Dirección de Contabilidad del Estado Ministerio de Finanzas Públicas Dirección de Contabilidad del Estado

Transcripción

1 Dirección de Contabilidad del Estado Ministerio de Finanzas Públicas Dirección de Contabilidad del Estado Guía del Módulo de Preorden de Compra (PpR) Guatemala, 2016

2 GUÍA DEL MÓDULO DE PREORDEN DE COMPRA (PpR) INTRODUCCIÓN Esta guía está orientada a enseñar el uso y los conceptos fundamentales para la elaboración de la Preorden de Compra desde los centros de costo en el Sistema Informático de Gestión -SIGES, herramienta de apoyo para la EJECUCIÓN DEL GASTO que abarca procesos administrativos y de seguimiento para el abastecimiento de bienes y servicios, ligado a GUATECOMPRAS y al Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN. Base Legal: Acuerdo Ministerial No , de fecha 30 de diciembre de 2005, del Ministerio de Finanzas Públicas y las modificaciones contenidas en el Acuerdo Ministerial No La Preorden de Compra es un instrumento que permite registrar los insumos o servicios autorizados para la gestión de compra. La Preorden de Compra se utiliza exclusivamente en procesos de ejecución de Presupuesto por Resultados, para la gestión de compras de bienes y servicios que no correspondan a Servicios Básicos, Viáticos, Comisiones, Intereses, Seguros, Fianzas, Gastos Bancarios, Impuestos, Derechos, Tasas, Contratos de Arrendamiento, Transferencias Corrientes y de Capital, Activos Financieros, Deuda Pública, Otros Gastos y Asignaciones Globales. Se requieren los perfiles de Técnico de Centro de Costo y Supervisor de Centro de Costo. I. REGISTRO DE PREORDEN DE COMPRA El proceso inicia con la solicitud, requerimiento o pedido autorizado para la gestión de adquisición de insumos o servicios de un Centro de Costo de la Entidad, para ingresar los datos al Sistema Informático de Gestión SIGES, para la creación de la Preorden de Compra puede afectar uno o más subproductos asociados a un centro de costo. RUTA DE ACCESO: 1. Ingresar al Sistema Informático de Gestión -SIGES con el usuario y contraseña de acceso designados. La ubicación se encuentra al ingresar a la carpeta de Módulos y seleccione el ícono de Preorden de compra Ingresar a la carpeta Módulos a continuación seleccionar el icono Preorden de compra 1

3 2. Seleccinar la opción Preorden de Compra 3. Seleccionar el ícono Crear para registrar la Preorden de compra 2

4 El sistema muestra la cabecera de la Preorden de compra, que debe llenar con la información requerida: a) Datos fijos (el sistema los muestra automáticamente y no pueden modificarse): Fecha de elaboración Unidad Ejecutora Unidad (es) compradora (s) que corresponde continuar el trámite (es importante indicar que la solicitud la atiende solamente una unidad administrativa de compras de las que está asociado el centro de costo, es decir, no pueden hacer la gestión dos unidades compradoras) Centro de Costo Departamento (Centro de Costo) b) Datos Pedido (pueden modificarse): Número de pedido Dirección del Centro de Costos Teléfono Nombre de la persona que solicita los bienes c) Seleccionar la opción Grabar nueva Preorden de Compra A B C Al aparecer la leyenda Se creo la Preorden de compra, debe seleccionar el icono Aceptar 3

5 4. Descripción del procedimiento para el ingreso de datos en la Preorden de Compra: El sistema mostrará una pantalla con los patrones de búsquedasiguientes: 4.1 Insumos: permitirá la búsqueda de insumos del catálogo general utilizando los criterios de búsqueda siguientes: Búsqueda por código de insumo: para esta acción es necesario conocer los códigos. El procedimiento consiste en digitar el código de insumo en el campo de búsqueda, como se indica, luego presionar el buscador (ingresar en lupa) y seleccionar Ver Presentación y elige la presentación deseada. a) A continuación Ingresar el código del insumo y presionar el icono Aplicar Criterios (lupa) b) En la opción ver presentación seleccionar el insumo presionando (clic) sobre el nombre de la presentación. 4

6 4.1.2 Búsqueda por nombre o característica de insumo : habilitar la búsqueda en la carpeta de insumos y digitar el nombre completo o parcial del insumo o, en su caso, una característica en el cuadro de búsqueda. a) Para ubicar un insumo presionar el icono Aplicar criterios (lupa) b) Ingresar el nombre o característica del insumo y presionar el buscador. La pantalla presenta los diversos códigos existentes en el catálogo para el insumo filtrado. 5

7 4.1.3 Búsqueda por Renglón: Digitar el número del renglón en el indicador filtros o bien presionar la flecha, despliega el listado de renglones, presionar el buscador (lupa) y aparecerán los insumos relacionados con el mismo. a) Seleccionar renglón y presionar el buscador (lupa) 6

8 En cualquiera de las formas de búsqueda, se debe presionar ver presentación del insumo El sistema presentará en la Preorden de compra el renglón, Código de insumo, su nombre, características, presentación. 7

9 El siguiente paso es presionar Agregar Subproducto, en esta etapa es importante que el centro de costo sepa para que resultado servirá lo que se compra y no tomar la decisión de afectar el subproducto que más disponibilidad tenga. Deberá seleccionar el subproducto que corresponde y colocar la cantidad de insumo que se encuentra en el pedido, luego presionar el ícono de Agregar Insumo. IMPORTANTE: Un centro de costo puede estar asociado a varios Productos y Subproductos, esto significa que debe tener conocimiento cual debe afectar para solicitar la compra. Al seleccionar el (los) subproducto (s) para los que están asociados los insumos, el sistema mostrará una pantalla, en la que serealizan las siguientes acciones: a. Editar insumos en cantidades y subproductos b. Eliminar insumos c. Agregar a la carpeta de insumo frecuente" todos aquellos insumos que sean utilizados con regularidad, para facilitar su utilización para la selección de futuras pre órdenes. 8

10 El sistema muestra la Preorden así 4.2 Renglones sin insumos: El proceso permitirá seleccionar los renglones que no detallan insumos del Grupo 100 (a excepción del Subgrupo 18), y los renglones 285 Materiales y equipos diversos, 298 Accesorios y repuestos en general y 333 Construcciones Militares. a. Seleccionar el renglón que corresponde b. Describir el servicio c. Seleccionar la unidad de medida 9

11 d. Seleccionar el subproducto(s) asociado(s) al servicio e. Ingresar la cantidad solicitada f. Agregar insumo 10

12 Con esta operación se visualiza la pantalla con el renglón seleccionado, en donde se selecciona el ícono crear que se encuentra ubicado en la parte inferior derecha para finalizar el registro de la Preorden. 4.3 Programación inicial: Mostrará los insumos programados en la formulación del presupuesto aprobado en cada entidad. 4.4 Insumo frecuente: Mostrará todos los insumos que el usuario del centro de costos defina que son frecuentes y podrán eliminarse desde el centro de costos en la carpeta de insumos frecuentes. 11

13 Para continuar con el proceso de enviar la pre-orden a la Unidad Compradora es necesario que presionemos el icono de volver a la pantalla principal. 5. Enviar Preorden de compra para consolidar a) Marcar la preorden que se ha registrado y presionar el ícono Enviar b) Con esta selección se visualiza la pantalla en la que debe presionar enviar preorden de compra a la Unidad Compradora. (Al ejemplo de esta pantalla le corresponden1/2140, 21/966 y 35/1104) 12

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