LA e-factura DE ALZIRA: TECNOLOGÍA AL SERVICIO DE LAS EMPRESAS Y DE LA GESTIÓN CONTABLE INTERNA

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1 LA e-factura DE ALZIRA: TECNOLOGÍA AL SERVICIO DE LAS EMPRESAS Y DE LA GESTIÓN CONTABLE INTERNA. Resumen ejecutivo 2. Justificación del proyecto 3. Medidas de rendimiento de la factura electrónica Implementación Reducción de cargas Impacto sobre el periodo medio de pago 4. Epílogo HP Error! No hay texto con el estilo especificado en el documento.

2 2. Resumen ejecutivo Breve descripción de la innovación Servicio a través del cual las empresas proveedoras del Ayuntamiento pueden emitir sus facturas en el formato facturae de la Agencia Tributaria y presentarlas en el «Portal de facturación», con sellado de tiempo, momento a partir del cual entran en un circuito de firma electrónico, y que finalmente son capturadas por el sistema contable para su tramitación y pago. Elementos clave de la innovación Cuando una empresa ha prestado sus servicios, obras o suministros y presenta la correspondiente factura, se convierte en un cliente para el Ayuntamiento, que tiene que satisfacer su demanda de que la factura sea aprobada y pagada lo más pronto posible. Desde esta perspectiva, queremos destacar: las buenas funcionalidades del Portal de facturación y su entorno amable, los circuitos electrónicos internos de gestión de la factura y su contabilización, y sobretodo, un periodo medio de pago que permite cumplir con el marco jurídico de lucha contra la morosidad. Nos basamos en un principio: la administración electrónica será posible si la hacemos simple. Impacto de la innovación De acuerdo con el Manual de Oslo las innovaciones que introduce el proyecto son: () de producto, con rendimientos diferenciados en transparencia y en plazos de pago a los proveedores, (2) de proceso, fruto de una reingeniería del procedimiento en «papel» e implementación de las TIC en las relaciones con las empresas, y (3) de organización y gestión, que aumenta el control sobre los gestores (funcionarios y responsables políticos), y que utiliza indicadores de rendimiento. Contraste externo del servicio Dos hitos a reseñar: () Ha sido el primer Ayuntamiento con formato facturae registrado en el directorio de la AEAT. (2) El proyecto obtuvo una mención especial como caso de éxito en materia de innovación, en la IV Conferencia Estatal de Calidad de los Servicios Públicos, coorganizada por la Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la calidad de los Servicios (AEVAL), 26 y 27 de noviembre, Madrid. Más del 25% de las facturas del ejercicio 203 han sido electrónicas Los ahorros generados, estimados en reducción de cargas, superan los euros (plataforma Aplica del MHAP). El impacto en la reducción del periodo medio de pago supera los 3 días Tercera edición de la publicación conjunta de la OCDE y Eurostat.

3 3 2. Justificación del proyecto Avanzar hacia una gestión basada en la calidad y la excelencia, constituye en la actualidad una necesidad perentoria: la crisis económica ha puesto de manifiesto la necesidad de incrementar la productividad del país, lo que incluye a nuestras AAPP, para lo que estas deben aprovechar las oportunidades de mejora en eficiencia y reducción de costes que permiten las TIC: «acercar la Administración hasta la sala de estar de los ciudadanos o hasta las oficinas y despachos de las empresas y profesionales» 2, reduciendo los llamados costes de la administración o de cumplimiento, en que incurre la ciudadanía y las empresas por desplazamientos a las oficinas municipales, tiempo empleado en los trámites, en reunir y copiar la documentación exigida y de espera de la resolución administrativa, etc., amén de la propia reducción de costes y ahorros internos. La reciente legislación apunta en la dirección señalada. Así, la Ley Orgánica de control de la deuda comercial en el sector público responde al hecho de que la sostenibilidad financiera de las AAPP encuentra su enemigo en el descontrol de la deuda, entendida esta no sólo la de naturaleza financiera sino también comercial. Esta última, considerada como el volumen de deuda pendiente de pago a los proveedores, refleja un notable retraso en el pago, con el perjuicio que ello representa para las empresas, por lo que la Ley establece la obligación de pagar en treinta días a sus proveedores. Por su parte, el preámbulo de la Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, incide nuevamente en la importancia de reducir la morosidad de las AAPP como uno de los elementos clave para mejorar la competitividad de las empresas, ya que esto permitirá reducir sus necesidades de financiación y evitar los efectos negativos que ello genera sobre el empleo y su propia supervivencia. Es en este contexto donde se enmarca la implantación del proyecto que presenta el Ayuntamiento de Alzira, que conlleva una nueva manera de organizar la gestión, que sitúa a las empresas proveedoras en el centro del mismo, como clientes a satisfacer poniendo la tecnología y la gestión económica interna a su servicio, dentro de una nueva gestión pública focalizada al aumento de la productividad, de la competitividad tanto de las empresas privadas como del propio sector público, y en un marco de transparencia. Desde este mismo momento queremos señalar que nada tiene que la ver e-factura de Alzira con el de otras entidades públicas, que solo ofrecen la posibilidad a las empresas de remitir sus facturas por correo electrónico en un documento adjunto, para su posterior incorporación al sistema contable interno, sin que en ningún momento los proveedores tengan acceso a su estado de tramitación. Tanto la contabilidad municipal como el Portal de facturación disponen de módulos conectados entre sí que permiten, por un lado, incorporar las facturas electrónicas de forma automática al sistema contable; y por otro, intercambiar la información de estados entre ambas aplicaciones para que el proveedor pueda saber en todo momento el estado en el que se encuentran sus facturas. 2 Exposición de motivos de la LAECSP.

4 4 3. MEDIDAS DE RENDIMIENTO de la FACTURA ELECTRÓNICA 3.. Implementación En los siguientes gráficos se muestra la evolución en los últimos cuatro años del número de facturas electrónicas, del porcentaje que las mismas representan sobre el total, y del número de empresas proveedoras que facturan al Ayuntamiento utilizando el Portal del proveedor. Gráfico. Evolución del número de facturas electrónicas Gráfico 2. Evolución del porcentaje de facturas electrónicas Gráfico 3. Número de empresas dadas de alta en el Portal del proveedor

5 Estimación de la reducción de cargas El pasado 7 de febrero, la medición de reducción de cargas efectuada en la plataforma Aplica del MHAP, indica que la facturación electrónica ha generado un ahorro de costes de ,00 euros (cuadro ). Cuadro. Reducción de cargas de la factura electrónica

6 6 Cuadro. Reducción de cargas de la factura electrónica (continuación) Fuente: Plataforma Aplica del MHAP (información obtenida el 7 de febrero de 204) 3.3. Impacto sobre el periodo medio de pago Utilizamos un modelo de diferencias en diferencias 3 (DD) para medir el efecto inducido sobre el periodo medio de pago de pasar de facturar en papel a facturar electrónicamente «tratamiento», utilizando para ello un grupo de observaciones de empresas que son afectadas por la variable tratamiento y otro grupo de observaciones, denominado grupo de control, que siguen facturando en papel. Con el estimador de DD comparamos la diferencia entre el antes y el después del cambio entre el grupo tratamiento y el grupo de control para determinar el impacto neto de pasar a emitir las facturas a través del Portal (los resultados se muestran en el cuadro 2). Definiendo nuestro indicador de tratamiento D i en forma de variable binaria, tenemos D i =, si se trata de un proveedor que antes facturaba en papel (202) y ahora (203) lo hace electrónicamente. 0, si el proveedor emite sus facturas en papel tanto en 202 como en 203. Por lo que aquéllos proveedores con D i = constituyen el grupo de tratamiento, mientras que los municipios con D i = 0 forman el grupo de control. Ambos grupos tienen un tamaño muestral de 20 observaciones, obtenidas aleatoriamente. El estimador del efecto promedio sobre el tiempo que transcurre desde que la factura entra en el Ayuntamiento hasta que se realiza su pago debido al cambio de pasar a facturar electrónicamente, puede obtenerse a partir de la expresión: n α DD = [ Yi ( ) Yi ( 0) ] [ Y i ( ) Y i ( 0) ] n i= ª Diferencia 2ª Diferencia n0 n 0 i= 0 Diferencias en diferencias 3 El estimador de diferencias en diferencias es un método estadístico muy utilizado en la evaluación de políticas y proyectos públicos, pues proporciona una medición de la diferencia entre el pre y post «tratamiento.

7 7 donde: Y, i (): Días que transcurren desde la entrada de la factura hasta que se paga al proveedor i del grupo de tratamiento, cuando pasa a facturar electrónicamente. Y, i (0): Ídem para el proveedor i del grupo de tratamiento, cuando facturaba en papel. Y 0, i (): Ídem del proveedor i del grupo de control en 203. Y 0, i (0): Ídem del proveedor i del grupo de control en 202. La primera diferencia estima la variación bruta en nuestra variable respuesta (Y, días que transcurren desde la entrada de la factura en el ayuntamiento hasta se efectúa el pago material) para las empresas proveedoras que han pasado a facturar electrónicamente. Mientras que la segunda diferencia recoge la variación registrada en Y, para los proveedores de control. Finalmente, la tercera diferencia resulta de la resta de las dos anteriores y es la que permite estimar el efecto promedio producido de pasar a facturar electrónicamente, es decir, la variación neta producida en el periodo medio de pago debida a la factura electrónica. Cuadro 2. Reducción del periodo medio de pago debida a la factura electrónica n,0 n,0 Y,0, i [ Y i ( ) ] [ Y i ( 0) ] n (periodo medio de pago,,0 i= n,0 i=,0,0 Diferencias en días) (Después) (Antes) -8,996 Grupo de tratamiento 33,696 52,69 (ª diferencia) Grupo de control 49,953 55,295-5,342 (2ª diferencia) Cambio α DD = -3,653 La factura electrónica ha generado un adelanto en el pago a las empresas proveedoras que utilizan el servicio de facturación electrónica de 3,65 días. 4. EPÍLOGO El proyecto de facturación electrónica ha permitido tanto al Ayuntamiento de Alzira como a sus empresas proveedoras, obtener importantes reducciones de costes (de emisión, de envío, de recepción, de almacenamiento, desplazamientos ), y mejorar la calidad del servicio que presta. Ahora, nuestras proveedoras y proveedores son nuestros clientes. El proyecto no se ha planteado únicamente como un proyecto «sin papel», sino como un servicio de excelencia que permite incrementar la productividad, la eficiencia y la eficacia en base a todas las mejoras de los procesos y servicios afectados. Y lo que es más importante, también se ha planteado como una innovación que elimina burocracia y aumenta la transparencia de la organización, tan deseada y necesaria en estos tiempos.