Oficina Internet de Empresas. Nueva Tramitación de ficheros a través de OIE Descripción General

Transcripción

1 Oficina Internet de Empresas Nueva Tramitación de ficheros a través de OIE Descripción General VERSION: 2.0XXXXXX FECHA: Octubre 2016

2 Introducción Para tramitar un fichero normalizado a través de Oficina Internet Empresas (O.I.E.) es necesario tener contratado el módulo general de O.I.E. así como el servicio asociado al tipo de fichero. Los tipos de ficheros que se pueden tramitar a través de O.I.E. son: COBROS PAGOS CONFIRMING NACIONAL COMERCIO EXTERIOR FORMATO LIBRE Adeudos SEPA, Adeudos SEPA financiados, Norma 58(*), Efectos 32(*), Cobros Internacionales Transferencias, Nóminas, Pagos domiciliados, Pagos en Divisas y Emisión de documentos de pago a proveedores (Cheques y Pagarés 67A) Envío a proveedores de ofertas de confirming. Confirming Internacional, Remesas en reposición Tipo de ficheros con formato específico de Bankia que se usan en algunos servicios como los ficheros TPV, ficheros factoring, el Pago de impuestos por lotes a la Agencia Tributaria (AEAT) o los recibos indomiciliados (N.57). (*) en cumplimiento al reglamento 260/2012 y según lo establecido por la Comisión de Migración a SEPA del Banco de España, no se pueden enviar desde el pasado

3 Funciones de Ficheros en OIE Envío de ficheros generados por aplicaciones propias del cliente. El fichero se envía para su tramitación por los sistemas Bankia. (en la operativa SEPA, los ficheros pueden tener formato XML o formato TXT). Utilidades para la creación y gestión (on line) de ficheros a través de la propia OIE de Bankia. Una vez creados (generados) se pueden enviar para su tramitación por las aplicaciones de Bankia. Utilice estas funciones si prefiere crear los ficheros dentro de la propia OIE sin ayuda de un programa exterior. También puede utilizarse para realizar una validación en detalle de ficheros, mediante la opción importación. Consulta de ficheros. Puede conocer el estado del fichero una vez enviado o el estado del fichero recibido (descargado). También se puede consultar el histórico de ficheros enviados y los pendientes de envío. Descarga de los documentos descriptivos de la Norma 43. Creación y mantenimiento de emisores, clientes y proveedores. Documentos descriptivos de las normas, descarga de programas. 3

4 Introducción La tramitación completa de un fichero en la OIE de Bankia requiere la realización de una serie de actividades que se detallan a continuación. Proceso de Gestión de Ficheros (on line) Para Crear y Gestionar ficheros en la OIE de Bankia (Cobros, Pagos, Comex y Confirming) Creación del Fichero y de Emisores de Deudores Beneficiarios Envío del Fichero Firma Tramitación Ficheros generados por aplicaciones propias del cliente (ver página 15) 4

5 Emisores Cualquier fichero de cobros o pagos requiere la existencia previa de un emisor (u ordenante) y contratar en su oficina el servicio para dicho emisor. En ficheros creados en la OIE de Bankia, será necesario dar de alta dicho emisor en la propia OIE como paso previo a la creación del fichero (posteriormente solo le aparecerán esos emisores cuando se vaya a crear un fichero). En ficheros creados en aplicaciones del cliente, la OIE validará, en el momento del envío, que el emisor que figura en el fichero está contratado con Bankia (no es necesario darlo de alta en la OIE). Asimismo, es obligatorio la introducción de la cuenta de cargo/abono asociada al servicio que se vaya a utilizar. En el caso de Adeudos, la información del fichero se abonará en la cuenta asociada al contrato y no en la que aparezca en el fichero. Deudores, Beneficiarios y Proveedores (receptores) Igualmente, cualquier fichero requiere la existencia previa de un número variable de deudores/beneficiarios/proveedores (receptores) de las operaciones tramitadas con el fichero. La introducción de los datos de los receptores, puede realizarse en el momento de crear el fichero. 5

6 Creación Nuevo fichero El proceso de creación de un fichero, es común para todo tipo de ficheros. El fichero puede ser creado: Manualmente con los datos de emisores y receptores. Duplicando otro fichero. Importando un fichero que haya sido generado por una aplicación del propio cliente. Para generar de forma manual un nuevo fichero, seleccione el tipo de fichero (Cobros, Pagos, Otros), 6

7 Creación Nuevo Fichero (2) 1 La creación de un fichero nuevo, requiere dar los datos de la cabecera y al menos de un adeudo (recibo, efecto o similar). Los datos a introducir para la creación del fichero variarán en función del tipo de fichero a crear, pero siempre requerirá: El nombre del fichero (datos del fichero). Datos de Cabecera (para seleccionar el acreedor, éste deberá haber sido creado previamente). La Fecha de Cobro (datos generales). En el ejemplo se incluye la generación de una remesa de Adeudos SEPA. Una vez dados de alta los datos de la cabecera de la remesa es necesario dar de alta al menos un adeudo de la misma. 7

8 Creación Nuevo Fichero (3) 2 Creación de Adeudos/Transferencias: Una vez creado y seleccionado el tipo de fichero, se procederá a introducir los adeudos que incluirán información del receptor y el mandato a realizar. Los datos de cada receptor (deudor, beneficiario, proveedor) podrán buscarse en la base de datos de clientes o rellenarse directamente, pudiendo en este caso, utilizar la información introducida para añadirla a la base de datos. La información básica a introducir será el nombre del receptor (deudor/beneficiario/proveedor) y la cuenta de cargo para efectuar el cobro o el pago, pudiéndose requerir otros campos en función de la Norma (tipo de fichero) utilizada. Los datos básicos de la operación (en el ejemplo, adeudo) serán el importe, la fecha de la operación, el concepto, el tipo de adeudo y la referencia del mandato. Existirán otros datos a introducir en función de la Norma (tipo de fichero) utilizada (por ejemplo el mandato SEPA). Consulte las guías específicas para cada tipo de fichero (cobros, pagos, confirming, etc.). Puede acceder a estar guías en las funciones correspondientes de gestión de ficheros en la OIE 8

9 Duplicación de un Fichero Si se desea utilizar un fichero almacenado para crear un nuevo fichero, deberá Seleccionar el fichero que se desee utilizar y la opción Duplicar. Se puede acceder directamente desde la posición Global También puede acceder desde el menú principal a través de la opción: Crear y gestionar ficheros De forma similar puede crearse un fichero partiendo de un fichero ya enviado. 9

10 Importación de Ficheros También puede generarse un nuevo fichero importando la información de un fichero creado por el cliente. Esta opción también puede utilizarse para validar la información contenida en un fichero generado por un cliente antes de realizar su tramitación. Al pulsar adjuntar, se añaden las operaciones incluidas en el fichero seleccionado. Previamente, será necesario seleccionar el emisor/acreedor y la fecha de vencimiento. Tras la importación, el estado de cada remesa indicará si ésta contiene datos correctos ( ) o erróneos (X). 10

11 Posibles Formas de Envío (1) 1 Servicio de FICHEROS CON FIRMA (previamente contratado en la oficina de Bankia): El usuario envía ficheros que son tramitados directamente sin necesidad de confirmación por parte de la oficina de Bankia. Usuarios autorizados a movimientos en la cuenta afectada por el fichero. (permisos de Enviar y Firmar ). Bankia Aplicación Usuarios autorizados a elaborar y enviar ficheros. (permisos de Preparar y Enviar ) Firma (1) de operación por usuario (s) autorizado (s) Ficheros Firmados Oficina Procesado del fichero Preparación del fichero Ficheros enviados para que la oficina de Bankia recabe la firma de los autorizados previamente a su procesado. Autorización de oficina Bankia (1) Dicha opción debe estar contratada previamente en la oficina de Bankia 11

12 Posibles Formas de Envío (2) 2 Servicio estándar de envío de ficheros (ficheros sin firma). El usuario envía ficheros a través de la OIE que posteriormente tienen que ser autorizados por la oficina para que sean tramitados. Bankia Aplicación Preparación del fichero Usuarios autorizados para: Preparar y enviar Usuarios autorizados para: Enviar y firmar. Ficheros enviados para que la oficina de Bankia recabe la firma de los autorizados previamente a su procesado. Oficina Autorización de oficina Bankia Procesado del fichero 12

13 Permisos para tramitar Ficheros Los permisos para la preparación y el envío de ficheros se dan de alta en la función de Administrar/Usuarios/Autorizaciones En la opción Listado de Usuarios / Autorizaciones, administrará los permisos de los usuarios que haya dado de alta. Las autorizaciones son genéricas para el tipo de ficheros sin bien el sistema comprobará los autorizaciones de los usuarios sobre las cuentas afectadas por los ficheros en el momento de la firma de la operación. Un usuario puede estar autorizado a: Preparar y Enviar. Enviar y Firmar Un usuario con permiso de Enviar y Firmar tiene a su vez todos los permisos asociados a Preparar y Enviar 13

14 Envío de Ficheros creados en OIE Los usuarios pueden enviar directamente un fichero como último paso del proceso de Creación del Fichero, una vez incorporadas todas las operaciones, se pulsará Finalizar y enviar. Adicionalmente, desde la opción del menú Crear y gestionar ficheros, se pueden acceder a los ficheros disponibles para el envío. Una vez seleccionado el fichero, aparecen las opciones de envío y firma. 14

15 Envío de ficheros generados por el cliente La OIE permite el envío directo de ficheros generados por aplicaciones del cliente. Generación de Remesa Envío del Fichero Firma Tramitación Ficheros generados por aplicaciones propias del cliente Una vez enviados, los ficheros pueden consultarse desde Consulta de ficheros. Recuerde que el emisor que figura en el fichero debe estar contratado previamente en su oficina de Bankia y que el usuario que firme el fichero, debe tener poderes sobre la cuenta afectada (si cuenta con el servicio de ficheros con firma ). 15

16 Firma de Ficheros Operativa Firma del fichero El usuario puede Enviar a oficina (sin firma): Se procede al envío del fichero seleccionado a la oficina. La oficina tendrá que autorizar el fichero para su tramitación. Y en el caso de que se tenga contratada la opción de fichero con firma : Enviar a otro usuario para firmar, quedando pendiente de autorización de los usuarios necesarios para la tramitación del fichero. Enviar y firmar. Se introduce la firma electrónica y se procede al envío del fichero. Operativa Firma diferida pendiente Los usuarios que deban firmar un fichero preparado por otro usuario podrán acceder a la firma mediante la Función de Pendientes/Pendientes de Firma donde aparecerán los ficheros enviados pendientes de firma. 16

17 17 Apéndice

18 Nuevos estados de ficheros Nombre anterior Nuevo Nombre Descripción Posibles acciones con el fichero Comentarios Incompleto Borrador Fichero en proceso de elaboración Completar: pasaría a estado disponible para envío Un fichero se queda en estado borrador siempre que tenga algún adeudo incorrecto (típica situación al importar o al dar de alta adeudos masivos). Generado Disponible para envío Enviar a oficina sin firmar: pasaría a estado "Enviado sin Pendiente de Firma Enviado Enviado Pendiente de Firma Enviado sin firmar Enviado firmado Fichero completado pero no transmitido (ni a firmantes ni a oficina). Fichero completado y enviado por un usario para firma de uno (o varios) apoderados Fichero enviado a oficina Bankia (sin firmar) Fichero firmado y enviado para su tramitación (solo ficheros con firma (1)) firmar" Enviar a otro usuario para firmar: pasaría a estado "Pendiente de Firma" Firmar y Enviar: pasaría a estado "Enviado firmado" Firmar y enviar: pasaría a estado "Enviado Firmado" Un fichero disponible para su envío, es igual que un borrador pero sin tener adeudos incorrectos (con aspas). El fichero deberá ser validado por la oficina de Bankia antes de su procesado (1) Dicha opción debe estar contratada previamente en la oficina de Bankia 18

19 Estados para ayudar a los usuarios FICHEROS CON FIRMA Usuario con firma (autorizados a movimientos en la cuenta afectada por el fichero). Firma (1) de operación por usuario (s) autorizado (s) Acción Enviar y firmar Estado posterior Enviado Firmado Aplicación Procesado del fichero Acción Enviar a otro usuario para firmar Estado posterior Pendiente de Firma Disponible para envío 19 Preparación del fichero Usuario Administrativo (autorizados a elaborar 19 ficheros). Acción Enviar a oficina (sin firmar) Estado posterior Enviado Sin Firmar (1) Dicha opción debe estar contratada previamente en la oficina de Bankia Oficina Autorización de oficina Bankia

20 Aviso Legal Bankia advierte que el presente documento tiene carácter informativo. La información contenida en esta guía no puede ser considerada como definitiva dado que está sujeta a modificaciones y cambios, y su entrega no supondrá en ningún caso vinculación alguna. Bankia no se obliga a revisar públicamente el contenido de esta guía, ni de ningún otro, en el caso de que los acontecimientos no se correspondan con lo aquí expuesto o en el caso de que los mismos conduzcan a cambios en la estrategia e intenciones manifestadas. El cliente se compromete a estudiar la operación por sí mismo y llegar a sus propias conclusiones en relación con los aspectos legales y fiscales. El cliente que finalmente contrate el producto en las condiciones que se fijen en el correspondiente contrato, asumirá todos los riesgos que conlleva. La distribución del presente documento en otras jurisdicciones puede estar prohibida o sujeta restricciones por lo que los poseedores del mismo serán los únicos responsables de tener conocimiento de dichas limitaciones y cumplirlas, así como el uso indebido de este documento. Mediante la lectura o descarga de esta guía, usted manifiesta ser consciente de las mencionadas limitaciones. 20

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