POLÍTICAS DE USO DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL

Transcripción

1 POLÍTICAS DE USO DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL Estas políticas establecen que el uso del servicio de correo electrónico debe ser exclusivamente para apoyar y mejorar la calidad de las funciones oficiales y/o administrativas de los servidores públicos. El H.R.A.E.V. i considera a este servicio como un importante medio de comunicación; por lo tanto, proporciona estas políticas de uso para que los usuarios aprovechen el servicio de manera responsable, efectiva y dentro de un marco de legalidad, asegurando el uso correcto del mismo. El uso de las cuentas del servicio de correo electrónico que proporciona el H.R.A.E.V. implica y sobreentiende la conformidad y aceptación del usuario a estas políticas. a. Tipos de cuentas Todas las cuentas de correo que existen en el servicio del H.R.A.E.V. son propiedad de la institución y del Gobierno Federal. En el sistema de correo electrónico se consideran los siguientes tipos de cuenta: 1. Cuentas personales: El personal del H.R.A.E.V. (mandos medios y superiores), tendrá acceso a una cuenta de correo para el desempeño de sus labores y actividades oficiales. Dicha cuenta de correo se conformará con el nombre propio del funcionario de acuerdo al siguiente formato: nombre.apellido@hraev.gob.mx. 2. Cuentas departamentales: Estas cuentas son creadas para las necesidades de comunicación oficial de las entidades de gestión como áreas, departamentos, coordinaciones, grupos de trabajo, etc. Deberán ser solicitadas directamente por el titular o funcionario responsable de la entidad que corresponda. El formato de la cuenta consistirá en lo siguiente: nombre.entidad@hraev.gob.mx ó entidad@hraev.gob.mx. 3. Cuentas temporales: Cuentas que se crean en forma temporal, con una vigencia definida previamente, con propósitos específicos de comunicación derivados de actividades temporales o provisionales como convocatorias, congresos, eventos y proyectos. Estas cuentas tendrán una fecha de caducidad y se desactivarán automáticamente en su cumplimiento. El formato de este tipo de cuenta consiste en lo siguiente: nombre.evento@hraev.gob.mx ó evento@hraev.gob.mx. 4. Cuentas restringidas: Cualquier tipo de las cuentas anteriores pero observa limitantes en cuanto a su disponibilidad, métodos o medios de acceso, espacio de almacenamiento, etc., según dispongan las autoridades del H.R.A.E.V. y la S.I. ii

2 a. Responsabilidades y obligaciones de los usuarios 1. Los usuarios son completamente responsables de todas las actividades realizadas con sus cuentas de acceso y su buzón asociado. 2. La cuenta de correo personal que proporciona la institución es particular e intransferible, por lo que no debe proporcionarse o compartirse con otras personas. 3. Están completamente prohibidas las siguientes actividades: a. Utilizar el correo electrónico para propósitos comerciales ajenos a la institución. b. Participar en la propagación de cartas en cadenas, ni en esquemas comerciales piramidales. c. Distribuir de forma masiva grandes cantidades de mensajes con contenidos inapropiados que atenten contra el buen funcionamiento de los recursos de T.I.C. iii del H.R.A.E.V. d. Enviar o reenviar mensajes con contenido difamatorio, ofensivo, racista u obsceno. e. Copiar ilegalmente o reenviar de mensajes sin tener la autorización del remitente original para hacerlo. f. Usar seudónimos y enviar mensajes anónimos, así como aquellos que consignen títulos, cargos o funciones no oficiales. g. Utilizar mecanismos y sistemas que intenten ocultar o suplantar la identidad del emisor de correo (Ghost mail). h. Enviar o recibir correo basura (SPAM) de cualquier índole. Se consideran correos basura aquellos no relacionados con las funciones específicas a los procesos de trabajo. i. Modificar o intentar modificar los parámetros de sistema y seguridad del servicio de correo. 4. Toda información o contenido que sea transmitido por las cuentas de correo del H.R.A.E.V., son responsabilidad únicamente del titular de la cuenta, por lo que dichos contenidos no reflejan las preferencias o ideas de la institución. 5. El usuario se compromete a dar aviso a la S.I. del H.R.A.E.V. acerca de cualquier fallo de seguridad en su cuenta de correo, incluyendo su uso no autorizado, pérdida de la contraseña, etc.

3 c. Almacenamiento y transmisión 1. La capacidad predefinida del buzón de correo para cada cuenta tipo personal (mandos medios y superiores) será de 1024 MB (1 Gb) incluyendo la papelera de reciclaje, la cual se vaciará periódicamente como rutina automática del servicio. Para otro tipo de cuentas, el tamaño del buzón será definido por la S.I. de acuerdo a las necesidades particulares de los usuarios. 2. El tamaño deseable de los archivos adjuntos por cada mensaje de correo electrónico no debe exceder los 10 Mb debido a las limitaciones propias del ancho de banda del enlace de Internet. Esto tiene efecto tanto para el envío como para la recepción. 3. El máximo número de destinatarios en los campos Para:, CC: y CCO: en un mensaje de correo es de 10 cada uno. 4. Se recomienda el uso del campo CCO: para mantener la privacidad de los correos electrónicos de los destinatarios ya que no se deben distribuir listas de direcciones de correo personales u oficiales sin expresa autorización de sus dueños o titulares. 5. Los correos masivos institucionales que por necesidades específicas de un departamento o área requieran ser enviados a una parte o todo el H.R.A.E.V., deben ser solicitados a la S.I. y autorizados por las autoridades correspondientes. 6. Los archivos adjuntos con extensión.exe,.pif,.scr,.vbs,.cmd,.com,.bat,.hta, entre otras; serán eliminados automáticamente por los sistemas de seguridad ya que son propensos a ser utilizadas para propagación de virus. 7. Es deseable y ampliamente recomendable comprimir los archivos al compartirlos a través del servicio de correo, para disminuir las exigencias técnicas en su transmisión. 8. En caso de que el usuario tenga necesidades específicas del servicio de correo debe acudir a la S.I. para solicitar dichos ajustes. d. Sanciones 1. Se advierte que las cuentas de correo electrónico pueden ser monitoreadas sin notificación previa si las autoridades del H.R.A.E.V. lo consideran necesario e instruyen a la S.I. para dicha tarea. 2. El uso inapropiado o el abuso en el servicio pueden ocasionar la desactivación temporal o permanente de las cuentas. 3. De existir evidencia de que el usuario está haciendo mal uso del servicio, el H.R.A.E.V. se reserva el derecho de tomar acciones disciplinarias, incluyendo las medidas pertinentes, de acuerdo a las normativas y leyes aplicables.

4 e. Transparencia y acceso a la información El pasado martes 10 de Febrero del año en Curso, el Instituto Federal de Acceso a la Información publicó en el Diario Oficial de la Federación el documento Recomendaciones para la organización y conservación de correos electrónicos institucionales de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, en el cual se detalla el tratamiento que debe darse al servicio de correo electrónico institucional (documento oficial). Se recomienda consultar dicha publicación, la cual se encuentra anexa al presente documento. f. Generales 1. Estas políticas serán continuamente actualizadas por la S.I. en función al cambio tecnológico inherente al servicio y conforme se requiera. Los usuarios serán informados oportunamente de las modificaciones a estas políticas. 2. Los casos no previstos en el presente documento serán resueltos por la S.I. en acuerdo con las autoridades del H.R.A.E.V. México D.F., Abril de 2009 Copyright 2009 Reservados todos los derechos Comisión Coordinadora de Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de Alta Especialidad i H.R.A.E.V.: Hospital Regional de Alta Especialidad de Ciudad Victoria. ii S.I.: Subdirección de Informática. iii T.I.C.: Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

5 Martes 10 de febrero de 2009 DIARIO OFICIAL (Primera Sección) INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA RECOMENDACIONES para la organización y conservación de correos electrónicos institucionales de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. RECOMENDACIONES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE CORREOS ELECTRONICOS INSTITUCIONALES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. El Pleno del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 37 fracción XIX de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y 2 fracción V y 6 de su Reglamento, y CONSIDERANDO Que las herramientas informáticas de comunicación institucional, como el correo electrónico, permiten el intercambio expedito de información al interior y exterior de las dependencias y entidades, al tiempo que facilitan y documentan el quehacer gubernamental derivado del ejercicio de las atribuciones legales de las mismas; Que las comunicaciones enviadas y recibidas a través de correos electrónicos institucionales por los servidores públicos, en ejercicio de sus atribuciones, constituyen documentos al amparo de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, por lo que pueden ser objeto de solicitudes de acceso a la información por parte de los ciudadanos, con excepción de las comunicaciones de carácter estrictamente personal que se reciban, sobre las cuales podrán disponer los servidores públicos al ser titulares de la información que contienen; Que exclusivamente aquellos correos institucionales que reflejen el ejercicio de atribuciones de los sujetos obligados y la actividad y desempeño de los servidores públicos serán considerados como correos electrónicos de archivo por lo que podrán conservarse en los términos y los periodos de guarda y conservación señalados en el Catálogo de Disposición Documental, sin que sea necesario imprimir los correos electrónicos y sus documentos adjuntos, toda vez que resultan aplicables las disposiciones de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal; Que en aras de garantizar el acceso a la información pública contenida en los correos electrónicos de archivo, resulta pertinente promover el establecimiento de un periodo de resguardo mínimo de éstos. La determinación de los plazos de conservación deberá realizarse en función de las atribuciones legales específicas de cada dependencia y entidad, tomando en cuenta la naturaleza y complejidad de la información en la atención de sus asuntos; Que para garantizar el acceso a la información contenida en los correos electrónicos y sus documentos adjuntos, resulta indispensable una correcta ordenación archivística de los mismos, a efecto de asegurar su debido resguardo y localización expedita; ha tenido a bien expedir las siguientes: RECOMENDACIONES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE CORREOS ELECTRONICOS INSTITUCIONALES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL Sección I Disposiciones generales Objeto y ámbito de aplicación Primera. Las presentes recomendaciones tienen como finalidad promover la debida organización y conservación de los correos electrónicos institucionales de la Administración Pública Federal para garantizar el debido cumplimiento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y demás disposiciones aplicables al acceso a la información pública. Naturaleza jurídica del correo electrónico de archivo Segunda. Los correos electrónicos de archivo y sus documentos adjuntos se consideran documentos e información en términos de las definiciones contenidas en las fracciones III y V del artículo 3 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, por lo que, en caso de que se presenten

6 (Primera Sección) DIARIO OFICIAL Martes 10 de febrero de 2009 solicitudes de acceso a la información que versen sobre los mismos, resulta aplicable el procedimiento de acceso a la información previsto por el Título II de dicho ordenamiento. Los correos electrónicos de carácter estrictamente personal que no guardan relación con el ejercicio de las atribuciones de la dependencia o entidad, ni con el desempeño o actividades de las personas en su calidad de servidores públicos, no son objeto de las presentes recomendaciones. Responsables de las cuentas de correo electrónico Tercera. Cada cuenta de correo electrónico institucional asignada a las unidades administrativas debe tener identificado al servidor público responsable de la misma. Las dependencias y entidades podrán implementar mecanismos para la autenticación de los mensajes contenidos en correos electrónicos institucionales. Definiciones Cuarta. Para los efectos de las presentes recomendaciones, además de las definiciones contenidas en los artículos 3 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 2 de su Reglamento, se entenderá por: Correos electrónicos de archivo: Aquellos correos institucionales que registran información relativa a un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, generado, recibido o conservado bajo cualquier título, en la organización del trabajo, en el ejercicio de atribuciones de las dependencias o entidades y la actividad o desempeño de los servidores públicos, incluidos los procesos deliberativos respectivos. Sección II De la administración de correos electrónicos de archivo De la organización Quinta. Los correos electrónicos de archivo y sus documentos adjuntos podrán organizarse en archivos electrónicos con plena equivalencia a los expedientes de las series documentales correspondientes al cuadro general de clasificación archivística, en términos de lo dispuesto en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Plazo de conservación de correos de archivo Sexta. Se recomienda que los correos electrónicos de archivo y sus documentos adjuntos se conserven en los términos y por el plazo que se plasme en el catálogo de disposición documental. Forma de conservación de correos electrónicos de archivo Séptima. El mensaje de los correos electrónicos de archivo y, en su caso, los documentos adjuntos al mismo, podrán preservarse en los medios electrónicos disponibles que determinen los titulares de las unidades administrativas, para su posterior eliminación de la aplicación informática que los administra. Información clasificada Sección III De la clasificación de los correos electrónicos de archivo Octava. Los mensajes de correo electrónico de archivo podrán contener la leyenda de clasificación a que se refiere el Trigésimo Octavo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. 1 En este caso, no se requerirá la rúbrica del titular de la unidad administrativa correspondiente. De presentarse una solicitud de acceso a la información contenida en un correo electrónico institucional, se valorará la procedencia de la clasificación de acuerdo al procedimiento previsto en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su Reglamento y los Lineamientos expedidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, así como los criterios expedidos en materia de clasificación por el Comité de Información de la dependencia o entidad de que se trate, de acuerdo al artículo 29, fracción V de la Ley citada. 1 Publicados en el Diario Oficial de la Federación el 18 de agosto de 2003.

7 Martes 10 de febrero de 2009 DIARIO OFICIAL (Primera Sección) Aviso en correos electrónicos institucionales Novena. Los correos electrónicos al remitirse podrán llevar la siguiente leyenda: La información de este correo así como la contenida en los documentos que se adjuntan, puede ser objeto de solicitudes de acceso a la información. Elaboración de versiones públicas Décima. En el caso de correos electrónicos de archivo que contengan información clasificada, ya sea en el mensaje o en el documento adjunto, se podrán elaborar versiones públicas de los mismos, observando lo dispuesto por el procedimiento citado en la Octava de las presentes recomendaciones y los Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. 2 Transitorios Primero. Las presentes recomendaciones entrarán en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación. Segundo. Las dependencias y entidades podrán implementar mecanismos para la autenticación de los mensajes contenidos en correos electrónicos de archivo, en tanto no se expidan las disposiciones generales correspondientes por la Secretaría de la Función Pública. Lo anterior sin menoscabo del tratamiento como documentos de los correos electrónicos en los términos de la Ley. México, Distrito Federal, a los veintiún días del mes de enero de dos mil nueve.- Así lo acordó el Pleno del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, en sesión celebrada el día veintiuno de enero de dos mil nueve.- El Comisionado Presidente, Alonso Lujambio Irazábal.- Rúbrica.- Los Comisionados: Alonso Gómez Robledo Verduzco, Juan Pablo Guerrero Amparán, María Marván Laborde, Jacqueline Peschard Mariscal.- Rúbricas.- El Secretario de Acuerdos, Francisco Ciscomani Freaner.- Rúbrica. 2 Publicados en el Diario Oficial de la Federación el 13 de abril de (R )