Tabla de contenidos. Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica. Notas sobre gestión de activos fijos informáticos en Génesis Versión 1.

Transcripción

1 Notas sobre gestión de activos fijos informáticos en Génesis Fecha: 14/03/2014 Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica ucpe@pas.ucm.es Tabla de contenidos Introducción...2 Alta de equipos y componentes informáticos...2 Creación de fichas de activo fijo separadas para monitor y CPU...2 Indicación del número de serie en la ficha del activo fijo...3 Capitalización de accesorios de pequeño importe...3 Componentes adquiridos para actualizar equipos ya inventariados...3 Reubicación de equipos informáticos...4 Baja de equipos informáticos...4 Ámbito...4 Equipamiento informático afectado...4 Procedimiento...5 Historial de versiones...6 UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 1 de 6

2 Introducción Este documento ofrece indicaciones sobre el procedimiento correcto de registro de activos fijos en Génesis en relación con la nueva normativa de gestión de equipamiento informático enviada conjuntamente por la Dirección de los Servicios Informáticos y la Vicegerencia de Gestión Económico-financiera. Las indicaciones no constituyen un manual detallado de altas y bajas de activos fijos, que ya cuentan con su propio apartado en el manual de activos fijos, sino un compendio de anotaciones sobre el procedimiento administrativo y su reflejo en Génesis. Alta de equipos y componentes informáticos La nueva normativa de gestión de equipamiento informático pretende regular la realidad de los diferentes ciclos de vida de este tipo de activos fijos dependiendo del entorno en que se usan y de la naturaleza misma del activo fijo. Creación de fichas de activo fijo separadas para monitor y CPU Con efecto inmediato desde la publicación de estas notas, cuando se adquieran ordenadores personales de sobremesa PC acompañados de un monitor, con un precio para el paquete conjunto, será necesario crear fichas de activo fijo separadas para el monitor y la CPU del equipo. En el caso de que el paquete conjunto incluya también otros componentes como impresoras, escáneres, equipos multifunción, etc., también deberá crearse una ficha de activo fijo separada para cada uno de ellos. No obstante, preste atención al siguiente apartado en relación a accesorios de menor importe como teclado, ratón, altavoces y similares. La razón de inventariar por separado estos elementos, a pesar de que el documento justificativo del gasto lo refleje como una adquisición única, es múltiple: Es habitual que la vida efectiva de la CPU sea menor que la de los otros componentes porque está más sujeta a obsolescencia tecnológica y a los requerimientos del entorno en el que se usa. Lo anterior es independiente de si su duración supera el periodo de amortización contable. Es perfectamente posible que uno de esos elementos se averíe antes que el resto, lo que haría necesario darlo de baja como activo fijo sin por ello afectar al resto, tanto si están amortizados como si no. Es perfectamente posible que alguno de esos elementos pueda ser reubicado sin que eso implique el traslado de todos ellos como un conjunto inseparable. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 2 de 6

3 Para llevar a cabo el inventario separado, asegúrese de que la factura y, especialmente, la oferta previa indiquen el importe individualizado de cada elemento. En caso contrario, exíjalo al proveedor tan pronto como sea posible durante el proceso de adquisición. Indicación del número de serie en la ficha del activo fijo Al dar de alta las fichas de activo fijo de equipos informáticos se debe indicar el número de serie (pestaña General, bajo la denominación). El objetivo es identificar inequívocamente el número de activo fijo (cuya etiqueta puede haberse deteriorado con el tiempo) con el número de serie del equipo (que suministra el fabricante). El número de serie de cada equipo individual aparece precedido de la leyenda Nº serie, Serial No. o S/N. No lo confunda con el número de artículo o código de pieza del fabricante, que a veces aparece precedido de la leyenda Part Number o Part. Nro.. Capitalización de accesorios de pequeño importe Debido al escaso valor de estos elementos (tales como el teclado, ratón, etc.) y para facilitar la tramitación del gasto, se considerarán incluidos dentro del precio de la CPU. Componentes adquiridos para actualizar equipos ya inventariados Los componentes internos que se adquieren para actualizar equipos ya inventariados amplían el valor del activo fijo del equipo al que van destinados. Tal y como describe el artículo a) de las Normas de Ejecución del Presupuesto 2014, estos componentes no son inventariables de manera autónoma y, en su lugar, debe incrementarse el valor del bien en el que se instalan. A efectos de tramitación en Génesis, esto supone que, durante el registro de la factura del componente interno, debe indicarse como número de activo fijo el del equipo en el que se ha instalado dicho componente, por lo que se aplican las mismas normas de tramitación que para cualquier material inventariable (pago centralizado o pagos a justificar, nunca Caja Fija). UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 3 de 6

4 Reubicación de equipos informáticos Si, con motivo de la nueva normativa de gestión de equipamiento informático, es necesario cambiar la ubicación de un activo fijo serán los Servicios Informáticos los que tramiten la petición de modificación de la ficha del activo fijo a la sección de inventario del Servicio de Contabilidad (Alicia Quesada, aquesada@ucm.es) o al Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica (ucpe@ucm.es), indicando los datos necesarios para proceder a la reubicación. Baja de equipos informáticos En virtud del art de las Normas de Ejecución de 2014, se establece el siguiente procedimiento para la baja de equipamiento informático. Ámbito Este procedimiento afecta a cualquier servicio, facultad o departamento que quiera dar de baja equipamiento bien por obsolescencia, avería o no aprovechamiento en el entorno funcional al que esté adscrito. Equipamiento informático afectado El equipamiento afectado es el relacionado en el art. 75.A. apartado 1, pero debe tratarse de equipos completos con todos sus componentes internos y que estén inventariados en la UCM (ordenadores de sobremesa y portátiles; impresoras, escáneres y equipos multifunción (copiadora + impresora + escáner + fax); monitores y pantallas; videoproyectores ). Como consecuencia, los siguientes casos no pueden tramitarse mediante este procedimiento: Equipos informáticos presentes físicamente pero que carecen de número de activo fijo sin que sea posible determinar éste por otros medios (p.e.: correspondencia de número de serie con la ficha de activo fijo en Génesis). Bienes inventariados pero que no existen físicamente a disposición del centro para proceder a su evaluación y reutilización o baja. Tampoco debe cursarse solicitud de informe de baja para equipos que el centro o servicio pretende seguir utilizando en otra de sus dependencias. Sólo debe cursarse solicitud de informe de baja cuando está previsto entregar el equipo inventariado a los Servicios Informáticos para su baja o reutilización en otro centro. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 4 de 6

5 Procedimiento Consta de los siguientes pasos: Solicitud del preceptivo informe de baja: debe abrirse una incidencia en SITIO con el detalle SOLICITUD INFORME BAJA EQUIPAMIENTO INFORMÁTICO y deberán indicarse los siguientes datos para cada elemento a dar de baja: tipo de equipo, marca y modelo; número de serie; número de inventario; año de adquisición, motivo de la baja, localización exacta y si se conocen los datos técnicos y de configuración (CPU, memoria, capacidad de disco, dirección IP ). Los Servicios Informáticos remitirán mediante correo electrónico el informe que reflejará la resolución acerca del equipo: válido, válido para otro entorno de la UCM, o inservible. Gestión de los equipos tras la resolución del informe: o En todos los casos de resolución, el usuario será responsable de salvar y borrar toda la información almacenada en equipamiento informático. En caso de ser necesario, podrá solicitar la ayuda de técnicos de los Servicios Informáticos mediante la apertura de una incidencia en SITIO. o En caso de equipos inservibles, el centro/servicio dará de baja el inventario correspondiente y se entregará a la empresa homologada encargada de recoger este equipamiento. Si el equipo no está inventariado, la Universidad no se podrá hacer cargo de esta gestión; en ese caso la chatarra informática se entregará directamente a un punto limpio autorizado para la recogida de este tipo de material. o En caso de equipos válidos que no se vayan a utilizar dentro del mismo centro/servicio, cada centro depositará los equipos en un único lugar para facilitar su posterior recogida y designará una persona de contacto responsable de este procedimiento, proporcionando sus datos (nombre, teléfono, correo electrónico) a los Servicios Informáticos mediante un correo electrónico a recepcsi@ucm.es. Serán los Servicios Informáticos quienes gestionen a través de los Servicios Centrales la recogida y traslado de los equipos. Los Servicios Centrales comunicarán a la persona designada, el día y la hora de recogida. Únicamente se retirarán equipos inventariados. Posteriormente, los Servicios Informáticos remitirán a la Sección de Inventario (aquesada@ucm.es) la relación de los equipos recogidos y comunicarán el nuevo emplazamiento de los mismos (bien un almacén temporal o el centro de destino definitivo) con la finalidad de actualizar la ficha de inventario. Si bien no se exige que la incidencia en SITIO se abra desde una unidad coordinadora de cada centro o servicio, quien la curse sí debe conocer el procedimiento completo, con el fin de evitar tramitaciones erróneas. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 5 de 6

6 Historial de versiones Versión 1.2 (14/03/2014): aclaraciones sobre los requisitos del equipamiento afectado para poder tramitar la solicitud del informe de baja, y adecuación de las posibles respuestas de los Servicios Informáticos a los casos finalmente contemplados. Versión 1.1 (04/02/2014): aclaraciones sobre el procedimiento de capitalización de ordenadores completos. UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 6 de 6