INSTRUCTIVO PARA COPIAS DE SEGURIDAD APLICATIVO PAISOFT

Transcripción

1 Página: 1 de 8 1. INTRODUCCIÓN El presente instructivo tiene por objetivo definir las instrucciones necesarias para la realización de las copias de seguridad cuando trabajamos con computadores toda la información queda almacenada en dispositivos (Discos Duros, CD, DVD, Memorias USB) que guardan esta información. Estos medios de almacenamiento pueden fallar generando así la pérdida de datos parcial o total. 2. POR QUÉ HAY QUE REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD? Es necesario efectuar la copia de seguridad de TODOS los archivos de datos o Documentos generados por los programas que se encuentre relacionado con actividades a su cargo. 3. QUÉ HAY QUE RESGUARDAR? No se debe hacer copia de las aplicaciones instaladas y el Sistema Operativo (Carpeta Windows) Se va a respaldar La base de datos de la aplicación de PAISOFT que está en la unidad de disco GDocument (F:) carpeta Paisoft, ya que esta información es de alta importancia para la institución por su confidencialidad, interés y datos de alta responsabilidad. 4. LA FORMA DE RECUPERACIÓN DEBE SER RÁPIDA Y EFICIENTE Es necesario probar la confiabilidad del sistema de respaldo no sólo para respaldar sino que también para recuperar. Hay sistemas de respaldo que aparentemente no tienen ninguna falla al generar el respaldo de la información pero que fallan completamente al recuperar estos datos al sistema informático. Esto depende de la efectividad y calidad del sistema que realiza el respaldo y la recuperación. En nuestro caso la información de la base de datos Paisoft.mdb el proceso de recuperación es un proceso fácil operativamente ya que esta archivo de Base de Datos que esta soportado en la herramienta de Microsoft Access, lo cual nos facilita la restauración de estos datos respaldados en caso de que ocurra una falla o pérdida de la información. 5. SOPORTE UTILIZADO Es la primera decisión a tomar cuando se planea una estrategia de copia de seguridad, sin embargo esta decisión estará condicionada por un conjunto de variables, tales como la frecuencia de realización, el volumen de datos a copiar, la disponibilidad de la copia, el tiempo de recuperación del sistema, etc. Entre los soportes más habituales, podemos destacar las cintas magnéticas, discos compactos (como las unidades de Iomega Zip y Jazz), grabadoras de CD ROM, DVD RAM (dependiendo de las capas y capacidad), NAS, Discos Duros Externos, dispositivos de copias de seguridad o cualquier dispositivo capaz de almacenar datos. Medios utilizados ESE Hospital San Juan de Dios El Santuario Elaboro: Carlos Andrés Muñoz Vélez Fecha de elaboración: Noviembre de 2011 Reviso: Paola Andrea Marín Castaño Fecha de revisión: Noviembre de 2011 Aprobó: Héctor Alonso Duque Aristizabal Fecha de aprobación: Diciembre de 2011

2 Página: 2 de 8 El medio que se va a utilizar en nuestra institución es Disco duro externo por Usb y soporte de conexión de energia, capacidad de un 1TB (TeraByte) marca Iomega, sistema de archivos NTFS. Almacenamiento en dispositivo NAS (NSS2000), capacidad 2TB por red, marca Cisco System. (Archivador de copias realizadas) Almacenamiento en dispositivo disco duro externo por usb Verbatim, capacidad 500 GB. (Otro medio para más almacenamiento por el volumen de las copias) 6. FRECUENCIA DE REALIZACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD Mínimo una vez diaria entre los días lunes y sábado de cada semana. Hora: 9:00 de la Noche. 7. MECANISMOS DE COMPROBACIÓN Se deben definir mecanismos de comprobación de las copias de seguridad, aunque los propios programas que las efectúan suelen disponer de ellos para verificar el estado de la copia, es conveniente planificar dentro de las tareas de seguridad la restauración de una parte de la copia o de la copia completa periódicamente, como mecanismo de prueba y garantía del respaldo. El recurso compartido Paisoft el mecanismo de comprobación es realizar una restauración de la copia de seguridad en otra unidad sea local o en el mismo servidor en su unidad original, o en otro dispositivo de la red para verificar los datos que sean respaldados. Unidades de apoyo ver figura (1). Figura 1.

3 Página: 3 de 8 8. RESPONSABLE DEL PROCESO La mejor forma de controlar los procesos que se desarrollan en el sistema de información, aunque estos estén desarrollados en una parte importante por el propio sistema, es que exista un responsable de la supervisión, el almacenamiento de los soportes empleados en un lugar designado a tal fin e incluso de la verificación de que las copias se han realizado correctamente. Actualmente el responsable de realizar este proceso es la oficina de sistemas, que realiza el proceso, lo supervisa y lo verifica. También se recomienda guardar las copias de seguridad en un lugar alejado, como, por ejemplo, una caja de seguridad o cualquier otro sitio asegurado contra incendios, para que, en caso de que se produzca algún desastre como un incendio, los datos se encuentren protegidos. Quedará registrado en el formato (control de entrega de respaldo de información magnética). 9. PLANIFICACIÓN DE LAS COPIAS DE SEGURIDAD Programación de tarea Actualmente se cuenta con una tarea programada o automatizada por medio de servidor principal. El administrador de la red de datos, delegado por el representante legal de la institución o líder del proceso, debe informar el inicio del proceso de copia de seguridad por los medios de comunicación existentes en la institución antes de realizar el proceso (altavoz, mensajería interna), con el fin que los usuarios cierren los archivos abiertos, para evitar daños en los documentos o formatos. Además de que los empleados fueron informados por medio de un comunicado de este proceso que se llevara a cabo con la información del aplicativo Paisoft. Ubicación Paisoft se encuentra ubicado en el servidor principal (Svr elsantuario), realizando la función de dar servicio de acceso a los datos de la aplicación de Paisoft y compartir el recurso en la LAN (Red de Área Local) de la institución. Además recurso se encuentra en la partición del disco principal llamado GDocument (F:). Tarea programa: este proceso se programa por una herramienta del sistema operativo Windows 2003 Server estándar actual. Ver figura1. Figura1

4 Página: 4 de 8 La tarea es programada de lunes a sábado a las 09 de la noche, y es generada en la unidad externa Copias HDD (G:) del servidor. 1. Primero programar la tarea, asistente para copia de seguridad ver figura2. Figura2

5 Página: 5 de 8 2. Seleccionar siguiente, luego seleccionar el botón de opción hacer copia de seguridad de archivos, unidades o datos de red seleccionados, siguiente y luego seleccionamos la unidad y la carpeta a la que le vamos a realizar el proceso recuerden que la unidad es la GDocument (F:) ver figura 3. Figura 3 3. Siguiente, seleccionamos el lugar para guardar la copia de seguridad y escribimos el nombre de la copia como quedara ver figura 4. Figura 4

6 Página: 6 de 8 4. Seleccionamos el tipo de copia de seguridad, seleccionamos diaria, no seleccionamos comprobar la copia en su integridad para que el proceso se mas rápido, ya que nosotros realizamos este proceso de verificación. 5. Seleccionamos anexar esta copia de seguridad a las copias de seguridad existentes, siguiente. 6. Cuando hacer la copia seleccionamos el botón de opción más adelante, nombre del trabajo o tarea (BackupPaisoft), seleccionamos establecer programación ver Figura 5. Figura 5 7. Cuando nos pida establecer información de cuenta agregamos la contraseña del administrador de la red o del sistema operativo de red. Después de esto nos muestra que finalizamos la configuración de la tarea ver Figura 6. Figura 6

7 Página: 7 de 8 Al programa esta tarea se automatiza el respaldo periódico de la información de este recurso. Verificar el contenido de la copia Verificar que el archivo haya sido copiada exitosamente y que los datos estén completos, la unidad de destino de la copia de seguridad. Trasladar la copia al dispositivo NSS2000 carpeta > nasbackup > Backups Paisoft. Este proceso lo realiza la persona encargada del área, delegado del represéntate legal de la institución o líder del proceso. Nota: para este proceso debe autenticarse al dispositivo este usuario y contraseña no se publican en el instructivo. Como traslado adicional exite otro dispositivo llamado MedioExtHD. Figura 7 1. Ubicación del dispositivo explorador de Windows > Mi PC > Mis Sitios de Red > Red de Microsoft Windows > HSD > Nas > Conectar con Nas (digitar Usuario (admin) y contraseña (******)) (Figura 7) > abrir la carpeta nasbackup > abrir la carpeta Backups Paisoft (Figura 8) > copiar en esta ubicación. La contraseña no se publicara en el instructivo.

8 Página: 8 de 8 Figura 8 Finalmente se debe verificar que el archivo haya sido copiado exitosamente y que los datos estén completos.