NIC-SP 3 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores

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1 Área Sistema Nacional de Contabilidad Área Sistema Nacional de Contabilidad NIC-SP 3 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores Ficha Técnica Autor : Staff de profesionales Título : NIC-SP 3 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 62 - Diciembre 2013 Sumario 1. Introducción 2. Definiciones 3. Políticas contables 4. Cambios en las estimaciones contables 5. Errores 6. Impracticabilidad de la reexpresión retroactiva 7. Casos prácticos 1. Introducción Con la publicación de la Resolución Directoral N EF/51.01, se oficializaron treinta y dos (32) NIC-SP de las cuales nos centraremos en la NIC-SP 3 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores, debido al tratamiento que debemos tener en cuenta para la adecuada aplicación del saneamiento contable; dicha norma explica el concepto de las políticas contables, los cambios en las estimaciones contables y errores. Este último antes se denominaba errores sustanciales. Además, presentaremos casos prácticos para una adecuada aplicación de la NIC-SP. Cabe señalar que esta NIC-SP se ha desarrollado fundamentalmente a partir de la NIC 8 Políticas contables, cambios en estimaciones contables y errores (revisada en diciembre de 2003), publicada por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB). La presente NIC-SP materia de análisis sustituye a la NIC-SP 3 Resultado neto (ahorro o desahorro) del periodo, errores fundamentales y cambios en las políticas contables (emitida en mayo de 2000). 2. Definiciones Es importante conocer los términos siguientes: 2.1. Políticas contables Son los principios, bases, convencionalismos, reglas y procedimientos específicos adoptados por la entidad en la elaboración y presentación de sus estados financieros Cambios en una estimación contable Es un ajuste en el importe en libros de un activo o de un pasivo, o en el importe del consumo periódico de un activo, que se produce tras la evaluación de la situación actual del elemento, así como de los beneficios futuros esperados y de las obligaciones asociadas con los activos y pasivos correspondientes. Los cambios en las estimaciones contables son el resultado de nueva información o de nuevos acontecimientos y, en consecuencia, no son correcciones de errores Aplicación impracticable La aplicación de un requerimiento es impracticable cuando la entidad no puede aplicarlo después de haber hecho todo esfuerzo razonable para hacerlo. Para un periodo anterior en particular, es impracticable aplicar un cambio en una política contable retroactivamente o realizar una reexpresión retroactiva para corregir un error Errores de periodos anteriores Son las omisiones e inexactitudes en los estados financieros de una entidad, para uno o más periodos anteriores, resultantes de un fallo al emplear o de un error al utilizar información fiable. Dentro de estos errores, se incluyen los efectos de errores aritméticos, errores en la aplicación de políticas contables, la inadvertencia o mala interpretación de hechos, así como los fraudes Aplicación prospectiva Un cambio en una política contable y del reconocimiento del efecto de un cambio en una estimación contable consiste, respectivamente, en: la aplicación de la nueva política contable a las transacciones, otros sucesos y condiciones ocurridos tras la fecha en que se cambió la política; y el reconocimiento del efecto del cambio en la estimación contable para el periodo corriente y los futuros, afectados por dicho cambio Aplicación retroactiva Consiste en aplicar una nueva política contable a transacciones, otros sucesos y condiciones, como si se hubiera aplicado siempre Reexpresión retroactiva Consiste en corregir el reconocimiento, medición e información a revelar de los importes de los elementos de los estados financieros, como si el error cometido en periodos anteriores no se hubiera cometido nunca Materialidad o importancia relativa La evaluación sobre cuándo una omisión o inexactitud puede influir en las decisiones de los usuarios, y de ese modo ser material o con importancia relativa, exigirá tener en cuenta las características de tales usuarios. Se supone que los usuarios tienen un conocimiento razonable del sector público y de las actividades económicas y de su Actualidad Gubernamental N 62 - Diciembre

2 contabilidad, y también la voluntad de estudiar la información con razonable diligencia. En consecuencia, la evaluación necesita tener en cuenta cómo puede esperarse que, en términos razonables, usuarios con las características descritas se vean influidos, al tomar decisiones económicas. 3. Políticas contables 3.1. Selección de políticas contables Las NIC-SP establecen las políticas contables sobre las que el IPSASB ha llegado a la conclusión de que dan lugar a estados financieros que contienen información relevante y fiable sobre las transacciones, otros eventos y condiciones a las que son aplicables. Estas políticas no necesitan ser aplicadas cuando el efecto de su utilización no sea significativo. Sin embargo, no es adecuado dejar de aplicar las NIC-SP, o dejar de corregir errores, apoyándose en que el efecto no es significativo, con el fin de alcanzar una presentación particular de la situación financiera, rendimiento financiero o flujos de efectivo de la entidad Responsabilidad de la gerencia En ausencia de una NIC-SP que sea aplicable específicamente a una transacción o a otros hechos o condiciones, la gerencia deberá usar su juicio en el desarrollo y aplicación de una política contable, a fin de suministrar información que sea: (a) relevante para el proceso de toma de decisiones de los usuarios; y (b) fiable, en el sentido de que los estados financieros: representen de forma fidedigna la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la entidad; reflejen la esencia económica de las transacciones, otros eventos y condiciones y no simplemente su forma legal; sean neutrales, es decir, libres de prejuicios o sesgos; sean prudentes; y estén completos en todos sus términos materiales. Al realizar los juicios profesionales, la gerencia se referirá, en orden descendente, a las siguientes fuentes y considerará su aplicabilidad: a) Los requerimientos de las NIC-SP que traten temas similares y relacionados; y b) Las definiciones, criterios de reconocimiento y medición de activos, pasivos, ingresos y gastos establecidos en otras NIC-SP. La gerencia podría considerar también: (a) los pronunciamientos más recientes de otras instituciones emisoras de normas y (b) las prácticas aceptadas del sector público o privado solo en la medida que estas no entren en conflicto con otras fuentes. Ejemplos de tales pronunciamientos incluyen los pronunciamientos del IASB, incluidos el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Estados Financieros, las NIIF e Interpretaciones emitidas por el Comité Internacional de Interpretaciones de Información Financiera (IFRIC) del IASB o el anterior Comité de Interpretaciones (SIC) Uniformidad de las políticas contables Una entidad seleccionará y aplicará sus políticas contables de manera uniforme para transacciones, otros eventos y condiciones que sean similares, a menos que una NIC-SP requiera o permita establecer categorías de partidas para las cuales podría ser apropiado aplicar diferentes políticas. Si una NIC-SP requiere o permite establecer esas categorías, se seleccionará una política contable adecuada, y se aplicará de manera uniforme a cada categoría Cambios en las políticas contables Una entidad cambiará una política contable solo si tal cambio: (a) Se requiere por una NIC-SP; o (b) Lleva a que los estados financieros suministren información más fiable y relevante sobre los efectos de las transacciones, otros eventos y condiciones que afecten a la situación financiera, el rendimiento financiero o los flujos de efectivo de la entidad. Los usuarios de los estados financieros tienen la necesidad de poder comparar los estados financieros de una entidad a lo largo del tiempo, a fin de identificar tendencias en su situación financiera, rendimiento y flujos de efectivo. En consecuencia, se aplicarán las mismas políticas contables dentro de cada periodo, así como de un periodo a otro. Un cambio de una base contable a otra base contable es un cambio de política contable. Asimismo, un cambio en el tratamiento contable, reconocimiento o medición de una transacción o hecho, dentro de la aplicación de un mismo método contable, se considera como un cambio en la política contable No constituyen cambios en las políticas contables Las siguientes situaciones no constituyen cambios en las políticas contables: (a) la aplicación de una política contable para transacciones, otros eventos o condiciones que difieren sustancialmente de aquellos que han ocurrido previamente; y (b) la aplicación de una nueva política contable para transacciones, otros eventos o condiciones que no han ocurrido anteriormente o que, de ocurrir, carecieron de materialidad Aplicación retroactiva Cuando un cambio en una política contable se aplique retroactivamente, la entidad ajustará los saldos iniciales de cada componente afectado de los activos netos/patrimonio para el periodo anterior más antiguo que se presente, revelando información acerca de los demás importes comparativos para cada periodo anterior presentado, como si la nueva política contable se hubiese estado aplicando siempre Limitaciones a la aplicación retroactiva Cuando sea obligatoria la aplicación retroactiva, el cambio en la política contable se aplicará retroactivamente, salvo y en la medida en que fuera impracticable determinar los efectos del cambio en cada periodo específico o el efecto acumulado. Cuando sea impracticable determinar los efectos que se derivan, en cada periodo específico, del cambio de una política contable sobre la información comparativa en uno o más periodos anteriores para los que se presente información, la entidad aplicará la nueva política contable a los saldos iniciales de los activos y pasivos al principio del periodo más antiguo para el que la aplicación retroactiva sea practicable, que podría ser el propio periodo corriente, y efectuará el correspondiente ajuste a los saldos iniciales de cada componente de los activos netos/patrimonio que se vean afectados para ese periodo. Cuando sea impracticable determinar el efecto acumulado, al principio del periodo corriente, por la aplicación de una nueva política contable a todos los periodos anteriores, la entidad ajustará la información comparativa aplicando la nueva política contable de forma prospectiva, desde la fecha más antigua en que sea practicable hacerlo. Cuando sea impracticable para una entidad aplicar una nueva política contable retroactivamente, debido a que no puede determinar el efecto acumulado de la aplicación de la política para todos los periodos anteriores, la entidad aplicará la nueva política contable de forma prospectiva desde el inicio del periodo más antiguo que sea practicable. En consecuencia, se ignorará la porción del ajuste acumulado de los activos, pasivos y activos netos/ patrimonio surgido antes de esa fecha. Se permitirán los cambios de políticas contables, incluso si fuera impracticable la aplicación de dicha política de forma prospectiva a algún periodo anterior. 4. Cambios en las estimaciones contables 4.1. Estimaciones contables Como resultado de las incertidumbres inherentes a la prestación de servicios, 2 Actualidad Gubernamental N 62 - Diciembre 2013

3 Área Sistema Nacional de Contabilidad realización de actividades comerciales u otro tipo de actividades, muchas de las partidas de los estados financieros no pueden ser medidas con precisión, sino solo a través de estimaciones. El proceso de estimación implica la utilización de juicios profesionales basados en la información fiable disponible más reciente. Por ejemplo, podría requerirse estimaciones para: a) ingresos fiscales adeudados al Gobierno; b) deuda sobre tributos de dudoso cobro; c) la obsolescencia de los inventarios; d) el valor razonable de activos o pasivos financieros; e) las vidas útiles en los activos depreciables y f) las obligaciones por garantías concedidas 4.2. Estimaciones razonables La utilización de estimaciones razonables es una parte esencial de la elaboración de los estados financieros, y no menoscaba su fiabilidad. Si se produjesen cambios en las circunstancias en las que se basa la estimación, es posible que esta pueda necesitar ser revisada, como consecuencia de nueva información obtenida o de poseer más experiencia. La revisión de la estimación, por su propia naturaleza, no está relacionada con periodos anteriores ni tampoco es una corrección de un error. Un cambio en los criterios de medición aplicados es un cambio en una política contable, y no un cambio en una estimación contable. Cuando sea difícil distinguir entre un cambio de política contable y un cambio en una estimación contable, el cambio se tratará como si fuera un cambio en una estimación contable Reconocimiento prospectivo El efecto de un cambio en una estimación contable se reconocerá de forma prospectiva, que se incluirá en el resultado positivo (ahorro) o negativo (desahorro) del: a) periodo en que tiene lugar el cambio, si este afecta a un solo periodo; o b) el periodo del cambio y periodos futuros, si el cambio afectase a todos ellos. En la medida que un cambio en una estimación contable dé lugar a cambios en activos y pasivos, o se refiera a una partida de los activos netos/patrimonio, deberá ser reconocido al ajustar el valor en libros de la correspondiente partida de activo, pasivo o activos netos/patrimonio en el periodo en que tiene lugar el cambio. El reconocimiento prospectivo del efecto del cambio en una estimación contable significa que el cambio se aplica a las transacciones, otros eventos y condiciones, desde la fecha del cambio en la estimación. Un cambio en una estimación contable podría afectar al resultado positivo (ahorro) o negativo (desahorro) del periodo corriente, o bien al de este y al de periodos futuros. Por ejemplo, un cambio en las estimaciones del importe de los clientes de dudoso cobro afectará solo al resultado positivo (ahorro) o negativo (desahorro) del periodo corriente y, por tanto, se reconocerá en este periodo. Sin embargo, un cambio en la vida útil estimada, o en los patrones de consumo de los beneficios económicos o potencial de servicio futuros incorporados a un activo amortizable, afectará al gasto por depreciación del periodo corriente y de cada uno de los periodos de vida útil restante del activo. En ambos casos, el efecto del cambio relacionado con el periodo corriente se reconoce como ingreso o gasto en el periodo corriente. El efecto, si lo hubiera, sobre periodos futuros se reconocerá en dichos periodos Información a revelar La entidad revelará la naturaleza e importe de cualquier cambio en una estimación contable que haya producido efectos en el periodo corriente, o que se espere vaya a producirlos en periodos futuros, excepto por la revelación de información del efecto sobre periodos futuros, en el caso de que fuera impracticable estimar ese efecto. 5. Errores 5.1. Momento en que surgen los errores Los errores pueden surgir al reconocer, valorar, presentar o revelar la información de los elementos de los estados financieros. Los estados financieros no cumplen con las NIC-SP si contienen errores, tanto materiales como inmateriales, cuando han sido cometidos intencionadamente para conseguir, respecto de una entidad, una determinada presentación de su situación financiera, de su rendimiento financiero o de sus flujos de efectivo. Los errores potenciales del periodo corriente, descubiertos en este mismo periodo, se corregirán antes de que los estados financieros se autoricen para su emisión. Sin embargo, los errores materiales en ocasiones no se descubren hasta un periodo posterior, de forma que tales errores de periodos anteriores se corregirán en la información comparativa presentada en los estados financieros de los periodos siguientes Reexpresión retroactiva La entidad corregirá los errores materiales de periodos anteriores, de forma retroactiva, en los primeros estados financieros formulados después de haberlos descubierto: a) reexpresando la información comparativa para el periodo o periodos anteriores en los que se originó el error; o b) si el error ocurrió con anterioridad al periodo más antiguo para el que se presenta información, reexpresando los saldos iniciales de activos, pasivos y activos netos/patrimonio para dicho periodo Limitaciones de una reexpresión retroactiva El error correspondiente a un periodo anterior se corregirá mediante reexpresión retroactiva, salvo que sea impracticable determinar los efectos en cada periodo específico o el efecto acumulado del error. Cuando sea impracticable determinar los efectos que se derivan, en cada periodo específico, de un error sobre la información comparativa de uno o más periodos anteriores para los que se presente información, la entidad reexpresará los saldos iniciales de los activos, pasivos y activos netos/patrimonio para los periodos más antiguos en los cuales tal reexpresión retroactiva sea practicable (que podría también ser el propio periodo corriente) Reexpresión prospectiva Cuando sea impracticable determinar el efecto acumulado, al principio del periodo corriente, de un error sobre todos los periodos anteriores, la entidad reexpresará la información comparativa y corregirá el error de forma prospectiva, desde la fecha más remota en que sea posible hacerlo. El párrafo 51 menciona que el efecto de la corrección de un error de periodos anteriores no se incluirá en el resultado positivo (ahorro) o negativo (desahorro) del periodo en el que se descubra el error. Cualquier otro tipo de información que se agregue respecto a periodos anteriores, incluidos resúmenes históricos de datos financieros, será objeto de reexpresión, yendo tan atrás como sea posible. Por otro lado, el párrafo 52 dice que cuando sea impracticable determinar el importe de un error para todos los periodos previos (por ejemplo, una equivocación al aplicar una política contable), la entidad, reexpresará la información comparativa de forma prospectiva desde la fecha más remota posible. En consecuencia, se ignorará la porción del ajuste acumulado de activos, pasivos y activos netos/patrimonio que haya surgido antes de esa fecha. La corrección de errores puede distinguirse con facilidad de los cambios en las estimaciones contables. Las estimaciones contables son, por su naturaleza, aproximaciones que pueden necesitar revisión cuando se tenga conocimiento de información adicional. Por ejemplo, las pérdidas o ganancias reconocidas como resultado del desenlace de una contingencia, no constituye corrección de un error. Actualidad Gubernamental N 62 - Diciembre

4 5.5. Información a revelar La entidad revelará la siguiente información respecto a errores de periodos anteriores: a) La naturaleza del error del periodo anterior. b) Para cada periodo anterior presentado, en la medida que sea practicable, el importe de la corrección para cada línea de partida del estado financiero afectado. c) El importe del ajuste al principio del periodo anterior más antiguo sobre el que se presente información y d) Si fuera impracticable la reexpresion retroactiva para un periodo anterior en particular, las circunstancias que conducen a esta situación, junto con una descripción de cómo y desde cuándo se ha corregido el error. A continuación, presentamos un resumen sobre los eventos permitidos por la NIC-SP 3. Evento Políticas contables Cambios en las estimaciones contables Error Aplicación retroactiva (párrafo 27) Reexpresión retroactiva (párrafo 47) Aplicación prospectiva (párrafo 30) (párrafo 41) Reexpresión prospectiva (párrafos 46 y 50) 6. Impracticabilidad de la reexpresión retroactiva En algunas circunstancias, cuando se desea conseguir la comparabilidad con el periodo corriente, el ajuste de la información comparativa de uno o más periodos anteriores es impracticable. Por ejemplo, los datos podrían no haberse obtenido, en el periodo o periodos anteriores, de forma que permitan la aplicación retroactiva de una nueva política contable, o la reexpresión retroactiva para corregir un error de un periodo anterior, como consecuencia de lo cual la reconstrucción de la información es impracticable. Con frecuencia es necesario efectuar estimaciones al aplicar una política contable a los elementos de los estados financieros reconocidos o revelados que hacen referencia a determinadas transacciones, otros sucesos y condiciones. La estimación es subjetiva en sí misma, y podría haberse realizado después de la fecha de presentación. El desarrollo de estimaciones puede ser todavía más difícil cuando se aplica retroactivamente una política contable, o cuando se efectúa una reexpresión retroactiva para corregir un error de periodos anteriores, debido al dilatado periodo de tiempo que podría haber transcurrido desde que se produjo la transacción afectada u ocurrió el otro suceso o condición objeto de la reexpresión. Sin embargo, el objetivo de una estimación, que se refiere a periodos anteriores, es el mismo que para las estimaciones realizadas en el periodo corriente, esto es, una y otra han de reflejar las circunstancias existentes cuando la transacción, suceso o condición haya ocurrido. 7. Casos prácticos Caso 1 Se ha determinado que la cuenta contable Combustibles y carburantes refleja un saldo de S/ , que corresponde a Pecosas no registradas oportunamente por la oficina de contabilidad, dicho caso constituye corrección de error, por lo que aplicaremos la NIC-SP 3 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y error Resultados acumulados Suministros de funcionamiento Combustible, lubricantes Combustible X/x: Por la regularización de la omisión del Registro contable - aplicación NIC-SP 03. Caso 2 Al cierre del ejercicio 2010, la UE tiene registrado en la cuenta Entregas a rendir cuenta-viáticos la suma de S/.10,000.00, de los cuales al practicarse las acciones de saneamiento contable se llegaron a las siguientes conclusiones: La suma de S/.6, fue rendida pero no registrada por la oficina de contabilidad; y la suma de S/.4, carece de sustentación Resultados acumulados 6, Servicios y otros contratados por anticipado 6, Entregas a rendir cuenta iáticos X/x: Por la regularización de la omisión del registro contable- Caso 3 Se ha determinado que la cuenta contable Encargos tiene saldos por S/.20,000.00, que corresponden a ejercicios de años anteriores; al respecto, se sabe que dicho monto ha sido rendido y devuelto a la entidad encargada pero no registrado por 4 Actualidad Gubernamental N 62 - Diciembre 2013

5 Área Sistema Nacional de Contabilidad la oficina de contabilidad, lo cual constituye corrección de error, por lo que aplicaremos la NIC-SP 3 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y error Resultados acumulados 20, Caja y bancos 20, Encargos Caso 5 Se ha determinado que la cuenta contable Alimentos para programas sociales (Programa del aso de Leche) tiene saldos por S/.45,000.00, que corresponden a las Pecosas N 100 del año X1 y N 209 del año X2, respectivamente; dichos documentos no fueron registrados oportunamente por la oficina de contabilidad, lo cual constituye corrección de error, por lo que aplicaremos la NIC-SP 3 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y error Resultados acumulados 45, Bienes de asistencia social 45, Bienes de asistencia social Apoyo alimentario Alimentos para programa sociales Caso 4 Se ha determinado que la cuenta contable Papelería en general, útiles y materiales de oficina tiene saldos por S/.1,200.00, que corresponden a la Pecosa N 149 de ejercicios anteriores y no registradas oportunamente por la oficina de contabilidad, dicho caso constituye corrección de error, por lo que aplicaremos la NIC-SP 3 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y error Resultados acumulados 1, Bienes y suministro de funcionamiento 1, Materiales y útiles De oficina Papelería en general El asiento contable se registra mediante nota de contabilidad Caso 6 Se ha determinado que la cuenta contable enta de bienes y servicios (Ingresos diferidos) tiene saldos por la suma de S/.11,000.00, que corresponden a ejercicios anteriores. Al respecto, según informe del área de tesorería, dicho monto ya fue cobrado al Sr. Juan Santos Armas, por lo que la oficina de contabilidad no registró en forma oportuna esta realización de ingresos. Este caso constituye corrección de error, por lo que aplicaremos la NIC-SP 3 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y error Ingresos diferidos 11, enta de bienes y servicios 3401 Resultados acumulados 11, Superávit Actualidad Gubernamental N 62 - Diciembre

6 Caso 8 Se ha determinado que la estimación de la depreciación de la cuenta contable Depreciación de vehículos registra saldos en exceso por la suma de S/.3,000.00, que corresponde a ejercicios anteriores; al respecto, al haberse analizado dicha cuenta corresponde a un error aritmético. Cabe precisar que, según informe del área de patrimonio, se confirma el exceso de tal estimación. Por lo que al haberse registrado tal error de registro contable amerita la aplicación de la NIC-SP 3 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y error. Caso 7 Se ha determinado que la cuenta contable Renta de contribuyentes no domiciliados registra saldos por la suma de S/ , que corresponden a ejercicios anteriores; al respecto, al haberse analizado dicho saldo corresponde a un error de registro contable. Cabe precisar que, según informe del área de tesorería, no existe monto por pagar en dicha cuenta. Por lo que al haberse registrado un error de registro contable amerita la aplicación de la NIC-SP 3 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y error. Por otro lado, cabe resaltar que si a la fecha el mencionado monto estuviera pendiente de pago, se debería aplicar una reclasificación de cuenta Depreciación, Amortización y Agotamiento 3, Depreciación acumulada de vehículos, maquinaria ehículo 3401 Resultados acumulados 3, Superávit Glosa: Por la regularización de la estimación del registro contable 3401 Resultados acumulados Déficit 2101 Impuestos, contribuciones y otros Impuestos y contribuciones Renta de contribuyentes no domiciliados Glosa: Por la regularización de la omisión del Registro contable. 6 Actualidad Gubernamental N 62 - Diciembre 2013 Caso 9 Cambios en las políticas contables Desde el comienzo de 2013, la entidad cambió su política contable de depreciación de propiedades, planta y equipo, para aplicar de forma más completa un enfoque de componentes y adoptar al mismo tiempo el modelo de revaluación. La gerencia tiene la opinión de que esta política proporciona información fiable y más relevante porque trata de forma más precisa los componentes de propiedades, planta y equipo y se basa en valores actualizados. La política ha sido aplicada de forma prospectiva desde el comienzo de 2013, porque no era practicable para estimar los efectos de aplicar la política retroactivamente, o de forma prospectiva desde cualquier fecha anterior. En consecuencia, la adopción de la nueva política no tiene efecto en años anteriores. El efecto sobre el año corriente es incrementar el valor en libros de las propiedades, planta y equipo al comienzo del año por S/.35,