INFORME DE EVALUCIÓN AL CONTROL INTERNO DE LA AUDITORÍA DEL DESEMPEÑO ZARAGOZA ROCHA Y ASOCIADOS, S.C.

Transcripción

1 1. AMBIENTE CONTROL Misión: Visión: Otorgar a la ciudadanía Zacapoaxteca un servicio digno, eficiente, de igualdad y justicia social; con apego al trabajo y servicio público, en el cuál la ciudadanía se integre y obtenga el servicio social de una manera libre, segura y democrática, de todos los beneficios que los gobiernos desarrollan para su aprovechamiento y bienestar social, sin distinto alguno. El reconocimiento y aprecio de la sociedad; tanto municipal, como estatal y como a nivel nacional de un gobierno incluyente y de justicia social; en el cuál se ve reflejado el progreso y beneficio a la comunidad Zacapoaxteca de manera equitativa, con justicia, igualdad, democracia y garante de sus derechos ciudadanos. 2. Objetivos Institucionales Eje(s) del Plan Estatal de Desarrollo : 1. Más empleo y mayor inversión 2. Igualdad de Oportunidades para todos 3. Gobierno Honesto y al Servicio de la Gente 4. Policía Interna y Seguridad

2 Capítulos del Plan Estatal de Desarrollo Determinación para reducir la brecha social 2.2 Acceso a la Salud para todos los Poblanos 2.3 Educar para transformar el futuro de Puebla 2.4 Democratización y rescate de la riqueza cultural poblana 4.1 Corresponsabilidad para la paz social de Puebla 4.2 Transformación en la administración y procuración de justicia 4.3 Firmeza en el combate la delincuencia 4.4 Calidad en los servicios legales y de defensoría Pública

3 Objetivo(s) del Plan Estatal de Desarrollo Nombre del Programa Sectorial Sin alineación Objetivo(s) del Programa Sectorial Sin alineación Nombre del Programa Institucional : Sin alineación Objetivo(s) del Programa Institucional Sin alineación Nombre del Plan de Desarrollo Municipal: Plan Municipal de Desarrollo Ejes del Plan Municipal de Desarrollo Municipal: Eje 1. Municipio responsable y preservación de los recursos naturales. Eje 2. Igualdad de servicios, seguridad y justicia social.

4 Eje 3. Crecimiento económico y mayor inversión Municipal Eje 4. Igualdad de servicio social para el ciudadano Eje 5. Desarrollo e infraestructura Municipal Objetivo(s) del Plan de Desarrollo Municipal: Preservar y conservar los recursos naturales y el desarrollo sustentable Salvaguardar el orden y paz pública en todo el Municipio de Zacapoaxtla Mejorar la actividad comercial agrícola, ganadera y turística, superando el progreso de las localidades del Municipio de Zacapoaxtla Mejorar, construir y rehabilitar las condiciones de la cultura, deportes grupo Vulnerables, equidad de género, educación, juventud, vivienda, pobreza y salud de los Zacapoaxtecos, mediante la prestación de servicios. Asistir las demandas y requerimiento de la población Zacapoaxtla para alcanzar un bienestar social con los servicios públicos.

5 El personal de Institución conoce la Misión, Visión y Objetivos Institucionales. Existe un código de conducta o código de Ética. SI/ Hallazgos y Recomendaciones Están redactados en el Plan de Desarrollo Municipal, es recomendación del Auditor que el Departamento de Comunicación Social suba dicha información a la página de internet del Municipio, asimismo hacerlos del conocimiento del personal, ya que estos elementos de la Cultura Organizacional son de suma importancia para guiar el rumbo de cualquier organización, por lo que todo el personal debe de conocerlos, así realizaran sus tareas con un fin común. Las recomendaciones por parte del Auditor es en referencia a que el Sujeto a Revisión establezca su Código de Ética, ya que éste es una forma de clasificar y unificar criterios y políticas dentro del Municipio; y los empleados lo visualizarán como una guía que facilita el trabajo, permitiendo alcanzar los objetivos de este, en línea con sus principios y valores

6 El personal de la Institución conoce y aplica el código de conducta o código de ética SI/ Hallazgos y Recomendaciones Una vez que el Ayuntamiento cuente con su código de ética o conducta se haga llegar al personal para su conocimiento y aplicación ORGANIGRAMA SI/ Hallazgos y Recomendaciones Fecha de Actualización Fecha de Aprobación La estructura Orgánica del H. Municipio de Zacapoaxtla, Puebla, se encuentra en proceso de actualización y aprobación, el Sujeto de Revisión deberá actualizar y aprobar su Organigrama ya que éste permite la asignación de responsabilidades en las funciones y procesos al personal de las diferentes áreas, departamentos y direcciones. Estructura de la entidad (mínimo nivel de Dirección) Ninguna.

7 Difusión (verificar que se encuentre en lugar visible y en la página de Internet): El Organigrama del Ayuntamiento se encuentra en su página de internet, sin embargo éste no está actualizado, por lo que deberá hacer las reformas necesarias. MANUAL DE ORGANIZACIÓN SI/ Hallazgos y Recomendaciones Fecha de actualización: El H. Ayuntamiento no ha realizado su Manual de Organización, por lo que se recomienda cumplir con éste documento que es de gran ayuda a la Organización Administrativa, delimita responsabilidades, evita duplicidades e identifica omisiones, además sirve como instrumentó de apoyo para el control, evaluación y seguimiento de los objetivos institucionales así como medio de orientación e información al público en general, logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.

8 Fecha de Aprobación No cuenta con Manuales de Organización Coincide con la Estructura Orgánica No cuenta con Manuales de Organización Los perfiles de puesto están definidos, alineados a las funciones y actualizados: No cuenta con Manuales de Organización Son del conocimiento del personal que labora: No cuenta con Manuales de Organización MANUAL DE PROCEDIMIENTO SI/ Hallazgos y Recomendaciones Fecha de Actualización El H. Ayuntamiento no cuenta con su Manual de Procedimientos, es recomendación del Auditor el realizar dicho Manual, ya que este es un documento de control administrativo que tiene como propósito, orientar al personal del Municipio en la ejecución de las labores asignadas a cada área. En el se encuentra registrada la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, operativas, etc.

9 Facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno, así como la vigilancia de éste. Fecha de Aprobación No cuenta con Manuales de procedimientos Coincide con la Estructura Orgánica No cuenta con Manuales de procedimientos Son del conocimiento del personal que labora: No cuenta con Manuales de procedimientos Las funciones se realizan en función al manual de procedimientos: No cuenta con Manuales de procedimientos PLANTILLA DE PERSONAL SI/ Hallazgos y Recomendaciones Lista del personal que labora que contenga como mínimo: La platilla del Personal del H. Ayuntamiento del Municipio de Zacapoaxtla, no se encuentra aprobada, es recomendación del Auditor que se apruebe su plantilla. Al revisar los expedientes del personal se detectó que se encuentran siendo actualizados debido al cambio de -

10 administración, por este motivo no todos los expedientes cuentan con el cargo o la actualización de éste, asimismo los comprobantes de estudios del personal no están actualizados. Nombre del funcionario SI La plantilla del personal del H. Ayuntamiento cuenta con 270 empleados Cargo SI Ninguno Unidad Administrativa SI Ninguno Fecha de Ingreso SI Ninguno Percepción(sueldo mensual neto y sueldo mensual bruto)

11 CAPACITACIÓN SI/ Hallazgos y Recomendaciones El sujeto de revisión promueve o impulsa la capacitación: SI El Sujeto de Revisión está capacitando a su personal en materia de armonización contable por medios de los cursos impartidos por la Auditoria Superior del Estado de Puebla, también se recibe capacitación en el Registro Civil, DIF Municipal, y Seguridad Pública referente a la nueva modalidad de juicios orales, se les exponen los Manuales y Reglamentos de Seguridad Vial ya que también cumplirán tareas de esta área. El personal acude a los recursos impartidos por la Secretaría de Contraloría del Estado, es recomendación del Auditor que se haga la planeación de un diagnóstico de necesidades de capacitación de su personal en todas las áreas administrativas.

12 Da seguimiento y evalúa resultados: La forma en la que la Contraloría Municipal da seguimiento a dicha capacitación es de manera informal recorriendo cada una de las áreas y solicitando un reporte verbal al Jefe inmediato, se pretende solicitar dicho informe de manera escrita y de esta manera formalizar el seguimiento y evaluación de resultados de capacitación. Es recomendación del Auditor llevar a cabo este procedimiento y una vez que se tenga el diagnostico o reporte de las necesidades de capacitación se podrá capacitar al personal y posteriormente evaluar resultados sobre dicha capacitación PLANEACIÓN ESTRATEGICA El Sujeto de revisión cuenta con Programas Presupuestarios SI/ SI Hallazgos y Recomendaciones EL Municipio de Zacapoaxtla cuenta con su programa presupuestario 2014, con fecha de aprobación

13 El sujeto de revisión cuenta con Programa de Trabajo o similar SI El sujeto de revisión cuenta con mecanismos de control y seguimientos de los Programas Presupuestarios o Programas de Trabajo 2. ADMISNISTRACIÓN DE RIESGOS Análisis FODA Fortalezas: Debilidades: Oportunidades: Amenazas: Riesgos Cambios en el entorno operativo: SI Hallazgos y Recomendaciones El Ayuntamiento de Zacapoaxtla ha creado el área de Enlace Municipal ante la Secretaría de Desarrollo Social Estatal y Federal.

14 El sujeto de revisión cuenta con Programa de Trabajo o similar SI El sujeto de revisión cuenta con mecanismos de control y seguimientos de los Programas Presupuestarios o Programas de Trabajo 2. ADMISNISTRACIÓN DE RIESGOS Análisis FODA Fortalezas: Debilidades: Oportunidades: Amenazas: Riesgos Cambios en el entorno operativo: SI Hallazgos y Recomendaciones El Ayuntamiento de Zacapoaxtla ha creado el área de Enlace Municipal ante la Secretaría de Desarrollo Social Estatal y Federal.

15 Pág. 2 Nuevo personal: SI El Sujeto de Revisión cuenta con un gran número de personal de nuevo ingreso (140) debido al cambio de administración, dentro de ellos el Presidente Municipal. Sistemas de información nuevos o actualizados: SI Nueva Tecnología: SI La adopción de nuevos principios de contabilidad que puede afectar los riesgos en la preparación de los estados financieros. El H. Ayuntamiento de Zacapoaxtla, Puebla, cuenta con una nueva página de internet así como el perfil Honorable Ayuntamiento Zacapoaxtla Puebla, en la red social de Facebook y Twitter, y con el correo electrónico: zacapoaxtla @gmail.com, con la aplicación de este nuevo sistema de información se podrá obtener mayor información del Sujeto de Revisión. En cuanto a nueva tecnología hacen referencia a la que comúnmente se adquiere como equipos de cómputo y radios La adopción de nuevos principios de contabilidad se lleva a cabo de acuerdo a la normativa de la CONAC.

16 3. ACTIVIDADES DE CONTROL Políticas y Procedimientos de la Administración SI/ Hallazgos y Recomendaciones Existen y operan mecanismos efectivos de control para las actividades que se realizan: El mecanismo de control para las actividades que opera en el Ayuntamiento es confirmado de manera verbal con cada Jefe de Departamento, el Sujeto de revisión indica que le solicitará un informe mencionado para tener mayor control de los procesos que se realizan para ejecutar sus tareas, y así mejorar o prevenir deficiencias en estos. Existen controles para que los servicios se brinden con estándares de calidad: Implementan controles de calidad como supervisiones y mantenimiento, pero no se tienen estipulados en un manual, ya que el H. Ayuntamiento no ha realizado sus manuales administrativos, por lo que es -

17 : Recomendación del Auditor que se cuente con dichos manuales o programas formales en los estándares de calidad de los servicios que brinda el Sujeto de Revisión, así como realizar auditorías internas como lo marca la Ley Orgánica Municipal en el Capítulo XVI dentro de las facultades y obligaciones de la Contraloría Municipal. Que en la ejecución de los programas institucionales se dé cumplimiento a la normatividad aplicable, y están debidamente registrados y se encuentran debidamente soportados con documentación clasificada, organizada y resguardada para consulta: SI El Sujeto de Revisión da seguimiento realizando la evaluación trimestral de su Programa Presupuestario, soportada con documentación clasificada y organizada.

18 4. INFORMAR Y COMUNICAR 4. Sistemas de Información SI/ Hallazgos y Recomendaciones Cuenta con un sistema que proporcione información programática-presupuestal oportuna, suficiente y confiable: SI El sujeto de revisión manifiesta que estos reportes los genera el Sistema Contable Gubernamental enfocándolo al sistema financiero Contable que es el SCGII. Existe y opera un mecanismo para el registro, análisis y atención oportuna y suficiente de quejas y denuncias: Este sistema se maneja mediante la página de internet en donde se cuenta con un enlace para mandar sus comentarios y/o sus quejas, estas solicitudes se hacen llegar, a la Contraloría Municipal quien es la encargada de girarlas a las áreas pertinentes para dar seguimiento y solución a dichas quejas o sugerencias, pidiendo comprobación de la queja atendida por medio de fotografías o documentación comprobatoria.

19 Pág SUPERVISIÓN Y MEJORA CONTINUA 4. Seguimiento SI/ Hallazgos y Recomendaciones Se cuenta con área de control internó: SI El área encargada de esto es Contraloría Municipal Se lleva a cabo la evaluación del control internó por parte del sujeto de revisión: SI El Auditor recomienda realizar evaluaciones de control interno, ya que es de gran importancia, tanto en la conducción del Organismo, como en el control de la información de sus operaciones, permitiéndole el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de un área determinada, con el fin de generar información confiable de su situación y sus operaciones, así como la calidad de sus Servicios; ayuda a que los recursos humanos, materiales y financieros, sean utilizados en forma eficiente.

20 Pág. 2 Se llevan a cabo auditorías internas Actualmente la Contraloría Municipal solo lleva a cabo arqueos de caja para supervisar el correcto manejo de esta área, es recomendación del Auditor realizar auditorías internas como lo establece la Ley Orgánica Municipal, en el Capítulo XVI, Articulo 169 dentro de las facultades de la Contraloría Municipal: practicar auditorías al Presidente Municipal, dependencias del Ayuntamiento o entidades paramunicipales, a efecto de verificar el cumplimiento de los objetivos de los contenidos en los programas respectivos y la honestidad en el desempeño de sus cargos de los titulares de las dependencias y entidades municipales y de los servicios públicos. LIC. JOSÉ LUIS JAVIER FREGOSO SÁNCHEZ COMISIONADO PRESIDENTE C.P.C. MANUEL BALTAZAR MANZILLA AUDITOR EXTER ASP. 054/14

21 Pág. 2 No Rubro Hallazgo Fecha en que se emitió la recomendación Responsable Recomendación Acciones implementadas Comentarios del Auditor externo 1 Reglame nto interno 2 Organigr ama 3 Manuale s Administr ativos El Ayuntamient o no cuenta con su Reglamento Interno. La estructura orgánica del H. Ayuntamient o no se encuentra actualizada ni aprobada El Organismo no cuenta con sus Manuales tanto de organización como de Procedimient os. 30-jun jun jun-14 Lic. Juan Limón Ortega. Contralor Municipal Lic. Juan Limón Ortega. Contralor Municipal La creación de un Reglamento Interno general o por áreas. El Organismo deberá actualizar y aprobar el Organigrama. El Sujeto de Revisión deberá realizar sus Manuales Administrativos El Reglamento Interno es un documento de suma importancia, debido a que se convierte en norma reguladora de las relaciones internas del Organismo trabajador. Los Manuales Administrativos ayudarán al Organismo a tener mayor y mejor control en las actividades y en los procesos del H. Ayuntamiento.

22 Pág. 2 4 Plantilla del personal La Plantilla del Personal del H. Ayuntamiento no se encuentra aprobada 30-jun-14 El Organismo deberá aprobar su Plantilla de Personal. C. GUILLERMO LOBATO TORAL C.P.C MANUEL BALTAZAR MANCILLA PRESIDENTE MUNICIPAL AUDITOR EXTER ASP. 054/14