PLAN DE CONTINUIDAD DE ACTIVIDADES ANTE POSIBLES CONTINGENCIAS INFORMÁTICAS DE LA DEPENDENCIA PROVINCIAL DE ADUANAS E II.EE.

Transcripción

1 PLAN DE CONTINUIDAD DE ACTIVIDADES ANTE POSIBLES CONTINGENCIAS INFORMÁTICAS DE LA DEPENDENCIA PROVINCIAL DE ADUANAS E II.EE. DE MELILLA INTRODUCCIÓN De acuerdo con lo previsto en la Nota de Servicio de la Subdirección General de Aduanas de 1 de febrero de 2007 relativa a la necesidad de implantación de planes de continuidad de actividades ante posibles contingencias informáticas, se insta a que se elaboren dichos planes han de acomodarse a las distintas peculiaridades de cada aduana, autoridades portuarias y operadores. Se entiende por Plan de Continuidad de Actividades ante posibles contingencias informáticas el conjunto de procedimientos alternativos a la operativa normal de cada Aduana, cuya finalidad es la de permitir el funcionamiento de ésta, aún cuando no sea posible realizar alguna de sus funciones como consecuencia de algún incidente, tanto interno como ajeno a la misma, que afecte al funcionamiento de las aplicaciones informáticas. Se pretende, por tanto, determinar el procedimiento aduanero de emergencia a seguir tanto en el caso de caídas de línea de las aplicaciones corporativas de la AEAT, como en situaciones generadas por fallos en la conexión de los operadores con la AEAT por problemas individuales de conexión, sin perjuicio de que ambas situaciones pueden darse simultáneamente. Se definen en el presente plan las siguientes áreas de riesgo: - Declaraciones sumarias - Declaraciones de importación - Declaraciones de exportación - Declaraciones de tránsitos - Otros documentos: cambios de ubicación, transbordos, documentos C-5 - Declaraciones de divisas, S1 de viajeros - Levante sin papeles ELEMENTOS SUBJETIVOS Son partícipes en el presente Plan: A) Los operadores, entendiendo por tales a: - Autodespachantes, representantes aduaneros, compañías navieras y aéreas, consignatarios, obligados principales, expedidores de tránsito y, en general, cualquier operador aduanero o contribuyente. - Autoridad Portuaria en lo relativo a Declaraciones Sumarias. Punto de contacto: Centro de Control de la Autoridad Portuaria. Tfno.: B) La Dependencia Provincial de Aduanas e II.EE.

2 En lo relativo a los Servicios Aduaneros, la persona responsable será el Jefe de la Dependencia de Aduanas o persona que lo sustituya, quien autorizará el procedimiento alternativo. En la Aduana de Melilla las personas de contacto son: - Jefe de la Dependencia: teléfono /14, Actuarios, posibles sustitutos del Jefe de la Dependencia: teléfonos /16 ELEMENTOS DESENCADENANTES 1.- DECLARACIONES SUMARIAS No es posible la transmisión telemática de la declaración sumaria. No es posible la consulta de la declaración sumaria por los operadores. No es posible la grabación/activación de la declaración sumaria por la Aduana. Por fax o llamada telefónica se pondrá en conocimiento tal situación al Jefe de la Dependencia de Aduanas, quien asumirá la responsabilidad de la solución de la En todo caso se utilizará la vía telefónica fuera del horario de oficina. El Jefe de la Dependencia dispondrá que se avise a los operadores económicos (navieras, Autoridad Portuaria, compañías aéreas) para que, si transcurrido un plazo prudencial, según las circunstancias, subsiste el problema, se admita la Declaración Sumaria en papel, una vez que el Resguardo haya certificado en el cuerpo de la misma la llegada del medio de transporte. 2.- DUAS IMPORTACIÓN Y OTROS DOCUMENTOS DE DATADO No se pueden presentar declaraciones de importación y otros documentos de datado por internet. No es posible que la Aduana realice la grabación de dichos documentos en la misma. Por fax o llamada telefónica se pondrá en conocimiento tal situación al Jefe de la Dependencia, quién asumirá la responsabilidad de la solución de la

3 - El Jefe de la Dependencia dispondrá que se avise a los operadores económicos (representantes aduaneros fundamentalmente) para que, si transcurrido un plazo prudencial, según las circunstancias, desde la activación, subsiste el problema, se admitan en la Aduana los DUA s de importación en papel, así como otros documentos de datado (transbordos, documentos C-5) y cambios de ubicación. - Por cada recinto de la Dependencia se realizará una reserva de tramos de cada uno de los tipos de documentos previstos en este Plan de Continuidad de acuerdo con unas previsiones razonables (INTRANET -> ADUANAS E IMPUESTOS ESPECIALES -> ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA -> GESTIÓN DE NUMERACIÓN). Ello sin perjuicio de que agotado cada uno de los tramos se reserve uno nuevo. En el supuesto de que la contingencia se produzca con anterioridad a dicha reserva de tramo, se realizará una reserva manual evitando en la medida de lo posible la existencia de duplicidades. - Recibidas dichas declaraciones en papel, se dispondrá a numerarlas y sellarlas de forma manual comenzando por el dígito 1 con la fecha que corresponda en cada uno de los documentos y recintos correspondientes. Así, en el DUA de importación del recinto marítimo de Melilla para mercancía nacional, si la contingencia es del día 2 de julio de 2016, se numerará 1/5612/ y así sucesivamente. La admisión en papel de estos documentos producirá el mismo efecto jurídico que si no hubiera contingencia informática. - Posteriormente, esos documentos pasarán a los actuarios, quienes dispondrán, a la vista del mismo y de la declaración sumaria en papel, a señalar reconocimiento físico, documental o sin reconocimiento. En supuestos de caída de línea, no puede garantizarse que se tramiten la totalidad de las declaraciones presentadas, estableciéndose un criterio de preferencia para las mercancías perecederas y las de abastecimiento de la Ciudad. - Aquellos documentos a los que se les haya señalado sin reconocimiento (circuito verde), se les firmará únicamente y sin más trámite la hoja 9 del DUA, el documento de trasbordo o el cambio de ubicación para que el Resguardo permita la operación. Los marcados con reconocimiento, si resulta conforme, se procederá como en el caso anterior, a la firma de la hoja 9, del trasbordo o cambio de ubicación para el Resguardo. En los supuestos de no conformidad se demorará su solución hasta el reestablecimiento de las conexiones informáticas. - Todos los despachos manuales se irán realizando a la vista de la declaración sumaria presentada en papel. 3.- DUA S DE EXPORTACIÓN

4 Como en los casos anteriores, ni los operadores económicos tienen conexión a internet, ni la Aduana a Intranet. Por fax o llamada telefónica se pondrá en conocimiento tal situación al Jefe de la Dependencia, quien asumirá la responsabilidad de la solución de la - El Jefe de la Dependencia dispondrá que se avise a los operadores económicos para que, si transcurrido un plazo prudencial, según las circunstancias, desde la activación subsiste el problema, se admitan en la Aduana los DUA s de exportación en papel, produciendo esta admisión los mismos efectos jurídicos que de no existir la contingencia informática. - Se actuará con el mismo criterio que con los DUA s de importación, es decir, se numerarán manualmente y de igual forma se irán marcando sin reconocimiento o con reconocimiento, documental o físico. De igual forma se dará prioridad a las declaraciones con mercancías perecederas. - Se entregará únicamente la hoja 9 para que el Resguardo admita la operación de exportación. - En caso de disconformidad con el reconocimiento, la solución se pospondrá al restablecimiento de las conexiones informáticas. 4.- DOCUMENTOS DE TRÁNSITO. Como en los casos anteriores, ni los operadores económicos tienen conexión a internet, ni la Aduana a Intranet. No es posible expedir el Documento de Acompañamiento del Tránsito. Por fax o llamada telefónica se pondrá en conocimiento tal situación al Jefe de la Dependencia, quien asumirá la responsabilidad de la solución de la a. El Jefe de la Dependencia dispondrá que se avise a los operadores económicos para que, si transcurrido un plazo prudencial, según las circunstancias, desde la activación subsiste el problema, se admitan en la Aduana las declaraciones de expedición de tránsito, de acuerdo con los documentos relacionados en el Capítulo 4º de la Resolución de 11 de julio de 2014 del Departamento de Aduanas e II.EE., en la que se recogen las

5 instrucciones para la formalización del DUA, produciendo esta admisión los mismos efectos jurídicos que de no existir la contingencia informática. b. Se numerarán manualmente y de igual forma se irán marcando sin reconocimiento o con reconocimiento, documental o físico. Del mismo modo se dará prioridad a las declaraciones con mercancías perecederas. c. Se entregarán las hojas 4,5 y 9 para que el Resguardo admita la operación de tránsito. d. En caso de disconformidad con el reconocimiento, la solución se pospondrá al restablecimiento de las conexiones informáticas. 5.- DECLARACIÓN DE DIVISAS S1 Caída de línea que impide al interesado la presentación de la declaración S1 por internet e imposibilidad de la Aduana de proceder al alta manual de la declaración S1 en el sistema informático. Conocida dicha circunstancia, el Jefe de la Dependencia asumirá la responsabilidad de la solución de la La declaración S1 será presentada por el viajero en el modelo en blanco en poder de la Aduana, de forma idéntica a cuando se presentan al Resguardo Fiscal en ausencia de personal de la AEAT en el puesto fronterizo. Se diligenciarán y acreditarán manualmente procediendo a su grabación una vez restablecido el sistema. 6.- LEVANTE SIN PAPELES Caída de línea que impide al Resguardo Fiscal la comprobación de las matrículas de los medios de transporte en la aplicación de Levante Sin Papeles, así como cualquier otra contingencia análoga: problemas en el hardware del punto de salida, problemas en la configuración de usuarios del Resguardo, etc. Conocida dicha circunstancia por comunicación del Resguardo Fiscal al Jefe de la Dependencia éste asumirá la responsabilidad de la solución de la

6 Se comunicará a los operadores y al Resguardo Fiscal que la salida de los medios de transporte del Recinto se realizará con control del ejemplar nº 9 en papel presentado físicamente al Resguardo. A posteriori se ultimará la salida en la aplicación informática. En cualquiera de los casos anteriores, en cuanto se resuelva la incidencia se procederá al despacho informático de las declaraciones, adecuando el mismo al despacho determinado manualmente. En tal sentido servirá como justificante del cambio de circuito la indicación de que se ha despachado bajo un procedimiento de emergencia y la asignación de filtro manual. SUPUESTO EN QUE LA PÉRDIDA DE LA CONEXIÓN SE PRODUCE FUERA DEL HORARIO DE OFICINA. En el recinto marítimo se ha establecido por la Aduana un procedimiento para que mercancías perecederas especialmente importantes para el abastecimiento de la Ciudad puedan obtener el levante sin necesidad de que las mismas permanezcan en recinto hasta la apertura de la Aduana en su horario habitual. Para ello, los operadores económicos se pondrán en contacto telefónico ( ) con el Jefe de la Dependencia de Aduanas, o quien le sustituya, para poner en marcha el procedimiento. Cuando las conexiones informáticas funcionan perfectamente, muchos de estos levantes se obtienen de forma automática (circuito verde). No obstante, si se produce la contingencia informática fuera del horario de 8 a 15 h de lunes a viernes, así como fines de semana o festivos, se procederá como sigue: a) El Jefe de la Dependencia comunicará a los operadores la posibilidad de proceder al despacho, en papel, de la mercancía perecedera o que pueda ser considerada muy urgente. b) Copia de la declaración sumaria visada por el Resguardo se presentará en papel junto con la declaración de importación o, en su caso, exclusivamente la declaración de exportación, por el operador económico (o representante) interesado, al funcionario o funcionarios que el Jefe de Dependencia designe para el despacho. c) Este comprobará que efectivamente se trata de mercancía perecedera o muy sensible valorando si ha de procederse a su despacho de forma inmediata. En caso de duda razonable, se pondrá en contacto con el Jefe de la Dependencia, quien asumirá la responsabilidad de la decisión a adoptar. Si se decide que se ha de proceder al despacho, se realizará de la forma expuesta en el caso general de contingencia en el horario normal. Cuando se llegue al horario habitual de 8 a 15 h, si las comunicaciones informáticas se han restablecido, se actuará de la forma descrita en el capítulo anterior. En cuanto se resuelva la incidencia se procederá al despacho informático de las declaraciones, adecuando el mismo al despacho determinado

7 manualmente. En tal sentido servirá como justificante del cambio de circuito la indicación de que se ha despachado bajo un procedimiento de emergencia y la asignación de filtro manual. CONCLUSIÓN En la elaboración de este Plan de Contingencias Informáticas se parte de la situación en la que la falta de conexión es TOTAL, pretendiendo dar respuesta a los problemas que se puedan generar. Como es obvio, en la medida en que la falta de conexión no sea total, alguna o algunas de las fases descritas no tendrán sentido. Si sólo es un problema de conexión, por el que las navieras y/o Autoridades Portuarias no puedan grabar las declaraciones sumarias, éstas se grabarán en la Aduana una vez que se compruebe que el problema no puede resolverse en un plazo razonable. Si la falta de conexión a internet es de sólo uno o algunos de los operadores (representantes aduaneros) éstos presentarán los documentos en papel en la Aduana, quien los grabará. Si sólo se produce una falta de conexión a la Intranet en la Aduana, ésta procederá al despacho de los documentos señalados para circuito rojo o naranja sobre hoja 9 y posteriormente lo realizará en la aplicación, tanto de despacho como de levante sin papeles. PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DEL PLAN. El presente plan se revisará con periodicidad anual, y en todo caso, después de haberlo utilizado en una situación de contingencia, tratando de analizar si responde o ha respondido a la realidad de la contingencia sufrida. Las modificaciones que se realicen serán debidamente publicadas. El Jefe de la Dependencia de Aduanas e II.EE. de Melilla. Manuel J. JIMÉNEZ JIMÉNEZ