Guía Configuración de Catálogo

Transcripción

1 Guía Configuración de Catálogo Use esta guía para configurar y no pasar por alto ninguna de las consideraciones que aquí se describen, seguir cada uno de los puntos garantizan el correcto funcionamiento a la hora de hacer las replicaciones. Guía Configuración de Catálogo... 1 Base Central Productos Clientes Proveedores Agentes Vendedores o Meseros Almacenes Centro de Consumo y/o Producción Cajas Cajeros Repartidores Serie de Documentos Divisas Configuraciones de Impuestos Líneas Marcas Departamentos Categorías Promociones Tipo de Clientes Grupos de Clientes Grupos de Producto Base Local Agentes Vendedores o Meseros Almacenes Centros de Consumo y/o Producción Cajas Cajeros Repartidores Series de Documentos Otros... 26

2 Base Central Es indispensable que la base de datos central tenga bien definidos estos catálogos para simplificar las tareas posteriores. 1.- Productos Para acceder vaya a, Mi empresa >> Inventarios. Asegúrese que en este catálogo este todos los productos que usara para vender en cada punto de venta correspondiente a cada sucursal. Usa la tecla F2 para agregar un nuevo registro y F3 para modificar el registro seleccionado.

3 2.- Clientes Para acceder vaya a, Mi empresa >> Clientes. Proporcione toda la información necesaria en este catálogo, usa la tecla F2 para agregar un nuevo registro y F3 para modificar el registro seleccionado.

4 3.- Proveedores Para acceder vaya a, Mi empresa >> Proveedores. Proporcione toda la información necesaria en este catálogo, usa la tecla F2 para agregar un nuevo registro y F3 para modificar el registro seleccionado.

5 4.- Agentes Vendedores o Meseros Para acceder vaya a, Mi empresa >> Agentes. Use los botones Agregar, Modificar o Actualizar según corresponda a su necesidad. Proporcione toda la información que considere necesaria para este catálogo.

6 5.- Almacenes Para acceder vaya a, Mi empresa >> Almacenes. Use los botones Agregar, Modificar o Actualizar según su necesidad. Agregue cada uno de los almacenes que se usaran correspondientes a cada sucursal. Se recomienda que asigne nombres descriptivos a los almacenes para que a la hora de operar identifique claramente a que sucursal corresponderá cada almacén. Proporcione la información necesaria para este catálogo.

7 6.- Centro de Consumo y/o Producción. Para acceder vaya a, Mi empresa >> Centro de Consumo. Use los botones Agregar, Modificar o Actualizar según su necesidad. Agregue cada uno de los Centros de Consumo que se usaran correspondientes a cada sucursal. Se recomienda que asigne nombres descriptivos a los Centros de Consumo para que a la hora de operar identifique claramente a que sucursal corresponderá cada Centro de Consumo. Proporcione la información necesaria para este catálogo, asegúrese a la hora de relacionar el centro de consumo con el almacén este sea el que le corresponde como se muestra en la imagen de arriba. CC Significa Centro de Consumo.

8 7.- Cajas Para acceder vaya a, Mi empresa >> Cajas. Use los botones Agregar, Modificar o Actualizar según su necesidad. Agregue cada una de las Cajas que se usaran correspondientes a cada sucursal. Se recomienda que asigne nombres descriptivos a las Cajas para que a la hora de operar identifique claramente a que sucursal corresponderá cada Caja. Proporcione la información necesaria para este catálogo, asegúrese a la hora de relacionar la Caja con el centro de consumo este sea el que le corresponde como se muestra en la imagen de arriba.

9 8.- Cajeros Para acceder vaya a, Mi empresa >> Cajeros. Use los botones Agregar, Modificar o Actualizar según su necesidad. Proporcione la información necesaria para este catálogo.

10 9.- Repartidores Para acceder vaya a, Mi empresa >> Repartidores. Este catálogo es opcional dependerá si tiene la necesidad de ocuparlo en cado de que maneje el servicio de entrega a domicilio o venta a domicilio como es propio de empresas como, Bimbo, Sabritas, etc. Use los botones Agregar, Modificar o Actualizar según su necesidad. Proporcione la información necesaria para este catálogo.

11 10.- Serie de Documentos Para acceder vaya a, Panel de Control >> Herramientas >> Control de Folios. Use los botones Agregar, Modificar o Eliminar según su necesidad. Solamente podrá eliminar si la serie no tiene relacionado un documento, use el botón estado para cambiar de Activo a Inactivo y viceversa. CBC, Se está usando la letra C para identificar Cotización, B para Base y C para central es como abreviar Cotización Base Central. CS1, Se está usando la letra C para identificar Cotización, S para Sucursal y 1 para el número de la Sucursal es como abreviar Cotización Sucursal 1. Así sucesivamente para cada una de las sucursales que vaya a intervenir en el proceso. Proporcione la información necesaria para este catálogo. El capo Serie solo admite como máximo 3 caracteres alfanuméricos. Si marcar la casilla activo es para indicar que la serie vas a usar. Si marcas la casilla fiscal es para indicar que el documento será fiscal.

12 11.- Divisas Para acceder vaya a, Mi empresa >> Divisas. Use los botones Agregar, Modificar o Actualizar según su necesidad. Proporcione la información necesaria para este catálogo. Código: Identificador único para cada divisa. Descripción: Nombre descriptivo para la divisa. Tipo de cambio: Use 1 para la divisa base correspondiente a la moneda de su país, solo en caso de que use una divisa extranjera el tipo de cambio será diferente y estará en función al valor en relación a la moneda extranjera. Considere que el tipo de cambio extranjero es cambiante.

13 12.- Configuraciones de Impuestos Para acceder vaya a, Mi empresa >> Configuración de Impuestos. Use los botones Agregar, Modificar o Eliminar según su necesidad. Puede configurar tantos como considere necesarios. Nombre: Especifica el nombre descriptivo para la configuración de impuestos. Campo requerido, valor máximo permitido 25 caracteres. A la compra: Indica el porcentaje de impuestos para compra de productos. A la venta: Indica el porcentaje de impuestos para venta de productos. Interior: Especifica el porcentaje de impuestos en el interior del país. Frontera: Especifica el porcentaje de impuestos en la frontera del país. Impuesto 1-4: Indica el porcentaje de impuestos tanto a la venta como a la compra, así como también en el interior y en la frontera.

14 13.- Líneas Para acceder vaya a, Mi empresa >> Líneas. Esta ventana (cuadro de diálogo) permite crear, modificar o actualizar una línea para movimientos con productos en el sistema. Para crear una línea, deberá especificar un código y una descripción, podrá también especificar hasta cinco cantidades para comisiones y definir si desea ver los productos relacionados la línea desde el punto de venta. Código: Identificador único para la línea. Campo requerido, valor máximo 10 caracteres. Si muestra el texto <A> (autocódigo) el sistema asignará automáticamente un código para la nueva línea a menos que usted proporcione un valor distinto. Descripción: Especifica el nombre para la nueva línea. Campo requerido, valor máximo 50 caracteres. Comisión 1-5: Indica un valor en moneda para las comisiones la línea. Visible en el punto de venta: Determina si la línea estará disponible o no desde el punto de venta. Notas: Cualquier anotación complementaria de propósito general. Campo requerido, valor máximo 4096 caracteres.

15 14.- Marcas Para acceder vaya a, Mi empresa >> Marcas. Esta ventana (cuadro de diálogo) permite crear, modificar o actualizar una marca para movimientos con productos en el sistema. Como puede observar en la imagen claramente usted puede definir todas las marcas que use en sus productos pero no es una catálogo obligado todo dependerá del control de organización que necesite. Código: Identificador único para la marca. Campo requerido, valor máximo 10 caracteres. Si muestra el texto <A> (autocódigo) el sistema asignará automáticamente un código para la nueva marca a menos que usted proporcione un valor distinto. Descripción: Especifica el nombre para la nueva marca. Campo requerido, valor máximo 50 caracteres.

16 15.- Departamentos Para acceder vaya a, Mi empresa >> Departamentos. Esta ventana (cuadro de diálogo) permite crear, modificar o actualizar un departamento para movimientos con productos en el sistema. Código: Identificador único para el departamento. Campo requerido, valor máximo 10 caracteres. Si muestra el texto <A> (auto-código) el sistema asignará automáticamente un código para el nuevo departamento a menos que usted proporcione un valor distinto. Descripción: Especifica el nombre para el nuevo departamento. Campo requerido, valor máximo 50 caracteres. Comisión 1-5: Indica un valor en moneda para las comisiones del departamento.

17 16.- Categorías Para acceder vaya a, Mi empresa >> Categorías. Esta ventana (cuadro de diálogo) permite crear, modificar o actualizar una categoría para movimientos en el sistema. Es sinónimo de concepto y deberá crear tantos como maneje en su operación, como puede ver en la imagen hay conceptos tipo Ingreso, Egreso e Inventario. Código: Identificador único para la categoría. Campo requerido, valor máximo 10 caracteres. Si muestra el texto <A> (auto-código) el sistema asignará automáticamente un código para la nueva categoría a menos que usted proporcione un valor distinto. Descripción: Especifica el nombre para la nueva categoría. Campo requerido, valor máximo 50 caracteres. Tipo: Indica el tipo de categoría, que podrá ser de Ingreso, Egreso o de Inventario. Presupuesto: Especifica un presupuesto mensual para la categoría. Código de Cuenta: Especifica el código de una cuenta contable previamente almacenada en el sistema.

18 17.- Promociones Para acceder vaya a, Mi empresa >> Promociones. Esta ventana (cuadro de diálogo) permite crear o modificar promociones en el sistema. Vigencia: Una promoción puede elegir establecer una vigencia o no, en caso de que seleccione la opción Siempre vigente, no podrá establecer el campo fecha de vigencia, caso contrario, deberá seleccionar una fecha para la vigencia de la promoción. Ámbito: También deberá elegir una de las siguientes opciones (Grupo de productos, Línea, Marca, Departamento, Producto y Todos), dependiendo de la opción elegida, el campo contiguo cambiará y filtrará los datos correspondientes. Restricción: Para las restricciones deberán elegir alguna opción siguiente (Todos los clientes, Tipo de clientes, Grupo de clientes y Clientes), dependiendo de la opción elegida, el campo contiguo cambiará y filtrará los datos correspondientes. Excepción: En el caso de las excepciones se maneja similar a la opción antes descrita lo que la distingue son las siguientes opciones (Ninguna, Grupo de clientes, Tipo de clientes y Clientes). Tipo de Promoción: Al elegir un tipo de promoción, notará realmente un cambio en la ventana ya que las opciones contenidas en este campo generan combinaciones de campos que a continuación se describen: Descuento: Esta opción permite especificar un porcentaje de descuento fijo, de acuerdo a los parámetros previamente seleccionados. X x Y: Permite promociones que regalan cierta cantidad de producto, es decir que por cada número de producto X, se regalará un número de producto Y que debe ser igual al producto X. Descuento por volumen: Permite especificar un porcentaje de descuento fijo a un producto por un volumen de venta dado. Descuento por monto: Esta opción permite especificar un porcentaje de descuento fijo a un producto por un monto de venta dado. Regalo por volumen: Permite especificar una cantidad fija de producto a regalar por un volumen de venta dado. Regalo por monto: Permite especificar una cantidad fija de producto a regalar por un monto de venta dado. Factor monedero: Permite especificar un factor fijo para regalar un porcentaje del total de la compra en monedero electrónico de un cliente. Factor puntos: Permite especificar un factor fijo para regalar un porcentaje del total de la compra en puntos para un cliente. Días de Promoción: Tendrá la opción de elegir Todo el día y todos los días de la semana, esto indicará al sistema que la promoción estará siempre disponible. Caso contrario con la opción Seleccionar días y horario, la cual nos permitirá mediante la inclusión de una pestaña en la ventana llamada Días de promoción elegir que días y en que horario estará disponible dicha promoción en el sistema.

19 Código: Identificador único para la promoción. Campo requerido, valor máximo 35 caracteres. Nombre: Nombre o descripción de la promoción. Campo requerido, valor máximo 250 caracteres. Fecha de Inicio: Especifica la fecha en que la promoción entrara en vigencia. Campo requerido. Vigencia: Determina si la promoción tendrá o no una vigencia. Campo requerido. Fecha de Vigencia: Disponible solo si el campo Vigencia contiene el valor Fecha límite, y determina una fecha en que la promoción dejara de ser vigente. Campo requerido. Ámbito: Determina y especifica un ámbito orientado al cliente para la promoción. Campo requerido. Restricción: Determina y especifica una restricción orientado al cliente para la promoción. Campo requerido. Tipo de Promoción: Indica el tipo de promoción a agregar: Descuento por volumen: Deberá especificar un Porcentaje de descuento. X x Y: Deberá especificar una Cantidad vendida y una Cantidad cobrada. Descuento por volumen: Deberá especificar un Volumen de producto y un Porcentaje de descuento. Descuento por monto: Deberá especificar un Monto de producto y un Porcentaje de descuento. Regalo por volumen: Deberá especificar un Volumen de producto y una Cantidad de regalo. Regalo por monto: Deberá especificar un Monto de producto y una Cantidad de regalo. Factor por monedero: Deberá especificar un Factor para monedero. Factor puntos: Deberá especificar un Factor para puntos. Activa: Determina si la promoción se encuentra activa o no. Excluyente: Determina la compatibilidad de la promoción con otras. Libre Elección: Indica antes de una venta si desea o no aplicar la promoción. Todos los días y todos los días de la semana: Especifica que la promoción estará disponible todos los días de la semana y a cualquier hora. Seleccionar días y horarios: Especifica que la promoción estará disponible únicamente en los días de la semana y hora especificada. Días de Promoción. Día: Indica el día en específico para establecer la disponibilidad de la promoción. Todo el día: Determina que el Día seleccionado estará disponible en cualquier hora respectiva. De: Determina que el Día seleccionado estará únicamente disponible entre dos intervalos de hora.

20 18.- Tipo de Clientes Para acceder vaya a, Mi empresa >> Clientes >> Tipo de Clientes. Esta ventana permite crear, modificar un tipo de cliente el cual estará relacionado con el catálogo de clientes. Código: Identificador único para el tipo de cliente. Campo requerido, valor máximo 15 caracteres. Si muestra el texto <A> (auto-código) el sistema asignará automáticamente un código para el nuevo tipo de cliente a menos que usted proporcione un valor distinto. Descripción: Contiene la descripción general para el tipo de cliente. Campo requerido, valor máximo 50 caracteres. Notas: Cualquier anotación complementaria de propósito general.

21 19.- Grupos de Clientes Para acceder vaya a, Mi empresa >> Clientes >> Acción Nuevo o Modificar >> Botón Grupos. Esta ventana (cuadro de diálogo) permite crear/modificar un grupo de clientes para organización y control del catalogo de clientes. Nombre: Contiene el nombre para el grupo de clientes. Campo requerido, valor máximo 25 caracteres. Notas: Cualquier anotación complementaria de propósito general. Campo requerido, valor máximo 4096 caracteres.

22 20.- Grupos de Producto Para acceder vaya a, Mi empresa >> Inventario >> Nuevo o Modificar Producto >> Botón Grupo. Esta ventana (cuadro de diálogo) permite crear/modificar un grupo de productos para organización y control del catálogo de productos. Nombre: Contiene el nombre para el grupo de productos. Campo requerido, valor máximo 25 caracteres. Notas: Cualquier anotación complementaria de propósito general. Campo requerido, valor máximo 4096 caracteres.

23 Base Local El objetivo de la revisión es para garantizar que la información de cada uno de los catálogos contenga la información que corresponde. 1.- Agentes Vendedores o Meseros 2.- Almacenes Como se observa en la imagen, el almacén predeterminado no fue creado en la base de datos central y la razón por la que aquí se muestra es porque al crear la base de datos local crea el almacén predeterminado, por lo tanto se procede a borrar el almacén predetermina para que solamente nos queden los almacenes que correspondan a la sucursal. 3.- Centros de Consumo y/o Producción Como se observa en la imagen, el centro de consumo predeterminado no fue creado en la base de datos central y la razón por la que aquí se muestra es porque al crear la base de datos local crea el centro de consumo predeterminado, por lo tanto se procede a borrar el centro de consumo predetermina para que solamente nos queden los centros de consumo que correspondan a la sucursal. Verifique que el centro de consumo este correctamente relacionado.

24 4.- Cajas Como se observa en la imagen, la caja predeterminada no fue creada en la base de datos central y la razón por la que aquí se muestra es porque al crear la base de datos local crea la caja predeterminada, por lo tanto se procede a borrar la caja predetermina para que solamente nos queden las cajas que correspondan a la sucursal. Verifique que la caja este correctamente relacionada al centro de consumo que corresponda. 5.- Cajeros Verifique que los cajeros que se muestran en la lista sean los que corresponden y elimine aquellos que no use.

25 6.- Repartidores Verifique que los repartidores que se muestran en la lista sean los que corresponden y elimine aquellos que no use. 7.- Series de Documentos Verifique que las series que se muestran en la lista para cada documento sean los que corresponden y elimine aquellos que no use. Asegúrate que al menos una serie por cada documento este activa.

26 8.- Otros Los catálogos Productos, Clientes, Proveedores, Divisas, Configuraciones de Impuestos, Líneas, Marcas, Departamentos, Categorías, Promociones, Tipo de Clientes, Grupos de Clientes, Grupos de Producto deberán ser revisados para garantizar que la información contenida en estos esté vacía, contenga la información básica o necesaria. La replicación de catálogos se sincronizará a través del programa mc_rpl_cat.exe.