2. Pulsamos Control Intro y el dato aparecerá en las celdas seleccionadas.

Transcripción

1 PROTEGER Las celdas de una hoja de cálculo pueden protegerse para evitar alteraciones de su contenido por una distracción. Con esta opción se pueden activar o dejar en blanco cada una de dos opciones: Protegido u Ocultar. Esta operación se hará por separado en distintos rangos, los que se quiere proteger y los que se dejarán para entrada o modificación de datos. La protección sólo será efectiva si después se protege todo el documento con el comando Herramientas Proteger... INTRODUCCIÓN REPETITIVA DE DATOS. A veces necesitamos introducir un mismo dato en múltiples celdas o repetirlo en varias hojas de un mismo libro. En lugar de introducir los datos celda a celda, ahorraremos tiempo realizándolo de la manera que a continuación se detalla: 1. Seleccionamos las celdas en las cuales queremos introducir el dato e introducimos el dato en cuestión. Por ejemplo la palabra.(lo sombreado en amarillo) Marca Haceb Referencia Icasa Whirlpool Dimore 2. Pulsamos Control Intro y el dato aparecerá en las celdas seleccionadas. Marca Haceb Icasa Whirlpool Dimore Referencia Lo mismo podemos hacer en varias hojas del libro. 1. Seleccionamos la/s celda/s donde introducir el dato. Por ejemplo C1, D2, A10, 2. A continuación seleccionamos las etiquetas de hojas del libro. Se realiza manteniendo la tecla Control pulsada y seleccionando las distintas hojas. 3. Introducimos el dato, por ejemplo ELECTRODOMESTICOS 4. Para terminar pulsamos la combinación Control Intro y el dato introducido se copiará en todas las hojas seleccionadas. Siguiendo el ejemplo, nos aparece la frase ELECTRODOMESTICOS en las celdas C1, D2, A10 de todas las etiquetas de hojas que hayamos seleccionado.

2 GENERACIÓN DE SECUENCIAS. A partir de un dato Excel es capaz de generar una secuencia lógica de estos. 1. Seleccionamos una celda o un rango de estas, donde previamente hemos introducido un dato. Por ejemplo en la celda A4 el valor Pulsamos el botón izquierdo del ratón y arrastramos seleccionando el rango de celdas a rellenar. Como vemos, Excel copia por defecto el mismo valor en todas las celdas seleccionadas. Para conseguir que datos seleccionados se conviertan en una serie debemos: 1. Desplegar el menú inteligente de la ficha flotante que aparece en la esquina inferior derecha del rango seleccionado. 2. Elegir la opción rellenar serie. De esta manera la secuencia se convertirá en cifras consecutivas. Como podemos apreciar en el siguiente ejemplo, también podemos realizar secuencias no numéricas. En esta ocasión realizamos una secuencia de meses impares: 1. Introducimos Enero y Marzo en celdas distintas, por ejemplo B3 y C3, 2. Seleccionamos ambas, 3. Pinchamos en el extremo inferior derecho de las celdas, 4. Arrastramos, Excel reconoce automáticamente la secuencia adecuada y la completa. De esta manera podemos coleccionar secuencias más complejas. Por ejemplo, generar una secuencia numérica que aumente de 5 en 5 unidades En algunas ocasiones Excel interpreta un dato de manera diferente a como queremos. Por ejemplo: al introducir en una celda el dato 1-5, Excel lo interpreta como fecha (1 de mayo) y no como texto. lo mismo ocurre si introducimos 2:6 que lo interpreta como hora (las 2 horas y 6 minutos). Para solucionar este inconveniente: Nos situaremos en la celda que queremos cambiar de formato, Desplegaremos la ventana Formato de celdas, mediante Control 1 o bien pulsando el botón derecho del ratón, Elegimos la opción Texto para que Excel interprete el dato introducido como texto.

3 EDICIÓN DE DATOS Y FÓRMULAS. FECHAS Y HORAS. FECHAS Para introducir la fecha en una hoja Excel, lo podemos hacer de varias formas con distintos formatos: Al introducir 1-3 ó 1/3 en una celda, Excel lo interpreta como 1 de marzo. Esta fecha no se actualizará. Pulsando Control; se obtiene la fecha actual. Esta no se actualiza, permanece fija. Usando la función HOY. Si introducimos en una celda la fórmula siguiente: =HOY(), nos aparecerá automáticamente la fecha actual y esta sí se actualiza automáticamente. Las fórmulas y determinados formatos de fecha y hora se actualizan automáticamente pulsando F9.

4 HORAS Para introducir la hora también existen varias formas y formatos: Introduciendo 4:9 Excel lo interpreta como las 4 horas y 9 minutos. Esta permanece constante sin actualizarse. Pulsando Control: Excel nos ofrece la hora actual. Esta no se actualiza con el paso del tiempo. Utilizando la función AHORA. Al introducir la formula =AHORA() Excel nos devuelve la fecha y hora actual, esta si se actualiza automáticamente. REFERENCIAS A CELDA. REFERENCIAS MÚLTIPLES Y REFERENCIAS A RANGOS. Como ya sabemos, la referencia de una celda viene determinada por el cruce entre columna y fila, por ejemplo la coordenada de referencia C7. Estas referencias pueden ser usadas como parte de una fórmula en otra/s celdas y debemos tener en cuenta si la referencia ha de ser absoluta o relativa o Mixta: Referencia relativa: se actualiza al ser copiada en otro lugar y la forma de escribirla sería la que ya conocemos C7. Referencia absoluta: la referencia no varía al ser copiada a otro lugar, el formato a introducir sería $C$7. En Excel a veces no se usa una sola celda de referencia, sino que es necesario utilizar varias. Cuando las celdas de referencia son adyacentes se denominan rango y siempre forman un rectángulo. La referencia del rango está formada por la celda de una esquina y la de la esquina opuesta. Por ejemplo B3:D8.

5 Cuando las celdas de referencia están dispersas la referencia se conocerán como matriz. Las referencias a las celdas van una detrás de otra y separadas por punto y coma. Por ejemplo B3;B7;C4 ORDENAR Para ordenar esta tabla por nombres basta con que la selecciones la ficha Datos y busques los botones de ordenar. Tienes tres posibilidades ORDENACIÓN RÁPIDA Usa los botones de la izquierda ZA y AZ y con ellos se ordena toda el área de datos, en orden ascendente y descendente según la columna que hayas seleccionado. Si es de texto lo hará según el orden alfabético, si numérica por valores y en el caso de las fechas por orden cronológico. ORDENACIÓN SEGÚN VARIOS NIVELES El siguiente botón, Ordenar, te permite definir varios niveles de ordenación, por ejemplo, por nombre, y en caso de empate por sueldo. Púlsalo y concreta los niveles en la ventana que se abre. Al principio tienes un solo criterio para ordenar, pero si pulsas el botón de Agregar nivel podrás añadir los que desees. En la imagen se ha definido un orden por nombres y después, dentro de él, por sueldo.

6 Se pueden cambiar los criterios eliminando cualquier nivel, haciendo uso de las Opciones y con las flechas de ordenación ascendente y descendente. Prueba esas tres operaciones ORDENACIÓN CON EL BOTÓN DERECHO Puedes acceder a ordenaciones rápidas con el botón derecho. Señala una columna cualquiera de tus datos y púlsalo. Obtendrás varias opciones. Las que nos interesan aparecen en la opción Ordenar:

7 La redacción de las dos primeras se adaptará a la columna que hayas elegido: menor a menor, antiguos a recientes, etc., lo que te ayudará a decidir. La de Orden personalizado equivale a la anterior de Ordenación según varios niveles. Las de superponer las puedes ignorar. FILTRAR Cuando las bases de datos contienen mucha información, es conveniente disponer de un instrumento de consulta y búsqueda, para poder restringir los datos a ciertas propiedades o categorías. Por ejemplo, en una base de datos de cuerpos del Sistema Solar podríamos estar interesados sólo en los satélites de Júpiter, o en los diez cuerpos de más masa. En Excel esto se consigue con los filtros, que son criterios de búsqueda que te restringen el área de datos a los que verdaderamente te interesan en cada momento. El resto de datos no se elimina; sólo se oculta Para ello, con el área señalada por el puntero del ratón y abierta la ficha Datos, usamos el botón Filtro. Con esto aparecerán unas pequeñas flechas, una en cada campo, para que seleccionemos los criterios. Ahora basta con que abras los criterios del campo Llamado/a con esa flecha que ha aparecido y elijas los menores a 3000 De esta forma lograrás que sólo aparezcan en la tabla las personas a quienes has llamado Además, la flechita de filtro habrá cambiado de imagen (filtro activo) Si vuelves a pulsar sobre el botón filtro, puedes elegir Borrar filtro de Llamado/a, con lo que se anula el filtro y la tabla vuelve a su estado original Filtro de texto Otra de las opciones de la ventana, y que es muy útil, es la de filtrar un texto de forma avanzada, y no sólo por su contenido completo. Señala una columna que contenga textos, elige este filtro y verás las opciones que te ofrece:

8 Es igual, No es igual, Contiene, etc., que se explican por sí solas. Por ejemplo, señala los nombres, elige Filtro de Texto y después Contiene. Si eliges la letra M como en la imagen Nos seleccionará sólo a, pues los otros nombres no contienen la M. Puedes combinar dos criterios, por ejemplo, que contenga a M pero no la C y sólo aparecerán Camila y Mónica

9 En todas las opciones ofrecidas puedes usar los caracteres comodín? y * El primero,? sustituye a un solo carácter, por ejemplo, si escribes C?les te devolverá palabras como coles, cales o celes. El segundo, * sustituye a todo un grupo de caracteres. Este es mucho más útil, pues si, por ejemplo, buscas G*, te filtrará todos los apellidos que comiencen por G, tengan la longitud que tengan. Los dos caracteres se pueden usar varias veces en una misma palabra: B?po?z, *j*, M*l*, etc. Filtro de número Aunque menos útil, ya que se puede operar desde las opciones generales, también dispones de un filtro específico para números. Basta ver las opciones para entenderlas y aplicarlas. Aparecen si has señalado una columna numérica, Son las de la imagen Consulta las siguientes acciones en Excel y aplica un ejercicio 1. Filtrado con el botón derecho 2. Filtrar valores únicos

10 3. Quitar duplicados 4. Destacar duplicados 5. Esquema