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1 CÓDIGO: P - AJ - 02 TÍTULO: Control de la documentación del vehículo. 15/03/2009 CONTROL DE CAMBIOS: Alcance y referencia al nuevo organigrama. Sustituye a P-AJ-02 Control de la documentación del vehículo (edición: ). INDICE: 1. OBJETO Y ALCANCE DOCUMENTACIÓN APLICABLE DEFINICIONES Documentación General Del Vehículo Documentación Específica para Servicios Regulares de Uso Especial: Transporte Escolar DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Diagrama de actividades Descripción de las actividades REGISTROS ANEXOS...7 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Director SC Asesoría Jurídica Director SC Calidad Consejero Delegado

2 2/8 1. OBJETO Y ALCANCE Describir el proceso seguido para el control de toda la documentación relativa a los vehículos. Es aplicable a la totalidad de los vehículos que realicen servicios de transporte de viajeros por carretera. 2. DOCUMENTACIÓN APLICABLE Manual de Calidad de Alsa... Capitulo 7: Prestación del Servicio Ley de ordenación de los transportes Terrestres Real decreto 1211/1990 de 28 de Septiembre... Ley 16/1987 de 30 de Julio. (LOTT)... Aprueba el reglamento de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestre (ROTT) Reglamento General de Vehículo aprobado por R.D. 2822/98 de 23 de Diciembre Manual de responsable de y Documentaciones. 3. DEFINICIONES 3.1 Documentación General del Vehículo. Bajo este término se recogen todos los documentos que legal o reglamentariamente deben estar incorporados al vehículo previa realización de un servicio. Dicha documentación incluye los siguientes: A) Permiso de circulación Documento administrativo de control emitido por el Ministerio del Interior, por medio de las Jefaturas Provinciales de Tráfico. (ANEXO 1)

3 3/8 B) Tarjeta de Inspección Técnica Documento que emite el Órgano competente en materia de Industria y que recoge con detalle las características del vehículo. En ella se registran las distintas inspecciones obligatorias y las posibles reformas autorizadas a que se somete el vehículo. (ANEXO 2) C) Libro de Ruta Documento administrativo de libre edición y ajustado a modelo reglamentario, que previo diligenciamiento por parte del Organismo Autonómico de Transporte correspondiente al domicilio fiscal de la empresa, deben llevar a bordo, debidamente cumplimentado, todos los autobuses destinados al transporte público interurbano de viajeros. El conductor, antes del inicio del viaje, debe cumplimentar el libro de ruta tal como se indica en las Instrucción técnica creada al efecto. Una vez finalizado, debe ser conservado por la empresa durante un año, a disposición de los servicios de inspección del transporte terrestre (anexo 3). D) Libro de Reclamaciones Documento administrativo de control que ajustado a modelo reglamentario y previo diligenciamiento por parte del órgano administrativo competente, debe ponerse a disposición de los usuarios en todos los vehículos destinados al transporte público interurbano de viajeros, así como en las estaciones de transporte e instalaciones fijas autorizadas para expender billetes adscritas a toda concesión o autorización de servicio regular. (ANEXO 4). En todos los locales y vehículos donde sea obligatorio, existirá un rótulo que especifique Existe un libro de reclamaciones a disposición del público usuario. E) Tarjeta de empresa de transporte Documento administrativo de carácter preceptivo que habilita a su titular para la realización de servicios públicos de transporte de viajeros en sus distintas modalidades. El Órgano administrativo competente para su emisión será el de Transportes correspondiente al domicilio fiscal de la empresa. La Tarjeta consta de un original que debe archivarse en la sede de la empresa y tantas copias autorizadas de la misma como vehículos disponga aquélla. Cada vehículo llevará a bordo la correspondiente copia autorizada (Anexo 5) Las tarjetas de transportes son renovadas o sustituidas por otras cuando varíen los datos en ellas contenidas, así como cuando se realiza el visado bienal.

4 4/8 F) Parte de siniestro interno de empresa. Documento de control interno que recoge las incidencias y anomalías que se produzcan durante la realización del servicio y que pueden comprometer las responsabilidades de la empresa o dar lugar a reclamación frente a terceros. (Anexo 6) G) Impuesto sobre vehículos de tracción mecánica Tributo local que graba la titularidad de los vehículos aptos para circular por las vías públicas. Se gestiona, liquida y recauda por el Ayuntamiento del domicilio que conste en el permiso de circulación del vehículo.(anexo 7). Se devenga anualmente el primer día del año y su previo pago es requisito necesario para la matriculación, transferencia o baja del vehículo. No es necesario llevarlo a bordo del vehículo. H) obligatorios Un contrato de seguro siempre de carácter mercantil- es aquél por el cual el asegurador se obliga, mediante el cobro de una prima y para el caso de que se produzca un acontecimiento incierto, cuyo riesgo es objeto de cobertura, a indemnizar al asegurado o al perjudicado con una cantidad fija, una renta u otra contraprestación convenida. Por hechos de la circulación corresponde al titular del vehículo la obligación de suscribir con una Aseguradora el seguro de responsabilidad civil de suscripción obligatoria que, en el caso de transporte público de viajeros, debe ser de cuantía ilimitada. Además el transportista está obligado a suscribir, en favor de sus usuarios, el seguro obligatorio de viajeros, complementario del anterior. A bordo de cada vehículo debe llevarse el justificante de la suscripción y pago de los seguros obligatorios. (ANEXO 8) seguro obligatorio de viajeros seguro de responsabilidad civil por hechos de la circulación, por cuantía ilimitada. I) justificante de control del tacógrafo. Documento emitido por el taller instalador que certifica la revisión y precintado del aparato y la fecha en que se realizan estas operaciones para comprobar su vigencia (válida por dos años).

5 5/8 3.2 Documentación Específica para Servicios Regulares de Uso Especial: Transporte Escolar Se entiende por servicios regulares de uso especial aquéllos que se efectúan con reiteración de horario y calendario para transportes, contratados a coche completo, grupos homogéneos y específicos de usuarios con destino en un único centro concreto de actividad (colegio, fábrica, cuartel o similar). Para su realización es preceptiva la obtención de una autorización especial que debe emitir el Organo autonómico del transporte de la Comunidad (o Ayuntamiento en caso de transportes urbanos) en que el servicio transcurra, siendo necesario para ello la presentación del correspondiente contrato con el representante de los usuarios. 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 4.1 Diagrama de actividades Este procedimiento no contiene flujograma 4.2 Descripción de las actividades CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN El responsable de de la UG deberá, por los medios que estime oportunos, controlar y asegurar el envío al Departamento de Explotación de la documentación necesaria para la realización del servicio. El Departamento de Explotación será el responsable de situar la documentación en cada uno de los vehículos. En el caso que sea necesario la retirada de uno o varios documentos para la realización de alguna gestión, se actuará con la mayor celeridad posible y siempre se dejará justificante/s del documento/s retirados del vehículo. Toda la documentación necesaria debe estar guardada en una carpeta dentro del vehículo. En el exterior de la carpeta debe aparecer, para su rápida identificación, la matrícula y número interno del vehículo a quien pertenece la documentación.

6 6/8 En caso de observarse alguna anomalía o falta en alguno de los documentos anteriormente relacionados, deberá inmediatamente ponerlo en conocimiento del correspondiente Departamento de Explotación y realizar los trámites necesarios para solucionar dicha anomalía. Recíprocamente, el Departamento de Explotación notificará al cualquier incidencia sobre el particular ARCHIVO POR EL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN Y SEGUROS El de la UG deberá tener un archivo actualizado por vehículo, conteniendo las fotocopias de toda la documentación necesaria y obligatoria de los vehículos de su UG y garantizará su archivo y conservación durante el periodo de tiempo legalmente establecido para cada documento, y con independencia de cuál sea el trámite que estas hayan seguido. Siempre que sufran cualquier tipo de modificación, se deberá proceder a la actualización de dicho archivo.

7 7/8 5. REGISTROS Identificación Permiso de circulación. Tarjeta de Inspección Técnica Libro de Ruta Libro de Reclamaciones. Tarjeta de empresa de transporte Parte de siniestro interno de empresa Impuesto sobre vehículos de tracción mecánica obligatorios Justificante de Control del tacógrafo. Responsable archivo Soporte Tiempo de archivo Destino final Copia Papel Vida útil Archivo histórico Copia Papel Vida útil del vehículo Archivo histórico Original Un año Archivo histórico Original 3 años Archivo histórico Original Original Hasta renovación 5 años Sustitución por la nueva Archivo histórico, manteniendo los siniestros de mayor importancia. Original 3 años Archivo histórico Original Hasta renovación Archivo histórico Original 3 años Archivo histórico 6. ANEXOS Anexo 1: Permiso de circulación Anexo 2: Tarjeta de Inspección técnica. Anexo 3: Libro de ruta Anexo 4: Libro oficial de reclamaciones (LO) Anexo 5: Tarjeta de Transporte.

8 8/8 Anexo 6: Parte de siniestro interno (PS). Anexo 7: Impuesto sobre vehículos de tracción mecánica. Anexo 8: Seguro obligatorio de viajeros y seguro de responsabilidad civil.