Procedimiento para la certificación de proyectos de I+D+i (esquema de certificación)

Transcripción

1 Página: 1 de 18 ÍNDICE 1 Objeto 2 2 Campo de aplicación Certificación de CONTENIDOS EX ANTE Certificación de CONTENIDOS y primera EJECUCCION sin certificación previa de contenido Certificación de CONTENIDOS y primera EJECUCION con certificación previa de contenido Certificación de SEGUIMIENTO 3 3 Documentos de referencia 3 4 Definiciones 3 5 Responsabilidades 4 6 Desarrollo Solicitud de la certificación Análisis de la documentación presentada Evaluación del proyecto por el Experto 4 dígitos Evaluación técnica del proyecto por el Experto Técnico Certificación de CONTENIDOS EX ANTE Certificación de contenidos y ejecución CON certificado previo de contenidos Certificado de contenidos y ejecución SIN certificado previo de contenidos Evaluación económica del proyecto (no aplicable a certificación ex-ante) Acciones correctivas Solicitud de acciones correctivas antes de emitir juicio sobre la naturaleza del proyecto Solicitud de acciones correctivas una vez emitido el juicio sobre la naturaleza del proyecto Proceso de comunicación de acciones correctivas con el cliente Decisión sobre la certificación Seguimiento la certificación Emisión del certificado Marcado de los proyectos certificados Confidencialidad Protección de datos Derechos de autor Imparcialidad Derechos y obligaciones Sanciones, suspensión y retirada de la certificación Quejas, Reclamaciones y Apelaciones Indemnización Modificaciones Sistema de calidad Información accesible al público y documentación 14 7 Documentos aplicables 15 8 Anexo I: CERTIFICACIÓN DE PROYECTOS DE PROTOTIPOS DE MUESTRARIOS DE INDUSTRIAS TRADICIONALES 16

2 Página: 2 de 18 1 Objeto Definir el proceso para llevar a cabo la certificación de desde la solicitud hasta la toma de decisión y emisión del certificado de acuerdo con la normativa indicada en el punto 3 de este documento. El objeto de esta certificación es demostrar a las partes interesadas cual es calificación de las actividades recogidas en el proyecto e identificación de los gastos e inversiones asociadas a I+D o innovación tecnológica, de acuerdo con las definiciones de estos conceptos y los requisitos científicos y tecnológicos contemplados en el art. 35 del R. D. Legislativo 4/2004 y que la memoria técnica y económica presentada es conforme con lo especificado en el real decreto 1432/2003, Artículo 5 (Iniciación) y/o, a petición del cliente, que el proyecto cumple con los requisitos de la norma UNE :2006. Las empresas que lo deseen, harán uso de la certificación arriba mencionada para la solicitud de emisión del Informe Motivado vinculante que emitía la D. G. de Desarrollo Industrial del MITYC. Actualmente, la Dirección General de Transferencia de Tecnología y Desarrollo Empresarial del MICINN, para la deducción fiscal por actividades de I+D+i. 2 Campo de aplicación Este procedimiento es aplicable a la certificación, que según el momento temporal en que se encuentren los proyectos, pueden clasificarse en los siguientes tipos: 2.1 Certificación de CONTENIDOS EX ANTE Se certifica el contenido y la naturaleza en I+D+i del proyecto, tal como se define en el artículo 35 del texto refundido de la Ley del Impuesto de Sociedades (RDL 4/2004 y actualizaciones) y en la Ley 23/2005, de 18 de noviembre de reformas en materia tributaria para el impulso de la productividad, y la coherencia de los gastos presupuestados, para certificar el contenido en I+D+i del proyecto y las actividades contempladas en el mismo. La certificación incluye además la conformidad de la memoria técnica evaluada con lo especificado en el RD 1432/2003, de 21 de noviembre y, si la empresa así lo solicita conforme a la norma UNE : Certificación de CONTENIDOS y primera EJECUCCION sin certificación previa de contenido Se certifica el contenido tal como se define en el artículo 35 del Texto Refundido de la Ley del Impuesto de Sociedades (RDL 4/2004 y actualizaciones) y en la Ley 23/2005, de 18 de noviembre, de reformas en materia tributaria para el impulso de la productividad y los gastos incurridos en actividades de I+D+i en la última anualidad (periodo impositivo) ejecutada, y en su caso, el contenido y la coherencia de los gastos presupuestados para las anualidades (periodos impositivos) pendientes de realizar. El certificado incluye además la conformidad de la memoria técnica evaluada con lo especificado en el RD 1432/2003, de 21 de noviembre y, si la empresa así lo solicita con la norma UNE : Certificación de CONTENIDOS y primera EJECUCION con certificación previa de contenido Si el proyecto ya dispone de una certificación de contenidos, se certificarán también las posibles desviaciones respecto a la certificación previa existente, tanto en la naturaleza del proyecto como en la cuantía de los gastos incurridos en el periodo impositivo reflejado en la

3 Página: 3 de 18 solicitud. Adicionalmente, se certificarán el contenido y la coherencia de los gastos presupuestados para las anualidades (periodos impositivos) pendientes de realizar 2.4 Certificación de SEGUIMIENTO Esta certificación solo es posible si previamente se ha llevado a cabo una evaluación de contenidos y ejecución. Se certifica el contenido, tal como se define en el artículo 35 del Texto Refundido de la Ley del Impuesto de Sociedades (RDL 4/2004) y en la ley 23/2005, de 18 de noviembre, de reformas en materia tributaria para el impulso de la productividad, verificando la ejecución y los gastos incurridos en actividades de I+D+i en la última anualidad ejecutada, así como las posibles desviaciones respecto a la certificación previa existente. 3 Documentos de referencia - Real Decreto 1432/2003, de 21 de noviembre, relativo al cumplimiento de los requisitos científicos y tecnológicos a los efectos de aplicación e interpretación de la deducción por actividades de I+D+i (y modificaciones). - Real Decreto Legislativo 4/2004, de 5 de marzo por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (artículo de 35). - Ley 23/2005, de 18 de noviembre, de reformas en materia tributaria para el impulso de la productividad. - UNE :2006. Gestión de la I+D+i: Terminología y Definiciones de las actividades de I+D+i. - UNE :2006. Gestión de la I+D+i: Requisitos de un proyecto de I+D+i. - Manual del Sistema de Gestión TÜV Rheinland Ibérica Inspection, Certification & Testing, S.A. - 6-PS , Procedimiento para la evaluación, cualificación, funciones y designación del personal para certificación de - 7-P , Resolución de Recursos/Apelaciones - 6-IS , Gestión de reclamaciones de la Entidad de Certificación de Sistemas 4 Definiciones - Naturaleza de un proyecto: Clasificación de las actividades definidas en el proyecto como de INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO o INNOVACIÓN TECNOLÓGICA según el artículo 35 del Real Decreto Legislativo 4/2004, de 5 de marzo por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Impuesto sobre Sociedades - CÓDIGO UNESCO: Nomenclatura Internacional de la UNESCO para los Campos de Ciencia y Tecnología - CAMPOS (según códigos UNESCO): Se refieren a los apartados más generales. Están codificados en dos dígitos y cada campo comprende varias disciplinas. - DISCIPLINAS (según códigos UNESCO): Suponen una descripción general de grupos de especialidades en Ciencia y Tecnología. Son apartados codificados con cuatro dígitos. A pesar de ser distintas entre sí las disciplinas con referencias cruzadas, o dentro de un mismo campo, se considera que tienen características comunes. - EXPERTO 4 DÍGITOS (según códigos UNESCO) Persona con la responsabilidad de determinar los requisitos de conocimientos y experiencia específica en I+D+i, del personal que determina la naturaleza del proyecto a certificar, es decir del EXPERTO TÉCNICO. - EXPERTO TÉCNICO Persona con la responsabilidad de determinar la naturaleza y adecuación presupuestaria, del proyecto a certificar. - EXPERTO CONTABLE Persona con la responsabilidad de realizar la evaluación de los gastos incurridos y las desviaciones respecto al presupuesto inicial.

4 Página: 4 de 18 - EVALUACIÓN DE LA COHERENCIA DEL GASTO PRESUPUESTADO Emisión de un juicio debidamente justificado en relación a los gastos presupuestados para la consecución de los objetivos tecnológicos del proyecto, en el periodo impositivo en cuestión y en las anualidades pendientes de ejecución. La evaluación de la coherencia en ningún caso supone la cuantificación del presupuesto por la entidad de certificación, ya que esto corresponde al solicitante de la certificación 1. - EVALUACIÓN DE LA COHERENCIA DEL GASTO INCURRIDO Emisión de un juicio debidamente justificado sobre la procedencia y proporcionalidad de los gastos incurridos, para la consecución de los objetivos tecnológicos del proyecto, tanto en sus aspectos cuantitativos como cualitativos. 5 Responsabilidades Se describen a lo largo del procedimiento 6 Desarrollo 6.1 Solicitud de la certificación Cualquier empresa, o su representante legal, que desee la certificación de un proyecto de I+D+i puede dirigir su solicitud a TÜV Rheinland. A continuación, se elaborará y enviará al cliente una oferta. Una vez aceptada, el cliente deberá cumplimentar y firmar el impreso de solicitud de certificación y enviar la documentación referenciada en ella. 6.2 Análisis de la documentación presentada TÜV Rheinland revisará la documentación presentada para comprobar que es completa acorde con lo establecido en la solicitud, con el RD 1432/2003 y/o con la norma UNE TÜV Rheinland comunicará al cliente que ha recibido la documentación, indicándole el número de expediente que le ha sido asignado a tal efecto, en el caso de no encontrar completa o no adecuada, se informará a la empresa para su subsanación. La empresa tiene un plazo máximo de 10 días para completar la información y/o documentación solicitada, mientras tanto no puede continuarse con el proceso de certificación. Una vez verificada la documentación, TÜV Rheinland designará un Experto en función de los 4 primeros dígitos de los Códigos UNESCO 2 en el que se engloba el proyecto de acuerdo con el procedimiento 6-PS Asimismo, informará a todo el personal implicado de la respuesta de las consultas realizadas a la administración competente y de las comunicaciones realizadas por ésta en relación con los criterios que afectan al proceso de certificación, en su caso. 6.3 Evaluación del proyecto por el Experto 4 dígitos El Experto 4 DÍGITOS designado debe manifestar y declarar su competencia técnica para poder llevar a cabo sus funciones en cada proyecto a certificar, una vez haya estudiado la documentación del proyecto en el proceso de certificación. 1 Las incoherencias que, en su caso, puedan identificarse durante el proceso de evaluación del proyecto deberán ser subsanadas por el solicitante para poder certificar el proyecto. 2 En el caso de que el proyecto englobe varios códigos UNESCO se designará un equipo que cubra todos los códigos

5 Página: 5 de 18 A continuación, determinará, y justificará adecuadamente los requisitos de conocimientos y experiencia específica en I+D+i de la persona o personas que deberán determinar la naturaleza del proyecto a certificar, es decir, del EXPERTO TÉCNICO en los aspectos que constituyen la I+D+i del proyecto. En el caso de no estar de acuerdo con la asignación de la disciplina, el Experto 4 DÍGITOS informará a TÜV Rheinland del Código UNESCO que considera de aplicación al proyecto para que pueda informar a la empresa para que pueda dar o no su conformidad para continuar el proceso de certificación. A partir del informe del Experto 4 DÍGITOS, TÜV Rheinland designará a un Experto Técnico con las competencias definidas por el Experto 4 DÍGITOS, seleccionando para ello entre los calificados el más adecuado para el proyecto a evaluar. Para la designación se debe tener en cuenta lo siguiente: Aquél que por su formación y experiencia específica se ajusta de forma más al contenido del proyecto. Que el experto técnico es independiente de la empresa del proyecto a evaluar; no se asignará un experto técnico que haya tenido o tenga relación contractual con el solicitante o vinculación con el proyecto. En el caso de no tener experto técnico calificado, se seleccionará un candidato que cumpla con los requisitos de competencia y cumpla los dos criterios indicados arriba. El Experto 4 DÍGITOS colaborará en la designación del experto o bien ayudará a ratificará al experto seleccionado. Los expertos serán anónimos para la empresa, pero siempre que se considere que puede existir un conflicto de intereses TÜV Rheinland comunicará al cliente las empresas privadas donde éste ha trabajado. Si en el plazo de 3 días no se ha obtenido respuesta en contra por parte del cliente, TÜV Rheinland dará por aceptado el Experto Técnico. En el supuesto de que la entidad solicitante requiera expresamente la composición del equipo evaluador, ésta será comunicada estando permitida la recusación de sus componentes si existieran motivos justificados por la entidad solicitante. En cualquier caso, la composición del equipo evaluador nunca podrá comprometer la imparcialidad e independencia del proceso de certificación. 6.4 Evaluación técnica del proyecto por el Experto Técnico Certificación de CONTENIDOS EX ANTE El experto técnico designado debe firmar el correspondiente compromiso de confidencialidad y declaración de independencia y competencia técnica para la ejecución del trabajo asignado. TÜV Rheinland remitirá al experto la documentación del proyecto junto con este procedimiento, normativa de aplicación y formularios de trabajo actualizados. El experto técnico analizará la documentación recibida y determinará los contenidos en investigación y desarrollo (I+D) y en innovación tecnológica (IT) del proyecto es su totalidad justificando la clasificación del mismo dentro del código UNESCO asignado. Asimismo, determinará y justificarla coherencia de los gastos presupuestados para la consecución de los objetivos tecnológicos del proyecto en el periodo impositivo en cuestión y en las anualidades pendientes de ejecución. En caso de determinarse incoherencias, el experto

6 Página: 6 de 18 técnico deberá evaluar de nuevo el proyecto una vez subsanadas las mismas por parte del solicitante 3. En el caso de que el experto técnico considere la no aplicación del código asignado al proyecto deberá comunicarlo a TÜV Rheinland, así como si no se considera apto para la evaluación del proyecto deberá renunciar a la evaluación del proyecto si no cumple con los requisitos de competencia necesarios según el nuevo código. En tal caso TÜV Rheinland procedería a designar un nuevo experto técnico para el proyecto. Siempre prevalecerá la opinión del experto técnico sobre la del Experto 4 DÍGITOS en la adecuación de los dígitos del Código UNESCO al proyecto. El experto técnico contará con un plazo máximo de 15 días (salvo demora justificada) desde la recepción de la documentación para emitir el correspondiente informe, que será remitido a TÜV Rheinland con objeto de que juzgue si éste es completo y ajustado al procedimiento. En caso de que la empresa vaya a solicitar informe motivado y su proyecto haya dado lugar a una patente o modelo de utilidad o haya obtenido un informe tecnológico de patentes, y así lo haya expresado en su solicitud de certificación, el informe de experto técnico se elaborará en colaboración la Oficina Española de patentes y Marcas, de acuerdo con lo establecido en el RD 2/2007. En el caso de que la empresa haya solicitado la certificación conforme a la norma UNE , el experto técnico revisará la documentación y elaborará el anexo al informe técnico con el resultado complementario de la evaluación conforme a los requisitos adicionales de esta norma. El informe elaborado se remite al cliente para su aceptación o, en caso contrario, para presentar las alegaciones que considere oportunas en un plazo máximo de 7 días. En caso de no recibir ninguna notificación en este plazo, se dará por aceptado el informe y se continuará con el proceso de certificación, de lo contrario dispondrá de un plazo máximo de 15 días para aportar las debidas justificaciones a sus alegaciones 4. En ningún caso, empresa y experto técnico tendrán ningún tipo de contacto sin previo conocimiento de TÜV Rheinland. Si el cliente necesita algún tipo de aclaración siempre lo hará a través de TÜV Rheinland. En caso de que sea necesario un segundo Experto, éste actuará conforme a lo descrito para el primero, disponiendo para ello del mismo plazo establecido. El informe final del experto técnico se enviará a TÜV Rheinland para la toma de decisión sobre la certificación del proyecto, en base a la calificación final del proyecto y a la información complementaria/alegaciones presentados por el cliente Certificación de contenidos y ejecución CON certificado previo de contenidos Este tipo de certificación se realiza una vez ejecutada la primera anualidad. La empresa cliente debe adjuntar a su solicitud el informe de ejecución del proyecto, en el que se detallaran las actividades realizadas, aportación de evidencias de la ejecución y justificación de cambios, en su caso, con respecto a la memoria técnica original certificada. 3 En certificaciones ex ante solo pueden certificarse gastos coherentes. 4 Los gastos derivados de segundas revisiones derivadas de la alegación serán por cuenta del cliente.

7 Página: 7 de 18 Se presentarán además las fichas de gastos correspondientes a la anualidad ejecutada, en el formato oficial del RD 1432/2003 y los justificantes de gastos imputados al proyecto de esa anualidad, según formulario al efecto. Una vez revisada la documentación recibida, TÜV Rheinland se pondrá en contacto con el experto. El experto revisa la documentación referente a la certificación de contenidos previa junto con el informe de ejecución elaborado por la empresa, analizará la existencia de cambios en contenidos y costes respecto de lo establecido inicialmente y remitirá a TÜV Rheinland su informe en un plazo no superior a 15 días desde la recepción de la documentación. Se deberá incluir la correspondiente recalificación del proyecto cuando la naturaleza del mismo haya cambiado. El informe elaborado se remite al cliente para su aceptación o, en caso contrario, para presentar las alegaciones 5 que considere oportunas en un plazo máximo de 3 días. En caso de no recibir ninguna notificación en este plazo, se dará por aceptado el informe y se continuará con el proceso de certificación, de lo contrario dispondrá de un plazo máximo de 15 días para aportar las debidas justificaciones a sus alegaciones El experto técnico podrá requerir información adicional de la empresa o solicitar una visita a las instalaciones para corroborar la ejecución del proyecto, siempre a través de TÜV Rheinland. A continuación, una vez aceptado el informe TÜV Rheinland contactará con los expertos auditores contables de TÜV Rheinland para proceder a la correspondiente auditoría de gastos Certificado de contenidos y ejecución SIN certificado previo de contenidos. En este caso se seguirá el procedimiento igual al descrito para la certificación de contenidos, pero verificando la ejecución del proyecto y realizando además una auditoría correspondiente de los gastos del último año. El experto técnico, puede requerir la realización de una visita a la empresa para comprobar determinados aspectos del proyecto, en cuyo caso, a través de TÜV Rheinland se informará al cliente. El solicitante adjuntará para esta certificación, además de la memoria técnica y económica del proyecto, un informe de ejecución donde se detallen las actividades realizadas en el año objeto de certificación, con las correspondientes evidencias de su ejecución, los impresos oficiales del RD 1432/2003 y los justificantes de los gastos imputados al proyecto a tener en cuenta. 6.5 Evaluación económica del proyecto (no aplicable a certificación ex-ante) Esta evaluación sólo es aplicable para certificaciones de contenido y primera ejecución y certificaciones de seguimiento. La auditoría de gastos será realizada por un Experto Contable 6, y siempre, una vez el Experto Técnico ha finalizado su evaluación. Esta etapa tendrá en cuenta la calificación de las actividades y la identificación de los gastos asociados realizada por el Experto y evaluará los gastos incurridos en las actividades de I+D+i 5 Los gastos derivados de segundas revisiones derivadas de la alegación serán por cuenta del cliente. 6 El cliente podrá solicitar la auditoría contable en sus instalaciones, en este caso los gastos correrán por cuenta del cliente

8 Página: 8 de 18 en la última anualidad (periodo impositivo) ejecutada, incluyendo las desviaciones del gasto a las previsiones. La evaluación económica, se realiza de acuerdo a las actividades previstas en el apartado 2 dependiendo del tipo de certificación. La valoración de los gastos incurridos se realizará de acuerdo con el Plan General de Contabilidad, las normas técnicas del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, el Código de Comercio y la normativa fiscal que resulte de aplicación. El experto contable emitirá el correspondiente informe con el resultado de la verificación de los gastos imputados al proyecto en la anualidad objeto del certificado. El Experto Contable contará con la competencia necesaria para realizar estas tareas. 6.6 Acciones correctivas A lo largo del proceso de evaluación, se pueden requerir acciones correctivas a la empresa solicitante en relación con: Solicitud de acciones correctivas antes de emitir juicio sobre la naturaleza del proyecto. Las acciones correctivas en esta fase podrán estar relacionadas con: a) Falta de documentación referenciada en la memoria del proyecto considerada necesaria para poder emitir un juicio sobre la naturaleza del proyecto. b) Errores en la documentación presentada, por ejemplo, referencias erróneas, documentos enumerados que no han sido anexados, apartados incompletos, etc. En ningún caso la solicitud de acciones correctivas podrá hacer referencia a modificaciones de documentaciones que estuvieran dirigidas o fuesen susceptibles de modificar la naturaleza del proyecto. El cliente deberá responder a las no conformidades en un plazo máximo de 1 mes 7. En caso contrario TÜV Rheinland continuará el proceso y, en su caso, podrá denegar la certificación. El cliente está obligado a costear todos los gastos del proceso de certificación independientemente de la decisión Solicitud de acciones correctivas una vez emitido el juicio sobre la naturaleza del proyecto. a) En cuanto a la naturaleza del proyecto: La empresa tiene la libertad de exponer el proyecto, según los puntos de la memoria solicitados, con la profundidad que crea necesaria para la evaluación del proyecto. Pero una vez el Experto Técnico ha emitido el juicio sobre la Naturaleza del Proyecto, de acuerdo con la documentación aportada, no se aceptará ninguna acción encaminada a modificar dicho juicio (nuevos documentos, información complementaria, etc.) b) En cuanto a los gastos presentados: 7 El plazo siempre estará sujeto a los plazos que indique el ministerio en caso de desear solicitud de informe motivado

9 Página: 9 de 18 a. El experto técnico podrá solicitar acciones correctivas en caso de identificación de incoherencia del presupuesto del mismo (ex ante o anualidades pendientes de ejecución) para llevar a cabo las actividades de I+D+i contempladas en el proyecto. b. El experto contable podrá solicitar acciones correctivas relativas a falta de documentaciones justificativas y/o aclaratorias relacionadas con los gastos presentados por el cliente Proceso de comunicación de acciones correctivas con el cliente. La comunicación de acciones correctivas se realizará siempre por escrito. El experto redactará un informe con las deficiencias detectadas que será remitido a TÜV Rheinland quien a su vez lo remitirá a la empresa solicitante. 6.7 Decisión sobre la certificación Con los informes presentados por el Experto 4D (fase 1 y fase 4) por el Experto Técnico (fase 2) y el Experto Contable (fase 3), los cuales son revisados previamente por el Responsable Técnico a la finalización de cada fase, así como el resto de información recogida durante el proceso de certificación, se eleva al Comité de Certificación que tomará la decisión sobre la certificación del proyecto. El Comité de Certificación es responsable de verificar y asegurar que la información recogida durante el proceso de certificación es suficiente y adecuada para justificar la decisión tomada y que se han cumplido todos los requisitos para la certificación: competencia técnica del personal evaluador, confidencialidad, imparcialidad e independencia. El detalle de las funciones realizadas por el Comité de Certificación están recogidas en el Procedimiento para la evaluación y cualificación, funciones y designación del personal para la certificación de (6-PS ) El Comité de Certificación resolverá alguna de las opciones siguientes al momento de tomar la decisión sobre la certificación del proyecto: a) Proponer la concesión del certificado. b) Establecer la necesidad de completar la evaluación. En cualquier caso, la necesidad de evaluaciones complementarias nunca podrá estar encaminada a modificar la naturaleza del proyecto establecida con anterioridad por el Experto Técnico. Si se requiere la aclaración por parte del Experto Técnico de algún punto que pueda generar incertidumbre, se reabrirá el informe técnico, informando, posteriormente, al experto 4D que participa en la última fase de evaluación del proyecto y a todas las partes implicadas. c) Proponer la denegación de la solicitud de certificación d) Ampliar o reducir el alcance de la certificación En caso de no estar de acuerdo con la decisión, la empresa solicitante podrá dirigirse por escrito a TÜV Rheinland dentro de los 3 días siguientes a la recepción de la notificación, en el que formulará cuantas alegaciones estime oportunas. La documentación generada en el proceso de certificación se archivará por TÜV Rheinland durante un periodo de 10 años a contar desde el año en que finaliza el proyecto (última anualidad)

10 Página: 10 de Seguimiento la certificación Una vez concedido el certificado de contenidos y ejecución, a petición del cliente se realizará un seguimiento anual de la ejecución del proyecto hasta la finalización del mismo, tras el que se emitirán certificados parciales de seguimiento. Para ello, se seguirá el procedimiento descrito para la obtención del certificado de contenidos y ejecución con certificados previos de contenidos. El experto evaluará y determinará la naturaleza del proyecto y los gastos incurridos en las actividades de I+D+i en la última anualidad ejecutada. El experto evaluará las actividades ejecutadas respecto a las evaluaciones previas de contenidos y presupuestos, estableciendo las desviaciones detectadas a lo largo de cada año natural de ejecución del proyecto y comprobar su trazabilidad. Se justificarán y reflejará en el informe las posibles desviaciones presupuestarias o de la naturaleza del proyecto que se produzcan durante la ejecución del proyecto y en particular cuando afecte al alcance del certificado previamente existente. El experto tendrá acceso a toda la documentación necesaria para poder establecer la debida trazabilidad. Como resultado de la evaluación de seguimiento se emitirá el informe correspondiente donde se reflejarán aquellas desviaciones presupuestarias o de la naturaleza del proyecto que se hayan producido durante la ejecución y en particular cuando quede afectado el alcance del certificado emitido. 6.9 Emisión del certificado En caso de decisión favorable sobre la concesión de la certificación, se emitirá el certificado acorde con el tipo de certificación correspondiente. Junto con el certificado emitido el cliente recibirá el Informe que contiene las conclusiones sobre el proyecto, su naturaleza, los costes elegibles o gastos (dependiendo del tipo de certificación). Tanto el certificado como el informe de conclusiones formaran parte inseparable de la certificación Marcado de los proyectos certificados La memoria del proyecto certificada y todas sus copia pueden ir marcadas con la etiqueta con el sello de TÜV Rheinland de proyecto I+D+i certificado. Toda la comunicación comercial del proyecto podrá ir marcada sin dar a entender que el objeto del proyecto está certificado. No está permitido marcar los prototipos o resultados del proyecto. Los sellos relativos a certificación de sólo pueden ir de forma inseparable con el número de certificado correspondiente de manera que forme con aquél un solo conjunto gráfico. Se hace entrega del sello de certificación en forma de archivo informático en los colores negro o azul (Pantone 300C). La empresa certificada sólo podrá reproducir el mismo en idéntica forma que la entregada y en los colores indicados o en blanco y negro. No obstante, las dimensiones de los sellos pueden ampliarse o reducirse para adaptarlos a las necesidades de la organización, siempre que se conserven las proporciones originales y que el número de certificado y la norma sean legibles.

11 Página: 11 de Confidencialidad TÜV Rheinland garantiza la más absoluta confidencialidad del proceso de certificación. Se entiende como información confidencial todos los documentos, informaciones, imágenes, dibujos, know-how, datos, muestras y documentación de proyecto proporcionado por la empresa solicitante a lo largo del período de duración del servicio contratado. La información confidencial incluye también las copias en papel o en formato electrónico de dicha información. Antes de la entrega a TÜV Rheinland, la empresa solicitante deberá hacer constar una advertencia identificativa de confidencialidad en toda información confidencial que se transmita de forma escrita, lo cual se aplicará también a la información confidencial que se envíe por correo electrónico. Si la información confidencial se revela verbalmente, se informará de forma conveniente por adelantado. Toda información que la empresa solicitante transmita a TÜV Rheinland, será tratada como confidencial, incluyendo la información obtenida de fuentes distintas al cliente (por ej. de una queja o de autoridades reglamentarias) a) podrá ser utilizada por TÜV Rheinland sólo para el cumplimiento del objeto definido en el contrato, en tanto no exista ningún acuerdo por escrito con la empresa solicitante que estipule expresamente otra cosa; b) no podrá ser reproducida, repartida, publicada o revelada de otra forma por TÜV Rheinland, excepto aquella información confidencial que se tenga que revelar obligatoriamente, en el curso de un procedimiento de acreditación, a las autoridades competentes y/o a los organismos de acreditación de TÜV Rheinland; c) tendrá que ser tratada por TÜV Rheinland con el mismo nivel de confidencialidad que utiliza para proteger su propia información confidencial, pero nunca con un nivel menor en cuanto a la diligencia debida y requerida objetivamente. TÜV Rheinland revelará cualquier información confidencial recibida de la empresa solicitante sólo a aquellos de sus empleados que necesiten esta información para ejecutar los servicios y actividades requeridos para el objeto del contrato. TÜV Rheinland se comprometerá a obligar a estos empleados a observar el mismo nivel de obligación de guardar secreto que se estipula en esta cláusula de confidencialidad. A los efectos de este contrato, no será información confidencial aquella información para la cual TÜV Rheinland pueda aportar pruebas de que a) la información ya era de conocimiento general en el momento de la publicación o había llegado a ser de conocimiento general sin que se hubiese violado este contrato, o que b) TÜV Rheinland había recibido la información de un tercero que tenía derecho a revelar dicha información, o que c) la información ya se encontraba en poder de TÜV Rheinland antes de la revelación por la empresa solicitante, o que d) TÜV Rheinland había desarrollado por su cuenta la información, independientemente de la revelación por la empresa solicitante. Toda información confidencial seguirá siendo propiedad de la empresa solicitante. Por el presente documento, TÜV Rheinland da su conformidad para que, con carácter inmediato, (I) se devuelva toda información confidencial, incluidas todas las copias, a la empresa solicitante, y/o, a solicitud de la empresa solicitante, (II) se destruya toda información confidencial, incluidas todas las copias, y se confirme por escrito a la empresa solicitante la destrucción de

12 Página: 12 de 18 dicha información confidencial, en cualquier momento, si así lo requiriese la empresa solicitante, pero al menos y sin que medie una petición especial, después de la rescisión o expiración de este contrato. Se excluyen de lo arriba indicado todos los informes y certificados que TÜV Rheinland, en la ejecución de sus obligaciones contractuales, elabore exclusivamente para, y los cuales se queda el cliente. TÜV Rheinland tendrá derecho a conservar copias de dichos informes y certificados y de cualquier información confidencial subyacente para proporcionar evidencia de que sus resultados son correctos y para satisfacer los propósitos generales de la documentación. A partir de la fecha de inicio de eficacia del correspondiente contrato y con carácter indefinido, incluso una vez expirado el periodo de vigencia del contrato, TÜV Rheinland guardará secreto sobre toda la información confidencial a la que haya podido tener acceso en el desarrollo de dicho contrato o en relación con el mismo, mientras esa información no sea de dominio público, sin revelarla a ningún tercero, ni utilizarla por su cuenta Protección de datos De conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, a la firma del contrato el cliente acepta el tratamiento informatizado de los datos personales y a que sus datos personales que constan en el contrato de certificación anexo al presente se incorporen a un fichero automatizado titularidad de TÜV Rheinland (así como a la base de datos de clientes certificados: tuvdotcom) con la finalidad de realizar una correcta gestión de la relación contractual, así como para fines comerciales y de información. En cualquier momento el cliente podrá ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento de sus datos o a alguna de las finalidades especificadas, mediante escrito dirigido a TÜV Rheinland a la dirección que se indica en contrato de certificación correspondiente, mencionando claramente su nombre, apellidos, dirección y petición que desea ejercitar" Derechos de autor TÜV Rheinland conservará todos los derechos de autor exclusivos y conjuntos sobre informes periciales, resultados de pruebas, cálculos, presentaciones, etc. elaborados por TÜV Rheinland. El cliente podrá utilizar los informes, resultados de pruebas, cálculos, presentaciones, etc. confeccionados dentro del marco del pedido sólo para el objeto para el que han sido convenidos contractualmente Imparcialidad TÜV Rheinland lleva a cabo la certificación de bajo los principios de imparcialidad e independencia y ha tomado las medidas necesarias para ello. El funcionamiento de la certificación de en materia de independencia e imparcialidad está sometido a la observación y control del Órgano de Gobierno de TÜV Rheinland Derechos y obligaciones Si en el curso del período de vigencia del contrato se produjesen cambios en las condiciones previas en las que se basa la certificación, se considerarán convenientemente estos cambios en los procedimientos y se informará sin dilación a la otra parte del contrato. Esto se aplicará también a todos los cambios necesarios en el tiempo y los esfuerzos invertidos en la certificación, que resulten de dichos cambios.

13 Página: 13 de 18 El cliente pondrá a disposición de TÜV Rheinland, a tiempo y libre de cargos todos los documentos requeridos con la suficiente antelación antes del inicio de los trabajos. Durante la evaluación in situ (evaluación técnica o evaluación de gastos, en su caso) el cliente permitirá al equipo evaluador o al evaluador que consulten los registros afectados dentro del alcance de certificación y les concederá acceso a las unidades de organización correspondientes. El cliente debe cumplir con las obligaciones económicas, derivadas del proceso de certificación Una vez otorgado el certificado y a lo largo del período de duración del contrato, el cliente queda obligado a comunicar de inmediato a TÜV Rheinland todas y cada una de las modificaciones sustanciales que ejerzan una influencia esencial sobre la certificación del proyecto, en particular deberá informar de aquellos cambios significativos en la ejecución del proyecto, al objeto de considerar las posibles consecuencias que estos cambios pueden suponer en el proceso de certificación (en particular certificación ex ante y proyectos plurianuales). El cliente tiene derecho a impugnar el nombramiento de cualquier auditor o experto técnico, siempre que exista una causa justificada contra el nombramiento y se fundamente la objeción convenientemente El cliente permitirá que el equipo auditor de TÜV Rheinland se acompañe de expertos o auditores de la entidad de acreditación correspondiente para realizar una auditoría de acompañamiento o testimonial, cuando ello sea necesario en el caso de certificaciones acreditadas. No utilizar la certificación de manera que pueda perjudicar la reputación de TÜV Rheinland. Utilizar la certificación en la forma y términos indicados en el presente documento. Dejar de usar la certificación después de la renuncia, anulación o retirada de la misma Sanciones, suspensión y retirada de la certificación El cliente tendrá la obligación de resolver en los plazos señalados por TÜV Rheinland cualquiera de las siguientes irregularidades: El incumplimiento de los términos descritos en este documento. Cualquier otra infracción relativa a la solicitud y/o presupuesto. Como resultado de un mal uso continuo del certificado/ logo. Responder a las alegaciones presentadas en el plazo establecido. Suspensión de certificado: Serán causas de suspensión temporal de la certificación cuando no se resuelvan las condiciones obligatorias impuestas por TÜV Rheinland en los plazos establecidos. Se informará al cliente de la suspensión temporal de su certificación. Si pasado un plazo adicional, el cliente continúa sin subsanar las alegaciones presentadas, se procederá a la retirada de la certificación. Retirada del certificado: La retirada de la certificación dará lugar a la pérdida de los derechos adquiridos y las cantidades aportadas en caso de que el certificado no hubiese sido expedido, y a su retirada temporal o definitiva en caso contrario. TÜV Rheinland podrá iniciar, dentro del marco de la legislación vigente, las acciones judiciales que considere oportunas ante cualquier uso abusivo o deshonesto de la certificación por parte de un peticionario, titular o tercero.

14 Página: 14 de Quejas, Reclamaciones y Apelaciones La organización podrá presentar a TÜV Rheinland cualquier queja o reclamación que considere justificada. TÜV Rheinland se compromete a analizarla y tomar la decisión que proceda. El cliente tiene a disposición -en caso de requerirlo vía web - los procedimientos: 4-P TRE, Proceso de Quejas y Apelaciones. (ex 7-P Resolución de Recursos/Apelaciones) 6-IS , Gestión de reclamaciones de la Entidad de Certificación de Sistemas en donde se indica cómo se procederá en estos casos. Para ello, deberá completar el formulario de la página web, cuya dirección se indica: El cliente también podrá apelar ante el Comité Permanente de TÜV Rheinland cualquier decisión en relación con la certificación, pudiendo trasladar dichas quejas, reclamaciones o apelaciones al Órgano de Gobierno de TÜV Rheinland y finalmente a ENAC Indemnización El cliente debe indemnizar completamente a TÜV Rheinland por las pérdidas sufridas y/o cualquier demanda presentada a TÜV Rheinland como consecuencia del mal uso del Certificado emitido Modificaciones TÜV Rheinland se reserva el derecho de modificar este documento, incluso sin previa notificación Sistema de calidad TÜV Rheinland ha definido e implantado un sistema de calidad adecuado y conforme con las normas que regulan la actividad de certificación de. Asimismo, se ha definido un procedimiento de tratamiento de reclamaciones, no conformidades, acciones reparadoras y acciones correctivas mediante el cual TÜV Rheinland está obligada a informar a la Administración Competente y a su cliente de aquellos certificados detectados como no conformes durante los procesos de auditoría o revisión interna, auditorías de ENAC, supervisión de trabajos, apelaciones o por cualquier agente implicado en la certificación de Información accesible al público y documentación TÜV Rheinland pondrá a disposición, a quien lo solicite previamente: información a cerca de la autoridad que observa el funcionamiento de la certificación de (Órgano de Gobierno) una descripción de los medios por los cuales se obtiene apoyo financiero e información general sobre las tarifas aplicables a los solicitantes de productos certificados información sobre los procedimientos para el tratamiento de reclamaciones, recursos y litigios (ver cap. 6.17) un directorio de productos certificados y sus suministradores. No obstante, por motivos de confidencialidad, esta información pública se restringe a: nombre del Cliente/Objeto de la certificación/normas y/o Legislación/Esquema de certificación (no se hará público el título del proyecto)

15 Página: 15 de 18 Asimismo, el presente procedimiento se encuentra publicado en la web en la siguiente dirección: 7 Documentos aplicables Cuestionario de toma de datos para la oferta Modelo de oferta Solicitud de certificación Comunicación recepción solicitud y adecuación de la documentación Informe de determinación de la competencia técnica necesaria para el experto técnico y declaración imparcialidad Declaración imparcialidad, independencia y competencia del experto técnico i+d+i para proyecto asignado Cuestionario para el experto técnico para la determinación de la naturaleza del proyecto y contenido memoria Informe de no conformidades Informe técnico Anexo al informe técnico (UNE :2006) Informe de evaluación de gastos incurridos (evaluación experto contable) Formulario de alegaciones Registro de revisión para la toma de decisión técnica para la certificación de proyectos de I+D+i. Registro de revisión para la toma de decisión formal para la certificación de proyectos de I+D+i. Plantillas de certificado

16 Página: 16 de 18 8 Anexo I: CERTIFICACIÓN DE PROYECTOS DE PROTOTIPOS DE MUESTRARIOS DE INDUSTRIAS TRADICIONALES 1 INTRODUCCIÓN La Ley 23/2005, del 18 de noviembre, de reformas en materia tributaria para el impulso de la productividad, en su artículo primero (modificación del Texto Refundido de la Ley del Impuesto sobre Sociedades), determina en el punto 2 la posibilidad de incluir los muestrarios de las industrias textil y calzado dentro del concepto de innovación tecnológica. Posteriormente, la Ley 4/2008 amplía la lista, incluyendo los muestrarios de las industrias del curtido, de la marroquinería, del juguete, del mueble y de la madera. Según el R. D. 1432/2003, Artículo 5 (Iniciación), las empresas puede solicitar un informe motivado mediante la presentación de un informe técnico de calificación de las actividades e identificación de los gastos e inversiones asociadas a, en este caso, innovación, de acuerdo con las definiciones de estos conceptos y los requisitos científicos y tecnológicos contemplados en el art. 35 del R. D. Legislativo 4/2004, emitido por una entidad debidamente acreditada por la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC), como TÜV Rheinland. A continuación, se define el procedimiento de certificación de ACTIVIDADES DE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA POR MUESTRARIOS 2 DEFINICIONES Se entiende por muestrario el resultado de las actividades realizadas para el desarrollo de un conjunto de prototipos potencialmente convertibles en un nuevo producto. Cada proyecto de muestrario engloba un conjunto de colecciones que se agrupan temporalmente, generalmente en dos periodos anuales (muestrario primavera/verano, muestrario otoño/invierno). Sin embargo en un mismo ejercicio fiscal, el sujeto pasivo puede presentar tantos proyectos de muestrario como considere oportuno. Un muestrario consta de cuatro fases que engloban un conjunto diverso de actividades: Fase 1: Concepción y captación de tendencias. Actividades destinadas a la captación de las tendencias de la moda. Comprende los viajes a las ferias de preselección, suscripciones a revistas, cuadernos de tendencias y otras fuentes de información para la preparación de las colecciones. Fase 2: Diseño y definición. Esta fase conlleva el trabajo de diseñadores externos o dedicación de los internos en la creación de nuevas colecciones. Diseñado el producto, hay que adaptarlo a las necesidades del mercado o las características de trabajo de la empresa. No todos los diseños originales acaban convirtiéndose en prototipos. Algunos no son aceptados. Los diseños seleccionados se definen hasta dar como resultado el conjunto de fichas técnicas de la primera versión de los correspondientes prototipos. Fase 3: Materialización de los prototipos. A partir de las fichas técnicas resultado de la segunda fase, se fabricarán las primeras versiones de los prototipos. Estos pueden sufrir modificaciones, fruto de diferentes pruebas y ensayos, que se materializan en distintas versiones del prototipo hasta dar lugar a la versión final del mismo. Esta versión final del prototipo podrá inmortalizarse en un catálogo. Fase 4: Preserie, marketing y distribución.

17 Página: 17 de 18 La preserie es una serie de pequeña tirada que se utilizará para mostrar a distribuidores, en ferias, etc. Los gastos de marketing engloban desde la realización de catálogos hasta la campaña de publicidad. Finalmente el muestrario es distribuido. 3 ALCANCE La aplicación de los informes motivados puede ser determinante para que las empresas del sector se acojan al beneficio fiscal desde una situación de seguridad. De las cuatro fases que constituyen un muestrario, sólo serán objeto del Informe Motivado, y deducibles, los gastos correspondientes a las Fases 2 y 3. Fase 1: No se considera deducible fiscalmente al estar explícitamente excluida en el punto 3 del artículo 35 del Texto Refundido del Impuesto sobre Sociedades (TRLIS), donde se excluye como innovación la prospección en materia de ciencias sociales y los estudios de mercado. Fase 4: No se considera deducible fiscalmente al estar explícitamente excluida en el punto 3 del artículo 35 del Texto Refundido del Impuesto sobre Sociedades (TRLIS). - Se excluye como innovación tecnológica las actividades de comercialización, concretamente "el establecimiento de redes o instalaciones para la comercialización." - El Marketing no se considera una actividad innovadora puesto que como se indica en el punto 2 a) del mismo artículo, su resultado no es un avance tecnológico en la obtención de nuevos productos o procesos de producción o mejoras sustanciales de los ya existentes. Se considerará fiscalmente deducible el gasto asociado a la inmortalización del muestrario, entendido como tal el fotografiado de la colección y los trabajos de diseño gráfico. En el caso de que durante un ejercicio fiscal no se haya terminado un proyecto de muestrario (porque parte del mismo se desarrolla a lo largo del siguiente ejercicio), la empresa podrá deducirse las actividades ejecutadas siempre que se demuestre la realización de las mismas (por ejemplo mediante la presentación de las fichas técnicas.) Es decir, se contemplarán: los gastos de terminar colecciones iniciadas en el ejercicio anterior; los gastos de las colecciones desarrolladas durante el ejercicio; y los gastos realizados en colecciones iniciadas en el ejercicio en cuestión y todavía no terminadas. 3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Los documentos de referencia, de obligatorio cumplimiento, se pueden descargar desde la página web del MINISTERIO DE ECONOMIA Y COMPETITIVIDAD, en la siguiente dirección: VgnVCM e20aRCRD Documentación a presentar por la empresa solicitante de informe motivado para deducciones fiscales por actividades de muestrario consideradas innovación tecnológica Guía - índice para la elaboración de la memoria técnica deducciones fiscales por innovación tecnológica por muestrarios Formulario para muestrarios de la industria del calzado, del curtido, de la marroquinería, del juguete, del mueble y de la madera : formulario de declaración de gastos por actividades de muestrarios, guía de cumplimentación del formulario de declaración de gastos por actividades de muestrarios, ficha de documentos justificativos del gasto/coste 4 PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN

18 Página: 18 de 18 El cliente remitirá una memoria técnica y una hoja de cálculo con los gastos imputados al muestrario, según modelos proporcionados por el MINISTERIO DE ECONOMIA Y COMPETITIVIDAD Deberán asimismo aportar evidencias de la ejecución del mismo y los documentos justificativos de los costes asociados. La entidad certificadora revisa que la memoria técnica y económica cumple en forma y en contenido según los modelos del MINISTERIO DE ECONOMIA Y COMPETITIVIDAD. 4.1 Evaluación de la memoria El experto cualificado asignado por TÜV Rheinland evaluará el proyecto de muestrario, realizará la comprobación de gastos informando sobre la coherencia de estos según los valores de referencia para cada partida proporcionados en el formulario muestrarios. Los resultados de la evaluación los documentará en el correspondiente informe según modelo proporcionado para ello en el plazo acordado desde la recepción de la documentación. 4.2 Comprobación de los gastos Una vez emitido el informe por el experto, previa solicitud por parte de la empresa, TÜV Rheinland auditará los gastos aceptados por éste emitiendo el correspondiente informe en el que comunicará el resultado de la primera revisión efectuada. La empresa solicitante podrá justificar los gastos: - Aportando datos de la auditoría contable realizada por la propia eprsa (por una entidad acreditada en ROAC) - Solicitando a TÜV Rheinland que para la emisión del informe técnico realice la auditoría mediante expertos contables con la competencia adecuada. En el caso de que en este informe el auditor de gastos haya encontrado defectos de forma o le reclame documentación adicional al cliente, éste deberá enviar a la documentación requerida, en un plazo no superior a 7 días (salvo demora justificada). De lo contrario, se considerará el informe de primera revisión como informe final y se dará por concluida la auditoria de gastos. A continuación, el Comité de Certificación, procederá a la revisión del expediente y concesión del certificado. La concesión del certificado podrá ser denegada cuando el proyecto no haya obtenido la consideración de muestrario o no se haya aportada la correspondiente auditoría contable si es que no se ha solicitado a TÜV Rheinland Las empresas podrán remitir a la vez todos los muestrarios que hayan realizado en el período fiscal objeto del certificado, emitiéndose en ese caso un único certificado por cada ejercicio fiscal y tantos informes técnicos como muestrarios se hayan presentado, siempre que estos se presenten individualizados. En el certificado no se incluirá la verificación de costes cuando la auditoría no haya sido realizada por TÜV Rheinland. La validez del certificado es permanente. El coste de la certificación será función del coste del muestrario de acuerdo listado de tarifas. La empresa no podrá utilizar la marca de proyecto certificado sobre el prototipo, el contenido del muestrario ni el resultado comercial del mismo.