SERVICIO DE CONTRATACIÓN SECCIÓN DE INVENTARIO

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1 SERVICIO DE CONTRATACIÓN SECCIÓN DE INVENTARIO Águeda Soriano Teléfonos:

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN... 3 NORMATIVA APLICABLE... 3 CONSIDERACIONES BÁSICAS... 3 Concepto de Inmovilizado Material y características... 3 Clasificación de bienes muebles... 4 Criterios de valoración... 5 Puesta en funcionamiento... 6 Amortización... 6 PROCEDIMIENTO... 8 Criterios especiales inventario de bienes muebles... 8 Cuenta contable y Familias... 8 Gestión administrativa por edificios... 9 Etiquetas... 9 Unidades Organizativas... 9 Bajas definitivas Bajas temporales Cambios de ubicación de bienes muebles entre edificios sin Administración de Centro Relación de edificios sin Administración de Centro Página 2

3 INTRODUCCIÓN Con motivo de la descentralización de la gestión de inventario y dada su repercusión en otras áreas y trámites de la Universidad, se hace necesaria la instrumentación de criterios uniformes de funcionamiento que permitan un control exhaustivo de los bienes que se derivan de las inversiones materiales realizadas. La responsabilidad en la custodia y cuidado de los bienes que tenemos a nuestra disposición, no debe recaer exclusivamente en el gestor administrativo sino también en los responsables de cada uno de los Centros, Servicios, Unidades y Departamentos de la Universidad, para lo que se deben respetar los cauces establecidos para mantener la actualización de los bienes. NORMATIVA APLICABLE LEY 33/2003, de 3 de noviembre, del Patrimonio de las Administraciones Públicas Ley 3/2001, de 21 de junio, de Patrimonio de la Comunidad de Madrid Artículo 80. Patrimonio de la Universidad del Título XI de la Ley Orgánica de Universidades Capítulo II. Patrimonio de la Universidad del Título VII de los Estatutos de la Universidad de Alcalá Capítulo II. El Patrimonio Universitario de la Normativa de Gestión Económica y Presupuestaria aprobada por el Consejo Social de 19 de diciembre de 2003 Documento 6 de la Intervención General del Estado sobre el tratamiento contable de los bienes que integran el Inmovilizado no Financiero de las Administraciones Públicas CONSIDERACIONES BÁSICAS Concepto de Inmovilizado Material y características El inmovilizado material está constituido por el conjunto de elementos patrimoniales tangibles, muebles, utilizados de manera continuada por el sujeto contable en la producción de bienes y servicios públicos, y no destinados a la venta. En la determinación del inmovilizado material, las características que deben reunir los elementos patrimoniales muebles son las siguientes: Estar incluidos en el dominio público o ser patrimoniales o, en otro caso, haber sido recibidos de otro ente público en cesión o donación. Ser utilizados de manera continuada en su actividad, por lo que no estarán destinados a la venta o a su entrega al uso general. Tener una vida útil que trascienda la duración de un ejercicio económico. Por vida útil se entenderá el período durante el que el activo es susceptible de generar los servicios en que consista su contribución a la actividad del ente. Página 3

4 Clasificación de bienes muebles Los bienes que se integran bajo la rúbrica genérica de inmovilizado material, se detallan y señalan a continuación por grupos determinados de ellos: * Instalaciones técnicas. Unidades complejas de uso especializado en el proceso productivo, que comprenden: maquinaria, material, piezas o elementos, incluidos los sistemas informáticos o electrónicos que, aún siendo separables por naturaleza, están ligados de forma definitiva para su funcionamiento y sometidos al mismo ritmo de amortización; se incluirán asimismo, los repuestos o recambios válidos exclusivamente para este tipo de instalaciones. Se consideran inventariables aquellas instalaciones movibles o trasladables. Las instalaciones de carácter fijo, se considerarán mejoras, obras o reformas de la finca o inmueble. * Maquinaria. Conjunto de máquinas mediante las cuales se realizan la extracción, elaboración o tratamiento de los productos o se utilizan para la prestación de los servicios que constituyen la actividad del ente. Esta rúbrica abarca un amplio abanico de elementos, como por ejemplo instrumentos de laboratorio, aparatos médico-asistenciales, equipos de radar, fotocontrol, material fotográfico y material audiovisual. * Utillaje. Conjunto de utensilios o herramientas manuales, que se pueden utilizar autónomamente o conjuntamente con la maquinaria, incluidos los moldes y las plantillas. * Mobiliario y equipamiento Mobiliario, equipamiento ornamental y otros complementos en el funcionamiento de oficinas, aulas y laboratorios. En este epígrafe se incluyen los teléfonos, fax, fotocopiadoras, cuadros y otros ornamentos con excepción de los equipos informáticos. * Equipos para procesos de información. Ordenadores y demás conjuntos informáticos * Elementos de transporte. Vehículos de todas clases utilizables para el transporte terrestre, marítimo o aéreo de personas, animales, materiales o mercaderías. * Otro inmovilizado material. Agrupación de carácter residual, destinada a recoger cualquier otra inmovilización material no incluida en las anteriores. Se incluirán los envases y embalajes que por sus características deban considerarse como inmovilizado. Página 4

5 Criterios de valoración Al establecer los criterios que han de considerarse para la valoración adecuada de los bienes del inmovilizado habrá de tenerse en cuenta el tipo de activo de que se trate y la forma de adquisición del mismo. Con carácter general se seguirá como criterio de valoración en cuentas del activo inmovilizado el precio de adquisición: 1. En los supuestos de adquisición onerosa, la valoración del inmovilizado vendrá dada, con carácter general, por el precio de adquisición. El precio de adquisición incluye los siguientes componentes: - El importe facturado por el vendedor descontando el IVA deducible, siendo este el 4% del importe del IVA aplicado sobre el elemento. - Los gastos adicionales que puedan producirse hasta el momento en que el bien de que se trate se encuentre en condiciones de funcionamiento, y que varían según el tipo de bien a que se haga referencia. En las instalaciones técnicas, maquinaria y utillaje, todos los gastos adicionales que se produzcan hasta su puesta en condiciones de funcionamiento, y en su caso, el transporte, los seguros, derechos arancelarios y la formación. 2. Si el elemento patrimonial considerado proviene de una adquisición por donación, habrá de valorarse por el valor venal del mismo en el momento de su adquisición. Se entiende por valor venal de un bien el precio que estaría dispuesto a pagar un adquirente eventual, teniendo en cuenta el estado y el lugar en que se encuentre dicho bien, considerando, además la situación del sujeto y suponiendo la continuidad de la explotación del bien. El valor venal de un bien se podrá determinar mediante tasación de peritos especializados, valores medios de mercados organizados, listas de precios de proveedores habituales u otros procedimientos generalmente aceptados. Hay que tener en cuenta que las donaciones practicadas a la Universidad, han de ser aceptadas formalmente por la Gerencia, para lo que se deberá remitir el parte de alta junto con el modelo SCI En el supuesto de elementos en cesión, el órgano cedente deberá facilitar el valor neto contable del mismo, importe sobre el que se estimará el valor el bien. Se deberá remitir junto con el parte de alta el modelo SCI No se valorarán los bienes inventariados como Renting, ya que no se asocian al grupo de cuentas del inmovilizado, ni se incluye en el proceso de amortización. Página 5

6 Puesta en funcionamiento Se considerará que un bien está en condiciones de funcionamiento cuando se haya expedido el certificado o acta de recepción provisional, esta fecha se considera Fecha de recepción del elemento. La amortización o gastos por depreciación del Inmovilizado se devengarán a partir del momento en el que los correspondientes bienes estén en condiciones de funcionamiento y como norma general será la fecha de factura o documento oficial la que determine la Fecha de puesta en funcionamiento. Amortización La amortización es la expresión contable de la depreciación que normalmente sufren los bienes de inmovilizado por el funcionamiento, uso y disfrute de los mismos, debiéndose valorar, en su caso, la obsolescencia que pueda afectarlos. La dotación anual que se realiza, expresa la distribución del precio de adquisición o coste de producción durante la vida útil estimada del inmovilizado. Son activos amortizables aquellos bienes que cumplan las siguientes características: - Tener una vida útil limitada. - Ser utilizados durante más de un ejercicio económico. - Ser utilizados por el sujeto contable para la prestación de bienes y servicios o para fines administrativos. Para el cálculo de la cuantía anual de la amortización se debe proceder a determinar los siguientes conceptos: - Valor inicial: Será el valor por el que estén contabilizados los activos inmovilizados depreciables. - Valor total inicial: Este valor vendrá determinado por la valoración inicial del elemento más el importe de las mejoras asociadas. - Valor residual: El valor residual es aquel que se espera recuperar por la venta del inmovilizado una vez esté fuera de servicio, descontando en todo caso los costes necesarios para realizar su venta. - Valor amortizable: Vendrá dado por la diferencia entre el valor inicial de los bienes amortizables y su valor residual. - Vida útil estimada: Se entiende por vida útil estimada el período durante el cual se espera razonablemente que el bien inmovilizado va a poder ser utilizado normalmente por el sujeto contable. Se trata de un período estimado y se debe prever en función de un criterio racional, teniendo en cuenta aquellos factores que pueden incidir a lo largo de la vida productiva del inmovilizado. Entre éstos se destacan: - Uso y desgaste físico esperado, en función de las condiciones de su utilización. - Obsolescencia. - Límites legales u otros que afecten a la utilización del activo. Si se produjeran alteraciones no previstas en el momento en que se realizó la estimación de la vida útil de un activo, se procederá a modificar dicho período en función de las nuevas circunstancias parecidas, ajustando las cuotas de amortización del ejercicio y de los siguientes, pero nunca se hará un ajuste retroactivo por este concepto. Página 6

7 - Métodos de amortización: Podrán utilizarse aquellos métodos de amortización que de acuerdo con un criterio técnico-económico distribuyan los costes de la amortización a lo largo de su vida útil. Se recomienda, por su sencillez, la adopción del método lineal o constante. En cualquier caso, una vez seleccionado el método de amortización a utilizar, éste ha de aplicarse de modo uniforme a fin de que puedan facilitarse comparaciones entre distintos ejercicios. - Momento de inicio del proceso de amortización: El inicio de la amortización comenzará a partir del momento en que el activo está en condiciones de funcionamiento. En caso de inmovilizados compuestos por partes utilizables independientemente, comenzarán a amortizarse cada una de ellas en el momento en que estén en condiciones de funcionamiento. - Tabla de amortización: en el método establecido en la Universidad de Alcalá se aplica un coeficiente lineal, según los siguientes criterios: CUENTA DESCRIPCIÓN PORCENTAJE 215 Aplicaciones informáticas Instalaciones técnicas Maquinaria Utillaje Mobiliario Equipos informáticos Elementos de transporte Otro inmovilizado 10 Página 7

8 PROCEDIMIENTO Criterios especiales inventario de bienes muebles Según la normativa aprobada por el Consejo Social, en su artículo 17.2: El inventario comprenderá los bienes cuyo dominio o disfrute haya de revertir al patrimonio de la Universidad y los adquiridos en régimen de arrendamiento financiero, con excepción de los bienes muebles cuyo valor unitario orientativo, sea, como regla general inferior a 150. En dicho artículo se menciona, que dicha regla general es susceptible de modificación en función de la naturaleza del bien, y por lo tanto, independientemente de que el importe de adquisición unitario sea menor de 150, se incluirán en el inventario: 1. Mobiliario: mesas, sillas, armarios, taquillas, archivadores, cajoneras y librerías. 2. Equipos informáticos: ordenadores, monitores, impresoras y escáner. Las actualizaciones o ampliaciones en la arquitectura interna de los equipos se considerará mejora siempre que el valor de esta sea igual o superior a Equipos audiovisuales: micrófonos, cámaras, televisores, videos, reproductores en cualquier formato y proyectores. Se inventariarán por la Sección de Inventario de forma centralizada, como grupo y con etiqueta lógica todas aquellas adquisiciones de conjuntos de bienes no fungibles y diferentes a las del punto anterior, cuyo precio unitario no alcanza el importe mínimo, pero que juntos sí representan una inversión superior, como pueden ser persianas, papeleras, percheros etc. Estas etiquetas se ubicarán en el local de código GDE, creado en cada edificio con este fin. No se aplicarán mejoras sobre activos totalmente amortizados, con valor neto contable 0. No serán inventariables, las aplicaciones informáticas, software y licencias cuyo importe sea inferior a La imagen institucional de la Universidad, logotipos, rótulos, etc., se imputará al concepto pero no se considerará inventariable. Aquellas adquisiciones que no deban ser inventariadas por no superar el coste unitario mínimo, ni estar incluidas en las salvedades anteriores habrán de imputarse a los capítulos de gastos corrientes que corresponda. Cuenta contable y Familias Al objeto de conciliar la definición contable del inmovilizado recogido en la Contabilidad Financiera y el que se describe en el Inventario, se utilizarán los siguientes criterios: CONCEPTO DESCRIPCIÓN CUENTA DESCRIPCIÓN 621 Maquinaria, instalaciones y utillaje 222/223/224 Instalaciones, Maquinaria y Utillaje 622 Elementos de transporte 228 Elementos de transporte 623 Mobiliario 226 Mobiliario 624 Equipos informáticos 227 Equipos para procesos de información Instalaciones científicas 222 Instalaciones técnicas Aparataje científico 223/224 Maquinaria y utillaje Mobiliario y enseres 226 Mobiliario Elementos de transporte 228 Elementos de transporte Equipos informáticos 227 Equipos para procesos de información Página 8

9 Los documentos contables imputados a cualquiera de los conceptos y subconceptos relacionados, se remitirán por la Sección de Contabilidad a la Sección de Inventario para su revisión. Las características técnicas y funcionales, así como el material en el que esté fabricado un determinado bien no definen la familia a la que corresponde, sino que esta debe ser el grupo genérico en el que se engloba. Serán la descripción del bien, número de serie, marca y modelo y datos informáticos, los detalles distintivos de los bienes inventariados. En el supuesto de aparatos científicos, técnicos o informáticos, serán los expertos en su mantenimiento y uso los que determinen la oportunidad o no de distinguir su clasificación. La solicitud de alta de una familia o subfamilia en la aplicación de gestión de inventario se realizará remitiendo el modelo SCI02 debidamente cumplimentado a la Sección de Inventario. Gestión administrativa por edificios Los responsables administrativos de cada uno de los edificios de la Universidad serán las Administraciones de Centro correspondientes y los directores de los servicios de Deportes, Informáticos, Mantenimiento y Jardín Botánico. En el caso de edificios en los que no venga determinada la responsabilidad administrativa en la gestión de sus bienes muebles, será la Sección de Inventario la que asuma dichas funciones. Etiquetas Para la solicitud de etiquetas se remitirá el modelo SCI01 a la Sección de Inventario de cuya distribución es responsable. Las etiquetas lógicas se asignarán por responsables de gestión de inventario en Sorolla y en rangos de cien numeradas a partir de la etiqueta número Unidades Organizativas Cada servicio, departamento o centro, vendrá configurado como una Unidad Organizativa, ésta será la responsable de la custodia de los bienes muebles asignados, así como de la comunicación de las alteraciones que se produzcan. Con carácter periódico tanto la Sección de Inventario como la Administración de Centro correspondiente, realizará una auditoria de comprobación de la ubicación y estado de los elementos que consten en la base de datos de gestión del inventario. Los responsables de cada una de las unidades organizativas, deberán comunicar el traslado de bienes entre distintas unidades organizativas o centros así como el desplazamiento temporal de bienes, al responsable administrativo del edificio. Página 9

10 Bajas definitivas La baja definitiva de un bien viene determinada por su retirada irreversible de las dependencias de la Universidad. La operación de baja definitiva de elementos muebles, se realizará de forma centralizada por la Sección de Inventario, para lo que se remitirán los impresos que correspondan, siendo las causas más frecuentes que dan lugar a esta operación las siguientes: 1. Siniestros: el responsable administrativo del edificio, remitirá a la Sección de Inventario, el modelo SCI04 o memoria justificativa firmada por el responsable de la Unidad Organizativa. La Sección de Inventario, gestionará los partes de siniestro, para su calificación y peritaje, junto con la documentación requerida por la Aseguradora, así como el control de las indemnizaciones y su repercusión presupuestaria. 2. Deterioro, obsolescencia o rotura definitiva: el responsable administrativo del edificio remitirá el modelo SCI05 o memoria firmada por el responsable de la Unidad Organizativa correspondiente, a la Sección de Inventario. 3. Venta: el responsable administrativo del edificio remitirá el modelo SCI07 o memoria justificativa y una copia de la factura emitida por la Universidad a la Sección de Inventario. Hay que tener en cuenta, a qué órganos compete la autorización de enajenación o disposición de los bienes, según la normativa universitaria vigente. 4. Donación: el responsable del edificio remitirá a la Sección de Inventario el modelo SCI06 o memoria justificativa firmada por el responsable de la Unidad Organizativa correspondiente. Hay que tener en cuenta, a qué órganos compete la autorización de enajenación o disposición de los bienes, según la normativa universitaria vigente. Bajas temporales Se considera baja temporal, a aquella situación en la que el bien debe ser reincorporado al patrimonio de la Universidad, como pueden ser los casos de reparación o cesión. En el supuesto de baja temporal por cesión, se remitirá a la Sección de Inventario el modelo SCI08 o memoria justificativa firmada por el responsable de la Unidad Organizativa correspondiente. Cambios de ubicación de bienes muebles entre edificios sin Administración de Centro En el supuesto de que se requiera a Servicios Generales para el traslado de bienes muebles la Unidad Organizativa solicitante, remitirá mediante correo electrónico, los impresos Cambio de Ubicación de Bienes Muebles ó Bajas de Inventario cumplimentando únicamente los campos etiqueta, descripción y número de serie, a las siguientes direcciones: Coordinación de Servicios Generales dirección de correo: servicios.generales@uah.es c.c. Sección de Inventario, dirección de correo: seccion.inventario@uah.es En aquellos casos en los que el material sea retirado por la Oficina Tecnológica, la Unidad Organizativa responsable, remitirá el impreso Cambios de Ubicación de Bienes Muebles a la Sección de Inventario, dirección de correo: seccion.inventario@uah.es, cumplimentando únicamente los campos etiqueta, descripción y nº de serie. Página 10

11 Todos los equipos que se retiren por la Oficina Tecnológica se asignarán a su unidad organizativa hasta su reubicación o retirada definitiva de la Universidad, circunstancia que deberá comunicar a la Sección de Inventario. Relación de edificios sin Administración de Centro Campus Alcalá Ciudad Colegio San Ildefonso Colegio San Pedro y San Pablo Casa Anexa Oficina de Patrimonio Colegio Santo Tomás Centro CIL II Colegio Santa Catalina Colegio de Gramáticos San Bernardino Cuartel Príncipe y Lepanto Campus Guadalajara Provincia Edificios ubicados en Sigüenza Edificios ubicados en Pastrana Campus Universitario Residencias Universitarias Aulas prefabricadas Escuela de Oficios Jardín Botánico Torre de Control Instalaciones y Pabellón Deportivos Servicio de Mantenimiento Campus Madrid Ciudad Convento de Trinitarias Fundación CIFF Sede Madrid Página 11