CARTILLA DE USO DE APLICACIONES Y RECURSOS INFORMÁTICOS

Transcripción

1 CARTILLA DE USO DE APLICACIONES Y RECURSOS INFORMÁTICOS Departamento de Informática Universidad de San Buenaventura Seccional Medellín Septiembre 2 de 2009

2 CONTENIDO Presentación. 1. Sistema de Correo Electrónico 1.1 Como enviar un mensaje 1.2 Como insertar el calendario en un Correo Electrónico 1.3 Crear una firma E Insertarla en los mensajes. 1.4 Responder a los mensajes recibidos. 1.5 Crear Carpetas para organizar los mensajes. 1.6 Compartir la agenda para que otra persona la gestione. 1.7 Abrir una agenda compartida para gestionarla. 1.8 Como activar el Ausente de oficina. 1.9 Como acceder al sistema de correo por la web. 2.0 Como abrir documentos compartidos en los servidores por la web desde el Correo Electrónico. 2. Cambio de contraseñas. 3. Softphone Telefonía IP

3 PRESENTACIÓN La cartilla será un instrumento para los usuarios, que les facilitará la utilización de los recursos tecnológicos con que cuenta la Universidad de San Buenaventura. Trataremos de ser muy claros y concisos en la explicación del uso de algunas aplicaciones, de tal forma que cualquier persona que lea esta cartilla pueda operar sin ninguna dificultad una aplicación o sistema de información. La idea surge a partir de los cambios que se han dado en las diferentes plataformas tecnológicas, algunas de ellas: nuevo sistema de correo, Telefonía IP, políticas en la navegación de Internet y la nueva forma de manejar las contraseñas y usuarios.

4 Nuevo Sistema de Correo Electrónico USB En la siguiente imagen se ilustra algunos de los componentes del cliente de Outlook para el sistema de correo. Tenga presente las opciones de la parte inferior izquierda, dependiendo de la opción seleccionada, será el contenido de la ventana Principal. Barra de menús Buzón de correo electrónico. Vista previa de los mensajes Seleccione, Correo, contactos, agenda etc.

5 1.1 Como enviar correos electrónicos. Estando en la consola principal del cliente, es decir, el Outlook, seleccione la opción Nuevo, como se muestra en la siguiente figura: Haga clic en nuevo, para crear un . Recuerde, al hacer clic en la opción Nuevo, Creará un Nuevo Correo, Siempre y Cuando Tenga Seleccionada la opción de correo en la parte inferior izquierda.

6 Le aparecerá la siguiente ventana, donde podrá seleccionar el destinatario del Correo, si es con copia a otra persona, o copia oculta si es del caso. Paso a paso estructuraremos un mensaje como ejemplo. Cuando esté listo para enviar el mensaje, haga clic en enviar Haga clic para seleccionar el destinatario. Contenido del mensaje. Por ser Outlook 2007, las opciones de la barra de herramientas, cambian dependiendo de la opción en el Menú, que tenga seleccionada, es decir; si selecciona la opción Mensaje, vera opciones como: Pegar, Insertar, Comprobar nombres, entre otras, si selecciona la opción del menú Insertar, vera opciones como: Insertar un documento, Imágenes, Tablas etc. Es importante tener presente esta recomendación, para que sepa dónde ubicar un comando especifico.

7 Como se muestra en la figura anterior, haga clic en la opción Para, de esta forma verá la lista de contactos institucionales y podrá seleccionar las personas a las que les desea enviar un correo electrónico. El procedimiento se describe en la siguiente figura: Para minimizar el tiempo de búsqueda, puede escribir el primer nombre de la persona. Lista de personas Por defecto la opción marcada para la búsqueda es Sólo nombre, pero usted puede seleccionar la opción Más columnas y podrá buscar por apellidos, de esta forma minimiza el grupo y podrá seleccionar fácilmente la persona o personas a las que desea enviarles un Correo. Cuando tenga seleccionadas las personas, haga clic en aceptar y volverá a la ventana donde podrá seguir estructurando el Correo.

8 Al hacer clic en Aceptar como se muestra en la grafica anterior, retornará a la siguiente ventana, donde ya aparecerá seleccionada la persona a la que se le enviará el Correo. Complete los datos del Asunto, el cuerpo del mensaje y demás. Haga clic para adjuntar un archivo. Hasta el momento, hemos visto lo básico para enviar un correo electrónico, tal como está, podrías hacer clic en la opción Enviar, pero hay opciones adicionales que puedes tener en cuenta como son: Insertar un archivo, un calendario, una imagen, etc. Estas opciones las veremos a continuación. Si desea insertar una imagen, una tabla u otros objetos dentro de un Correo, debe seleccionar la opción Insertar en el menú. Recuerde que dependiendo de la opción que tenga seleccionada en el menú, serán los iconos que vea en la barra de herramientas.

9 1.3 Crear una firma para los mensajes. Para crear una firma, haga clic en Herramientas y luego en Opciones, como se muestra en la siguiente figura: Haga clic en opciones En esta ventana, seleccione la opción Formato de correo en la parte superior, y luego la opción Firmas, como se indica en la siguiente figura. Haga clic en firmas.

10 En la siguiente figura se describen en orden los pasos para crear la firma o las firmas, según sea el caso. Recuerde que puede crear varias firmas e insertarlas en los mensájes de acuerdo a su necesidad. 1. Haga clic para crear una nueva firma. 3. Seleccione la firma para los nuevos mensajes. 2. Escriba el contenido de la firma. 4. haga clic en Aceptar para finalizar. En los próximos mensajes que desee enviar, aparecerá la firma al final del mensaje, según haya seleccionado en el paso 3 de la figura anterior. Si después de insertar la firma, desea ingresar una firma diferente a su mensaje, haga clic en la opción de Firmas y seleccione la que desea, como se muestra en la siguiente figura. Haga clic en el icono de firmas, y seleccione la firma deseada.

11 1.4 Responder a los mensajes recibidos. Recordemos la pantalla inicial. Mensaje recibido Vista previa de los mensajes Para responder al mensaje recibido lo puede hacer de dos formas: una haciendo clic en la opción Responder de la barra de menús, y dos haciendo doble clic en el mensaje y le aparecerá la siguiente ventana, donde podrá seleccionar más opciones para responder. Opciones para responder.

12 1.5 Crear carpetas para organizar los mensajes. Estando ubicado en la pantalla de correos, es decir, tener seleccionado la opción Correo en la parte inferior izquierda, haga clic derecho sobre su buzón de mensajes, y luego seleccione la opción Nueva Carpeta. Haga clic en nueva carpeta. Le aparecerá la siguiente ventana, donde puede escribir el nombre de la carpeta. Si usted recibe muchos mensajes de un área especifica, le recomendamos que cree una carpeta para que guarde allí los mensajes de dicha dependencia, esto le facilitará la búsqueda en un futuro. Escriba el nombre de la carpeta. Cerciórese que tenga seleccionado su buzón, para crear la carpeta

13 Observe que al lado izquierdo de la pantalla, le debe aparecer la nueva carpeta creada, es decir, que ya la puede utilizar para guardar ahí los mensajes que reciba de dicha dependencia. Aquí aparece la nueva carpeta creada.

14 1.6 Compartir la agenda para que otra persona la gestione. Es importante compartir la agenda, ya que otras personas podrán gestionarla, ingresar entradas en ella, como reuniones y citas, entre otras. Normalmente esta función es muy útil para los jefes que comparten sus agendas, para que las secretarias se las operen. Para compartir la agenda, haga clic sobre ella, y seleccione la opción Cambiar permisos de uso compartido, tal cual se muestra en la siguiente figura. 1. Haga clic derecho sobre su calendario. 2. Seleccione la opción de Cambiar permisos de uso Compartido Verifique que tenga seleccionado su calendario. Es posible que le aparezcan otros calendarios si ya ha accedido a otros calendarios compartidos. En caso de no aparecer las opciones del punto 2, como se muestra en la anterior figura, repita el procedimiento.

15 Cuando seleccione la opción Cambiar permisos de uso compartido, como se muestra en el punto 2 de la figura anterior, le aparecerá la siguiente pantalla: 1. Haga clic para agregar la persona a la que le va a compartir la agenda. 2. Cerciórece que tenga seleccionada la persona indicada. 3. Seleccione la opción Detalles completos. 4. Seleccione la opción Crear Elementos y luego seleccione Editar todo 5. Seleccione la opción Todos. 6. Seleccione la opción Carpeta Visible. Y luego haga clic en Aceptar Cuando haya seleccionado las opciones adecuadas, como se muestra en la figura anterior, su agenda estará compartida para la persona seleccionada en el punto 1. Esta persona podrá abrir su agenda para editarla y gestionarla.

16 1.7 Abrir una agenda compartida para gestionarla. Debe estar ubicado en la parte de Calendario, recuerde que las opciones de la parte inferior izquierda le indican los módulos que puede utilizar. Tenga en Cuenta que para poder abrir una agenda, esta debió haber sido compartida para usted, por el dueño de la agenda, de ser así, haga clic en Archivo y luego Abrir como se muestra en la siguiente figura. Haga clic en Carpeta de otro usuario Recuerde que para ver las opciones indicadas en este manual, debe estar ubicado(a) en el módulo respectivo, en la parte inferior izquierda. Calendario. Para este caso debe estar en Haga clic en el botón Nombre y seleccione el nombre de la persona a la cual le va a gestionar la agenda.

17 Observe que al lado izquierdo de su pantalla, debajo de su calendario, ya aparece el calendario o agenda de la otra persona. Calendario de la otra persona Vista de los dos calendarios. Por defecto aparecen en la vista los dos calendarios. Si desea ver solo uno, desmarque la casilla de verificación, que aparece al lado izquierdo de cada calendario, de esta forma podrá ver solo el que tenga seleccionado. Podrá abrir de la misma forma, cuantos calendarios tenga compartidos. Si desea eliminar uno de ellos, haga clic secundario sobre él y seleccione Eliminar. No podrá eliminar su propio calendario, pero si la vista de alguno de los calendarios compartidos.

18 1.8 Como activar el Ausente de oficina. El Ausente de oficina es muy útil para cuando alguien sale de viaje o algo parecido, porque les informa a las personas que le escriben a su Correo, que no les podrá responder hasta tanto regrese a la oficina. Aquí mostraremos como configurar el sistema para que responda automáticamente a sus mensajes mientras usted no está. Haga clic en Herramientas y selecciones Asistente para fuera de la Oficina, como se ve en la siguiente figura. Haga clic para configurar el ausente de oficina.

19 En la siguiente figura, seleccione las opciones como se muestran a continuación. 1. Haga clic para activar el ausente de oficina. 2. Seleccione las fechas en las cuales estará por fuera de la oficina. 3. escriba un mensaje. Este se reenviara automáticamente a sus remitentes internos 3. escriba un mensaje. Este se reenviara automáticamente a sus remitentes externos. El Ausente de oficina se activará automáticamente, durante las fechas programadas en el punto 2 del gráfico anterior. Recuerde desactivarlo cuando regrese.

20 1.9 Como acceder al sistema de correo por la web. Ingrese al navegador de Internet que tenga instalado en su PC, a través de la siguiente dirección: No olvide la S en https esto quiere decir que requiere de un certificado digital para la conexión. Al ingresar a esta dirección le aparecerá la siguiente ventana. Si está en un sitio donde la conexión es lenta, seleccione la opción Usar Outlook Web Access Light de lo contrario déjelo como está. Luego ingrese nombre de usuario y contraseña para autenticarse.

21 Después de autenticarse y hacer clic en iniciar sesión, esta es la ventana de su Correo por la web. Como se puede observar, es muy similar a lo que se vio en la primera parte de éste manual. Por esta razón no entraremos a detallar paso a paso esta ventana.

22 2. Como abrir documentos compartidos en los servidores por la web desde el Correo Electrónico. Los documentos que se pueden acceder vía web, son los que cada usuario haya copiado en los respectivos servidores de cada sede, por ejemplo \\sanbenito\usuarios ó \\campus\usuarios. La forma de hacerlo es: Haga clic en Documentos Seleccione la opción Documentos en la parte inferior izquierda y siga las instrucciones.

23 Aparecerá la siguiente pantalla, donde seleccionará la ubicación de los documentos. Haga clic en abrir ubicación.

24 En el cuadro que aparece, ingrese la dirección, dependiendo de donde haya guardado sus archivos, \\sanbenito\usuarios ó \\campus\usuarios.

25 Cuando el sistema le muestre las carpetas, ingrese a la que necesite y abra los documentos. Es importante anotar, que el sistema sólo le dejará ver las carpetas a las cuales tenga permiso. Si intenta entrar a una carpeta sin permiso, el sistema le mostrará un mensaje de error. Los documentos pueden ser abiertos, para lectura en la misma página web, o para descargarlos en cualquier equipo para su posterior uso. Los archivos que modifique, debe guardarlos nuevamente en el servidor cuando regrese a la institución. Estos no podrán ser modificados directamente desde Internet.

26 2. CAMBIO DE CONTRASEÑAS EN EL DOMINIO Con la implementación del nuevo dominio USB.Local, es mucho más fácil que cada usuario administre el uso de sus contraseñas de acceso a la red, de esta forma se garantiza confidencialidad en la Utilización de su equipo e información que reposa en el mismo. El procedimiento se describe a continuación. 1. Inicie sesión normalmente, hasta que le aparezca su escritorio como se muestra en la siguiente figura.

27 2. Presione las teclas Crtl + Alt + Supr (Las tres teclas se deben presionar en este orden, dejando presionada las teclas hasta tanto presione la última de la secuencia) hasta que le aparezca la siguiente ventana. Luego haga click en la opción Cambiar contraseña. Haga clic aquí para cambiar la contraseña. 3. En la siguiente ventana, digite la contraseña actual, Luego la nueva contraseña, presione clic en Aceptar. De esta forma se ha establecido la nueva contraseña. Si tiene algún inconveniente, por favor comuníquese con el Área Técnica.

28 3.Telefonía IP El uso de un softphone es realmente sencillo, es prácticamente un teléfono tradicional manejado a través del computador y con algunas funcionalidades adicionales. En este pequeño instructivo vamos a mirar las funciones básicas para su uso. 1- Contestar una llamada 2- Transferir una llamada 3- Capturar una llamada 4- Escuchar el buzón de mensajes 5- Llamadas en espera Contestar una llamada: Cuando está entrando una llamada aparece en la parte inferior derecha de la pantalla el siguiente mensaje En el recuadro aparece el nombre de la Dependencia que está llamando, se le da click en Answer para contestar la llamada o en Ignore para rechazarla. Llamada en espera Para poner una llamada en espera se oprime el botón

29 Al contestar la llamada aparecerá el softphone con la información acerca de la llamada activa. Nombre y número de extensión con quien se tiene establecida la comunicación

30 Transferir una llamada Para transferir una llamada se presiona la tecla, se introduce el número de la extensión destino y se presiona nuevamente cuando la llamada es transferida correctamente le aparecerá un mensaje informándole la transferencia. También se puede transferir llamadas marcando ## y el número de la extensión destino. Llamada pendiente por transferir Llamada transferida correctamente Para capturar una llamada de un grupo específico se hace marcando *8 Para ingresar al buzón de mensajes se debe digitar *97, el sistema le solicitará la contraseña (por ahora utilizaremos 1234). Si se desea recuperar los mensajes desde

31 otra extensión distinta a la suya se debe digitar *98, el sistema le pedirá el número de la extensión que quiere verificar y luego la contraseña. Algunos códigos de interés *72 Activar el desvío de llamadas *73 Desactivar el desvío de llamadas ## - Transferir llamadas *78 - Activar No Molestar *79 Desactivar No Molestar Recomendaciones generales para la utilización de Telefonía IP. 1. Mantener siempre la diadema a la mano. 2. Tenga presente que la calidad de su extensión IP depende de las aplicaciones que funcionan al tiempo en su PC. Mantenga abiertas las aplicaciones necesarias. 3. Gradúe el volumen de su micrófono y parlante de acuerdo a su gusto, para que no afecte su oído. 4. Del nivel de volumen del micrófono depende la calidad de la voz con que será escuchado en el otro extremo de la llamada. 5. Revise con frecuencia su buzón de voz, y las llamadas perdidas. 6. Si va a dejar su equipo de cómputo, no olvide desconectar la diadema del Pc, para que pueda escuchar las llamadas entrantes.