ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO PERMANENTE EN TODOS LOS ASPECTOS TRIBUTARIOS PARA LA ELECTRIFICADORA DEL META. SOLICITUD DE OFERTAS No

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1 ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO PERMANENTE EN TODOS LOS ASPECTOS TRIBUTARIOS PARA LA ELECTRIFICADORA DEL META SOLICITUD DE OFERTAS No Documento Base de la Invitación Villavicencio, junio de 2011

2 TABLA DE CONTENIDO 1 CONDICIONES QUE REGULAN LA INVITACIÓN OBJETO FUENTES DE FINANCIACIÓN ALCANCE PERSONAL CALIFICADO OPORTUNIDAD EN LA ASESORIA PRESENTACIÓN DE INFORMES INTERVENTORÍA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DURACIÓN DEL CONTRATO FORMA DE PAGO VALIDEZ DE LA OFERTA PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS DOCUMENTOS MÍNIMOS DE LA OFERTA EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS EVALUACIÓN ECONÓMICA EXPERIENCIA TÉCNICA PROCEDIMIENTO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS ESTUDIO DE OFERTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES RECHAZO DE LAS OFERTAS ADJUDICACIÓN RENUNCIA A LA FIRMA DEL CONTRATO DECLARATORIA DESIERTA O REVOCACIÓN LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO GARANTÍAS DEL CONTRATO PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO CALIDAD DE LOS SERVICIOS PRESTADOS SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES ESTAMPILLA PRO-ELECTRIFICACIÓN RURAL... 9 ANEXO NO. 1 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 10 ANEXO NO. 2 FORMULARIO DE PROVEEDORES ANEXO NO. 3. BORRADOR MINUTA DEL CONTRATO... 14

3 1 CONDICIONES QUE REGULAN LA INVITACIÓN La presente invitación se regula por lo dispuesto en el Régimen Interno de Contratación de la EMSA, publicado en la página Web y el contrato que celebre la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP., se regirá por las disposiciones del derecho privado, de conformidad con lo previsto en el Parágrafo del Artículo 8 de la Ley 143 de 1994 y en el Artículo 76 de la misma Ley y el Título II, Capítulo 1 de la Ley 142 de 1994 y de las normas que las modifiquen o reformen y demás reglas vigentes sobre contratación que sean aplicables. Es entendido que todos los PROPONENTES que participen en el presente procedimiento de selección ante la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP, conocen y se someten a lo establecido en el Régimen Interno de Contratación mencionado, el cual formará parte integral del contrato que se celebre. 2 OBJETO El objeto de la presente invitación es contratar la asesoría y acompañamiento permanente en todos los aspectos tributarios con el objetivo de: 1. Dar cumplimiento a la reglamentación tributaria vigente que le sea aplicable a la EMSA y 2. Asesorar a la EMSA en aspectos que contribuyan a una Planeación Tributaria en donde se apliquen beneficios fiscales que propicien dentro de la ley, la optimización en el pago las obligaciones de carácter fiscal o tributario 3 FUENTES DE FINANCIACIÓN Los recursos para el pago de los servicios objeto del contrato o contratos que se deriven de la presente invitación, provienen del presupuesto de la EMSA, vigencia fiscal ALCANCE Asesoría Tributaria permanente a través de la respuesta a consultas verbales o escritas sobre la aplicación de la legislación fiscal y/o contable. Monitoreo permanente para que las obligaciones tributarias sean cumplidas, dentro de los plazos y acorde con la normatividad vigente. Participación directa en la Elaboración de la Declaración de Renta y Complementarios de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. 1

4 Diagnóstico general, análisis y recomendaciones en el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la Electrificadora del Meta en sus diferentes Procesos. Asesoría y Elaboración de respuestas o recursos jurídicos para la defensa de la Electrificadora del Meta dentro de la vía gubernativa ante la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales. Asesoramiento y Acompañamiento permanente en la Planeación Tributaria de la Compañía, con el fin de establecer la aplicación de beneficios fiscales que nos permitan la optimización en el pago de las obligaciones tributarias. Asesorar en la elaboración de la información de medios magnéticos que se tenga que presentar a los diferentes entes Nacionales o Territoriales. Verificar la conciliación mensual fiscal Vs contable de la provisión del impuesto sobre la renta. Programas de capacitación en impuestos de acuerdo a las actualizaciones tributarias y temas expresamente solicitados por EMSA ESP. 4.1 PERSONAL CALIFICADO El oferente deberá garantizar la idoneidad de los profesionales que atenderán los requerimientos de la EMSA, dichos profesionales deberán ser como mínimo contadores públicos titulados, con especialización en derecho tributario o Gerencia de Impuestos. El oferente deberá anexar en su propuesta mínimo dos (2) hojas de vida de los profesionales que atenderán los requerimientos de EMSA. 4.2 OPORTUNIDAD EN LA ASESORIA Una vez la EMSA emita por escrito o verbalmente la consulta el contratista contara con 24 horas para emitir su respectivo concepto por tal razón el contratista deberá contar como mínimo de los siguientes medios de comunicación: Línea telefónica fija Línea telefónica Celular Correos Electrónicos 2

5 4.3 PRESENTACIÓN DE INFORMES Mensualmente el contratista deberá presentar un informe escrito en el cual se resuman las actividades realizas en el desarrollo del contrato, este informe debe ser entregado al interventor. 5 INTERVENTORÍA La interventoría del contrato ejercerá la vigilancia técnica y administrativa y del control de los trabajos llevados a cabo. Para el caso de la presente invitación, la interventiría será ejercida a través del Gerente Financiero & Administrativo de la EMSA. 6 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA El proponente en su propuesta deberá presentar de manera detallada la modalidad de facturación tradicional. El oferente describirá en forma detallada, las actividades a desarrollar de acuerdo con el objeto y alcance de la presente invitación. 7 DURACIÓN DEL CONTRATO El contrato, para el desarrollo de las actividades descritas en el objeto de esta invitación, se celebrará por un término de un (1) año contado a partir de la legalización del mismo. 8 FORMA DE PAGO EMSA E.S.P. pagará el valor del contrato mediante doce (12) pagos mensuales, una vez recibido a satisfacción el respectivo informe y previo a la firma de la respectiva acta parcial firmada entre las partes. 9 VALIDEZ DE LA OFERTA La validez de la oferta debe ser por un tiempo de cuarenta y cinco (45) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la recepción de las ofertas. 10 PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS Las ofertas deben ser entregadas en original y copia, cada ejemplar en sobre independiente sellado debidamente foliado y firmado por el representante legal. La recepción de la oferta se realizará en el Centro de Documentación de la EMSA ESP, ubicado en el primer piso de la sede principal Barzal Alto, Vía Azotea de la ciudad de Villavicencio, antes de las 4:30 p.m. del día 3

6 señalado en el cronograma de la presente invitación. Los sobres deben indicar claramente si son original o copia y deben estar marcados como oferta especificando el objeto de la oferta. El cronograma para la presente invitación es como se describe a continuación: ÍTEM ACTIVIDAD FECHA 01 Entrega del Documento Base de Invitación 20-jun Fecha límite para solicitar aclaración al Documento Base de Invitación 21-jun Fecha límite de entrega de Ofertas 23-jun-2011 NOTA: las anteriores fechas son aproximadas y pueden sufrir modificación durante el proceso de contratación. Los interesados podrán solicitar aclaración a los términos de la invitación a través del buzón de correo electrónico abastecimientos@emsa-esp.com.co citando el número de la invitación a cotizar. Toda la correspondencia relativa a esta Invitación a Cotizar deberá dirigirse a: ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP Solicitud de Ofertas No 065 de 2011 ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO PERMANENTE EN TODOS LOS ASPECTOS TRIBUTARIOS PARA LA ELECTRIFICADORA DEL META GERENCIA GENERAL Villavicencio 11 DOCUMENTOS MÍNIMOS DE LA OFERTA Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del PROPONENTE, y su estudio y evaluación por parte de la EMSA ESP., el PROPONENTE debe entregar los documentos de la oferta, debidamente foliados y en el orden que se relacionan a continuación. 1. Índice con la relación precisa de todos los documentos que conforma la oferta, indicando el número de página donde se encuentran. 2. Carta de presentación de la propuesta según el ANEXO No. 1 firmada por el representante legal. No Subsanable 3. Oferta Económica. No Subsanable 4. Las personas jurídicas colombianas de derecho privado deberán adjuntar a su propuesta el original del Certificado de Existencia y 4

7 Representación legal del Proponente emitido por la Cámara de Comercio con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días, junto con la Autorización al Representante Legal para contratar con EMSA ESP en los casos que no esté facultado para comprometerse directamente. No Subsanable 5. Autorización al Representante Legal para contratar con EMSA ESP en los casos que no esté facultado para comprometerse directamente Registro Único de Proponentes. No Subsanable 6. Certificado del RUT. No Subsanable 7. El proponente deberá presentar con su oferta y a favor de EMSA E.S.P. una póliza de garantía por una suma igual al diez (10%) por ciento del valor del contrato, vigente por sesenta (60) días contados a partir del cierre de la invitación a cotizar, para garantizar que si el contrato le es adjudicado, lo formalizará en los términos y plazos estipulados. No Subsanable. 8. Experiencia acreditada en los últimos cinco años, de trabajos que se enmarquen dentro del objeto de esta convocatoria. Cada una de las certificaciones presentadas deberá ser expedida por cada una de las empresas con que se tuvo contrato y debe estar firmada por el representante legal o el funcionario competente, teniendo en cuenta que la EMSA podrá verificar dicha certificación. No Subsanable. 9. Formulario de creación de Proveedores debidamente diligenciado (Anexo 2). Subsanable 10. Certificación de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal expedido por la Contraloría General de la Republica del representante legal de la firma. Subsanable. La empresa aclara que el hecho de invitar a presentar ofertas, no obliga a la empresa a contratar, cuando la misma lo considere inconveniente. 12 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS 12.1 EVALUACIÓN ECONÓMICA Se le asignará un valor de cuarenta (40) puntos a la oferta más económica, y a las demás se les asignará un puntaje proporcional como se presenta en la siguiente fórmula: Valor Pr opuestamas Económica PuntajeOfe rta = * 40 i ValorOfert a i 5

8 12.2 EXPERIENCIA TÉCNICA La experiencia se acreditará mediante la presentación de máximo 10 certificaciones válidas, de trabajos que se enmarquen dentro del objeto descrito en éste DBI. Si la certificación está expedida por una empresa distribuidora y/o comercializadora de energía, obtendrá por cada una ellas que se considere válida un (1) Punto. Las certificaciones que sean consideradas como válidas, pero que sean expedidas por cualquier otro tipo de empresas, obtendrán un puntaje de 0.5 puntos por cada una. El criterio de asignación de puntaje es el que se describe a continuación: Tipo de empresas EXPERIENCIA No máximo de certificaciones validas Empresas Distribuidoras / Comercializadoras de energía Otras empresas Ponderación Experiencia en asesoría o Planeación tributaria mediante certificaciones de contratos celebrados con empresas en los últimos 5 años 10 1 punto por cada certificación válida 0.5 puntos por cada certificación válida 6 Como certificaciones válidas se aceptaran únicamente las que cumplan con los siguientes requisitos: NOMBRE DE LA EMPRESA NIT DE LA EMPRESA OBJETO DEL CONTRATO FECHA DE INICIO DEL CONTRATO FECHA DE FINALIZACIÓN VALOR DEL CONTRATO NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA QUE FIRMA LA CERTIFICACIÓN TELÉFONO DE LA EMPRESA QUE EXPIDE LA CERTIFICACIÓN 6

9 El puntaje total de cada proponente corresponderá a la sumatoria de los dos puntajes obtenidos en la evaluación de la Oferta 13 PROCEDIMIENTO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS En los casos en que la oferta no esté acompañada por todos los documentos solicitados, a excepción de los documentos que descalifican la oferta, La Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. requerirá por escrito al oferente quien deberá, dentro del plazo que se fije en el requerimiento, suministrar los documentos; si no lo hiciere dentro del término establecido, la oferta no será considerada. Serán subsanables solo aquellos documentos que no modifiquen los valores de la oferta, ni las condiciones de la misma 14 ESTUDIO DE OFERTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES Durante el período de estudio de las ofertas, la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. podrá solicitar al oferente aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que por ello éste pueda adicionar o modificar cualquiera de las condiciones de su oferta. Las solicitudes de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. y las respuestas del oferente deberán constar por escrito. El oferente deberá dar respuesta a estas solicitudes dentro del día (1) hábil siguiente a la fecha de recibo de la comunicación en tal sentido. Las solicitudes de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. y las respuestas del oferente se harán vía correo electrónico. No obstante lo anterior cuando se solicite la modificación o anexo de un documento, el oferente deberá remitirlo vía fax al número telefónico que para el efecto se le informe o radicarlo en la dirección anotada en el requerimiento. Si el oferente no responde dentro del término señalado en la solicitud y de conformidad con lo exigido, la oferta será descartada. 15 RECHAZO DE LAS OFERTAS La EMSA ESP rechazará aquellas ofertas presentadas después de la fecha y hora de límite señalada en el cronograma de la presente invitación a cotizar, cuando se compruebe falsificación o falsedad, o presentación de valores artificialmente bajos que conlleven a desequilibrio económico del contrato. 7

10 16 ADJUDICACIÓN La EMSA ESP aclara, que el hecho de invitar a presentar ofertas, no la obliga desde ningún punto de vista a contratar lo ofertado. La EMSA notificará a todos los participantes válidos el resultado de la selección de la mejor oferta. El contrato se entenderá adjudicado solamente al momento de la firma del contrato. La EMSA ESP se reserva el derecho de adjudicar todos o parcialmente el número de ítems, por ítem, y/o disminuir ó aumentar las cantidades a contratar. La EMSA ESP se reserva el derecho de negociar con el proponente o proponentes, el valor de la oferta después de adjudicada. 17 RENUNCIA A LA FIRMA DEL CONTRATO Si el proponente a quien se adjudique el contrato, rehúsa o descuida la legalización del mismo o deja de otorgar la fianza de cumplimiento requerida en la minuta del contrato, EMSA ESP hará efectiva la póliza de seriedad de la oferta y dispondrá de su valor como indemnización de perjuicios. 18 DECLARATORIA DESIERTA O REVOCACIÓN Procederá la declaratoria de desierta o revocación del proceso de selección cuando a juicio de la EMSA ESP las ofertas presentadas sean inconvenientes técnica o económicamente para los intereses de la empresa, cuando se presente una justa causa o cuando no se hubiere presentado oferta alguna. La declaratoria de desierta o la revocación del proceso de selección podrán realizarse hasta antes de la firma del contrato. 19 LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO El proponente a quien se adjudique tendrá un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para legalizar el contrato contados a partir de la fecha de entrega del mismo y se le notificara la fecha de inicio de los servicios una vez se aprueben las pólizas y se notifique al interventor. 20 GARANTÍAS DEL CONTRATO Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de firma del contrato, en una Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar 8

11 en Colombia, EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa y a favor de ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP, las garantías que avalen las obligaciones del contrato amparando los siguientes riesgos: 20.1 PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Para garantizar el cumplimiento del contrato y las obligaciones que de él se deriven, deberá ser por un valor equivalente al diez por veinte (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la del plazo para la ejecución del contrato y sesenta (60) días más, a partir de la fecha de firma del contrato CALIDAD DE LOS SERVICIOS PRESTADOS Para garantizar la estabilidad de la obra ejecutada, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y vigente por un año contado a partir de la terminación del contrato SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES Para garantizar el pago de salarios, prestaciones sociales, reclamaciones o indemnizaciones al personal con motivo de la ejecución del contrato, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato por el término de la vigencia del contrato y tres (3) años más. 21 ESTAMPILLA PRO-ELECTRIFICACIÓN RURAL El contratista deberá cancelar en la Tesorería departamental el valor del impuesto de Pro-Electrificación Rural, el cual corresponde al 2% del valor del contrato antes de IVA. 9

12 ANEXO No. 1 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Ciudad y fecha Señores ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. Barzal Alto Vía Azotea Villavicencio - META Referencia: Solicitud de Oferta No El suscrito,, identificado con la cédula de ciudadanía No. expedida en, actuando en calidad de (Gerente, Representante Legal o Presidente) de la firma, domiciliada en (Ciudad, Departamento, País), someto a consideración de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. la oferta de nuestra compañía, para ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO PERMANENTE EN TODOS LOS ASPECTOS TRIBUTARIOS PARA LA ELECTRIFICADORA DEL META de conformidad con lo establecido en el Documento Base de Invitación y la oferta adjunta, entendiéndose que la participación y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma, no implican la realización de un compromiso contractual por parte de EMSA E.S.P., y por tanto, no crean obligaciones para la misma, salvo en lo que se refiere al deber de obrar objetivamente y de buena fe en el proceso. El hecho de solicitar cotizaciones no genera obligación alguna para EMSA E.S.P. de suscribir contrato. Así mismo declaro que: 1. Que la firma, NIT (o RUT) No. suscribirá con la EMSA bajo su exclusiva responsabilidad, el eventual contrato en caso de salir favorecida con la adjudicación de la Invitación a cotizar. 2. Que la firma cumple con los requisitos establecidos para participar en la Invitación a cotizar. 3. Que bajo la gravedad del juramento aseguro que la firma, ni sus socios se encuentran incursos en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley. 4. Que su Representante Legal está facultado legalmente para firmar y presentar la propuesta. 5. Que he revisado el Documento Base de Invitación, los documentos en ella referidos, incluidas las disposiciones legales que rigen la materia y acepto todos los requisitos en ella contenidos y renuncio a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los mismos. 6. Que la información entregada en todos los documentos incluidos en esta oferta obligan al proponente y éste garantiza la veracidad de la información suministrada. 7. Que he recibido y analizado los ADENDOS publicados por la EMSA y que los mismos han sido considerados en mi oferta. 8. Que el valor total de la oferta incluido el IVA, todos los costos directos, indirectos, impuestos, etc., es la suma de pesos ($ ) moneda corriente. 9. Que el plazo total propuesto para la ejecución del contrato contando a partir de la legalización del mismo (aprobación de la póliza de cumplimiento), es de ( ) días calendario. 10. Que adjunto la Garantía de Seriedad de la oferta entre particulares, a favor de la EMSA, por un valor de ($ ) M/CTE y vigente desde hasta. 11. Que en la eventualidad de que esta propuesta sea seleccionada, me obligo a presentar las garantías exigidas en el Documento Base de Invitación y además, prorrogar la Garantía de Seriedad de la Oferta, hasta tanto se establezca y apruebe la Garantía de Cumplimiento del contrato que llegue a firmarse. 10

13 12. Que realizaré dentro del plazo que fije la EMSA, todos los trámites necesarios para firma y la legalización del contrato, de lo contrario, autorizo expresamente a EMSA ESP para que haga efectiva la póliza de seriedad de la oferta presentada y adjudique a su criterio nuevamente el objeto del contrato 13. Que iniciaré el contrato en la fecha ordenada por la EMSA y lo terminaré dentro del plazo establecido. 14. Que conozco totalmente los requisitos y alcances de las exigencias laborales, de salud ocupacional y ambientales vigentes en la EMSA y los aplicaré en la ejecución de los trabajos. 15. Que me obligo a guardar la confidencialidad de la información que llegue a conocer con motivo del presente proceso contractual. NOMBRE Y FIRMA (Espacio para la firma del representante legal o persona autorizada) (Anotar nombres y apellidos completos de quien firma) CC. No de Profesión: Matrícula Nº. DIRECCIÓN: TELÉFONO: CORREO ELECTRÓNICO: Nota: se sugiere presentar la propuesta en papel membreteado e igualmente no agregar comentarios o aclaraciones a este documento. 11

14 ANEXO No. 2 Formulario de proveedores 12

15 INSTRUCCIONES DILIGENCIAMIENTO: 1. INFORMACION GENERAL: NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: Si es persona natural, es necesario que enuncie apellidos y nombres completos tal como aparecen registrados en la cédula de ciudadanía. Si es establecimiento de comercio de una persona natural, debe indicar apellidos y nombres completos del propietario. Si es Persona Jurídica, su razón social completa como aparece descrita en el Certificado de Cámara de Comercio. RUT O NIT Y NUMERO RUT Para personas naturales o jurídicas, diligenciado ante la DIAN NIT para personas jurídicas DIRECCION, TELEFONO, FAX, CELULAR, , PAGINA WEB, CIUDAD, DEPARTAMENTO, PAIS: Es el domicilio del proveedor, lugar donde jurídicamente se puede localizar a una persona. A esta dirección se le enviaran la correspondencia y cualquier documento. REGISTRO DE CÁMARA DE COMERCIO: Código asignado por la Cámara de Comercio como comerciante y proponente. 1. NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: Persona autorizada según Certificado de Cámara de Comercio, para solicitar, tramitar y actualizar cualquier información ante EMSA. 2. CLASIFICACION DEL PROVEEDOR: Debe ir de acuerdo con la actividad principal que desempeña el proveedor. Para Personas Jurídicas debe coincidir con el Acta de Constitución o Escritura de la Empresa. 3. INFORMACION BANCARIA: Datos básicos para tramitar con oportunidad y seguridad, los pagos generados por sus servicios o suministros a EMSA. El suministro de una cuenta corriente o de ahorros nos facilita efectuar vía electrónica su pago. Es de carácter obligatorio anexar certificación bancaria en original, con expedición no mayor a treinta (30) días. Esta certificación debe contener como mínimo los siguientes datos: 1. Titular de la cuenta, su NIT o cédula. El primer titular de la cuenta debe ser la persona natural o jurídica que presta el servicio o suministro y que es quien suministra sus datos en este formulario. 2. Tipo y número de Cuenta. 3. Firma, nombre y sello del funcionario y Entidad que expide la certificación. Si desea tramitar una actualización de la información bancaria, anexe adicionalmente una carta de solicitud firmada por el Rep. Legal en donde indique la cuenta anterior y la nueva cuenta. 1. INFORMACION TRIBUTARIA Esta información hace referencia a todos los aspectos fiscales del proveedor, básica e indispensable para garantizar la correcta liquidación de los impuestos de las facturas o Cuentas de Cobro de acuerdo a las normas establecidas. 2. NOMBRE, FIRMA E IDENTIFICACION DEL REPRESENTANTE LEGAL Certifica la veracidad de la información suministrada. DOCUMENTOS A ANEXAR: Fotocopia del RUT, NIT o Cédula Certificado de Cámara de Comercio Certificación bancaria NO OLVIDE INFORMAR CUALQUIER CAMBIO EN LOS DATOS SUMINISTRADOS PARA EVITAR CONTRATIEMPOS Y FACILITAR UN OPORTUNO CONTACTO, ENVIO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITE DE PAGOS. 13

16 ANEXO No. 3. BORRADOR MINUTA DEL CONTRATO CONTRATO No. XXX-2011 OBJETO: CONTRATISTA: VALOR: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx XXXXXXXXXXXXXXXXXXX. $XXXXXXXXX Incluido IVA Entre los suscritos, FRANCISCO JACOBO MATUS DIAZ, mayor de edad, vecino de Villavicencio, identificado con la cédula de ciudadanía número XXXXXXXXXXX expedida XXXXXXXXXXX., en su condición de Gerente y Representante Legal de la Electrificadora del Meta S.A. Empresa de Servicios Públicos Mixta, sociedad por acciones, sometida en materia de contratación a las normas del derecho privado, constituida por escritura pública No.6353 del 18 de Diciembre de 1981 de la Notaria Primera del Círculo de Bogotá D.C., quien en adelante se denominará EMSA ESP; y XXXXXXXXXXXXXXXXX, mayor de edad, vecino(a) y domiciliado(a) en la ciudad de XXXXXXXXXXX, identificado con la cédula de ciudadanía No. XXXXXXXXX, expedida en la ciudad de XXXXXXXXXXXX, quien actúa en calidad de Representante Legal de la firma XXXXXXXXXXXXXXX, Sociedad constituida mediante Escritura Pública No. XXXXX Notaría XX de XXXX del XX de XXX de XXX, inscrita en la Cámara de Comercio el XX de XXXX de XXX bajo el No. XXXXXXXXX del Libro IX, y quien contractualmente se denominará el CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato que rige por las siguientes cláusulas; previas las siguientes consideraciones: 1) Que atendiendo las necesidades de la empresa, se formuló El Documento Base de Invitación a Cotizar No. 0XX-200X, cuyo objeto fue XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. 2) Que, una vez efectuada la respectiva evaluación a las propuestas presentadas, el Comité de Contratación de EMSA E.S.P. decide adjudicar el objeto de la presente 14

17 contratación a la firma XXXXXXXXX por presentar la propuesta más favorable a EMSA E.S.P. PRIMERA: OBJETO. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX de conformidad con su oferta radicada en el Centro de Documentación Bajo el No. CD. XXXX el XX de XXX de 201X, análisis de la Gerencia de XXXXXXXXXXX del XX de XXXXXXXX de 201X, Acta del Comité de Contratación No. 0XX-201X del X de XXXXXXXXXXX de 201X, Documento Base de invitación a Cotizar y adendos No x, x, todos los anteriores documentos forman parte integral del presente contrato: SEGUNDA: ALCANCE DEL OBJETO. El contratista debe efectuar XXXXXXXXXXXXXXXXXX. TERCERA: VALOR DEL CONTRATO. El valor del presente Contrato es por la suma de XXXXXXXXXXXX ($XXXXXXXXXX) MONEDA CORRIENTE, Incluido IVA. PARÁGRAFO: Los precios unitarios establecidos en la primera cláusula son fijos y no serán reajustables. EL CONTRATISTA declara expresamente que los precios pactados incluyen todos los costos directos e indirectos, gastos generales, como tasas, impuestos, derechos, según se requieran para cumplir integralmente con el objeto del contrato. CUARTA: FORMA DE PAGO: La Electrificadora del Meta S.A. ESP, cancelará al Contratista por la ejecución de los servicios objeto del contrato, XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.. QUINTA: PLAZO Y SITIO DE ENTREGA. El CONTRATISTA se obliga a entregar la totalidad de los trabajos objeto del presente contrato en un plazo máximo de XXXXXXXXXX (XX) XXX calendario, contados a partir de la respectiva acta de inicio y posterior a la legalización del contrato. SEXTA: IMPUESTOS Y GASTOS. EL CONTRATISTA se obliga a pagar todos los gastos de transporte hasta el sitio de entrega de los materiales, como fletes, seguros, impuestos, derechos, comisiones y cualquier otro costo relacionado con el perfeccionamiento y ejecución del presente contrato y los que durante su vigencia se requieran para dar cumplimiento a disposiciones legales sobre el particular, hasta la entrega total de los bienes, objeto de la presente compraventa. SÉPTIMA: GARANTÍAS. EL CONTRATISTA deberá constituir 15

18 a su costa y a favor de la EMSA ESP, las siguientes garantías, (PÓLIZA DE SEGUROS DE CUMPLIMIENTO ENTRE PARTICULARES) las cuales deberán consistir en fianzas de bancos o compañías de seguros legalmente establecidas en Colombia con sujeción a las correspondientes pólizas matrices aprobadas por la Superintendencia Bancaria: a) a) Garantía de Cumplimiento, para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones contraídas en virtud del presente contrato, por una cuantía equivalente al x0% del valor del contrato por un término igual al plazo del contrato y xxx xxxx más. Esta garantía deberá constituirse dentro de los cinco días siguientes a la firma del contrato y tener vigencia desde su firma. b) Salarios y Prestaciones sociales, para garantizar el pago de salarios, prestaciones sociales, reclamaciones o indemnizaciones al personal con motivo de la ejecución del contrato, por un valor equivalente al xxxx por ciento (x0%) del valor del contrato por el término de la vigencia del contrato y xxxx (xx) años más. c) Calidad de los Servicios Prestados, por un valor equivalente al xxxx por ciento (x0%) del valor del contrato y con una validez igual al plazo del contrato y xxxxx (xx) días más.. PARÁGRAFO SEGUNDO: De acuerdo con lo previsto, en las pólizas matrices el monto de la garantía se repondrá cada vez que en razón de las multas impuestas, el mismo se disminuyera o agotare o fuere necesario prorrogar el contrato por cualquier causa pero siempre su valor con cargo al CONTRATISTA. OCTAVA: SUJECIÓN A LAS APROPIACIONES PRESUPUESTALES. Se establece que las entregas de las sumas de dinero que la EMSA ESP está obligada a pagar al CONTRATISTA, en virtud del presente contrato, están subordinadas a las apropiaciones que de la misma se asignen en el presupuesto de gastos para la vigencia fiscal correspondiente. NOVENA: INHABILIDAD E INCOMPATIBILIDAD. EL CONTRATISTA declara conocer la Constitución, y demás leyes y normas que regulan la materia y afirma bajo juramento, que no se encuentra incurso de ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en ellas, para la celebración del presente contrato. DÉCIMA: 16

19 EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL Los servicios que aquí contratan son onerosos e independientes y no implican relación de subordinación alguna. El CONTRATISTA, sólo tendrá derecho a los emolumentos que expresamente se pactan, por tanto no podrá reclamar pago de prestaciones sociales ni de ningún otro concepto por este contrato. DÉCIMA PRIMERA: CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA. En caso de incumplimiento total de las obligaciones de cualquiera de las de las partes, la parte incumplida indemnizará a la otra en una cuantía del diez por ciento (10%) del valor del contrato. Dicha suma será posible haciéndose efectiva la póliza que garantiza el cumplimiento por parte del CONTRATISTA DÉCIMA SEGUNDA: MULTAS. Por mora o incumplimiento parcial, EMSA E.S.P. podrá imponer al contratista, una multa equivalente al 1% sin exceder del 10% del valor del Contrato por cada día de retraso o incumplimiento. PARÁGRAFO: Las multas serán impuestas mediante acto motivado. EL CONTRATISTA deberá cancelar su valor en un plazo de CINCO (5) días calendario contados a partir de la ejecutoria de dicha providencia. En caso contrario, la EMSA ESP podrá descontarlas de las cuentas pendientes de pago al CONTRATISTA dentro del presente contrato.décima TERCERA: INTERVENTORIA. La EMSA E.S.P. ejercerá la interventoria del presente contrato a través del XXXXXXXXXXXXXX La interventoria será el conducto regular para las relaciones entre la EMSA ESP. y el CONTRATISTA a través de ella se tramitarán todos los asuntos relacionados con el contrato y será la encargada de vigilar el cumplimiento de los compromisos contractuales. DÉCIMA CUARTA: CESIÓN DEL CONTRATO. El CONTRATISTA no podrá ceder los derechos y obligaciones provenientes del presente contrato sin previa autorización expresa y escrita de EMSA E.S.P. DÉCIMA QUINTA: NORMAS FISCALES: El presente contrato se regirá por las normas fiscales aplicables en la EMSA, las cuales acepta el CONTRATISTA y se consideran parte integrante del presente contrato. DÉCIMA SEXTA: FONDOS. El valor del presente contrato será pagado con fondos provenientes del rubro 17

20 presupuestal XXXXXXXXXXX. DÉCIMA SEXTA. CAUSALES DE TERMINACIÓN: La EMSA E.S.P. podrá dar por terminado el presente contrato en los siguientes casos: 1) Por mutuo acuerdo entre las partes. 2) Por el incumplimiento del Contratista en las obligaciones contraídas en virtud del objeto del presente contrato. DÉCIMA SÉPTIMA: DOMICILIO: Las partes declaran que para todos los efectos judiciales y extrajudiciales de este contrato, acepta la ciudad de Villavicencio como domicilio de los contratantes. DÉCIMA OCTAVA: EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Para la ejecución del presente contrato se requiere: 1) Registro presupuestal; 2) Constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento y presentación del recibo de pago de la prima correspondiente. DÉCIMA NOVENA: El Contratista deberá cancelar la(s) siguiente(s) obligación(es): 1) Pago de la estampilla Pro-electrificación rural en la Tesorería Departamental. En constancia de todo lo anterior se firma en Villavicencio, a los Por EMSA ESP Por EL CONTRATISTA 18