Creación de una lista de distribución en Microsoft Outlook 2007

Transcripción

1 de Chile Creación de una lista de distribución en Microsoft Outlook 2007 Versión : 1.00 Preparado por Preparado para Autor : Subdirección de Telecomunicaciones y Servicios : : Bárbara Orellana Lavoz Fecha de creación : Martes 12 de Octubre, 2010 Revisado por : Gerardo Donoso Contreras STS- Subdirección de Telecomunicaciones y Servicios

2 Tabla de contenidos 1.- Introducción Crear lista de distribución en MS Outlook Agregar contactos a la lista de distribución Quitar un contacto de la lista de distribución Respaldo de una lista de distribución Enviar una lista de distribución por correo electrónico Área de Soporte

3 1.- Introducción Una lista de distribución personal es un conjunto de contactos; un medio sencillo que permite enviar mensajes o citar a reuniones a un grupo de personas. Para el caso de nuestra organización, la nueva plataforma de correo electrónico permite ver los contactos y listas de distribución que creemos en MS Outlook 2007, por lo cual, tanto en nuestro cliente de correo como en el acceso mediante la web, podremos ver nuestros contactos que conforman nuestra libreta de direcciones. Asimismo, las funciones como crear un mensaje o agendar una cita con todos los miembros de la lista, se presentan en el acceso web. Área de Soporte

4 2.- Crear lista de distribución en MS Outlook Para iniciar la creación de una lista de distribución en MS Outlook, pincharemos la flecha que aparece al lado derecho del botón Nuevo, Lista de distribución (Fig 1): Fig 1 Posteriormente, se desplegará una nueva ventana, donde completaremos el nombre la lista de distribución (Fig 2): Fig 2 Área de Soporte

5 2.1- Agregar contactos a la lista de distribución Una vez esté completo el nombre de nuestra lista, comenzaremos a añadir los contactos que formarán parte de ella. Para esto, existen dos alternativas de cómo proceder: podemos pinchar en el botón Agregar nuevo (Fig 3): Fig 3 De esta forma, se expandirá una ventana pequeña donde nos solicitará completar el nombre y correo electrónico de nuestro contacto, además, seleccionaremos la opción Agregar a contactos, para que la dirección se muestre en nuestra libreta de direcciones (Fig 4 - Fig 5): Fig 4 Fig 5 Área de Soporte

6 Por otro lado, para agregar contactos que ya estén en nuestra libreta de direcciones, pincharemos el botón Seleccionar integrantes (Fig 6): Fig 6 De esta forma, se abrirá nuestra libreta de direcciones desde donde podremos tomar las direcciones que conformarán la lista de distribución, seleccionando el contacto y el pinchando sobre el botón Integrantes (Fig 7 Fig 8): Fig 7 Fig 8 Área de Soporte

7 Cabe destacar que esta lista de contactos se reflejará en nuestro correo vía página web al estar sincronizados, por lo que si se realizan modificaciones a ella en MS Outlook también se realizarán en nuestros contactos que estén en el correo web (Fig 9): Fig 9 Área de Soporte

8 2.2 Quitar un contacto de la lista de distribución Para quitar un contacto de nuestra lista de distribución creada, seleccionaremos al contacto y pincharemos el botón Quitar (Fig 10): Fig 10 De esta forma, el contacto señalado no formará parte de nuestra lista de distribución (Fig 11): Fig 11 Área de Soporte

9 3.- Respaldo de una lista de distribución Para respaldar un grupo de contactos de nuestro cliente de correo, seleccionamos la lista a guardar (Fig 1): Luego, pincharemos sobre el botón Archivo y la opción Guardar como (Fig 2): Fig 1 Fig 2 Área de Soporte

10 Una vez hayamos seleccionado esta opción, se desplegará una ventana similar a la que aparece cuando guardamos algún tipo de archivo. En esta etapa, es muy importante que se indique el Formato de mensaje de Outlook (*.msg) (Fig 3): Finalmente, cuando hayamos realizado el respaldo del grupo podemos abrir y visualizar el grupo que recientemente guardamos, haciendo un doble clic sobre el archivo (Fig 4 Fig 5): Fig 3 Fig 4 Fig 5 Área de Soporte

11 4.- Enviar una lista de distribución por correo electrónico Para enviar un grupo de contactos mediante correo electrónico, es necesario pinchar con el botón derecho sobre la lista de distribución, indicar la opción Enviar contacto completo y En formato de Outlook (Fig 1): Fig 1 Finalmente, se abrirá una nueva ventana parecida a la que aparece cuando creamos un nuevo mensaje. En ella, ingresaremos la dirección de correo electrónico a la cual se enviará esta lista de distribución (Fig2): Fig 2 Área de Soporte