Automatización de procesos documentales en el área de Cuentas Corrientes de SEAT Copyright IMDEA S.L.

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Domingo Ortiz de Zárate Aguilera
hace 6 años
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1 1 Automatización de procesos documentales en el área de Cuentas Corrientes de SEAT

2 Agenda! Datos Iniciales! Objetivos del Proyecto! Descripción del Proceso! Solución implementada! Retornos de Inversion (ROIs)! Evolución del Proyecto 2

3 4.1 Experiencia SEAT España Datos iniciales 3! Con sede en España y presente en más de 70 países, SEAT se dedica a la producción de automóviles que se superan en diseño y que posean espíritu deportivo. En resumen, "SEAT auto emoción".! Facturación: millones! Beneficio: 145 millones! Empleados: personas! Unidades producidas: (Modelos: Arosa, Ibiza, Cordoba, Altea, Leon, Toledo) Source: Informe anual Autorevista nº2.185

4 4.1 Experiencia SEAT España Datos iniciales 4 A D M I N I S T R A C I Ó N CUENTAS CORRIENTES Y FACTURACION (CCYF) Plantilla ACTUAL= 42 Funciones " Garantizar pago a proveedores " Facturación de coches, piezas y servicios " Administración de las cuentas de proveedores y clientes " Cobro y control de riesgo de clientes españoles y compañías del Grupo VW " Temas legales Magnitudes importantes " 1 millón de documentos/año " Facturación pasiva Mio " Facturación activa Mio

5 Datos Iniciales 5!Objetivos del Departamento de CCYF! Realizar el proceso de las transacciones financieras, relativas a clientes y proveedores, de una manera correcta, efectiva y eficiente.! Asegurar que todas las transacciones contables, de pago y de cobro, son gestionadas de una forma apropiada y correcta PROVEEDORES Ciclo de Ciclo de Compras Ventas Mio Mio CLIENTES

6 Objetivos del Proyecto 6!Realizar el proceso de una manera más eficiente y efectiva, mejorando la gestión de los documentos.!incrementar la Calidad en el Proceso y mejorar el servicio para los proveedores y los clientes internos y externos.!mejorar el proceso relativo a la gestión de los documentos en el Departamento y la Compañía

7 Descripción del Proceso 7! Algunas magnitudes: Clientes Mercado Interior Mercado exterior: Prov & Cli. Inmovil. y servicios Procesos del Ciclo de Compras: Procesos del Ciclo de Ventas: Documentos del Ciclo de Compras: > páginas/años Prov. materiales nacionales Documentos del Ciclo de Ventas: Archivo Externo - SGA Microfilm: Papel: > páginas/año cajas / año -> páginas páginas cajas -> páginas Proveedores: Clientes: 1.200

8 Descripción del Proceso 8 Liquidaciones Recambios Facturación coches Facturaciones varias Coches Importados Autofacturación Materiales Autofacturación Garantías Conformación facturas material de producción de proveedores extranjeros CEE Archivo Archivo físico físico de de la la factura factura Conformación facturas material de producción de proveedores extranjeros no CEE Facturación EMES Materiales Facturación Utillajes y Publicaciones

9 4.1 Experiencia SEAT España Descripción del Proceso facturas / día Facturas 3 días 11 Comprobación Comprobación y y Contabilización Contabilización 1 día 33 Liberar Liberar Factura Factura para para el el Pago 1 día Pago 1 día 44 Archivo Archivo Factura Factura y y Microfilm Microfilm Cuentas Corrientes y Facturación Peticiones copia facturas 3 % Facturas 3 días 3 días páginas/año Total Tiempo Proceso: 47 días Otras Areas de SEAT 2 35 días 2 Proceso Proceso Conformación Conformación Factura Factura > 80% facturas tardan más de 10 días en ser conformadas!

10 4.1 Experiencia SEAT España Descripción del Proceso 10 Mayor dedicación 670 facturas / en la gestión de día proveedores xdías xdía xdía Facturas Comprobación Comprobación Liberar Liberar Archivo Archivo y y Factura Factura para para Factura Factura y y Contabilización Contabilización el el Pago 1 día Pago Microfilm Ficheros Microfilm Facturas duplicados Cuentas Pérdida de Tiempo de Corrientes facturas y valija páginas/año Facturación 3 días 3 días x% Falta de control Total Tiempo Proceso: x días en el proceso de Peticiones copia facturas conformación 2 xdías 2 PAPEL EN Proceso Proceso TODO EL Conformación Conformación Excesivo Firma física PROCESO Factura Factura tiempo en Otras Areas conformación de SEAT

11 Solución implementada 11 Liquidaciones Recambios Facturación coches Facturaciones varias Gestión Documental Coches Importados Digitalización y Archivo Electrónico AT Autofacturación Materiales AF Autofacturación Garantías Conformación facturas material de producción de proveedores extranjeros CEE Conformación facturas material de producción de proveedores extranjeros no CEE Facturación EMES Materiales Facturación Utillajes y Publicaciones

12 4.1 Experiencia SEAT España Solución implementada 12 Centro soporte CCYF Facturas Pre-verificación Pre-verificación e e incorporación incorporación al al archivo archivo documental documental Archivo Archivo de de facturas facturas PAPEL SÓLO EN ESTA ÁREA Otras áreas de CCYF Otras Areas de SEAT 11 Verificación Verificación y y contabilización contabilización facturas facturas 22 Proceso Proceso conformación conformación facturas facturas 33 Liberación Liberación del del pago pago de de la la factura factura DOCUMENTOS ESCANEADOS

13 4.1 Experiencia SEAT España ROI- Mejoras logradas 13 Infraestructura IT preparada para la integración electrónica con proveedores Centro soporte CCYF Facturas Otras áreas de CCYF No se pierden documentos Pre-verificación Pre-verificación e e incorporación incorporación al al archivo archivo documental documental 11 Verificación Verificación y y contabilización contabilización facturas facturas Mayor control sobre el proceso Archivo centralizado Archivo Archivo de de facturas facturas Una única base de datos. Única fuente de información. 33 Liberación Liberación del del pago pago de de la la factura factura Sustitución Microfilm Mejor calidad de servicio a los proveedores Otras Areas de SEAT Firma electrónica. Mayor seguridad 22 Proceso Proceso conformación conformación facturas facturas Proceso conformación más ágil

14 ROI- Objetivos 14! Reducción del tiempo de proceso de aprobación de una factura (aprox. en un 70%).! Eliminación del papel en el proceso de aprobación (se estima un ahorro de unos /año).! Eliminación de costes y retrasos derivados de la valija interna (ahorro estimado: /año).! Reducción de la carga de trabajo de los empleados (aumento productividad en aprox. un 40%).! Ahorro en los tiempos de localización de documentación (aprox. 16 horas / mes de cada persona del departamento).

15 ROI- Subjetivos 15! Mejora de la calidad del servicio interno y externo.! Solución preparada para la firma digital y la ampliación a entornos B2B.! Satisfacción del personal de CCYF.! Proceso totalmente controlado (informes mensuales de actividad)

16 Evolución del Proyecto 16!Incorporación de otras compañías el Grupo (sinergias)!paso a facturación electrónica!portal del proveedor/cliente

17 5. Cierre 17 Luis Fernández-Sanguino Peña Asesor Caleruega 79, 3º dcha Madrid Tlf: Fax: This document is protected under the copyright laws of Spain and other countries as an unpublished work. This document contains information that is proprietary and confidential to IMDEA S.L.. or its technical alliance partners, which shall not be disclosed outside or duplicated, used, or disclosed in whole or in part for any purpose other than to evaluate IMDEA S.L. Any use or disclosure in whole or in part of this information without the express written permission of IMDEA S.L. is prohibited IMDEA S.L. (Unpublished). All rights reserved.

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