Grupos de Office 365 Guía básica. Grupos de Office 365. Versión 1 (02 de febrero 2015) Página 1 de 13

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1 Guía básica Grupos de Office 365 Versión 1 (02 de febrero 2015) Página 1 de 13

2 ÍNDICE 1. GRUPOS DE OFFICE Qué es un grupo de Office 365? Grupos públicos y privados de Office Grupo propietarios y miembros del grupo Descubrir y unirse a grupos de Office Conversaciones y correo electrónico Calendario de grupo Archivos, compartir y OneDrive Suscribirse a un grupo SiTIOS DE TRABAJO Permisos en Sitios de Trabajo de Office 365 de Educamos Definición de los permisos básicos de los usuarios: Definición de los permisos avanzados de los usuarios: Página 2 de 13

3 1. GRUPOS DE OFFICE Qué es un grupo de Office 365? Desde los grupos se puede hablar, escuchar, colaborar y realizar cosas. De forma rápida y fácil se pueden realizar trabajos, organizar equipos, etc. Se pueden crear grupos Públicos (son los que se crean por defecto) o Privados, desde los grupos se pueden crear Chats, enviar correos, crear informes, archivos, etc Grupos públicos y privados de Office 365 Un grupo de Office 365 puede ser público o privado. Página 3 de 13

4 Un grupo público está abierto a todos los usuarios. Se usa para que los usuarios puedan ver todo lo que se hace, todo el contenido, conversaciones, etc. Un usuario puedo unirse o no a un grupo público, pero al ser público toda la comunidad tiene acceso. Un grupo privado es exclusivo y sólo abierto a sus miembros. El contenido y las conversaciones son seguros y no será visible para todos sólo los que están en el grupo invitados y admitidos. Un grupo privado es el que se usa cuando preocupa la seguridad y privacidad, información confidencial, debería ser el usado para que solo algunos profesores vieran y compartan informes de alumnos. Aunque cualquier usuario pudiera ver el nombre del grupo privado, no podrían ver lo que hay dentro del grupo y para unirse a un grupo privado requiere la aprobación de un administrador de grupo. Un grupo público no se puede convertir en un grupo privado o un grupo privado a un grupo público una vez creado, si hay un error hay que eliminarlo y volver a crearlo. Aunque no puede participar en un grupo privado si no es miembro, cualquier usuario puede enviar correo electrónico a un grupo privado e incluso recibir respuestas de ese grupo privado Grupo propietarios y miembros del grupo Hay algunos aspectos que debe destacar sobre los propietarios y miembros del grupo. Cuando el propietario de un grupo deja la organización o un grupo, todos los correos electrónicos, conversaciones, archivos y citas del calendario se guardan, para que otros miembros del grupo pueden tener acceso a los datos. Un usuario no puede crear más de 250 Grupos Los grupos con más de 1000 miembros pueden crearse, pero los usuarios del grupo quizás observen que el acceso a las conversaciones de grupo y el calendario de grupo puede resultar bastante largo. Actualmente cualquier usuario puede crear un grupo, hacerlo público o privado e invitar a otros usuarios que pueden quedarse o no en el grupo. Página 4 de 13

5 1.4. Descubrir y unirse a grupos de Office 365 Puede interesar a los usuarios ver los grupos existentes por si interesa unirse a un grupo y evitar duplicar grupos, por eso es importante asegurarse que sean realmente los públicos los que contienen material que quieren que vean el resto de usuarios. Con las nuevas políticas de Microsoft, los usuarios no pueden buscar (detectar) grupos, por lo que aunque aparezca el botón de detectar no saldrá ningún grupo. Es posible que algunos usuarios vean grupos debido a que en algún momento lo vieron y esta información se quedó como sugerencias de grupos y queda almacenada a nivel de usuario, un usuario puede borrar esas sugerencias y sólo aparecerían los grupos a los que pertenece, aún viéndolo sólo puede acceder a la información de los grupos públicos y nunca de los privados si no es admitido Conversaciones y correo electrónico Los grupos tienen su propio buzón y así todos los mensajes de correo electrónico del grupo son fáciles de localizar y administrar. En Outlook Web APP, también puede tener una conversación con los miembros del grupo publicando mensajes cortos y respondiéndolos. Todo el historial de las conversaciones se conserva, lo que ayuda a los nuevos miembros a ponerse al día rápidamente. Las conversaciones se ordenan por fecha, de más antiguo a más reciente. Puede ponerse al día con los nuevos mensajes de las conversaciones que están marcados con una pestaña azul e incluso agregar archivos adjuntos. Página 5 de 13

6 En ocasiones, es posible que se desee enviar un mensaje de correo electrónico al grupo para asegurarse de que todos lo reciben al momento. Cuando cree el mensaje, simplemente hay que escribir el nombre del grupo en la línea Para Calendario de grupo El calendario dedicado del grupo facilita a todos los miembros la coordinación de sus programaciones. Todas las personas del grupo ven automáticamente invitaciones a reuniones y otros eventos. Si pertenece a más de un grupo, es fácil ver los calendarios de grupos uno al lado del otro. Los eventos que se creen en el calendario de grupo se agregan automáticamente y se sincronizan con su agenda personal. Para los eventos que crean otros miembros, puede agregar el evento desde el calendario del grupo a su calendario personal y el evento se sincronizará automáticamente con su agenda personal. Por último, puede superponer su calendario personal con un calendario de grupo para ver todo lo programado Página 6 de 13

7 1.7. Archivos, compartir y OneDrive Compartir contenido, como archivos y carpetas, es una característica de la colaboración de grupos. El contenido compartido puede estar en cualquier otro lugar en Office 365, pero con OneDrive para la Empresa resulta cómodo ver y editar los archivos independientemente de su ubicación real. Compartir contenido también ayuda a trabajar con documentos de forma colectiva. La página de OneDrive para la Empresa de un grupo es el lugar principal en el que encontrar los archivos del grupo, aunque también se puede acceder a otros documentos compartidos desde otros sitios Suscribirse a un grupo Cuando se suscribe a un grupo, se solicita que las conversaciones o eventos del grupo se envíen a su bandeja de entrada. Si prefiere usar Outlook en lugar de Outlook Web APP, es una buena idea habilitar esta característica porque garantiza que todos los miembros de grupo reciben los mensajes de correo y las citas del calendario en Outlook rápidamente, de manera que pueden estar siempre al tanto de las actividades del grupo. También se puede responder a las conversaciones desde Outlook y las respuestas aparecerán inmediatamente en la conversación del grupo. Suscribirse a un grupo también es útil si trabaja activamente en varios grupos y proyectos relacionados y se desea seguir de cerca cada conversación y evento de calendario desde la bandeja de entrada. La suscripción no está habilitada de forma predeterminada. Puede habilitar la suscripción para el grupo al crearlo por primera vez. Tras crear un grupo, también puede habilitar la suscripción al agregar un nuevo miembro. Por último, cada persona puede habilitar o deshabilitar la suscripción para que se adapte a sus preferencias. Si el usuario piensa que está recibiendo demasiada información del grupo en la bandeja de entrada, siempre puede darse de baja para reducir el flujo de información. Las conversaciones seguirán estando disponibles en el grupo, de modo que puede volver a visitarlas de vez en cuando para ponerse al día sobre las conversaciones anteriores. En la parte inferior de todos los mensajes de correo encontrará un práctico vínculo para anular la suscripción. Página 7 de 13

8 2. SITIOS DE TRABAJO Los sitios de Trabajo funcionan de forma similar que los grupos a la hora de compartir documentación, archivos, carpetas, etc, pero la gran diferencia es que el control lo tiene el centro y solo verán los sitios de trabajo aquellas personas que son invitados a los mismos, si no es invitado no ve nada. Los sitios están muy optimizados para compartir y compartimentar información con distintos permisos dado a los usuarios, pudiendo tener carpetas visibles o modificables por sólo algunos miembros del sitio, en los grupos la comunicación por correo está más optimizada, incluso guardando correos y pudiendo buscar u ordenar los mismos. En un Sitio eres invitado y entras pero no puedes abandonarlo, el propietario es el que te saca. Una vez que se añade a una persona a un sitio se puede añadir como Propietario (puede hacer todo y añadir personas), Integrante (puede trabajar con documentos, sabor bajar, modificar, aunque luego se puede limitar el acceso a algunos documentos o carpetas), Visitante, (solo pueden visualizar) Aunque se puede dar permisos para que cualquier profesor cree sitios, para el control del centro suele ser recomendable que sólo dos o tres personas los creen y en cada sitio el administrador del mismo se encargue de añadir o realizar los cambios que desee ya que el profesor solo puede acceder a los sitios que el cree si no es invitado, peor si podría borrar sitios creados, por eso la recomendación es que lo controlen pocas personas Permisos en Sitios de Trabajo de Office 365 de Educamos Por defecto, existen tres tipos de perfiles de usuario a los que podemos asignar a aquellas personas que queramos que formen parte de nuestro sitio de trabajo: Propietario. Integrante. Visitante. Estos permisos pueden ser suficientes para la mayoría de los usuarios, pero en algunas ocasiones puede ser que necesitemos un acceso más granular a los elementos del Sitio de Trabajo que presenten una mayor sensibilidad, como pueden ser los Documentos. Para ello, se pueden definir una serie de permisos especiales que permitan limitar de forma individual o grupal si se desea, el acceso a determinadas carpetas o documentos que se encuentran presentes en el Sitio de Trabajo y por tanto accesibles para todos los usuarios. Para poder entender de forma correcta lo que vamos a configurar posteriormente, es necesario antes explicar el concepto de herencia. Las carpetas, subcarpetas y documentos que subimos a nuestro Sitio de Trabajo, heredan los permisos de acceso de la carpeta que los contiene, es decir que, por defecto, si subimos un documento al Sitio de Trabajo, se le asigna que pueden actuar sobre él, todos aquellos miembros del Sitio de Trabajo. En el caso que creemos una subcarpeta y la compartamos por ejemplo con un colaborador externo que no esté dado de alta en Educamos, pero si queramos que colabore en el Sitio de Trabajo, todos los documentos que estén dentro de esa carpeta, automáticamente pasan a estar disponibles para ese colaborador. Página 8 de 13

9 Por tanto, lo que vamos a explicar en este documento es como evitar esa herencia de permisos en las distintas carpetas del Sitio de Trabajo para controlar de forma más gradual el acceso a los documentos Definición de los permisos básicos de los usuarios: Cada vez que generamos un Sitio de Trabajo en Educamos, sólo está el usuario que lo ha creado entre sus miembros, por tanto, es éste usuario el que tiene que añadir al resto de usuarios que van a formar parte de él. Para hacer esto, en la pantalla principal del Sitio de Trabajo, pulsaremos sobre la Gestión de Usuarios, que se encuentra en la parte inferior derecha. De esta forma, abriremos la pantalla que nos permite agregar distintos colaboradores al Sitio de Trabajo y elegir qué perfil de acceso queremos asignarle. Propietario: Usuario con permisos completos en todo el Sitio de Trabajo. Integrante: Usuario que puede añadir contenido pero no puede modificar la configuración del sitio de trabajo. Visitante: Usuario que sólo puede visualizar contenido en el Sitio de Trabajo, pero no puede modificar nada. Si pulsamos sobre el icono Añadir usuario, nos aparecerá la siguiente pantalla: Página 9 de 13

10 Aquí podemos elegir si queremos buscar Empleados, Padres/Madres/Tutores o Alumnos, buscar por niveles educativos o directamente por nombre y apellidos. Una vez hayamos seleccionado al usuario que buscamos, se nos habilitan tres botones a la derecha que nos permiten elegir entre propietario, integrante o visitante, en función del grado de acceso que le queramos asignar. De esta forma sencilla podemos gestionar los permisos básicos de nuestro sitio de trabajo Definición de los permisos avanzados de los usuarios: Como hemos comentado al principio del presente documento, es posible que necesitemos controlar de forma más precisa el acceso a los elementos que hemos compartido en los documentos del Sitio de Trabajo, de forma que cada usuario pueda ver y actuar únicamente sobre aquellos documentos o carpetas que le corresponda acceder. Este nivel de protección puede ser útil cuando manejemos documentación en el Sitio de Trabajo que se pueda considerar sensible o restringida. Página 10 de 13

11 Para poder regular estos permisos, vamos a poner un ejemplo, tratando de facilitar su comprensión: Tenemos un sitio de trabajo en el que hay dos usuarios: Javier (propietario del sitio) y Lola (integrante). De acuerdo con esto, Javier dispone de todos los permisos necesarios en el Sitio de Trabajo, mientras que Lola solo puede acceder a los elementos pero no puede modificar la configuración del sitio ni invitar a nuevos miembros a participar. Vamos a definir una carpeta dentro de los documentos compartidos del Sitio de Trabajo de manera que sólo Javier pueda acceder a ella y a Lola ni siquiera le aparezca entre los elementos disponibles. Como podemos observar en la presente captura, hemos creado una carpeta en los Documentos del Sitio de Trabajo llamada Carpeta Oculta. Accediendo al Sitio de Trabajo como Lola, comprobamos que efectivamente, como somos Integrantes del Sitio de Trabajo, podemos ver todos los documentos o carpetas que allí se encuentren. Para evitar esto, accedemos al Sitio de Trabajo como Javier, que tiene permisos de propietario del Sitio de Trabajo y marcamos la carpeta y pulsamos sobre la opción Compartir y además marcamos la opción Compartido con para ver que usuarios tienen acceso a dicho recurso. Si pulsamos sobre Avanzadas (abajo), podremos definir permisos más precisos. Página 11 de 13

12 Esta es la ventana que nos aparece en la que podremos definir dichos permisos avanzados, pero antes de poder modificarlos, nos advierte que esta carpeta hereda permisos de un elemento superior. Como hemos comentado al principio del documento, esta propiedad de herencia, hace que un elemento herede de forma automática las propiedades o permisos de aquellos elementos superiores que lo contienen. Para desactivar la herencia y por tanto, poder realizar modificaciones a los permisos, debemos pulsar el icono de la barra superior que dice Dejar de heredar permisos y confirmar en la ventana emergente que nos aparece que, efectivamente queremos desactivar esta característica. Una vez hemos desactivado la herencia, podremos marcar los grupos de usuarios que queremos modificar, en este caso los Integrantes y los Visitantes. Simplemente pulsaremos en la barra superior sobre el icono que dice Quitar permisos de usuario y todos los miembros del Sitio de Trabajo que estén en esos grupos, dejarán automáticamente de ver dicho recurso. Página 12 de 13

13 Ya sólo nos queda compartir de forma individual con los usuarios que queramos que accedan a este recurso. Para ello, nos volvemos a Documentos y seleccionamos la carpeta en cuestión y pulsamos Compartir en la cabecera, al igual que hicimos al principio. Introduciremos el nombre o apellidos de la persona que queramos añadir y seleccionamos el nivel de permisos que le queremos asignar: Puede Editar o Puede Ver. Página 13 de 13