PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA DE LA UNIDAD DE CONSERJERÍAS (UCON) (Enero 2009)

Transcripción

1 PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA DE LA UNIDAD DE CONSERJERÍAS (UCON) (Enero 2009) Descripción de la Unidad. Estructura La Unidad de Conserjerías es una Unidad especializada dependiente del Servicio de Personal y Organización Docente que ejerce el apoyo profesional a la comunidad universitaria, desarrollando funciones de información general y orientativa, control de dependencias, gestión de correspondencia y el uso de medios audiovisuales y nuevas tecnologías, ofreciendo soporte técnico, a través de un servicio personalizado y cercano que contribuye al buen funcionamiento de las actividades universitarias (misión de la Unidad) La Unidad de Conserjerías se encuentra ubicada en la estructura administrativa de la Universidad dentro del Área de Gestión y Planificación de los Recursos Humanos y adscrita al Servicio de Personal y Organización Docente dependiendo orgánica y funcionalmente de la Gerencia La actual estructura de la organización es claramente piramidal. Existen dos mandos intermedios (los Encargados de Equipo) con funciones de dirección que marcan junto con el Jefe de Servicio los objetivos y directrices estratégicas de la Unidad. Se ha creado una nueva categoría profesional, la del Técnico Especialista, con funciones definidas. Qué es la Comunicación Interna? La comunicación interna es el proceso de intercambio que se desarrolla de una manera permanente y dinámica entre los miembros de una organización. Comunicar internamente es invertir en un ambiente de sinceridad, de escucha y de circulación de la información. Se estimula la habilidad del saber escuchar, y asimismo de escuchar una información que nos interese. Con la comunicación interna ayudamos a que la Misión y los Valores del servicio sean compartidos por todos sus integrantes. 1

2 Este tipo de comunicación se caracteriza por: Ser una forma de valorar al empleado Reconocerle un lugar dentro de la organización Integración y cohesión Sus objetivos generales deben contribuir a la política de recursos humanos La teoría del conocimiento nos dice que cuanto más conocimiento tenga el empleado de la empresa y su funcionamiento, más motivado y rentable resultará. Trabaja en la concepción y el desarrollo de la cultura corporativa, es decir las ideas y conceptos cualitativos que definen a la organización. Sin comunicación interna no puede haber identificación ni compromiso ni participación eficaz del personal, al tiempo que se dificulta la eficacia de su creatividad. La UCON pone en marcha el Plan de Comunicación Interna, con el que se pretende establecer las pautas que faciliten la comunicación con el objeto de que ésta se convierta en una herramienta de apoyo a la gestión y a la organización. Objetivos Establecer un sistema de información y comunicación que a la vez que moderno sea de fácil acceso, asegurándonos que la información se aprovecha al máximo y que alcanza a todas las personas que previsiblemente podrían hacer un uso productivo de la misma. Contar con una política de comunicación claramente definida y conocida por todos sus miembros. Difundir la misión, visión y valores de la Unidad. Mejorar los flujos de comunicación entre las distintas áreas y turno que integran la Unidad, canalizando la información para que se eficaz y eficiente. 2

3 Implicar a todos los miembros que la integran. Facilitar la coordinación entre los trabajadores para mejorar el clima laboral, contribuyendo al desarrollo de una UCON más dinámica e innovadora. Aumentar la motivación, cohesión y el desarrollo personal con el objeto de una gestión más ágil, eficiente y eficaz. Difundir e intercambiar conocimientos, opiniones y experiencias entre los miembros, habilitando los medios para la aportación de propuestas de mejora. Conocer las novedades que se produzcan en la Unidad. Establecer procedimientos para la publicación y difusión de contenidos a través de la intranet. Revisión del plan de forma periódica, asegurando que se obtiene una información válida y útil. Destinatarios Los destinatarios de este Plan son todas las personas integrantes de la UCON. Contenidos de la Comunicación Tras los distintos sondeos realizados por este grupo de mejora entre los integrantes de la Unidad se acuerda que el tipo de información a difundir y periodicidad de dicha información será la que se expone a continuación: - Información sobre los grupos de mejora y calidad del servicio. Cada grupo de mejora deberá presentar un informe, al finalizar su actividad, dirigido a los integrantes de la Unidad en plazo suficiente para que éstos puedan realizar las aportaciones que estimen necesarias. 3

4 - Instrucciones, artículos, publicaciones, informes de interés para los miembros del Servicio. La periodicidad en la difusión de esta información dependerá de la varianza en que se produzcan. - Consultas y respuestas realizadas a asesores sobre temas de interés para la Unidad. La periodicidad en la difusión de esta información dependerá de la varianza en que se produzcan. - Formación. Al menos una vez al año se realizará un sondeo entre los miembros de la Unidad para detectar sus necesidades formativas. Canales de Comunicación - Reuniones del personal de la Unidad, según calendario y procedimiento establecido - Intranet del Servicio - Lista de distribución específica Procedimiento Las reuniones se celebrarán cuando determine el Jefe del Servicio/ Encargados de Equipo, que serán quienes deban recoger las peticiones que para este efecto realice el resto del personal de la Unidad. En todo caso se realizarán al menos tres reuniones anuales del Jefe del Servicio con los Encargados de Equipo. A su vez se realizará una reunión mensual con los responsables de las áreas de la unidad, con una orientación hacia la planificación mensual de actividades esencialmente en materia de mejora de la calidad y actividades de la Universidad que afecten a nuestro Servicio. Por último los Encargados de Equipo se comprometen a mantener al menos dos reuniones con los Encargados de Equipo de Conserjerías, cuando les sea demandado por esos colectivos o cuando así se estime oportuno. 4

5 El desarrollo de la intranet de la Unidad corresponde al grupo de mejora creado para tal efecto y que ya ha presentado un informe sobre este aspecto particular de la comunicación en la unidad. La utilización de programas informáticos como el Econs desarrollado como medio de comunicación a nivel interno con los proveedores del servicio que presta. Se potenciará el nivel de información que debe difundirse a través de la lista de distribución de la Unidad, que será coordinada y supervisada por un integrante del grupo de mejora, evitando la duplicidad y la transmisión de información que se considere no relevante para el Servicio y que contribuye a una saturación en la misma. Este Plan será revisado en el año