Facturación web para Autónomos y Profesionales.

Transcripción

1 Tabla de contenido Presentación... 2 Primeros Pasos... 2 Registrarse gratuitamente... 2 He olvidado mi contraseña... 5 Primera configuración... 7 Logotipo... 9 Pedir ayuda Comprar la versión completa Gestión de Maestros Vendedores Clientes Artículos Tipos de IVA Gestión de Ventas Presupuestos Duplicar presupuesto Traspasar presupuesto a albarán Listados de presupuestos Albaranes Duplicar albarán Listados de albaranes Facturas Series de venta Gestión de Cobros Extractos de cobros/deuda de clientes Cuadro Gerente Análisis de actividad Análisis de ventas Análisis clientes por ventas (Ránking Top 100) Análisis del volumen de datos Página 1

2 Presentación esigest es una aplicación web orientada a solucionar las necesidades sencillas de facturación de los autónomos y profesionales. Primeros Pasos Registrarse gratuitamente El programa ofrece la utilización de una versión gratuita y completamente funcional. La única limitación en la versión gratuita son 50 albaranes por año. Al acceder a la página principal del programa, tenemos un botón de ayuda que nos llevará a la página de video-tutoriales de ayuda divido por capítulos, donde tenemos ejemplos en video de todos los pasos y prestaciones del programa. Página 2

3 Para registrarse introduciremos la dirección web del programa, y clicaremos en el texto regístrate gratuitamente. El programa nos llevará a la siguiente pantalla: Todas las casillas de esta pantalla deben rellenarse obligatoriamente, excepto el Nombre comercial que es opcional. NOMBRE: En caso de ser una sociedad, introduciremos el nombre fiscal completo de la sociedad (Ej. PINTURAS GARCIA SL). En caso de ser un autónomo o persona física introduciremos los apellidos y el nombre propio (Ej. GARCIA LOPEZ, JUAN). NOMBRE COMERCIAL: Es opcional. PAIS: Seleccione el país desde el cual accede al programa. CORREO ELECTRONICO: Su dirección de correo electrónico, se utilizará tanto para mandarle correos en caso que sea necesario, como para entrar en el programa. Es decir, su correo electrónico es a la vez su usuario para acceder al programa. Debe introducirlo dos veces para confirmar que se ha escrito correctamente. CONTRASEÑA: La contraseña debe cumplir los siguientes requisitos: Entre 6 y 20 caracteres, como mínimo debe contener 1 letra minúscula, 1 mayúscula y 1 número. SEGURIDA: Dentro del cuadro le aparecerán 2 palabras. Este sistema de reconocimiento visual se utiliza para evitar que sistemas informáticos automatizados puedan registrarse y asegurar que lo hace un humano. Debe Página 3

4 escribir las 2 palabras que ve en el dibujo. Si no se ven claramente, puede clicar en el botón, y el sistema le mostrará 2 palabras nuevas en el dibujo. LICENCIA E USO: Debe clicar en condiciones del servicio, leer el contrato, y luego marcar He leído y acepto las condiciones del servicio. La aceptación de las condiciones es obligatoria para poder registrarse. Una vez rellenadas todas las casillas clicaremos en el botón Registrar usuario gratuitamente. El sistema procesará nuestros datos y cuando finalice nos mostrará una ventana como esta: Ahora tenemos que revisar nuestro correo electrónico y recibiremos un mensaje que nos indica que para activar nuestra cuenta recién creada debemos clicar en un enlace que viene en el texto del correo. Simplemente clicamos en el enlace y automáticamente se nos abrirá una pantalla que nos dirá que nuestra cuenta se ha activado correctamente y que ya podemos acceder al programa. Página 4

5 He olvidado mi contraseña Si olvidamos la contraseña de nuestra cuenta de usuario, podemos solicitar un cambio de la misma a través del botón He olvidado la contraseña que aparece en la pantalla principal de entrada al programa. Nos llevará a una venta como esta: Aquí introduciremos nuestro correo electrónico (recordemos que coincide con nuestro nombre de usuario), y las 2 palabras de la imagen de seguridad (explicadas en el capítulo Página 5

6 registrarse gratuitamente ). Clicaremos en el botón Enviar y nos aparecerá una pantalla similar a esta, indicando que vamos a recibir un correo electrónico con las instrucciones a seguir: Debemos comprobar la bandeja de entrada de nuestro correo y veremos un mensaje similar a este: Para poder poner una contraseña nueva, deberemos clicar en el enlace que hay adjunto dentro del mensaje, y automáticamente se nos abrirá esta ventana: En esta pantalla simplemente debemos, introducir nuevamente nuestra dirección de correo electrónico, y ya podemos poner una nueva contraseña escribiéndola 2 veces. Clicamos en el botón Enviar nueva contraseña y ya podemos volver a entrar en el programa con los nuevos datos. Página 6

7 Primera configuración La primera vez que accedemos al programa con nuestro usuario y contraseña, vamos a ver como el programa nos muestra una ventana con la versión de la base de datos con la que vamos a trabajar. Esta pantalla nos aparecerá la primera vez, y siempre que el programa tenga una versión nueva disponible. Una vez dentro, puesto que no hemos configurado todavía nada del programa, automáticamente nos aparece la ventana de configuración. Esta pantalla dispone de varias pestañas que veremos a continuación: El programa permite que el usuario que lo compra tenga unos datos fiscales distintos a los datos fiscales con los que se van a emitir las facturas hacia nuestros clientes. Aunque lo más habitual será que coincidan los datos fiscales. DATOS FISCALES DE FACTURACION: Es obligatorio rellenar el nombre fiscal, el nif y la dirección. LOPD: Es obligatorio rellenar todos los campos. SMTP: Explicado en la imagen siguiente. PDF: Son datos que se guardan en las facturas electrónicas que enviamos a nuestros clientes. MONEDA: Símbolo y decimales de la moneda con la que va a facturar nuestro programa. IMPUESTO: Nombre del impuesto es nuestro país o zona (Por ejemplo en Canarias hay que cambiar el texto IVA por IGIC. FACTURA ELECTRÓNICA: Página 7

8 o o o o o o o ACTIVO: Podemos activar o no el sistema de envio por correo electrónico de facturas. SALIDA DEFECTO: Al imprimir una factura de venta, el programa nos permitirá: imprimir en papel y enviar por mail, solo imprimir en papel, solo enviar por mail. En este apartado podemos poner que valor de los 3 queremos como predeterminado. MAIL EMISOR: Debe ser el mismo mail que configuramos en la pestanya SMTP. COPIA CC/BCC: Si queremos que la factura se mande duplicada a algún otro destinatario. RESPONDER A: Introduciremos una dirección de correo electrónico si queremos que el cliente al hacer responder al correo mande la respuesta a este otro mail. ACUSE RECIBO: Marcar para pedir acuse de recibo al cliente. ASUNTO Y MENSAJES: Podemos personalizar los mensajes del correo con el que se manda la factura. SMTP: En esta pestaña debemos introducir los datos de configuración de nuestro servidor de correo electrónico (SMTP). Estos datos se usarán para poder enviar las facturas en formato PDF de forma automática a nuestros clientes por correo electrónico. Si tiene cualquier duda para configurar estos datos contacte con soporte@cesilabs.com Página 8

9 REGISTRO ACTIVIDADES: En esta pestaña podemos activar o desactivar las informaciones que queremos que el programa registre del trabajo diario. Estas actividades se pueden ver en la pantalla de inicio del programa. VALORES PREDETERMINADOS: En esta pestaña seleccionar los valores que queremos predeterminar para las serie de venta y el vendedor. También podemos seleccionar los formatos de papel de los presupuestos de venta, albaranes y facturas. Podemos escoger el color y si queremos el papel con rayas verticales y/o pautas horizontales. Logotipo En el apartado Herramientas -> Logotipo podemos subir a la web la imagen del logo de nuestra empresa. Página 9

10 Los formatos aceptados son PNG y JPG Los tamaños recomendados son los que mantengan una proporción de 200 pixeles de ancho por 75 pixeles de alto (o similar) Pedir ayuda Si en cualquier momento necesitamos pedir ayuda, tenemos varias opciones: Dentro del menú AYUDA o SOPORTE TECNICO: Nos permite enviar una consulta escrita directamente al equipo de soporte técnico. o VIDEOS AYUDA ESIGEST: Nos abrirá el canal Youtube con todos los videotutoriales de ayuda del programa. Es muy recomendable que el usuario los visualice para aprender los detalles del programa. o BLOG ESIGEST: En el blog se publicarán las novedades y artículos referentes al programa Enviando un correo electrónico a soporte@cesilabs.com Comprar la versión completa La versión gratuita del programa es completamente funcional. La única limitación que tiene es que no permite introducir más de 50 albaranes de venta por año. Para comprar la versión completa clicaremos en el texto de la parte superior de la pantalla Comprar versión completa Página 10

11 Todos los campos son obligatorios. Es obligatorio leer y aceptar la licencia y condiciones de servicio. Hay que tener en cuenta de las subscripciones se facturaran a nombre de la persona o entidad fiscal que se introduzca en esta pantalla. Los datos fiscales con los que se compra la subscripción al programa, pueden ser distintos de los datos configurados en el programa para emitir facturas. Para aquellos usuarios que no sean residentes en España o que no tengan un cuenta de un banco español (20 digitos), deberán ponerse en contacto con soporte@cesilabs.com para poder adquirir la subscripción. Página 11

12 Gestión de Maestros El programa nos permite gestionar las siguientes tablas maestras: Vendedores Clientes Artículos Tipos de Iva Todas las pantallas siguen una uniformidad funcional y de diseño que consiste en un mantenimiento de fichas y sus correspondientes listados. Vendedores Los datos de la ficha de un vendedor son muy sencillos. Contiene información personal, dirección, teléfonos y correo electrónico de contacto. Cada documento de venta se debe asignar a un vendedor. Los listados de ventas se pueden obtener agrupados por vendedor. Clientes Página 12

13 Los datos de la ficha de un cliente incluyen información personal (o nombre fiscal), dirección, teléfonos y correo electrónico de contacto. Hay que destacar dos campos. E-fac mail: En esta casilla introduciremos la dirección de correo electrónico para mandar las facturas en PDF de forma automática. Tipo Iva: En esta casilla seleccionaremos si es un cliente al que se le aplica o no recargo de equivalencia o si está exento de iva. Cada documento de venta se debe asignar a un cliente. Los listados de ventas se pueden obtener agrupados por cliente. Los listados de clientes se pueden filtrar por múltiples campos. Artículos Página 13

14 Los datos de la ficha de un artículo incluyen un código alfanumérico, su descripción, el precio de venta (sin iva), y el tipo de iva aplicable. Es muy recomendable codificar los artículos siguiendo algún tipo de estructura. En caso que necesitar ayuda al respecto pueden contactar con soporte. En el caso que se vayan a codificar sólo usando números, recomendamos poner ceros a la izquierda para que la ordenación sea correcta ya que es un campo alfanumérico. Por ejemplo 00001, 00002, y así sucesivamente. Los listados de artículos permiten varios filtros. Tipos de IVA Los datos de la ficha de un tipo de iva son simplemente el porcentaje de iva y el porcentaje de recargo de equivalencia. A través del apartado de configuraciones se puede modificar el nombre del impuesto (por ejemplo IGIC). Página 14

15 Gestión de Ventas El circuito de ventas del programa es el siguiente: Presupuesto Albarán Factura o Albarán Factura El documento básico del modelo de ventas es el Albarán. Para poder emitir una factura es imprescindible haber creado un albarán con los artículos/servicios a facturar. Presupuestos Un presupuesto está formado por una cabecera, que incluye los datos de : serie de venta, fecha, cliente, vendedor y totales; y un detalle de líneas, que incluyen los datos de: código de artículo, descripción, cantidad, precio, descuentos, iva y total de línea. Para crear un presupuesto primero crearemos una cabecera nueva y luego crearemos las líneas de detalle. Página 15

16 En cualquiera de los campos que tienen una lupa el programa nos permite buscar de forma sencilla escribiendo una parte del nombre a buscar o simplemente moviéndonos por las lista. Duplicar presupuesto Podemos seleccionar un presupuesto y clicando en el botón Duplicar presup. el sistema creará un nuevo presupuesto copiado del original. Es una opción muy útil si presentamos presupuestos iguales o muy parecidos a diversos clientes, para evitar tener que introducir todos los datos cada vez. Traspasar presupuesto a albarán Una vez entregado un presupuesto a un cliente, si es aceptado, para generar el correspondiente albarán de venta, tenemos una opción muy práctica que consiste en seleccionar el presupuesto y clicar en Traspasar a albarán. Nos aparecerá una pantalla para introducir las unidades de cada línea que queremos traspasar y automáticamente se generará el correspondiente albarán de venta. Página 16

17 Listados de presupuestos Los listados de presupuestos los podemos obtener filtrando por múltiples campos y a su vez con datos impresos resumidos o detallados, y agrupados por cliente, vendedor o serie. Página 17

18 Albaranes Un albarán está formado por una cabecera, que incluye los datos de : serie de venta, fecha, cliente, vendedor, fecha y numero de factura asignado y totales; y un detalle de líneas, que incluyen los datos de: código de artículo, descripción, cantidad, precio, descuentos, iva y total de línea. Para crear un albarán podemos hacerlo traspasando de un presupuesto previo o creando directamente una cabecera nueva sin presupuesto previo. Página 18

19 y luego crearemos las líneas de detalle. En cualquiera de los campos que tienen una lupa el programa nos permite buscar de forma sencilla escribiendo una parte del nombre a buscar o simplemente moviéndonos por las lista. (Igual que en los procesos de presupuestos) Duplicar albarán Podemos seleccionar un albarán y clicando en el botón Duplicar albarán el sistema creará un nuevo albarán copiado del original. Es una opción muy útil si tenemos clientes a los que periódicamente les facturamos los mismos conceptos, y así evitamos tener que escribirlos cada vez. Listados de albaranes Los listados de albaranes los podemos obtener filtrando por múltiples campos y a su vez con datos impresos resumidos o detallados, y agrupados por cliente, vendedor o serie. Página 19

20 Facturas Página 20

21 Una factura está formada por un conjunto de albaranes de venta sumados. Para poder crear una factura es imprescindible que previamente exista un albarán de venta con su serie, cliente, fecha y sus líneas de artículos/servicios. El proceso para facturar empieza clicando en Generar nuevas facturas En esta pantalla podremos marcar los albaranes pendientes de facturar que queremos incluir en las nuevas facturas. Una vez marcados clicamos en Facturar los albaranes marcados. El programa agrupará los albaranes en una única factura siempre que tengan la misma serie y el mismo cliente. En caso contrario emitirá facturas separadas. Una vez emitidas las facturas nos aparecerá la pantalla de impresión/envío. Página 21

22 En esta venta podremos escoger si queremos imprimir las facturas en papel (pdf) y enviarlas por mail, o solo papel o solo mail. En papel obtendremos un PDF similar a esta imagen Y luego nos mostrará la ventana para iniciar el envío de facturas por correo electrónico. Clicando en Iniciar envio(s) se mandaran los correos y nos mostrará si cada envío ha sido correcto o erróneo. Página 22

23 Series de venta La series de venta son el mecanismo que nos permite llevar numeraciones de documentos de venta separados según nuestras necesidades. Por ejemplo contadores nuevos para cada ejercicio, separar los abonos y devoluciones en otro contador, etc Página 23

24 Gestión de Cobros La gestión de cobros del programa ha sido concebida como un extracto contable, pero mucho más sencillo de usar que una contabilidad. En el mantenimiento de cobros introduciremos todos los cobros de un cliente, independientemente que nos paguen facturas enteras, partes de ellas, o toda la deuda de golpa. Asimismo, también introduciremos pagos a cuenta que recibimos de clientes, aunque todavía no se hayan creado las correspondientes facturas. Para saber la deuda de los clientes, tenemos un extracto que mostrará en una columna los importes facturados y en otra los importes cobrados. Entonces, la diferencia entre ambas será la deuda del cliente. Los datos a introducir en un cobro son muy simples: fecha, cliente, importe y una descripción opcional para nuestro propio control. Los listados de cobros como en todo el programa se pueden obtener filtrando múltiples campos y agrupados o no por cliente. Página 24

25 Extractos de cobros/deuda de clientes El extracto es la herramienta ideal para controlar todo lo facturado a un cliente y ver todo lo cobrado en un formato de extracto contable, con su saldo final que corresponde a la deuda del cliente. Lo podemos obtener filtrando por múltiples campos en un formato resumido o detallado. Página 25

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27 Cuadro Gerente El cuadro gerente nos muestra al entrar en el programa un resumen de los principales datos del mismo, gráfico de ventas, etc.. Análisis de actividad En esta pestaña podemos ver todas las actividades de entrada/salida del programa, altas/ediciones/bajas de fichas de maestros, de ventas, etc En la parte inferior se muestra un gráfico de las actividades por días. Análisis de ventas En la pestaña de ventas podemos ver un gráfico de la evolución mensual de las ventas del año actual y los dos años anteriores. Asimismo en la parte inferior tenemos una lista con los detalles numéricos de las ventas de cada mes y año. Se muestran en verde los incrementos positivos, y en rojo los negativos. Página 27

28 Análisis clientes por ventas (Ránking Top 100) En la pestaña de clientes podemos ver una lista de los 100 mejores clientes ordenados como un ranking de mayor a menor importe de ventas en el año actual. Se muestran en verde los incrementos positivos, y en rojo los negativos. En la parte inferior para aquellos usuarios que hayan comprado el uso de mapas digitales, se muestra la distribución geográfica de los 10 primeros clientes del ranking. Página 28

29 Análisis del volumen de datos Es una simple lista con gráfico de los registros y la ocupación en disco de nuestros datos. Página 29