Instructivo para la toma de pre-inventario de almacenes

Transcripción

1 para la toma de Pre-inventario 1/25 para la toma de pre-inventario de almacenes

2 para la toma de Pre-inventario 2/25 I. Objetivo: Explicar de manera sencilla los pasos para llevar a cabo la toma de Inventario de los Almacenes. II. Descripción Se debe considerar para la toma de prer-inventario la eliminación de reservas, pedidos pendientes de surtido y todos los puntos como se ha venido trabajando con anterioridad. Pasos a seguir para la toma del pre-inventario 1. Para seleccionar los artículos que serán la base para el pre-inventario, se tiene que ejecutar desde discoverer el siguiente reporte: Xxfce Toma Inv Artículos con Localizador y Existencia Para su ejecución nos pedirá como parámetro la organización con la que se va a trabajar

3 para la toma de Pre-inventario /25

4 para la toma de Pre-inventario 4/25 Del resultado de la información que se genere por dicho reporte se exportará a Excel seleccionando los artículos que se considerarán para el pre-inventario, solo se necesita la columna de ITEM_ID.

5 para la toma de Pre-inventario 5/25 Salvar el documento con el nombre PREINV (se tiene que mantener este nombre ya que el concurrente que lo toma para insertar los artículos en las tablas del ERP tiene como default dicho nombre), se tienen que salvar con la opción de separados por comas.

6 para la toma de Pre-inventario 6/25 El archivo PREINV debe copiarse al servidor \tecnologia Para poder copiar el archivo en el servidor indicado, efectuar los siguientes pasos: a. En la maquina ir a inicio b. Capturar en la línea Buscar programas y artículos (enmarcado en ovalo rojo en siguiente pantalla) \\ y dar Enter.

7 para la toma de Pre-inventario 7/25 Capturar la contraseña: tecnología

8 para la toma de Pre-inventario 8/25 Abrir la carpeta in-prod y copiar el archivo PREINV en ella.

9 para la toma de Pre-inventario 9/25 2. Ingresar al ERP a la responsabilidad Inventarios: Seleccionar la organización con la que se va a trabajar.

10 para la toma de Pre-inventario 10/25 Entrar a la opción de solicitudes

11 para la toma de Pre-inventario 11/25 Seleccionar la solicitud XXFce_Toma_Inv_Carga_Preinv La función de esta solicitud es cargar los datos que guardamos en el archivo PREINV al ERP

12 para la toma de Pre-inventario 12/25 Solicita dos parámetros: a. El primer parámetro se da por default, es la dirección en donde se encuentra almacenado el archivo PREINV. b. El segundo parámetro es la organización con la que se va a trabajar. Despliega lista con las organizaciones, seleccionar una de ellas. Una vez ejecutado y terminado la solicitud se podrán consultar el resultado de su ejecución, así como consultar la carga de información, la cual nos indicará cuantos son los registros que se cargaron de forma satisfactoria:

13 para la toma de Pre-inventario 1/25 Se podrá consultar los registros cargados en Discovere, con el reporte Xxfce Toma Inv Carga.

14 para la toma de Pre-inventario 14/25. Ejecutar la solicitud de Carga de Marbetes XXFCE Toma Inv Carga de Marbetes, se generarán de forma automática los marbetes por pares, para el primer y segundo conteo. Capturar los siguientes parámetros para la ejecución de la solicitud:

15 para la toma de Pre-inventario 15/25 Nombre con el que vamos a identificar el pre- Nombre de la organización: inventario. Organización: trabajar. Se selecciona la organización con la que se va a Tipo de Inventario: Seleccionar el tipo de inventario con el que se va a trabajar, esto es Pre-inventario o inventario. Nota: Es muy importante seleccionar de forma correcta el tipo de inventario con el que se va a trabajar (pre-inventario e inventario) ya que de ésto depende la ejecución de las solicitudes que se corren a partir de esta solicitud. Descripción: Texto para identificar con el pre-inventario con el que se esté trabajando.

16 para la toma de Pre-inventario 16/25 Como resultado se tendrá la generación de los Marbetes

17 para la toma de Pre-inventario 17/25 4. Una vez generados los marbetes, se procederá a la captura de estos, para ellos se debe seleccionar en la responsabilidad de inventarios la opción Captura de Marbetes, tal y como se muestra en la siguiente pantalla. Pantalla de captura de marbetes (para primer conteo y hasta quinto conteo)

18 para la toma de Pre-inventario 18/25 Una vez concluida la captura de los marbetes del conteo con el que se esté trabajando, en este caso el primero y así con cada uno de los conteos, se podrá consulta en discovere con el reporte XXFCE Toma Inventarios Diferencias Conteo Disponible, en donde se podrá ir visualizando las diferencias que hay entre cada conteo. 5. Una vez concluido con la captura de marberes del conteo que le corresponda, se efectuará el cierre del conteo en curso, muy importante si queda algún marbete sin captura no se podrá hacer el cierre del conteo, esto lo podremos checar al término de la ejecución de la solicitud. La solicitud que se tiene que ejecutar para el cierre del conteo es: XXFCE Toma Inv Cierre Conteo

19 para la toma de Pre-inventario 19/25 El parámetro que solicita es la organización con la que se va a trabajar.

20 para la toma de Pre-inventario 20/25 Se podrá consultar el resultado de la ejecución de la solicitud, el cual nos indicará si el cierre se hizo de forma satisfactoria o no, de ser satisfactoria nos indicará cual conteo se cerró y cual abrió. Nota: El cierre del conteo se tendrá que repetir tantos conteo se efectúen, en este caso estamos limitados a un quito conteo. Por cada cierre se tendrá después que proceder con la captura de los marbetes punto 4. Cabe señalar que cuando en dos conteos sea igual la cantidad que se captura en un marbete, el sistema lo dará como bueno e identificara al marbete con el estado de capturado y así lo pasará en el siguiente conteo, motivo por el cual ya no se permitirá la captura de este marbete y solo si hay diferencias marcará al marbete con el estado de sin capturar.

21 para la toma de Pre-inventario 21/25 A partir del er conteo se tendrá que ejecutar la impresión de los marbetes y solo se generaran aquellos que tengan diferencias, esto es que estén en estado sin capturar, ejecutar la solicitud: XXFCE Impresión de Marbetes Nos solicita el parámetro de la organización con la que se va a trabajar.

22 para la toma de Pre-inventario 22/25

23 para la toma de Pre-inventario 2/25 6. Una vez concluida la captura de los marbetes por cada uno de los conteos, se efectúa el cierre del Inventario ejecutando la solicitud: XXFCE Toma inv Cierre El parámetro que solicita es la organización con la que se está trabajando.

24 para la toma de Pre-inventario 24/25 Fin, toma de pre-inventario

25 para la toma de Pre-inventario 25/25 III. CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN Todas PÁGINAS AFECTADAS ORIGINADOR DEL CAMBIO Subgerente de Almacén y Tráfico NATURALEZA DEL CAMBIO Generación instructivo del IV. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ID NO. DOCUMENTO TÍTULO 4.1 N. A. N. A. V. GLOSARIO DE TÉRMINOS SIGUE. Sistema de Gestión Editorial.