GUÍA DE BENEFICIOS EMPLEADOS EXENTOS NO EXENTOS A TIEMPO COMPLETO

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1 S U GUÍA DE BENEFICIOS P A R A EMPLEADOS EXENTOS NO EXENTOS A TIEMPO COMPLETO Esta guía proporciona información sobre las opciones de beneficios de Staples que usted tiene como empleado exento o no exento a tiempo completo. Dé un vistazo para obtener más información sobre... Quiénes cualifican 1 Cómo elegir/cambiar su cobertura 2 Un vistazo a sus beneficios 3 Servicios médicos 4 Beneficios de medicamentos recetados 6 Más sobre las cuentas 8 The Staples Health Connection, auspiciado por WebMD 11 El programa de recompensas Wellness Rewards 12 Otros programas de bienestar 15 Servicios dentales 16 Servicios de visión 18 Cuentas de Gastos Flexibles 20 Beneficios por desplazamiento 21 Discapacidad 22 Seguro de vida, muerte accidental y desmembramiento 23 Planes de ahorros y de compra de acciones 26 Otros beneficios 27 Información de contacto 28 Aplicaciones móviles 29 Esta guía resume los planes de beneficios en términos generales únicamente. Los documentos del plan y las descripciones resumidas del plan determinan las disposiciones del plan. Visite o comuníquese con los proveedores directamente para obtener más información.

2 quiénes cualifican Quiénes cualifican Usted tendrá derecho a estos beneficios después de cumplir con los siguientes requisitos: Cuando se le contrata inicialmente Para empleados no exentos, el primer día del mes después de 60 días de su fecha de contratación, siempre y cuando realice sus selecciones dentro los 45 días siguientes a la fecha de contratación o Para empleados exentos, el primer día del mes después de 30 días de su fecha de contratación, siempre y cuando realice sus selecciones dentro de los 20 días siguientes a la fecha de contratación. Si cambia su estado Si cambia su estado de tiempo parcial a tiempo completo, su cobertura entrará en vigencia el mismo día de su cambio de estado y tendrá 20 días para hacer sus selecciones. Durante la inscripción abierta Si realiza su selección durante el período anual de inscripción abierta, la cobertura entra en vigencia el 1.º de julio. Nota importante acerca de los dependientes. Como parte de la reforma de salud, tenemos la obligación de solicitar y proporcionar al IRS los números de Seguro Social de todos los dependientes cubiertos por un plan médico de Staples. Su dependiente podría recibir una sanción federal por no tener seguro médico si el IRS no puede determinar con precisión quién está cubierto. Cerciórese de proporcionar los números correctos de Seguro Social cuando se inscriba. Usted puede optar por cobertura de servicios médicos, dentales, de visión y seguros de vida, muerte accidental y desmembramiento (AD&D, por sus siglas en inglés) también para sus dependientes. Los dependientes con derecho incluyen: Su cónyuge legal, incluidos los cónyuges del mismo sexo en estados que reconocen el matrimonio entre personas del mismo sexo Su pareja doméstica del mismo sexo, así como los hijos de él/ella si usted proporciona cobertura para su pareja doméstica Sus hijos menores de 26 años y Sus hijos de 26 años y mayores que no estén en capacidad de cuidar de sí mismos debido a una discapacidad física o mental y que tengan beneficio del Seguro Social por discapacidad (SSDI, por sus siglas en inglés). Derechos de la pareja doméstica del mismo sexo Una pareja doméstica del mismo sexo solamente tiene derecho a beneficios si el matrimonio entre personas del mismo sexo no es legal en su estado de residencia y la pareja doméstica: Está registrada o ha suscrito una unión civil con usted la cual es reconocida por su estado Es una persona del mismo sexo que reside con usted en una relación comprometida, exclusiva y con quien tiene la intención de residir permanentemente Es una persona con la cual usted ha compartido una residencia común durante al menos 12 meses Es mutuamente responsable de los gastos básicos de sostenimiento No está casada legalmente con otra persona No es un pariente de sangre y Tiene más de 18 años de edad. Los ex cónyuges no cualifican para beneficios de Staples. 1

3 elegir cambiar Cómo elegir/cambiar su cobertura Se aplican normas específicas para la inscripción y el cambio de cobertura. Inscripción Para estar cubierto por los planes de servicios médicos, dentales, de visión, seguro de incapacidad, vida, muerte accidental y desmembramiento o servicios legales, debe inscribirse durante el período anual de inscripción abierta o cuando reúna las condiciones para hacerlo. Cualquier cobertura que elija para sus dependientes inicia cuando la cobertura para usted inicie, a menos que los inscriba en una fecha posterior debido a un evento de vida que reúna las condiciones. Cómo inscribirse 1. Visite y seleccione Exempt or full-time non-exempt (empleado exento o no exento a tiempo completo). Luego, haga clic en Associate Connection en la parte superior derecha. 2. Introduzca su número de empleado de 7 dígitos y contraseña. Si se le olvidó su contraseña, haga clic en Forgot Password (olvidé mi contraseña) en la página de inicio de sesión y siga las indicaciones. 3. Haga clic en Benefits Enrollment (inscripción de beneficios). 4. Haga clic en Select (seleccionar) para ver sus opciones actuales. 5. Haga clic en Edit (modificar) al lado de cada opción de beneficios para introducir sus selecciones. 6. Cuando haya terminado, haga clic en Submit (enviar) en la parte inferior de la pantalla. 7. Haga una revisión final de sus selecciones y haga clic en Submit nuevamente. 8. Cuando vea el mensaje Your enrollment is complete (su inscripción está completa), sus selecciones se habrán guardado. 9. Imprima la página de confirmación para referencia futura. Si necesita ayuda. Para asistencia con la inscripción, póngase en contacto con Servicios de Recursos Humanos llamando al o envíe una solicitud al ehelpdesk. Recibirá una confirmación en la dirección de su residencia documentando sus selecciones. Para realizar una corrección en sus selecciones, indique los cambios en su confirmación y envíela a Servicios de Recursos Humanos por fax al dentro de un plazo de 14 días a partir de la fecha de emisión. Cambio de cobertura durante el año Solo puede cambiar su cobertura de servicios médicos, dentales o de visión o su participación en las Cuentas de Gastos Flexibles para Gastos Médicos y de Guardería para Dependientes si ocurre un evento de vida que reúna las condiciones debido a la adquisición/pérdida de cobertura, un cambio en la situación laboral (p. ej., cambio a tiempo parcial), matrimonio, divorcio, nacimiento/adopción o muerte. Tiene 30 días a partir de la fecha del evento para efectuar un cambio (60 días para un nacimiento o adopción). Complete un formulario de cambio de beneficios (disponible en benefits) y preséntelo a Servicios de Recursos Humanos para cambiar la cobertura. 2

4 resumen de beneficios Un vistazo a sus beneficios Usted tiene las siguientes opciones de beneficios disponibles entre el 1.º de julio de 2014 y el 30 de junio de Lea esta guía para obtener más información acerca de cada plan o comuníquese con Servicios de Recursos Humanos o con los proveedores directamente si tiene alguna pregunta. (Consulte la página 28 para los números telefónicos y sitios web). Plan/beneficios Sus opciones de cobertura Servicios Plan de Cuenta de Ahorros para Gastos Médicos Individual médicos (HSA, por sus siglas en inglés)* Usted más su(s) hijo(s) Plan de Acuerdo de Reembolso de Gastos Médicos Usted más su cónyuge/pareja doméstica (HRA, por sus siglas en inglés)* Familia Kaiser HMO (en California) Plan fuera del área (donde sea el caso/esté disponible) * administrado por Cigna o UnitedHealthcare según Más... MDLive, un beneficio automático si usted está su área de residencia o trabajo inscrito en Cigna o UnitedHealthcare Recompensas El Programa Wellness Rewards Disponible para empleados exentos y no exentos a de bienestar The Staples Health Connection, tiempo completo cubiertos por un plan médico y recursos auspiciado por WebMD de Staples Otros programas Plan de Asistencia al Empleado Disponible para todos los empleados exentos y no de bienestar (EAP, por sus siglas en inglés) exentos a tiempo completo Beneficios corporativos Corporate Perks y de gimnasio Servicios Plan PPO Delta Dental Individual dentales Delta Dental Indemnity Usted más su(s) hijo(s) Delta Dental Out-of-Area Usted más su cónyuge/pareja doméstica (donde corresponda/esté disponible) Familia Servicios Plan Básico EyeMed Individual de visión Plan Mejorado EyeMed Usted más su(s) hijo(s) Usted más su cónyuge/pareja doméstica Familia Cuentas de Cuenta de Gastos Flexible para Gastos Médicos Hasta $2,500 para la FSA para Gastos Médicos Gastos Flexibles Cuenta de Gastos Flexible de Guardería Hasta $5,000 (o $2,500 si está casado, pero (FSA) para Dependientes presenta la declaración de impuestos por separado) para la FSA para Gastos de Guardería para Dependientes Incapacidad Incapacidad de corto plazo pagada por Staples Decidir elegir cobertura de discapacidad de largo Opción de comprar incapacidad de largo plazo plazo para usted Seguro de Seguro de vida básico: un salario básico** Decidir elegir cobertura complementaria para vida y muerte redondeado al $1,000 más cercano hasta un usted y/o sus dependientes y cuánta cobertura accidental máximo de $600,000 (pagado por Staples) adquirir (AD&D) AD&D básico: un salario básico adicional** redondeado al $1,000 más cercano hasta un máximo de $1,300,000 (pagado por Staples) Opción de comprar un seguro de vida complementario y/o AD&D para usted y sus dependientes **O tarifa básica de beneficios (si recibe remuneración variable) Planes de ahorros Plan de Ahorros 401(k) y de compra Plan de Compra de Acciones para el Empleado de acciones Decidir participar y cuánto contribuir 3

5 servicios médicos Servicios médicos Usted tiene dos planes basados en cuentas para elegir: el plan de Cuenta de Ahorros para Gastos Médicos (HSA) y el Acuerdo de Reembolso de Gastos Médicos (HRA). Cigna o UnitedHealthcare administran estos planes, según el estado en que usted viva o trabaje. En California, Kaiser HMO es una opción adicional. En algunas zonas remotas, es posible que usted tenga la opción de un plan fuera del área. Usted decide qué plan elegir y que dependientes cubrir. Kaiser HMO. Esta guía describe los planes HSA y HRA únicamente. Para todas las tarifas médicas, consulte la página 9. Para obtener más información sobre Kaiser HMO, visite o llame al Cómo funciona el plan Existen diferencias importantes a considerar cuando se comparan los planes médicos. Tanto el plan HSA como el HRA: Cubren la atención preventiva dentro de la red al 100%, incluyen exámenes dentales preventivos Pagan el 80% del costo de la mayoría de los servicios cubiertos, después de alcanzar el deducible del año del plan Limitan sus costos del bolsillo a un monto máximo anual Pagan el 100% después de alcanzar el monto máximo de gastos del bolsillo Ofrecen beneficios dentro y fuera de la red También hay diferencias: El monto que usted paga por la cobertura El deducible y los montos del bolsillo La cobertura de las recetas Cómo funcionan las cuentas Además, ambos planes incluyen una cuenta para ayudarle a presupuestar y ahorrar para su parte de los gastos médicos, así como los gastos por servicios dentales y de visión. Definiciones Atención preventiva: incluye exámenes físicos de rutina y exámenes de salud (tales como pruebas de sangre, vacunas, Papanicolau, exámenes de próstata y otros exámenes de salud de rutina según la edad). Los servicios dentro de la red codificados por su médico como atención preventiva generalmente se cubren en un 100% dentro de la red. Si se realizan las mismas pruebas para diagnosticar una enfermedad o tratar una afección conocida, no se consideran atención preventiva y se aplicarán las reglas del plan regular. Copago: una cantidad fija de dinero que usted paga por ciertos gastos de medicamentos recetados o por servicios de visión. Deducible: la cantidad de dinero que usted paga por los servicios cubiertos (gastos médicos y ciertos gastos de medicamentos recetados) cada año del plan antes de que el plan comience a participar en el costo. Usted puede pagar el deducible con su cuenta HSA o HRA o de su propio bolsillo. Los dos planes tienen diferentes montos de deducibles y existen deducibles separados para la atención dentro y fuera de la red. Si usted inscribe a cualquier dependiente (su cónyuge/ pareja doméstica y/o hijos), usted y sus dependientes deben alcanzar el deducible familiar antes de que Staples participe en el costo de la atención no preventiva. Coseguro: el porcentaje que usted y el plan pagan por servicios cubiertos después de alcanzar el deducible. Gasto máximo del bolsillo: el monto máximo que usted paga (incluye su deducible y coseguro) en un año del plan por los servicios cubiertos (incluye los gastos médicos y de recetas). Una vez que alcance el monto máximo del bolsillo, el plan paga el 100% por los servicios cubiertos por el resto del año del plan. Hay montos máximos separados para atención dentro y fuera de la red. Si usted inscribe a cualquier dependiente (su cónyuge/ pareja doméstica y/o hijos), usted y sus dependientes deben alcanzar el deducible familiar del bolsillo antes de que Staples pague el 100% de los servicios cubiertos. 4

6 servicios médicos Revise la siguiente tabla para comparar los aspectos básicos de los dos planes. El Plan HSA El Plan HRA Atención preventiva Cobertura del 100%, dentro de la red Cobertura del 100%, dentro de la red Consultas al médico Sujeto al deducible y coseguro Sujeto al deducible y coseguro Deducible dentro $1,500 para cobertura individual $750 para cobertura individual de la red $3,000 si inscribe a su cónyuge/ $1,500 si inscribe a su cónyuge/ (gastos médicos y de pareja doméstica y/o hijo(s) pareja doméstica y/o hijo(s) recetas combinados) Deducible fuera de la red (gastos médicos y de recetas combinados) Dos veces el deducible dentro de la red Se deben alcanzar por separado los deducibles para dentro y fuera de la red La cantidad que Dentro de la red: usted paga el 20%; el plan paga el 80% usted paga (coseguro) Fuera de la red: usted paga el 50%; el plan paga el 50% después de alcanzar el deducible Monto máximo anual del $3,000 para cobertura individual $2,500 para cobertura individual bolsillo dentro de la red $6,000 si inscribe a su cónyuge/ $5,000 si inscribe a su cónyuge/ (incluye su deducible para pareja doméstica y/o hijo(s) pareja doméstica y/o hijo(s) gastos médicos y de recetas combinados) Monto máximo anual del bolsillo fuera de la red (incluye su deducible para gastos médicos y de recetas combinados) Dos veces el monto máximo del bolsillo dentro de la red Se deben alcanzar por separado los montos máximos para dentro y fuera de la red Nota: si usted (como empleado) tiene otra cobertura médica fuera de Staples, incluyendo la Parte A de Medicare, no cualifica para el plan HSA. 5

7 servicios médicos Beneficios de medicamentos recetados Los planes de HSA y HRA ofrecen cobertura de medicamentos recetados a través de CVS Caremark. Es importante tener en cuenta la cobertura para recetas cuando usted elige su plan médico, especialmente si toma medicamentos recetados de manera habitual. El Plan HSA El Plan HRA Ciertos medicamentos Usted paga el 20% (sin deducible) Usted paga un copago o coseguro recetados preventivos Usted no paga por anticonceptivos como se indica más adelante genéricos (pero debe cambiarse a (pero sin deducible) pedidos por correo después de 3 surtidos) Usted no paga por anticonceptivos genéricos (pero debe cambiarse a pedidos por correo después de ` 3 surtidos) Todas las Una vez alcance el deducible anual, Una vez alcance el deducible anual, demás recetas usted paga... usted paga... Venta minorista (30 días de suministro) Genérico 20% Un copago hasta de $10 Marca preferida 20% 30% ($25 mínimo/$50 máximo) Marca no preferida 20% 30% ($40 mínimo/$80 máximo) Pedido por correo (suministro de 90 días) Genérico 20% Un copago hasta de $25 Marca preferida 20% 30% ($60 mínimo/$120 máximo) Marca no preferida 20% 30% ($100 mínimo/$200 máximo) Nota importante. Usted debe alcanzar el deducible anual antes de que el plan participe en el costo de la mayoría de los medicamentos recetados. El deducible no aplica a ciertos medicamentos preventivos, como las vitaminas prenatales, medicamentos para tratar y prevenir la hipertensión, el colesterol alto, el asma, la osteoporosis y la diabetes. Los anticonceptivos genéricos están cubiertos en un 100%, sin copago ni deducible. Encuentre más información en o a través de CVS Caremark. 6

8 servicios médicos Ejemplo de HSA. Con el plan HSA, la cantidad que usted paga por recetas es bastante sencilla. Para ciertas recetas preventivas, usted paga el 20% del costo, sin necesidad de alcanzar el deducible primero. Por lo tanto, si una receta cuesta $40, usted pagaría solo $8. Para todas las demás recetas deberá primero alcanzar el deducible del año del plan. Antes de que alcance el deducible, usted paga el costo total descontado de estas recetas. Una vez que haya alcanzado el deducible, también paga el 20% del costo, sin importar si es genérico, de marca preferida o de marca no preferida o que lo haya adquirido a través de un proveedor minorista o por pedido por correo. Por supuesto, comprar medicamentos genéricos le ahorra dinero, pero el porcentaje que paga es el mismo. Por ejemplo, si ha alcanzado su deducible y su receta no preventiva cuesta $100, usted paga $20 y el plan paga $80. Ejemplo de HRA. Con el plan HRA, usted tiene un copago o coseguro para recetas preventivas (hasta $10 para venta minorista y hasta $25 para pedido por correo) y el plan paga el resto. No se aplica deducible. Para todas las otras recetas, deberá primero alcanzar el deducible del año del plan. Luego, usted paga un copago por medicamentos genéricos o el 30% del costo para marca preferidas y no preferidas (ya sea para venta minorista o pedido por correo). Tenga en cuenta que corresponden un mínimo y un máximo en cada caso. Si usted tiene una receta genérica (ya sea preventiva o no preventiva), pagará hasta $10 si acude a un proveedor minorista. Una vez alcanzado el deducible del año del plan, usted paga el 30% del costo de las recetas no preventivas de marcas preferidas y no preferidas sujetas a los montos mínimo y máximo. Digamos que usted compra una receta de marca preferida en CVS o Walgreen s que cuesta $200. El 30% de $200 es $60, pero el monto máximo es $50, por lo que usted paga $50 y el plan paga el resto. Penalidad por receta de mantenimiento. En ambos planes, una vez se alcanza el deducible, si usted no se traslada a pedidos por correo (si está disponible para su receta) después de tres surtidos minoristas, paga el 50% del costo total del medicamento. El 50% que usted paga no cuenta para el deducible del plan médico o para el monto máximo del bolsillo. Es importante utilizar el pedido por correo para obtener el máximo beneficio del plan y mantener sus costos de bolsillo lo más bajo posible. 7

9 servicios médicos Más sobre las cuentas Tanto el plan HSA como el HRA tienen las cuentas médicas que le ayudan a asignar dinero para pagar sus gastos médicos del bolsillo, como son los deducibles, copagos y coseguro. Sin embargo, la forma en que cada cuenta funciona es diferente. Por ejemplo, Staples realiza contribuciones a ambas cuentas de conformidad con el programa de recompensas Wellness Rewards, pero usted solo puede contribuir con fondos antes de impuestos a la HSA (no a la HRA). Por otro lado, si usted elige el plan HRA, puede contribuir a la FSA para Gastos Médicos (que no está permitido por el plan HSA). Consulte la siguiente tabla para más información sobre cada cuenta. Cuenta de Ahorros para Gastos Médicos (HSA) Acuerdo de Reembolso de Gastos Médicos (HRA) Para qué se puede usar la cuenta La mayoría de los gastos médicos, La mayoría de los gastos médicos, dentales y de visión dentales y de visión Cuánto contribuye Staples Hasta $400/$600 si completa todos Hasta $400/$600 si completa todos los programas de Wellness Rewards los programas de Wellness Rewards Cuánto puede aportar usted Hasta $3,300 por cobertura individual No corresponde antes de impuestos Hasta $6,550 si inscribe a su cónyuge/pareja doméstica y/o su(s) hijo(s) $1,000 adicionales si usted tiene 55 años o más Usted puede cambiar la Hasta una frecuencia máxima de No corresponde cantidad que contribuye una vez al mes Cuando tenga un gasto Usted puede pagar el gasto: Sus gastos salen en el siguiente orden: que reúna las condiciones Con la tarjeta de débito HSA Primero, de sus fondos de la HRA* Al solicitar el pago directo desde Luego, de su FSA para Gastos Médicos o su cuenta al proveedor Finalmente, de su propio bolsillo Mediante un reembolso para usted desde la cuenta o *Para utilizar su cuenta FSA primero, póngase en De su propio bolsillo contacto con Cigna/UHC para desactivar la función de auto HRA Cuánto puede contribuir a una FSA No corresponde Hasta $2,500 para Gastos Médicos antes de impuestos Qué ocurre al final del año El saldo de su HSA se acumula y se El saldo de su HSA se acumula y se del plan puede utilizar para pagar gastos puede utilizar para gastos médicos futuros médicos futuros Qué ocurre cuando se desvincula El saldo de su HSA se puede utilizar para Usted pierde los fondos que queden en su de Staples o si cambia de plan pagar gastos médicos futuros que reúnan HRA (a menos que continúe participando las condiciones a través de COBRA) Quién administra la cuenta JP Morgan Chase para Cigna No corresponde Optum para UnitedHealthcare 8

10 servicios médicos Para los participantes en el Plan HSA. Las contribuciones de Staples solo se aplican al monto máximo anual permitido por el IRS. Es su responsabilidad administrar sus propias contribuciones antes de impuestos para que no se exceda del límite anual. Usted también debe abrir una Cuenta de Ahorros para Gastos Médicos para recibir las contribuciones de Wellness Rewards de Staples. Si no tiene una cuenta dentro de los 60 días siguientes a la selección de la HSA, no recibirá ninguna recompensa de Wellness Rewards para el año del plan. Tenga en cuenta que no es necesario que usted realice contribuciones. Si no desea realizar contribuciones, simplemente elija $0 en la cantidad de contribución. Para la mayoría de los empleados, la cuenta se les abrirá automáticamente a su nombre. Si hay algún problema al abrir la cuenta, el banco se pondrá en contacto con usted. Usted puede monitorear el saldo de su HSA en cualquier momento a través de o Descuento por no consumir tabaco Usted tiene derecho a un descuento por no consumir tabaco sobre el costo de su cobertura médica ($80/mes, $18.46/semana), cuando se confirme que no consume tabaco en la Evaluación Personal de Salud (PHA, por sus siglas en inglés) o si es consumidor de tabaco y completa tres llamadas de asesoramiento personal con un entrenador de salud WebMD. Si usted proporciona cobertura a su cónyuge/pareja doméstica, él/ella también debe completar la PHA (y las tres llamadas de asesoramiento personal si es consumidor/a de tabaco) para recibir el descuento por no consumir tabaco. Consulte la sección del programa Wellness Rewards de esta Guía de Beneficios para más información. Tarifas del plan médico antes de impuestos Plan HSA Plan HRA Kaiser HMO Con descuento por no consumir tabaco Mensual Semanal Mensual Semanal Mensual Semanal Individual $83.61 $19.30 $ $28.28 $ $33.45 Usted más su(s) hijo(s) $ $38.59 $ $56.55 $ $66.89 Usted más su cónyuge/pareja doméstica $ $46.31 $ $67.86 $ $80.27 Familia $ $57.95 $ $84.83 $ $99.82 Sin el descuento por no consumir tabaco Individual $ $37.76 $ $46.74 $ $51.91 Usted más su(s) hijo(s) $ $57.05 $ $75.01 $ $85.35 Usted más su cónyuge/pareja doméstica $ $64.77 $ $86.32 $ $98.73 Familia $ $76.41 $ $ $ $ Tarifas fuera del área. Las tarifas HRA también se aplican al plan de fuera del área. 9

11 servicios médicos Recargo del cónyuge. Si su cónyuge/pareja doméstica recibe cobertura médica subsidiada a través del empleador de él/ella, usted tendrá que pagar $100 mensuales ($23.08 semanales) adicionales para cubrir a su cónyuge/ pareja doméstica en el plan médico de Staples. (Cobertura médica subsidiada significa que el empleador paga la totalidad o una parte de las primas del seguro médico). Usted puede eximirse de este recargo si su cónyuge/pareja doméstica cubierto por usted no cuenta con cobertura médica subsidiada a través del empleador de él/ella, está cubierto por Medicare, o es un empleado autónomo o es también empleado de Staples. Como parte del proceso de inscripción a través de Associate Connection, usted indicará si está sujeto al recargo. Para que se le exima del recargo, usted debe completar y presentar una declaración jurada de la cobertura de atención médica del cónyuge/pareja doméstica (disponible a través de El programa MDLive Staples se ha asociado con MDLive para brindarle acceso a un médico las 24 horas del día. Si se inscribe en el plan médico HSA o HRA, usted y los miembros de su familia pueden tener acceso a médicos certificados, pediatras y terapeutas con licencia por teléfono o a través de video conferencia en línea las 24 horas del día, los 365 días del año. Si corresponde, los médicos pueden expedirle una receta y enviarla a la farmacia de su elección. Por lo tanto, cada vez que necesite atención que no sea de emergencia o tenga una pregunta médica, considere MDLive como un recurso adicional. Reembolso por condición física/pérdida de peso para los participantes en las HSA/HRA Si ha completado los requisitos de la PHA, usted tiene derecho a recibir $300 en efectivo de su plan médico si usted o un familiar cubierto utiliza un gimnasio calificado de servicio completo por un mínimo de cuatro meses, o compra equipo de gimnasia para uso en casa. Usted o un miembro cubierto de su familia también tienen derecho a recibir $300 en efectivo por asistir a reuniones grupales de Weight Watchers at Work, o a un programa de pérdida de peso con sede en un hospital. Tendrá que presentar un formulario de reembolso a Cigna o UnitedHealthcare para este beneficio. Este beneficio no está disponible para los participantes de Kaiser. Para obtener más información acerca de los planes médicos, para encontrar proveedores participantes, utilice MDLive o comuníquese con los proveedores: Proveedor Teléfono Sitio web Cigna Preinscripción: Identificación: ItsEasy y contraseña: cigna Una vez inscrito: Red: Open Access Plus, OA Plus, Choice Fund OA Plus WITH CareLink UnitedHealthcare Preinscripción: Una vez inscrito: Red: Choice with UHC Choice Plus (Minesota y Dakota del Sur) o UnitedHealthcare Choice Plus (para todos los demás estados) Kaiser CVS Caremark MDLive

12 the staples health connection, auspiciado por webmd Si usted está cubierto por el plan médico HSA o HRA, Staples Health Connection le ofrece muchos recursos para usted y su familia para utilizar durante todo el año del plan: Capacidades móviles: complete su PHA, vea sus recompensas Wellness Rewards disponibles y acumuladas y tenga acceso a información interesante sobre salud y bienestar directamente desde su dispositivo móvil Una Evaluación Personal de Salud (PHA) que es interesante y móvil: una evaluación en línea interactiva que proporciona un informe personalizado de bienestar y un plan de acción para mejorar su salud Aplicaciones móviles: domine un hábito saludable a la vez con dos aplicaciones móviles gratuitas: Weigh Today le ayuda a controlar su peso todos los días Daily Victory le ayuda a establecer metas pequeñas, como caminar durante cinco minutos y proporciona apoyo y motivación para seguir adelante The Digital Health Assistant: un entrenador virtual de salud que crea planes semanales sencillos para mantenerlo motivado para alcanzar sus metas en una variedad de áreas Trusted Health Coaching: conversaciones telefónicas personalizadas con un experto en salud que puede ayudarle a establecer metas y le brinda apoyo a lo largo del camino Symptom Checker: un método científico para revisar sus síntomas e investigar posibles problemas de salud Guías y calendario: seguimiento de eventos de salud importantes y de medidas como la presión arterial, el colesterol y el peso Recetas saludables: vea recetas nutritivas que usted y su familia pueden usar. Staples Health Connection, auspiciado por WebMD Primeros pasos con WebMD: para las recompensas Wellness Rewards y Staples Health Connection. Visite com/staples y haga clic en Register (inscribirse) al lado de la casilla First Time Here? ( Es esta su primera vez aquí?) Su Employee ID es su número de identificación de empleado de 7 dígitos. (Si necesita ayuda para encontrar este número, comuníquese con Servicios de Recursos Humanos al ). Su cónyuge/pareja doméstica inscrito también puede participar al introducir su número de empleado más su fecha de nacimiento (MMDDAAAA). Entonces, si su identificación es y la fecha de nacimiento de su cónyuge/pareja doméstica es el 5 de enero de 1970, deberá introducir Luego, solo tiene que seguir los pasos para continuar la inscripción. 11

13 recompensas por bienestar Programa de recompensas Wellness Rewards Staples se compromete a recompensar las acciones saludables y ofrece el programa Wellness Rewards para darle incentivos para manejar su salud. Animamos a todos los empleados y cónyuges/ parejas doméstica inscritos en un plan médico de Staples a que participen y se beneficien de los descuentos y ahorros adicionales. Como verá, el descuento para quienes no consumen tabaco reduce el costo de la cobertura médica. Cualquier otra recompensa se asigna directamente a su HSA o HRA para ayudarle a pagar los gastos médicos. Usted debe estar empleado en Staples al 15 de julio de 2014 o después para recibir recompensas del programa Wellness Rewards. La Evaluación Personal de Salud (PHA); su portal de acceso al programa Wellness Rewards Completar la PHA es requisito para recibir descuentos en la cobertura médica y otras recompensas. Este es el portal de acceso a todas las otras recompensas, así que es un paso importante! Si usted proporciona cobertura a su cónyuge/pareja doméstica, él/ella también debe completar la PHA. Una vez que se complete la PHA, usted gana: $100 si usted tiene cobertura individual $200 si usted proporciona cobertura a hijos dependientes únicamente o a su cónyuge/pareja doméstica. La PHA tarda tan solo minutos para completarse en línea o en su dispositivo móvil. Descuento por no consumir tabaco Usted tiene derecho a un descuento por no consumir tabaco en el costo de su cobertura médica ($80/mes, $18.46/semana) si: Usted (y su cónyuge/pareja doméstica con cobertura, si corresponde) confirma en la PHA que no consume productos de tabaco O BIEN Usted (y su cónyuge/pareja doméstica con cobertura, si consume tabaco) completa tres llamadas de asesoramiento personal con un entrenador de salud de WebMD. Mientras más pronto presente la PHA y complete las llamadas de asesoramiento personal (para los consumidores de tabaco únicamente), más pronto obtendrá su descuento. Si necesita programar llamadas de asesoramiento personal, llame a WebMD al lo más pronto posible. 12

14 recompensas por bienestar Wellness Rewards para presión arterial (para empleados únicamente) Controlar la presión arterial es muy importante porque la mayoría de las personas no presentan señales de advertencia o síntomas obvios hasta que se desarrollan problemas de salud graves. Los exámenes frecuentes pueden ayudar a identificar y tratar los problemas desde el principio. Y, cuando no se trata o controla, la hipertensión aumenta el riesgo de otros problemas de salud tales como enfermedades del corazón, derrame cerebral, aneurisma aórtico, enfermedad renal o ceguera. Por todas estas razones, queremos recompensarle por sus resultados de presión arterial dentro del rango o por consultar al médico si está en riesgo. Ejemplos de presión arterial (en mmhg) Sistólica Diastólica Normal <120 y <80 Prehipertensión o Hipertensión Etapa o Etapa 2 >160 o >100 Fuente: National Institutes of Health Wellness Rewards por el índice de masa corporal (para empleados únicamente) El índice de masa corporal es un cálculo que utiliza la altura y el peso. Tener sobrepeso o estar obeso puede aumentar el riesgo de enfermedad cardiaca coronaria, diabetes tipo 2, hipertensión, derrame, ciertos cánceres y apnea del sueño. Conocer su índice de masa corporal es un primer paso importante en el manejo de su propia salud. Si su presión arterial es 140/90, se abonará una Si su índice de masa corporal es inferior a 30, se abonará recompensa de $100 a su cuenta HSA o HRA, una una recompensa de $100 a su cuenta HSA o HRA, vez que presente un formulario de un proveedor de una vez que presente un formulario de un proveedor de exámenes de salud expedido por su médico. Si su exámenes de salud expedido por su médico. Si su índice presión arterial es 140/90 o más, todavía puede obtener de masa corporal es 30 o mayor, usted podría ganar una recompensa si se reúne con su médico y definen recompensas si pierde el 5% de su peso total, participa un plan de tratamiento. En este caso, usted tendrá que en tres consultas sin costo con un nutricionista de la presentar un Formulario de Consulta para Tratamiento red de su plan médico o trabaja en coordinación con su expedido por su médico para tener derecho a la médico para controlar su índice de masa corporal. Usted recompensa. tendrá que presentar un formulario específico expedido por su médico para tener derecho a la recompensa. Consulte la siguiente tabla. Cómo documentar sus recompensas Wellness Rewards Para recibir las recompensas Wellness Rewards por presión arterial y/o por el índice de masa corporal, debe proporcionar la documentación apropiada. Para estas recompensas no se aceptarán datos auto reportados. La siguiente tabla describe lo que usted necesita. Si asiste a una evaluación local, sus datos biométricos se agregarán a su PHA a principios de julio. Presión arterial Su presión arterial es 140/90 Su médico completa el Formulario del Proveedor de Exámenes de Salud Usted está coordinando con su médico un plan de tratamiento Su médico completa el Formulario de Consulta para Tratamiento Índice de masa corporal Su índice de masa corporal está por debajo de 30 Su médico completa el Formulario del Proveedor de Exámenes de Salud Usted pierde el 5% de su peso total Su médico completa el Formulario de Consulta para Tratamiento Usted participa en tres consultas sin costo con un Cigna o UnitedHealthcare proporciona la información a WebMD nutricionista de la red Usted está coordinando con su médico un plan para Su médico completa el Formulario de Consulta para Tratamiento controlar su índice de masa corporal Todos los formularios están disponibles en 13

15 recompensas por bienestar WebMD Digital Health Assistant El Digital Health Assistant de WebMD ofrece apoyo en línea para una variedad de temas, tales como nutrición, pérdida de peso, ejercicio, control del estrés y abandono del tabaco. Usted gana: Visite para ver todos los recursos disponibles para usted a través de Digital Health Assistant. $100 si participa y logra una meta, o $200 si usted proporciona cobertura a sus hijos dependientes únicamente $100 adicionales si su cónyuge/pareja doméstica participa y logra una meta Resumen de Wellness Rewards Acciones: Completar la Evaluación Personal de Salud (PHA) Descuento por no consumir tabaco Presión arterial 140/90 (o la participación en un plan de tratamiento con su médico) Índice de masa corporal <30 (o participar en un plan de tratamiento con su médico, asesoramiento para perder peso o de nutrición) Digital Health Assistant de WebMD (participar y alcanzar una meta) Wellness Reward* $100 para cobertura individual $200 si usted proporciona cobertura a su(s) hijo(s) únicamente $200 si usted proporciona cobertura a su cónyuge/pareja doméstica $80/mes o $18.46/semana en el costo de su cobertura médica $100 (empleado únicamente) $100 (empleado únicamente) $100 para cobertura individual $100 adicionales si su cónyuge/pareja doméstica alcanza alcanza una meta o si usted proporciona cobertura a sus hijos solamente Una vez haya completado la PHA, usted puede cumplir con los requisitos para las otras recompensas de Wellness Rewards en cualquier momento durante el año del plan. Cuanto antes las complete, más pronto recibirá las recompensas. Si usted (o su cónyuge/pareja doméstica con cobertura) usa productos de tabaco, póngase en contacto con Health Coaching de WebMD ( ) para inscribirse para las llamadas de asesoramiento personal. *Los participantes de Kaiser solo tienen derecho al descuento para no consumidores de tabaco. 14

16 programas de bienestar Otros programas de bienestar El Plan de Asistencia al Empleado, el programa Corporate Perks y los descuentos por condición física están a disposición de todos los empleados, ya sea que estén inscritos en una cobertura médica o no. Programa de Asistencia al Empleado (EAP) El Programa de Asistencia al Empleado LifeScope es su recurso GRATUITO y confidencial para ayudarle con los retos de la vida cotidiana, tales como hacer frente al estrés, la ansiedad o la depresión, la crianza de los hijos o las preocupaciones maritales, problemas legales y financieros. El programa ahora incluye hasta tres reuniones personales con un orientador por cada miembro de la familia que conforma el hogar. El EAP LifeScope (nombre de usuario y contraseña: staples) Beneficios corporativos Corporate Perks y descuentos por condición física Staples patrocina un recurso en línea para una amplia gama de temas de nutrición y bienestar e incluye descuentos en gimnasios. Simplemente visite Staples.CorporatePerks.com (sin www ) para ver lo que está disponible. Nueva aplicación LifeScope y recursos! LifeScope ahora tiene una aplicación móvil para conectarse al instante con su equipo exclusivo de orientadores y entrenadores. El sitio web también tiene fabulosos nuevos recursos, como mensajes instantáneos con un consultor, calculadoras financieras y de eventos de vida, 350 autoevaluaciones interactivas, planes personales y sesiones de e-learning. Aproveche estos recursos ahora al hacer clic en el código QR a continuación. Android iphone 15

17 servicios dentales Servicios dentales Usted tiene una selección de planes dentales (y una opción fuera del área en ciertos lugares remotos). Existen diferencias en cómo los servicios están cubiertos y cuáles proveedores son parte de la red. Usted decide si elegir cobertura de servicios dentales y qué dependientes cubrir. PARA PENSAR Antes de elegir la cobertura dental, debe saber que los planes médicos HSA y HRA también cubren el cuidado dental preventivo para cada persona cubierta. Si solo espera utilizar el cuidado dental preventivo este año del plan, es posible que no tenga que inscribirse en uno de los planes de servicios dentales. Usted puede elegir la cobertura dental incluso si no elige la cobertura médica a través de Staples. Y, puede elegir diferentes niveles de cobertura para servicios médicos y dentales. La PPO utiliza la red Delta Dental PPO. La opción de reintegro incluye la red Delta Dental PPO Plus Premier (llamada Premier en el sitio web de Delta). Con cualquiera de los planes, usted puede utilizar cualquiera dentista dentro de la red o fuera de la red. Sin embargo, recibe mayores beneficios cuando acude a un dentista de la red. Para obtener más información acerca de los planes dentales o para encontrar a proveedores participantes, comuníquese con: Proveedor Teléfono Sitio web Delta Dental Red PPO: Delta Dental PPO Red de reintegro: Delta Dental Premier 16

18 servicios dentales Cómo funciona el plan El siguiente cuadro resume las diferentes opciones de servicios dentales y cómo cada una paga los beneficios. Como verá, los servicios de prevención/diagnóstico y ortodoncia están cubiertos sin deducible. Un deducible del año del plan y un beneficio máximo anual se aplican a otros servicios dentales. Delta Dental PPO Delta Dental Indemnity Delta Dental Out-of-Area Dentro de la red Fuera de la red Dentro/fuera de la red Donde esté disponible Acceso a proveedores Delta Dental Cualquier proveedor, Delta Dental Premier Cualquier proveedor; Proveedor PPO sin descuento o proveedor PPO descuentos con un en los servicios (red más grande) proveedor Premier o PPO Servicios que no requieren un deducible Servicios preventivos/ Se pagan al 100% Se pagan al 80% Se pagan al 80% Se pagan al 100% de diagnóstico Ortodoncia Se pagan al 50% No está cubierto No está cubierto Se pagan al 50% (para niños hasta de 19 años) hasta un máximo de hasta un máximo de $1,000 de por vida $1,000 de por vida Deducible del año del plan Deducible y monto máximo Por persona $50 $100 $50 $50 Por familia $150 $300 $150 $150 Monto máximo anual de beneficios, $1,250 $1,250 $1,000 $1,250 por participante, por año del plan (para los servicios básicos y principales) Servicios que se pagan en un porcentaje DESPUÉS de alcanzar el deducible y hasta el monto máximo Servicios básicos de restauración Se pagan al 80% Se pagan al 60% Se pagan al 80% Se pagan al 80% (empastes, extracciones, tratamientos de conducto) Servicios de restauración Se pagan al 50% Se pagan al 50% Se pagan al 50% Se pagan al 50% principales (coronas, puentes, dentaduras postizas) Tarifas del plan de servicios dentales Delta Dental PPO Delta Dental Indemnity Delta Dental Out-of-Area antes de impuestos Mensual Semanal Mensual Semanal Mensual Semanal Individual $12.49 $2.89 $13.63 $3.14 $12.49 $2.89 Usted más su(s) hijo(s) $26.12 $6.03 $29.52 $6.81 $26.12 $6.03 Usted más su cónyuge/pareja doméstica $29.98 $6.92 $32.70 $7.55 $29.98 $6.92 Familia $40.88 $9.43 $45.42 $10.48 $40.88 $

19 servicios de visión Servicios de visión Staples ofrece dos planes de visión EyeMed: el Plan Básico o el Plan Mejorado. EyeMed tiene una red nacional de proveedores para exámenes y anteojos con excelentes descuentos y ahorros. Los proveedores participantes incluyen LensCrafters, Pearle Vision y los centros de visión de Target, Sears y JC Penney. Usted decide si elegir cobertura de EyeMed, qué plan quiere y qué dependientes cubrir. PARA PENSAR Antes de elegir la cobertura de visión, debe saber que los planes HSA y HRA cubren un examen de visión dentro de la red una vez cada 24 meses por un copago de $30 (una vez cada 12 meses para dependientes menores de 19 años). Si usted no usa anteojos o lentes de contacto, es posible que no necesite cobertura adicional de visión. Usted puede elegir la cobertura de visión incluso si no elige la cobertura médica o dental a través de Staples. También puede elegir diferentes niveles de cobertura para servicios médicos, dentales y de visión. Por ejemplo, usted podría tener una cobertura médica familiar y cobertura de visión para usted únicamente. Cómo funciona el plan Consulte la siguiente tabla para un resumen de lo que se cubre y de qué manera. Plan Básico Plan Mejorado Examen completo anual Usted paga $20 de copago Usted paga $5 de copago Anteojos (plástico y Usted paga $25 de copago para lentes Usted paga $10 de copago para policarbonato estándar) monofocales, bifocales, trifocales y lentes estándar monofocales, Disponible una vez por año del plan lenticulares bifocales, trifocales, lenticulares y policromáticos progresivos (de transición) de primera calidad Marcos Se ofrecen un año de por medio Usted recibe una asignación de Usted recibe una asignación de durante el año del plan $130 para los marcos $130 para los marcos Lentes de contacto (en vez de anteojos) Usted recibe una asignación de Usted recibe una asignación de $150 para lentes de contacto $150 para lentes de contacto Imágenes de la retina Usted paga hasta un máximo Usted paga hasta un máximo de $39 de copago de $39 de copago Cirugía ocular con láser Usted recibe el 15% de descuento Usted recibe 15% de descuento sobre el precio de venta minorista sobre el precio de venta minorista más una asignación de $600 por una sola vez 18

20 servicios de visión Puede utilizar proveedores fuera de la red pero recibirá un beneficio menor. Simplemente pague a su proveedor y luego solicite un reembolso a EyeMed. Consulte el resumen de beneficios (disponible en para más detalles. Tarifas del plan de visión antes de impuestos Plan Básico Plan Mejorado Mensual Semanal Mensual Semanal Individual $4.53 $1.05 $10.43 $2.41 Usted más su(s) hijo(s) $9.07 $2.09 $21.80 $5.03 Usted más su cónyuge/pareja doméstica $10.88 $2.51 $25.51 $5.89 Familia $13.60 $3.14 $32.35 $7.44 Para obtener más información acerca de los beneficios de visión o para encontrar a proveedores participantes, comuníquese con: Proveedor Teléfono Sitio web EyeMed Preinscripción: (preinscripción) Red: Select Una vez inscrito: Red: Select 19

21 cuentas de gastos Cuentas de Gastos Flexibles Staples ofrece dos cuentas de gastos flexibles (FSA) que le permiten apartar dinero sobre una base antes de impuestos y pagar los gastos que califiquen durante el año del plan: La cuenta FSA para Gastos Médicos le permite utilizar fondos antes de impuestos para pagar los costos de atención de salud, tales como deducibles, coseguros, costos de medicamentos recetados, anteojos/lentes de contacto, cuidado dental y ortodoncia. El monto máximo para el año del plan es de $2,500. (Tenga en cuenta que no puede inscribirse en la FSA para Gastos Médicos si se inscribe en el plan médico HSA). La FSA para Gastos de Guardería para Dependientes le permite destinar fondos antes de impuestos para pagar por servicio de guardería para sus hijos o padres ancianos. El monto máximo para el año del plan es de $5,000, o $2,500 para parejas casadas que declaran sus impuestos por separado. Quiénes son los dependientes con derecho a la FSA para Gastos Médicos? Un dependiente debe cumplir con los requisitos de la ley federal de impuestos de un dependiente tributario para un plan de salud. Esta definición incluye: Su cónyuge Sus hijos (biológicos, adoptados, hijastros y de crianza) hasta que cumplan 26 años Personas cubiertas por las cuales usted puede reclamar una exención en su declaración de impuestos federales y Miembros de la familia o una persona no relacionada que viva con usted durante todo el año del plan si reciben más de la mitad de su manutención de parte suya; son ciudadanos, residentes o nacionales de Estados Unidos; o son ciudadanos de México o Canadá Y no aparecen reclamados como hijos calificados dependientes en la declaración de impuestos de otra persona. Estas reglas son complejas y pueden requerir la asistencia de un asesor fiscal. Usted decide si participar en una o ambas cuentas y cuánto contribuir durante el año del plan. PARA PENSAR Si usted desea participar en una FSA, debe decidirlo durante la inscripción abierta, o cuando tenga derecho a ella por primera vez. No se puede cambiar la cantidad de su contribución durante el año del plan a menos que ocurra un evento que reúna las condiciones (como un nacimiento, adopción, matrimonio, divorcio). Debe hacer los cálculos con mucha atención ya que perderá el dinero que quede en su cuenta al final del año del plan. (Usted tiene hasta el 15 de septiembre de 2015 para incurrir en los gastos a reclamar y tiene hasta el 30 de octubre de 2015 para presentar las reclamaciones.) Si se desvincula de Staples durante el año del plan, no puede llevarse la cuenta con usted, pero puede presentar gastos que reúnan las condiciones en los que haya incurrido antes de retirarse (dentro de los 90 días de retirarse) o continuar su participación en la FSA para Gastos Médicos a través de COBRA. 20

22 cuentas de gastos Cómo funcionan las cuentas Usted decide cuánto asignar a su(s) cuenta(s) para gastos médicos o para gastos de guardería para dependientes que vaya a incurrir entre el 1.º de julio de 2014 y el 15 de septiembre de Su contribución se descontará de su salario antes de impuestos y se retendrá entre el 1.º de julio de 2014 y el 30 de junio de 2015, lo que reduce su ingreso tributable. Cuando incurre en un gasto que reúne las condiciones, usted paga el gasto y luego presenta una reclamación en staples.healthhub.com (sin www ) para reembolsarse con el dinero de su cuenta. O, para la FSA para Gastos Médicos, puede utilizar la tarjeta PayFlex. Puede presentar reclamaciones hasta el 30 de octubre de 2015 (para reclamaciones incurridas antes de 15 de septiembre de 2015). Con la FSA para Gastos Médicos, usted puede recibir reembolsos hasta por el valor anual de sus contribuciones incluso si todavía no ha aportado la cantidad completa. Con la FSA para Gastos de Guardería para Dependientes, solo puede recibir reembolsos hasta por el saldo de su cuenta en el momento. Las reclamaciones que excedan esta cantidad quedarán pendientes para pago futuro. Nota: según las reglas del IRS, todas las reclamaciones están sujetas a auditoría, por lo que le recomendamos conservar siempre sus recibos, ya que se le podría pedir que los presente posteriormente. beneficios por desplazamiento Solución en Línea de Beneficios por Desplazamiento La Solución en Línea de Beneficios por Desplazamiento le ayuda a ahorrar dinero en ciertos gastos de transporte y estacionamiento relacionados con el trabajo. Visite staples.healthhub.com (sin www ) para pedir un pase de tránsito, recargar una tarjeta de transporte, pedir un producto vanpool o pagar el estacionamiento en línea. Este programa le brinda otra manera de usar fondos antes de impuestos para pagar los gastos de estacionamiento y de transporte. Además, usted puede hacer sus selecciones o cambiarlas en cualquier momento durante el año del plan. Visite staples.healthhub.com para más información. 21