Volumen MINISTERIO DE DESARROLLO RURAL Y TIERRAS. Sistema de Seguimiento y Evaluación de Gestión por Resultados (SISEGER) Guía general de usuario

Transcripción

1 Volumen 2 MINISTERIO DE DESARROLLO RURAL Y TIERRAS Sistema de Seguimiento y Evaluación de Gestión por Resultados () Guía general de usuario

2 SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE GESTION POR RESULTADOS () Guía general de usuario ã Av. Camacho 1471 La Paz Teléfono (591)(2) Fax (591)(2) i

3 Tabla de contenido GENERALIDADES... 2 REQUERIMIENTOS... 2 INGRESO AL SISTEMA... 2 USUARIO NUEVO... 4 MÓDULO POA... 6 DATOS INST OBJETIVOS ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL... 9 OBJETIVOS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL OBJETIVOS DE GESTIÓN ESPECÍFICO ELABORACIÓN DEL POA AGREGAR PRODUCTO AGREGAR PRODUCTO INTERMEDIO REGISTRO DE AVANCE... 19

4 Capítulo 1 Generalidades La presente guía se constituirá en un documento fundamental que ayudara al usuario en el manejo del, en esta se describen los pasos necesarios para su utilización. El Sistema de seguimiento y evaluación de gestión por resultados es una aplicación de software que permite al Ministerio contar con información acerca del POA institucional. Requerimientos Los requerimientos mínimos para la utilización del sistema son; Referente al hardware y software: una PC PIV con acceso a Internet, navegador Web Ej. Internet Explorer. Conocimientos técnicos: Manejo de Windows e Internet Explorer. Conocimientos sobre formulación de POA. Ingreso al Sistema El acceso al sistema es mediante cuentas autorizadas (usuario y contraseña). Para ingresar al sistema el usuario debe acceder a la dirección Web mediante su navegador de preferencia (ej. Internet Explorer). Fig. 1. Ingreso al sistema. El sistema le desplegara una pantalla de presentación y de identificación de usuario, como se muestra a continuación. 2

5 Fig.2. Pantalla de presentación e identificación En esta pantalla se debe ingresar el nombre de usuario, la contraseña y la gestión de trabajo, a continuación presionar el botón [aceptar]. Si no se dispone de una cuenta de usuario Registrarse como usuario nuevo presionando el enlace Registrar usuario nuevo, su habilitación requiere una autorización del administrador del sistema. 3

6 Usuario Nuevo Toda cuenta de usuario recién creada se halla inactivo y debe ser autorizada y habilitada por el administrador del sistema. La pantalla para el registro de nuevos usuarios contiene un formulario con varios campos que el usuario debe ingresar. Fig.3. Formulario de registro para usuarios nuevos. Los datos que se debe llenar en el formulario son: Gestión: Se debe seleccionar el año que el usuario desea registrarse al sistema. Entidad: Nombre de la Dirección Ministerial o el Programa/ Proyecto al que pertenece el usuario. Unidad/Programa: Se debe seleccionar el nombre de la Unidad de acuerdo a la Dirección que se selecciono o en caso de Proyectos el Programa en la que se trabajara. 4

7 Tipo de usuario: Se debe seleccionar el tipo de usuario con el que se ingresara al sistema, por lo general el tipo de usuario es Responsable. Apellido Paterno, Materno, Primer nombre y Segundo nombre: Son datos personales que identifican al usuario. Ubicación: Lugar de trabajo del usuario. Oficina: Especificar el piso y el numero de oficina si es que se encuentra en algún edificio. Teléfono de Oficina: Dato obligatorio que debe registrar el usuario, este debe ser el numero de la oficina donde trabaja el técnico. Teléfono Particular: Numero telefónico del técnico este puede ser el celular o el mismo numero telefónico de la oficina. Correo electrónico: Dato obligatorio que hace referencia a la cuenta de correo electrónico del técnico, esto con el fin de enviar algunas sugerencias o reportes a su correo electrónico o mail. Nombre de usuario: Por política del sistema es el primer carácter del primer nombre seguido del apellido paterno, se puede cambiar este dato pero se recomienda el que es dado por el sistema ya que es una manera fácil de recordar. Contraseña: Es la clave con la que podrá ingresar el usuario, es de entera responsabilidad de uno mismo, se recomienda emplear texto muy particular a fin de brindar seguridad a la información del usuario. Repetir contraseña: Se debe repetir la clave con el fin confirmar la contraseña. 5

8 Capítulo 2 Módulo POA Este módulo se encarga de gestionar la información referente a las unidades funcionales del Ministerio y su Plan Operativo Anual. El ingreso a este modulo se realiza mediante la pantalla inicial y el usuario deberá estar registrado a una unidad. Fig.4. Modulo POA Menú Principal En esta pantalla podemos identificar en la parte izquierda un menú de opciones con las siguientes accesos: 6

9 a) Ficha institucional b) Objetivo Estratégico Institucional c) Objetivo de Gestión Institucional d) Objetivo de Gestión Especifico e) Elaboración POA f) Imprimir Actividades/Producto g) Imprimir el POA h) Otros documentos Plan Nacional de Desarrollo i) Plan de Desarrollo Sectorial j) Plan Estratégico Institucional k) Sistema de Programación de Operaciones l) Manual de Usuario m) Catalogo de Indicadores n) Organismos Financiadores o) Fuente de Financiamiento p) Glosario de Términos q) Contactos en el MDRyT 7

10 Datos Inst. En esta pantalla se puede visualizar información breve de la Dirección a la cual pertenece la Unidad Funcional. Fig.5. Datos Institucionales 8

11 En la pantalla vemos los objetivos de gestión institucional de las direcciones generales, los objetivos de gestión especifico de las unidades funcionales, paralelamente observamos otros datos más como ubicación, correo electrónico, teléfonos de referencia. Objetivos Estratégico Institucional Descripción: El modulo muestra el objetivo estratégico institucional a la cual pertenece el viceministerio correspondiente a la unidad funcional en la que se ingreso, este objetivo estratégico institucional fue elaborado en el Plan Estratégico Institucional y corresponde al periodo Cómo ingresar? Paso 1: Ingresar al sistema y registrar el usuario y contraseña. Paso 2: Clic en la opción Objetivo Estratégico Institucional Observamos la siguiente pantalla: Figura 6 Objetivos Estratégicos Institucionales 9

12 Objetivos de Gestión Institucional Descripción: El modulo muestra el objetivo de gestión institucional del viceministerio, este debe estar estrechamente relacionado con el objetivo de gestión institucional. Cómo ingresar? Paso 1: Ingresar al sistema y registrar el usuario y contraseña. Paso 2: Clic en la opción Objetivo de Gestión Institucional Observamos la siguiente pantalla: Figura 7 Objetivos de Gestión Institucional Nota.- No se puede modificar los datos que se ven en la pantalla. 10

13 Objetivos de Gestión Específico Descripción: este modulo permite la inserción del objetivo de gestión especifico de la Unidad, el objetivo de gestión especifico debe ser el logro que se busca a cumplir en la gestión. Cómo ingresar? Paso 1: Ingresar al sistema y registrar el usuario y contraseña. Paso 2: Clic en la opción Objetivo de Gestión especifico Observamos la siguiente pantalla: Figura 8 Objetivos de Gestión Específico Cómo agregar un objetivo de gestión específico? Paso 1: Ingresar al sistema y registrar el usuario y contraseña. Paso 2: Clic en la opción Objetivo de Gestión especifico. 11

14 Paso 3: Clic en el botón agregar y nos muestra la siguiente pantalla: Figura 9 Agregar Objetivos de Gestión Específico Paso 4: Ingresar información del Objetivo de Gestión Específico Paso 5: Pulsar Grabar y el sistema mostrara la información en sus diferentes niveles tal como muestra la figura 8. Cómo modificar la información? Paso 1: Ingresar al sistema y registrar el usuario y contraseña. Paso 2: Clic en la opción Objetivo de Gestión especifico. Paso 3: Clic en el botón agregar y nos muestra la siguiente pantalla: 12

15 Figura 10 Modificar Objetivos de Gestión Específico Paso 4: Modificar la información del Objetivo de Gestión Específico Paso 5: Pulsar Grabar y el sistema mostrara la información en sus diferentes niveles tal como muestra la figura 8, con los datos ya modificados. Elaboración del POA Descripción: Este modulo permite registrar información del Programa Operativo Anual de la unidad. Cómo ingresar? Paso 1: Ingresar al sistema y registrar el usuario y contraseña. Paso 2: Clic en la opción Elaboración del POA Observamos la siguiente pantalla: 13

16 Figura 11 Elaboración del Programa Operativo Anual El sistema muestra la pantalla anterior donde distinguimos los siguientes puntos: - COD, numero correlativo del producto - ACTIVIDAD, describe la actividad que se realizara para cumplir con el objetivo - PRODUCTO, resultado de un proceso y es medible o cuantificable para su obtención requiere de insumos. - CANT/META, la cantidad del producto que se va a realizar. - UNIDAD DE MEDIDA - MEDIO DE VERIFICACIÓN - INDICADOR SEGÚN PEI - % PIA, es una valor porcentual que se da según el grado de importancia del producto - PPTO (Bs), indica la cantidad monetaria que se requerirá para lograr el producto. - ACT-PROD ingreso a los productos intermedios. - ACCION, muestra botones que cumplen con cierta acción (modificar, eliminar) 14

17 AGREGAR PRODUCTO Para insertar un producto en la Unidad funcional/objetivo específico se debe presionar sobre el icono respectivo Agregar producto e inmediatamente se le aparecerá un formulario donde se ingresara los datos del producto. Fig.12. Formulario de ingresos de datos de un producto Los datos ingresados en este formulario deben obedecer a las directrices emitidas por la Dirección de Planificación del MDRyT, tanto en la redacción como en su contenido. Los campos requeridos son los siguientes: Actividad: Es la acción para obtener el producto. Su redacción debe terminar en gerundio y no en verbo. Porcentaje de importancia (%): Peso o valor porcentual de la importancia del producto en relación a otros. Descripción del Producto: Objeto final tangible o intangible como consecuencia de un proceso. 15

18 Unidad de medida: Forma de medición del producto (Ej. Ha., Km., Doc.,etc). Cantidad: valor numérico que representa la cantidad de la unidad de medida (debe ser mayor a cero). Medio de verificación: Objeto tangible que demuestra el Producto/Resultado logrado.. Para terminar de ingresar los datos al sistema pulse la tecla grabar y le retornara a la pantalla como la figura 11. En esta pantalla se puede observar el registro agregado, así como las acciones que pueden realizarse con dicho registro (por ej. Modificar, Eliminar). También se hallan habilitadas las opciones de imprimir y exportar a Excel si solo si la suma total de los porcentajes de importancia (% PIA) es igual a 100. La columna Act/Prod, nos indica si este producto cuenta o no con productos intermedios, para ingresar a esta opción se debe presionar el enlace [Prod. Intermedios(n)] Fig.13. Lista de Actividad y Productos Intermedios 16

19 AGREGAR PRODUCTO INTERMEDIO Cómo ingresar? Paso 1: Ingresar al sistema y registrar el usuario y contraseña. Paso 2: Clic en la opción Elaboración del POA Paso 3: Seleccionar un producto de la lista Paso 4: Clic en el vínculos Agregar y se muestra la siguiente pantalla Paso 5: Clic en el botón guardar Fig.14 Formulario para agregar producto intermedio Los campos que debe llenar son los siguientes: Unidad de Medida Ministerial: Forma de medición del producto (Ej. Ha., Km., Doc., etc.) 17

20 Cantidad: Valor numérico que representa la cantidad de la unidad de medida (debe ser mayor a cero). Actividad Intermedia: Es la acción para obtener el producto intermedio. Su redacción debe terminar en verbo. Producto Intermedio: Es una parte del producto final a realizarse en un determinado tiempo. Responsable: Es el cargo de la persona responsable del producto intermedio, se llena este campo haciendo clic en el botón de la derecha [...] y se selecciona una cargo. Cronograma de programación anual: Es el valor porcentual mensual que se le da al producto intermedio para su cumplimiento. Para terminar presione sobre la tecla [Grabar] y retorna a la pantalla anterior. 18

21 3 Registro de avance Este modulo es el motor que da vida al sistema, es en esta pagina que usted llena el avance mensual porcentual de su producto y es acá donde se almacena información presupuestaria y física, problemas que se han suscitado durante la ejecución del producto y los resultados logrados al momento. Para ingresar al modulo de Registro de avance, nos situamos en el menú principal y seleccionamos la opción Avance, el sistema mostrara la siguiente pantalla: Fig. 13 Modulo avance de productos En esta primera pantalla observamos los productos finales en filas oscuras y en color claro los productos intermedios o actividades así también el % de acumulación al mes correspondiente y el icono de acción que permite vinculara a la pantalla de Avance como se ve en la siguiente figura: 19

22 Los campos a llenar son los siguientes: Fig.14 Informe mensual de avance Mes que quiere modificar o agregar: se debe seleccionar el mes que se quiere realizar el avance. Cantidad: numero cardinal que indica la cantidad avanzada según la unidad de medida. Unidad de medida es una cantidad estandarizada de una determinada magnitud física. En general, una unidad de medida toma su valor a partir de un patrón o de una composición de otras unidades definidas previamente. Descripción del producto sobre el avance físico: Breve descripción del producto o estado del producto logrado al mes. Población beneficiada: Cantidad de familias beneficiadas al momento del avance. % de avance físico: Cantidad de (numero entero) de avance mensual. Retrazo/Observación: Breve descripción de la problemática atravesada hasta la fecha. Situación actual: Breve descripción sobre el estado actual del programa proyecto. Una vez almacenadas los datos se debe pulsar el botón grabar y el sistema validara la información, si no existe errores se grabara en la base de datos, una vez realizada este proceso el usuario puede validara la información realizando clic en el botón Validar, no esta opción ya no se podrá modificar los datos y estas se utilizaran para mostrar el grado de avance de cada programa proyecto. 20