e incrementada en treinta euros, que es el gasto que le ha ocasionado el impago. Te parece razonable?

39 Página 38 de 44 16/03/ Formas y medios de reclamación de impagados. Puedes imaginar la decepción tan grande que debe suponer haber vendido productos con pago aplazado y, cuando llega su vencimiento, ver que no hay forma de cobrarlos? En algunos casos se trata simplemente de una demora en el pago, y se cobra en otra fecha posterior, pero es importante no dejar pasar los plazos e insistir a los clientes en que paguen. Cuando ya vemos que las negociaciones son infructuosas o se alargan demasiado en el tiempo, incurriendo en elevados costes, podemos recurrir a la reclamación por vía judicial. La vía judicial es lenta y costosa, por lo que muchas veces se recurre a medios extrajudiciales de resolución de conflictos, son la mediación y el arbitraje. Son procedimientos de menor coste y tiempo. En la mediación aparece la figura del mediador, que es una persona que intermedia entre el deudor y el acreedor, dirigiendo la negociación para que se llegue a un acuerdo. La diferencia con el arbitraje es que en la mediación las dos partes tienen que ponerse de acuerdo, mientras que en el arbitraje hay un tribunal de arbitraje, que será quien resuelva el conflicto después de oír los argumentos de las dos partes, y de aplicar la ley. Para saber más Si tienes interés en ampliar la información que te hemos aportado sobre la mediación y el arbitraje, a continuación te indicamos un enlace a la página de la Asociación Comunitaria de Arbitraje, donde encontrarás legislación al respecto, un listado de los árbitros españoles, ventajas de la mediación y el arbitraje, etcétera. La mediación y el arbitraje. También existen muchas empresas que se dedican a la reclamación de impagados. Es posible que hayas oído hablar de ellas; sus trabajadores, en muchas ocasiones, recurren a medios muy imaginativos para intentar cobrar las deudas, como el de disfrazarse y seguir al moroso durante las 24 horas del día. Recurrir a ellas es otra alternativa para seguir la pista de cobros pendientes, sin dedicar todo nuestro tiempo a esa tarea. Puede ocurrir que nuestros clientes se declaren en concurso de acreedoresras, es decir, no puedan afrontar todos los pagos pendientes y tengan que establecer un orden en el que van a ir pagando a sus acreedores, conforme vayan teniendo dinero; con lo cual tendremos que esperar a que haya bienes y derechos suficientes para satisfacer a todos o algunos de los acreedores de la empresa, y así poder cobrar lo que nos corresponde. Para saber más El siguiente enlace te lleva a un directorio de empresas españolas que se han declarado, en los últimos tiempos, en concurso de acreedores: Todas las empresas en concurso de acreedores.

40 Página 39 de 44 16/03/2012 Autoevaluación Relaciona cada medio de reclamación del pago con la característica que mejor lo defina: Ejercicio de relacionar Medios de reclamación del pago Empresa de reclamación de impagados. Mediación. Relación 1. Es lenta y costosa. Característica 2. Se resolverá el conflicto después de oír la argumentación de las partes. Arbitraje. 3. Sigue la pista de los deudores. Vía judicial. 4. Se orienta la negociación para que las partes lleguen a un acuerdo. Enviar

41 Página 40 de 44 16/03/2012 Anexo I.- Clases de cheques. Clases de cheques Cheque nominativo, es el cheque que se extiende a favor de una persona determinada, indicando en el cheque su nombre o razón social. Esta persona será quien únicamente podrá cobrarlo, previa muestra del DNI y la firma para identificarse en la entidad bancaria correspondiente. Cheque al portador, es el cheque que no se extiende a favor de una persona determinada, sino que en él se escribe la indicación "al portador". Este cheque lo puede cobrar cualquiera que lo presente al cobro. Si el cheque se extiende a nombre de una persona y, además, incorpora la mención "o al portador" también se considerará al portador. El riesgo que tienen estos cheques es que en caso de pérdida, cualquiera que lo encuentre podrá cobrarlo. Cheque a la orden, es aquel cheque que se extiende a favor de la persona que se designa en él, quien, a su vez, puede designar a otra persona para el cobro, indicando en el cheque "a la orden de" y el nombre de la persona a quien se va a endosar. Si en un cheque no se indica nada, se considera cheque endosable. Cheque no a la orden, es aquel que no podrá ser endosado. En él se indicará la mención "no a la orden". Cheque para abonar en cuenta, es aquel que se cruza transversalmente con la mención "para abonar en cuenta", u otra similar, entre dos barras paralelas. El cheque que tenga esta mención no podrá ser pagado en ventanilla, sino que tiene que ser ingresado en la cuenta de quien lo cobra. Cheque cruzado, es el que se cruza transversalmente con dos barras paralelas, Cruzado general: Sin ninguna indicación entre las barras, o la mención "Banco", "Banco y cía.", "Compañía", o similar. Si el tenedor del cheque, es decir, quien lo va a cobrar, es cliente del banco librado podrá cobrarlo en efectivo; si no es cliente, el importe se tendrá que ingresar en su cuenta bancaria. Cruzado especial: Indicando entre ellas el nombre de un banco concreto. Sólo se pagará al banco designado entre las barras. Cheque conformado, es el cheque que expide el librador, quien pide al banco librado que acredite que es auténtico y que existen fondos suficientes en la cuenta del librador. Lleva la expresión "Conforme", o semejante, que inserta el banco. El banco librado retiene en la cuenta del librador el importe necesario para poder pagar el cheque a su presentación. Cheque bancario, es un cheque que expide el banco a solicitud del librador, y que tiene la garantía de que se va a pagar siempre. El banco cobra una comisión por realizar la gestión. Cheque de ventanilla, lo expide el banco cuando el cliente no tiene cheques, por habérsele agotado, o extraviado. El empleado que está en ventanilla dispone de un talonario de cheques, del que recorta los cheques conforme el cliente los solicita, mientras anota el cliente y la cuenta de la que se extrae el dinero, de la que es titular dicho cliente.

42 Página 41 de 44 16/03/2012 Autoevaluación Relaciona cada clase de cheque con la característica que lo define: Ejercicio de relacionar. Clase de cheque Relación Característica Cheque conformado. 1. Tiene que ingresarse en una cuenta. Cheque bancario. Cheque especial. cruzado 2. Acredita que es auténtico y existen fondos en la cuenta del librador. 3. Lo cobra quien lo presenta al cobro. Cheque al portador. 4. Sólo se paga en el banco indicado. Cheque para abonar en cuenta 5. Lo expide el banco a petición del librador. Enviar Debes conocer En el siguiente enlace podemos ver cómo se rellenarían paso a paso distintos modelos de cheque, según las condiciones que impone el pagador y el tomador: Resumen textual alternativo

43 Página 42 de 44 16/03/2012 Anexo II.- Escala de timbres de las letras de cambio. Escala de timbres de las letras de cambio. Nominal o importe de la letra (euros) Timbres (euros) Hasta 24,04 0,06 De 24,05 a 48,08 0,12 De 48,09 a 90,15 0,24 De 90,16 a 180,30 0,48 De 180,31 a 360,61 0,96 De 360,62 a 751,27 1,98 De 751,28 a 1.502,53 4,21 De 1.502,54 a 3.005,06 8,41 De 3.005,07 a 6.010,12 16,83 De 6.010,13 a ,24 33,66 De ,25 a ,48 67,31 De ,49 a ,97 134,63 De 48080,98 a ,94 269,25 De ,95 a ,87 538,51 Más de ,88 Por lo que exceda de ,88, a 0,018 por cada 6,01 o fracción.

44 Página 43 de 44 16/03/2012 Anexo.- Licencias de recursos. Licencias de recursos utilizados en la Unidad de Trabajo. Recurso (1) Datos del recurso (1) Recurso (2) Autoría: CajaMurcia Licencia: Copyright (cita). Procedencia: Captura de pantalla de la página de CajaMurcia en Internet: Autoría: CajaMurcia Licencia: Copyright Procedencia: Captura página de CajaMu Autoría: CajaMurcia Licencia: Copyright (cita). Procedencia: Captura de pantalla de la página de CajaMurcia en Internet: Autoría: CajaMurcia Licencia: Copyright Procedencia: Captura página de CajaMu Autoría: CajaMurcia Licencia: Copyright (cita). Procedencia: Captura de pantalla de la página de CajaMurcia en Internet: Autoría: CajaMurcia Licencia: Copyright Procedencia: Captura página de CajaMu Autoría: CajaMurcia Licencia: Copyright (cita). Procedencia: Captura de pantalla de la página de CajaMurcia en Internet: Autoría: sage Licencia: Copyright(cita) Procedencia: Captura de pantalla del programa FacturaPlus,versión educativa, de SAGE. Autoría: sage Licencia: Copyright(cita) Procedencia: Captura de pantalla del programa FacturaPlus,versión educativa, de SAGE. Autoría: sage Licencia: Copyright (cita) Procedencia: Captura programa FacturaPlus,v SAGE. Autoría: sage Licencia: Copyright(cita) Procedencia: Captura programa FacturaPlus,v SAGE. Autoría: sage Licencia: Copyright(cita) Procedencia: Captura programa FacturaPlus,v SAGE.

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46 Página 1 de 31 16/03/2012 Control de existencias en almacén. Caso práctico Jaime está dudando entre adquirir un gran lote de productos que le ofrecen a buen precio, y que le supondría tener que ampliar el almacén, o realizar pedidos periódicos de menor cantidad. Qué crees que sería más conveniente?

47 Página 2 de 31 16/03/ El almacén.tipos de existencias. Caso práctico Jaime prevé tener una fuerte demanda de un producto, por lo que realiza un pedido grande de mercancía. Como consecuencia, se ve en la necesidad de buscar un lugar para almacenar la mercancía, y se plantea que los distintos productos tendrán que llevar un orden dentro de ese almacén, para luego poder acceder a ellos con facilidad. Cómo piensas que tendría que organizarse? La mercancía que compra la empresa suele tardar un tiempo en ser empleada, al igual que los productos terminados (si es una empresa de fabricación de productos) tampoco se suelen vender en cuanto se fabrican. Por eso la empresa debe disponer de espacio suficiente para conservarlos, en buen estado, hasta el momento de utilizarlos o venderlos, respectivamente. Ese espacio es el almacén de la empresa. La necesidad de disponer de un espacio para almacenaje es común a casi todos los negocios, y requiere un sistema de organización del almacén adecuado para responder a las siguientes necesidades: Cómo guardar las mercancías para ahorrar espacio y para su fácil localización posterior; como conservar adecuadamente todas las propiedades del producto, etcétera. La gestión correcta del almacén, además de una organización adecuada, requiere: Conocer qué cantidades máximas de mercancía se pueden almacenar; en qué momento se debe realizar un nuevo pedido, fijándose para eso en el stock mínimo; conocer el valor de los artículos del almacén, etcétera.

48 Página 3 de 31 16/03/ El almacén. Alguna vez has estado en el almacén de una empresa? Si es así, Qué es lo que más te ha llamado la atención? Podemos definir el almacén como el lugar físico en el que se desarrolla una completa gestión de los productos que contiene: recepción e identificación de los productos, almacenamiento, conservación y mantenimiento, preparación de pedidos y expedición, organización y control de las existencias. El almacén tiene que cumplir una serie de condiciones para adecuarse a las necesidades de cada negocio: Disponer del espacio adecuado, que permita una rápida descarga de artículos y una fácil clasificación de los mismos. Disponer de un sistema informatizado de registro de entrada y salida de mercancías, localización de los distintos productos dentro del almacén, registro de material defectuoso o en mal estado. Contar con un equipo adecuado: sistema de refrigeración si fuese necesario, carretillas elevadoras, personal encargado del almacén, etc. Existen distintos tipos de almacén como puedes ver en la tabla siguiente: Clasificación de los tipos de almacenes. Almacén de materias primas. Almacén de productos semi-elaborados. Según su naturaleza Almacén de productos terminados. Almacén de piezas de recambio. Almacén de materias auxiliares. Almacenes de planta. Según su función logística de distribución Almacén central. Almacén de zona o de campo. Almacenes de tránsito o de plataforma. Almacén convencional. Según el grado de automatización Almacén automatizado. Almacén automático. El almacén como depósito de mercancía, ha pasado por varias denominaciones, en la época romana se llamaba silo, y se utilizaba para guardar aceite, vino, cereales, etcétera. Después, durante la presencia musulmana en la península, los depósitos de cereales o graneros se denominaron al_malizén, vocablo del cual se deriva el actual almacén. En la mayoria de los almacenes se establece una codificación de los pasillos y de los productos, a través de un sistema que puede ser numérico o alfanumérico, y que permite una identificación inequívoca de cada elemento de almacenaje. También suelen utilizarse equipos móviles como cintas transportadoras, carretetillas elevadoras y otros equipos. Todo ello para facilitar la carga y descarga, la preparación de pedidos y el traslado de mercancías. Hoy en día se utilizan programas informáticos de control de existencias en el almacén, son los Terminales Punto de Venta (TPV),que realizan funciones de codificación de artículos, etiquetado, control de entradas y salidas, y en algunos casos, también se controla la recogida y reposición física de los productos.

49 Página 4 de 31 16/03/ Almacén según su naturaleza. Crees que el almacén que Jaime necesita para su tienda de alimentación cubriría las necesidades de una fábrica que necesita disponer de grandes cantidades de materias primas y otros productos en la elaboración de sus productos? Como has podido ver en la tabla de clasificación de los almacenes, atendiendo a su naturaleza se pueden distinguir los siguientes tipos: Almacén de materias primas, suele estar situado dentro del recinto de la planta de producción, y contiene los materiales, suministros y envases que se utilizan durante la producción. Almacén de productos semi-elaborados, contiene productos que han superado alguna fase de ttransformación, pero no están listos para su venta. Almacén de productos terminados, se destina a almacenar productos fabricados y listos para su venta, generalmente a otra empresa. Son los más costosos, y su objetivo principal es que tengan el mayor índice de rotación posible. Almacén de piezas de recambio, se utiliza para almacenar posibles recambios. Almacén de materias auxiliares, se utiliza para almacenar complementos que se adquieren de otro fabricante, y que se van a incorporar al producto final. Autoevaluación Relaciona cada clase de almacén con la característica que lo define: Ejercicio de relacionar. Clase de almacén Relación Característica Almacén de materias primas. Almacén de productos semi-elaborados. Almacén de productos terminados. Almacén de piezas de recambio. Almacén de materias auxiliares. 1. Guarda materiales que son complementarios de otros. 2. Para que sea menos costoso es conveniente que el índice de rotación sea el mayor posible. 3. Almacena posibles piezas de recambio. 4. Contiene materiales, suministros y envases. 5. Lo almacenado ya ha sufrido alguna transformación. Enviar

50 Página 5 de 31 16/03/ Almacenes según su función logística de producción. La localización del almacén es otra decisión importante que tiene que adoptar el empresario o empresaria. A continuación puedes ver los distintos almacenes según su ubicación: Almacenes de planta, se localizan lo más cerca posible del centro de fabricación, para reducir los costes de manipulación y transporte. Almacén central, deben estar preparados para la manipulación de unidades de carga de grandes dimensiones y para la carga y descarga de camiones de gran tonelaje. Almacén de zona, su función principal es suministrar las mercancías a los clientes mayoristas y a los detallistas de una región o comarca, y deben estar lo más cerca posible de los puntos de venta. Almacén de tránsito o plataforma, son almacenes intermedios, cuando la ruta es muy extensa. El tiempo de carga y descarga es muy rápido, no suele haber ni almacenamiento, ni preparación de pedidos. Autoevaluación De entre las siguientes afirmaciones, marca la o las que sean correctas: El almacén de tránsito está destinado a la preparación de pedidos. El almacén central se localiza en un punto intermedio de la ruta entre el lugar de origen y el de destino del producto. El almacén de zona debe estar lo más cerca posible del punto de venta. El almacén de planta trata de reducir gastos de transporte y manipulación, para lo que se sitúa lo más cerca posible del centro de fabricación. Mostrar Información

51 Página 6 de 31 16/03/ Almacenes según el grado de automatización. Almacén convencional, es aquel que está equipado de estanterias y medios sencillos de transporte interno. Las actividades de almacenamiento, manipulación, y movimientos de mercancías se realizan de forma manual o por carretillas elevadoras convencionales, lo que impide que se apilen las mercancías a mucha altura y limita por lo tanto la cantidad de mercancía que se puede almacenar. Es el que requiere un nivel de inversión y de formación del personal menor. Almacén automatizado, se caracteriza porque la mayoría de las actividades se realizan con medios mecánicos, generalmente el movimiento de la mercancía se hace de forma automática sin intervención de personal. Almacenes automáticos, el máximo grado de automatización se consigue cuando todos los movimientos se efectúan a través de las órdenes que emanan del ordenador central. Este tipo de almacén requiere aparatos totalmente automáticos y programables, lo que supone emplear a personal muy cualificado en estos aspectos, además de una inversión elevada para equipar el almacén convenientemente. Para saber más En el siguiente enlace tienes acceso a un programa de una televisión autonómica, donde, entre otros temas de interés, ofrece un reportaje sobre la organización y el funcionamiento de uno de los centros de almacenamiento y distribución que tiene Mercadona en Castilla y León (duración aproximada de 12 minutos, desde el minuto 2:05 al 13:40. Resumen textual alternativo

52 Página 7 de 31 16/03/ Tipos de existencias. Se entiende por existencias los bienes que posee la empresa para su venta o transformación, y que permanecen almacenados hasta su uso. El Plan General de Contabilidad, P.G.C., hace una clasificación de las existencias suceptibles de almacenaje: Tipos de existencias. Existencias en almacén Existencias comerciales Materias primas Otros aprovisionamientos Productos en curso Productos terminados Características Son bienes adquiridos por la empresa y destinados a la venta sin transformación. Las que, mediante elaboración o transformación, se destinan a formar parte de los productos terminados. Combustibles, repuestos, envases, y demás. Bienes o servicios que se encuentran en fase de formación o transformación. Los fabricados por la empresa y destinados al consumo final. Autoevaluación Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas. Si adquiero mercancías para su posterior transformación: Estoy adquiriendo productos terminados. Estoy adquiriendo materias primas. Estoy adquirendo existencias comerciales. Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas. En el almacén poseo combustible para uso de la maquinaria: Lo clasificaré como productos terminados. Lo clasificaré como materias primas. Lo clasisficaré como otros aprovisionamientos. El stock de las empresas será diferente según el tipo de empresa de que se trate: Si la empresa es industrial, empleará materias primas y otros aprovisionamientos, que utilizará en su proceso productivo, para elaborar el producto final destinado a la venta. Si la empresa es comercial, comprará mercaderías o productos ya elaborados o terminados, para su posterior venta.

53 Página 8 de 31 16/03/ Existencias comerciales o mercaderías. Sabrías, antes de leer el texto, definir qué son las mercaderías? Son aquellos bienes que adquiere la empresa para su venta sin someterlos a transformación. Por ejemplo, en el caso de una empresa que se dedica a la venta de ordenadores, si los compra para su posterior venta sin transformación estaría comprando mercaderías. Sin embargo, si sufren alguna transformación se considerarían, materias primas o productos intermedios. Ya te habrás dado cuenta de que quienes negocian con mercaderías son las empresas que se dedican a la comercialización de productos, y no a la fabricación. Las mercaderías pueden ser: Sólidas, líquidas o gases. Las sólidas son las que requieren más espacio para su almacenaje (son alimentos, muebles, aparatos eléctricos, etc.). Productos perecederos o duraderos. Los perecederos pueden requerir su conservación en cámaras de congelados (como el pescado y otros alimentos congelados, helados, etc.), o cámaras de refrigerado (yogures, chocolates, etc.). Productos peligrosos. Pueden ser productos tóxicos, corrosivos, explosivos, inflamables, etc.; cuya manipulación y almacenaje debe cumplir una normativa especial. Con formas regulares, más fáciles de almacenar (forma rectangular o de cubo), y con formas irregulares, que al agruparlos dejan espacios inutilizables. Pueden tener distinto volumen y peso, que influyen en su transporte y almacenamiento. Como puedes observar, según sean las características del producto, se tendrán que buscar diferentes soluciones de almacenaje. Autoevaluación Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa: El tipo de existencias que ha adquirido un taller de confección al comprar tela para elaborar camisas, son mercaderías. Verdadero. Falso.

54 Página 9 de 31 16/03/ Materias primas y otros aprovisionamientos. Las Materias primas, son materias que se incorporan a un proceso productivo para formar parte de un producto final. Algunos productos son materias primas para unas empresas, y para otras su producto terminado. Por ejemplo, la harina sería materia prima para una horno de pan, y un producto terminado para una harinera, así que la clasificación de las existencias dependerá del tipo de empresa y del uso que ésta le dé al producto. Otros aprovisionamientos. Son materiales de consumo que no se incluyen en el producto elaborado, pero que son necesarios en el proceso, como puede ser el combustible necesario para algunas maquinarias, siempre que sea susceptible de almacenaje. Material de oficina, son aquellos artículos adquiridos para su empleo en las gestiones administrativas, por ejemplo las etiquetas, impresos, etc., podemos considerarlos existencias cuando no se consumen totalmente en el ejercicio y ocupan un espacio en el almacén. Autoevaluación En un taller de confección de camisas indica que tipo de existencias son cada uno de los bienes siguientes que adquiere dicho taller: Ejercicio de relacionar. Bienes del taller Relación Tipo de existencias Telas. 1.Materias primas. Camisas. 2. Materias primas. Aceite de engrasar. 3.Existencias. Hilo de costura. 4.Otros aprovisionamientos. Botones. 5.Material de oficina. Etiquetas 6.Materias primas. Enviar

55 Página 10 de 31 16/03/ Productos en curso y terminados. Productos en curso, son aquellos artículos en fase de transformación a fecha de cierre del ejercicio económico. Por ejemplo, una empresa de fabricación de motocicletas que al final del ejercicio tiene algunas unidades a las que les faltan varias piezas por montar; estos vehículos se consideran productos en curso, hasta que se les incorporen las piezas que les faltan. Productos terminados, son los que han superado todo el proceso de fabricación y permanecen en el almacén, hasta que se acondicionen para su distribución o venta. Ejercicio resuelto Una empresa de fabricación de muebles ha producido 100 cajoneras, que están pendientes de imprimación de pintura, y posee otras 40 cajoneras ya listas para su venta. Clasifica los productos. Una vez analizadas las distintas existencias que se pueden encontrar en un almacén, Serías capaz de clasificarlas en existencias destinadas al consumo, y existencias destinadas a la venta?

56 Página 11 de 31 16/03/ Envases y embalajes. Caso práctico Jaime ha vendido 20 cajas de atún a un cliente habitual, éste le solicita que las entregue embaladas, para, a su vez, poder transportarlas a otra ciudad. Jaime las ha preparado en cuatro cajas grandes de cartón, conteniendo cada una de ellas cinco cajas de atún, y luego las ha envuento en plástico de embalar. Piensa que así las latas llegarán en perfecto estado. Los envases son recipientes normalmente destinados a la venta junto con el producto que contienen. En algunos caso son estrictamente necesarios para transportar el producto, como las latas, bricks, botellas, etc. Su función principal es mantener las propiedades de la mercancía, evitando su deterioro, contaminación, adulteración o dispersión, para que llegue en perfectas condiciones. Algunos envases tiene facultad de devolución, lo que significa que el cliente compra los envases con la condición de poder retornarlos al cabo de un tiempo, con la consiguiente devolución de su importe. Los embalajes son envolturas destinadas a resguardar los productos o mercaderias que han de transportarse o almacenarse, como cajas de cartón, corcho, madera y revestimientos de plástico. En algunas ocasiones se embalan varias unidades juntas, y en otras de forma individual. Funciones principales de envases y embalajes: Contener el producto y dosificarlo en unidades físicas, con la cantidad adecuada para su manipulación, almacenaje y transporte. Conservar las propiedades, características y calidad de la mercancía. Un envase inadecuado puede estropear un producto. Proteger el producto del entorno y agentes externos. El envase debe proteger el contenido y evitar la acción de microorganismos, y en su caso, proteger al consumidor cuando el producto sea tóxico, venenoso o peligroso. Los materiales utilizados en la fabricación de envases y embalajes tendrán que tener unas características funcionales: Resistencia para garantizar la protección del producto, tanto en peso, como en rotura en el apilado y durante el transporte. Hermeticidad o propiedades barrera para que el envase se interponga entre el producto y el exterior. Que se pueda abrir sin dificultad cuando tenga que ser consumido. Protección mediante precinto para mantener la integridad del producto, evitar falsificaciones o fraudes y garantizar que no se pueda manipular antes de llegar al consumidor. Proporcionar información al consumidor sobre caducidad, precauciones y normas de uso.

57 Página 12 de 31 16/03/ Control y gestión de existencias. Procesos administrativos. Caso práctico Jaime ha solicitado a su proveedor habitual, un pedido de 25 cajas de leche entera, y, al recibir la mercancía comprueba que faltan tres cajas, y que otras dos presentan defectos, no sabe si aceptar la mercancía o no. Qué crees que debería hacer? La gestión de existencias, o la gestión de stocks conlleva la organización adecuada del almacén, la custodia eficaz de los materiales que entran en él, el cálculo de costes de almacenamiento mínimos, un servicio rápido de entrega al cliente, garantía de entrega de la mercancía en buen estado, etc. Muchas empresas hoy en día, tienen departamentos especializados en la adecuada gestión de existencias. Uno de los principales problemas que plantea la gestión de existencias es encontrar el equilibrio entre las ventajas que supone realizar pedidos grandes, y almacenarlos hasta el momento de su utilización, y los inconvenientes de esta práctica. En el siguiente esquema se destacan dichas ventajas, con el signo más y los inconvenientes, con el signo menos.

58 Página 13 de 31 16/03/ Inventarios y verificación. Cuando la mercancía llega al almacén del comprador se realizan las siguientes actividades: Organizar la descarga de las mercancías. Se comprueba que la mercancía recibida es la que figura en el pedido que realizamos. Verificar que la mercancia recibida es la que indica el albarán que nos entregan. Comprobar que las mercancías han llegado en perfectas condiciones. Comprobar que la fecha de recepción de la mercancía es la prevista. Una vez recibida la mercancía, hay que proceder a inspeccionar los artículos, comprobando que no estén dañados, y que coincidan con el pedido realizado. Si todas la comprobaciones son correctas se acepta la mercancía y se firma el visto bueno en el albarán. Si por el contrario existieran problemas como mal estado de la mercancía, discrepancias en calidad o cantidad o incumplimiento en el plazo de entrega, el comprador podrá rechazar la mercancía o hacerlo constar en el albarán, y notificarlo al departamento de compras. Si la mercancía tiene vicios o defectos ocultos, existe un plazo para poder reclamar, que con carácter general es de los 30 días siguientes a la entrega. Si existiera algún problema en la recepción de un pedido, habría que redactar una carta de reclamación al vendedor, reflejando la incidencia. Con la finalidad de llevar un control de pedidos, se suele utilizar un libro registro de pedidos. Periódicamente, hay que hacer inventarios de los artículos que hay en el almacén. "Hacer inventario" del almacén es el recuento físico de todos los artículos almacenados. El inventario del almacén, es el documento detallado de los artículos que tiene almacenados la empresa: materias primas, productos terminados, y cualquier otro elemento almacenado; en el que se indican las cantidades de cada uno, modelos, lotes, tallas o tamaños, etcétera. Aunque el inventario se puede hacer en cualquier momento, se debe hacer uno al finalizar el económico, que coincide con el fin del año natural. ejercicio Ejercicio resuelto Una empresa recibe un pedido de mercancía, a los 15 días de recibirla se da cuenta de que al mercancía no está en buenas condiciones decide reclamar la mercancía. Es correcta esta decisión? está dentro del plazo de reclamación?

59 Página 14 de 31 16/03/ Hoja o carta de reclamación. Has hecho alguna vez una reclamación?, Has tenido para ello que rellenar una hoja de reclamación? Como hemos dicho, si las mercancías presentasen defectos de calidad o cantidad debemos elaborar y enviar una carta de reclamación. La dirige el comprador al vendedor, por incumplimiento de lo pactado en el contrato o en el pedido. El cliente formula la reclamación, aporta las pruebas necesarias y solicita que se cumpla lo convenido y, si fuese necesario, solicitará una compensación por los daños y perjuicios sufridos. Por ejemplo, si la mercancía solicitada no llegara en la fecha indicada, y la empresa que hizo el pedido no pudiera atender al cliente, esto produciria daños tanto en la imagen de la empresa como en las ventas. Lo habitual es que el cliente insatisfecho escriba una carta de reclamación con el membrete de su empresa y el formato que considere más adecuado, ya que no hay uno estándar. Además los establecimientos de venta o servicio al público tienen obligación de poner a disposición de los clientes un libro de reclamaciones si éstos lo piden, en el que podrán hacer constar el motivo de su malestar. Autoevaluación Si las mercancías recibidas presentan defectos podemos: no aceptar la mercancía. aceptar la mercancía y hacerlo constar en el albarán. aceptarlas y realizar una carta de reclamación. Mostrar Información Ejercicio resuelto La empresa Comermati, S.L. ha recibido, el 2 de Marzo de su proveedor, la empresa Salimar, SL, (localizada en Madrid, en el Camino Chico, sin número), el pedido realizado el día 20 de Febrero. Una vez revisada la mercancía, y comparados el albarán y el pedido, Jaime se da cuenta de que dos cajas de zumo natural están defectuosas, y de que faltan tres cajas de soja. El jefe de almacén decide escribir a Salimar una carta de reclamación. Podrías ayudarle a redactarla?

60 Página 15 de 31 16/03/ Distribución interna de la mercancía: hoja de solicitud y hoja de recepción de materiales. Has caído en la cuenta de que dentro de la empresa también hay tránsito de mercancías? La hoja de solicitud es un documento interno de la empresa, que se emplea cuando, desde el almacén, se solicitan mercancías a otras áreas de la empresa, o al revés. Por ejemplo, cuando desde un almacén de zona de una empresa se realiza un pedido de mercancía al almacén central o a la fábrica de la misma, para cubrir una demanda puntual, o bien cuando desde el departamento de ventas de una empresa se solicitan mercancías al almacén. La gestión del almacén, cada vez más, se lleva a cabo mediante ordenador; y por tanto la hoja de solicitud se registra en la aplicación informática de gestión de almacén, para que esté a disposición del destinatario. La hoja de recepción es otro documento interno de la empresa. Se elabora por ésta cada vez que recibe los materiales solicitados en un pedido, con la finalidad de llevar un control de las mercancías recepcionadas, el estado de las mismas, el cumplimiento de las condiciones acordadas en el pedido, etc. La hoja de recepción está unida, por tanto, a un pedido realizado, y a un albarán que nos adjunta a la mercancía nuestro proveedor. Cuando las mercancías llegan al almacén, llega con ellas el albarán, como documento de recepción de mercancías. Autoevaluación Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa: El documento que emplearía el departamento de ventas de una empresa para solicitar mercancía al almacén es la hoja de solicitud: Verdadero. Falso.

61 Página 16 de 31 16/03/ Hoja de solicitud. Como hemos dicho, la hoja de solicitud se realiza de un departamento a otro de la misma empresa. La finalidad es la de encargar la entrega al primer departamento, de determinada mercancía que obra en poder de ese segundo departamento. La hoja de solicitud no tiene un formato único, sino que cada empresa diseña un modelo adecuado a sus necesidades. Este documento debe contener, entre otra información, la mercancía solicitada, indicando cantidades y códigos de referencia internos, fecha de entrega, departamento que solicita el pedido, y firma de la persona que se hace responsable de dicho pedido. Ejercicio resuelto La empresa Bicicletas Velox, SA, tiene su fábrica en el Polígono Henares, calle Sur, número 3, en Azuqueca de Henares (Guadalajara). Desde el almacén de distribución que tiene en Albacete, en la Carretera de Jaén, s/n. Carlos Herández, que es el responsable del almacén, ha realizado una hoja de solicitud a la fábrica de Azuqueca, con el número 126, el día 4 de Abril de 2011, con los siguientes artículos: 20 bicicletas, modelo Cóndor. 30 cascos de bicicleta, modelo Festa. 17 bicicletas, modelo Speed. Carlos ha indicado en la hoja de solicitud que la entrega se realice en los tres días siguientes a la recepción de la solicitud. Realizar la correspondiente hoja de solicitud. Para la realización de este ejercicio te indicamos un enlace a un documento excel, que podrás completar con los datos del enunciado: Plantilla de hoja de solicitud. (0.01 MB)

62 Página 17 de 31 16/03/ Determinación del precio de adquisición. Ya aprendiste en unidades anteriores a calcular el precio de adquisición de un bien, aquí lo recordarás y trabajarás con ese concepto. El PGC determina en su norma de valoración nº 13, que los bienes comprendidos en las existencias se valorarán según el precio de adquisición (cuando los adquiere la empresa), que incluirá todos los costes que conlleva la compra, o el coste de producción (cuando los fabrica la empresa). El precio de adquisición incluirá : El importe facturado por el vendedor (después de deducir descuentos o rebajas en el precio). Gastos directamente atribuibles a la adquisición: portes y transportes, seguros, envases, etc. Intereses en el caso de que sean significativos. Ejercicio resuelto Jaime informa a un cliente de que en el precio de venta de cualquier artículo van incluidos los gastos de transporte y un descuento por pagar en efectivo. El importe de la compra es 410 euros, los gastos de transporte ascienden a 60 euros y el descuento por pronto pago es de 18 euros. Teniendo en cuenta que el IVA de la operación es el 18 %. Cuánto tendrá que pagar el cliente en total? En un comercio deseas comprar un ordenador personal, para lo que dispones de 600 euros, el vendedor o vendedora te informa de que al precio de venta, que son 540 euros, tendrá que añadirle el iva del 18 %, y que si pagas en efectivo te hace un descuento de 45 euros. podrás adquirir el ordenador con los 600 euros que llevas en efectivo? Para determinar el coste de producción, al coste de adquisición de las mercancías hay que añadir el coste de almacenaje de las materias primas y demás materiales adquiridos. Y si la empresa es industrial, el coste de su producto final incluirá también los costes de fabricación, tanto los directamente atribuibles al producto (mano de obra directa, envases, etc.), como los indirectos (gasto de luz, calefacción, limpieza, salario del personal de oficina, etc,).

63 Página 18 de 31 16/03/ La ficha de almacén. La ficha de almacén es un documento en el que la empresa realiza el control de las existencias de forma individualizada. La ficha de almacén se utiliza en el departamento de contabilidad: Para determinar los costes de las mercancías que salen del almacén; para su venta, si son mercaderías o existencias comerciales, o para su utilización en el proceso de fabricación, si son materias primas u otros materiales. Para determinar los costes de los productos que permanecen en el almacén. Esto ocurre porque artículos de la misma clase pueden adquirirse a precios distintos, al comprarse a distintos proveedores o en distintos momentos del tiempo. Una vez almacenados juntos, habrá que elegir un sistema para valorar esos artículos. En las fichas debe aparecer la siguiente información: Datos de la empresa: nombre o razón social y NIF. Identificación del producto y su referencia. Criterio de valoración utilizado. Identificación del proveedor /cliente. Registro de entradas y salidas. Registro de existencias en el almacén. Autoevaluación Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa: La ficha de almacén se elabora para cada proveedor, y es un registro de las entradas de mercancía de ese proveedor en el almacén: Verdadero. Falso.

64 Página 19 de 31 16/03/2012 Debes conocer A continuación tienes un enlace a una presentación que muestra la gestión de almacén en facturaplus.

65 Página 20 de 31 16/03/ Stock mínimo y stock óptimo. Caso práctico Jaime se enfrenta a una gran demanda de productos,a la que no va poder hacer frente, ya que no tiene los artículos en el almacén. Qué consejo le darías? El stock es un depósito de mercancía, materías primas o cualquier otro tipo de existencias. El stock mínimo de un artículo es la cantidad mínima de existencias de ese artículo que hay en el almacén en el momento en el que, obligatoriamente, hay que hacer un nuevo pedido, si la empresa no quiere quedarse desabastecida de ese producto. Esta cantidad la determina el departamento de gestión de almacén, y lo hace teniendo en cuenta: Las existencias que se necesitan para fabricar, durante el tiempo que transcurre desde que se hace el pedido, hasta que el proveedor hace entrega de la mercancía; para evitar que se produzca una ruptura en el proceso de fabricación por falta de materiales (en el caso de empresas industriales). Las existencias de mercaderías que se necesitan para cubrir los pedidos de los clientes, durante el tiempo que transcurre desde que se hace el pedido a proveedores hasta que estos sirven la mercancía, y así evitar una ruptura en el proceso de comercialización (en el caso de las empresas comerciales). Existe una serie de motivos que obliga a las empresas a mantener unos níveles mínimos de stocks: Aprovechamiento de las economías de escala. Para protegerse contra la incertidumbre de la demanda. El periodo de reaprovisionamiento. Si faltasen mercancías en el almacén se incurrirían en unos costes de ruptura, que pueden llegar a ser cuantiosos; por ejemplo, al no poder atender la demanda del producto, se puede perder la confianza de los clientes, además del coste económico que supone perder ventas. De ahí la importancia de mantener un stock óptimo. Éste es el nivel de existencias más adecuado para la empresa, teniendo en cuenta sus características de tamaño de almacén, nivel de demanda, etc.; de forma que no mantenga un volumen de existencias demasiado grande, que supondría incurrir en unos costes elevados de almacén; ni un volumen demasiado pequeño que ocasione no tener ningún margen de mercancías, porque podríamos incurrir en ruptura de stocks. El stock de seguridad sirve para hacer frente a excesos de demanda de los clientes, es decir, la empresa mantiene una cantidad de mercancía extra en el elmacén para evita la ruptura de stocks que se pudiera producir por una demanda inesperada del producto. El stock óptimo será igual al stock mínimo más el stock de seguridad. El volumen óptimo de pedido es aquella cantidad que la empresa debe pedir a sus proveedores, de forma que el coste de aprovisionamiento sea mínimo.

66 Página 21 de 31 16/03/2012 Debes conocer A continuación tienes un enlace a una presentación que muestra con ejemplos en que consiste el punto de pedido y la ruptura de stock. Resumen textual alternativo

67 Página 22 de 31 16/03/ El método ABC de gestión de almacén. También habria que destacar, para la gestión de existencias, el método ABC, que consiste en estructurar los stocks en tres tipos de productos, designados por las tres primeras letras del alfabeto. El grupo A está formado por aquellos artículos que suponiendo un importante porcentaje de la inversión total en productos (alrededor de un 75 %), sólo representa una proporción muy pequeña de número de unidades almacenadas (alrededor de un 10 %). Los artículos de grupo B tienen una importancia relativa, ya que suponen un porcentaje de alrededor del 20 % del valor total de la inversión en el inventario; en cuanto a la proporción sobre el total de unidades almacenadas, suele ser de alrededor del 25 %. El grupo C son aquellos que menos interesa controlar, es decir no nos interesa destinar muchos recursos a su control, pues su valor sobre el total de la inversión en el inventario es muy pequeño, (alrededor de un 5%), y sin embargo representan la mayor proporción de unidades almacenadas (alrededor de un 65 %). El objetivo de esta agrupación es la de analizar la distribución adecuada de mercancías en almacén: Las mercancías que se incluyen en el grupo C son las que más se consumen, por lo que hay que situarlas en una zona de mejor acceso dentro del almacén. Se llaman mercancías de alta rotación. Las mercancías del grupo B son de media rotación, ya que, aunque se consumen con frecuencia, no lo hacen tanto como las del grupo C. Y, finalmente, las mercancías del grupo A son las de baja rotación, por lo que no es preciso situarlas en una zona de gran accesibilidad. Su representación gráfica se conoce como Curva de Pareto, que puedes ver a continuación.

68 Página 23 de 31 16/03/2012 Debes conocer En este enlace te presentamos el funcionamiento del método ABC y su representación gráfica: Resumen textual alternativo

69 Página 24 de 31 16/03/ Suministro Just in time. Just in Time? No es que nos hayamos pasado a explicar inglés, seguimos analizando la gestión de mercancías en un almacén. El just in time (JIT)se traduce en inventario justo a tiempo, y es un sistema popularizado en Japón, fundamentalmente en el sector automovilístico. Este sistema se basa en la recepción de pequeños pedidos frecuentemente, incluso varias veces al día, y con tanta proximidad al momento de su utilización como sea posible, lo que requiere que sus proveedores se localicen cerca. De esa forma la mercancía está el menor tiempo posible en el almacén. Se trata de fabricar sólo lo que se demanda en cada momento, y para ello, la empresa fabricante elabora un plan de producción cada vez que se inicia una jornada de trabajo. Ese plan de trabajo se envía al proveedor o proveedores, indicando el número exacto de componentes que se van a necesitar. Este sistema sirve para: Agilizar los inventarios, porque casi no hay materiales almacenados. Reducir el espacio necesario en el almacén, tareas de almacenaje y mantenimiento de mercancías. Reducir coste de almacenaje y mantenimiento. Disminuye inversiones, en almacenes, maquinaria de transporte interno de las mercancías, etc. Mejora productividad. Evita problemas de calidad, porque los materiales no se llegan a estropear. Las características de los sistemas productivos JIT obligan a los proveedores de materias primas y otros elementos a ser parte de la organización de producción, y que haya un alto grado de coordinación con ellos, que permita que las entregas, que como ya hemos dicho a veces son varias en un día, se realicen sin retraso. Es importante incidir en este aspecto, sólo con que se retrase uno de los componentes necesarios en la fabricación, la cadena de producción se rompería. Para saber más A continuación te presentamos un enlace a un documento donde podrás profundizar en el conocimiento del método just in time: El método just in time A continuación te presentamos un enlace a un vídeo en el que podrás ver cómo se aplica el método justo a tiempo al sector del automóvil: Resumen textual alternativo

70 Página 25 de 31 16/03/ La rotación de existencias. Se conoce como rotación de existencias al número de veces que éstas se renuevan en el almacén, en un periodo determinado, normalmente un año. El gasto que hace la empresa en la compra de materias primas y otros elementos no se recupera hasta que tiene lugar la venta de los mismos, y se cobra a los clientes. La empresa necesita saber cuánto tiempo tardará en recuperar su inversión en existencias. Para cálcular la rotación de existencias se necesita conocer: Cantidad de producto total que ha salido del almacén, para ser consumido, en un año. Valor medio de las existencias en el almacén, es decir, las existencias de cada artículo que por de media están en el almacén al mismo tiempo. El índice de rotación (I.R.) es el resultado de dividir la cantidad total de producto que ha salido del almacén ese año, entre el valor medio de las existencias en almacén: I.R. = Salidas de almacén al año/valor medio en almacén anual Autoevaluación El número de veces que la mercancía se renueva en el almacén se le denomina: Método ABC de gestión de exsitencias. Método just in time de gestión de existencias. Rotación de existencias. Ejercicio resuelto La información que remite el departamento de almacén al departamento comercial de una empresa a final de año, sobre los movimientos de existencias, es la siguiente: Mercancía A: El stock medio en almacén es de unidades, y las mercancías que se han consumido han sido unidades. Mercancia B: El stock medio en almacén es de 370 unidades, y las mercancías que se han consumido han sido unidades. Calcular el índice de rotación de cada mercancía.

71 Página 26 de 31 16/03/ Método de valoración de existencias. Caso práctico Jaime tiene una duda, ha comprado mercancia a diferentes precios, y la ha ido vendido a lo largo del tiempo; pero ahora no sabe la mercancía que le queda en el almacén, ni a qué precio valorarla. Qué ha vendido primero, la mercancía que compró primero, o la que compró posteriormente? La mejor forma que tienen las empresas para controlar el stock en almacén en todo momento es la de realizar un inventario de forma continua. Para llevar a cabo el inventario permanente, se tiene que elaborar una ficha de almacén, similar a las analizadas en el punto 2.4. En la ficha se incluirán las características del producto, el lote, las cantidades que entran al almacén y las que salen de ese producto, su ubicación en el almacén, los precios que se han pagado por esa mercancía en cada compra, etc. Cada vez que la empresa realiza una compra de ese producto, deberá registrar en la ficha de almacén esa entrada de mercancía, así como registrar las salidas de producto cada vez que se produzcan. Para llevar a cabo un control adecuado de los productos almacenados es necesario medir esas mercancías en unidades monetarias, es decir, dando valor a las mercancías que entran, a las que salen y a las que permanecen en el almacén como existencias. En los puntos siguientes analizaremos los dos sistemas de valoración de existencias que admite el Plan General de Contabilidad. Si no es posible llevar a cabo un inventario permanente, al menos se deberían hacer inventarios períodicos.

72 Página 27 de 31 16/03/ Normas de valoración de existencias. Precio medio ponderado. F.I.F.O. Como ya hemos comentado el Plan General de Contabilidad (PGC), en su norma 10ª, especifica cómo se han de valorar las existencias. El PGC establece que los bienes que entran en el almacén deben valorarse al precio de adquisición (si se han comprado), o al coste de producción (si los ha fabricado la empresa). Ya vimos anteriormente que el precio de adquisición incluye el precio marcado en la factura de compra, más todos los gastos que tenga la empresa hasta que los bienes se guarden en el almacén: transporte, seguros, gastos de aduana si son importaciones, etc. También se incluye en el precio los impuestos que soporte esa compra, cuando no se puedan recuperar directamente de Hacienda (por ejemplo el IVA soportado en la compra, cuando la empresa que compra no pueda deducirse el impuesto). Por otro lado, el coste de producción incluirá el precio de adquisición de las materias primas y otros materiales que se hayan utilizado directamente en la fabricación del bien; los costes que directamente sean incluidos en la fabricación, como envases, seguros, salarios de la mano de obra empleada en la elaboración de los artículos, etc.; así como la parte de costes indirectos que, razonablemente, también se incorporen al proceso, como gastos de luz, pago de salarios a empleados en la administración, etc. Si quieres profundizar en el contenido del Plan General de Contabilidad, a continuación te indicamos un enlace a un documento de texto que recoge el REAL DECRETO 1514/2007, de 16 de noviembre. El Plan General de Contabilidad (1.48 MB) El PGC también recoge en su norma 10ª, que, cuando se trate de asignar valor a bienes concretos que formen parte de un inventario, se seguirá, con carácter general, el criterio del Precio Medio Ponderado. Aunque si la empresa lo considera conveniente se puede adoptar el método F.I.F.O. En el momento en que salgan mercancías del almacén, bien porque se venden, o bien porque se emplean en el proceso productivo, lo normal es que se hayan almacenado unidades de un mismo producto que se hayan comprado en distintos momentos de tiempo y a distintos precios. La empresa, en ese momento, se enfrenta al problema de saber como valorar tanto las unidades que salen como las que quedan en el almacén. Como se ha indicado, el criterio más utilizado para valorar el precio de las mercancías que salen y el de las que quedan es el del precio medio ponderado, aunque también se puede adoptar el método F.I.F.O. En los siguientes apartados vamos a analizar cada uno de estos métodos de valoración de existencias.

73 Página 28 de 31 16/03/ Criterio del precio medio ponderado. En el criterio del precio medio ponderado se realiza una media ponderada de las cantidades compradas y el precio al que se compraron, y ese sería el precio de salida de las mercancías del almacén. Llamaremos P a cada precio del mismo producto,y Q a la cantidad que se compra en cada ocasión; y los números 1,2,3,4, y sucesivos, indican cada una de las veces que ha entrado un pedido de ese producto en el almacén hasta ese momento. Recuerda que la media ponderada se emplea para calcular un valor medio de entre un conjunto de valores, cuando no todos tienen el mismo peso. Por ejemplo, si un examen final cuenta el doble que los dos examenes parciales del trimestre, la nota del examen final habrá que multiplicarla por dos, porque tiene el doble de peso en la ecuación que los otros dos examenes. La fórmula para calcular el Precio Medio Ponderado es la siguiente: Esta fórmula se aplicará en el cálculo de salida y en el precio de las existencias que quedan en almacén, mientras que el precio de las entradas será el precio de adquisición o el coste de producción. Ejercicio resuelto Jaime ha decidido llevar sus existencias en el almacén por el criterio del PMP. Realiza la ficha de almacen si el movimiento de las mercancías fue el siguiente: 1 enero.compra a su proveedor A, 100 cajas de leche enteras a 3 euros cada una. Factura número enero.compra 50cajas de leche a 2,70 euros cada una al proveedor A. Factura número febrero. Vende 33cajas de leche a 2,50 euros cada una al cliente ZZ. Factura número E06. 1 marzo. Compra a un nuevo proveedor, G, 20 cajas de leche a 2,80 euros cada una. Factura marzo. Vende a ZZ 50 cajas de leche 4,10 euros cada una. Factura E17. Para la realización del ejercicio tienes a continuación un enlace a un documento excel que podrás completar con los datos del enunciado: Ficha de almacén (40.0 KB)

74 Página 29 de 31 16/03/ Criterio F.I.F.O. Cuando la empresa lo crea conveniente se puede aceptar el método F.I.F.O., (First In, First Out), que traducido significa que lo primero que entra es lo primero que sale. Eso significa que cada vez que salgan mercancías del almacén, éstas se valorarán al precio de las primeras que se compraron y que sigan todavía en el almacén. Cuando no haya mercancías suficientes al primer precio, se tomará el precio de las unidades que se compraron en segundo lugar, y así sucesivamente. Este método es interesante cuando han bajado los precios a los que se venden esas mercancías en el mercado. Ejercicio resuelto Si Jaime hubiera decidido llevar sus existencias por el método F.I.F.O. Realiza la nueva ficha de almacén: 1 enero. Compra a su proveedor A, 100 cajas de leche enteras a 3 euros cada una. Factura número enero.compra 50 cajas de leche a 2,70 euros cada una al proveedor A. Factura número febrero. Vende 33cajas de lechea 2,50 euros cada una al cliente ZZ. Factura número E06. 1 marzo. Compra a un nuevo proveedor, G, 20cajas de leche a 2,80 euros cada una. Factura marzo. Vende a ZZ 80 cajas de leche 4,10 euros cada una. Factura E17. Para la realización del ejercicio tienes a continuación un enlace a un documento excel que podrás completar con los datos del enunciado: Ficha de almacén (40.0 KB)

75 Página 30 de 31 16/03/2012 Anexo.- Licencias de recursos. Ningún recurso de fuentes externas que requiera citar explícitamente sus datos de licencia ha sido usado en esta unidad, por lo que este anexo queda vacío. Todos los recursos utilizados, de fuentes internas, se acogen al Aviso Legal de la plataforma.

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77 Página 1 de 40 26/02/2013 Liquidación de obligaciones fiscales derivadas de la compraventa. Caso práctico Jaime es consciente de que, como empresario, tiene que cumplir con una serie de obligaciones fiscales, como es pagar los impuestos que le correspondan, guardar las facturas de las compras que realiza, etc. También es consciente de que estar al día de los plazos de pago, de los documentos que hay que presentar, etc. requiere mucho tiempo, y no es fácil, por lo que decide contratar los servicios de la Asesoría Buitrago, propiedad de Rosa Buitrago. Rosa es una buena amiga, y, además, quince años de experiencia avalan su profesionalidad, por lo que Jaime está convencido de que su empresa va a estar en buenas manos.

78 26/02/ Impuesto del valor añadido. Página 2 de 40 Caso práctico Rosa Buitrago, la asesora fiscal de Jaime, acaba de telefonearlo. Toca presentar la declaración de IVA correspondiente al primer trimestre del año en Hacienda, Jaime debe enviarle todas las facturas emitidas y recibidas en ese tiempo, para que en la asesoría puedan elaborar el modelo de IVA correspondiente. Menos mal que Jaime es organizado, ya que así no le resultará difícil localizar todas las facturas solicitadas.

79 26/02/ Concepto y ámbito de aplicación. Página 3 de 40 Seguro que has oído hablar alguna vez del Impuesto del Valor Añadido, sin embargo, Piensas alguna vez en que una parte del precio que pagas por tus compras son impuestos, y no un beneficio para el vendedor o vendedora? Los impuestos son cantidades que cobra la Administración a los ciudadanos y ciudadanas, sin que reciban nada a cambio, para contribuir así a los gastos que ésta tiene, en educación, sanidad, carreteras, etc. Citas para pensar Los impuestos son el precio que pagamos por una sociedad civilizadaoliver Wendell Holmes El Impuesto del Valor Añadido (IVA) es un impuesto que pagamos todos los consumidores y consumidoras de bienes y de servicios, en el momento de comprarlos. Es un impuesto indirecto, lo que quiere decir que todos estamos obligados a pagarlo sólo por el hecho de comprar el bien o el servicio en sí, y todos vamos a pagar la misma cantidad de IVA por adquirir el mismo bien, sin importar quién es el comprador o compradora, ni si tiene mayor o menor capacidad para afrontar el pago. Te preguntarás qué cantidad es la que tenemos que pagar en cada momento, bien, lo que pagamos es un porcentaje del precio del bien o del servicio. Sin embargo, el proceso de hacer llegar el dinero que pagamos los consumidores y consumidoras hasta la Hacienda Pública Española se realiza a través de unos intermediarios, que son las empresas, y los y las profesionales. Las obligaciones de las empresas y profesionales con la Hacienda Pública son: Recaudar el IVA en los productos que nos venden o los servicios que nos prestan a los consumidores y las consumidoras finales. Esta acción se denomina repercutir el IVA. Pagar IVA en las compras que realizan a otras empresas o profesionales. Esta acción se denomina soportar el IVA. Ingresar en la Hacienda Pública la diferencia entre el IVA repercutido y el soportado, se conoce como liquidación del impuesto. Ejercicio resuelto La empresa de Marta se dedica a la compra, y posterior venta, de electrodomésticos. Los primeros tres meses del año ha comprado electrodomésticos por un valor de ,40 euros, aplicando un porcentaje de IVA del 18%; y ha vendido electrodomésticos por un valor de ,57 euros, a lo que hay que añadir un IVA del 18%. Tendrá que ingresar algo en Hacienda? Qué cantidad?

80 Página 4 de 40 26/02/2013 Del ejercicio anterior podemos deducir que a las empresas y profesionales no les cuesta dinero el IVA, puesto que lo que han pagado por este concepto al comprar un bien o servicio, lo han recuperado con las ventas, y el exceso de IVA cobrado es lo que ingresan en Hacienda. Por su parte, los consumidores y consumidoras no repercutimos IVA, sólo lo soportamos, por lo que nosotros somos los verdaderos pagadores del impuesto. El IVA tiene aplicación en todo el territorio español, a excepción de Canarias, Ceuta y Melilla.

81 26/02/ El hecho imponible. Página 5 de 40 Piensa en las compras que has hecho hoy, o en los últimos días, Sabes si pagaste IVA por ellas? El hecho imponible es cada operación que da lugar al cobro o pago del impuesto. Son hechos imponibles del impuesto: Las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas por empresas y profesionales. Las adquisiciones intracomunitarias de bienes. Las importaciones de bienes. 1. En las entregas de bienes el vendedor o vendedora pone a disposición del comprador o compradora el bien que éste acaba de adquirir; y en las prestaciones de servicios el vendedor o vendedora pone sus conocimientos, o los medios de que dispone, a disposición del consumidor o consumidora, para cubrir su necesidad, pero no existe la entrega de un bien. 2. Las adquisiciones intracomunitarias son las compras de bienes realizadas a cualquier país de la Unión Europea. Cuando la compra la realiza una persona, ésta paga el IVA del país que vende. Sin embargo, cuando la compra la realiza una empresa española no lleva IVA (a pesar de que todos los países europeos tienen su propio impuesto sobre ventas), y el IVA se aplicará después en España. 3. Las importaciones son las compras de bienes a países que no forman parte de la Unión Europea. Las empresas españolas, cuando importan, no pagan IVA al proveedor, sino a la aduana en el momento del paso de la mercancía a España. Debes conocer Para saber si una operación es una adquisición intracomunitaria o una importación es necesario conocer qué países forman la Unión Europea. En el siguiente enlace encontrarás información sobre los países miembros de la Unión Europea. Países miembros de la Unión Europea. Autoevaluación Relaciona cada hecho imponible con el tipo de operación de que se trate: Ejercicio de relacionar Hecho imponible Relación Tipo de operación Compra de un billete de autobús para viajar de Badajoz a Sevilla. Compra de calzado a una empresa china. Venta de bienes dentro del país. Compra de maquinaria a una empresa alemana. Servicios de un abogado en un juicio. Enviar Adquisición intracomunitaria. Importación. Entrega de bienes. Prestaciones de servicios.

82 Página 6 de 40 26/02/2013

83 26/02/ El sujeto pasivo. Página 7 de 40 Como has podido ver, Hacienda es quien recibe los importes del IVA que pagas en tus compras. Sin embargo, tú, como consumidor final, no llevas ese dinero a Hacienda; entonces, Quién lo hace? Se denomina sujeto pasivo del IVA a quien tiene la obligación de liquidar el impuesto. Los sujetos pasivos del IVA son, con carácter general, las empresas y profesionales. No debéis confundir el sujeto pasivo con el consumidor o consumidora final, sobre estos últimos recae la carga del pago del impuesto, pero no son quienes tienen la obligación de liquidar el impuesto. Las obligaciones del sujeto pasivo del IVA son: Realizar la declaración liquidación del impuesto cuando corresponda. La declaración-liquidación es el documento, en modelo oficial, que recoge los datos de las operaciones sujetas a IVA, compras y ventas, realizadas por el sujeto pasivo en un periodo determinado. Se presenta ante la Agencia Tributaria. Ingresar los importes correspondientes, resultantes de la declaración-liquidación, en la Agencia Tributaria. Ejercicio resuelto Un horno de panadería compra sacos de harina a la empresa Harineras Reunidas, por un total de euros más un IVA del 4%. Al mismo tiempo por las ventas de pan y otros artículos de panadería ha recibido euros, sometidos a un IVA del 8%. a. b. c. d. Indicar qué importe de IVA pagará el horno a Harineras Reunidas. Indicar qué importe de IVA cobrará el horno de sus clientes. Indicar quién es el sujeto pasivo en este supuesto. Calcular la cantidad a ingresar a la Hacienda Pública. Autoevaluación Cuáles de las siguientes afirmaciones sobre el sujeto pasivo del IVA es correcta? gfedc El sujeto pasivo es quien liquida el impuesto. gfedc El consumidor final es quien tiene la obligación de pagar el impuesto. gfedc El consumidor final es quien presenta la declaración-liquidación del impuesto. gfedc Las empresas y profesionales, generalmente, son los sujetos pasivos del impuesto. Mostrar Información

84 26/02/ Devengo del impuesto. Página 8 de 40 Cuando compras un libro, y lo pagas en ese momento, está claro que también estas pagando el IVA correspondiente; pero si dejas el pago pendiente, el IVA también queda pendiente de pago, significa eso que no ha nacido todavía la obligación de pagar el IVA? El devengo es el momento en el que nace la obligación del pago del impuesto. La obligación del pago del IVA va a nacer en un momento diferente según el tipo de operación de que se trate: Compra de un bien. Tipo de operación Solicitud de prestación de un servicio. Compra de un bien a un país comunitario (Adquisición intracomunitaria). Compra de un bien a un país no comunitario (Importación). Pago anticipado. Devengos del IVA. Devengo En el momento en que el vendedor o vendedora nos entrega el bien. En el momento en el que el que nos prestan ese servicio. En el momento en el que el vendedor o vendedora nos entrega el bien, ya dentro de España. Cuando solicitemos en la aduana que nos entreguen el bien comprado. En el momento del pago de las cantidades anticipadas. Autoevaluación Relaciona cada operación del cuadro siguiente con el momento del devengo del IVA: Ejercicio de relacionar Operación Relación Devengo Una empresa española hace un pedido de mobiliario para oficinas a una empresa sueca. Acudimos a una tienda de deportes y compramos un chándal y unas zapatillas. Una empresa española hace un pedido a una empresa de productos informáticos estadounidense. Acudimos a una peluquería para que nos hagan un moderno corte de pelo. Una empresa paga a otra, 500 euros en concepto de futuras compras. Enviar En el momento en que el vendedor nos entrega el bien. En el momento en el que nos prestan ese servicio. En el momento en el que el vendedor nos entrega el bien, ya dentro de España. En el momento del pago de las cantidades anticipadas. Cuando solicitemos en la aduana que nos entreguen el bien comprado

85 26/02/ Base imponible. Página 9 de 40 Ahora vamos a ver cómo calculan las empresas y profesionales el IVA que tienen que cobrar en sus ventas a otras empresas y profesionales, o a los consumidores o consumidoras finales. Qué tal operas con números? El IVA se va a calcular multiplicando el importe del bien o del servicio cobrado, por un porcentaje determinado, y que más adelante veremos cuál es. La base imponible es el importe total del bien o del servicio que se cobra en las operaciones comerciales sujetas al IVA. La base imponible no es solo el precio del bien o del servicio, sino que incluye otros conceptos que suelen aparecer también en el momento de una compra. Se te ocurre a qué conceptos nos podemos estar refiriendo? Los más habituales son: Las comisiones, los portes, transportes y seguros; cuando se incluyan en la factura del bien o del servicio. El importe de los envases y embalajes, si los hubiese. Otros impuestos distintos al IVA que puedan haber nacido con la operación. Etcétera. No se incluyen en la base imponible los descuentos que se hayan concedido previamente o en el momento en el que se realice la operación; por lo que se restarán del importe del bien o del servicio antes de calcular la base imponible. Recomendación A lo largo de la unidad utilizaremos el cálculo de tantos por ciento, por lo que recomendamos que los repaséis. Para calcular el tanto por ciento de una cantidad hay que multiplicar esa cantidad por el tanto, y dividir el resultado entre cien. Ejercicio resuelto Un restaurante compra, a una empresa distribuidora de bebidas, mercancía por valor de 458,40 euros. En la factura aparecen los siguientes conceptos: Portes: 35 euros. Embalajes: 17 euros. Seguro: 12 euros. Descuento: 10% del valor de la mercancía.

86 26/02/2013 Calcular la base imponible para poder determinar el IVA a pagar. Página 10 de 40

87 26/02/ Tipos de IVA. Página 11 de 40 Te has fijado que en los ejercicios realizados hasta el momento se han utilizado distintos porcentajes para calcular el IVA según el bien o servicio al que se aplicaba? El tipo impositivo es el porcentaje que se aplica a la base imponible del impuesto para el cálculo de la cantidad a pagar. A continuación podrás ver los elementos que se gravan con cada uno de los tres tipos impositivos en vigor actualmente: Clasificación de los tipos de IVA. Una vez que sabemos determinar la base imponible del impuesto, y el tipo impositivo, en la operación de compraventa, ya podemos calcular el importe que corresponde al IVA, y que llamamos cuota del impuesto. BASE IMPONIBLE * TIPO IMPOSITIVO = CUOTA DEL IMPUESTO

88 26/02/ Exenciones. Página 12 de 40 Has pensado que quizá realizamos compras por las que no tenemos que pagar IVA? Se te ocurre algún caso? La ley del impuesto permite que los consumidores y consumidoras no tengamos que pagar IVA por algunas operaciones que contratamos. Se pretende con ello incentivar la realización de determinadas actividades. Te preguntarás qué tipo de operaciones están exentos del pago del impuesto, vamos a verlo: 1. Exenciones limitadas. Son operaciones que se producen dentro del ámbito de aplicación del impuesto (en la Península y las Islas Baleares). Cuando el empresario realiza una de estas operaciones exentas no puede aplicar el IVA en sus facturas de venta, es decir, no cobra IVA; sin embargo sigue comprando bienes y servicios gravados con el impuesto. El resultado es que este empresario no va recuperar el IVA que ha soportado en sus compras, como haría otro empresario cuya actividad no estuviera exenta de IVA. Estas operaciones exentas son: Las entregas de sellos de correos. Los servicios de educación que prestan en guarderías, escuelas, universidades, enseñanzas de idiomas, Los servicios de hospitalización o de asistencia sanitaria. Operaciones de seguros. Operaciones financieras: apertura de cuentas, transferencias, mantenimiento de tarjetas, Alquileres de viviendas y sus garajes. Loterías y apuestas del Estado, de la ONCE y de las Comunidades Autónomas. Etcétera. Autoevaluación Indica cuáles de las operaciones que realiza la academia de estudios Arce, S.L. están exentas: gfedc Venta de libros de texto. gfedc Servicio de enseñanza de distintas materias. gfedc Venta de material de papelería. gfedc Preparación para exámenes oficiales de idiomas. Mostrar Información 2. Exenciones plenas.- Están exentas todas las operaciones que se producen fuera del ámbito del impuesto (exportaciones, adquisiciones intracomunitarias, y las realizadas en Canarias, Ceuta y Melilla). Las exenciones plenas permiten que la Agencia Tributaria nos devuelva, posteriormente, el importe de las cantidades que hemos pagado en esas operaciones realizadas fuera.

89 Página 13 de 40 26/02/2013 Ejercicio resuelto Una empresa española exporta a Chile dulces navideños por valor de euros. Las compras que realizó para la fabricación de estos productos ascendieron a euros, más un IVA reducido del 8%. Determinar si el resultado es a pagar a la Hacienda Pública, o por el contrario tiene que cobrar de ella; y determinar también la cantidad.

90 26/02/ Deducciones. Página 14 de 40 En este punto vamos a definir un concepto que ya hemos estado utilizando, sin conocerlo todavía, a lo largo de la unidad, y es el concepto de deducción del IVA. Como hemos visto el IVA recae sobre el consumidor final cuando compra, y no sobre la empresa o el profesional; sin embargo, estos también pagan IVA en sus compras. La diferencia está en que la empresa o el profesional al vender sus productos cobra un IVA, con el que compensa el gasto de IVA que hizo cuando compró. Deducir significa restar. El sujeto pasivo del impuesto puede deducir del IVA repercutido sólo las cuotas de IVA soportado que puedan ser deducibles. De la definición anterior observamos que todo el IVA soportado no es deducible, es decir, las empresas o profesionales pueden tener gastos diversos, como servicios de hostelería y restaurantes, compra de joyas u objetos de arte, que, al no guardar relación con la actividad de la empresa, su IVA no podrá restarse del IVA repercutido. Y por otro lado, la empresa necesita tener en su poder la factura de compra para poder deducirse el IVA soportado. Sólo hay un caso en el que se puede emitir un tique en lugar de una factura, y es en las operaciones que no superen euros, IVA incluido; siempre que en el tique consten los datos identificativos del comprador y vendedor, así como el tipo impositivo aplicado. En resumen, al IVA repercutido sólo le restará el IVA soportado que se pueda deducir: IVA REPERCUTIDO IVA SOPORTADO DEDUCIBLE = DEUDA TRIBUTARIA Pueden darse tres casos diferentes: Que el IVA soportado (pagado) deducible en las compras coincida con el IVA repercutido (cobrado) en las ventas, en este caso la empresa habría compensado totalmente el gasto realizado, y el resultado de la declaración-liquidación del impuesto será 0. Que el IVA soportado deducible en las compras sea menor que el IVA repercutido en las ventas, por lo que el resultado de la declaración-liquidación del impuesto será a ingresar, ya que la empresa tendrá que pagar a Hacienda el IVA repercutido de más. Que el IVA soportado en las compras sea mayor que el IVA repercutido en las ventas, por lo que el resultado de la declaración-liquidación del impuesto será a devolver o compensar, ya que la empresa no ha podido recuperar con sus ventas todo el IVA que ha pagado en sus compras. Compensar el IVA, en vez de solicitar su devolución, significa que Hacienda guarda esa cantidad, y en posteriores declaraciones-liquidaciones que resulten a ingresar, nos descontará dicha cantidad, y, por lo tanto, pagaremos menos. Podemos compensarla en las declaraciones a ingresar de los cuatro años siguientes.

91 26/02/ Regímenes especiales. Página 15 de 40 Todo lo que has visto hasta ahora son características del Régimen General del IVA, pero, además, existen otros regímenes de IVA, que se conocen como regímenes especiales. Los regímenes especiales regulan determinadas actividades, y cada uno presenta características distintas. Has oído hablar de ellos antes? Son: Regímenes especiales del IVA. REGIMENES ESPECIALES CUMPLIMIENTO SUJETOS DEL IMPUESTO Régimen simplificado. Voluntario. Para aquellos sujetos que sean personas físicas, o para los casos que así lo recoja la normativa de este régimen, siempre que su volumen de actividad sea menor de euros. Régimen especial de agricultura, ganadería y pesca. Voluntario. Régimen especial de recargo Obligatorio. de equivalencia. Régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, Voluntario. antigüedades y objetos de colección. Régimen especial aplicable a los servicios prestados por vía Voluntario. electrónica. Régimen especial aplicable a las operaciones con oro de Obligatorio. inversión. Régimen especial de las agencias de viajes. Régimen especial del grupo de entidades. Obligatorio. Voluntario. Se aplica a los titulares de explotaciones agrícolas, forestales, ganaderas y/o pesqueras. Para los comerciantes minoristas. Se aplica a aquellos/as que se dedican a la actividad de reventa de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección. Para empresarios y profesionales de fuera de la Comunidad Europea, que presten servicios electrónicos a las personas que no sean empresarios o profesionales y que estén establecidas en la Comunidad Europea. Se aplica a las operaciones con oro de inversión. Para las agencias de viajes y para los organizadores de circuitos turísticos que actúen en nombre propio, cuando utilicen en la realización del viaje bienes y servicios prestados por otros empresarios o profesionales. Para los empresarios o profesionales que formen parte de un grupo de entidades. A continuación vamos a ver muy brevemente qué caracteriza a tres de ellos: el régimen simplificado, el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, y el recargo de equivalencia.

92 26/02/ Régimen simplificado. Página 16 de 40 Este régimen trata de facilitar la liquidación del impuesto a las pequeñas y medianas empresas. Es opcional, lo que quiere decir que si se renuncia a él, el sujeto pasivo tendrá que someterse al Régimen General de IVA. La presentación de este modelo de declaración es trimestral. Para poder tributar en régimen simplificado es necesario cumplir: a. b. c. Que el sujeto sea una persona física, o tenga la forma que recoge la Orden Ministerial que regula el régimen simplificado de IVA. Que la actividad se incluya en la Orden Ministerial que regula este régimen. Que el volumen de ventas no supere la cantidad de euros. El cálculo del IVA simplificado se va a realizar atendiendo a unos módulos, es decir, para cada actividad se fijan unos elementos que son los que se van a medir para el cálculo del IVA. Estos elementos, que cambian según la actividad, son: personal empleado, potencia eléctrica contratada, mesas, superficie del local, etc. A cada elemento se le da un valor económico por unidad, por lo que para calcular el importe total de cada módulo se multiplicará su valor por unidad por las unidades que haya empleadas en la actividad. Por ejemplo, un negocio de hostelería que disponga de cuatro mesas, y que a cada una se le da un valor, en la Orden que regula el régimen, de 53,54 euros, significará que genera un IVA por las mesas de 201,56 euros (4 mesas multiplicadas por 53,54 euros); e igual se haría con el resto de elementos que interviniesen en el cálculo del impuesto. La suma de los importes de todos los módulos determinará la cuota total devengada. A esa cuota se le aplicará un porcentaje que dicta la Orden de este régimen, diferente para cada actividad, y será la cuota que se pague cada trimestre. Se paga la misma cantidad durante los tres primeros trimestres del año A final de año se determina el IVA soportado, que incluye el IVA pagado en las adquisiciones e importaciones de bienes y servicios que se destinen a la actividad corriente (habitual) de la empresa a lo largo del año. A la diferencia entre el IVA repercutido y el soportado se le restará también el 1% del IVA repercutido en concepto de gastos de difícil justificación. La cuota a pagar del régimen será la mayor de las siguientes cantidades: 1. El resultado de realizar las operaciones anteriores: IVA repercutido menos IVA soportado, y menos el 1% de difícil justificación. 2. El resultado de multiplicar un porcentaje que dicta la Orden, para cada actividad, por el importe del IVA repercutido. Una vez determinada cuál de las dos cantidades es la cuota a pagar, habrá que restar las cantidades que hemos pagado cada trimestre, y lo que resulte será lo que pagaremos en la declaración del cuarto trimestre del año. Para saber más Te proponemos un enlace a un ejercicio resuelto del cálculo de las cuotas a pagar por una empresa sometida al Régimen Simplificado de IVA. Ejercicio Resuelto de cálculo del IVA en el Régimen Simplificado

93 26/02/ Régimen de agricultura, ganadería y pesca. Página 17 de 40 Conoces a algún empresario que explote una finca ganadera, o realice actividades pesqueras o agrícolas? Si es así, puedes aprovechar para preguntarle si está sometidos al régimen de agricultura, ganadería y pesca; y quizá pueda contarte algo más. Es un régimen de IVA voluntario, que se aplica a los y las titulares de explotaciones agrícolas, forestales, ganaderas y/o pesqueras, cuando cumplan una serie de condiciones. Los y las titulares de estas explotaciones soportan IVA en sus compras, pero no tienen obligación de repercutir IVA en sus ventas, ni de ingresar el impuesto. La forma que tienen entonces de recuperar el IVA soportado deducible es cobrando en sus ventas un porcentaje adicional sobre el producto que venden. Ese porcentaje, que se denomina porcentaje de compensación, es del 10% para los productos procedentes de explotaciones agrícolas o forestales; y del 8,5% para los procedentes de explotaciones ganaderas o pesqueras. Ejercicio resuelto Un agricultor vende a un empresario por importe de euros, Tiene derecho a recibir una compensación, ya que no puede cobrarle el IVA general?

94 26/02/ El recargo de equivalencia. Página 18 de 40 Piensa en la tienda de alimentación de tu barrio, o en el Todo a Cien de la esquina, Crees que a los comerciantes de este tipo de negocios les resultaría sencillo presentar una declaración de IVA cada trimestre? El recargo de equivalencia es un régimen que se aplica obligatoriamente a los comerciantes que son minoristas y personas físicas. Éstos no tienen obligación de presentar una declaración-liquidación del impuesto en Hacienda. A cambio, lo que se hace es que el proveedor que les vende aplica un porcentaje adicional al tipo de IVA que corresponda al producto vendido. Ese porcentaje adicional se denomina recargo de equivalencia. Existe una equivalencia entre los tipos impositivos del régimen general y los tipos del recargo de equivalencia: Tabla de equivalencias entre tipos de IVA y tipos de recargo de equivalencia. Tipo IVA Recargo de equivalencia General. 18% 4% Reducido. 8% 1% Superreducido 4% 0,5% Así, el proveedor, en sus facturas de venta a un minorista, tendrá que aplicar los dos tipos de IVA; por ejemplo, si adquiere zapatillas, que se gravan con un tipo de IVA del 18%, tendrá que pagar un 22% (18% de IVA más 4% de recargo de equivalencia), y, a cambio, no hará declaración de IVA, y se quedará con el IVA que a su vez cobre en sus ventas a sus clientes. Ejercicio resuelto La factura de una empresa a un comerciante minorista contiene los siguientes conceptos: Importe de la mercancía: 300 euros. Seguro: 10 euros. Descuento: 5% del valor de la mercancía. Sabiendo que se le aplica un IVA del 8%, calcular el importe a pagar.

95 26/02/ Plazos de presentación de la declaraciónliquidación del IVA. Página 19 de 40 Has estado alguna vez en una Delegación de la Agencia Tributaria? Si tienes la posibilidad acércate en las fechas próximas a la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, y observarás la cantidad de empresas y profesionales que se acercan por allí. Como hemos visto repetidas veces a lo largo de la unidad, las empresas y profesionales tienen que presentar en la Hacienda Pública una declaración-liquidación de todas las operaciones comerciales que han realizado en un período determinado. El documento que se presenta se denomina declaración-liquidación porque, por un lado, supone una declaración de todas las operaciones realizadas, y, por otro lado, supone un soporte documental para el pago de las cantidades que corresponda a Hacienda. Con carácter general, la liquidación del IVA se realiza cada trimestre, a excepción de las empresas inscritas en el Registro de Exportadores (empresas que exporten), y de las Grandes Empresas (aquellas que facturan más de ,04 euros en el año anterior), que lo harán mensualmente. Plazos de liquidación trimestral del IVA. PERIODOS DE LIQUIDACIÓN TRIMESTRALES PLAZOS DE LIQUIDACIÓN Primer trimestre (Enero, Febrero y Marzo). Del 1 al 30 de Enero. Segundo trimestre (Abril, Mayo y Junio). Del 1 al 20 de Julio. Tercer trimestre (Julio, Agosto y Septiembre). Del 1 al 20 de Octubre. Cuarto trimestre (Octubre, Noviembre y Diciembre). Del 1 al 20 de Enero del año siguiente. En el caso de estar obligada, la empresa o profesional, a presentar una declaración mensual, se hará en los primeros veinte días del mes siguiente al de la liquidación, a excepción de la liquidación del mes de Julio, que se podrá hacer a lo largo del mes de Agosto y en los primeros veinte días del mes de Septiembre. Por ejemplo, la declaración-liquidación del mes de Abril se realizará en los primeros veinte días del mes de Mayo. La presentación se realizará de forma telemática, como única vía, en algunos casos; mientras que en otros todavía se permite la presentación de la declaración-liquidación en modelo impreso (papel). En el siguiente punto vamos a ver los modelos que tendremos que emplear para presentar nuestra declaración-liquidación, así como la forma de presentación que admiten. Para saber más En el siguiente enlace a la página web de la Agencia Tributaria podrás consultar el calendario de obligaciones fiscales, entre las que está la de realizar las liquidaciones del IVA. Calendario del contribuyente 2011.

96 Página 20 de 40 26/02/2013 Recomendación A continuación te recomendamos la legislación básica del IVA, para que puedas ampliar información relacionada con lo analizado en esta unidad: Ley del IVA 32/1992, de 28 de Diciembre. Reglamento del IVA, Real Decreto 1624/1992, de 29 de Diciembre. Real Decreto 1496/2003, de 28 de Noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

97 26/02/ Modelos de declaración-liquidación del IVA. Has visto alguna vez una declaración de IVA? Si es así, habrás comprobado que se presentan en un formato estándar, a disposición de los sujetos pasivos del impuesto, y de cualquier interesado, en la Agencia Tributaria. Si no has tenido la oportunidad de verla, al final de esta página tienes un enlace a la página web de la Agencia Tributaria, para poder consultar y descargarte los diferentes modelos. A continuación vamos a ver una tabla que nos permitirá identificar rápidamente que modelo debemos cumplimentar según el régimen al que estemos sometidos: MODALIDAD IVA Régimen general. Régimen simplificado. Grandes empresas. Modelos de presentación de la declaración del IVA. PERIODO LIQUIDACIÓN MODELO FORMA DE PRESENTACIÓN Trimestral Vía telemática (Para Sociedades Anónimas y Sociedades Limitadas)/Impreso (voluntario para el resto de casos). Trimestral. 310 Vía telemática/impreso. Mensual. 303 Vía telemática. Exportadores. Mensual. 330 Vía telemática. Resumen anual. Anual. 390 Vía telemática. Página 21 de 40 De esta manera, si nosotros tributamos en el régimen general de IVA tendremos que presentar una declaración cada trimestre, rellenando el modelo 303, a través de un impreso o vía Internet. Y anualmente tendremos que presentar un resumen que recoja los datos de las operaciones realizadas durante todo el año, y que hemos ido declarando trimestre a trimestre, es el modelo 390. Esta declaración no supone la realización de ningún pago. Para saber más En el siguiente enlace, también, a la página web de la Agencia Tributaria, podrás consultar y descargarte todos los modelos de declaración de IVA. Modelos de declaración de IVA. Las declaraciones-liquidaciones que se presenten en papel y resulten a pagar se ingresarán en cualquier entidad de depósito que colabore con la Agencia Tributaria (bancos, cajas de ahorros, etcétera). El modelo de declaración consta de tres copias, una para la entidad de depósito colaboradora, otra para la Administración y otra para el sujeto pasivo. Si la declaración resulta a devolver, se presentarán en la entidad de depósito donde se desee recibir la devolución o en la Delegación de Hacienda que corresponda. Finalmente, si resulta a compensar se presentará en la Delegación de Hacienda que le corresponda al sujeto pasivo. Si la presentación es telemática se indicará el número de cuenta para domiciliar el pago, o el cobro en la devolución. Para saber más

98 Página 22 de 40 26/02/2013 En el siguiente enlace podemos ver cómo se realizaría paso a paso una declaración trimestral de IVA en el Régimen General: Resumen textual alternativo A continuación, encontrarás otro enlace a una demostración de cómo rellenar el modelo 303, ésta vez correspondiente al segundo trimestre del año, resultando a compensar: Resumen textual alternativo

99 26/02/ Soporte documental y soporte informático de las operaciones de compraventa. Página 23 de 40 Caso práctico Hasta el momento Jaime realizaba las facturas de venta, así como los albaranes de las mercancías, en una hoja de cálculo, a pesar de ser consciente de que no era la mejor forma de presentación. Leticia, que tiene una tienda de muebles, y otros elementos de decoración, enfrente de la suya, le ha enseñado la aplicación informática que utiliza ella. Jaime está encantado, ha descubierto que invirtiendo un poco de dinero en la compra de un programa de facturación va a ahorrarse tiempo y esfuerzo, ya que, además de poder mejorar el diseño de sus documentos, la aplicación le permite registrar los datos de los proveedores y de los clientes, para futuras consultas; le permite llevar un control de los vencimientos de las facturas; de los pagos pendientes; traspasar los datos de las facturas a la aplicación de contabilidad, si decide comprarla también,. Todo un descubrimiento!

100 26/02/2013 Página 24 de Soporte documental: el archivo de documentos de compraventa. Seguro que, por experiencia, sabes la importancia que tiene ser ordenado. Las empresas manejan gran cantidad de documentación, por lo que el orden es primordial; y el archivo adecuado de dicha documentación es la mejor forma de evitar los extravíos, y de poder disponer, fácil y rápidamente, de los papeles que necesitan. En la unidad anterior hemos trabajado con los distintos documentos que intervienen en las operaciones de compra y de venta de bienes. Estos documentos, que se crean en cada operación, contienen información que es necesario conservar, para poder disponer de ella en el futuro si fuese necesario; bien por el propio personal de la empresa, por ejemplo para consultar las condiciones de una venta que se hizo hace tiempo, o para comprobar un pedido que se solicitó; bien a solicitud de la Agencia Tributaria, si quiere revisar alguna declaración de IVA presentada; etc. No existe una única forma de guardar esa documentación, pero sí es necesario hacerlo de manera que permita su localización rápida. La información mínima que toda empresa debe conservar es: A. Fichas de proveedores: En ellas se incluirán los datos de contacto de cada proveedor, y adjuntaremos a cada ficha las características de los productos que se nos suministran. B. Fichas de clientes: En caso de que tengamos clientes que nos compren habitualmente será conveniente conservar sus datos identificativos y las condiciones de venta, a fin de no necesitar tratar esos temas cada vez que nos compren. Los datos de clientes y proveedores deben mantenerse actualizados. C. D. Pedidos, albaranes y facturas: Tanto los recibidos con las compras, como los emitidos con las ventas. Un sistema de archivo adecuado podría ser juntar cada pedido de compra con su albarán de entrega correspondiente y con su factura posterior, e incorporarlos juntos a un archivador de documentos de compra, e igual haríamos con los documentos de venta, de modo que en un momento se pueda comprobar que los datos de la factura coinciden con los del albarán, y los de éstos con los del pedido. Otro sistema podría reunir todos los pedidos de un mismo proveedor en una carpeta, todos los albaranes en otra y todas las facturas en otra tercera, para, posteriormente, meter las tres en una carpeta que reúna junta toda la documentación de ese proveedor. Otros tipos de correspondencia: presupuestos, cartas de reclamación, cartas informando de descuentos, catálogos, y otros tipos de correspondencia, también deberán conservarse. El método más eficaz será el de adjuntarlos a la carpeta del proveedor correspondiente. La documentación se puede archivar atendiendo a diversos criterios: Por orden cronológico, es decir, atendiendo a la fecha en que el documento fue realizado (recomendable para ordenar pedidos, albaranes, facturas, correspondencia). Por orden alfabético, siguiendo el abecedario (recomendable para fichas de clientes y proveedores). Por orden numérico, dando números correlativos (para ordenar pedidos, albaranes y facturas). Autoevaluación

101 Página 25 de 40 26/02/2013 Indica cuáles de las siguientes afirmaciones son correctas: gfedc gfedc La información que conservan las empresas sólo puede ser consultada por el personal de la empresa. La información que contienen las fichas de proveedores y clientes tiene que estar actualizada para ser útil. gfedc El criterio de ordenación alfabética es el más recomendable para ordenar las facturas. gfedc No es necesario conservar la correspondencia relacionada con las operaciones de compra y de venta porque no aporta nada que necesitemos en el futuro. Mostrar Información

102 26/02/ Soporte informático de las operaciones de compraventa. Página 26 de 40 Te imaginas cómo sería el mundo sin la informática? Seguro que en las empresas se lo preguntan a menudo. Las empresas utilizan las aplicaciones informáticas para la gestión de la práctica totalidad de sus operaciones. Lo más común es que las empresas empleen paquetes integrados, que contengan el módulo de facturación, el de contabilidad y el de nóminas; de modo que estén interrelacionados, y que la información que se introduzca en cada uno de los módulos se transfiera al resto, evitando el engorroso trabajo de introducir la misma información dos veces. Las empresas pequeñas suelen comprar paquetes estándar, más económicos y manejables, mientras que las que realizan un volumen grande de operaciones suelen comprar aplicaciones adaptadas a sus necesidades concretas. Una de las aplicaciones estándar más conocidas y utilizadas es SP FacturaPlus, de Grupo SAGE; sin embargo, podríamos decir que, en general, cualquier aplicación elegida ofrecerá las mismas prestaciones que FacturaPlus: Diseño de documentos. Realización de presupuestos. Cartera de clientes. Cartera de proveedores. Control de stocks. Gestión de recibos al cobro. Acceso al módulo de contabilidad. Realización de informes. Etc. Para saber más En el siguiente enlace puedes ver una presentación del proceso de archivo de un pedido, un albarán y una factura de compra, realizados en la aplicación FACTURAPLUS:

103 Página 27 de 40 26/02/2013 Resumen textual alternativo

104 26/02/2013 Página 28 de Obligaciones de conservación, archivo y registro de facturas. Los empresarios y los profesionales que realizan actividades que están sujetas al IVA tienen una serie de obligaciones que vamos a ver a continuación: La de presentar la declaración 036 (si es empresa) o 037 (si es profesional) al comienzo de la actividad, así como cuando se realice alguna modificación de la actividad, o a su fin. La de emitir por duplicado facturas de las operaciones que realiza. La de llevar contabilidad y los libros registro obligatorios. La de presentar las declaraciones del IVA, periódicamente. La de presentar el resumen de operaciones con terceros, como veremos más adelante. La de presentar las Cuentas Anuales. La Ley General Tributaria recoge que los empresarios o empresarias y los o las profesionales tienen la obligación de conservar las copias de las facturas, o documentos que las sustituyan, durante los cuatro años posteriores a la fecha de presentación de la declaración de IVA a la que correspondan. Sin embargo el Código de Comercio establece que todos los libros, correspondencia, documentación y justificantes relativos a un negocio deben conservarse, debidamente ordenados, durante seis años. La forma de conservar estas facturas es mediante su archivo. En el caso de las facturas emitidas, éstas se expiden con una numeración, la que la empresa decida, pero siempre correlativa. Un ejemplo sería FE001 para la primera, FE002 para la segunda, y así sucesivamente; por lo que su archivo se realizará en ese orden. En el caso de las facturas recibidas, cada una llega a la empresa con una numeración diferente, ya que proceden de diferentes proveedores, por lo que lo más sencillo es darles una nueva numeración, según su orden de entrada en la empresa, y archivarlas en su nuevo orden; por ejemplo FR001, FR002,. La empresa o el profesional van a disponer de un libro de facturas recibidas y otro de facturas emitidas, donde registrarán las facturas antes de proceder a archivarlas. Más adelante veremos qué formato presentan estos libros. Autoevaluación Rellena los espacios en blanco con los conceptos adecuados. Las empresas tienen la obligación de presentar mientras que los profesionales tienen que presentar al iniciar su actividad,. Otra de sus obligaciones es la de emitir por duplicado de las operaciones que realiza. Según dice el Código de Comercio la documentación de un negocio debe conservarse durante años. Si una factura se emite con la numeración FE001, la siguiente factura tendrá el número. Enviar

105 26/02/ Libros de registro obligatorios y voluntarios referidos a la compraventa. Página 29 de 40 Caso práctico Jaime ya ha instalado el programa de facturación en el ordenador de la empresa. Es el momento de ponerse manos a la obra y aprender su funcionamiento. Leticia, la chica de la tienda de muebles de enfrente, se queda con él cuando cierran, para enseñarle a manejarlo. Le ha explicado que el programa cuenta con unas prestaciones, que son los libros de registro, unos son impuestos por las leyes mercantiles y fiscales (como el libro de facturas emitidas o el de facturas recibidas); y otros son voluntarios, y su finalidad es facilitar el trabajo del usuario o usuaria. También le comenta que existe la obligación de llevar otros libros registro en papel (libro de actas o de acciones nominativas) o en la aplicación de contabilidad (inventario y cuentas anuales). Jaime está muy ilusionado, empieza a sentirse un auténtico empresario.

106 26/02/ Libros de registro obligatorios. Página 30 de 40 Aunque, tradicionalmente, los libros registro han tenido el formato de un libro, en la actualidad estos registros se hacen, prácticamente todos, a través de las aplicaciones informáticas. Son las leyes fiscales, contables y mercantiles las que determinan la necesidad de llevar a cabo estos registros, así como el formato que deben tener los libros. Algunos libros son voluntarios para las empresas, su finalidad es meramente informativa; otros, sin embargo, son impuestos de forma obligatoria. A continuación vamos a ver los libros registro obligatorios, y, como comprobarás, no todos están relacionados directamente con las operaciones de compraventa: Libros sociales: El Código de Comercio define como obligatorios los siguientes libros registro: Libro de actas de sociedades. Todas las sociedades mercantiles tienen que tener en su poder un libro en el que consten todos los acuerdos adoptados en las Juntas y por los demás órganos de la sociedad, incluyendo en él los datos relativos a las convocatorias de Junta, un resumen de los asuntos debatidos, las intervencioneshaya habido, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones. Libro de acciones nominativas. Incluye los datos personales de los socios, así como el número de acciones que cada uno posee. Ambos libros se presentan en el Registro Mercantil antes de ser utilizados, para su legalización. Libros contables: También impuestos por el Código de Comercio. Libro de inventario y Cuentas Anuales. Contiene un balance inicial de la empresa y un balance correspondiente a cada trimestre; así como un inventario de cierre al final del ejercicio y finalmente las cuentas anuales de la empresa. Libro diario. Donde se registran las operaciones de la empresa día a día. Estos libros se presentan en el Registro Mercantil al cierre de cada ejercicio económico. Libros de IVA: Exigidos en la Ley del Impuesto del Valor Añadido. Libro registro de facturas emitidas. Libro registro de facturas recibidas. Libro registro de bienes de inversión. Libro Registro de determinadas opera ciones intracomunitarias. Para saber más Te proponemos un enlace al Código de Comercio, donde podrás encontrar los artículos referentes a los libros de registro obligatorios para las empresas y profesionales. El Código de Comercio

107 26/02/ Libro de registro de facturas recibidas. Página 31 de 40 Las empresas y profesionales, como ya hemos visto, deberán llevar un libro registro de facturas recibidas. En él anotarán todas las facturas de compras realizadas y, en caso de importaciones, también los documentos de aduana; reflejando la fecha de la factura, nombre y apellidos, o razón social, del expedidor de la factura; su CIF; la base imponible, el tipo de IVA aplicado, si lo hubiese; la cuota resultante; y el total que consta en la factura. Como dijimos en el punto 2.3., tendremos que dar a las facturas un número de serie en el momento de recibirlas, que sea correlativo, y que también constará en el libro de facturas recibidas. Ejercicio resuelto Incorpora al libro registro de facturas recibidas de la empresa Beta, Sociedad Limitada, los datos de las últimas facturas recibidas de sus proveedores Almacenes Navarro, SL, y Juguetes Felicidad, SA: Almacenes Navarro, SL, que es una empresa dedicada a la distribución de juguetes, con CIF B nos ha remitido una factura con número 034/2011, fecha de expedición 28 de Septiembre de 2011, correspondiente a un pedido de juegos educativos. El importe del servicio asciende a ,30 euros, gravado con un IVA del 18%. Juguetes Felicidad, SA, con CIF A , es una empresa que nos ha vendido un pedido de muñecas, por importe de ,15 euros más IVA del 18%. La factura se expide el 30 de Septiembre de 2011, con número FR056. A la última factura registrada en el libro de facturas recibidas le hemos otorgado el número 23.

108 26/02/ Libro de registro de facturas emitidas. Página 32 de 40 Las empresas y profesionales llevarán, igualmente, un libro registro de facturas emitidas. En este libro se inscribirán, una por una, las facturas expedidas, o los documentos sustitutivos (como hemos visto en el punto de las deducciones de IVA, los tiques pueden sustituir a las facturas en el caso de que el importe, con IVA incluido, no supere euros). En este libro constarán, igual que en el anterior, el número de serie otorgado a la factura, la fecha de expedición de ésta, la identificación del destinatario, su CIF o NIF, la base imponible, tipo impositivo, cuota y total factura. En el caso de que se hayan emitido facturas rectificativas, también deben anotarse, pero utilizando una serie nueva para ellas. Ejercicio resuelto Completa el libro de facturas emitidas de la empresa B, con las últimas facturas emitidas a sus clientes minoristas, Fermín Sánchez Mondragón y María Luisa Tosar Losada. Al cliente Fermín Sánchez Mondragón, cuyo DNI L, se le ha expedido una factura FE0026, por una compra que ha realizado de material de oficina. El importe de la mercancía ha sido de 2.040,78 euros, sometida a un IVA del 18%, y al correspondiente porcentaje de recargo de equivalencia. A la clienta María Luisa Tosar Losada, cuyo DNI es T se le ha expedido, el 25 de Septiembre de 2011 una factura con número FE0027, por una compra de unos archivadores. El importe de la mercancía es de 325 euros, sometido a un IVA del 18%, y al correspondiente porcentaje de recargo de equivalencia.

109 26/02/ Libro registro de bienes de inversión. Página 33 de 40 En este libro se van a registrar todos los bienes de inversión, o elementos de inmovilizado, adquiridos por la empresa o profesional y destinados a la actividad profesional. Serán bienes de inversión de la empresa los terrenos, las construcciones, los equipos informáticos, el mobiliario, la maquinaria, etc. Todos ellos adquiridos con la intención de que permanezcan en la empresa durante un largo tiempo. El libro de bienes de inversión contendrá la información respecto a descripción del bien, el proveedor, el precio de adquisición, la fecha en que comienza a funcionar, y los años y la cuota de amortización. Autoevaluación Indica cuáles de las siguientes afirmaciones son correctas: gfedc gfedc Los bienes de inversión que adquiere la empresa o profesional se destinan a la actividad profesional. Las materias primas que compra la empresa y que va a utilizar para fabricar su próximo pedido son bienes de inversión. gfedc El mobiliario de la oficina son bienes de inversión. gfedc El libro registro de bienes de inversión recoge, entre otra información, la descripción del bien adquirido. Mostrar Información

110 26/02/ Libros de registro voluntarios. Página 34 de 40 Los libros de registro voluntarios que va a llevar una empresa o profesional son los que considere oportunos para mejorar su gestión. Algunos de estos libros voluntarios son: Libro de caja. Recoge todos los cobros y pagos en efectivo que se realicen, así como los cheques que tiene la empresa en su poder, pendientes de cobrar en la entidad bancaria correspondiente. Libro de clientes. Recoge en cada hoja los datos de cada cliente, registrando las operaciones realizadas con ellos. Libro de proveedores. Recoge en cada hoja los datos de cada proveedor, además de las operaciones realizadas con ellos. Libro de efectos comerciales a pagar. Recoge los efectos comerciales (letras de cambio y pagarés) pendientes de pagar, con la intención de controlar en todo momento las fechas de pago. Libro de efectos comerciales a cobrar. Recoge los efectos comerciales (letras de cambio y pagarés) pendientes de cobrar, para controlar en todo momento las fechas de cobro. Autoevaluación Relaciona cada libro registro del cuadro siguiente con el apunte que se realiza en él: Ejercicio de relacionar Libro registro Relación Apunte Libro de caja. Pagarés pendientes de cobro. Libro de clientes. Letra de cambio pendiente de pago. Libro de proveedores. Datos de un cliente. Libro de efectos comerciales a pagar. Pago en efectivo de una factura. Libro de efectos comerciales a cobrar. Datos de un proveedor. Enviar

111 26/02/ Declaraciones censales y declaraciones de operaciones con terceras personas. Página 35 de 40 Caso práctico Imagen en la que se ve a Arturo, empleado de Jaime, que es un chico joven, moreno, de complexión media y que muestra una ligera sonrisa. Lleva una camiseta gris oscuro de manga corta. Estamos empezando el nuevo ejercicio económico, y toca presentar, en Hacienda, la declaración de operaciones realizadas el año anterior con terceras personas. Arturo, el empleado de Jaime, tiene que realizar la trabajosa tarea de mandar cartas a todos los proveedores, clientes, y terceras personas con los que han realizado operaciones comerciales a lo largo del año. El motivo de las cartas es el de comparar si los importes de todas las operaciones realizadas con ellos a lo largo del año finalizado coinciden con los datos que éstos tienen registrados, para asegurarse que no se han dejado operaciones sin registrar.

112 26/02/ Declaraciones censales. Página 36 de 40 Imagínate que vas a crear tu propio negocio, una de las primeras cosas que debes hacer es realizar la declaración censal y presentarla en Hacienda, Intuyes para qué se hace esta declaración? Hacienda lleva un control de los empresarios y empresarias, y profesionales. Es lo que se conoce como Censo de Obligados Tributarios. En este censo se deben dar de alta las personas o entidades que vayan a desarrollar una actividad empresarial o profesional. Además de las altas, también deben registrarse en este censo las modificaciones o las bajas. Con la declaración de alta el sujeto está obligado a comunicar el comienzo de sus actividades. Además también sirve para: 1. Solicitar la asignación del código de identificación fiscal (CIF). 2. Comunicar el régimen aplicable de IVA. 3. Darnos de alta en el Impuesto de Actividades Económicas. 4. Entre otros. Con la declaración de modificación se va a modificar cualquier dato que haya cambiado respecto a la declaración de alta: cambio de domicilio, variación de la situación tributaria, etc. Con la declaración de baja se comunica el cese en el desarrollo de todo tipo de actividades empresariales o profesionales. Las empresas emplearán el modelo normal 036. Las personas físicas emplearán el modelo simplificado 037. Autoevaluación Indica cuáles de las siguientes afirmaciones son correctas: gfedc gfedc Las empresas y profesionales presentan el modelo 036 para comunicar a la Agencia Tributaria el comienzo de su actividad empresarial o profesional. La declaración censal se emplea para comunicar las altas de la actividad, las modificaciones y las bajas. gfedc La declaración censal se realiza anualmente. gfedc La declaración censal se emplea para solicitar el código de identificación fiscal. Mostrar Información

113 26/02/ Declaraciones de operaciones con terceras personas. Llega la fecha de presentar la declaración de operaciones con terceras personas, y con ella los cálculos, las prisas del último día, etc. Es una declaración informativa que obligatoriamente tienen que presentar en Hacienda tanto los empresarios o empresarias, y los y las profesionales. Se presenta en el mes de Marzo del año siguiente al que se refiere el impuesto. Este modelo detalla las operaciones de cuantía superior a 3.005,06 euros, IVA y recargo de equivalencia incluidos, que haya realizado ese empresario o empresaria, o profesional, con una tercera persona, ya sea un mismo proveedor o proveedora, cliente, entidad que le haya concedido una subvención, etc., en un determinado año. También es obligatorio declarar los importes superiores a euros que se hubieran recibido en metálico de cada una de las personas o entidades relacionadas en la declaración. Las empresas suelen comparar los datos con los de los proveedores, clientes, etcétera, para confirmar que son correctos. No supone el pago de ningún importe, pues sólo tiene una finalidad informativa. Página 37 de 40 La empresa empleará el modelo de Hacienda 347 para realizar esa declaración. La presentación debe realizarse vía telemática (a través de Internet) cuando incluya a más de 15 declarados, y siempre que se trate de Sociedades Anónimas o Sociedades de Responsabilidad Limitada. Autoevaluación Indica cuáles de las siguientes afirmaciones son correctas: gfedc La declaración de operaciones con terceras personas es meramente informativa. gfedc gfedc Con el modelo 347 se declaran las compras de la empresa, realizadas en el año anterior, por importe superior a euros. En el modelo 347 se detallan las operaciones que realiza la empresa con terceras personas por importe superior a 3.005,06 euros, IVA y recargo de equivalencia aparte. gfedc Las Sociedades Anónimas deben presentar el modelo 347 de forma telemática. Mostrar Información

114 26/02/2013 Anexo I.- Ejercicio Resuelto de cálculo del IVA en el Régimen Simplificado. Antonio acaba de abrir una cafetería, por la que tributa en el régimen simplificado del IVA. Con los datos del cuadro siguiente, vamos a ver cómo se calcularía la cuota a pagar cada uno de los tres primeros trimestre del año: Gastos de la cafetería de Antonio MÓDULO DEFINICIÓN UNIDAD EUROS 1 Personal empleado. Personal 1.780,14 2 Potencia eléctrica. Kilovatio contratado. 93,69 3 Mesas Mesas 53,54 El porcentaje que se aplica a esta actividad para el cálculo de la cuota trimestral es el 4%. Sabiendo que la cafetería dispone: Un trabajador contratado a jornada completa. La potencia contratada es de 10 Kilovatios. 4 mesas. SOLUCIÓN: Para calcular la cuota a pagar cada trimestre, tendremos que calcular la cuota devengada, resultante de multiplicar el importe de cada módulo por los módulos con los que cuenta la empresa: 1 trabajador * 1.780,14 = 1.780,14 euros. 10 Kilovatios* 93,69 = 936,90 euros. 4 mesas*53,54 = 214,16 euros. TOTAL CUOTA DEVENGADA = 1.780, , ,16 = 2.931,20 euros. Una vez calculada la cuota devengada, procedemos a calcular lo que pagará de IVA cada trimestre, multiplicándola por el 4% que nos dice la Orden del Régimen Simplificado para las cafeterías: Los 117,25 euros es lo que paga de IVA tanto en el primer trimestre, como en el segundo y en el tercero. Página 38 de 40 Cuando llegue el momento de pago del cuarto trimestre se procederá a realizar los cálculos teniendo en cuenta la cuota devengada, que ya se ha calculado, y el IVA que haya soportado la cafetería a lo largo del año.

115 26/02/2013 Anexo.- Licencias de recursos. Página 39 de 40 Licencias de recursos utilizados en la Unidad de Trabajo. Recurso (1) Datos del recurso (1) Recurso (2) Datos del recurs Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC-by-nc-nd. Procedencia: Elaboración propia. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propi Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC-by-nc-nd. Procedencia: Elaboración propia. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propia. Autoría: Stockbyte. Licencia: Uso educativo para plataformas públicas de formación profesional a distancia. Procedencia: BusinessConcepts_Stocklib_CD- DVD_Num._ECD001. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propia. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propi Autoría: Stockbyte. Licencia: Uso educativo para pl de formación profesional a dista Procedencia: DVD_Num._ECD001. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propi Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propi Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propia. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC-by-nc-sa. Procedencia: Elaboración propia. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propia. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propi Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propi Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propi Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propia. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC-by Procedencia: Elaboración propi

116 Página 40 de 40 26/02/2013 Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: Copyright (cita). Procedencia: Captura de pantalla del programa FacturaPlus, versión educativa, propiedad de SAGE SP. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC-by-nc-nd. Procedencia: Elaboración propia. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propia. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propia. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propia. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propi Autoría: Juan José Inglés Durán Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración prop unidad OACV01_CONT_R09_Jaimefu Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propi Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propi Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propi Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: CC by. Procedencia: Elaboración propia. Licencia: Copyright (cita). Procedencia:Captura de panta la Agencia /_Configuracion_/_Acceda_dire _A_un_clic_/Modelos_y_formul Declaraciones/Censos_Certifica otros/censos_certificados_y_o Autoría: Alicia Espinosa Alfaro. Licencia: Copyright (cita). Procedencia: _ES/_Configuracion_/_Acceda_directamente/ _A_un_clic_/Modelos_y_formularios/Declaraciones /Censos_Certificados_y_otros/Censos_Certificados _y_otros.shtml

117 Confección de documentos administrativos de las operaciones de compraventa. Caso práctico Jaime está muy preocupado porque desconoce los distintos tipos de documentos que va a generar su actividad comercial. En principio pensaba que todo iba a ser mucho más fácil, pero tras hablar con un amigo que trabaja en una asesoría, ha descubierto que cualquier actividad comercial, por sencilla que parezca, implica múltiples documentos, muchos de los cuales sirven de justificante de la propia actividad. Jaime ha pensado: Bueno, al menos conozco a algunas personas que podrán echarme una mano en todas las dudas que me vayan surgiendo. Eso me deja más tranquilo.

118 1.- Documentos administrativos en la empresa. Caso práctico Jaime y su empleado han estado buscando información en Internet sobre los distintos documentos administrativos que se generan en el proceso de compraventa. En algunos casos han encontrado información contradictoria y eso les alarma. vigente en cada momento. -Imagino que tendremos que ser cuidadosos con la información que hemos recopilado- comenta Jaime. No toda la información que se encuentra en Internet procede de una fuente fiable y además debemos asegurarnos de que dicha información esté actualizada a la legislación Como irás viendo en lo sucesivo, la documentación administrativa en las empresas puede ser muy variada y de contenido muy diverso. En cualquiera de ellas podremos encontrar desde impresos sencillos hasta complejos contratos. Pero, qué es un impreso? Seguro que has rellenado muchos de ellos. Los impresos son formularios, con espacios en blanco para que tú los cumplimentes y se caracterizan por no adquirir validez comercial para las empresas hasta que: Se rellenan. Se firman. Se sellan. Dependiendo de la finalidad de cada impreso, contendrá una información u otra, pero en todos ellos suele distinguirse un patrón común: bloques en blanco para cumplimentar y espacios que vienen ya impresos, y que orientan en cuanto al contenido del documento, normalmente dándole estructura. En muchas ocasiones, los propios impresos aportan en el reverso las instrucciones de cumplimentación, facilitándonos la labor. Es importante que tengas en cuenta que todo documento mercantil representa un hecho relacionado con la administración, organización o gestión de las empresa, y que, por tanto, va a tener consecuencias jurídicas para la misma, es decir, va a obligar a las partes a las que afecta. Así mismo, analizaremos el tratamiento que se le otorga a estos documentos, ya que ello supone mucho más que guardarlos durante un periodo de tiempo determinado, sino que implica dejar constancia de los hechos económicos realizados. No te preocupes, sobrevivir al tedioso papeleo en el ámbito empresarial no es tan complicado. A medida que avances en la unidad y comprendas los distintos documentos que se usan en las operaciones de compraventa, descubrirás que es mucho más fácil y mecánico de lo que inicialmente parece. Para saber más En el siguiente enlace encontrarás varios impresos y formularios de la AEAT. Es interesante que accedas a ella y les eches un vistazo para conocer la diversidad de documentos e impresos que existen en el ámbito empresarial. Formularios AEAT.

119 En el siguiente enlace encontrarás varios impresos y formularios de la TGSS. Formularios TGSS.

120 2.- Contrato mercantil de compraventa. Caso práctico Jaime está casado con Matilde. Hace tiempo que Matilde trabaja de administrativa en una gran tienda de mobiliario. Con frecuencia Jaime tiene que acudir a su mujer para consultarle las frecuentes dudas que lo asaltan. Hoy, la duda fundamental ha sido que si necesita un contrato mercantil para abastecer de mercancía a uno de sus clientes que con frecuencia le compra conservas de pescados especiales. Matilde le explica que no puede realizar este tipo de contrato con el cliente dado que no busca revender el producto para obtener un beneficio. Sin embargo sí es lógico que lo haga con el proveedor de dichas conservas. -No te preocupes Jaime. Yo te ayudaré con toda la documentación. Seguro que has pensado que habrá alguna Ley donde se regule el contrato mercantil de compraventa. Pues bien, dado que afecta a múltiples actividades empresariales, no existe una única Ley que lo contemple. A continuación verás las principales normas que regulan dicho contrato, aunque debemos advertir que no es una lista cerrada, dado que las propias administraciones autonómicas y municipales tienen competencias en materia de comercio y consumo y han desarrollado sus propias normas: Código de Comercio de 22 de Agosto de Es la norma básica de regulación de los contratos mercantiles. En ella se recogen las definiciones de los distintos agentes comerciales, obligaciones de los mismos, formas de pago, suspensiones de pagos y quiebras, etc. (Las situaciones de insolvencia, tales como la suspensión de pagos y quiebra están reguladas en la Ley Concursal 22/2003 de 9 de Julio de 2003, que regula el concurso de acreedores). Ley de Ordenación del Comercio Minorista de 15 de Enero de En ella se regulan entre otros: el concepto de comercio minorista, ventas especiales, infracciones y sanciones, etc. Ley de Condiciones Generales de la contratación de 13 de Abril de Protege la igualdad de los contratantes para defender a los consumidores de posibles cláusulas abusivas. Ley de Marcas de 7 de Diciembre de Contempla el concepto, delimitación y uso de las marcas en el ejercicio del comercio. Ley de Defensa de la Competencia de 3 de Julio de Regula la libre competencia. Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios de 16 de Noviembre. A través de ella se definen y regulan los derechos de los consumidores, así como las infracciones y sanciones por vulnerar dichos derechos. Ley 3/2004 por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Por la que se regulan los plazos de pago, intereses de demora, etc... Visto de esta manera puede parecer muy complicado, pero a lo largo de la unidad iremos extrayendo y desarrollando aquellos aspectos que debes conocer de la materia y que están incluidos en las distintas normas legales enunciadas. Autoevaluación

121 Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa: los contratos mercantiles están regulados en una única norma. Verdadero. Falso.

122 2.1.- El contrato de compraventa. Conoces las características de un contrato de compraventa? El contrato de compraventa, según nuestro Código Civil, es un acuerdo de voluntades entre dos partes, acuerdo que puede ser oral o escrito, por el que una de las partes se compromete a entregar una cosa o prestar un servicio, y la otra, a pagar por ello. Nuestro ordenamiento jurídico recoge dos tipos de contratos de compraventa: mercantiles y civiles. No debemos confundirlos. Nosotros centraremos nuestra atención principalmente en el contrato mercantil, pero aprenderemos a diferenciarlos. El Código de Comercio, en su artículo 325, establece que: Será mercantil la compraventa de cosas o bienes muebles para revenderlas, bien en la misma forma en que se compraron, o bien en otra diferente, con ánimo de lucrarse en la reventa. Para que un contrato sea considerado como mercantil se deben cumplir una serie de requisitos: Que la cosa objeto de la compraventa sea un bien mueble, transformado o sin transformar. Que exista intención de reventa con ánimo de lucro. Que ambas partes sean empresarios o profesionales. El resto de operaciones de compraventa se considerarán civiles, y están reguladas por el Código Civil. El propio Código de Comercio establece una serie de ventas que bajo ningún concepto deben considerarse como mercantiles: Las de productos para consumo del comprador. La reventa que haga cualquier persona no comerciante del resto de los acopios que hizo para su consumo. Las que realicen los artesanos en sus talleres de los objetos construidos o fabricados por ellos. Las que realicen los agricultores y ganaderos de sus cosechas o de su ganado. En la siguiente tabla se recogen las principales diferencias entre contrato mercantil y civil: Diferencias entre contrato mercantil y contrato civil. Contrato mercantil Contrato civil Regulado por el Código de Comercio. Se intercambian bienes muebles. Las dos partes son empresarios o profesionales. El objetivo de la compra es la reventa. Siempre implica ánimo de lucro. Regulado por el Código Civil. Se intercambian bienes muebles o inmuebles. Las dos partes son particulares o bien una es empresario y otra particular. No hay intención de reventa (consumo propio). Puede implicar o no ánimo de lucro. Autoevaluación Indica cuál de las siguientes compraventas se puede considerar mercantil:

123 La compra de un equipo informático por parte de una empresa para su uso en la oficina. La compra de una moto de segunda mano realizada entre particulares. La compra de equipos informáticos por parte de una empresa para revenderlos en sus tiendas. La compra de una vasija de barro a un artesano en su puesto comercial.

124 2.2.- Elementos del contrato. Vas a adentrarte en el estudio e interpretación de los contratos mercantiles de compraventa, y para ello debes tener presente que existen dos tipos de elementos: los personales y los materiales. Se te ocurre cuales pueden ser? 1. Los elementos personales del contrato son dos: el comprador y el vendedor. De acuerdo con nuestra legislación, ambos deben tener capacidad de obrar. Para ello es necesario ser mayor de edad, o menor emancipado, y no estar incapacitado conforme al ordenamiento jurídico. Aunque las partes tengan capacidad, el Código Civil prohíbe adquirir por compra: A los jueces, magistrados y fiscales, los bienes que estén en litigio en sus tribunales. A los funcionarios públicos, los bienes que administran. A los albaceas respecto a los bienes confiados a su cargo ( personas designadas por el testador para velar que se cumpla su voluntad). Al bienes objeto de la herencia Al tutor, los bienes de la persona que esté bajo su tutela. albacea le está prohibido adquirir los 2. Los elementos materiales del contrato son tres: el precio, la cosa objeto de la compraventa y las condiciones de venta. El precio es la cantidad económica que el comprador está obligado a pagar a cambio de la cosa recibida. Por su parte, la cosa es el bien, el derecho o la mercancía objeto de la operación comercial. Debemos destacar que la cosa ha de cumplir tres requisitos: ser posible, lícita y determinada. Analicemos estos tres conceptos: Posible: implica que nunca se puede vender una cosa imposible, por ejemplo no podremos formalizar un contrato de compraventa de un fantasma. Lícita: quiere decir que la cosa respeta el ordenamiento jurídico y no es contraria al derecho. Por ello, no podríamos realizar un contrato de compraventa de alguna de las drogas consideradas ilegales en España. Determinada: debemos determinar o indicar en el contrato la cosa que se vende, no se puede dejar al libre albedrío de una de las partes. Las condiciones de venta hacen referencia al plazo, lugar y forma de entrega del bien y de pago del precio estipulado. Autoevaluación Indica cual o cuales de los siguientes contratos de compraventa serían correctos: El realizado por un menor no emancipado para la venta de su bicicleta a un amigo. El realizado por los padres de los dos jóvenes anteriores para la venta de la bicicleta. El realizado por dos adultos con capacidad de obrar para la venta de un dinosaurio vivo. El realizado por dos empresarios para la venta de 5 impresoras que serán revendidas en una tienda de informática. Mostrar retroalimentación

125 2.3.- Contenido del contrato. Ya tienes claro lo que es un contrato mercantil de compraventa y los elementos de que se compone, pero te atreverías a redactar uno basándote únicamente en esos conocimientos? Si lo has intentado, posiblemente hayas obtenido un documento con cierta similitud a los modelos oficiales de que disponemos. Y si no ha sido así, no te asustes, vamos a intentarlo con un poco de ayuda! Partimos de la idea de que existe libertad de forma para la elaboración del contrato. Pero, a pesar de ello, la Dirección General de los Registros y del Notariado propone unos modelos tipo. En el contrato deben recogerse los datos identificativos de las dos partes, la descripción del bien, el precio, la forma de pago, las cláusulas acordadas y, por último, las firmas. En el modelo tipo se diferencian cinco partes: 1. En el encabezamiento del documento se especifica el lugar y fecha en que se celebra el contrato. Es necesario una fecha determinada, y es conveniente que se encuentre al inicio del contrato. Normalmente se consigna en letra. 2. Bajo el término REUNIDOS deben figurar los datos identificativos de las partes en el contrato, dejando constancia de la capacidad legal que se reconocen mutuamente para firmar el contrato. Estas personas podrán actuar en nombre propio, de una persona jurídica o en nombre de una tercera persona, siempre que justifique dicha representación. 3. Con los términos MANIFIESTAN o EXPONEN se expresa el acuerdo al que llegan las partes. 4. En el apartado CLÁUSULAS se define el bien objeto del contrato, así como el precio y todas las condiciones que las partes pacten (plazo y lugar de entrega, forma de pago, gastos de incumplimiento, etc.). Es preciso indicar los juzgados y tribunales a los que se someten en caso de conflicto. En caso de omitir esta información, se entiende que se someten al juzgado con jurisdicción en el lugar de firma del contrato indicado en el encabezamiento. Por último, indicaremos el número de copias que se realizan del contrato y en poder de quien quedan. 5. Para cerrar el contrato, las partes firmarán el documento, teniendo en cuenta que si se compone de más de una página, todas ellas deben ser firmadas. Debes conocer Es necesario que conozcas los modelos de contrato. No hay un modelo obligatorio pero aquí vas a encontrar un ejemplo de posible modelo. Ejemplo de modelo de contrato. Autoevaluación Relaciona los distintos datos recogidos en el contrato con los apartados del mismo en que deben ser incluidos, escribiendo el número asociado a cada parte del contrato en el hueco correspondiente.

126 Ejercicio de relacionar Datos reflejados Relación Parte del contrato donde se ubican Lugar y fecha de firma del contrato. 1. Cláusulas Datos del vendedor. 2. Encabezamiento Acuerdo al que llegan las partes. 3. Expone o Manifiesta Condiciones de la compraventa. 4. Reunidos Enviar

127 2.4.- Obligaciones de las partes. Ya tienes claro que las partes del contrato son dos, el comprador y el vendedor, y para ambas surgen obligaciones y derechos que deben ser respetados, y que a su vez son recíprocos. Piensas que las obligaciones del vendedor tienen alguna relación con los derechos del comprador? Las obligaciones del vendedor generan los derechos del comprador y viceversa. Vamos a analizar las obligaciones de cada parte por separado. El vendedor está obligado a: Conservar el bien o la mercancía destinada a la venta en perfecto estado hasta el momento de entregársela al comprador. Entregar dicho bien o mercancía según las condiciones de entrega establecidas, en el lugar pactado, en la forma acordada y en la cantidad solicitada. Debemos destacar que el comprador puede negarse a recibir pedidos que solamente son atendidos en una parte de la mercancía. Los gastos que genera la entrega, excepto los del transporte, correrán a cargo del vendedor, salvo pacto en contrario. Garantizar al comprador el disfrute del producto, respondiendo legalmente de la propiedad del bien vendido. Imagina que alguien te vende un bien del cual no era propietario. El auténtico propietario lo reclamará judicialmente y tú, posteriormente podrás pedir responsabilidades a la persona que te lo vendió. El comprador queda obligado a: Pagar la mercancía en el lugar y tiempo acordado en el contrato, teniendo en cuenta que el retraso en el pago dará derecho al vendedor a exigir intereses sobre la cantidad adeudada. Recibir la mercancía en las condiciones acordadas y hacerse cargo de ella. Solamente podrá negarse a ello en el caso de que no se ajuste a lo acordado y/o presente desperfectos Como has visto tanto los vendedores como los compradores tienen obligaciones y derechos. Si se incumplen estas obligaciones esto puede llevar a la extinción del contrato pero no es lo único que puede dar lugar a su extinción. El Código Civil, en su artículo 1156 establece las siguientes causas de extinción: 1. Cumplimiento de todos los compromisos que se derivan del contrato. 2. Condonación de la deuda. Quiere decir que el acreedor perdona la deuda al deudor, renunciando a su derecho de cobro. 3. Pérdida de la cosa objeto del contrato por causas ajenas al vendedor, haciendo imposible la entrega de la cosa al comprador. 4. Compensación. Se puede dar cuando dos personas por derecho propio son a la vez acreedor y deudor recíprocamente. Si las dos deudas son de la misma naturaleza se puede compensar la menor de ellas con la parte correspondiente a la deuda de mayor cuantía. 5. Novación. Consiste en la sustitución de un contrato por otro. Se eliminan así las obligaciones y derechos del primer contrato, quedando en vigor los del segundo. 6. Confusión de derechos de acreedor y deudor. Se produce la confusión cuando se reúnan en una misma persona los conceptos de acreedor y de deudor Autoevaluación Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa: la única obligación del vendedor es entregar la mercancía en el lugar y fecha acordados. Verdadero. Falso.

128 2.5.- Ventas especiales. Seguro que en casa tienes luz eléctrica. Se te ha ocurrido alguna vez echarle un vistazo al documento que firmaste y te entregaron en el momento de contratar el servicio? Pues bien, no es más que un contrato especial de compraventa. Existen diversas operaciones de venta, que por sus especiales características deben ser analizadas aparte. Muchas de ellas incluso están reguladas por leyes específicas. Si bien, no debemos olvidar que, en lo básico, presentan gran similitud con los contratos de compraventa estudiados hasta el momento. Contrato de suministro: Una compañía suministradora se obliga a proporcionar permanentemente o periódicamente a un cliente algún tipo de bien o servicio, recibiendo a cambio un precio en función de la cantidad o tiempo. Se incluyen en este grupo los suministros de agua, electricidad, gas, teléfono, etc. El contrato se debe formalizar obligatoriamente por escrito. Contrato de venta internacional: Se usa para bienes que han de trasladarse de un país a otro dado que la parte compradora y la vendedora residen en diferentes países. Ello implica que deben ajustarse a las leyes de más de un país y por ello se amparan en un sistema legal válido para casi todos los países del mundo que se denomina Lex Mercatoria Internacional. Compraventa a plazos: Este tipo de compraventa está regulado en la Ley 38/1998 de Venta a Plazos de Bienes Muebles. Es aquella mediante la cual el vendedor entrega al vendedor un bien con la obligación de pagarla de forma fraccionada en un plazo superior a tres meses. El contrato se debe formalizar obligatoriamente por escrito, indicando los intereses que generará la operación. La propiedad del bien no es completa para el comprador hasta que no lo haya pagado en su totalidad. Contrato de permuta: Es definido por el Código Civil como el contrato por el cual cada uno de los contratantes se obliga a dar una cosa para recibir otra. En realidad estamos ante una compraventa en la que el precio en dinero se ve sustituido por otro bien. Contrato de leasing: Consiste en el alquiler de un bien con opción de compra, mediante el pago de unas cuotas establecidas. Transcurrido el plazo convenido, el usuario puede optar por prorrogar el contrato, devolver el bien, o comprarlo. Normalmente no incluye gastos de mantenimiento y puede ser cancelado anticipadamente. Contrato de renting: Al igual que el anterior, es el alquiler de un bien mediante el pago de cuotas establecidas, pero no debemos confundirlo. En este caso el arrendamiento es siempre sin opción de compra, suele incluir los gastos de mantenimiento pactados y en principio no puede ser cancelado anticipadamente. Contrato de franquicia: Es aquel mediante el cual una empresa (franquiciadora) suministra bienes, presta servicios o cede marcas a otra (franquiciada) a cambio de una contraprestación económica y la aceptación de determinadas condiciones de explotación comercial de lo cedido. El contrato debe realizarse por escrito y estará regulado por la Ley 7/1996 de Ordenación del Comercio Minorista. Venta sobre catálogo: Es una venta ordinaria que se realiza sobre un catálogo o una muestra del producto. Es muy frecuente hacerlo de manera verbal y el comprador solo está obligado a aceptar la mercancía si es idéntica a la muestra o tiene todas y cada una de las características indicadas en el catálogo. Comercio electrónico: El comercio electrónico consiste en la compra y venta de productos o de servicios a través de medios electrónicos, tales como Internet y otras redes informáticas. Este tipo de comercio ha experimentado un elevado crecimiento en los últimos años. Está regulado en la Ley 34/2002 de Servicios a la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico.

129 3.- Proceso de compras. Caso práctico la garantía si es necesario. Jaime está preocupado porque, aunque ya ha realizado algunas compras para su negocio, tiene la sensación de no haber organizado bien todo el proceso de compras que deberá seguir con frecuencia para el buen funcionamiento de su empresa. Al llegar a casa comenta el tema con Matilde, su esposa. -Es mucho más fácil de lo que piensas, Jaime. De hecho, llevas años haciéndolo y seguro que nunca has reparado en ello. Tú, como consumidor, necesitas cubrir ciertas necesidades a medida que te van surgiendo. En ese momento, sueles buscar información sobre los productos del mercado que podrán satisfacerlas, así como los puntos de venta donde puedes adquirirlas. De manera casi inconsciente, analizas esa información, seleccionas el producto y el punto de venta, y realizas la compra. En caso de problemas, reclamas o presentas -Tienes razón Matilde, pero no puede ser así de fácil para gestionar mi negocio, replica Jaime. -El proceso va a ser muy similar, pero evidentemente para trasladar esa idea a tu negocio deberás estructurar claramente ese proceso, indicando una a una todas las fases y seguirlas al pie de la letra. - Por qué consigues hacer fácil todo lo que no lo es?- dice Jaime sin poder evitar sonreír. La planificación de las compras en las empresas comerciales está directamente relacionada con las necesidades de los clientes. Debemos tenerlo en cuenta para evitar una excesiva adquisición de productos, corriendo así el riesgo de no poder revenderlos en un plazo razonable de tiempo, y para no caer tampoco en la posible falta de mercancías para satisfacer la demanda. Por todo ello, el proceso de compras se debe llevar a cabo de forma sistemática y coherente. Una buena gestión de dicho proceso implicará seguir disciplinadamente las siguientes fases: 1. Analizar detenidamente las necesidades de la empresa. 2. Determinar las especificaciones o características que deben reunir los productos o bienes. 3. Búsqueda y selección de proveedores. 4. Petición de ofertas. 5. Valoración de las ofertas. 6. Negociación comercial de las condiciones de compra (precios, descuentos, forma de pago, etc.). 7. Realización del pedido. 8. Recepción de la mercancía. 9. Pago del importe de la compra. 10. Gestión de las posibles incidencias de la compra. Autoevaluación La gestión del proceso de compras implica varias fases. Indica cual de las siguientes

130 NO forma parte de dicho proceso: Petición de ofertas a posibles proveedores. Analizar las necesidades de mi empresa. Recepción de la mercancía. Negociación con mis clientes.

131 3.1.- Análisis de las necesidades. Las necesidades de cualquier empresa son las mismas? Seguro que has pensando que la respuesta es no. Pues estás en lo cierto. El análisis de las necesidades de la empresa se basa en responder a las siguientes preguntas: qué comprar?, cuándo comprar? y cuánto comprar? Partimos de la idea de que, dependiendo del tipo de empresa a la que hagamos referencia, debemos cuidar especialmente distintos factores. Así por ejemplo para las empresas industriales es fundamental conseguir la mejor relación calidad-precio, en las empresas comerciales es esencial el coste de los productos dado la fuerte competencia que existe entre ellas, y en las empresas de servicios la variable principal es la satisfacción de las necesidades de los clientes. El análisis de las necesidades se lleva a cabo por los departamentos que las tienen que satisfacer, y cuando no se pueden cubrir todas a la vez, decidir la prioridad de las mismas corresponderá a la dirección de la empresa. Una vez determinadas las necesidades, debemos definir el tipo de producto que podrá satisfacer las mismas con eficiencia. Nos referimos a las llamadas especificaciones de producto. Las especificaciones de producto son realizadas por los técnicos de la empresa y deben contemplar al menos: Características del producto. Cantidad necesaria. Plazo máximo de recepción. Calidad del mismo. Precio orientativo (teniendo en cuenta posibles descuentos y costes adicionales). Autoevaluación Indica cual de las siguientes afirmaciones es correcta: En las empresas de servicios lo fundamental es conseguir los productos a un bajo coste. Las especificaciones de los productos se realizan por los propios clientes. En las empresas de servicios es fundamental la satisfacción de las necesidades del cliente. Las necesidades de cualquier empresa son siempre las mismas.

132 3.2.- Búsqueda de proveedores. Ya tienes claro lo que necesitas comprar? Seguro que sí. Ahora solo necesitamos saber dónde. Para comenzar la búsqueda de proveedores, debemos tener totalmente definidas las especificaciones del producto que necesitamos. Las empresas necesitan realizar una búsqueda de proveedores en tres situaciones: Cuando se inicia la actividad. Cuando deseamos cambiar de proveedor habitual por algún motivo. Cuando queremos aumentar nuestra cartera de proveedores para incrementar así nuestro poder de negociación con ellos. El punto de partida será la búsqueda de información de los posibles proveedores que suministran el bien o el servicio que la empresa necesita adquirir. Dicha información se buscará en fuentes documentales: Cámaras de Comercio. Asociaciones empresariales. Internet. Guías telefónicas. Índices de empresas. Ferias comerciales. Diarios, revistas y publicaciones especializadas. Una vez localizados, la empresa seleccionará un número adecuado de ellos para solicitarles toda la información que necesita. Sólo así podremos evaluar las distintas opciones y seleccionar la mejor de ellas. Al realizar la búsqueda de proveedores, podemos hacer una preselección en donde descartemos los proveedores que no cumplan con requisitos básicos tales como la calidad en el producto, o que sobrepasen el máximo precio que estamos dispuestos a pagar, de modo que podamos elaborar una lista de proveedores que no sea tan extensa. Para saber más En el siguiente enlace encontrarás un buscador específico de proveedores, clasificados por sectores de actividad. Te puede resultar muy útil para facilitar la labor de búsqueda de proveedores, productos o servicios. Buscador de proveedores. Autoevaluación Cuales de las siguientes son fuentes documentales para la búsqueda de proveedores: Internet. Ferias comerciales, índices de empresas y publicaciones especializadas. Cámaras de comercio y asociaciones empresariales. Todas las anteriores son correctas.

133 3.3.- Ofertas y presupuestos: Solicitud, cálculo y evaluación. Ya has decidido a que proveedores les vas a solicitar información del producto?. Estupendo, pues continuemos con nuestra tarea. La petición de ofertas y presupuestos se lleva a cabo con la finalidad de conocer absolutamente todos los detalles de las características del producto y de las condiciones de compra del mismo. Es muy importante que selecciones al menos tres proveedores a los que solicitarles la información, para así poder hacer una comparativa adecuada. Ha llegado el momento de ponernos en contacto con los posibles proveedores y podemos hacerlo por varías vías: mediante una carta comercial, por teléfono, por correo electrónico etc. En muchas ocasiones se usan impresos normalizados de petición de ofertas, haciendo ello esta labor más cómoda y rápida. Es muy importante que en nuestra petición queda muy claro el tipo de información que buscamos que nos aporten (descripción detallada del producto, posibles fechas de entrega del material, detalle de los precios especificando costes adicionales y posibles descuentos, condiciones de pago, ). Una vez recibida toda la información, iniciaremos el proceso de evaluación de cada una de las ofertas, para finalmente decidirnos por el proveedor más adecuado a nuestras necesidades. Te recomendamos que elabores un cuadro comparativo, similar al que incluimos a continuación, con toda la información para ayudarte en tu labor. Ejemplo de comparación entre datos de varios proveedores. CRITERIO. PROVEEDOR A. PROVEEDOR B. PROVEEDOR C. Precio unitario Descuento comercial. 2% 2% 3% Transportes y seguros. 0,50 /unidad A cargo del vendedor. 0,30 /unidad Forma de pago. 30 días. 60 días. 30 días. Plazo entrega. 3 días. 4 días. 2 días. Calidad. Buena. Buena. Muy Buena. Autoevaluación Cuando solicitamos un presupuesto o una oferta a un posible proveedor, debemos especificarle claramente que tipo de información queremos que nos aporte, verdad? Verdadero. Falso.

134 3.4.- Selección del proveedor. Qué proveedor habrías seleccionado tú después de analizar la tabla del apartado anterior?. Puede ser que tu primer razonamiento fuese encaminado a aquel que ofrece un mejor precio, pero ahora veremos que son varios los factores a analizar. Precio de compra o coste de adquisición. Es muy importante determinar correctamente el coste final del producto. El precio inicial ofrecido por el proveedor se verá incrementado con todos los gastos accesorios de la compra y minorado por los posibles descuentos que nos apliquen. Los gastos accesorios son todos aquellos a los que el comprador tiene que hacer frente para disponer de los productos en sus instalaciones (portes, seguros, embalajes ). Debes tener en cuenta que el importe correspondiente a impuestos indirectos sólo se incluirá en el precio de compra cuando dicho importe no sea recuperable directamente de la Hacienda Pública. Por tanto, el IVA no se tiene en cuenta para estos cálculos, como ya veremos más adelante. Calidad del producto. Debe ser entendida como el conjunto de cualidades que presenta un determinado bien y que hacen que sea adecuado a su fin. Normalmente, la calidad implica satisfacción del cliente. Plazo de entrega. Es el tiempo que transcurre desde que se solicita el producto hasta que se recibe en las instalaciones del comprador. Debe ser el tiempo óptimo de tal manera que estén disponibles cuando los necesitemos pero que a su vez no nos implique costes añadidos de almacenamiento. Plazo de pago. Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se paga el importe correspondiente. Se suele empezar a contar desde la fecha de emisión de la factura. Al comprador normalmente le interesa que dicho plazo sea lo mayor posible y al vendedor todo lo contrario. No olvides que del plazo de pago depende la posible concesión de descuentos adicionales. Garantías. Permiten tener la certeza de que, en caso de defectos que afecten el correcto funcionamiento del producto, los responsables se harán cargo de su reparación para que el producto vuelva a reunir las condiciones óptimas de uso. Existe un plazo mínimo de garantía determinado por Ley para algunos productos, pero en ocasiones algunos proveedores pueden incluso ofrecernos un plazo mayor, con la ventaja que ello conlleva. La decisión final acerca del proveedor seleccionado se basará en el análisis exhaustivo de todos los factores relacionados anteriormente. Pero, cuidado!, cada empresa en función de sus características y necesidades decidirá a que factores quiere asignarles mayor importancia a la hora de tomar la decisión. En muchas ocasiones, previo a la selección final del proveedor, se lleva a cabo un proceso de negociación comercial, para perfilar aún más todos los detalles y comenzar la andadura de una relación comercial estable y fructífera para el futuro.

135 3.5.- Solicitud del pedido. Ya tienes proveedor! Y, llegados a este punto seguro que empiezas a verlo todo un poquito más claro. El pedido de mercancías es el escrito o comunicación mediante el cual se solicita al proveedor de manera formal la entrega de dichas mercancías, bajo unas condiciones previamente pactadas. Es el momento de formalizar el pedido, y lo podemos hacer por cualquiera de las siguientes vías: Mediante una nota de pedido. Se trata de un impreso que contiene todos los datos necesarios para la correcta consecución de la compraventa. Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, y al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de ser aceptado. Por carta, fax o correo electrónico. Se genera de este modo un contrato escrito que aporta gran seguridad jurídica a las partes. A través de un agente comercial. Muchas empresas utilizan agentes comerciales que visitan periódicamente a sus clientes y a través de ellos podemos solicitar la mercancía que necesitemos. En estos casos, el agente suele cumplimentar el pedido a través de la denominada propuesta de pedido, de la cual nos deja una copia tras firmarla ambas partes. Por teléfono. Este medio se usa cuando tenemos una urgencia de mercancía, dado que es rápido y cómodo. El inconveniente que presenta es el hecho de que no queda constancia por escrito (estamos ante un contrato verbal). Para mayor seguridad jurídica de las partes, conviene formalizarlo posteriormente en un documento mercantil. Una vez aceptado por el vendedor, el pedido es un documento con la fuerza legal de un contrato de compraventa, generando por tanto todos los efectos de la contratación mercantil. La parte vendedora puede aceptar el pedido de manera explícita (confirmando por escrito o verbalmente a la parte compradora que acepta el pedido) o de manera tácita (la parte vendedora sirve el pedido sin previa confirmación). Autoevaluación Indica si la siguiente expresión es verdadera o falsa: un pedido tendrá la fuerza legal de un contrato de compraventa aunque no sea aceptado por el vendedor: Verdadero. Falso.

136 3.6.- Recepción de mercancía. Recuerdas cuáles eran las obligaciones del comprador? Efectivamente, recibir la mercancía y pagarla. En esta fase del proceso de compras se siguen unos pasos lógicos que terminarás haciendo de manera mecánica sin ser realmente consciente de ello. Son los siguientes: 1. Recepción del transporte. Consiste en recibir al transportista y guiarlo hasta el lugar de descarga. Pondremos a su disposición los medios humanos y materiales necesarios para llevar a cabo su labor. 2. Supervisión de la descarga. Durante la descarga realizaremos una inspección para verificar posibles desperfectos, separando los embalajes que presenten algún tipo de daño. A su vez, comprobaremos si el número de bultos descargado se corresponde con el indicado en el albarán de entrega de la mercancía. 3. Identificación de la mercancía. Una vez descargada la mercancía, se confirma si los bultos se corresponden con lo estipulado, identificando la marca, modelo, cantidad, estado de conservación y demás características. Hecho esto, procedemos a firmar el albarán que servirá como justificante de la entrega de la mercancía. 4. Anotaciones en los registros de entrada. Realizamos las oportunas anotaciones en los registros de entrada de mercancía en el almacén para llevar un control de los stocks. 5. Ubicación de la mercancía en el almacén. Seguiremos el criterio de almacenamiento que resulte más adecuado para nuestra empresa, y que estará en función del espacio del que dispongamos, de las características físicas de los propios artículos y del control de existencias que queramos llevar. Autoevaluación Indica en que orden debemos realizar las siguientes tareas relacionadas con el proceso de recepción de la mercancía, escribiendo el número asociado a su posición en el hueco correspondiente. Ejercicio de relacionar Tarea Relación Orden de realización Ubicación de la mercancía en el almacén. 1. Primero. Recepción del transporte. 2. Segundo. Identificación de la mercancía. 3. Tercero. Anotación en los registros de entrada. 4. Cuarto. Enviar

137 3.7.- La factura recibida. Seguro que recientemente has realizado alguna compra en la cual te han entregado una factura, pero, sabes realmente por qué te la han dado y para que sirve? La factura es el documento que emite el proveedor al cliente, y donde figuran el detalle y el precio de las mercancías vendidas o los servicios prestados, así como los datos completos de ambas partes, sirviendo de justificante legal de una operación de compraventa. La obligación de facturar se recoge en las siguientes normas: Real Decreto 1619/2012 de 30 de Noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación. Ley 58/2003 de 17 de Diciembre, Ley General Tributaria. Orden 962/2007 de 10 de Abril, que desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. Ley 37/1992 de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido. La normativa reguladora de la facturación establece que los empresarios y profesionales están obligados a emitir facturas por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, así como a conservar copia de todas las facturas que emitan, copias de las facturas recibidas y llevar un libro registro de facturas expedidas y un libro registro de facturas recibidas. Las características fundamentales de la factura son: -Es un documento y, por tanto, se ha de realizar por escrito. -La emite o expide el vendedor, para entregárselo al comprador. -Es el documento que acredita jurídicamente que se ha realizado una operación de compraventa. -Es libre en cuanto a su formato, es decir podemos darle la forma que deseemos, pero deberá obligatoriamente incluir el contenido mínimo indicado en el Reglamento de Facturación aprobado por el R.D. 1619/2012, de 30 de noviembre y que se ha empezado a aplicar a partir del 01/01/13. Según dicho Reglamento se pueden emitir dos tipos de facturas: -Factura completa u ordinaria -Factura simplificada. La factura completa u ordinaria, será la que se expida de forma general, y para que sea válida deberá contener, como mínimo, los siguientes datos: 1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie, será correlativa. Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series diferentes siguientes: de las facturas Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta. Las facturas rectificativas. Las que se expidan por los adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa. 2. Fecha de expedición. 3. Fecha de la operación, en caso de ser distinta de la fecha de expedición. 4. Nombre o razón social, domicilio y NIF del expedidor (vendedor) 5. Nombre o razón social, domicilio y NIF del destinatario (comprador) 6. Descripción de las operaciones con indicación de los precios unitarios sin impuesto,

138 descuentos, etc que permitan la determinación de la base imponible. 7. Base imponible. Cuando se apliquen varios tipos de IVA, se desglosará la base imponible según el tipo de IVA que le corresponda. 8. Tipo de IVA aplicable. En caso de varios tipos de IVA deberán especificarse por separado. 9. Cuota de IVA. En caso de varios tipos de IVA deberán especificarse por separado. 10. Menciones especiales, en casos de operaciones exentas, inversión del sujeto pasivo, facturación por el destinatario, regímenes especiales de IVA, etc Ejemplo de factura completa. La factura simplificada, sustituye a los a los antiguos tiques, que ya no serán válidos a partir del 01/01/13. Este tipo de factura podrá emitirse en los siguientes casos: Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido) Facturas rectificativas. Operaciones que no excedan de euros, IVA incluido y siempre que se refieran a alguna de las siguientes operaciones: -Ventas al por menor. (Cuando el comprador no es empresario ni profesional) -Ventas o servicios en ambulancia. -Ventas o servicios a domicilio del consumidor. -Transporte de personas y sus equipajes. -Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto. -Salas de baile y discotecas. -Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador. -Servicios de peluquerías e institutos de belleza. -Utilización de instalaciones deportivas. -Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos. -Aparcamiento de vehículos. -Servicios de videoclub. -Tintorerías y lavanderías. -Autopistas de peaje -Otras supuestos con autorización expresa del Departamento de Gestión Tributaria. No se podrá expedir factura simplificada, entre otras, en las siguientes operaciones: Entregas intracomunitarias de bienes (EIB) Ventas a distancia. Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura competa.

139 El contenido mínimo de la factura simplificada será el siguiente: 1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie, será correlativa. Las facturas rectificativas deberán ir obligatoriamente en una serie diferente. 2. Fecha de expedición. 3. Fecha de la operación, en caso de ser distinta de la fecha de expedición. 4. Nombre o razón social, y NIF del expedidor (vendedor) 5. Descripción de los bienes entregados o servicios prestados. 6. Tipo de IVA aplicable. En caso de varios tipos de IVA deberán especificarse por separado, bases imponibles, tipos de IVA y cuotas de IVA. 7. Importe total. En caso de ser aplicable un solo tipo de IVA, no sería necesario desglosar las bases y las cuotas, añadiendo la expresión IVA incluido indicando el porcentaje de IVA. 8. Menciones especiales, en casos de operaciones exentas, regímenes especiales de IVA, etc Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente: NIF del destinatario Domicilio del destinatario Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada. Ejemplo de factura simplificada. Casos especiales de facturación Factura recapitulativa Es aquella factura que agrupa varias entregas de bienes o prestaciones de servicios realizadas en fechas diferentes para un mismo destinatario. El Reglamento de Facturación permite la realización de este tipo de facturas, siempre que las diferentes entregas se hayan realizado dentro de un mismo mes natural. Estas facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas. No obstante, cuando el destinatario de éstas sea un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. Ejemplo de factura rectificativa. Facturación de anticipos Cuando un cliente entrega al vendedor una cantidad de dinero a cuenta de una futura compra, el vendedor tiene la obligación de emitir factura por esa cantidad y liquidar el IVA que corresponda. Posteriormente cuando se emita la factura de la operación, se descontará dicho anticipo del importe total de la operación. Ejemplo de factura de anticipo.

140 Factura Proforma Otro tipo es la factura proforma, que documenta una oferta comercial, indicando los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un determinado precio, con lo cual su finalidad es que el comprador disponga del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a realizar. Por ello no tiene valor contable ni sirve de justificante, por lo que no se numera, ni se aconseja firmarlas o sellarlas, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita. Suele incluir la fecha máxima de validez. Además es importante incluir en el encabezamiento de la factura de forma visible la indicación proforma, de modo que no se confunda con la factura comercial, la cual será emitida cuando se realice la operación. Suele utilizarse en comercio internacional y equivale a un presupuesto. Ejemplo de factura proforma. Duplicados de facturas Según el artículo 14 del Reglamento de facturación: Los empresarios y profesionales o sujetos pasivos sólo podrán expedir un original de cada factura. La expedición de ejemplares duplicados de los originales de las facturas únicamente será admisible en los siguientes casos: a) Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos. b) En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa. Los ejemplares duplicados tendrán la misma eficacia que los correspondientes documentos originales. En cada uno de los ejemplares duplicados deberá hacerse constar la expresión «duplicado». Ejemplo de duplicado de factura. Factura electrónica El nuevo Reglamento de Facturación amplía el concepto de factura electrónica haciendo independiente de la tecnología utilizada para la emisión. De esta forma, se entenderá por factura electrónica aquella factura que haya sido expedida y recibida en formato electrónico. La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento. No obstante la nueva normativa reconoce de forma particular pero no única ni obligatoria el uso de determinadas tecnologías. Así, expresa que la autenticidad del origen y la integridad su contenido, así como su legibilidad, quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas: - Mediante una firma electrónica avanzada.

141 - Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI) - Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización. Facturas expedidas por terceros La obligación de facturar de los empresarios y profesionales, podrá ser cumplida materialmente por los destinatarios de las operaciones (clientes) o por terceros a los que se haya contratado la gestión. En cualquiera de estos casos, el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en el reglamento de facturación. Para que la obligación de facturación pueda ser cumplida materialmente por el destinatario de las operaciones (cliente), habrán de cumplirse los siguientes requisitos: - Deberá existir un acuerdo entre el empresario o profesional que realice las operaciones y el destinatario de éstas, por el que el primero autorice al segundo la expedición de las facturas correspondientes a dichas operaciones. Este acuerdo deberá suscribirse con carácter previo a la realización de las operaciones y en él deberán especificarse aquéllas a las que se refiera. - Cada factura así expedida deberá ser objeto de un procedimiento de aceptación por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación. Este procedimiento se ajustará a lo que determinen las partes. - El destinatario de las operaciones que proceda a la expedición de las facturas deberá remitir una copia al empresario o profesional que las realizó. - Estas facturas serán expedidas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ellas se documentan. La obligación de expedir factura podrá ser cumplida por los empresarios o profesionales, mediante la contratación de terceros a los que encomienden su expedición. Factura rectificativa Se estudia en el apartado 5.4 de esta unidad de trabajo.

142 4.- El proceso de ventas. Caso práctico Jaime ha leído esta mañana un artículo en la prensa que hablaba sobre el proceso de ventas en las pymes. Rápidamente ha pensado: pero también se sigue un proceso para las ventas? Yo pensaba que una vez superado el proceso de compras solo tenía que dedicarme a vender la mayor cantidad posible de mis productos. Antes de agobiarse, decide llamar a Matilde. Sabe que ella podrá ayudarle a comprender mejor el tema y, con un poco de suerte, igual descubre que no es tan complicado. A la mayoría de propietarios de las Pymes les gustaría centrarse en las operaciones comerciales diarias y cubrir toda la demanda de productos y servicios sin problema alguno. Sin embargo, para conseguir clientes, afianzarlos, y no dejar de ampliar nuestra cartera existente, es necesario entender las actividades de venta como un proceso. Las ventas de la empresa obedecen a un plan de ventas. Dicho plan, será racional y explícito en las grandes empresas, e intuitivo y tácito en las Pymes. Pero en todas ellas se plantean los mismos objetivos: Posicionarse en el mercado. La empresa persigue una determinada posición estratégica en el mercado. Ello vendrá definido por la participación que la empresa consiga en el mercado. Generar una imagen corporativa. Se entiende por imagen corporativa a la manera en que los clientes perciben una empresa, y que contribuye al logro de los objetivos comerciales trazados por el negocio. Esta imagen está formada por diversos elementos, los cuales, al conjugarse, permiten llegar a la mente del cliente. Algunos de estos son: el nombre de la empresa, el logo, el eslogan, folletos informativos de nuestra empresa, página web propia, etc. Se trata de diferenciar a nuestra empresa del resto. Fijar un determinado volumen de ventas. Realizaremos por tanto una estimación de las ventas basándonos en una estimación de la demanda de nuestros productos. Obtener rentabilidad. El plan de ventas debe añadir valor a la empresa, es decir los costes de desarrollo y elaboración del plan deben ser inferiores a los beneficios que producirá la propia planificación. Obtener beneficios. Al fin y al cabo es uno de los objetivos principales de la empresa. A través de las ventas debemos poder cubrir todos los gastos de la empresa y además obtener beneficios. La finalidad del proceso es posicionar a la empresa en el mercado, consiguiendo una relación estable y de confianza con los clientes. El proceso que debemos seguir en las ventas es el indicado en la siguiente imagen. Al pulsar en ella podrás verla en detalle:

143 Resumen textual alternativo Autoevaluación Indica si la siguiente expresión es verdadera o falsa: el objetivo principal del proceso de ventas es conseguir una relación estable y de confianza con los clientes. Verdadero. Falso.

144 4.1.- Dar a conocer nuestro producto o servicio. Cómo vamos a conseguir que los consumidores conozcan nuestro producto o servicio? Necesitamos comunicarnos con ellos, y esto lo hacemos a través de lo que se conoce como promoción. La promoción de un producto o servicio consiste en dar a conocer o informar sobre la existencia del mismo, especificando sus características, atributos y beneficios, así como persuadir o motivar al potencial cliente para que se decida a adquirirlo. Para dar a conocer tu producto o servicio, debes tener muy claro: 1. Quién es tu mercado objetivo, es decir quién va a necesitar comprar el producto que tu vendes y por tanto debería saber que tu puedes proporcionárselo. Si quieres vender impresoras por ejemplo, tu mercado objetivo serán todas aquellas empresas o particulares que compren impresoras. 2. Qué valores añadidos puedes aportar con tu producto. Tienes que dejar claro que aspectos te diferencian de la competencia (calidad, precio, servicio personalizado, ). 3. Qué canales de promoción vas a utilizar. Son muchas las opciones (radio, prensa, Internet, eventos ). Normalmente dispondremos de un presupuesto limitado para la promoción y debemos aplicarlo de la manera más eficiente. La promoción informa, persuade y recuerda a los consumidores o al mercado, que tu producto existe o que esta a la venta. Algunas de las herramientas que podemos usar para la promoción son las siguientes: Relaciones públicas. Hace referencia a todos los esfuerzos realizados para mantenerse en contacto con personas clave y mejorar la imagen de la empresa. Publicidad. Consiste en cualquier forma de comunicación pagada que sirve para dar a conocer tu empresa o tus productos: anuncios en prensa, televisión o radio, tarjetas de presentación, vallas publicitarias, Internet Debemos destacar que la publicidad se caracteriza por su creatividad, por lo que es importante estar al día en esta materia. Venta personal. Nos referimos a todos los esfuerzos que hacen los vendedores de la empresa para satisfacer al cliente, tratando de influirlo para que finalmente adquiera el producto o servicio. Incentivar la compra de nuestros productos o servicios. Podemos impulsar nuestras ventas realizando acciones tales como rebajas, descuentos, cupones regalo, muestras gratis, etc. destinadas a inducir al consumidor a decidirse por la compra. Autoevaluación Son herramientas para promocionar nuestros productos: La publicidad. Rebajar nuestros productos. Entregar muestras gratuitas de nuestros productos. Todas las anteriores son correctas.

145 4.2.- Canales de venta y/o distribución. Todos hemos oído hablar de los canales de venta y distribución, pero sabes realmente lo que son? Los canales de distribución se definen como los conductos que cada empresa escoge para la distribución más completa, eficiente y económica de sus productos o servicios, de manera que el consumidor pueda adquirirlos con el menor esfuerzo posible. El punto de partida del canal de distribución es el productor. El punto final o de destino es el consumidor. El conjunto de personas u organizaciones que están entre productor y usuario final son los intermediarios. En este sentido, un canal de distribución está constituido por una serie de empresas y/o personas que facilitan la circulación del producto elaborado hasta llegar a las manos del comprador o usuario y que se denominan genéricamente intermediarios. Posiblemente te estés preguntando por qué los fabricantes o productores delegan a intermediarios una parte de la labor de venta? La respuesta es, porque los intermediarios ayudan a los fabricantes o productores que no tienen contactos, recursos, experiencia o conocimientos especializados, a que sus productos y servicios lleguen al consumidor final o usuario industrial. El coste de vender directamente a millones de consumidores, además del enorme trabajo que implica tomar, preparar y entregar pedidos individuales, hace que la labor de distribución sea prácticamente prohibitiva para los fabricantes. Por ésta razón, contratan o acuden a intermediarios para que realicen lo que los fabricantes no están equipados para hacer, o para que hagan lo que mejor saben hacer debido a sus buenas relaciones con los clientes, su experiencia, conocimientos especializados, etc. Además, los canales de distribución brindan a los fabricantes y a los consumidores, los beneficios de lugar y tiempo, es decir el producto estará disponible en el lugar y en el momento adecuado. Otro motivo por el cual se usan canales de distribución es por que los intermediarios suelen comercializar productos que son complementarios, y de esa manera, logran una distribución masiva eficiente. Por ejemplo, Los supermercados son intermediarios que ofrecen a sus clientes una amplia variedad de productos, por lo cual, muchos consumidores acuden a ellos para satisfacer múltiples necesidades en una sola compra. Autoevaluación Los intermediarios son: Las personas o empresas que facilitan la circulación de un producto. Las personas o empresas que están entre el productor y el consumidor o usuario final. Ninguna de las anteriores opciones es correcta. Las opciones primera y segunda son correctas.

146 4.3.- Recepción de pedidos. Hemos recibido el primer pedido! Pongámonos manos a la obra. La siguiente tarea en el desarrollo del proceso de venta consiste en recibir y analizar el pedido. Ya sabes que el pedido puede ser recibido en la empresa a través de múltiples vías: fax, teléfono, carta de pedido, a través de agente comercial, ... Lo primero que debes hacer es comprobar todos los datos que figuran en el pedido. Es muy importante realizar esta labor con rigor para evitar arrastrar errores a todo el proceso posterior: Datos relativos al cliente. Relación de productos o servicios que nos solicita. Condiciones particulares incluidas en el pedido (lugar y plazo de entrega, precio, forma de pago, etc.). Muchas de estas condiciones pueden haber sido ya negociadas con el cliente, pero incluso en ese caso, comprobaremos que se corresponden con lo acordado. Una vez comprobados los datos, evaluamos el pedido para confirmar si la compraventa se realizará finalmente. Llegados a este punto, lo más frecuente es la aceptación del pedido, pero no debemos olvidar que existe la posibilidad de que el mismo sea rechazado por alguna causa (las condiciones solicitadas no coinciden con las pactadas previamente, imposibilidad de servir la mercancía o realizar el servicio solicitado...). Tanto si se acepta el pedido como si se rechaza, procederemos a comunicarlo inmediatamente al cliente. En caso de aceptación, iniciaremos el proceso de expedición de la mercancía. En la siguiente imagen podrás ver resumido el diagrama del proceso de recepción de pedidos.

147 4.4.- Expedición de mercancías. Acabamos de confirmar la aceptación del primer pedido recibido. Y ahora, qué hacemos? Seguro que lo has adivinado, preparamos y enviamos la mercancía. Esta tarea es bastante mecánica, pero no debemos olvidar ninguno de los pasos a seguir: 1. Localización de la mercancía en almacén. Buscaremos la mercancía en el almacén y la llevamos a la zona de preparación. 2. Embalaje. El objetivo del mismo es proteger y agrupar la mercancía. 3. Pesado. Esta tarea se suele realizar para previsiones en el manejo y transporte de la mercancía. Los medios humanos y materiales necesarios para movilizar la mercancía variarán notablemente en función de su peso. 4. Etiquetado. Todos los paquetes deben ir correctamente identificados con su etiqueta, indicando el contenido, así como todos los datos referentes al pedido al que pertenecen y lugar de entrega. 5. Agrupación de paquetes. Todos los paquetes que correspondan al mismo pedido se colocarán agrupados y separados del resto para evitar equivocaciones. 6. Preparación de documentos de control. Es el momento de elaborar el albarán de entrega de la mercancía (del cual se entregará copia al cliente, previa firma y conformidad del mismo), y la carta de portes. 7. Entrega al transportista. Se procede a entregar la mercancía al transportista, el cual firmará la hoja de portes y el listado de mercancía que se le entrega. Este se encargará de llevar la mercancía a su punto de destino (el indicado por el cliente). Para el transporte de la mercancía, las empresas pueden utilizar medios propios o contratar los servicios de empresas dedicadas a ello (empresas de transporte o de mensajería). Es importante que recordemos que el transporte incidirá en el precio final de la mercancía, dado que tiene un coste que en muchos casos debe ser asumido por el cliente. Autoevaluación Indica cual de las siguientes afirmaciones es falsa: La expedición de mercancías consiste únicamente en entregarle las mismas al transportista. El embalaje, pesado y etiquetado de la mercancía forman parte del proceso de expedición. La expedición de mercancías implica tener que elaborar algunos documentos. El transporte de la mercancía puede afectar al precio de la misma.

148 4.5.- La factura emitida. Cuándo tenemos que emitir la factura y cuándo tenemos que entregársela al cliente? Probablemente hayas pensado que ambas cosas se llevan a cabo en el mismo momento, pero no te precipites! ahora lo veremos detenidamente. Es importante destacar que existen algunos supuestos en los cuales no existe obligación de emitir facturas. Son los siguientes: 1. Cuando la operación sea realizada por comerciantes minoristas a los que se les aplique el régimen especial de recargo de equivalencia. 2. Cuando se trate de operaciones exentas del impuesto sobre el valor añadido, excepto las operaciones relacionadas con servicios sanitarios y de hospitalización y las entregas de bienes inmuebles. 3. Cuando la operación se realice por un sujeto pasivo que tribute por el régimen especial simplificado del IVA (también conocido como sistema de módulos). 4. Cuando la operación se realiza por un agricultor, ganadero o pescador acogido al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca del IVA. 5. En las operaciones financieras y de seguros. 6. Otros casos que autorice del Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria. Plazos de expedición y envío de facturas Con carácter general: Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, la factura deberá expedirse y enviarse en el momento en que se realice la operación. Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido operación. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición. En caso de facturas recapitulativas: Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, las facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas y enviarse en el momento de su expedición. Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la expedición de las facturas deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición. PLAZOS DE EXPEDICIÓN Y ENVÍO DE LAS FACTURAS DESTINATARIO PLAZO DE EXPEDICIÓN PLAZO DE ENVÍO No empresario ni En el momento de En el momento de su profesional realizar la operación. expedición. En general Empresario profesional Antes del día 16 del mes o Un mes a partir de la fecha siguiente al de la de expedición. operación.

149 El último día del mes en el que se hayan No empresario ni En el momento de su efectuado las profesional expedición. operaciones que se En caso de facturan. facturas recapitulativas Antes del día 16 del mes siguiente al mes en el Empresario o Un mes a partir de la fecha que se hayan efectuado profesional de expedición. las operaciones que se facturan. Formas de remisión de las facturas Las facturas pueden ser remitidas por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos siempre que el destinatario haya dado su consentimiento y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, en particular, para la facturación electrónica: -Controles de gestión que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta. -Firma electrónica avanzada -Intercambio electrónico de datos (EDI) -Otros medios validados con carácter previo por la AEAT Autoevaluación Un empresario compra mercancías el día10 de Abril. Cuando termina el plazo que tiene el proveedor para emitir y entregar la factura? El proveedor tendrá que emitir y entregar la factura el día de la compra, es decir el 10 de Abril. El plazo de emisión y de entrega terminan ambos el 10 de Mayo. El plazo de emisión termina el 10 de Mayo y el de entrega el 16 de Mayo. El plazo de emisión termina el 16 de Mayo y el de entrega el 16 de Junio. Los empresarios o profesionales están obligados a conservar las copias de las facturas durante el plazo de 4 años, de acuerdo con la Ley General Tributaria. No obstante, la legislación mercantil establece que "los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales especiales."

150 Así el plazo de 4 años señalado en la LGT lo fija en 6 años la legislación mercantil, ya que los justificantes de un ejercicio pueden haber desaparecido cuando una inspección de la AEAT esté comprobando el mismo, ya que, el plazo de prescripción empieza a contarse desde el día siguiente al último del plazo voluntario de declaración.

151 5.- Elaboración de documentos de compraventa. Caso práctico Matilde ha llegado hoy tarde del trabajo. Le comenta a Jaime que el retraso se debe a que ha tenido que preparar a última hora varias facturas, y en el último momento han detectado que había unos errores en los albaranes de dichas facturas. -Sé que ya estarás muy cansada hoy, pero mañana me gustaría que me expliques como tengo que elaborar todos esos documentos en mi empresa. Le comenta Jaime. -No te preocupes, ya verás que no es tan complicado. Solo tienes que elaborarlos con mucho cuidado y teniendo en cuenta todo lo que yo te explique. Le responde Matilde. -Si es que eres una joya. Anda, siéntate a descansar mientras termino de preparar la cena. Ya conoces muchos de los documentos que se originan en los procesos de compraventa, y ha llegado el momento de que aprendas a elaborarlos. De todos ellos, los únicos documentos estrictamente necesarios, y por tanto, los que realizarás s con más frecuencia en el ámbito empresarial, son: el pedido, el albarán y la factura. Por ello, nos centraremos de momento en la elaboración de los mismos. El pedido, el albarán y la factura son tres documentos que están interrelacionados. Se expiden en el orden en que los hemos enunciado, y cualquier error en alguno de ellos que no sea detectado a tiempo, se trasladará inevitablemente al documento o documentos posteriores. Es importante por tanto que seas cuidadoso a la hora de elaborarlos. Autoevaluación Un error en un albarán, que no sea detectado a tiempo, provocará errores en : El pedido. El pedido y la factura. No provocará errores en ningún documento. La factura.

152 5.1.- El pedido. Recuerdas las distintas vías a través de las cuales se podía formalizar el pedido? Ahora nos vamos a centrar en la elaboración de dos ellos: la nota de pedido y la carta de pedido. Como ya sabes, la nota de pedido es un impreso a través del cual se solicita el envío de mercancía a un proveedor. La nota de pedido es libre en cuanto a su formato, es decir, cada empresa podrá usar el diseño de la misma que prefiera, pero si es muy importante respetar un contenido mínimo: la identificación del comprador, del vendedor, de la mercancía, fecha y lugar de entrega y firma. En ocasiones en la propia nota de pedido se pueden indicar las condiciones de compraventa acordadas. Es importante numerar todos los pedidos, albaranes y facturas. Ello nos ayudará en el control de toda la documentación del proceso de compraventa. La carta de pedido es una comunicación forma y como tal su confección ha de ser cuidada. Pese a se un medio menos rápido que la nota de pedido, nos ofrece la ventaja de poder concretar de manera más detallada las condiciones de la compra. Los datos que debe contener son, como mínimo, los mismos que la nota de pedido. Tanto en el caso de la nota de pedido, como en la carta, lo normal es emitir dos copias del documento, una para el comprador y otra para el vendedor. Para ver el proceso de gestión de la compraventa vamos a ir desarrollando en la unidad un ejemplo. Las imágenes ampliables de los siguientes apartados ilustrarán este ejemplo. Los datos de partida son los siguientes: La empresa Comermati S.L., con CIF B y domicilio en Calle Sol Naciente número 9 de Granada ha realizado un pedido el día 21 de Noviembre de 2011 a su proveedor Industrias Alimentarias S.A., con CIF A , y domicilio en Calle Ladera número 7 de Málaga. Los artículos solicitados en dicho pedido son: 40 cajas de leche. Referencia 1518M. Precio unidad: 2,70 euros. 10 cajas de atún en conserva. Referencia 18T. Precio unidad: 8,50 euros. Las condiciones acordadas entre ambas partes para la compraventa son: descuento comercial del 5% en la leche y del 2% en el atún. Lugar de entrega: domicilio del comprador en 3 días laborables máximo. La compra está gravada con el 8% de IVA. El pago será al contado. A continuación se muestran dos ejemplos de nota y carta de pedido.

153 5.2.- El albarán. Como bien recordarás, el albarán es el documento que acredita la salida de mercancía del almacén, pero piensas que tiene además alguna otra finalidad? Claro que sí, veámoslo a continuación. El albarán es el documento mercantil que acompaña al género en el momento de su entrega al comprador, y que incluye una relación detallada de los bienes y/o servicios que se entregan. Dicho documento constituye el elemento de prueba esencial a los efectos de acreditar la entrega. Es muy importante que la persona encargada de recepcionar la mercancía la examine a su llegada y compruebe que se corresponde exactamente con lo que figura en el albarán. Al igual que ocurre con la nota de pedido, el formato del albarán es libre, pero es muy recomendable que contenga al menos la siguiente información: identificación de las partes, número del documento, fecha y lugar de emisión y de entrega de la mercancía, e identificación detallada de la mercancía. Podemos distinguir dos tipos de albaranes: 1. Albarán valorado. Es aquel en el se especifica el precio unitario de las mercancías. En ocasiones, aparecen también reflejados en el mismo los descuentos y gastos adicionales, aunque esto no es muy frecuente. 2. Albarán no valorado. Es aquel en el que indica únicamente la mercancía objeto de la compraventa, sin entrar en detalles de precio. Tanto los de un tipo como los del otro son correctos en la práctica habitual. Cada empresa decidirá como desea elaborarlos. No olvides nunca la importancia de que el documento sea firmado por el comprador como declaración de conformidad con la entrega. Siguiendo con el ejemplo planteado en el apartado anterior, en la siguiente imagen puedes ver un posible formato de albarán. Autoevaluación Un albarán en el que no se especifique el precio unitario de los artículos será incorrecto y no tiene validez. Falso. Verdadero.

154 5.3.- La factura. Recuerdas todo lo que hemos estudiado hasta ahora sobre las facturas? Y sobre los gastos y descuentos en la compraventa? Perfecto, ya ha llegado el momento de aplicarlo a la práctica. Los datos para confeccionar la factura se obtienen del albarán, que previamente habrá sido firmado por el cliente, dando así su conformidad al mismo. Recuerda incluir todos los datos que hemos estudiado como obligatorios en el contenido de la factura. El primer paso consiste en calcular el importe bruto de la factura, que se obtiene multiplicando el precio unitario del producto por el número de unidades adquiridas. Una vez obtenido el importe bruto, debemos restarle la cantidad correspondiente a los descuentos que se hayan acordado para esos productos, y posteriormente añadiremos los gastos accesorios a la operación. Por último, solo nos queda añadir al resultado obtenido la cuota correspondiente de IVA. Debes tener en cuenta que los gastos que van incluidos en la facturan (transporte, seguros...) tributan al mismo tipo impositivo de IVA que las mercancías a que van asociadas. En el caso de que existan artículos con distintos tipos impositivos en la misma factura, debemos repartir proporcionalmente los gastos de la compra entre el importe bruto de cada tipo de artículos. En la siguiente imagen puedes ver el proceso que se sigue para el cálculo de la factura. Pincha sobre ella para verla en detalle. Cálculo de la factura Resumen textual alternativo En la siguiente imagen verás el resulta final de la factura correspondiente al ejemplo planteado en la unidad.

155 Autoevaluación Si una empresa realiza una compra de 100 cajas de agua, dicha mercancía estará gravada con el 8 % de IVA, y los gastos de portes de dicha mercancía tributarán al: 18 % porque es el tipo general. 0 % porque los portes no llevan IVA. Dependerá de la empresa que realice el transporte. 10 % al igual que la mercancía comprada.

156 5.4.- La factura rectificativa. Cómo podemos modificar una factura que ya ha sido confeccionada y emitida? Solamente podremos modificarla a través de una factura rectificativa. La factura rectificativa es un documento que se emite para la corrección de una factura original. Se expedirá factura rectificativa en los siguientes casos: - En los casos en que la factura no cumpla alguno de los contenidos mínimos. - Cuando se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA. - Cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente. Cuando la modificación sea consecuencia de la devolución mercancías, de envases o embalajes, no será necesario expedir factura rectificativa, sino que se podrá practicar la rectificación en la próxima factura que tenga el mismo destinatario restando el importe de las mercancías, de los envases o de los embalajes devueltos, del importe de dicha operación posterior. La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición, siempre que no hubieran transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto. Las facturas rectificativas deberán cumplir con el contenido mínimo de las facturas ya estudiadas y además se deberá tener en cuenta lo siguiente: - Deberán emitirse en una serie diferente al resto de las facturas. - Deberá indicarse que se trata de una factura rectificativa. - Descripción de la causa que motiva la rectificación. - Se identificará la factura rectificada (Número y fecha). Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas. No obstante, cuando la modificación de la base imponible tenga su origen en la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones (rappels), así como en los demás casos en que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, no será necesaria la identificación de las facturas rectificadas, bastando la determinación del periodo al que se refieran. Ejemplo de factura rectificativa.

157 5.5.- Libros registro de facturas recibidas y facturas expedidas. Qué otras obligaciones tienen que cumplir los empresarios en relación al proceso de compraventa? Loa empresarios y profesionales sujetos pasivos del IVA están obligados a llevar los libros de registro de facturas emitidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias. Los libros de registro deben cumplir unos requisitos formales: Deben ser cumplimentados por orden de fechas, con claridad y exactitud. No se pueden dejar filas en blanco. No se podrán realizar tachaduras ni raspaduras. Las páginas deben estar numeradas correlativamente. Los errores u omisiones deben salvarse a continuación inmediatamente que se adviertan. Las anotaciones deben hacerse expresando los valores en euros. 1. Libro registro de facturas expedidas. En este libro se registrarán tanto las facturas completas como las simplificadas que la empresa emita, incluso por operaciones exentas y de autoconsumo, indicando los siguientes datos: 1. Serie y número. 2. Fecha de expedición. 3. Fecha de realización de la operación (si es distinta de la fecha de expedición). 4. Apellidos y nombre o razón social del destinatario. 5. NIF del destinatario. 6. Base imponible. 7. Tipo impositivo de IVA. 8. Cuota repercutida. Las facturas expedidas se anotarán en el libro registro, de forma individual una a una, aunque existe la posibilidad de agrupar varias facturas en un asiento resumen siempre que se cumplan, simultáneamente todos los requisitos siguientes: - Que las facturas agrupadas estén numeradas correlativamente. - Que tengan la misma fecha de expedición. - Que en las facturas agrupadas en el asiento resumen no sea obligatoria la identificación del destinatario (es decir, facturas simplificadas en las que no se haya identificado al comprador). - Que a todas las facturas agrupadas en el asiento resumen se les aplique el mismo tipo de IVA. En estos asientos resúmenes se hará constar, el número inicial y final de las facturas agrupadas, la fecha de expedición, la base imponible global, el tipo impositivo y la cota repercutida global Por otra parte, una misma factura podrá registrarse en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a tipos de IVA distintos. Se anotarán siempre de forma separada, las facturas rectificativas. Modelo 1 de LIBRO REGISTRO DE FACTURAS EXPEDIDAS LIBRO REGISTRO DE FACTURAS EXPEDIDAS Serie y Nº Fecha de Fecha de expedición operación Destinatario (Cliente) NIF Base Imponible (Destinatario) Tipo de IVA Cuota de IVA

158 Modelo 2 de LIBRO REGISTRO DE FACTURAS EXPEDIDAS LIBRO REGISTRO DE FACTURAS EXPEDIDAS Serie y Nº Fecha exped. Fecha oper. Destinatario NIF (Cliente) Base Imponible por tipos Cuota de IVA por tipos Total Cuota Total IVA Fra. Repercutido 0% 4% 10% 21% 4% 10% 21% Ejemplo de libro de facturas expedidas cumplimentado. 2. Libro registro de facturas recibidas. En este libro se anotarán las facturas recibidas y documentos de aduanas recibidos correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el desarrollo de la actividad empresarial. Las facturas y documentos de aduanas recibidos se deberán numerar correlativamente por el receptor en el mismo orden en que los reciba y será este mismo orden el que se anotarán una a una en el libro registro de facturas recibidas, con indicación de los siguientes datos: 1. Número de recepción. 2. Serie y número de la factura (no obligatorio, pero si conveniente). 3. Fecha de expedición. 4. Fecha de realización de la operación (si es distinta de la fecha de expedición). 5. Apellidos y nombre o razón social del expedidor (vendedor). 6. NIF del expedidor (vendedor). 7. Base imponible. 8. Tipo impositivo de IVA. 9. Cuota soportada. Pueden agruparse en un asiento resumen varias facturas recibidas, siempre que se cumplan simultáneamente todos los requisitos siguientes: Las facturas se hayan recibido en la misma fecha. Sean del mismo proveedor. El importe de cada factura individual no supere los 500 (IVA no incluido) El importe total del conjunto de las facturas agrupadas no supere los (IVA no incluido).

159 En estos asientos resúmenes se harán constar los números de recepción inicial y final de las facturas agrupadas, la fecha de recepción, nombre y NIF del expedidor, la base imponible global y la cuota global. Por otra parte una misma factura recibida podrá registrarse en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos de IVA. Se anotarán siempre de forma separada, las facturas rectificativas. Según el art. 49 de LIVA los recibos del Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca, deberán registrase en un libro registro especial que cumpla con los mismos requisitos que el libro registro de facturas recibidas. Modelo 1 de LIBRO REGISTRO DE FACTURAS RECIBIDAS LIBRO REGISTRO DE FACTURAS RECIBIDAS Nº de Fecha de Fecha de Recepción expedición operación Expedidor (Proveedor o Acreedor) NIF Base Imponible (Expedidor) Tipo de IVA Cuota de IVA Modelo 2 de LIBRO REGISTRO DE FACTURAS RECIBIDAS Nº Serie Recepción y Nº Fecha exped. LIBRO REGISTRO DE FACTURAS RECIBIDAS Fecha oper. Expedidor NIF (Provee. o Acree.) Base Imponible por tipos Cuota de IVA por tipos 0% 4% 10% 21% 4% 10% 21% Total Total Cuota Fra. IVA Soport. Ejemplo de libro de facturas recibidas cumplimentado. Autoevaluación En los libros de registro de facturas emitidas y recibidas podemos dejar líneas en

160 blanco por si se nos olvida anotar alguna factura: Falso. Verdadero.

161 5.6.- Aplicaciones informáticas de facturación. Hasta ahora has estudiado gran parte de los documentos administrativos que se generan en la compraventa. Crees que sería lógico y racional realizar todos ellos a mano? Por supuesto que no. El trabajo cotidiano de la empresa en general, y de los procesos administrativos en particular, gana en eficiencia cuando se realizan con el apoyo de medios informáticos. Las empresas pueden elegir distintas alternativas a la hora de seleccionar el tipo de aplicaciones que utilizarán para la gestión del proceso de compraventa: 1. Usar aplicaciones informáticas de propósito general. Son los conocidos como paquetes integrados, tipo OpenOffice o Microsoft Office. Suelen incluir procesador de textos, hoja de cálculo, bases de datos y programa de presentaciones. Todas las aplicaciones están conectadas entre sí, de manera que la introducción de datos en una de las aplicaciones es válida para las demás. Este tipo de aplicaciones están indicadas para pequeñas empresas comerciales, y a través de ellas se mecanizan tareas como: correspondencia, contratos, pedidos, albaranes, facturas, ficheros de clientes y proveedores, etc. Entre las ventajas que presentan, destacan su bajo coste (o incluso gratuitas en el caso de OpenOffice), relativa facilidad de manejo, y gran capacidad de adaptación a las necesidades del usuario. 2. Usar aplicaciones específicas de gestión. Se suelen denominar programas de facturación y normalmente son paquetes informáticos que desarrollan todo el proceso de gestión de la compraventa de forma automática a partir de los datos iniciales de clientes, proveedores, productos y condiciones de compraventa. En el mercado podemos encontrar desde paquetes muy económicos y sencillos (para microempresas ), hasta paquetes muy complejos que incluyen la gestión integral de fabricación y almacenaje (destinados a grandes empresas). Estas aplicaciones suelen ser la mejor alternativa para muchas empresas dado que su coste es asequible y facilitan enormemente la gestión del proceso completo de compraventa. 3. Usar aplicaciones específicas diseñadas a medida. A través de estas aplicaciones se controla la gestión integral de una empresa, desde la planificación estratégica hasta la gestión operativa. Suelen ser soluciones modulares, siendo uno de los módulos que la componen el de gestión de la compraventa. Normalmente son usadas en grandes empresas. Entre sus ventajas destacan la capacidad para gestionar todos los ámbitos de la empresa de manera personalizada, ya que se crean a medida. El mayor inconveniente que presentan es su elevado coste. Para saber más En el siguiente enlace encontrarás la oferta de aplicaciones informáticas de facturación de la marca Sage SP. Aunque existen muchas marcas en el mercado, esta es una de las más utilizadas. En la web de Sage SP tienes incluso la posibilidad de descargar versiones demostrativas de algunos de sus programas. Aplicaciones informáticas de facturación.

162 6.- Gestión de clientes y proveedores. Caso práctico Jaime está muy contento porque ya conoce muchos aspectos de la gestión de su negocio. Sin embargo, últimamente hay varias preguntas que le rondan en la cabeza: qué se realmente sobre mis clientes y proveedores? están satisfechos?, por qué perdí a aquel cliente? Es lógico que Jaime se cuestione esos temas, la gestión de las relaciones con clientes y proveedores es vital en cualquier empresa. Ten en cuenta que no es necesario que una empresa tenga muchos clientes y proveedores para que la gestión de los mismos sea pronto caótica, y la obtención de información valiosa para el crecimiento de la empresa sea difícil. Gestionar de manera eficiente la relación con clientes y proveedores es fundamental para la supervivencia y el crecimiento de la empresa. La gestión de clientes y proveedores consiste en una estrategia global encaminada a obtener la máxima información posible sobre ellos, especialmente sobre su comportamiento y sus necesidades. La finalidad de ello es establecer relaciones duraderas y permanentes en unas condiciones que satisfagan a ambas partes. Algunos de los métodos de recogida de la información necesaria son los siguientes: Trabajo de campo: consiste en la recogida de información directa, facilitada por el propio cliente o proveedor en los procesos de negociación llevados a cabo con ellos. Empresas de información comercial y bases de datos: nos referimos a empresas que suelen recoger información del Registro Mercantil y los cruzan con bases de datos de incidencias financieras, judiciales, etc. Entidades financieras: nuestro banco de confianza puede ayudarnos en la búsqueda de información dado que normalmente tienen acceso a bases de datos a las que nosotros no. Además, con frecuencia disponen de información por experiencia propia con ellos, o a través de terceros (otros clientes, otros bancarios amigos...). Internet: es una fuente de información gratuita y que en ocasiones nos proporciona datos valiosos (boletines oficiales, foros...). El tratamiento de toda la información recopilada se puede llevar a cabo de varias maneras, siendo las más frecuentes los paquetes informáticos de gestión, las bases de datos y las típicas fichas en papel de clientes y proveedores. Cada empresa decidirá cual o cuales de dichos medios va a utilizar, pero en cualquier caso es de vital importancia someter a continuas revisiones y actualizaciones la información de que disponemos.

163 Para saber más El siguiente enlace te llevará a la página web de Openoffice, donde encontrarás varias aplicaciones de software libre y gratuito. Entre ellas se incluye una base de datos. Sería interesante que le eches un vistazo para ver cómo funciona. Base de datos Openoffice.

164 6.1.- La ficha de clientes. Cuál es la principal fuente de ingresos de una empresa? Claro que si!, sus clientes. Cuanto mejor conozcamos a nuestros clientes, mejor podremos satisfacer sus necesidades. No debemos olvidar que transformar a un cliente en un cliente fiel es cinco veces menos costoso que atraer un cliente nuevo. Quizá te preguntes qué información exactamente debo recopilar sobre cada cliente?. La respuesta es clara y sencilla, cuanta más información mejor. Como datos mínimos de partida es importante recoger los siguientes: Datos fiscales y de contacto del cliente. Artículos que demanda usualmente y características deseadas para los mismos. Condiciones particulares acordadas con el cliente en la negociación (descuentos, gastos accesorios, forma de pago, plazos de entrega...). Normalmente, en "observaciones" indicaremos toda la información adicional recopilada y que pueda ayudar a favorecer nuestra relación con el cliente. El formato de la ficha de clientes es libre y cada empresa adaptará el mismo a sus necesidades. A continuación te proponemos un modelo de ficha de clientes que te puede servir de referencia. Podrás observar que los datos recogidos en la misma se corresponden con los del ejemplo que venimos desarrollando en la unidad. Llegados a este punto, es muy importante que tengas en cuenta la Ley Orgánica de Protección de Datos. Una de tus obligaciones es salvaguardar la seguridad de los datos de tus clientes. Para saber más En el siguiente enlace te encontrarás una recopilación de la información más relevante en cuanto a las obligaciones de las empresas en materia de protección de datos. Obligaciones en materia de protección de datos

165 6.2.- La ficha de proveedores. Recuerdas el proceso que seguíamos para seleccionar a nuestros proveedores? Ahora que ya hemos determinado cuales serán nuestros proveedores, es muy importante recopilar toda la información de que disponemos acerca de ellos. No olvides que los proveedores que posea una empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta. El contar con buenos proveedores no sólo significa contar con productos de calidad y, por tanto, poder ofrecer productos de calidad, sino también la posibilidad de tener bajos costos, o la seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez que se requieran. Debemos crear una base de datos (ya sea en formato de fichas, o informatizado) donde tendremos a nuestros proveedores, identificándolos por su mejor producto y cualidad, esto nos ayudará a seleccionarlos dependiendo de nuestras necesidades. Hay proveedores que no son cruciales, pero otros son de vital importancia puesto que repercuten en los resultados de costos de la empresa. Es muy importante evaluar continuamente nuestra relación con cada proveedor, y actualizar toda la información relativa al mismo. Para ello, se realiza periódicamente una comprobación efectiva de que el proveedor mantiene regularmente la calidad de los productos y servicios solicitados No podemos convertir a ningún proveedor en imprescindible. Si un proveedor excelente empieza a fallar en la satisfacción de tus necesidades, habla tranquilamente con él, para saber si tiene algún problema. Si esos fallos de servicio se mantienen en el tiempo, quizá haya llegado la hora de cambiar de proveedor. Al igual que ocurría con la ficha de clientes, la ficha de proveedores tendrá un formato libre, adaptado a las necesidades propias de cada empresa. Siguiendo con nuestro ejemplo, proponemos un posible modelo. Autoevaluación Es necesario actualizar la información de que disponemos sobre nuestros proveedores? Solo si el proveedor cambia los precios de sus productos. No es necesario. Ya se anotaron todos los datos cuando lo elegimos como proveedor. Depende de cada empresa, pero no es algo de vital importancia. Si. Debemos evaluar continuamente nuestra relación con el y actualizar los datos.

166 Anexo.- Licencias de recursos. Licencias de recursos utilizados en la Unidad d Recurso (1) Datos del recurso (1) Recurso (2) Autoría: Latinstock. Licencia: Uso Educativo no comercial para plataformas públicas de FpaD. Procedencia: Latinstock. Autoría: Latinstock. Licencia: Uso Educativo no comercial para plataformas públicas de FpaD. Procedencia: Latinstock. Autoría: Latinstock. Licencia: Uso Educativo no comercial para plataformas públicas de FpaD. Procedencia: Latinstock. Autoría: Latinstock. Licencia: Uso Educativo no comercial para plataformas públicas de FpaD. Procedencia: Latinstock. Autoría: Latinstock. Licencia: Uso Educativo no comercial para plataformas públicas de FpaD. Procedencia: Latinstock. Autoría: Latinstock. Licencia: Uso Educativo no comercial para plataformas públicas de FpaD. Procedencia: Latinstock. Autoría: Latinstock. Licencia: Uso Educativo no comercial para plataformas públicas de FpaD. Procedencia: Latinstock.

167 Autoría: Patrick Isenegger. Licencia: GNU. Procedencia:

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169 1.- Organización de la empresa. Caso práctico Jaime quiere poner en marcha su tienda de comestibles, pero aunque va a ser pequeñita y sólo van a trabajar dos personas, piensa en qué van a tener que realizar cada uno de ellos diversas tareas. Primero deberá planificar los diversos trabajos que realizará cada uno (vender, comprar, llevar las cuentas económicas, gestionar los temas laborales, etc.) y posteriormente dividir esas tareas entre los dos. Para saber más En este enlace descubrirás que una empresa mal estructurada es sinónimo de caos y falta de eficacia. Te indicarán qué es una buena organización de una empresa y los pasos a seguir para su consecución. Cómo organizar correctamente su empresa

170 1.1.- Concepto de empresa y objetivos de la empresa. Como jefe o jefa de tu propia empresa y responsable de la misma, deberás coordinar todos los elementos que sirven para poder vender o prestar servicios (bienes, maquinaria, trabajadores y trabajadoras, etc.). Todos estos elementos que deben ser combinados se llaman elementos productivos. Y con todo ello intentarás conseguir el principal objetivo que se marca una empresa: obtener un beneficio. Una empresa es la combinación de varios elementos productivos, coordinados y bajo la dirección de un gerente o empresario/empresaria con el objetivo de obtener un beneficio. En la propia definición dada de empresa te indicaba que el principal objetivo de la empresa es obtener un beneficio. Pero en muchas empresas, además de ese objetivo, los empresarios y empresarias buscan otros objetivos, fundamentalmente sociales. El empresario o empresaria también obtiene satisfacción: Por la creación de puestos de trabajo. Por servir al desarrollo de la comunidad. Por poner a disposición de clientes un producto o servicio. Por reactivar económicamente una zona deprimida, etc. Además de los elementos productivos, que ya te he relacionado, y que podríamos llamar elementos internos, la empresa necesita de una serie de elementos externos para su existencia, son los siguientes: Los clientes.- Son los consumidores o usuarios de los bienes y servicios que produce la empresa. Sin ellos las empresas no podrían vender sus productos. Los proveedores.- Son aquellas empresas que suministran los materiales necesarios para que las empresas puedan producir o vender sus productos. La administración pública.- Son muchas las relaciones que las empresas van a tener con las administraciones públicas: con la Seguridad Social, Hacienda, Ayuntamientos, etc. Otros: En muchos casos las empresas deberán servirse de otras para la consecución de sus objetivos: bancos, empresas de transportes, gestorías administrativas, etc.

171 1.2.- Organización de la empresa. Cuando te hablaba del concepto de empresa, señalaba que los elementos productivos (bienes, maquinaria, trabajadores y trabajadoras, etc.) debían de estar combinados y coordinados, en definitiva, organizados. Para que la empresa consiga sus objetivos se deben organizar de forma eficaz todos los elementos productivos. Cómo se consigue organizar una empresa? Se consigue dividiendo las funciones y tareas de la empresa en departamentos. Cada departamento, por tanto, tendrá unas funciones y fines concretos, pero estando coordinado con los demás. Cada empresa se organiza dependiendo de su tamaño y necesidades, cuanto más grande y más necesidades tenga, más departamentos tendrá. Esta organización se podrá representar mediante un organigrama. Un organigrama es la representación gráfica de la estructura interna de una empresa. A continuación te presento un organigrama tipo de una empresa donde aparecen los departamentos y las secciones o funciones que pueden abarcar cada uno de ellos: Organigrama funcional de una empresa Funciones de los departamentos: 1. Departamento Financiero-Administrativo.- Le corresponden las funciones de búsqueda de recursos económicos y las tareas administrativas, como gestión de la correspondencia, contabilidad, gestión de cobros y pagos, etc. 2. Departamento Técnico.- Tareas relativas a la fabricación de productos y el mantenimiento, desarrollo y control del proceso productivo. 3. Departamento Comercial.- Venta, publicidad, distribución de los productos y servicios. Así como la compra y almacenamiento de los bienes necesarios para la puesta a la venta de los productos. 4. Departamento de Recursos Humanos.- Desde este departamento se gestionará todo lo relativo a los trabajadores y trabajadoras de la empresa: selección, contratación, formación, nóminas, seguros sociales, etc. Dependiendo del tamaño de la empresa, cada departamento se podrá subdividir en secciones para atender con más eficacia las tareas y funciones encomendadas. En otras ocasiones las empresas no tendrán que utilizar algunos de los departamentos señalados (ejemplo: las empresas de servicios no necesitarán una sección de producción o fabricación, ya que no realizan esa función, piensa en una empresa de transporte o en un comercio).

172 1.3.- Tipos de empresa. Las empresas se clasifican, fundamentalmente, en base a tres criterios: según el sector de actividad, según el tamaño de la empresa y según la forma jurídica: 1. Según la actividad empresarial: 1. Empresas extractivas.- extraen de la naturaleza productos que se deberán transformar (podemos señalar como empresas extractivas las empresas forestales, ganaderas, agrícolas, mineras y pesqueras). 2. Empresas industriales.- transforman los productos recibidos de las empresas extractivas (como por ejemplo una fábrica conservera, una carpintería, una fábrica de coches, etc.). 3. Empresas de servicios.- prestan servicios (como bancos, transportes, abogados, etc.) o ponen a disposición de los consumidores productos recibidos de las empresas extractivas o industriales (empresas comerciales como supermercados, tiendas de electrodomésticos, jugueterías, etc.). 2. Según el tamaño de la empresa: 1. Microempresa.- empresas con 10 o menos trabajadores/trabajadoras. 2. Empresa pequeña.- empresas de 11 a 50 trabajadores/trabajadoras. 3. Empresa mediana.- de 51 a 250 trabajadores/trabajadoras. 4. Gran empresa.- más de 250 trabajadores/trabajadoras. 3. Según la naturaleza jurídica: 1. Personas Físicas.- Carecen de personalidad jurídica propia. Se encuadran aquí el Empresario individual, la Comunidad de Bienes y la Sociedad Civil. Tienen responsabilidad ilimitada. 2. Personas Jurídicas.- Tienen personalidad jurídica propia. Aquí podemos agrupar las Sociedades Mercantiles y las Sociedades Mercantiles Especiales. Tienen responsabilidad limitada (salvo excepciones como las Sociedades Colectivas o los socios colectivos en las Sociedades Comanditarias).

173 Para saber más Accede a este enlace y podrás saber el número de empresas activas en España según el número de trabajadores, la forma jurídica y el año. Deberás seleccionar lo que te interesa conocer, por ejemplo: número de empresas en España en 2010 de 6 a 9 trabajadores/trabajadora y cuya forma jurídica sea Sociedad Anónima. Número de empresas activas en España Autoevaluación Relaciona cada función con el departamento correspondiente, escribiendo el número del departamento que corresponda a cada función: Ejercicio de relacionar Función Relación Departamento Fabricación 1. Financiero-administrativo. Almacén 2. Técnico. Nóminas 3. Comercial. Contabilidad 4. Recurursos Humanos. Enviar Autoevaluación Una sociedad con 55 trabajadores o trabajadoras y dedicada a la fabricación de cosméticos, se clasifica como: Empresa extractiva, pequeña y colectiva. Empresa industrial, mediana y colectiva. Empresa industrial, mediana, individual. Empresa de servicios, microempresa, colectiva.

174 2.- El departamento comercial de las empresas. Caso práctico Jaime, junto con su empleado, han decidido como dividirse las tareas. Dentro de la función comercial Jaime se encargará de las compras además de ayudar a su empleado en las ventas. No es fácil la tarea de comprar, ya que, además de planificar lo que se ha de comprar, se tiene que tener en cuenta que siempre debe haber productos para satisfacer las necesidades de los clientes. Por otra parte, en cuanto a ventas, la tienda de Jaime debe hacerse conocer entre los potenciales clientes y Jaime conocer las necesidades de esos clientes para proporcionarles los productos que demanden. Para saber más Accede a esta página web que nos habla de las necesidades de los clientes. En este enlace se nos describe los cinco tipos de necesidades según el sociólogo Abraham Maslow y apunta la necesidad de que un buen vendedor o vendedora debe ser un consultor o consultora de su cliente. Además podrás mirar otros enlaces sobre cómo identificar y satisfacer las necesidades del cliente. La venta a través del descubrimiento y la satisfacción de las necesidades de los clientes

175 2.1.- La organización comercial de la empresa. Recuerda que al área comercial les corresponde las funciones de venta, marketing y distribución; así como de las compras y almacenamiento de los bienes necesarios para la puesta en venta de los productos. Como queda claro, dentro del área comercial podemos distinguir dos secciones o departamentos claramente diferenciados: 1. Departamento de ventas: que incluye las funciones de ventas, marketing y distribución. 2. Departamento de compras: que incluye las funciones de compras y almacén. Cada empresa organizará el departamento comercial según sus actividades, necesidades y tamaño. En algunas empresas las funciones de almacén están incluidas en el departamento de compras, pero en otras están separados el departamento de compras y el departamento de almacén, pero, como veremos, deben de estar en perfecta conexión. Autoevaluación Relaciona cada función con el departamento correspondiente, escribiendo el número del departamento que corresponda a cada función: Ejercicio de relacionar Función Relación Departamento Marketing 1. VENTAS Almacén 2. COMPRAS Compras Distribución Enviar

176 2.2.- El departamento de compras. El aprovisionamiento. Funciones. El departamento de compras de una empresa está constituido por una o varias personas especializadas en una función fundamental: el aprovisionar a la empresa de los materiales necesarios para el desarrollo de su actividad en las mejores condiciones y al menor coste posible. Te pido ahora que te pongas en la situación de la persona que en tu casa está encargada de dar de comer a la familia. Esta persona será responsable, no sólo de cocinar, sino de realizar las compras para abastecerse de los productos necesarios para poder atender esta tarea. Pero no sólo esto, esta persona, para ahorrar tiempo y dinero, se aprovisionará de productos, pero no exclusivamente para un solo día, sino para varios días (tres días, una semana,...), por lo que tendrá la necesidad de almacenar en la despensa y el frigorífico los productos a utilizar con posterioridad. Esto mismo ocurre en las empresas. Por tanto dentro del departamento de compras una de las funciones fundamentales será el aprovisionar los bienes y materiales necesarios para el desarrollo de la actividad propia de la empresa (si se trata de una carpintería, además de la maquinaria necesaria para manipular la madera, deberá aprovisionarse de la madera necesaria para la realización de los diversos productos de una carpintería, pero además deberá tener una reserva de madera en su almacén para que no tenga problemas de parar la producción por no tener la materia prima). Para saber más Te he hablado del aprovisionamiento de las familias y de las empresas, pero el aprovisionamiento no sólo se queda en estos sectores. Imagínate una flota de barcos del ejército que están 20 días en alta mar. Cómo se abastecen de elementos tan esenciales como combustible, agua potable, alimentos, medicamentos, etc.? Si accedes a este enlace tendrás la respuesta. Buque de aprovisionamiento logístico

177 El aprovisionamiento: compras y almacén. Podemos definir el aprovisionamiento como el conjunto de actividades por el que las empresas se abastecen de los bienes, materias primas o mercaderías que servirán para fabricar o comercializar los productos que posteriormente pongan a la venta. Por tanto la gestión de aprovisionamiento tiene dos funciones fundamentales: 1. La adquisición de bienes (maquinara, mobiliario, etc.) y materiales necesarios para la elaboración (materias primas) o comercialización (mercaderías) de los productos. 2. Gestionar el almacenaje de los productos. Entendemos por almacén a aquel lugar físico donde se encuentran las materias primas o mercaderías en espera de ser utilizadas para la elaboración de productos o la venta de los mismos (a esto se le llama stoks o existencias). La importancia del almacén radica en su función de no quedar desabastecido de materias primas el proceso de elaboración o de mercaderías la venta de productos. Para saber más Accede a esta página y podrás saber más sobre el almacén de las empresas, qué es el almacén, los tipos de productos almacenados, etc. El almacén Autoevaluación De entre las siguientes funciones marca las que corresponden a la gestión de aprovisionamiento: Venta de productos. Adquisición de bienes. Gestión de almacén. Marketing. Mostrar retroalimentación

178 Funciones del departamento de compras. El departamento de compras tiene una tarea muy importante en la empresa: realizar las compras, tanto de bienes, materias primas o mercaderías. Esta función principal no es fácil y comporta un proceso: Piensa, por ejemplo, en la compra de tu móvil; antes de comprarlo has debido de pensar, qué características debe tener? cuánto te puedes gastar? dónde lo vas a comprar? cuánto tiempo van a tardar en entregártelo? Seguramente has elegido entre varios establecimientos, y entre varios móviles y has comprado el que más se adecua a tus necesidades, teniendo, por supuesto, en cuenta la calidad-precio. Todo este proceso, de una forma más amplia y formal, lo tiene que hacer el departamento de compras de las empresas. Podemos decir que los objetivos del departamento de compras son: Búsqueda y selección de proveedores (los proveedores son las empresas que suministran bienes, materias primas y mercaderías a otras empresas). Adquirir los materiales en la mejor relación calidad-precio. Conseguir los materiales a tiempo. Para saber más En este vídeo sobre la importancia que tiene el aprovisionamiento en la gestión de proveedores. En él podrás conocer las ventajas de una buena gestión de proveedores. Resumen textual alternativo Autoevaluación Uno de los siguientes objetivos no pertenece al departamento de compras: Conseguir los materiales a tiempo. Búsqueda y selección de proveedores. Adquirir los materiales en la mejor relación calidad-precio. Vender el máximo de productos.

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180 2.3.- El departamento de ventas. Funciones. La comercialización. Seguro que en alguna ocasión te has encontrado en alguna situación en que has tenido que vender algo (por ejemplo, un móvil, para comprarte otro mejor). Te has debido plantear varias cuestiones, como a qué precio lo quiero vender?, cómo se van a enterar los posibles compradores de que lo quiero vender? La función principal del departamento de ventas es la venta de los productos y servicios que fabrica, comercializa u ofrece la empresa. Para ello se realizan una serie de actuaciones para facilitar esa venta. Ese conjunto de actuaciones es lo que se llama marketing. Las empresas se han dado cuenta que una buena política de ventas es cada día más importante. Una eficaz estrategia de ventas, con un buen equipo de vendedores y vendedoras apoyados por un estudiado marketing, hará que la empresa consiga los resultados propuestos. Para saber más Accede a esta página y podrás introducirte en las funciones del departamento de ventas, dándole mucha importancia al seguimiento y control continuo de las actividades de compraventa, para, como se dice, no haya sorpresas. Cuál es la función de departamento de ventas?

181 La venta del producto. Para la empresa, la venta es una fuente de ingresos. Se puede decir que sin el resultado de la venta el resto de la actividad empresarial pierde sentido o conduce a una empresa en pérdidas. Se define la venta como el intercambio de satisfacción a través de productos y servicios, por dinero. En el departamento de ventas se planificará, organizará, administrará y controlará el sistema y personal de ventas. La dirección de ventas tendrá como funciones principales el diseño e implantación de la estrategia de ventas y la dirección del equipo de ventas. Los vendedores y vendedoras son una pieza fundamental en la empresa, son los que obtienen las ventas de la empresa. A parte de la venta propiamente dicha, los vendedores y vendedoras deberán buscar y seleccionar clientes y conocer perfectamente el producto que venden así como sus atributos. Son la imagen de la empresa Para saber más Accediendo a este enlace podrás conocer algunos aspectos de la venta, como la venta hoy en día, la actitud para vender, la preparación de la venta y conocer y confiar en el producto que vendemos. Cómo vender un producto?

182 El marketing. Seguro que si te pregunto qué es el marketing?, dirías que es la publicidad. No vas mal encaminado, ya que uno de los objetivos del marketing es la publicidad, pero no es el único. Además de la publicidad, el marketing se encarga del precio, del producto y de su distribución. Por tanto, una de las funciones del departamento de ventas será el marketing. Definimos el marketing como el conjunto de actividades de la empresa encaminadas al conocimiento y puesta a disposición de los clientes de los productos y servicios que ofrece la empresa. Los elementos que conforman el marketing son: 1. La comunicación.- Que a su vez está integrada por los siguientes elementos: Publicidad.- Conjunto de actividades que realiza la empresa utilizando los medios de comunicación (periódicos, radio, televisión, Internet,...) u otros medios (buzoneo, publicidad en bolsas, etc.), con el objetivo de dar a conocer el consumo de sus productos o servicios. Promoción.- Acciones, que por medios de incentivos, pretenden dar a conocer o aumentar el consumo de los productos o servicios de la empresa (descuentos, muestras gratuitas, regalos,...). El equipo de vendedores/vendedoras.- Son los encargados de vender. 2. El precio.- Es la cantidad que el cliente paga por un producto o servicio ofrecido por la empresa. El precio no siempre depende de la voluntad de la empresa, sino que, en muchas ocasiones, depende de la demanda del producto por los clientes, la competencia, etc. 3. El producto.- Se entiende como todo bien o servicio que es ofrecido por las empresas a los consumidores para satisfacer sus necesidades. 4. La distribución o comercialización del producto.- Es el camino que recorre un producto desde su extracción hasta la puesta a disposición del consumidor. Piensa en el trigo hasta que llega a la panadería. En este esquema vemos ese camino recorrido, conocido como canal de distribución: Empresa extractiva fábrica mayorista minorista consumidor Los mayoristas son las empresas que, sin transformar los productos, compran a las fábricas y venden exclusivamente a los minoristas. Los minoristas o detallistas son aquellas empresas que compran productos directamente a las fábricas o a los mayoristas para revenderlos a los consumidores finales (fruterías, tiendas de ropa, joyerías, etc.). Debes conocer En este mapa conceptual podrás visualizar un resumen de los elementos que componen el marketing. Elementos que componen el marketing.

183 Resumen textual alternativo Autoevaluación De los siguientes elementos marca los que corresponden al marketing. La distribución o comercialización del producto. El almacenamiento de los productos. La publicidad de los productos o servicios. El precio del producto o servicio. Mostrar retroalimentación

184 2.4.- Tipología de mercados, clientes, productos y servicios. Habrás pensado en alguna ocasión que los productos van evolucionando continuamente, piensa cómo eran las televisiones hace tan solo 10 años y cómo son ahora; así mimo los coches, los móviles, etc. También los clientes van evolucionando, las necesidades de compra no son las mismas hace unos años que las de ahora, así mismo las necesidades de compra de una persona joven que la de una persona mayor, las de una persona que viva en el polo norte que otra que viva en una zona desértica, etc. Las empresas deben esforzarse continuamente en crear productos y servicios para satisfacer las necesidades de sus clientes, necesidades que por otra parte, van evolucionando continuamente. Para ello las empresas deben conocer perfectamente los mercados a que van dirigidos sus productos y servicios, los diferentes tipos de clientes y los productos y servicios que comercializan o prestan. Para saber más Accede a esta página y podrás leer un artículo del cambio de las necesidades de los clientes y cómo las empresas deben esforzarse en conocer esas nuevas tendencias de consumo. Observar tendencias

185 Tipología de mercados. Si te pregunto, qué es un mercando?, me contestarías que es un lugar donde comerciantes presentan sus productos para ser vendidos a clientes. Efectivamente, en general es así. Pero no en todos los mercados se pueden ofrecer los mismos productos y servicios. Piensa, por ejemplo, en un mercado de artesanía, no sería lógico encontrarnos un abogado ofreciendo sus servicios. Se entiende por mercados al conjunto de clientes, potenciales o reales, a los que van destinados los productos o servicios que ponen a disposición las empresas. Se habla siempre de dos tipos de mercados: 1. Mercado de consumo.- Clientes que compran productos o servicios para su uso personal (coche, televisión, servicios de un médico,...). En este tipo de mercado la relación es de empresaconsumidor final. 2. Mercado industrial.- Necesidades de compra que las empresas tienen de productos y servicios para su propio desarrollo (materias primas, mercaderías, transportes,...). En este caso la relación es de empresa-empresa. Autoevaluación Relaciona cada actividad con su correspondiente tipo de mercado. Ejercicio de relacionar Actividad Compra de una pasta de dientes en un supermercado Relación Tipo de mercado 1. CONSUMO Compra de un empresario o empresaria en un feria de muestras 2. INDUSTRIAL Compra de hostelero u hostelera en Mercamadrid Compra de un televisor para tu casa Enviar

186 Tipología de clientes. Los clientes son las personas a las que las empresas les venden productos y servicios. Las empresas saben que no todos los productos o servicios que ofrecen satisfacen necesidades de todos los clientes. Según la edad, el sexo, el nivel económico, el lugar, etc., los clientes tendrán unas necesidades u otras. Podremos hacer una tipología de clientes dependiendo de: 1. La edad.- Hay muchos productos y servicios que no se pueden ofrecer a todas las edades. Lo juguetes, por ejemplo, van dirigidos a consumo por parte de niños y niñas. 2. El sexo.- Las empresas tiene muy claro esta diferenciación, pero no solo a la hora de desarrollar sus productos, sino también en la publicidad, en los envases, etc. Fíjate en la publicidad de una colonia, el formato cambia dependiendo de si es una colonia de mujer o de hombre, o el propio envase. 3. El nivel económico.- Hay productos que van dirigidos a una población de bajo nivel económico y productos dirigidos a una población de alto nivel económico. Un ejemplo de ello es la compra de un coche, un Ferrari, evidentemente será ofrecido a clientes de nivel económico muy alto. 4. El lugar.- También es un factor que tienen en cuenta las empresas. Siempre se ha dicho que es difícil vender un helado en el polo norte. Es muy común que en los países cálidos todos lo coches lleven aire acondicionado, pero no así en los países fríos. Esta gran variedad de tipos de clientes hace que muchos de los productos y servicios vayan solo destinados a determinados clientes. Para saber más Accediendo a esta página encontrarás una serie de artículos relaciones con clientes que compran una gama alta de vehículos, en concreto la marca Ferrari. Te recomiendo, sobretodo, el artículo donde se habla del tipo de persona que compra un Ferrari. Confesiones de un vendedor de Ferraris y de un mecánico.

187 Tipos de productos y servicios. Producto es todo objeto que puede ser comprado o vendido. Servicio es aquella prestación que satisface necesidades sin ser un bien físico. Aunque, tanto los productos como los servicios satisfacen necesidades de los consumidores, las empresas que venden productos proveen a los consumidores y consumidoras de un bien físico: un autoservicio, una joyería, una fábrica de automóviles..., cualquier empresa que venda bienes tangibles. Por el contrario las empresas que prestan servicios no ofrecen un bien físico, sino una satisfacción concreta que no se materializa en un objeto tangible, son actividades, usos y beneficios que se ofrecen. Ejemplos de empresas de servicios la tenemos en muchas actividades cotidianas: la reparación del coche, el transporte, los servicios médicos, el asesoramiento de un abogado, etc. Al hacer una tipología de productos y servicios podríamos hacer una lista interminable, ya que tanto unos como otros satisfacen necesidades de los consumidores y hay tantos productos y servicios como necesidades tengan los consumidores y consumidoras. Una clasificación clásica de los productos diferencia a éstos entre: Productos no duraderos.- se consumen de forma rápida (comida, pasta de diente, etc.). Productos duraderos.- se pueden utilizar varias veces (frigorífico, coche, etc.). En cuanto a los servicios, hay una clasificación que los diferencia entre: Servicios públicos.- Aquellos prestados por administraciones públicas (hospital, colegio, etc.). Servicios privados.- Aquellos prestados por empresas privadas (proyecto de un arquitecto, dentista privado, taller de reparación, etc.). Autoevaluación Qué entendemos por servicio? Aquella prestación que satisface necesidades sin ser un bien físico. La entrega de productos por parte de las empresas. Todo objeto que puede ser comprado o vendido. Aquella prestación que satisface necesidades siendo un bien físico.

188 3.- Conceptos y cálculos básicos en la actividad de compraventa (I). Caso práctico Una de las primeras compras que quiere realizar Jaime es la compra de un móvil para su nueva empresa y ha pedido presupuesto a dos tiendas de móviles. Las ofertas recibidas han sido las siguientes: Moviltrex: Sony 456T Precio: 130 euros. Gastos de transportes o envío: 10 euros. Gestionmóvil: Móvil Sony 456T Precio: 150 euros. Descuento: 20% sobre el precio. Sin gastos de transportes o envío. En qué empresa compraría el móvil a un coste más barato? En efecto, una cosa es el precio de un producto y otra cosa es lo que realmente te cuesta (coste de un producto). Jaime también se plantea el precio de venta que debe de poner a sus productos. Piensa que con el importe que obtenga de la venta de sus artículos, no sólo debe pagar lo que le ha costado a él esos artículos (precio de compra), sino que debe cubrir todos los gastos ocasionados por la puesta en funcionamiento de su negocio (luz, agua, gastos del trabajador, etc.) y además obtener un beneficio. Estas cuestiones y otras relacionadas vamos a tratarlas en este apartado y el siguiente, así como los cálculos que deberemos hacer en la facturación.

189 3.1.- Precio de compra y precio de venta. Cálculo del precio. Podemos definir el precio de compra como el importe que un empresario o empresaria paga por las materias primas o mercaderías que necesita para transformar o revender los artículos que fabrica o comercializa. Entendemos por precio de venta al importe hallado por la suma del precio de compra más los gastos soportados por la fabricación o comercialización de los artículos transformados o revendidos, más el beneficio que debe obtener el empresario o empresaria. Podríamos sintetizar el precio de venta en la siguiente ecuación: PVu = PCu + Gu + Bu PVu: Precio venta de cada unidad. PCu: Precio compra de cada unidad. Gu: Gastos unitarios soportados por la transformación o reventa de una unidad. Bu: Beneficio que obtiene el empresario por cada unidad vendida (suele aplicarse un porcentaje sobre la suma de la compra y los gastos). Ejercicio resuelto Jaime se ha gastado por la compra de un lomo 6 euros y los gastos soportados por la reventa ascienden a 4 euros, va a aplicar un 25 % de beneficio. A qué precio va a vender el lomo? Cuando hablamos de gastos que ha soportado por la transformación o reventa de productos nos referimos a otros gastos, que no son la materia prima o mercaderías, necesarios para la comercialización de sus productos, como son los gastos de personal, gastos de alquiler de local, gastos de luz, agua, teléfono, etc. Pero en la mayoría de las ocasiones, el comerciante no puede saber lo que le cuesta vender una sola unidad, sino el total de unidades que compra, con lo que para hallar el precio unitario de venta deberá utilizar la siguiente fórmula: PVu.- Precio venta unitario PCt.- Precio de compra total Gt.- Gastos totales Bt.- Beneficio total Q.- Unidades compradas Ejercicio resuelto Jaime ha comprado 1000 lomos, le cuesta 6 euros cada lomo y los gastos que le van a suponer su reventa (gastos del trabajador, gastos local, etc.) es de euros. El beneficio que quiere obtener por la venta de los lomos es del 25% a qué precio ha de vender cada lomo?

190 Ejercicio resuelto Un comerciante de alfombras ha comprado una partida de 500 alfombras al precio de 25 la unidad. Espera venderlas en tres meses y los gastos son los siguientes: Gastos de personal: ; luz, agua y teléfono: 350 ; alquiler local: 900 ; Otros gastos: 750. El comerciante aplica un 18 % de beneficio. A qué precio deberá vender cada alfombra?

191 3.2.- El beneficio. A lo largo de esta unidad ha aparecido en muchas ocasiones la palabra beneficio. Ya desde el inicio te decía que obtener beneficio es el objetivo de todo empresario o toda empresaria. Pero cómo sabe el empresario o la empresaria el beneficio que obtiene? Simplemente con la siguiente ecuación: BENEFICIO = INGRESOS - GASTOS Los ingresos son las ventas realizadas en un determinado periodo y su cálculo se halla multiplicando los precios de venta unitarios por el número de unidades vendidas: Ingresos = Precio venta unitario x unidades vendidas Los gastos son, como ya sabemos, las cantidades pagadas por la compra de materias primas, mercaderías o bienes y por los ocasionados por la transformación o reventa de los productos (gastos de personal, administrativos, luz, agua, teléfono, local, etc). Gastos = PCt + Gt Gastos = compra de materias primas, mercaderías o bienes + gastos de transformación o reventa de los productos Beneficio es el rendimiento obtenido por un empresario, durante un determinado periodo, generado por el funcionamiento de su negocio y es el resultado de la diferencia entre ingresos y gastos. Seguro que te surge una pregunta: qué ocurre si los gastos son mayores a los ingresos? En ese caso la empresa, durante ese periodo, la empresa obtendría pérdidas. Ejercicio resuelto El hermano de Jaime tiene una fábrica de aceite y Jaime le pregunta cómo halla el beneficio de su negocio? Su hermano le dice que ha vendido durante el mes de agosto botellas de aceite nº 1 a 2,75 euros la botella y 850 botellas de aceite nº 2 a 1,8 euros la botella. Los gastos de compra de materia prima y de transformación y venta de las botellas fueron los siguientes: Compra de aceituna (materia prima): 350 Otras materias primas: 120 Gastos de transformación (fermentación, embotellado, etc): 490 Gastos de personal: Alquiler local: 350 Luz, agua, teléfono: 280 Otros gastos: 150 Ejercicio resuelto El empresario de alfombras, que ya vimos en una caso práctico anterior, ha vendido en tres meses las 500 alfombras que compró al precio de 25 la unidad y las vendió al precio de 39,65 euros la unidad. Los gastos, recuerda, son los siguientes:

192 Gastos de personal: Luz, agua y teléfono: 350 Alquiler local: 900 Otros gastos: 750 Qué beneficio ha obtenido por le venta de las 500 alfombras en los tres meses?

193 3.3.- Margen comercial. En muchas ocasiones, los comerciantes, no comercializan un solo artículo, sino varios, y a varios precios de compra (piensa, por ejemplo, en una frutería). En estos casos es difícil hallar un precio de venta a cada artículo utilizando la fórmula anterior, ya que a cada artículo, además de su precio de compra, deberíamos sumarle los otros gastos que supone su comercialización. Cuánto suponen los gastos de personal a las peras o a las manzanas? Para solucionar este problema, los comerciantes, suelen sumar al precio de compra de un artículo un porcentaje que se la aplica al mismo. Ese porcentaje intentará cubrir los gastos de comercialización del producto así como obtener un beneficio. A este porcentaje se le denomina margen comercial. Podemos definir el margen comercial como aquel importe obtenido al aplicar un porcentaje al precio de compra de un producto, que será la diferencia entre el precio de venta y el precio de compra y cubrirá los gastos de comercialización y el beneficio que se pretende obtener con la venta del producto. El margen comercial, por tanto, lo aplicará el comerciante al precio de compra para hallar el precio de venta del artículo: PVu.- Precio venta unitario. PCu.- Precio compra unitario. (% x PCu).- Margen comercial. PVu = PCu + (% x PCu) Ejercicio resuelto Jaime ha comprado un jamón por 35 euros para su reventa. El margen comercial que aplica es el 40%. A qué precio venderá el jamón? Ejercicio resuelto Un comerciante ha comprado una partida de zapatillas a 18 la unidad. El margen comercial que aplica es el 23 %. A qué precio venderá cada zapatilla? Ejercicio resuelto Un comerciante vende a 500,00 euros/unidad, frigoríficos de la marca EQUIS que le costaron 400,00 euros/unidad. Con qué porcentaje de margen comercial está trabajando este comerciante?

194 Caso práctico Virginia acaba de entrar a trabajar en una empresa que comercializa material informático, el jefe le ha pasado la tarifa de precios de venta y le ha dicho que el margen comercial con el que trabaja la empresa es del 20%, la tarea que le encarga es que calcule los precios de compra de los siguientes artículos: -ORDENADOR MX-1700 con un PVu de 660,00 -ORDENADOR MX-1600 con un PVu de 600,00 -IMPRESORA ZENON 5210 con un PVu de 80,00 Para saber más En esta página podrás saber más sobre el margen comercial y cómo calcular ese margen comercial. Calcular márgenes comerciales. El margen comercial. Autoevaluación Relaciona las siguientes definiciones con sus conceptos, escribiendo el número del concepto en el cuadro correspondiente. Ejercicio de relacionar Definición Relación Concepto Rendimiento obtenido por una empresa por el funcionamiento de su negocio. Importe que un empresario paga por las materias primas o mercaderías que necesita. Importe obtenido al aplicar los comerciantes un porcentaje al precio de compra de un producto. Importe hallado por la suma del precio de compra de un producto más los gastos de fabricación o comercialización y más el beneficio. 1. Precio de compra 2. Precio de venta 3. Beneficio 4. Margen comercial Enviar

195 4.- Conceptos y cálculos básicos en la actividad de compraventa (II). Caso práctico Jaime, al hacer las primeras compras de productos que pondrá a la venta, se ha dado cuenta que una cosa es el precio del artículo que marca el proveedor y otra es lo que realmente le cuesta. Se ha dado cuenta que, en muchas ocasiones, ese coste es menor porque le hacen descuentos, sin embargo ese coste aumenta por ciertos gastos que se producen al realizar una compra, como son el transporte, los impuestos, etc. Para saber más Accede a esta página y verás como empresas vendedoras de libros realizan descuentos el día 27 de abril, y no sólo eso, uno de los gastos que normalmente incluyen, gastos de envío o transporte, lo hacen gratis. Vuelven los descuentos del día del libro

196 4.1.- La negociación en las condiciones de compraventa. En muchas ocasiones te habrás tenido que poner de acuerdo con tus amigos y amigas, con tu pareja, con tu familia en cuestiones en que una parte quería conseguir una cosa y la otra parte otra diferente, por ejemplo en ir a ver una película u otra, un viaje, etc. Al final habréis negociado y llegado a un acuerdo. Esto mismo ocurre en la compraventa: hay dos partes (vendedor o vendedora y comprador o compradora) y cada una de ellas intentará conseguir las mejores condiciones. En el acto de la compraventa, es importante que compradora o comprador y vendedora o vendedor hayan llegado a un acuerdo sobre el precio del producto o servicio. Pero en esta negociación, además, se deberán acordar otros aspectos como son, quién va a pagar los gastos de transporte de la mercancía?, podrá hacerle el vendedor o vendedora un descuento en el precio al comprador o compradora?, en qué plazo tendrá que pagar el comprador o compradora al vendedor o vendedora?, etcétera. Todos estos acuerdos deberán ser negociados por vendedora o vendedor y compradora o comprador. Para saber más Accediendo a esta página podrás introducirte en las pautas a seguir para conseguir una buena negociación en las condiciones sobre una compraventa. Cómo negociar una compra

197 Los gastos en la compraventa. Te habrá pasado que al comprar algún artículo has pagado una cantidad mayor del precio a que se te ofrecía, por ejemplo una compra realizada por internet, el motivo era que te incluían en el coste los gastos de transporte. Tanto vendedor o vendedora como comprador o compradora querrán que sea la otra parte la que asuma los gastos de la compraventa. Pero a qué gastos nos estamos refiriendo? Los gastos de la compraventa son aquellos gastos que se producen por transferir bienes y productos el vendedor o la vendedora al comprador o a la compradora. Entre los gastos de compraventa más comunes tenemos: Gastos de transportes.- Se producen por el traslado de los productos desde el almacén del vendedor o vendedora al del comprador o compradora. Junto al gasto de transporte suele ir asociado el gasto del seguro de la mercancía que se transporta. Gastos de embalajes.- Envoltorio que protege al producto y sirve para trasladarlo. Gastos de envases.- Es el envoltorio primario de la mercancía y está en contacto con ella (ejemplo: frasco que contiene una colonia). Gastos de instalación y montaje.- Para el caso de instalar maquinaria o mobiliario. Gastos de formación.- Para el caso que sea necesaria una formación especial para el funcionamiento de la maquinaria. Todos estos gastos harán que se incremente el coste del producto. Para saber más Siendo los gastos de transportes un elemento que incrementa el coste del producto, en esta página podrás conocer cómo afecta el descuento del gasto del transporte. Descuentos realizados en los gastos de envío de productos. Autoevaluación Uno de los siguientes gastos no corresponden a la compraventa: Gastos de instalación y montaje. Gastos de material de oficina. Gastos de formación. Gastos de embalajes. Los gastos por el traslado de los productos desde el almacén del vendedor o vendedora al del comprador o compradora se definen como: Gastos de embalajes. Gastos de formación. Gastos de transporte.

198 Gastos de envases.

199 Los descuentos. Tipos. Los descuentos son un porcentaje que el vendedor/vendedora aplica al precio y hace que disminuya el mismo. Su utilización varía según el objetivo perseguido. Pueden ser para facilitar la compra de un producto, por la compra de grandes cantidades el mismo, para acortar el plazo de pago, etcétera. Podemos señalar los siguientes descuentos, así como la forma de aplicarlos: 1. Descuento comercial.- Van dirigidos a motivar la compra de algún producto, por ser nuevo, tener muchas existencias o promoción. Se aplica sobre el importe bruto (cantidad por precio). 2. Descuento funcional.- Es el descuento realizado por ser mayorista. Se aplica al importe bruto menos los descuentos comerciales si los hubiera. 3. Descuento por volumen de compra o rappels.- Es un descuento aplicado por la compra de un determinado volumen de productos. Se aplica, salvo pacto en contrario entre las partes, sobre el importe bruto menos los descuentos comerciales si los hubiese. 4. Descuento pronto pago.- Descuento aplicado por realizar el pago al contado o a un plazo corto. Es un premio que ofrece el vendedor o vendedora al comprador o compradora para que éste no alargue el plazo de pago. Se aplicará sobre el importe bruto menos todos los descuentos realizados. Todos estos descuentos harán que disminuya el coste del producto. Ejercicio resuelto Jaime compra a la empresa Leche de Galicia S.A. la cantidad de cajas de leche a un precio de 0.30 euros la caja. Las condiciones pactadas son las siguientes: Descuento comercial: 10% Por volumen de compra: 5% por la compra de 500 cajas de leche, 10% por la compra de cajas de leche, 15% por la compra de o más cajas de leche. Descuento pronto pago: pago al contado: 5% Forma de pago: Pago al contado. Debes conocer En este mapa conceptual podrás visualizar el concepto y aplicación de los descuentos. Concepto y aplicación de los descuentos. Resumen textual alternativo

200 Ejercicio resuelto La empresa Almacén de Ferretería el Clavo S.L. (mayorista), compra a la empresa Herramientas del Norte S.A. 100 martillos al precio de 6,5 la unidad y 80 destornilladores al precio de 4 la unidad. Las condiciones de compraventa pactadas son las siguientes: los martillos tienen un descuento comercial del 10 %, 20 % por descuento funcional, 3 % por descuento pronto pago, el pago al contado. Halla el importe a pagar por Almacén de Ferretería el Clavo S.L. Por último comentar que los descuentos, aunque habitualmente son porcentuales, también puede darse el caso de descuentos lineales. Los descuentos lineales son aquellos que los que se resta del precio del producto una determinada cantidad. Por ejemplo, si el precio de venta de un determinado producto es de 107,50 y se le aplica un descuento de 5,00 por unidad, quedando el precio de venta del producto en 102,50, es decir 107,50-5,00, habremos aplicado un descuento lineal de 5,00. Ejercicio resuelto La lista de precios de venta al público (PVP) de una determinada gama de productos es la siguiente: PRODUCTO PVP. Artículo A Artículo B Artículo C 215,00 /Ud. 210,70 /Ud. 220,50 /Ud. El jefe del departamento de ventas le encarga al administrativo a su cargo que elabore una nueva tarifa de PVP aplicando un descuento lineal de 10,00 euros. Se pide: Elaborar la nueva tarifa de PVP una vez aplicado el descuento lineal. Autoevaluación El precio de venta de un artículo es de 1.700,00, si el vendedor nos ofrece un descuento comercial lineal de 60,00 Cuánto nos costaría este artículo? 1.760, , , ,00

201

202 El plazo de pago. Seguro que estás acostumbrado a pagar los artículos que compras en el momento que te entregan el artículo adquirido, pero en las empresas es una práctica muy habitual que el pago no se realice en el mismo momento de la adquisición del producto por parte del comprador o la compradora, sino que se deje un plazo para pagarlo. El plazo de pago es el tiempo que transcurre desde que se formaliza la compraventa (con la factura) hasta que se cumple la obligación de pago por parte del comprador o compradora. El plazo de pago es otro elemento en la negociación de las condiciones de compraventa. Evidentemente, el vendedor o la vendedora querrá que el plazo de pago sea lo más corto posible, mientras que el comprador o la compradora querrá que sea lo más largo posible. De hecho ya hemos visto en los descuentos que hay uno de ellos, el descuento pronto pago, con el que el vendedor o la vendedora recompensa al comprador o la compradora con un descuento por pagar al contado o a un plazo muy corto. Fundamentalmente encontramos dos tipos de pagos: 1. Pago al contado.- El comprador o la compradora realiza el pago al recibir la factura. 2. Pago aplazado.- El comprador o la compradora realiza el pago en una fecha posterior a la fecha de la factura. Es muy usual realizar el pago a 30, 60 o 90 días f/f (fecha factura) o realizar el pago dividido entre esos tramos (por ejemplo: pago a 60 y 90 días f/f, quiere decir que el importe total de la factura se hará en dos pagos, la mitad a 60 días f/f y la otra mitad a 90 días f/f). Has de tener en cuenta que cuando el pago es aplazado el cómputo de días se empieza a contar a partir del día siguiente de la fecha de factura y que si el día del vencimiento es domingo o festivo, la fecha de pago pasará al primer día hábil. Ejercicio resuelto Jaime ha negociado con un proveedor el pago de una factura, de fecha 14 de enero de 2011 y de importe euros, a 30, 60 y 90 días f/f. Cuándo y de qué importe deberá realizar el pago el comerciante? Para saber más En esta página podrás encontrar la normativa española sobre plazos máximos de pagos por las empresas y la Administración Pública. Ley los plazos máximos de pago de las empresas y la Administración

203 4.2.- Impuesto del valor añadido (IVA): Base imponible, Tipos y Cuota. Aunque trataremos el IVA extensamente más adelante, aquí lo veremos en relación a los cálculos en la facturación. El IVA es un impuesto indirecto que grave el consumo. Cada vez que adquieres un producto o utilices un servicio de una empresa, además del coste del producto o servicio deberás pagar un impuesto (el Impuesto del Valor Añadido). Cuando compras una barra de pan deberás pagar, además del coste, por ejemplo 1 euro, 0,04 euros más por IVA, es decir, deberás pagar 1,04 euros por la barra de pan. Pero, cómo hallamos el importe que corresponde a IVA en cada operación? Al importe que se paga de IVA se llama cuota de IVA. Esta cuota se halla aplicando al coste total del producto, base imponible, un tipo (4, 10 o 21%). Ejercicio resuelto Jaime ha comprado un juego de cuchillos que tiene un coste de 100 (base imponible) y el tipo de IVA aplicable es el 21%, con lo que la cuota de IVA será de 21 euros, qué importe deberá pagar por el juego? La cuota de IVA será el resultado de aplicar a la base imponible un tipo de IVA (un porcentaje). Cuota de IVA = Base imponible x tipo. Vamos a tratar detenidamente estos conceptos: 1. Base imponible.- Es lo que hemos llamado importe neto de la operación de compraventa. Es el importe bruto (precio unitario por cantidad) menos los descuentos más los gastos en una operación de compraventa. Es la base sobre la que se aplicará el tipo del impuesto y nos dará la cuota de IVA. 2. Tipo de IVA.- Es el porcentaje que se aplica a la base imponible o importe neto en la operación de compraventa. Hay tres tipos de IVA: Superreducido 4%.- Tipo de IVA que se aplica a productos de primera necesidad (pan, leche, libros, periódicos, medicamentos, etc.) Reducido 10%.- Tipo de IVA que se aplica a productos o servicios que no siendo de primera necesidad, la ley le otorga una reducción (carnes, pescados, agua, fertilizantes, cines, hostelería, etc.) Tipo general 21%.- Aplicable al resto de operaciones. 3. Cuota.- Es el importe que se ha de pagar como impuesto, y como hemos dicho anteriormente será el resultado de aplicar a la base imponible un tipo (4%, 10% o 21%). Ejercicio resuelto Jaime ha compra en una fábrica de embutidos, 20 jamones al precio unitario de 50 la unidad. La fábrica le hace un descuento comercial del 10%, pero la entrega de la mercancía tiene unos gastos de transporte de 20 que son a cargo del comprador. El tipo de IVA