SECCIÓN DE INVENTARIO Página 1

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1 SECCIÓN DE INVENTARIO GESTIÓN DE INVENTARIO...2 ALTAS...2 MEJORAS...10 VALIDACIONES JUSTIFICANTE DE GASTO-INVENTARIO...11 BAJAS...13 REINCORPORACIONES...16 BORRADOS...19 VALIDACIONES...19 CAMBIOS DE CLAVE...20 CAMBIOS MASIVOS...23 COPIAS MASIVAS...25 ANULACIÓN DE CÓDIGOS...26 CAMBIOS DE VALORACIÓN...26 ANEXO I. FAMILIAS CONTABLES...27 ANEXO II. ECONÓMICAS QUE OBLIGAN A INVENTARIAR...29 Versión 2 Fecha 24/01/2008 Águeda Soriano SECCIÓN DE INVENTARIO Página 1

2 GESTIÓN DE INVENTARIO ALTAS Una vez recepcionado el material y la factura correspondiente se procederá de la siguiente forma: Generación del justificante de gasto sin imputar Localización, comprobación y etiquetado de los elementos Alta de los elementos, directamente desde el módulo de Gestión de Inventario Ficha General Número de elementos de alta: Uno: cuando se trate de un solo elemento Varios: en el caso de que se trate de elementos de la misma naturaleza asignándoles una etiqueta a cada uno de ellos, para lo que introduciremos la cantidad y el rango de etiquetas. Hay que tener en cuenta en esta opción que pueden existir datos no idénticos que habrá que modificar de forma individualizada. Grupo: en el supuesto de que se quieran dar de alta un grupo de elementos con una única etiqueta lógica, ya que tratándose de bienes inventariables no superan el importe mínimo unitario, pero en su conjunto sí. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 2

3 Fechas: Fecha de puesta en funcionamiento: este dato es importante ya que es la fecha a partir de la cual el bien comienza su depreciación contable. También dependerá de la situación jurídica sobre la que se incorpora el bien al patrimonio de la universidad. Propiedad: Introduciremos la fecha de emisión de la factura Donación o Cesión: Introduciremos la fecha en que se recepcionan los bienes donados o cedidos. Renting: Introduciremos la fecha de recepción del equipo Fecha de recepción de elementos: como norma general introduciremos la fecha de puesta en funcionamiento. Asignación de la clave del elemento: Manual: introduciremos el número de etiqueta correspondiente, siempre que el número de elementos sea uno o grupo y además la etiqueta sea física. Automática: el sistema buscará la primera etiqueta disponible dentro del rango que tiene asignado el usuario que realiza el alta. Tipo de etiqueta: Lógica: Se utilizará este tipo de etiqueta en aquéllos elementos en los que, por su naturaleza, tamaño o uso, no pueda tener adherida una etiqueta física. En este caso, y dado que no queda identificado visualmente, será obligatorio introducir el número de serie, marca y modelo. Física: será el tipo habitual de asignación de etiqueta cuando se mantenga adherida la etiqueta al elemento. Este tipo de etiqueta puede ser manual o automática. Tipo de elemento: Elemento principal: todos los bienes inventariables que superen el importe mínimo exigido se considerarán como principales. Subelemento: este tipo está previsto para asociar al elemento principal aquellos bienes que complementen su funcionamiento o utilidad. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 3

4 Ficha Descripción Descripción Contable: dependiendo de la naturaleza del bien y teniendo en cuenta la tabla de asociación de económicas-cuentas contables, introduciremos los siguientes datos: Cuenta: este dato está relacionado con los grupos o cuentas de inmovilizado del Plan General de Contabilidad Pública y consta de tres dígitos. Subcuenta: este dato consta de la cuenta más el dígito distintivo de la cuenta. Familia: se seleccionará aquella familia en la que esté incluido el bien. Subfamilia: este dato no es de carácter obligatorio y únicamente debe utilizarse en el supuesto de especificaciones técnicas muy concretas. Situación jurídica: este apartado indicará la forma de adquisición del elemento, siguiendo los siguientes criterios: Propiedad: adquisición mediante compra, por lo que disponemos de la factura correspondiente. Donación: adquisición a título gratuito, constituido en documento oficial. Cesión: en este caso se produce una disposición temporal del elemento para el ejercicio de determinadas actividades, constituido en documento o acuerdo escrito. Renting: adquisición no definitiva del elemento, constituido en contrato. Descripción del bien: debe cumplimentarse siempre, ya que nos permite una mayor descripción que la que se deriva del campo Familia Número de serie: se introducirá el nº de serie siempre que se disponga de este dato. Marca y modelo: estos campos debe ser introducidos siempre que los bienes estén tipificados con ambos datos. Amortización: estos datos no se cumplimentan por el usuario, ya que se define de forma centralizada, por defecto se activará la opción Según cuenta contable. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 4

5 Ficha Ubicación Dependencia organizativa: se seleccionará el departamento, centro o servicio bajo cuya responsabilidad se encuentren los bienes. Dependencia económica: orgánica o centro de coste asociada al elemento. Este campo no es de obligatoria cumplimentación, por un lado no está relacionado con las orgánicas presupuestarias y de otro, sólo permite introducir una orgánica. Ubicación geográfica: Campus: seleccionaremos el campus al que pertenece el edificio en el que se ubique el elemento. Edificio: seleccionaremos el edificio en el que se ubique el elemento. Planta, local y sublocal: seleccionaremos la ubicación exacta del elemento, cumplimentando el nivel al que esté desagregado dicho edificio. En el supuesto de alta mediante la opción Grupo por la distribución de los bienes en varias dependencias, la ubicación se realizará en el local Grupo de Elementos código GDE, habilitado en cada edificio para tal fin. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 5

6 Ficha Valoración General: fecha inicio amortización sistema, esta fecha es la que introducimos en la ficha general correspondiente a la Fecha de puesta en funcionamiento. Tipos de valoración Factura: seleccionaremos esta opción, siempre que la situación jurídica del elemento sea Propiedad. El justificante de gasto estará referido a la factura en la que se incluye el elemento inventariado. El importe factura vendrá determinado por lo siguientes criterios: a) Un solo elemento: el importe será igual al importe a imputar en inversiones en el justificante de gasto. b) Varios elementos: el importe será igual al detallado en factura, por cada uno de los elementos más el IVA soportado y menos el IVA deducible correspondiente. La suma de los elementos debe ser igual al importe a imputar a inversiones en el justificante de gasto. Sin datos asociados: esta opción únicamente se utilizará en el supuesto de situación jurídica Renting, ya que los elementos no se incluyen en el proceso de amortización ni en las cuentas financieras de inmovilizado Valoración: seleccionaremos esta opción en el caso de bienes adquiridos mediante donación. Este valor será estimado en base a peritajes, valor de mercado, etc. Valor recibido en documento oficial: esta opción se seleccionará en el supuesto de bienes en situación jurídica en cesión, cuya valoración debe facilitarse por el organismo o empresa cedente y que debe corresponder al valor neto contable del bien cedido. Pendiente: esta opción es temporal, y únicamente puede seleccionarse cuando el alta de inventario deba originarse con carácter urgente y no dispongamos de los datos correspondientes. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 6

7 Ficha Observaciones Los datos incluidos en esta ficha son optativos. En el supuesto de bienes en donación o cesión, habrá que indicar los siguientes datos: Observaciones: motivo por el que se produce la donación o cesión Textos: en el apartado Proveedor habrá que indicar el nombre y apellidos o razón social del donante o cedente en los casos de Cesión o Donación. Los textos libres disponibles en este momento son los que se indican en la siguiente ficha: SECCIÓN DE INVENTARIO Página 7

8 Ficha Mantenimiento En el supuesto de adquisición de aparatos técnicos, informáticos y algunos tipos de bienes en los que se incluya mantenimiento o garantía, hay que introducir de forma obligatoria los datos correspondientes. Normalmente la documentación referida a las condiciones de garantía se entrega junto con los bienes, por lo que tiene que estar disponible en el momento de realizar el alta de inventario. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 8

9 Ficha Informáticos En el supuesto de adquisición de equipos informáticos será obligatoria la introducción de los datos técnicos de los mismos, para lo que activaremos la opción Con datos informáticos. General: Fabricante: habitualmente el fabricante de los equipos será diferente de la empresa o entidad suministradora, por lo que indicaremos el nombre o razón social del mismo. Hardware: Tipo: este campo es obligatorio y seleccionaremos el tipo de hardware que estamos inventariando. Procesador y capacidades: estos campos se cumplimentarán en el supuesto de que se trate de un equipo PC o portátil, estos datos vienen detallados en la factura o documento oficial correspondiente. Dispositivos: en el supuesto de que se trate de un PC o portátil, marcaremos los dispositivos de almacenamiento instalados en los mismos. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 9

10 MEJORAS Una mejora consiste en el aumento de la vida útil de un elemento o el incremento de su valor inicial. Para realizar esta operación, tendremos en cuenta el estado de su amortización. En el caso de que el elemento esté totalmente amortizado, es decir su valor neto contable sea igual a 0, la mejora se realizará como subelemento, en caso contrario, se deberá registrar siguiendo el siguiente proceso: Capturar el elemento correspondiente En la ficha mejoras pulsar el botón Fecha puesta en funcionamiento: introduciremos la fecha de emisión de la factura Fecha de recepción del elemento: será la misma que la fecha de puesta en funcionamiento. Factura: asociaremos el justificante de gasto en el que se incluye el elemento inventariado. El importe factura será igual al detallado en factura más el IVA soportado y menos el IVA deducible correspondiente. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 10

11 VALIDACIONES JUSTIFICANTE DE GASTO-INVENTARIO Una vez realizadas las altas o mejoras correspondientes, se imputará el justificante. Las validaciones que realiza el sistema son las siguientes: 1) El número de unidades de la línea será igual al número de elementos o mejoras asociados a la línea. 2) En el supuesto de que el justificante no esté detallado por líneas, el número de unidades de la ficha económico debe ser igual al número de elementos o mejoras asociados al justificante de gasto: SECCIÓN DE INVENTARIO Página 11

12 3) Al imputar un justificante de gasto a un concepto económico que obliga a inventariar, validará la existencia de elementos o mejoras asociados: 4) El importe a imputar en los conceptos económicos que obligan a inventariar debe coincidir con el importe total de los elementos o mejoras asociados al justificante de gasto: 5) No podrán asociarse elementos o mejoras a justificantes de gastos imputados a conceptos económicos que no obliguen a inventariar: SECCIÓN DE INVENTARIO Página 12

13 BAJAS La baja de bienes muebles, es el procedimiento que se realiza ante una pérdida, robo, rotura, incendio, o cualquier circunstancia que como consecuencia inutilice el bien ya sea temporal o definitivamente. La operación de baja en el inventario de la universidad tiene que estar motivada, así como debidamente documentada, siguiendo las instrucciones de la normativa básica. Procedimiento: General Muebles Baja Dar Baja Una vez seleccionada esta opción el sistema solicitará el nº de elemento sobre el que vamos a realizar la baja: En el caso de que la baja sea de varios elementos dados de alta como grupo, se deberá recuperar el elemento y en la ficha de General cumplimentar el número de elementos pertenecientes a ese grupo que van a causar baja en el inventario. Para ello se deberá registrar el número de elementos en el campo Dados de baja. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 13

14 Ficha Baja/Reincorporación Fecha de baja: se introducirá la fecha real en la que se produce la baja. Motivo de la baja: los motivos genéricos habilitados en el sistema son los siguientes: Baja Temporal: Reparación Cesión Baja Definitiva: Obsolescencia Rotura Incendio Extravío Robo Donación Fin cesión Venta Subasta Observaciones: introduciremos un texto aclaratorio del motivo de la baja. Carácter de la baja: marcaremos Temporal o Definitiva dependiendo del motivo de la baja. Situación jurídica en destino: este campo se cumplimentará únicamente en el caso de que el elemento vaya a ser cedido a órganos o entidades ajenas a la universidad. Una vez introducidos los datos activaremos la opción en el menú General Dar de baja. Se remitirán el parte de baja a la Sección de Inventario. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 14

15 En el supuesto de que realicemos una baja por error, tenemos la posibilidad de proceder a su anulación, siguiendo el siguiente proceso: El sistema solicita el nº de elemento sobre el que queramos anular la baja En la ficha Baja/Reincorporación, activaremos la opción General Anular Baja. En el supuesto de que previamente a la anulación se haya remitido documentación a la Sección de Inventario habrá que comunicar dicha circunstancia. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 15

16 REINCORPORACIONES La reincorporación permite volver a incorporar un elemento que haya causado baja temporal en el inventario. Si se ha producido una baja definitiva no se podrá realizar la reincorporación de un elemento. Procedimiento: El sistema solicita el nº de elemento sobre el que queramos reincorporar: SECCIÓN DE INVENTARIO Página 16

17 Fecha de reincorporación: introduciremos la fecha en la que el bien se recepciona nuevamente en dependencias de la universidad. Importe reincorporación: se introducirá el valor neto contable del elemento que figura en la ficha valoración. Motivo reincorporación: Reparación Fin de cesión Observaciones: introduciremos un texto aclaratorio del motivo de la reincorporación. Una vez introducidos los datos activaremos la opción General Reincorporación. Se remitirá el parte de reincorporación correspondiente a la Sección de Inventario. El sistema permite también la anulación de la reincorporación de un elemento, para lo que procederemos de la siguiente forma: SECCIÓN DE INVENTARIO Página 17

18 El sistema solicita el nº de elemento sobre el que queramos anular la reincorporación: En la ficha Baja/Reincorporación activaremos la opción General Anular la reincorporación. En el supuesto de que previamente a la anulación se haya remitido documentación a la Sección de Inventario habrá que comunicar dicha circunstancia. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 18

19 BORRADOS Cuando se generen altas por error, tendremos la opción de borrar dichos elementos del sistema, eliminándolos junto con sus mejoras asociadas definitivamente de la base de datos. Por otro lado, la clave del elemento borrado podrá ser asignada de nuevo a otro elemento del inventario. No podrán ser eliminados los bienes que se encuentren en las siguientes situaciones: Bienes validados por la Sección de Inventario. Bienes incluidos en procesos de amortización. Bienes previamente etiquetados, en este caso se realizará un cambio de clave o una anulación de código. Bienes asociados a justificantes de gasto imputados. VALIDACIONES El procedimiento de validación es una consecuencia del tratamiento descentralizado del inventario, por lo que esta operación se realizará exclusivamente por la Sección de Inventario. La validación consiste en el control y verificación de las distintas operaciones que se llevan a cabo en el inventario de la universidad, con el fin de objetivar y depurar toda su información. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 19

20 CAMBIOS DE CLAVE En ocasiones puede ser necesario realizar cambios en las etiquetas adheridas a los bienes, un caso frecuente es la sustitución de elementos en garantía. Para realizar esta operación procederemos de la siguiente forma: Activaremos la opción Uno, en el caso de que únicamente sea necesario cambiar la etiqueta de un elemento: Etiqueta antigua: introduciremos el número de etiqueta sustituida. Etiqueta nueva: introduciremos el número de etiqueta nueva. Esta etiqueta no puede estar asignada a ningún elemento. Una vez introducidos ambos datos activaremos la opción General Guardar SECCIÓN DE INVENTARIO Página 20

21 Seleccionaremos la opción Masivo, en el supuesto de que la cantidad de etiquetas a sustituir sea superior a una. Esta operación tiene una gran trascendencia informativa por lo que debe realizarse con especial cautela. Rango origen: introduciremos el rango de etiquetas sustituidas Rango destino: introduciremos el rango de etiquetas nuevas. Estas etiquetas no pueden estar asignadas a ningún elemento. Una vez introducidos ambos datos activaremos la opción General Guardar SECCIÓN DE INVENTARIO Página 21

22 Seleccionaremos la opción Intercambio, en el caso de que la etiqueta adherida a dos elementos no coincidan con los números de etiqueta introducidos en el alta de los bienes. El sistema intercambia el contenido de la información entre ambas claves: Primera etiqueta: introduciremos la etiqueta a intercambiar por la segunda. Segunda etiqueta: introduciremos la etiqueta a intercambiar por la primera. Una vez introducidos ambos datos activaremos la opción General Guardar En el supuesto de que previamente a los cambios de clave se haya remitido documentación habrá que remitir un nuevo parte de alta con los datos modificados. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 22

23 CAMBIOS MASIVOS Un cambio masivo es una opción que agiliza los trámites del usuario en el mantenimiento del inventario, facilitando cambios en los bienes de forma masiva. Realizaremos esta operación únicamente en el supuesto de que un volumen importante de elementos deba ser cambiados de ubicación dentro del mismo edificio. El resto de cambios masivos se ejecutará por la Sección de Inventario, a solicitud del responsable del edificio. Procedimiento: En la ficha Ubicación, acotaremos la ubicación geográfica de los elementos que vamos a modificar y en la ficha Selección seleccionaremos los campos etiqueta, campus, edificio, local y sublocal. No se podrán modificar aquellos elementos que estén dados de baja. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 23

24 Una vez presentados en pantalla los elementos que vamos a cambiar de ubicación y que el resultado es correcto, imprimiremos el informe y seleccionaremos la opción General Cambios Masivos. En la ficha Ubicación de la opción cambios masivos de elementos, activaremos la opción Ubicación Geográfica, introduciremos los datos de la nueva ubicación y en el menú General Guardar. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 24

25 COPIAS MASIVAS El objeto de una copia masiva es la automatización del alta de elementos idénticos con la misma ubicación, por ejemplo el equipamiento completo y de las mismas características de un Aula Informática. Debido a que esta operación no está totalmente desarrollada, no es posible contemplar su procedimiento. En este caso utilizaremos la opción de Varios en el alta de elementos. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 25

26 ANULACIÓN DE CÓDIGOS Procederemos a la anulación de una etiqueta en el supuesto de deterioro, pérdida de la misma y siempre teniendo en cuenta que no esté asociada a ningún elemento. Procedimiento: Introduciremos el rango o una dependiendo del número de etiquetas que vamos a anular. Hay que tener en cuenta que la anulación de códigos supone que dicha etiqueta no podrá ser utilizada en ningún caso. En el supuesto de que la anulación sea errónea, tenemos la posibilidad de eliminar la anulación, para lo que marcaremos en el Tipo Eliminar anulación, indicando tanto el rango como una, dependiendo del número de etiquetas sobre las que vamos a eliminar la anulación. CAMBIOS DE VALORACIÓN En ambas opciones y una vez introducidos los datos, seleccionaremos General Guardar. Esta operación se realiza exclusivamente por la Sección de Inventario, cuyo objeto consiste en cambiar los valores económicos de un elemento incluido en un proceso de amortización, ya que desde el propio elemento no es posible realizar dicha modificación. SECCIÓN DE INVENTARIO Página 26

27 ANEXO I. FAMILIAS CONTABLES Código Familia Descripción Aplicaciones informáticas Aplicaciones informáticas Software y licencias Aplicaciones corporativas Instalaciones técnicas Instalaciones técnicas Climatización Edificios Comunicaciones Jardines, viales y zonas externas Deportivas Laboratorios Seguridad Aulas Cafeterías y comedores Residencias Instalaciones recreativas En edificios no activados Colegio San Ildefonso Centro Internacional de Formación Financiera Maquinaria Maquinaria Aparataje científico Aparataje técnico-electrónico Aparataje mecánico Aparataje médico Equipos audiovisuales Menaje Maquinaria de jardineria Utillaje Utillaje Herramientas científicas Herramientas técnicas Herramientas mecánicas Herramientas médicas Accesorios de maquinaria Material de jardinería Mobiliario, equipamiento y enseres Mobiliario Mesas Asientos Archivadores, cajoneras y ficheros Librerías, estanterías y armarios Iluminación, lámparas y flexos Mobiliario residencias Mostradores Mobiliario de laboratorio SECCIÓN DE INVENTARIO Página 27

28 Código Familia Descripción Bienes Histórico-Artísticos Bienes Artísticos Museo Luís González Robles Equipamiento y enseres Percheros, papeleras y ceniceros Material de docencia, aulas y salas Cajas fuertes Material de reprografía e imprenta Biombos, paneles y mamparas Tablones, expositores y similares Material de conserjería y mantenimiento Teléfonos, fotocopiadoras y fax Material de oficina Máquinas de escribir Climatización espacios Material de bibliotecas y archivos Material sanitario Material de hostelería Equipamiento exterior: bancos, carpas y similares Bienes ornamentales Cuadros, grabados, litografías y similares Figuras, estatuas, bustos y similares Alfombras, tapices y banderas Cortinaje, estores y persianas Relojes, espejos y similares Jardinería y adornos Equipos para procesos de información Equipos para procesos de información Ordenadores Servidores y estaciones de trabajo Portátiles Periféricos Componentes y complementos Unidades de almacenamiento de datos Multimedia Redes, comunicaciones y seguridad Elementos de transporte Elementos de transporte Vehículos Remolques Vehículos sin motor Otro inmovilizado material Otro inmovilizado material Instrumentos musicales Material deportivo Imagen y señalización SECCIÓN DE INVENTARIO Página 28

29 ANEXO II. ECONÓMICAS QUE OBLIGAN A INVENTARIAR EJERCICIO ECONOMICA DESCRIPCION MAQUINARIA UTILLAJE EQUIPOS AUDIOVISUALES MOBILIARIO EQUIPAMIENTO IMAGEN INSTITUCIONAL Y SEÑALIZACIÓN OTROS EQUIPAMIENTOS EQUIPOS INFORMATICOS ADQUISICIÓN PLAN DE SEGURIDAD NUEVAS FUNCIONALIDADES APLICACIONES INFORMATICAS PROGRAMAS CORPORATIVOS APARATAJE CIENTIFICO MOBILIARIO Y ENSERES ELEMENTOS DE TRANSPORTE EQUIPOS INFORMATICOS SECCIÓN DE INVENTARIO Página 29